Если секретарь комиссии в отпуске

Опубликовано: 17.09.2024

Подготовка приказа о внесении изменений в состав комиссии – необходимая часть процедуры по замене одного из членов комиссии другим человеком.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

С какой целью создаются комиссии

Комиссии в организациях формируются для решения самых разных задач. Это может быть:

аттестация работников на профессиональную пригодность;
проведение инвентаризации;
контроль за технологическими процессами;
проверка оборудования, транспорта;
оценка качества пищевой продукции и других товарно-материальных ценностей при поступлении или реализации и т.д.

Комиссии бывают постоянно действующими или создающимися для каких-то разовых мероприятий.

Кто назначает комиссию, кто в нее включается

Любая комиссия всегда назначается отдельным приказом директора предприятия и включает в себя несколько человек (не менее трех).

Обычно это сотрудники из разных отделов организации, обладающие необходимым образованием, квалификацией, опытом работы и пользующиеся доверием со стороны руководства – как правило, это начальники среднего звена и узкие специалисты. При этом иногда к ним присоединяются работники из других компаний, эксперты со стороны.

Среди членов комиссии выделяется председатель и рядовые члены – на председателе лежит максимальная ответственность за проведение нужных действий и формирование сопроводительной документации.

В каких случаях необходимо писать приказ

Состав комиссии практически всегда утверждается заранее – за несколько дней до того, как ее члены начнут выполнять возложенные на них обязанности.

При этом отменять ранее изданное распоряжение не обязательно.

Формат документа

Формат приказа должен быть обязательно обозначен в учетной политике фирмы.

На что опираться при создании документа

Все приказы (и этот не является исключением) должны быть чем-то обоснованы и на чем-то основаны. В виде обоснования необходимо вписывать фактический повод для подготовки распоряжения. В качестве основания рассматривается ссылка на раздел, статью, пункт закона, имеющего прямое отношение к данному приказу, или отсылка к локальному документу организации (служебную или докладную записку, акт, положение внутренней документации и т.п.).

Оформление приказа о внесении изменений в состав комиссии

Приказ можно написать вручную или набрать в компьютере, правда во втором случае документ надо обязательно распечатать – для этого подойдет и простой чистый лист бумаги и бланк с нанесенными на него реквизитами и логотипом компании.

Приказ всегда делается в одном оригинальном экземпляре, но если нужны дополнительные копии (к примеру, для передачи в отделы и структурные подразделения организации), его можно размножить.

Кто должен подписывать приказ

Любой приказ всегда издается от имени директора компании (или работника, временно находящегося на его месте), поэтому первая подпись в документе всегда его. Также бланк должен быть подписан всеми другими обозначенными в нем сотрудниками, в том числе тем, кто назначается ответственным за его исполнение.

Печать нужна только в том случае, если ее наличие является непреложным условием со стороны руководства фирмы.

Учет, регистрация и хранение приказа о внесении изменений в состав комиссии

Образец приказа о внесении изменений в состав комиссии

Если перед вами встала необходимость в создании приказа об изменениях в составе комиссии, ознакомьтесь с примером, приведенным ниже – с его помощью вы без проблем оформите собственный бланк.

Для начала в документ внесите:

название организации;
номер и наименование приказа;
место и дату его формирования.

После этого сформулируйте основную часть. Здесь напишите:

Если считаете нужным, дополните бланк и другими сведениями, важными в вашем конкретном случае, информацию об имеющихся приложениях (справках, свидетельствах, актах и т.п.) отметьте отдельно.

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала

Лето — не только период отпусков, но и пора напряженной работы. В это время многим из нас приходится совмещать исполнение своих профессиональных обязанностей с обязанностями коллеги, находящегося в трудовом отпуске. И если от некоторых сотрудников порою можно услышать: «Ну что там стоит поработать две-три недельки секретарем!», то это мнение кардинально меняется, стоит только этому человеку оказаться на рабочем месте в приемной руководителя.

Даже если не брать в расчет то обстоятельство, что секретарь работает в плотном контакте с людьми, что неизбежно ведет к эмоциональному напряжению (не зря же при приеме на работу одно из требований к кандидату — стрессоустойчивость), через приемную руководителя проходит основной поток документооборота, который во многих организациях достигает значительных объемов. Кроме того, в течение дня секретарь получает множество поручений от руководителя, самостоятельно решает ряд вопросов в пределах своей компетенции, ведет телефонные переговоры.

Хорошо, если у сотрудника, который будет работать в приемной во время трудового или социального отпуска секретаря, есть опыт соответствующей работы. А если нет? Давайте поговорим о том, какие шаги необходимо предпринять секретарю перед отпуском и что должен знать исполняющий обязанности секретаря, чтобы приемную руководителя не настиг локальный коллапс.

В некоторых организациях существует практика, когда секретарь уходит в отпуск вместе с руководителем. Мы же будем придерживаться версии, что вы любите отдыхать в июле на Черноморском побережье солнечной Болгарии, а ваш шеф по традиции проводит свой отпуск весной в Юго-Восточной Азии. То есть в то время, пока вы отдыхаете, ваш непосредственный начальник находится на рабочем месте.

Сотрудник, замещающий секретаря, должен получить четкие инструкции о регламенте работы в приемной. Для обеспечения продуктивного рабочего процесса он должен знать, когда составляется рабочее расписание руководителя (в конце рабочего дня планируется на следующий или в начале рабочего дня на текущий), на какие моменты необходимо обратить особое внимание, что и когда необходимо включить в расписание (например, каждый понедельник в 9.00 проводится планерка с начальниками отделов, каждую пятницу в 15.30 руководитель встречается с руководителями проектов и т.д.).

Сотрудник, вас замещающий, должен быть в курсе порядка личного приема руководителем работников, сотрудников сторонних организаций, деловых партнеров: есть ли в графике руководителя специально отведенное для этого время или прием осуществляется по мере необходимости, осуществляется ли предварительная запись и т.д.

Если вы готовите ежедневные сводки и обзоры, необходимо решить вопрос, кто будет заниматься этим в ваше отсутствие. Если информация берется из открытых источников, объясните человеку, вас замещающему, каким образом вы составляете эти документы, оставьте шаблоны. Если информация не подлежит разглашению, обсудите с руководителем, кто на период вашего отпуска займется данным вопросом.

Расскажите своему «заместителю» о порядке работы руководителя с документами: есть ли для этого специально отведенные часы, какие документы в обязательном порядке проходят через руководителя, какие рассматриваются и подписываются безотлагательно и т.д. Возможно, в вашей организации есть какие-то особенности, на которые стоит обратить внимание (например, документы, поступившие в организацию посредством факсимильной связи, руководитель рассматривает только после того, как они отксерокопированы).

Не стоит забывать и о таком важном направлении работы секретаря, как ведение телефонных переговоров, ответы на входящие звонки и их перераспределение внутри офиса. Покажите коллеге основные функции мини-АТС, оставьте список необходимых для работы контактов.

Кроме того, не лишней станет информация о том, где вы храните посуду, бакалею, как функционирует кофеварка и т.д.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

С какой целью создаются комиссии

Комиссии в организациях формируются для решения самых разных задач. Это может быть:

аттестация работников на профессиональную пригодность;
проведение инвентаризации;
контроль за технологическими процессами;
проверка оборудования, транспорта;
оценка качества пищевой продукции и других товарно-материальных ценностей при поступлении или реализации и т.д.

Комиссии бывают постоянно действующими или создающимися для каких-то разовых мероприятий.

Кто назначает комиссию, кто в нее включается

В каких случаях необходимо писать приказ

При этом отменять ранее изданное распоряжение не обязательно.

Формат документа

Формат приказа должен быть обязательно обозначен в учетной политике фирмы.

На что опираться при создании документа

Оформление приказа о внесении изменений в состав комиссии

Кто должен подписывать приказ

Учет, регистрация и хранение приказа о внесении изменений в состав комиссии

Образец приказа о внесении изменений в состав комиссии

Для начала в документ внесите:

название организации;
номер и наименование приказа;
место и дату его формирования.

После этого сформулируйте основную часть. Здесь напишите:

1.1. Положение о Единой комиссии по осуществлению закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Положение) разработано в соответствии с требованиями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Федеральный закон о контрактной системе).

1.2. Настоящее Положение определяет цели, задачи, функции, полномочия и порядок работы Единой комиссии по осуществлению закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Единая комиссия).

1.3. Термины и определения, используемые в настоящем Положении, применяются с учетом положений Федерального закона о контрактной системе.

2. Правовое регулирование

Единая комиссия в своей деятельности руководствуется Гражданским кодексом Российской Федерации, Бюджетным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом о контрактной системе, иными федеральными законами и нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, Порядком организации работы контрактной службы Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, утвержденным распоряжением Руководителя Аппарата Государственной Думы от 1 ноября 2017 г. № 2–175, иными нормативными актами, утвержденными распоряжениями Председателя Государственной Думы, Руководителя Аппарата Государственной Думы, и настоящим Положением.

3. Цели и задачи Единой комиссии

3.1. Единая комиссия создается в целях определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) путем проведения конкурсов, аукционов, запросов котировок, запросов предложений для обеспечения деятельности Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее – Государственная Дума).

3.2. Задачами Единой комиссии являются:

обеспечение объективности при рассмотрении и оценке заявок на участие в закупках, проведении предквалификационного отбора участников, обсуждении предложений участников на первом этапе двухэтапного конкурса;

соблюдение принципов открытости, прозрачности, обеспечения конкуренции, равных условий участия в закупках;

устранение возможностей злоупотребления и коррупции при осуществлении закупок.

4. Порядок формирования Единой комиссии

4.1. Единая комиссия является коллегиальным органом.

4.2. Единая комиссия является постоянно действующей.

4.3. Состав Единой комиссии утверждается распоряжением Руководителя Аппарата Государственной Думы.

4.4. В состав Единой комиссии входят не менее пяти человек – членов Единой комиссии, в том числе председатель Единой комиссии и заместители председателя Единой комиссии.

4.5. Для обеспечения деятельности Единой комиссии распоряжением Руководителя Аппарата Государственной Думы назначается секретарь с правом голоса – лицо из числа членов Единой комиссии или секретарь без права голоса – лицо (несколько лиц), не являющееся членом Единой комиссии.

4.6. Членами Единой комиссии не могут быть физические лица, которые были привлечены в качестве экспертов к проведению экспертной оценки конкурсной документации, заявок на участие в конкурсе, осуществляемой в ходе проведения предквалификационного отбора, оценки соответствия участников конкурса дополнительным требованиям, либо физические лица, лично заинтересованные в результатах определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), в том числе физические лица, подавшие заявки на участие в таком определении или состоящие в штате организаций, подавших данные заявки, либо физические лица, на которых способны оказать влияние участники закупки (в том числе физические лица, являющиеся участниками (акционерами) этих организаций, членами их органов управления, кредиторами указанных участников закупки), либо физические лица, состоящие в браке с руководителем участника закупки, либо являющиеся близкими родственниками (родственниками по прямой восходящей и нисходящей линии (родителями и детьми, дедушкой, бабушкой и внуками), полнородными и неполнородными (имеющими общих отца или мать) братьями и сестрами), усыновителями руководителя или усыновленными руководителем участника закупки, а также непосредственно осуществляющие контроль в сфере закупок должностные лица контрольного органа в сфере закупок. В случае выявления в составе Единой комиссии указанных лиц они незамедлительно заменяются другими физическими лицами, которые лично не заинтересованы в результатах определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и на которых не способны оказывать влияние участники закупок, а также физическими лицами, которые не являются непосредственно осуществляющими контроль в сфере закупок должностными лицами контрольных органов в сфере закупок.

4.7. Замена членов Единой комиссии осуществляется только по решению Руководителя Аппарата Государственной Думы.

4.8. По решению Руководителя Аппарата Государственной Думы помимо Единой комиссии могут создаваться комиссии по осуществлению закупок товаров, работ, услуг, требующих иного состава комиссии.

5. Функции Единой комиссии

Единая комиссия выполняет следующие функции при осуществлении закупок конкурентными способами определения поставщиков, подрядчиков или исполнителей (далее – поставщиков):

вскрывает конверты с заявками на участие в определении поставщиков (окончательными предложениями) и (или) открывает доступ к таким заявкам (окончательным предложениям), поданным в форме электронных документов;

рассматривает заявки на участие в определении поставщиков и проверяет соответствие участников предъявляемым требованиям;

оценивает заявки на участие в определении поставщиков и окончательные предложения;

проводит предквалификационный отбор участников конкурса с ограниченным участием;

проводит обсуждение первоначальных предложений участников двухэтапного конкурса;

ведет и подписывает протоколы, установленные Федеральным законом о контрактной системе;

осуществляет иные функции, которые возложены Федеральным законом о контрактной системе на Единую комиссию.

6. Полномочия членов Единой комиссии

6.1. Члены Единой комиссии вправе:

знакомиться со всеми документами и сведениями, представленными на рассмотрение Единой комиссии;

выступать по вопросам повестки дня заседания Единой комиссии;

проверять правильность содержания протоколов заседания Единой комиссии, в том числе правильность отражения в них своего решения;

для оценки заявок участников закупок привлекать независимых специалистов (экспертов), заключения которых по рассматриваемым вопросам носят рекомендательный характер;

пользоваться иными правами, предусмотренными законодательством в сфере закупок и настоящим Положением.

6.2. Члены Единой комиссии обязаны:

присутствовать на заседаниях Единой комиссии;

принимать решения в пределах своей компетенции, предусмотренной Федеральным законом о контрактной системе;

подписывать оформляемые в ходе заседаний Единой комиссии протоколы;

незамедлительно сообщать Руководителю Аппарата Государственной Думы о препятствующих участию в работе Единой комиссии обстоятельствах, которые перечислены в пункте 4.6 раздела 4 настоящего Положения;

выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством в сфере закупок и настоящим Положением.

7. Порядок работы Единой комиссии

7.1. Взаимодействие Единой комиссии и контрактной службы Аппарата Государственной Думы осуществляется в порядке, установленном разделом 9 Порядка организации работы контрактной службы Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, утвержденного распоряжением Руководителя Аппарата Государственной Думы от 1 ноября 2017 г. № 2–175.

7.2. Единая комиссия выполняет возложенные на нее функции посредством проведения очных заседаний.

7.3. Плановые заседания Единой комиссии проводятся еженедельно по вторникам и четвергам. Начало работы Единой комиссии для выполнения возложенных на нее функций по вскрытию конвертов с заявками на участие в определении поставщиков (окончательными предложениями) и (или) открытию доступа к таким заявкам (окончательным предложениям), поданным в форме электронных документов, – 10 часов 00 минут. Начало работы Единой комиссии для выполнения возложенных на нее функций, за исключением вскрытия конвертов с заявками на участие в определении поставщиков (окончательными предложениями) и (или) открытия доступа к таким заявкам (окончательным предложениям), поданным в форме электронных документов, – 13 часов 00 минут. Место проведения заседаний Единой комиссии – улица Охотный ряд, дом 1, кабинет 440. При необходимости по решению председателя Единой комиссии или лица, его замещающего, могут также проводиться внеплановые заседания Единой комиссии.

7.4. Принятие решения членами Единой комиссии путем проведения заочного голосования, а также делегирование ими своих полномочий иным лицам не допускается.

7.5. Единая комиссия правомочна осуществлять возложенные на нее функции, если на заседании Единой комиссии присутствует не менее чем пятьдесят процентов общего числа ее членов.

7.6. Члены Единой комиссии должны быть своевременно уведомлены председателем Единой комиссии или по его поручению иным лицом в соответствии с настоящим Положением о месте, дате и времени проведения заседания Единой комиссии.

7.7. При отсутствии председателя Единой комиссии его обязанности исполняет заместитель председателя Единой комиссии.

7.8. Присутствие членов Единой комиссии на ее заседаниях является обязательным. При нахождении в отпуске, в случае командирования или направления на обучение, а также временной нетрудоспособности член Единой комиссии освобождается от участия в заседании Единой комиссии, при этом член Единой комиссии до наступления указанных обстоятельств (за исключением временной нетрудоспособности) не позднее, чем за один служебный день до заседания уведомляет председателя и секретаря Единой комиссии или лиц, их замещающих, о датах своего отсутствия на службе посредством телефонной связи, электронной почты или иным способом, обеспечивающим беспрепятственное получение этими лицами соответствующей информации. В случае наступления временной нетрудоспособности член Единой комиссии также предпринимает возможные усилия по информированию председателя и секретаря Единой комиссии о факте своей временной нетрудоспособности. При других обстоятельствах освобождение от участия в заседании Единой комиссии осуществляется председателем Единой комиссии или лицом, его замещающим, с незамедлительным уведомлением об этом секретаря Единой комиссии.

7.9. Председатель Единой комиссии:

доводит до присутствующих членов Единой комиссии повестку дня и руководит заседанием;

делает объявления (предложения) присутствующим на заседании участникам закупки в случаях, предусмотренных Федеральным законом о контрактной системе;

дает поручения заместителю председателя Единой комиссии и секретарю Единой комиссии;

осуществляет иные полномочия, установленные Федеральным законом о контрактной системе и настоящим Положением.

7.10. Заместитель председателя Единой комиссии:

выполняет поручение председателя Единой комиссии по подготовке, организации и проведению заседаний Единой комиссии;

исполняет обязанности председателя Единой комиссии в его отсутствие.

7.11. Секретарь Единой комиссии:

по поручению председателя Единой комиссии осуществляет своевременное уведомление членов Единой комиссии о месте, дате и времени проведения заседаний Единой комиссии;

обеспечивает подготовку протоколов заседаний Единой комиссии.

7.12. Решения Единой комиссии принимаются открытым голосованием, член Единой комиссии имеет один голос. При принятии Единой комиссией решения открытым голосованием в случае, если мнения присутствующих членов Единой комиссии по решаемому вопросу разделились поровну, председатель Единой комиссии имеет право принятия окончательного решения.

7.13. Протоколы заседаний Единой комиссии подписываются председателем Единой комиссии и всеми членами Единой комиссии, принимавшими участие в заседании.

7.14. Проведение переговоров членами Единой комиссии с участниками закупок в отношении заявок на участие в определении поставщиков, окончательных предложений, в том числе в отношении заявок, окончательных предложений, поданных такими участниками, не допускается до выявления победителя указанного определения, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом о контрактной системе.

8. Ответственность Единой комиссии

Члены Единой комиссии, виновные в нарушении законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пора отпусков для работодателей сопряжена с понятными сложностями из-за необходимости заменять сотрудников. Имеется несколько законных методов замены отпускников с помощью внутренних ресурсов фирмы или внешних работников.

Теплое время года традиционно является приятной порой отпусков, но кадровикам и работодателям оно часто приносит множество проблем. В то время как работники отправляются на отдых, руководителям приходится решать вопрос их временной замены, чтобы сохранить эффективность рабочих процессов. Рассмотрим возможные варианты временного замещения отпускников с учетом текущего трудового законодательства.

Временный перевод на должность ушедшего в отпуск работника – один из наиболее распространенных методов замещения отпускника. При этом переведенный сотрудник временно освобождается от своих предыдущих обязанностей.

Официально такой перевод должен регистрироваться с помощью дополнительного соглашения к трудовому договору. Однако в некоторых чрезвычайных случаях можно временно перевести работника и без договора. Например, при производственной аварии, техногенной или природной катастрофе, в других подобных ситуациях. При этом сроки временного перевода ограничиваются одним месяцем, а заработная плата сотрудника не должна быть менее средней зарплаты на прежней должности. Важный момент: если прежняя должность по истечении срока перевода работнику не возвращена, то соглашение о временном переводе потеряет силу, и новая должность будет считаться постоянной.

Совмещение работником параллельно двух должностей – пожалуй, самая распространенная практика для временной замены отпускников. Работу отдыхающего сотрудника берет на себя один из его коллег, одновременно выполняя и свои текущие функции. Разумеется, при этом работник имеет право на определенную доплату, размер которой устанавливается на основе взаимного соглашения, учитывающего условия трудового договора и объем дополнительных обязанностей (ст. 151 ТК РФ).

Технически совмещение должностей оформляется с помощью письменного соглашения, которое прилагается к трудовому договору. В документе должны быть прописаны конкретные сроки совмещения должностей, дополнительные обязанности и размеры дополнительных выплат. В случаях, когда функции ушедшего в отпуск сотрудника перекладываются на плечи нескольких работников, дополнительное соглашение необходимо составлять с каждым из них. При этом работающий по данной схеме сотрудник в любое время может отказаться от выполнения дополнительных обязанностей, а работодатель обладает правом досрочно прервать действие дополнительного соглашения.

От вышеописанной ситуации работа по совместительству отличается тем, что здесь обязанности разделены: на своей основной должности сотрудник работает полный день, а на новой – дополнительное время. Согласно ТК РФ, это требует заключения нового трудового договора, где будет указано, что данная должность является совместительством. Процедура сопровождается приказом о приеме на работу, на работника заводится новая карточка, а в трудовую книжку может быть внесена соответствующая запись (по желанию сотрудника). При этом длительность работы по совместительству ограничивается рамками четырех часов в день. Исключением служат случаи, когда работник свободен от работы на основной должности, и тогда он может отработать полную смену.

Работа по совместительству возможна не только для сотрудников, работающих на данном предприятии, но и для работников извне. Порядок оформления «внешнего» сотрудника, работающего по совместительству, практически тот же. Разница лишь в том, что обучение и адаптация работника с другого предприятия может потребовать дополнительного времени.

Нужно отметить, что в некоторых компаниях разработана целая система, позволяющая своевременно заменять сотрудников. Однако бывают ситуации, что организации не удается найти замену отпускнику, например, из-за небольшого штата. В таких случаях удачным выходом становится привлечение работников извне. В частности, пользуются спросом услуги временного персонала или аутсорсинг сотрудников. Подобные услуги оказываются компаниями, где предоставление персонала в аренду поставлено на профессиональную основу.

Еще один вариант, позволяющий заменить отпускника – срочный трудовой договор. Оформляется он почти также, как и договор постоянный, только присутствует ограничение во времени. В качестве различий можно отметить необходимость прописывать причины, на основе которых составлен временный договор, а также указывать соответствующую статью Трудового кодекса РФ. Еще одно отличие – в качестве окончания может указываться не только календарная дата, но и сроки наступления конкретного события (например, выход из отпуска сотрудника).

Работодателям последний пункт весьма удобен, поскольку отпускники не всегда своевременно возвращаются на работу. Человек может задержаться в отпуске, например, по причине болезни. И если срочный договор заключен с ограничением именно временными рамками, то по истечении сроков договора временный сотрудник может уйти, и работодателю нужно будет кем-то снова заменять отпускника. Если же в качестве окончания договора прописано событие (выход из отпуска), то временный работник будет выполнять текущие обязанности, пока из отпуска не вернется постоянный персонал.

Важный момент: Если по окончании временных сроков договора временный работник продолжит работу, то договор автоматически становится бессрочным. Также договором, составленным на неопределенный срок, может быть признан многократно заключенный временный договор для исполнения той же самой работы.

Существуют разные способы замещения работников, уходящих в отпуск. При этом работодателю следует заблаговременно оценивать ситуацию, заранее решая, каким образом будут заменяться отпускники с учетом реальной ситуации в организации. Также очень важно не «забывать» правильно оформлять трудовые отношения юридически, в полном соответствии с ТК РФ. Иначе работнику или работодателю будет весьма непросто отстоять свои права при возникновении конфликтов или трудовых споров.

Читайте также: