Как происходит передача дел при уходе в отпуск

Опубликовано: 30.04.2024

Расторжение трудового договора – ответственный период не только для самого сотрудника, но и для его работодателя. Мало найти соискателя должности – необходимо наладить рабочий процесс так, чтобы не возникало «паузы» в выполнении должностных обязанностей.

Если у уволившегося сотрудника были дополнительные обязанности, он был ответственен за ведение дел, документов, необходимо правильно оформить прием-передачу дел с помощью акта. Как правило, подобный передаточный документ оформляется при смене директора, главного бухгалтера, кадровика.

Когда составляется акт приема-передачи дел при увольнении?

Передавать обязанности от одного работника другому необходимо во всех случаях, когда он покидает текущее место работы. Это может быть вызвано различными причинами.

Прием-передача обязательно осуществляются при:

увольнении или сокращении;
переводе в другое структурное подразделение;
кардинальном изменении должностных обязанностей (по решению руководства или продвижении по карьерной лестнице);
при реструктуризации или ликвидации подразделения.

Важно, что передавать дела нужно не только рядовых сотрудников, но и начальства вплоть до генеральных директоров организаций. Чтобы процесс передачи дел стал официальным, необходимо составить специальный акт приема-передачи дел.

Оформление данного документа обязательно даже в случае, если в ближайшее время не планируется прием на работу нового сотрудника – акт поможет установить, какие обязанности остаются неисполняемыми на момент увольнения работника.

Акт приема-передачи выполняет ряд косвенных функций:

Служит для расчета премий, стимулирующих и иных выплат, полагающихся отличившимся работникам.
Служит доказательством, что человек был трудоустроен, что в дальнейшем может понадобиться для получения социальной пенсии работником.
Список конкретных функций применим для различных расследований, например, несчастных случаев, если происшествие или травматизм были получены во время выполнения работником его дополнительных обязанностей.

Делами при приеме-передаче обозначаются любые виды деятельности, которые подразумевают «нагрузку» дополнительными или иными обязанностями, лишь частично отраженными в трудовом договоре (чаще всего под этим подразумевают материальную или иную ответственность).

Как оформить передачу дел и документов?

Не существует единой типовой формы, по которой оформляется акт приема-передачи. В каждом случае нужно учитывать специфику деятельности. Например, при передаче дел при смене ответственного за архив можно опираться на Основные правила работы архивов, принятые 6 февраля 2002 года. Каждому предприятию разрешено создавать локальные нормативы и в дальнейшем использовать их для делопроизводства.

Акт может составлять комиссия из нескольких человек, в которую входит начальник подразделения, работник отдела кадров, заместитель руководителя или даже сам руководитель (чаще это встречается на небольших предприятиях). В комиссию должно включаться нечетное количество лиц (не менее трех), чтобы во время принятия решений и подсчета голосов не возникало ситуаций «50/50».

Оформлять акт необходимо по общим правилам:

В «шапке» следует указать наименование организации, полное название документа, место (город) его создания.
В основной части нужно аргументировать причину передачи дел, документов (привести номер приказа на увольнение, перевод, реструктуризацию подразделения и прочего).
После следует перечислить членов комиссии, которая будет заниматься передачей дел от уволившегося сотрудника новому.
Затем необходимо указать перечень документов, которые были использованы при рассмотрении статуса дела (повесток, ходатайств, доказательств общения со структурами и прочее).
Отдельно выделяется пункт для примечаний.

Заверяет акт передачи руководитель организации, поставив личную подпись и печать, если она утверждена, и ее использование закреплено в нормативах предприятия.

Предварительно рекомендуется согласовать действия с бухгалтерией, отделом кадров, главным завхозом и юридическим консультантом.

Выводы

Передавать дела от одного сотрудника другому можно по ряду причин, основными среди которых является увольнение (сокращение), перевод или реструктуризация имеющегося подразделения.

Для документального оформления процесса необходимо составить акт приема-передачи дел, который не имеет типовой формы, но должен подчиняться общим правилам составления официально-деловой документации в сфере деятельности предприятия.

Для составления нужно собирать комиссию из нечетного числа человек.

Структура документа включает «шапку», основную часть с аргументацией, список членов комиссии, документы и примечания. Заверяет акт руководитель компании.

Передачу дел лучше проводить по согласованию с бухгалтерией, кадрами и юридическим отделом.

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.

Кто обычно передает и принимает дела?

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.

Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?

Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом. Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание. Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.

ПРИМЕР 2

Опись принимаемых документов

Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

Количество листов в деле/документе

Наличие дела/документа в электронном виде

Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 года

В наличии на локальном компьютере

В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа

Положение об Общем собрании акционеров

от 15 января 2011 года, редакция № 2

При приеме дел и документов мной выявлено:

1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).

Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.

Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

03 мая 2012 года

В какой момент следует передавать дела и документы?

Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?

Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел?

Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3

Приказ об организации приема-передачи дел и документов

Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»

ПРИКАЗ

Об организации приема-передачи дел и документов

В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года

1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года.

2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).

3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе:

председатель – начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

главный бухгалтер Макарова Н.Т.

начальник канцелярии Петрова М.И.

начальник юридической службы Макаров А.Д.

4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.

5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012

Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов

С приказом ознакомлены:

Начальник кадровой службы

Журкова Н.Г. Журкова

Макарова Н.Т. Макарова

Петрова М.И. Петрова

Начальник юридической службы

Макаров А.Д. Макаров

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

Смирнова П.Т. Смирнова

Порядок передачи и приема дел и документов

Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.

Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

Обязательные реквизиты акта

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

На бланке документа располагают необходимые реквизиты:

Хранение актов

Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:

В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.

( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Работник бюджетного учреждения уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Работник является материально ответственным лицом (заведующий складом). Исполняющий обязанности работника не назначается, комиссионная передача материалов не производится ввиду того, что это заняло бы огромное количество времени. Тем не менее без материалов и инструментов, которые выдаются со склада, работа учреждения будет очень затруднена. Поэтому работник принимает решение во время своего ежегодного отпуска каждый понедельник приходить на работу и заниматься своими непосредственными обязанностями. Однако подпись этого работника во всех документах о приемке на склад и отпуске со склада не имеет силы, так как работник официально находится в отпуске.
Правомерно ли это? Каким образом работник может выходить на работу во время нахождения в отпуске?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работник не может осуществлять трудовые обязанности, находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске, поэтому выход работника на работу без прерывания отпуска только на основании распоряжения работодателя противоречит требованиям законодательства независимо от того, как именно работодатель собирается компенсировать работнику время работы.
Официально выходить на работу в конкретных числах месяца во время своего отпуска работник может только при оформлении отзыва его из отпуска с его письменного согласия, либо отпуск может быть разделен на части по соглашению сторон.

Обоснование вывода:
Отпуск является одним из видов времени отдыха, то есть временем, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ, абз. шестой ст. 107 ТК РФ).
Обеспечение права каждого работника на отдых, включая ограничение рабочего времени, предоставление ежедневного отдыха, выходных и нерабочих праздничных дней, оплачиваемого ежегодного отпуска, является одним из основных принципов правового регулирования трудовых отношений (ст. 2 ТК РФ).
Согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Осуществление работником своих трудовых обязанностей во время нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске не предусмотрено (смотрите, например, ответ специалистов Роструда, размещенных на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ").
Трудовым законодательством предусмотрен механизм отзыва работника из отпуска. При этом отзыв работника из отпуска рассматривается как крайняя мера в случае острой необходимости работодателя, поэтому работнику в данном случае предоставляются дополнительные гарантии, в том числе предусмотрен специальный порядок процедуры отзыва работника из отпуска (часть вторая ст. 125 ТК РФ). Однако работодатель самостоятельно определяет основания для отзыва работника из отпуска (определение Свердловского областного суда от 12.01.2012 N 33-422/2012).
Согласно части второй ст. 125 ТКРФ отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Обращаем внимание, что некоторые категории работников не подлежат отзыву из отпуска, даже если они согласны выйти на работу (часть третья ст. 125 ТК РФ). Это сотрудники в возрасте до 18 лет, беременные женщины и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Главное условие отзыва работника из отпуска - его согласие, причем оно должно быть оформлено в письменном виде (Апелляционное определение СК по гражданским делам Краснодарского краевого суда от 18.12.2014 по делу N 33-27819/2014). Работник независимо от причины своего нежелания выходить на работу досрочно имеет право не выполнять подобное распоряжение руководства, такое поведение не может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины (п. 37 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации"). Таким образом, если сотрудник против, работодатель не может заставить его вернуться к исполнению трудовых обязанностей до окончания срока отпуска.
По смыслу ст. 125 ТК РФ отзыв из отпуска осуществляет работодатель. По собственной инициативе работник выйти из отпуска досрочно не вправе, поэтому работодатель вправе запретить работнику появляться на рабочем месте в период отпуска и не обязан оплачивать работу, выполняемую работником в период его самовольного выхода из отпуска.
С момента досрочного выхода на работу сотруднику должна начисляться заработная плата за фактически отработанное время. Таким образом, отозванный из отпуска работник в день выполнения трудовых обязанностей не считается находящимся в ежегодном оплачиваемом отпуске. Предоставление отгулов за согласие выйти на работу не предусмотрено. Однако неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Нужно отметить, что к такой процедуре, как отзыв из отпуска, прибегают, когда отпуск уже начался. Если предполагаемая дата начала отпуска еще не наступила, но стороны договорились о другом сроке его использования, можно оформить перенос отпуска (ст. 124 ТК РФ).
Также до начала отпуска стороны по соглашению могут разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (часть первая ст. 125 ТК РФ). Продолжительность других частей отпуска не регламентирована и может быть любой. Например, отпуск продолжительностью 28 календарных дней может быть разделен на 15 частей, одна из которых составит 14 дней, а остальные 14 - по 1 дню (смотрите Апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Коми от 16.01.2017 по делу N 33-184/2017). В то же время за короткий срок работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить силы, поэтому чрезмерно отпуск дробить не рекомендуется (письмо Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1).
Работник и работодатель должны согласовать как сам факт разделения отпуска, так и продолжительность каждой части. С инициативой о разделении отпуска на части может выступить любая сторона трудового договора. Однако ни работодатель, ни работник не могут требовать разделения отпуска на части по своему варианту. Если стороны не достигнут соглашения о времени использования и продолжительности каждой части отпуска, то отпуск должен быть предоставлен целиком во время, установленное графиком отпусков (смотрите, например, Апелляционное определение СК по гражданским делам Архангельского областного суда от 20.07.2015 по делу N 33-3347/2015).
Согласно части первой ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска исчисляется в календарных днях. Поэтому часть отпуска может начинаться и оканчиваться в любой день недели. Выходные дни, примыкающие к согласованной сторонами части отпуска, автоматически к ней не присоединяются (письмо Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1).
То есть сторонам не запрещено предусмотреть, что одна из частей отпуска работника составит 14 дней, а других частей отпуска будет несколько и они будут разделены, а в дни, которые работник не будет использовать отпуск, он будет осуществлять свои трудовые обязанности.
В рассматриваемом случае работодателю надлежало принять все меры к тому, чтобы осуществить процедуру приема-передачи материальных ценностей до начала отпуска соответствующего работника. Однако если обстоятельства сложились так, что работнику необходимо присутствовать на работе и исполнять свои трудовые обязанности, работодателю надлежит предложить работнику оформить отзыв из отпуска; либо изначально разделить отпуск на части таким образом, чтобы такое разделение способствовало осуществлению непрерывного рабочего процесса организации и при этом не нарушало право работника на отдых.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Червинская Анастасия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

14 августа 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Управляющий партнер PR-агентства Идеи&Решения Сергей Пархоменко согласен, что оповещение о временном отсутствии — важный шаг на пути подготовки к отпуску.

«Не забудьте предупредить коллег и клиентов о том, что уходите в отпуск и связи с вами не будет, даже если не выключите телефон и собираетесь смотреть почту. Сделать это желательно за неделю и повторить предупреждение за пару дней. Пусть успеют задать вопросы».

Так вы покажете, насколько цените время и усилия клиентов, а также коллег. Людям будет проще сориентироваться, если вы им в этом поможете. В противном случае может пострадать ваш авторитет как специалиста в глазах соседей по офису и контрагентов.

Генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива» Наталья Сторожева предлагает автоматизировать процессы оповещений. «Предупредите клиентов, контрагентов, всех, с кем сотрудничаете, о своем отпуске. Лучше сделать информационную рассылку и настроить переадресацию на личную почту». На рабочем телефоне запишите новый текст для автоответчика с указанием дат начала и окончания отпуска и ответственных лиц, к которым можно обратиться. Функция автоответа есть во многих мессенджерах, электронной почте, в приложениях и соцсетях.

Совет № 2: делегируйте полномочия

Руководитель департамента по работе с персоналом QBF Светлана Белодед рекомендует выделить для этого последние дни перед отпуском.

«В последние рабочие дни стоит четко распределить, какие ежедневные обязанности нужно передать другим сотрудникам компании. Советую делать это в письменной форме с уточнением деталей, которые позволят работникам быстро и безошибочно выполнить новые для себя задачи. Руководители делегируют дела подчиненным, специалисты вводят в курс своих проектов коллег, предупреждая менеджмент о том, кто возьмет на себя текущие функции».

Наталья Сторожева напоминает о важности тщательного планирования того, кому какие дела вы передадите. От этого будет зависеть степень спокойствия на отдыхе. «Качественно передайте дела и информацию коллегам. Составьте список дел и вопросов для контроля, внесите в него значимые контакты. Оставьте четкие инструкции — кому звонить, куда и что передавать. Посвятите последний день работы передаче дел и информации», — комментирует Наталья. Чем более подробные и четкие инструкции вы оставите, тем ниже вероятность того, что по возвращении вы обнаружите аврал на работе.

Если вам ранее не доводилось оставлять дела на попечение коллег, посвятите обучению как можно больше времени.

«Расскажите и покажите, что вы делаете и как. Какое-то задание сделайте вместе, потом пусть коллега выполнит его самостоятельно, а вы проверите результат. Если за день-два до отпуска у вас остаются незавершенные дела, допустимо переложить „текучку“ на коллегу, чтобы сосредоточиться на них», — поясняет руководитель онлайн-школы английского языка EnglishDom Максим Сундалов.

Чем менее осведомлены о ваших обязанностях коллеги, тем раньше начните вовлекать их в работу. После выхода из опуска не забудьте поблагодарить их за помощь.

Читайте тут, какую памятку оставить главбуху подчиненным на время своего отпуска.

Совет № 3: разделите дела на «до» и «после»

Максим Сундалов рекомендует составить список дел и распланировать их заранее: «За пару недель до отпуска составьте перечень рабочих дел, которые необходимо закончить до начала отдыха. Расставьте по ним приоритеты, и в первую очередь беритесь за самые важные». «Текучка» может перейти в ведение замещающих вас коллег или, в крайнем случае, подождать вашего возвращения.

Сергей Пархоменко отмечает и важность планирования послеотпускного рабочего периода. «Еще до отпуска спланируйте первую неделю после него так, чтобы один-два дня провести в офисе с резервом времени на „разгребание“ накопившихся дел. Так вы снизите ощущение неизбежности аврала и спокойнее уйдете отдыхать».

Если вы наделены особыми полномочиями (право подписи, представительство в суде, обязанность приема на работу и увольнения), не забудьте подписать нужные бумаги, чтобы временно наделить необходимыми правами заместителей.

Совет № 4: оставьте контакты для связи

Если не выходить на контакт нельзя, продуктивнее выделять для связи определенные часы. «Тем, кому даже во время отпуска приходится следить за почтой, я рекомендую установить конкретное время для работы со служебной корреспонденцией. К примеру, на письма вы отвечаете один раз в день с 15.00 до 16.00. Нельзя постоянно отслеживать входящие сообщения, стараясь оперативно отвечать на каждое из них», — отмечает Светлана Белодед. Так вы не будете постоянно отвлекаться на рабочие моменты и сможете расслабиться в течение дня.

В случае, когда вы не собираетесь ежедневно выделять время на общение с коллегами и клиентами, оставьте личный номер для экстренной связи доверенному лицу. «Договоритесь, кто из коллег будет знать ваш секретный номер телефона для смс. Но это должен быть человек, который напишет только в крайнем случае и звонить не станет», — предупреждает Максим Сундалов. В противном случае вы рискуете испортить отпуск.

Хотя бы один из каналов связи обязательно нужно оставить. Если произойдет что-то экстренное, и вы не успеете отреагировать, последствия могут быть печальными.

Совет № 5: распланируйте отдых

Максим Сундалов рекомендует подходить к организации отпуска так же серьезно, как и к распределению рабочих вопросов. «Составьте список дел, связанных с отпуском: выбор отеля, покупка билетов, сборы и т. д. Вычеркивая выполненные пункты, легче будет сконцентрироваться на работе. Комфортнее, если самолет или поезд отправляется не вечером последнего рабочего дня, а хотя бы на следующий день. Хорошо, когда в запасе есть время, чтобы без спешки и паники собрать вещи и купить то, что понадобится в дороге», — рассуждает Максим.

Светлана Белодед отмечает, что важно перед отпуском успокоиться и расслабиться: всех дел не переделаешь. «Ответственным сотрудникам кажется, что они должны в последние дни решить все задачи, которые поставлены перед ними или могут возникнуть в ближайшие недели. Но действительно ли настолько важны дела, которые хочется успеть закончить перед отпуском?» Незаменимых людей нет, так что отдыхайте без зазрения совести.

Чтобы постепенно отойти от рабочих мыслей и переключиться на «отпускные», психолог Алина Королева предлагает ввести некие ритуалы. «Вы можете организовать для себя „ужин перед отпуском“, „первый завтрак в отпуске“ и т. д. Любые ритуалы, которые мы организуем для себя, помогают переключаться с одной деятельности на другую». При возникновении мыслей о работе, скажите им «стоп», дайте себе установку на отдых. Концентрируйтесь на новом окружении: запахи, цвета, ощущения — все это помогает отвлечься.

Воспринимайте отпуск не как безделье, а как вашу прямую рабочую обязанность. Чтобы эффективно работать весь год, необходимо хорошо отдохнуть. Вернувшись с новыми силами, вы с большим рвением приступите к делам. Не упускайте шанс расслабиться, ведь отпуск бывает не так часто.

Близится лето, сезон отпусков и оживший кошмар любого руководителя проекта – хронический недостаток человеческих ресурсов, т.к. несмотря на доступность таиландов и прочих этих ваших азий, наши люди упорно любят отдыхать исключительно летом. Конечно, немалую лепту тут вносит и то, что самые длинные школьные каникулы летом, и у людей с детьми школьного возраста нет особого выбора. Но, как говорится, если риска нельзя избежать – его можно смягчить. И внятный и утвержденный процесс передачи дел на время отсутствия – залог успеха.

Путем долгих мытарств и пары приличных шишек на лбу от грабель я для себя вывела следующие правила управления плановыми отпусками проектной команды:

На каждый календарный год ведется график доступности сотрудников, в котором разным цветом помечаются дни отсутствия (командировки, отгулы, прогулы, отпуска, нахождение в дороге и проч.). В цветовую кодировку в том числе заложена информация о том, будет ли человек в это время доступен по почте или по телефону, или он полностью уходит в туман.
Каждый месяц график буквально в течение 15 минут пересматривается, добавляются вновь запланированные активности и отпуска, при необходимости разрешаются конфликты отпусков и делается оценка рисков. Общее правило тут – планировать такие вещи по возможности минимум за 2 месяца. За планирование в периоде между 1 и 2 месяцами – коллективное неодобрение и дополнительная оценка рисков. За планирование меньше чем за месяц – очень детальная оценка рисков, сильное неодобрение и понижение приоритета ухода в отпуск – т.е. те, кто запланировал все в последний момент, в следующий раз не идут в отпуск по умолчанию, если у кого-то тоже намечен отпуск на эти даты и возникает конфликт.
Планируя уход в отпуск, человек «по умолчанию» подписывается на то, что завершит к этому моменту все запланированные на него работы либо передаст их согласованный объем в таком виде, чтобы с ним легко справился другой член команды проекта (это, как правило, относится к кускам работы менеджеров, а не исполнителей). Задачи, отличные от задач контроля, передавать запрещено, в крайнем случае такие кейсы рассматриваются в индивидуальном порядке. Т.е. передать «напиши за меня этот кусок кода» нельзя. Работа по передаче знаний включается в план проекта, но в небольшом объеме (в пределах 2 часов на человека на 1 отпуск более недели). Передача по возможности осуществляется 1-2 людям, реже – больше (сложнее управлять).
Для передачи знаний при уходе готовится так называемые handover – файл в Excel (пробовали в Jira, но не пошло) для каждого назначенного ответственного с указанием перечня задач, контактными лицами, с которыми придется взаимодействовать и их краткими характеристиками. Ответственных сотрудник определяет сам и договаривается с ними сам (просто из соображений адекватности выбора), в особо запущенных случаях, когда какие-то из его задач все брать отказывается – эскалирует на руководителя проекта, и тот назначает ответственного в принудительном порядке.
Бывают кейсы, когда человека приходится в отпуск не пускать, но, как правило, это происходит исключительно из-за ошибок данного конкретного человека и по его собственной вине (не выполнена в срок работа, но не из-за внешних, а из-за внутренних факторов – поленился детально оценить, съездил на неделю на конференцию, пообещав все наверстать, и проч.). Совсем от обид, конечно, не спасает, но возможность ткнуть в процесс и график отпусков очень греет и снимает большую часть претензий. А работа РМа она такая, в том числе – принимать на себя обиды и претензии, главное, чтоб делу не вредило.
Сам процесс в начале каждого проекта в обязательном порядке проговаривается и протоколируется или закрепляется письмом после встречи, чтобы потом не оказалось, что кто-то об этом не знал.

Пример таблички в файле с передачей задач на время отпуска:

Файл 15.02.2016-22.02.2016 – Egorova – Handover2Petrov.xlsx

Project	Type	Action	When	Field Notes(filled by delegate)	Little Black Note
Проект 1	plan	Проконтролировать тщательную подготовку презентаций аналитиков для отчета менеджменту 20.02.2016, спросить архитекторов и поддержку, есть ли у них вопросы по отчетам (чтобы не задавали на самой презентации)	18.02.2016	Тут свои комментарии о выполнении ставит ответственный	Для записок на полях, эдакая «маленькая черная книжечка», в которую ответственный пишет свои претензии по качеству передачи данного дела, например «Не написала, где брать презентации, перерыл весь SharePoint, не надо так».

В поле Type – выпадающий список, в котором новый ответственный может проставить статус done после того, как закроет порученную задачу.

Читайте также: