Как отразить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении в 6 ндфл

Опубликовано: 15.05.2024

Вспомним, когда возникают НДФЛ-доходы и сроки уплаты налога

Основные виды доходов

Дата возникновения дохода

Срок перечисления НДФЛ

Не позднее одного месяца с наиболее ранних из следующих дат: окончание соответствующего налогового периода, дата выплаты денежных средств, дата окончания действия договора (если это АО)

Начало действия редакции — 01.01.2017

Выплата отпускных в 6-НДФЛ

Период, за который выплачен доход, определяется по дате фактического его получения (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Поэтому отпускные включаются в разд. 1 6-НДФЛ за период, в котором они выплачены, в разд. 2 – в том квартале, когда наступил срок уплаты налога с отпускных выплат.

Примечание редакции:

кстати, зарплата и отпускные, выплаченные одновременно отразятся в форме двумя блоками (раздельно). Ведь сроки, определенные НК РФ для перечисления НДФЛ с указанных видов доходов, разные (Письмо ФНС РФ от 11.05.2016 № БС-4-11/8312).

Пример 1. Отпускные начислены в одном квартале, а выплачены в другом.

Отпускные в сумме 75 000 руб. (с НДФЛ) начислены 30.06.2017, а выплачены 05.07.2017.

Показать операцию надо целиком в расчете за 9 месяцев, при этом в разделе 1:

по стр. 020 – 75 000
по стр. 040 (070) — 9 750

по стр. 100 – 05.07.2017
по стр. 110 – 05.07.2017
по стр. 120 – 31.07.2017
по стр. 130 – 75 000
по стр. 140 — 9 750

Продолжительность отпуска работника: с 27.03.2017 по 09.04.2017. Отпускные целиком (за вычетом НДФЛ) выданы 20 марта.

Начисленные за дни марта и дни апреля отпускные выплачиваются в марте. Поэтому здесь весь доход приходится на март, дата перечисления НДФЛ — 31.03.2017.

Таким образом, эта операция отразится в 6-НДФЛ за 1 квартал 2017 года.

Пример 3. Работник заболел в октябре во время отпуска, который был продлен ему на время болезни.

Отпускные, выплаченные в сентябре, отразятся в расчете за 9 месяцев. Пересчета отпускных не потребуется.

Операция по выплате пособия и удержания налога отразится в 6-НДФЛ за год.

Как отразить в 6-НДФЛ расчеты с увольняемым работником

«ТРУДОВОЙ КОДЕКС Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ
(ред. от 03.07.2016)

Начало действия редакции — 01.01.2017

Примечание редакции: «увольнительные» выплаты отразятся в разд. 1 расчета за период, когда они выплачены, в разд. 2 — за период, в котором надо уплатить с данных выплат НДФЛ.

При этом выходное пособие, выданное в размере необлагаемых НДФЛ-сумм, в расчете отражать не стоит. Иначе возникнут расхождения со сведениями по форме 2-НДФЛ (Письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).

Пример 4. Выплаты произведены в последний день работы сотрудника.

В день увольнения (07.04.2017) работнику выплачены:

зарплата — 70 000 руб. (с НДФЛ): за март – 52 500 руб., а за апрель – 17 500 руб.;
компенсация за неиспользованный отпуск – 12 300 руб. (с НДФЛ).

по стр. 100 – 31.03.2017
по стр. 110 – 07.04.2017
по стр 120 – 10.04.2017
по стр. 130 – 52 500
по стр. 140 – 6 825
по стр. 100 — 07.04.2017
по стр 110 – 07.04.2017
по стр 120 – 10.04.2017
по стр. 130 – 29 800
по стр. 140 – 3 874

Отдельным блоком надо показать данные по мартовской зарплате, ведь дата получения дохода здесь – последний день месяца (Письмо ФНС РФ от 11.05.2016 № БС-4-11/8312)..

Кстати, если работник ушел в отпуск с последующим увольнением, то отпускные отражаются в разд. 2 6-НДФЛ также отдельно от остальных выплат (Письмо ФНС от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@).

Пример 5. При увольнении работнику прощен долг.

Работник уволился 31.03.2017. Оформив договор дарения, ему простили долг по выданному беспроцентному займу в 300 000 рублей, налог с прощенного долга удержан при расчете в последний день работы.

В разд. 1 расчета за 1 квартал отразятся данные:

по стр. 020 – 300 000
по стр. 030 – 4 000
по стр. 040 (070) – 38 480

по стр. 100 – 31.03.2017
по стр. 110 – 31.03.2017
по стр. 120 – 03.04.2017
по стр. 130 – 300 000
по стр. 140 – 38 480.

Выдачу малоценных подарков в расчете можно не показывать

Налоговики разъяснили, что компания (ИП), сделав работнику подарок в установленной ценовой рамке, данные о нем по форме 2-НДФЛ могут не подавать.

В соответствии с этими рекомендациями должна заполняться и форма 6-НДФЛ, чтобы у налоговиков не возникло причин требовать пояснения из-за возникших несоответствий в этих двух формах.

К свободным от НДФЛ доходам по этому пункту, кроме подарков относится также матпомощь бывшим работникам, вышедшим на пенсию, призы, возмещение стоимости лекарств.

Ограничение в 4 000 рублей работает в отношении каждого из таких доходов, посчитанных за налоговый период.

Но, если эта льготная сумма все же попала в форму 6-НДФЛ, то логично показать ее и в справке о доходах (Письмо от 15.12.2016 № БС-4-11/24064@).

Примечание редакции:

Пример 6. При увольнении работника в связи с выходом на пенсию, ему дарят подарок.

Стоимость подарка – 3 800 руб.

Как выяснилось, принцип отражения дохода в виде малоценных подарков (до 4 000 рублей) должен быть одинаков в НДФЛ-отчетности (в справке 2-НДФЛ и в расчете 6-НДФЛ), иначе возникнут проблемы.

Поэтому компания сама может принять решение, надо ли показывать выдачу малоценного подарка в указанных формах.

Например, принято решение отражать только те льготные доходы, для которых предусмотрены коды вычетов (Приложение № 2 к Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).

К вычету из доходов в виде подарков установлен код «501».

Следовательно, компания покажет в форме 6-НДФЛ (в справке 2-НДФЛ) подарок стоимостью 3 800 рублей и как доход по стр. 020, и как вычет по стр. 030.

Такой подход убережем фирму от необходимости подавать уточненный расчет. Ведь заранее не известно, сколько подарков будет выдано сотрудникам в течение года. Не угадаешь и их стоимость, которая в конце года может превысить 4 000 рублей в расчете на одного работника. И тогда выданный малоценный подарок (например, в первом квартале), непоказанный в расчете за 1 квартал, становится в конце года (на момент превышения лимита) проблемой. Становится ясно, что 6-НДФЛ за 1 квартал заполнен с ошибкой, которую надо исправлять путем подачи «уточненки».

Кстати, в НДФЛ-отчетности не надо отражать операции по выдаче пособий по беременности и родам, матпомощи в связи со смертью родственника, «увольнительных» пособий и суточных, выплаченных в пределах установленного лимита, а также других сумм доходов, для которых отсутствуют коды вычетов.

Когда правильно заполненную форму 6-НДФЛ все равно придется пояснить

Они представлены в таблице и позволяют сопоставить показатели как внутри расчета, так и свериться данными между новым расчетом по взносам и формой 6-НДФЛ.

Примечание редакции:

для наглядности представим формулу КС для сопоставления данных расчета по страховым взносам и формы 6-НДФЛ.

Она предусматривает, что показатель суммы начисленных доходов за минусом дивидендов (отражаемых в 6-НДФЛ) должен быть больше или равен сумме выплат, являющихся объектом по взносам в новом расчете.

Полностью необлагаемые доходы не отражаются в форме 6-НДФЛ (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № Письмо> ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@). Это и матпомощь при рождении ребенка, детские пособия, суточные и прочие выплаты

Тогда как, эти же выплаты необходимо отразить в стр. 030 и стр. 040 подраздела 1.1 разд. 1 расчета по взносам. Разница между этими строками и дает базу по взносам (стр. 050 этого подраздела расчета).

Получается, что указанное КС может не выполняться. Разница между строками 6-НДФЛ может быть и меньше показателя стр. 030 подраздела 1.1 разд. 1 расчета, если компания выплачивает указанные суммы.

В этом случае налоговики затребуют пояснения, в которых надо указать причину несоответствия междокументных КС. Однако такое КС не является жестким и не влияет на прием отчетности («Главная книга», апрель 2017, № 407).

Как заполнить расчет при выплате дивидендов

Контрольные соотношения для этой формы предусматривают, что данные указанной строки годового расчета складываются из двух сумм доходов в виде дивидендов (по коду 1010):

справок 2-НДФЛ с признаком «1», оформленным по итогам года по всем физлицам (заполняют при выплате дивидендов ООО);
приложений № 2 к «прибыльной» декларации, утвержденной Приказом ФНС РФ от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@, составленных за налоговый период по всем физлицам (заполняют АО).

Примечание редакции:

срок уплаты налога в бюджет зависит от того, кто выплачивает дивиденды:

1) если ООО, то перечислить налог надо не позднее дня, следующего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ);

2) если АО — не позднее месяца с даты выплаты дивидендов (п. 9 ст. 226.1 НК РФ).

В последнем случае день выплаты и дата перечисления налога часто оказываются в разных периодах.

Поэтому показывать в 6-НДФЛ такие операции надо по правилам, аналогичным «зарплатным» правилам: в разд. 1 – в периоде выплат, в разд. 2 – в периоде завершения, то есть перечисления налога (Письмо ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507).

Пример 7. Периоды выплаты дивидендов и перечисления НДФЛ не совпадают.

АО выплатила физлицу дивиденды 14.06.2017 в размере 35 000 рублей. Налог уплачен 14.07.2017.

По данной операции в разд. 1 расчета за полугодие, в частности отразятся данные:

по стр. 020 (025) – 35 000
по стр. 040 (045, 070) – 4 550

по стр. 100 (110) – 14.06.2017
по стр. 120 – 14.07.2017
по стр. 130 – 35 000
по стр. 140 – 4 550

Работник трудится за границей: доход не включается в расчет

В рассматриваемом случае вознаграждение за выполненный труд относится к доходам, полученным от источников за пределами РФ.

Если работник – налоговый резидент РФ, получающий доход от источников за пределами РФ, то он сам исчисляет, декларирует и уплачивает налог по итогам налогового периода.

Если работник не признается налоговым резидентом РФ, то его доход, полученный от источников за пределами РФ, налогом не облагается.

При этом организация-работодатель в обоих случаях не является налоговым агентом. Поэтому указанный доход такого сотрудника не включается в расчет по форме 6-НДФЛ.

1. Компания рассчиталась с сотрудником в день увольнения

Компания рассчиталась с сотрудником в день увольнения — выдала зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск.

При увольнении сотрудник получает доход в виде зарплаты в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Компенсация неиспользованных дней отпуска — это не зарплата. Дата получения дохода — день выплаты. Поскольку компания рассчиталась с сотрудником в последний рабочий день, даты в строке 100 совпадают. Налог с обеих выплат нужно удержать в этот же день.

Компенсация неиспользованного отпуска — это не отпускные. Крайний срок перечисления НДФЛ с этой суммы — день, следующий за выплатой, как и по зарплате. Все три даты в строках 100–120 совпадают. А значит, компенсацию и зарплату отразите в одном блоке строк 100–140.

Сотрудник уволился 16 июня. В этот день компания выдала ему зарплату за июнь — 28 000 руб., удержала с нее НДФЛ — 3640 руб. (28 000 руб. × 13%). Также компания перечислила компенсацию отпуска — 18 000 руб., удержала НДФЛ — 2340 руб. (18 000 руб. × 13%). Дата получения дохода по зарплате — последний рабочий день. То есть 16 июня. По компенсации отпуска — день выплаты. Тоже 16 июня. Крайний срок перечисления — 17 июня. Даты в строках 100–120 совпадают, поэтому компания отразила их вместе. Сумма доходов — 46 000 руб. (28 000 + 18 000), НДФЛ — 5980 руб. (3640 + 2340). Раздел 2 компания заполнила, как в образце 84.

Образец 84. Как заполнить в расчёте выплаты в день увольнения:

2. Компания рассчиталась с сотрудником за день до увольнения

Компания выдала зарплату и компенсацию неиспользованных дней отпуска за день до увольнения. В этот же день компания удержала и перечислила НДФЛ с этих выплат.

Кодекс устанавливает особую дату получения дохода в виде зарплаты на случай, когда работник увольняется. Исчислить НДФЛ нужно в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ). Если компания выдала деньги раньше, то налог она удержала до даты получения дохода.

В этом случае в строке 100 поставьте дату получения дохода по кодексу — последний рабочий день. А в строке 110 — день выплаты. Дата в строке 110 будет раньше, чем в строке 100. Но программа пропустит такой расчёт.

Проблем с НДФЛ быть не должно. Инспекторы разрешают удерживать налог с зарплаты, выданной до даты получения дохода.

Компенсация неиспользованных дней отпуска — это не зарплата. Сотрудник получает такой доход в день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, даты в строке 100 по зарплате и компенсации не будут совпадать. Заполняйте их в разных блоках строк 100–140.

Сотрудник увольняется 16 июня. 15 июня компания выдала работнику зарплату и компенсацию неиспользованного отпуска. Компенсация — 9000 руб., НДФЛ — 1170 руб. (9000 руб. × 13%). Зарплата — 26 000 руб., НДФЛ — 3380 руб. (26 000 руб. × 13%). Дата получения дохода по зарплате — 16.06.2016, по компенсации — 15.06.2016. Поэтому компания заполнила два блока строк 100–140, как в образце 85.

Образец 85. Как заполнить в расчёте выплаты за день до увольнения:

3. Компания при увольнении удержала отпускные

Сотрудник в первом квартале отгулял отпуск авансом, а во втором квартале увольняется. В день увольнения компания удержала из зарплаты отпускные за дни отдыха, которые сотрудник не отработал.

Сотрудник может отгулять отпуск авансом. Но при увольнении компания вправе удержать отпускные за неотработанные дни отдыха (ст. 137 ТК РФ). НДФЛ с отпускных компания удерживает в момент выплаты. Поэтому, если работник возвращает отпускные, налог нужно пересчитать.

В данном случае НДФЛ не является излишне удержанным, потому что компания верно исчислила его на дату выдачи денег. Кроме того, работник вернёт только ту сумму, которую получил, то есть за минусом НДФЛ. Значит, возвращать работнику налог компания не будет.

Переплата по НДФЛ возникнет у компании. Чтобы ее вернуть, одни налоговики предлагают обращаться с заявлением на возврат. Другие разрешают уменьшить на пересчитанный налог следующий платеж в бюджет. Сделайте так, как рекомендует ваш инспектор.

Что касается зарплаты при увольнении в разделе 2, порядок заполнения зависит от того, возвращает сотрудник отпускные или компания удерживает их сама с последней зарплаты. Если работник вернул деньги в кассу, покажите зарплату в той сумме, в которой начислили. Если компания уменьшает зарплату на отпускные, покажите доход за вычетом удержанной суммы. Из этой же суммы рассчитайте и перечислите НДФЛ.

Сотрудник увольняется 15 апреля. В этот день компания выдала ему зарплату за апрель. Начисленная зарплата — 18 000 руб. Из этой суммы компания удержала отпускные — 3000 руб. (сумма к начислению).

Раздел 1. В строке 020 за первый квартал компания записала доходы работника с учётом отпускных — 160 000 руб. НДФЛ в строках 040 и 070 — 20 800 руб. (160 000 руб. × 13%). Во втором квартале компания увеличила доходы в строке 020 на зарплату за апрель и уменьшила на удержанные отпускные — 175 000 руб. (160 000 + 18 000 — 3000). НДФЛ — 22 750 руб. (175 000 руб. × 13%).

Раздел 2. Фактически компания уменьшила начисленную зарплату на отпускные. Поэтому показала в расчёте 15 000 руб. (18 000 — 3000). В строке 140 записала НДФЛ с этой суммы — 1950 руб. (15 000 руб. × 13%). Дата получения дохода — 15.04.2016. Компания заполнила расчёт, как в образце 86.

Образец 86. Как отразить зарплату, из которой компания удержала отпускные:

4. Компания выдала зарплату уволенному работнику с опозданием

Сотрудник уволился. Компания выдала ему зарплату только через несколько дней после увольнения.

При увольнении дата получения дохода в виде зарплаты — последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ). На эту дату компания исчисляет НДФЛ. Не важно, когда компания выдаст деньги. В строку 020 раздела 1 расчёта доходы включайте в том периоде, когда начислили. Но удержать НДФЛ компания сможет только при выплате.

Если компания удержала НДФЛ в отчётном периоде. Отразите доход в строке 020, исчисленный НДФЛ — в строке 040, а удержанный — в строке 070. Выплаты отразите в разделе 2. В строке 100 запишите день увольнения работника. В строке 110 — дату выплаты, в строке 120 — следующий рабочий день.

Сотрудник уволился 16 мая. В этот день компания начислила ему зарплату за май — 34 000 руб., исчислила НДФЛ — 4420 руб. (34 000 руб. × 13%). Деньги компания перечислила только 1 июня. В этот день удержала и перечислила НДФЛ. Дата получения дохода — 16.05.2016, удержания НДФЛ — 01.06.2016. Компания заполнила расчёт, как в образце 87

Образец 87. Как заполнить расчёт, если компания задержала зарплату при увольнении:

5. Компания в день увольнения выдала зарплату и пособие

Сотрудник принёс больничный лист, а через несколько дней уволился. Компания выдала работнику зарплату и пособие по болезни в один день.

При увольнении сотрудник получает доход в виде зарплаты в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ). По пособиям дата получения дохода — день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поскольку компания выдала пособие и зарплату в день увольнения, даты в строках 100 совпадают. Налог компания удерживает в день выплаты. Но НДФЛ с зарплаты нужно перечислить не позднее следующего дня. А с пособия — не позднее последнего дня месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ). Даты в строках 120 не совпадают. Значит, выплаты заполняйте в двух разных блоках строк 100–140.

Сотрудник уволился 24 мая. В этот день компания выдала работнику зарплату за май — 29 000 руб., НДФЛ — 3770 руб. (29 000 руб. × 13%) и пособие по болезни — 9000 руб., НДФЛ — 1170 руб. (9000 руб. × 13%). Дата получения дохода и удержания НДФЛ по обеим выплатам — 24.05.2016. Крайний срок перечисления налога с зарплаты — 25.05.2016, с пособия — 31.05.2016. Компания заполнила выплаты в разных блоках строк 100–140, как в образце 88.

Образец 88. Как отразить пособие и зарплату, выданные в день увольнения:

6. Компания при увольнении выплатила выходное пособие

Сотрудник уволился по соглашению сторон. При увольнении компания выдала выходное пособие.

От НДФЛ освобождены три средних заработка при увольнении (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если компания выдала компенсацию в пределах этих сумм, она вправе не отражать их в 6-НДФЛ.

Если компания выдала больше, отражайте в расчёте только сумму, которая превышает три средних заработка. Запишите ее в строке 020 расчёта и строке 130. Дата получения дохода и удержания НДФЛ — день выплаты. Эту дату отразите в строках 100 и 110. А в строке 120 поставьте следующий день.

Компания уволила сотрудника по соглашению сторон. 20 мая выплатила ему выходное пособие — 90 000 руб. Это на 20 000 руб. выше, чем три средних заработка. Компания удержала НДФЛ с разницы — 2600 руб. (20 000 руб. × 13%). Дата получения дохода — 20.05.2016. Следующий день 21 мая попадает на выходной, поэтому компания отразила в строке 120 ближайший рабочий день — 23.05.2016. Раздел 2 она заполнила, как в образце 89.

Образец 89. Как отразить в расчёте выходное пособие при увольнении:

7. Компания рассчиталась с уволенным сотрудником в последний день отчётного периода

Сотрудник уволился в последний день квартала — 30 июня. В этот день компания выдала расчёт и удержала НДФЛ.

Дата получения дохода в виде зарплаты — день увольнения (п. 2 ст. 223 НК РФ). А крайний срок перечисления налога — следующий рабочий день (п. 6 ст. 226 НК РФ). Сотрудник уволился в последний день квартала — 30 июня. Значит, крайний срок перечисления НДФЛ пришёлся уже на следующий отчётный период — 1 июля.

Компания уволила сотрудника 30 июня. В этот день выдала зарплату — 76 000 руб., исчислила и удержала НДФЛ — 9880 руб. (76 000 руб. × 13%). Дата получения дохода и удержания НДФЛ — 30.06.2016. Крайний срок перечисления налога — 01.07.2016. Компания удержала налог во втором квартале, поэтому отразила выплату в разделе 2 расчёта за девять месяцев как в образце 90.

Образец 90. Как заполнить раздел 2, если срок оплаты НДФЛ попадает на следующий квартал:

8. Несколько сотрудников уволились в первом квартале

В марте уволились несколько работников, доходы которых компания отразила в расчёте 6-НДФЛ за первый квартал.

В расчёте за первый квартал компания отразила доходы 15 «физиков». В строке 020 записала 600 000 руб., в строке 040 и 070 исчисленный и удержанный НДФЛ с этой суммы — 78 000 руб. (600 000 руб. × 13%). В конце первого квартала 5 сотрудников уволились и больше не получали доходов от компании. За апрель, май и июнь компания выплачивала доходы 10 оставшимся сотрудникам — 450 000 руб., исчислила и удержала НДФЛ — 58 500 руб. (450 000 руб. × 13%).

Доходы и НДФЛ компания отразила нарастающим итогом. В строке 020 — 1 050 000 руб. (600 000 + 450 000), в строках 040 и 070 — 136 500 руб. (78 000 + 58 500). В строке 060 компания посчитала всех «физиков», которым начисляла и выплачивала доходы в течение полугодия. В первом квартале доходы получили 15 работников, во втором 10 сотрудников из этих же 15 человек. Второй раз «физиков» компания не учитывала, но отразила в расчёте уволенных. Раздел 1 расчёта компания заполнила, как в образце 91.

Образец 91. Как отразить в расчёте уволенных сотрудников:

9. Сотрудник ушёл в отпуск с последующим увольнением

Сотрудник ушёл в отпуск с последующим увольнением. Компания выдала ему расчёт и отпускные.

При увольнении сотрудник получает доход по зарплате в последний рабочий день, за который компания начислила деньги (п. 2 ст. 223 НК РФ). Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, датой прекращения договора считается последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Но компания рассчитывается и выдаёт трудовую книжку перед отпуском (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Последний день, за который компания начисляет зарплату, — это последний рабочий день перед отдыхом. Значит, это и есть дата получения дохода.

Сотрудник ушел в отпуск с последующим увольнением. Последний рабочий день перед отпуском — 20 мая. А дата расторжения трудового договора — 10 июня.

Отпускные. 16 мая компания выдала отпускные — 32 000 руб., НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных — 31.05.2016.

Зарплата. Компания рассчиталась с работником в последний рабочий день перед отпуском — 20 мая. Выдала ему зарплату — 58 000 руб., НДФЛ — 7540 руб. (58 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления НДФЛ — 21 мая, выпал на выходной. Поэтому в строке 120 компания записала 23.05.2016.

В разделе 2 компания заполнила выплаты, как в образце 92.

Образец 92. Как заполнить расчёт, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением:

10. Сотрудник ездил в командировку перед увольнением

Компания выплачивает суточные больше лимита в 700 и 2500 рублей. Сотрудник увольняется в месяце, когда руководитель утвердил авансовый отчёт по командировке.

От НДФЛ освобождены суточные в пределах лимита — 700 рублей за каждый день поездки по России и 2500 рублей — за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если компания выдала больше, работник получил доход. Дата получения такого дохода — последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

При увольнении компания определяет задолженность по командировкам. Если сотрудник что-то должен, работодатель требует вернуть аванс или, наоборот, возмещает перерасход. Значит, на дату увольнения компания может определить доход по командировке (сверхлимитные суточные) и исчислить НДФЛ.

Удержать налог можно с окончательного расчёта. Хотя из кодекса такой порядок не следует, его поддерживают опрошенные нами налоговики. В строке 100 по доходам в виде сверхлимитных суточных все равно запишите последний день месяца, в котором руководитель утвердил отчёт. Дата удержания будет раньше, но проблем из-за этого быть не должно.

Сотрудник 4 мая вернулся из командировки. За каждый день поездки по России он получил 1700 руб. Командировка длилась 6 дней. В этом же месяце руководитель утвердил авансовый отчет, а 23 мая работник уволился.

Зарплата. 23 мая компания выдала сотруднику расчёт при увольнении — 32 000 руб., НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Дата получения дохода — 23.05.2016.

Суточные. Компания рассчитала доход в виде сверхлимитных суточных — 6000 руб. ((1700 руб. — 700 руб.) × 6 дн.). НДФЛ с этой суммы — 780 руб. (6000 руб. × 13%). Дата получения дохода в виде суточных — 31.05.2016, но компания удержала налог из зарплаты — 23 мая. В итоге работник получил на руки 27 060 руб. (32 000 — 4160 — 780). Раздел 2 компания заполнила, как в образце 93.

Образец 93. Как заполнить в расчёте зарплату и сверхлимитные суточные при увольнении:

Организация начислила больничный за счет работодателя 31 марта, а оплатила его в апреле. Должны ли эти выплаты попасть в строку 112 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал?

С отчетности за первый квартал 2021 года действует новый расчет 6-НДФЛ, форма и порядок заполнения которого утверждены приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (далее – Приказ).

В Разделе 2 расчета 6-НДФЛ указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 4.1 Приложения № 2 к Приказу).

В Разделе 2 расчета 6-НДФЛ указываются, в частности, следующие выплаты по строкам (п. 4.3 Приложения № 2 к Приказу):

– сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода; – обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода; – обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода по трудовым договорам (контрактам); – обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг).

Также в разделе указывается нарастающим итогом с начала года:

по строке 140 – обобщенная сумма исчисленного НДФЛ;
по строке 160 – общая сумма удержанного НДФЛ.

Отметим, что контрольными соотношениями показателей расчета 6-НДФЛ, которые утверждены письмом ФНС России от 23.03.2021 № БС-4-11/3759@, не предусмотрено равенства между строкой 110 раздела 2 и суммой строк 111, 112 и 113 раздела 2 расчета 6-НДФЛ. Следовательно, отсутствие этого равенства не является ошибкой.

В Порядке нет расшифровки выплат, которые необходимо отражать по строке 112 раздела 2 расчета 6-НДФЛ.

Поскольку 6-НДФЛ – это налоговая отчетность, то первым делом необходимо обратиться к НК РФ в поисках понятия выплат по трудовым договорам.

В п. 1 ст. 208 НК РФ в качестве доходов поименовано вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей. А в статье 420 НК РФ упоминаются вознаграждения в рамках трудовых отношений. В эти выплаты Минфин России и ФНС России стремятся включить все выплаты только на том основании, что они выплачены лицу, с которым заключен трудовой договор (см. новость). При этом понятие "доходы по трудовым договорам" в налоговом законодательстве и понятие "оплата труда" в трудовом праве не идентичны.

Так, в соответствии со статьей 129 ТК РФ оплата труда включает не только вознаграждение за труд исходя из количества и сложности работы, но также стимулирующие выплаты (премии) и компенсации. НК РФ различает собственно зарплату и премии (которые по ТК РФ являются зарплатой). Это следует из п. 1 и п. 2 ст. 223 НК РФ, в соответствии с которым датой получения дохода в виде оплаты труда является последний день месяца, а датой получения (например, годовой премии) – дата ее выплаты (см. статью).

По-нашему мнению, это означает, что в строку 112 раздела 2 расчета 6-НДФЛ необходимо включать все выплаты, начисленные в рамках трудовых отношений, а не только те, которые указаны в качестве оплаты труда в статье 129 ТК РФ. В частности, отпускные, суммы среднего заработка, сохраняемые за иные периоды (командировки, донорские дни, простой по вине работодателя и т. п.), а также оплату нетрудоспособности за счет работодателя.

Этот порядок поддержан в учетных решениях 1С.

При этом попадание той или иной выплаты в строку 112 раздела 2 расчета 6-НДФЛ определяется кодом видов дохода налогоплательщика, утв. Приложением № 1 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

В частности, в строку 112 попадают доходы со следующими кодами:

2000 – вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей
2002 – премии за производственные результаты
2003 – премии, выплачиваемые за счет средств чистой прибыли
2012 – отпускные
2013 – компенсации за неиспользованный отпуск
2014 – выходное пособие при увольнении
2300 – пособие за первые 3 дня нетрудоспособности
2530 – оплата труда в натуральной форме
2760 – материальная помощь, оказываемая работодателями своим работникам
2762 – материальная помощь при рождении (усыновлении) ребенка

А также следующие выплаты работникам в период действия трудового договора:

2710 – материальная помощь
2720 – стоимость подарков
4800 – стоимость подарков

Отметим еще один нюанс, влияющий на включение в строку 112 раздела 2 расчета 6-НДФЛ сумм отпускных и больничных.

Как было сказано выше, в разделе 2 расчета 6-НДФЛ указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода (п. 4.1 Приложения № 2 к Приказу).

Налоговый кодекс РФ не содержит понятий "начисленный доход" и "дата начисления дохода". Поэтому определить, начислен доход в периоде или нет с точки зрения налогового законодательства и отражения в 6-НДФЛ, невозможно. В то же время тот же п. 4.1 Приложения № 2 к Приказу говорит о том, что в разделе 2 расчета 6-НДФЛ указывается исчисленный и удержанный НДФЛ.

Поскольку налог не может быть исчислен до начисления дохода, то, по нашему мнению, в целях заполнения 6-НДФЛ начисление дохода и исчисление налога должны производиться одновременно. Согласно п. 3 ст. 226 НК РФ исчисление НДФЛ производится на дату фактического получения дохода, которая определяется в соответствии со ст. 223 НК РФ. В соответствии с п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода признается дата выплаты отпускных и дата выплаты больничного. Таким образом, дата начисления дохода и дата исчисления НДФЛ для выплат в виде отпускных и больничных в целях заполнения 6-НДФЛ – это дата выплаты дохода. С учетом п. 4 ст. 226 НК РФ датой удержания НДФЛ также является дата выплаты.

Из этого следует, что пока отпускные или больничные не выплачены физическому лицу, они не отражаются ни в разделе 1 (по строкам 020 и 022), ни в разделе 2 (по строкам 110, 112). А НДФЛ с этих выплат не попадает в строки 140 и 160 раздела 2 формы 6-НДФЛ.

В этом отличие этих доходов от зарплаты, для которой дата получения дохода – это последний день месяца, а дата удержания налога – это дата выплаты дохода. Поэтому, например, зарплата за последний месяц квартала будет попадать в строки 110 и 112 за этот квартал, даже если выплачена будет в следующем квартале.

Сотрудник сдал больничный за март 29 марта 2021 года. Работодатель рассчитал и начислил пособие за первые три дня 31 марта, а выплатил его вместе с зарплатой 9 апреля.

В этом случае на конец марта доход в виде пособия считается не начисленным, НДФЛ с него не исчислен и не удержан. Доход в виде зарплаты уже начислен, НДФЛ с него исчислен, но не удержан.

При увольнении работодатель выплачивает сотруднику зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск. В интернете много сайтов с калькуляторами, но мы расскажем, как проверить расчеты кадровика и какие есть варианты получить больше отпускных.

Как рассчитать неиспользованный отпуск при увольнении

Стандартный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней в год. За каждый отработанный месяц работнику положена компенсация в размере 2,33 дня оплачиваемого отпуска. Чтобы посчитать, сколько неиспользованных дней у сотрудника, нужно знать стаж — разницу между датой приема на работу и датой увольнения. Из стажа вычитают количество календарных дней отпуска, которые работник уже использовал.

На расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении влияют дни без содержания. Если работник ходил в отпуск без содержания более чем на 14 календарных дней за год, при расчете компенсации из стажа вычтут превышение — количество дней свыше 14.

Еще из стажа вычитают все дни, когда сотрудник отсутствовал на работе без уважительных причин, был отстранен от работы или находился в декрете.

Чтобы правильно посчитать количество дней неиспользованного отпуска для расчета компенсации, можно взять у кадровика информацию обо всех ваших отпусках и отстранениях. Если какие-то даты вызывают сомнения, попросите показать вам ваши заявления на отпуск и приказы. Срок хранения приказов об отпусках без содержания, по уходу за ребенком и дисциплинарных взысканиях — 75 лет, о ежегодных отпусках — пять лет.

Расчет среднего дневного заработка

Чтобы посчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении работника, кадровики умножают неиспользованные дни на среднедневной заработок за последние 12 календарных месяцев работы.

Чтобы вычислить средний дневной заработок, сумму начисленной заработной платы и других выплат за последние 12 месяцев делят на 12 и на 29,3 — это среднемесячное число календарных дней. 29,3 — законодательно установленная константа. Если в течение последнего года работник отдыхал или был на больничном, то сумму зарплаты делят не на 12, а на сумму полных отработанных месяцев, умноженных на 29,3, и количества дней в неполных месяцах.

При этом учитываются зарплата, районный коэффициент, надбавки и доплаты к окладам, оплата работы в выходные дни, премии и другие выплаты, предусмотренные трудовым договором или локальными нормативными актами работодателя, например положением о премировании.

Премии включают в расчет компенсации полностью или частично — в зависимости от вида премии и периода, за который она начислена.

Например, премию за проект, который длился полтора года, зачтут при расчете компенсации частично, а премию за выполнение плана продаж два месяца назад — полностью.

Компенсации обедов, оплаты спортзала или расходов на проезд, материальную помощь и другие выплаты социального характера в этот расчет не включают.

Для расчета среднедневного заработка из расчетного периода исключают время и начисленные за это время суммы, если сотрудник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты. Например, находился в отпуске, в том числе без содержания, или на больничном. Выплаты за такие периоды при расчете компенсации не учитывают, дни неполного месяца считают так: 29,3 делят на количество дней в соответствующем месяце и умножают на разницу между количеством дней в месяце и количеством дней, когда работник отсутствовал. Если работник в марте брал отпуск на неделю, кадровик в расчете компенсации учтет 22,68 дня, а не 31:

29,3 / 31 × (31 − 7) = 22,68.

Если работник отработал менее года, то в расчете компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении учитывается фактически отработанное время и все выплаты за этот период, за исключением перечисленных выше.

Как получить больше отпускных при увольнении

При расчете неиспользованных дней стаж работника округляют до месяцев. Если в неполном месяце сотрудник проработал до увольнения меньше половины, округляют в меньшую сторону; если половину или больше — в большую. То есть можно проработать 10,5 месяца, а компенсацию отпускных получить как за 11.

Сотрудникам, которые проработали на одном месте больше 11 месяцев, но меньше года, положена компенсация за полный год. Если работник отработал более 5,5, но меньше 12 месяцев и организация-работодатель ликвидируется, при увольнении ему также должны начислить компенсацию за неиспользованные дни отпуска за целый год.

Как рассчитать компенсацию с учетом нерабочих дней в 2020 году

В связи с распространением коронавирусной инфекции (COVID-19) с 30 марта по 30 апреля, 6 — 8 мая, 24 июня и 1 июля 2020 года в Российской Федерации были установлены нерабочие дни с сохранением за работниками заработной платы.

Если сотрудник в эти дни не работал, их надо исключить из расчетного периода при расчете среднего дневного заработка для компенсации неиспользованного отпуска и не учитывать суммы, начисленные за это время. Но если работник в эти дни трудился, и в табеле учета рабочего времени эти дни оформлены как рабочие, тогда этот период и суммы выплат за него должны учитываться при исчислении среднего заработка.

Пример расчета компенсации за отпуск при увольнении

Например, Иван устроился на работу 10 августа 2017 года, решил уволиться 23 ноября 2019 года. За это время он отдыхал 25 календарных дней, а за последний год брал еще 17 дней отпуска без содержания.

Иван получает зарплату 100 000 Р в месяц. В феврале 2018 года ему выплатили премию ко Дню защитника Отечества 6000 Р , но она не предусмотрена локальными нормативными актами организации-работодателя. Еще Иван ежемесячно получает 1000 Р компенсации расходов за проезд.

Сначала посчитаем стаж: с 10 августа 2017 по 23 ноября 2019 года прошло 2 года, 3 месяца и 14 дней. Так как Иван взял без содержания за последний год больше 14 дней, превышение вычтут из стажа — это три дня. Итого стаж работника до увольнения: 2 года, 3 месяца и 11 дней.

Чтобы получить при увольнении больше отпускных, Иван должен проработать еще хотя бы 4 дня — тогда стаж составит 2 года, 3 месяца и 15 дней и его округлят в большую сторону. Тогда Ивану нужно уволиться не 23, а 27 ноября.

При увольнении за 28 месяцев стажа Ивану положено 65,24 дня отпуска. Вычитаем из них 25 дней, которые он уже отгулял, — осталось 40,24 неиспользованных дня. Десятые и сотые в таких расчетах не округляются.

Теперь посчитаем средний дневной заработок. Иван увольняется в ноябре — значит, расчетный период с ноября 2018 по октябрь 2019 года включительно. Если бы Иван за последний год ни разу не болел и у него остался полностью неиспользованный отпуск, расчет его среднего дневного заработка выглядел бы так:

(100 000 × 12) / 12 / 29,3 = 3412,97 Р .

Но Иван за последний год ходил в оплачиваемый отпуск на 25 дней в июне и брал 17 дней отдыха за свой счет в октябре — в этих месяцах будут учитываться дни за минусом отпуска.

Сначала посчитаем количество дней в каждом из неполных отработанных месяцев — июле и октябре: разделим 29,3 дня на количество календарных дней в месяце и умножим на количество календарных дней, приходящихся на отработанное в этом месяце время.

Июль: 29,3 / 31 × 6 = 5,67.

Октябрь: 29,3 / 31 × 14 = 13,23.

За предшествующий год Ивану начислили 1 057 114,62 Р зарплаты, выплатили премию к празднику 6000 Р , которая не учитывается в расчетах компенсации, так как не предусмотрена системой оплаты труда. Чтобы рассчитать средний дневной заработок Ивана, делим зарплату за год на сумму полных отработанных месяцев, умноженных на 29,3, и дней в неполных месяцах:

1 057 114,62 / (10 × 29,3 + 5,67 + 13,23) = 3389,27 Р .

Если Иван уволится, как и планировал, 23 ноября, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении составит 128 487,23 Р :

37,91 × 3389,27 = 128 487,23 Р .

Но он имеет право получить компенсацию за неиспользованный отпуск на восемь тысяч больше, если отложит увольнение до 27 ноября:

1. Компания рассчиталась с сотрудником в день увольнения

При увольнении сотрудник получает доход в виде зарплаты в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Образец 84. Как заполнить в расчёте выплаты в день увольнения:

2. Компания рассчиталась с сотрудником за день до увольнения

Образец 85. Как заполнить в расчёте выплаты за день до увольнения:

3. Компания при увольнении удержала отпускные

Образец 86. Как отразить зарплату, из которой компания удержала отпускные:

4. Компания выдала зарплату уволенному работнику с опозданием

Сотрудник уволился. Компания выдала ему зарплату только через несколько дней после увольнения.

Образец 87. Как заполнить расчёт, если компания задержала зарплату при увольнении:

5. Компания в день увольнения выдала зарплату и пособие

Образец 88. Как отразить пособие и зарплату, выданные в день увольнения:

6. Компания при увольнении выплатила выходное пособие

Сотрудник уволился по соглашению сторон. При увольнении компания выдала выходное пособие.

Образец 89. Как отразить в расчёте выходное пособие при увольнении:

7. Компания рассчиталась с уволенным сотрудником в последний день отчётного периода

Сотрудник уволился в последний день квартала — 30 июня. В этот день компания выдала расчёт и удержала НДФЛ.

Образец 90. Как заполнить раздел 2, если срок оплаты НДФЛ попадает на следующий квартал:

8. Несколько сотрудников уволились в первом квартале

В марте уволились несколько работников, доходы которых компания отразила в расчёте 6-НДФЛ за первый квартал.

Образец 91. Как отразить в расчёте уволенных сотрудников:

9. Сотрудник ушёл в отпуск с последующим увольнением

Сотрудник ушёл в отпуск с последующим увольнением. Компания выдала ему расчёт и отпускные.

В разделе 2 компания заполнила выплаты, как в образце 92.

Образец 92. Как заполнить расчёт, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением:

10. Сотрудник ездил в командировку перед увольнением

Образец 93. Как заполнить в расчёте зарплату и сверхлимитные суточные при увольнении:

Читайте также: