Как оформить учебный отпуск в 1с
Опубликовано: 11.05.2024
Все чаще организации принимают на работу молодых и перспективных сотрудников, которые, как правило, совмещают работу с получением образования. А во время сессии для таких сотрудников требуется оформить приказ об учебном отпуске. Расскажем, как правильно провести данную операцию и отразить ее в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Кому положен учебный отпуск?
Кроме этого, следует учитывать, что данный вид отпуска полагается только сотрудникам, находящимся в штате организации по основному месту работы. То есть у сотрудника должен быть заключен трудовой договор с организацией. Следовательно, отпуск не оформляется лицам, работающим по гражданско-правовым договорам и совместителям.
Чтобы с точностью определить все нюансы для предоставления данного отпуска и не допустить нарушения трудовых норм, рекомендуется руководствоваться гл. 26 ТК РФ.
Оформление приказа об учебном отпуске
Для оформления приказа работник должен предоставить пакет документов, включающий:
- Справку-вызов, документ, выдаваемый учебным заведением.
- Заявление — документ, написанный в свободной форме, с просьбой сотрудника предоставить отпуск на время учебы.
В форме Т-6 заполняется:
- Наименование организации, номер и дата составления.
- Информация о работнике.
- Причина отсутствия, а также сохраняется ли заработная плата.
- Длительность отпуска в календарных днях.
Оплата учебного отпуска
Начисление оплаты в «1С:ЗУП»
После того как данный флажок будет установлен, в справочнике «Виды отпусков» появится новый вид «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».
Кроме этого, в разделе «Начисления» станет доступным такой вид, как «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».
Чтобы произвести расчет и начисление оплачиваемого учебного отпуска, следует зайти в раздел «Зарплата» — «Отпуска» — «Создать». Далее заполняем все необходимые реквизиты. В поле «Месяц» обозначается месяц регистрации расчетов, произведенных в документе. Также выбирается «Организация», проставляется «Дата» и «Сотрудник».
На закладке «Дополнительные отпуска, отгулы» следует активировать флажок «Предоставить дополнительный отпуск». В табличной части используем кнопку «Добавить», после чего в колонке «Вид отпуска» указываем необходимый нам вариант. В данном случае это «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)». Заполняем все активные позиции в табличной части «Период отпуска», «Основание». Также для пользователя есть возможность указать дни отгулов, если сотрудник захотел присоединить их к своему отпуску. Эта функция доступна, только если в разделе «Настройка» — «Расчет зарплаты» — "Настройка состава начислений и удержаний"— "Учет отсутствий «установлен флажок «Отгулы». Такая позиция заполняется всеми накопленными отгулами сотрудника и может меняться вручную.
Рассмотрим закладку «Основной отпуск». Следует снять флажок «Отпуск», так как данный вид отпуска не присоединяется к ежегодному.
В разделах «Начислено», «Удержано», «Средний заработок» отображаются автоматические расчеты документа. Следует обратить внимание на кнопку с зеленым карандашиком: при нажатии на него можно получить подробную информацию о расчетах или же внести изменение данных, например, для расчета среднего заработка.
Поле «Выплата» указывается, когда планируется совершить выплату.
На закладке «Начислено» можно узнать все подробности начисления, а на закладке «Дополнительно» найти информацию о способе отражения начисления в бухгалтерском учете. Остается только провести документ.
Отпуска для учебы бывают как оплачиваемые, так и без оплаты, т.е. за свой счет. В зависимости от этого используемые для отражения учебного отпуска в 1С настройки и документы будут отличаться. В этой статье я расскажу, как отразить оплачиваемый учебный отпуск 1С ЗУП 8.3.
Для начала потребуется включить флаг «Учебные отпуска» в настройках автоматизированной учетной системы. При этом станут доступны необходимые для отражения оплачиваемого учебного отпуска 1С ЗУП вид отпуска «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)» и вид начисления «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».
Настрою вашу 1С. Опыт с 2004 года. Подробнее →
Отражение отсутствия работника на время обучения оформляется документом «Отпуск», в нем же и осуществляется расчет полагающейся за это время заработной платы сотруднику.
Ниже разберем создание и заполнение этого документа.
Ввод документа выполняется из журнала документов "Отпуска" при нажатии команды «Создать».
В шапке документа представлены следующие поля:
• «Месяц», на который будут отнесены все выполняемые по этому отпуску расчеты;
• «Организация», сотрудник которой отправляется в учебный отпуск;
• «Дата», когда проводится регистрации документа в системе.
• «Номер» будет присвоен системой автоматически при сохранении документа;
• «Сотрудник», которому направляется на учебу.
На вкладке «Основной отпуск» данные по основному отпуску заполняются, только если учебный отпуск присоединяется к основному, в противном случае заполнение полей по основному отпуску не требуется и надо убрать флаг «Отпуск». К этой вкладке мы еще вернемся позже.
На вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы» надо поставить флаг « Предоставить дополнительный отпуск» и заполнить табличную часть документа. Для этого нажмите команду «Добавить», в результате чего появиться строка, в которой представлены следующие колонки:
• «Вид отпуска» – надо выбрать предопределенный элемент «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)»;
• «Период отпуска» – вручную внесите интервал дат, когда сотрудника не будет на рабочем месте. При этом автоматически будет определено и указано количество дней отпуска в колонке «Дн.»;
• Заполнение колонок «Дн. комп.» и «Рабочий год» для этого вида отпуска не предусмотрено;
• «Основание» - поле для ввода текста, который будет отображаться в печатной форме N Т-6.
Ниже представлены поля для включения в отпуск дополнительных дней отгула.
На вкладке «Начислено (подробно)» отображается выполненный программой расчет начислений сотруднику. В том случае, когда начало и окончания периода выпадают на разные месяцы, то начисление отражаются отдельными строками для каждого месяца.
Возвращаемся на вкладку «Отпуск основной». Здесь представлены уже заполненные разделы «Начислено», «Удержано» и «Средний заработок». Некоторые поля при этом содержат значок с карандашиком, который позволяет перейти к более подробному расчету.
Ниже необходимо выбрать, когда должны быть осуществлены выплаты отпускных и указана дата выплаты. В поле «Выплата» укажите, когда планируется выплатить отпускные, и установите дату проведения оплаты.
На вкладке «Дополнительно» можно уточнить способ отражения начисления в бухгалтерском учете. По ссылке «Подписи», доступны поля для выбора ответственных лиц организации, которые будут фигурировать в печатаемых документах.
После тога как заполнение документа будет выполнено, его необходимо провести.
Для данного документа доступен ряд печатных форм, перечень которых открывается при нажатии команды «Печать».
Если в документе установлено произвести выплату в межрасчетный период, то перейти к оформлению документа оплаты можно использую кнопку «Выплатить».
Рассмотрим, как регистрировать учебный отпуск в 1С ЗУП 8.3.
Настройка программы
Включим соответствующий функционал. Зайдем в меню «Настройка — Расчет зарплаты».
Перейдем по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний».
На закладке «Отпуска» установим флажки «Предоставляются учебные отпуска», «Отпуска без оплаты», «В том числе внутрисменные».
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
После этого в списке видов отпусков появятся новые данные.
Также автоматически будут созданы новые виды начислений.
Неоплачиваемый учебный отпуск
Пусть сотрудник Кузьминых Борис Семенович уходит в неоплачиваемый учебный отпуск с 10 по 20 сентября.
Создадим документ «Отпуск без сохранения оплаты» в меню «Зарплата — Отпуск». Документ «Отпуск без сохранения оплаты списком» работает аналогично, только позволяет задать отпуска сразу для нескольких сотрудников.
- Укажем месяц регистрации отпуска, дату документа, организацию и сотрудника.
- Установим флажок «Расчет утвердил» и выберем сотрудника, который это сделал.
- Выберем вид отпуска «Дополнительный учебный отпуск без оплаты».
- Укажем период отпуска, количество дней подставится автоматически.
- При необходимости можно освободить ставку на время отсутствия сотрудника, если ведется штатное расписание.
- Введем основание для отпуска.
Сохраняем документ и выводим печатную форму Т-6.
Оплачиваемый учебный отпуск
Пусть сотрудник Громова Надежда Петровна уходит в оплачиваемый учебный отпуск с 6 по 21 сентября.
Создадим документ «Отпуск».
- Указываем основные данные в шапке документа.
- На закладке «Дополнительные отпуска» установим флажок «Предоставить дополнительный отпуск» и в таблице заполним вид отпуска, период отпуска и основание.
- На закладке «Начислено (подробно)» отобразится подробный расчет.
- На закладке «Основной отпуск» снимем флажок «Отпуск», если учебный отпуск проходит в другое время от ежегодного. Здесь же будет показан расчет. Дополнительно указываем вариант выплаты отпускных: с авансом, с зарплатой или в межрасчетный период, ставим флажок утверждения расчета.
После сохранения документа можно выплачивать отпускные по соответствующей кнопке.
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
Предоставление учебных отпусков работникам регламентируется главой 26 Трудового кодекса РФ.
Предоставляется учебный отпуск на основании справки-вызова из образовательного учреждения по установленной форме, утвержденной Приказом Министерства образования и науки РФ от 19.12.2013 N 1368 и заявления работника. В справке-вызове отмечается число дней учебного отпуска и календарное время, когда должен быть предоставлен отпуск.
Предоставляется учебный отпуск при выполнении следующих основных условий:
- Образование соответствующего уровня работник получает впервые либо если работник, уже имеет проф.образование соответствующего уровня, но для получения образования направлен работодателем.
- Сотрудник учится по заочной или очно-заочной форме обучения.
- Программа обучения, которую изучает работник, имеет государственную аккредитацию.
- Работник успешно осваивает учебную программу (подтверждением этого можно считать наличие справки-вызова из учебного учреждения.
Учебные отпуска могут быть оплачиваемые и неоплачиваемые в зависимости от вида получаемого работником образования (магистратура/специалитет/бакалавриат, подготовка кадров высшей квалификации, основное/среднее общее образование или среднее проф.образование) и цели отпуска (для прохождения итоговой или промежуточной аттестации, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и т.п.), от этих же факторов зависит и количество дней, на которые предоставляется учебный отпуск.
Оформление оплачиваемого учебного отпуска в 1С ЗУП 3.1
Необходимые настройки
Для возможности оформления оплачиваемого учебного отпуска в 1С ЗУП 3.1 в настройках расчета зарплаты установите флажок Предоставляется учебный отпуск ( Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка Отпуска ).
Ввод оплачиваемого учебного отпуска в ЗУП 3.1
Предоставление оплачиваемого учебного отпуска сотруднику регистрируется с помощью документа Отпуск .
Если начисляется только учебный отпуск (без присоединения его к основному отпуску), то на вкладке Основной отпуск снимите флажок рядом с реквизитами периода основного отпуска:
На вкладке Дополнительные отпуска, отгулы установите флажок Предоставить дополнительный отпуск . Далее в табличной части добавьте строку по виду отпуска Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый) и укажите период отпуска.
В результате на вкладке Начислено (подробно) произойдет расчет по виду начисления Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый) .
Если на период учебного отпуска попадают нерабочие праздничные дни, то, в отличие от других видов отпусков, фактическая продолжительность отпуска в этом случае не увеличивается, оплачиваются все календарные дни учебного отпуска, в т.ч. праздничные дни.
Оформление неоплачиваемого учебного отпуска в 1С ЗУП 3.1
Необходимые настройки
Для возможности ввода неоплачиваемого учебного отпуска в 1С ЗУП 3.1 в настройках расчета зарплаты ( Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка Отпуска) установите флажок Отпуска без оплаты :
В результате в справочнике видов отпусков станет доступен Дополнительный учебный отпуск без оплаты , кроме этого в справочнике видов начисления появится вид расчета Дополнительный учебный отпуск без оплаты .
Ввод неоплачиваемого учебного отпуска в ЗУП 3.1
Ввод учебного отпуска без оплаты выполните в документе Отпуск без сохранения оплаты . В документе выберите вид отпуска Дополнительный учебный отпуск без оплаты и укажите период отпуска:
Зарегистрировать неоплачиваемый учебный отпуск в программе 1С ЗУП 3.1 можно также документом Отпуск на вкладке Дополнительные отпуска .
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
Здравствуйте! Проблема с расчетом среднего заработка, при оформлении учебного отпуска.Добрый день! 1С: ERP Управление строительной организацией 2.4 (2.4.6.160) подсистема.Добрый день! Подскажите как оформить учета расходов на учетные отпуска.Добрый день! У сотрудника обычные условия труда, в течение года.
Карточка публикации
(2 оценок, среднее: 3,00 из 5)
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Ошибка выгрузки строки 30 статистической формы №1 исправляется патчем
Выпущен патч (исправление) по ошибке, что в статистическую форму №1 неверно включаются отпускные
Выпущена внешняя обработка для заполнения трудовых функций в позициях штатного расписания (для СЗВ-ТД с 01.07.2021 г.)
Как в ЗУП 3 учесть, что часть сотрудников организации в нерабочие дни мая 2021 года работает, а часть – нет
Настройки в 1С ЗУП 3 для нерабочих дней в мае 2021 года
[13.05.2021 запись] Как рассчитать зарплату за май 2021 с учетом нерабочих дней в 1С:8
Учебный отпуск — это отпуск работнику, который совмещает работу с учебой. При каких условиях работодатель обязан предоставить такой отпуск? Как правильно его рассчитать и оплатить, в том числе совместителям? Разберем правила и ответим на распространенные вопросы
Правило 1. Учебный отпуск — по определенным программам
Работодатель обязан предоставить учебный отпуск работникам, которые работают и получают образование:
- высшее образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры, а также поступают на обучение по этим образовательным программам (ст. 173 ТК РФ);
- высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации или являются соискателями ученой степени кандидата или доктора наук (ст. 173.1 ТК РФ);
- среднее профессиональное образование, а также поступают на обучение по такому виду образования (ст. 174 ТК РФ);
- основное общее образование или среднее общее образование по очно-заочной форме обучения (ст. 176 ТК РФ).
Правило 2. Условия предоставления учебного отпуска — есть нюансы
- Условие 1. Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ).
Форма обучения (очная, очно-заочная, заочная) не является условием предоставления учебного отпуска, но влияет на его оплату:
- Если работник обучается по очной форме, то учебный отпуск не оплачивается.
- Если по очно-заочной или заочной форме обучения, то на период учебного отпуска сохраняется средний заработок (ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ).
Пример. У работника среднее профессиональное образование (окончил колледж). Он решил пройти обучение в колледже по другой специальности — в этом случае он не может повторно рассчитывать на учебный отпуск.
Гарантии и компенсации положены работникам, у которых уже есть профессиональное образование соответствующего уровня и которых работодатель направил получать образование в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем в письменной форме.
- Условие 2. Если работник работает и учится одновременно в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, гарантии и компенсации предоставляются по одной из этих организаций (по выбору работника) (ст. 177 ТК РФ).
- Условие 3. Образовательное учреждение, в котором проходит обучение работник, имеет государственную аккредитацию. Реестр аккредитованных образовательных организаций можно найти на сайте Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки.
Исключение: работодатель вправе предоставить учебный отпуск работнику , который проходит обучение в образовательном учреждении без государственной аккредитации, если это прописано в трудовом (коллективном) договоре.
- Условие 4. Учебный отпуск можно предоставить только на основании справки-вызова из образовательного учреждения.
- Условие 5. Учебный отпуск предоставляется продолжительностью не более указанной в ТК РФ.
Исключение: работодатель может предоставить учебный отпуск и большей продолжительностью, при условии что это прописано в трудовом (коллективном) договоре.
- Условие 6. Учебный отпуск предоставляется только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ). Совместителю в период сессии необходимо продолжать работу в свободное от учебы время либо оформить на это время отпуск без сохранения зарплаты (обратите внимание на правила 4 и 5).
Пример. У работника два места работы: постоянное и совместительство. Работу он совмещает с получением высшего образования. Учебный отпуск положен только по одному месту работы, например, в той организации, в которой он работает постоянно. У работника возник вопрос: можно ли проходить обучение и одновременно работать в организации, которая является вторым местом работы — совместительством? Работнику можно обратиться к работодателю организации, где он работает по совместительству, с просьбой о предоставлении ему отпуска за свой счет на период учебы. Работодатель вправе отказать в просьбе работнику, сославшись на то, что такое условие не прописано в трудовом (коллективном договоре).
Правило 3. Оформление учебного отпуска. Порядок действий
- Работник обращается к работодателю с заявлением, к которому приложена справка-вызов из учебного заведения.
- Руководитель издает приказ (форма № Т-6 или № Т-6а) о предоставлении работнику гарантии.
- Бухгалтер оформляет записку-расчет, где будет рассчитан средний заработок.
- Данные об учебном отпуске фиксируются в личной карточке работника (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13).
Правило 4. Оплата учебного отпуска
Учебный отпуск следует правильно рассчитать и полученную сумму учесть при расчете отдельных видов налогов, а также страховых взносов во внебюджетные фонды.
Рассмотрим, как оплатить и рассчитать учебный отпуск, который можно предоставить как с сохранением среднего заработка, так и без сохранения.
Пример. Работник проходит итоговую государственную аттестацию сроком до 4 месяцев при получении высшего образования по программе бакалавриата. За этот период за ним сохраняется средний заработок. Но если работник проходит вступительные испытания в такое образовательное учреждение, то средний заработок уже не платится. Работник может рассчитывать только на сохранение за ним места работы на период вступительных испытаний.
Подробнее о случаях, когда следует платить средний заработок, а когда нет, рекомендуем посмотреть ст. 173-176 ТК РФ. Здесь также указаны иные гарантии, на которые может рассчитывать работник, который совмещает работу с обучением. Например, работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения, на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации устанавливается по их желанию рабочая неделя, сокращенная на 7 часов.
Средний заработок за время нахождения работника в учебном отпуске оплачивают по правилам Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
С полученной суммы следует удержать НДФЛ и включить эту сумму в базу для расчета страховых взносов во внебюджетные фонды РФ. При расчете налога на прибыль данные суммы можно включить в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ).
Правило 5. Расчет среднего заработка за время учебного отпуска
Средний заработок за время нахождения работника в учебном отпуске следует вовремя выплатить. Распространенный вопрос: «Выплаты к учебному отпуску так же, как к очередному, осуществляем за 3 дня до отпуска?»
Да, именно так (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-1).
Средний заработок работник должен получить до начала учебного отпуска. Выплачивать средний заработок после того, как работник принесет справку-подтверждение, ошибочно.
У вас может возникнуть другой вопрос: что делать, если работник не принес справку-подтверждение? В бухгалтерском учете следует сделать сторнировочные записи на сумму среднего заработка, выплаченного работнику до начала отпуска.
Ответы на распространенные вопросы про учебный отпуск
Работник хочет присоединить к учебному отпуску основной отпуск. Правильно ли это?
- Требование работника неправомерно. Вопрос о присоединении учебного отпуска к ежегодному оплачиваемому решается по соглашению работодателя и работника (ч. 2 ст. 177 ТК РФ).
Можно ли частично использовать учебный отпуск?
- Учебный отпуск — право, а не обязанность работника. Право на предоставление работнику учебного отпуска установленной продолжительности дает, в частности, справка-вызов, в которой в том числе определены сроки такого отпуска. Это следует из ч. 4 ст. 177 ТК РФ, формы справки-вызова, утвержденной Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368. Соответственно, воспользоваться своим правом на учебный отпуск работник может только в пределах срока, который указан в справке-вызове. При этом трудовое законодательство не запрещает использовать такой учебный отпуск частично.
Вправе работодатель отказать работнику в учебном отпуске в связи с производственной необходимостью?
Читайте также: