Как проводить сотрудника в отпуск весело

Опубликовано: 10.05.2024

Как с наибольшей выгодой уйти в долгожданный отпуск? Выгодно ли «дробить» отпуск?

Планирование отпусков на будущий год начинается, как правило, в конце уходящего года при составлении графика отпусков. Насколько выгодно использовать отпуск в месяце с наибольшим количеством праздничных дней? Как продлить количество дней положенного отпуска?

Методика расчета отпускных

Средний дневной заработок для расчета отпускных рассчитывается по формуле (п.10 Положения № 922). При полном отработанном расчетном периоде средний заработок составит:

(Выплаты, включаемые в расчетный период) /12×29,3

Чтобы проанализировать выгодность использования отпуска в различные месяцы года, работнику необходимо понимать правила расчета отпускных (установлены Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», далее по тексту — Положение).

Обозначим основные из них:

отпуск рассчитывается в календарных днях;
в расчетный период включаются 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода работника в отпуск;

Например, сотрудник собирается в отпуск с 17 августа 2020 г. Тогда расчетным период будет время с 1 августа 2019 г. по 31 июля 2020 г.

Если работник трудился в компании менее года, то для него расчетным периодом будет время с даты трудоустройства по месяц, предшествующий месяцу ухода в отпуск. Например, сотрудник собирается в отпуск с 17 августа 2020 г. Дата трудоустройства — 11 января 2020 г. Тогда расчетным периодом будет время с 1 января 2020 г. по 31 июля 2020 г.

определяются выплаты, включаемые в расчет среднего заработка. Например, заработная плата, премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

А к выплатам, не учитываемым при расчете среднего заработка, относятся, например, материальная помощь, оплата обучения, путевок, то есть выплаты социального характера, не предусмотренные системой оплаты труда (Определение ВС РФ от 26.12.2018 г. № 307-КГ18-21657).

Что влияет на размер отпускных?

Итак, исходя из методики расчета отпускных выплат видим, что на размер отпускных оказывают влияние следующие факторы:

1) Наличие премий в расчетном периоде (т.е. период, который берется для расчета отпуска).

Премиальные выплаты у работников сезонного бизнеса (продажа пива, мороженого, стройматериалов) могут различаться в зависимости от времени года. У бухгалтеров, как правило, начисляются премии по итогам сдачи годового отчета.

2) Изменение статуса работника в расчетном периоде.

Работника могут повысить в должности либо перевести на нижеоплачиваемую работу, что может сказаться на величине его среднего заработка.

3) Наличие в отпускном месяце нерабочих праздничных дней;

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст.120 ТК РФ). Например, в самом «богатом» на праздники январе 2020 г., стоимость рабочего дня будет высокой (в январе 2020 г. — 17 рабочих дней), а праздники будут только удлинять отпуск, но не учитываться при расчете отпускных выплат.

Выходные дни (в отличие от нерабочих праздничных дней) подлежат включению в количество календарных дней отпуска и, следовательно, их перенос не влияет на дату окончания отпуска.

Если в периоде отпуска выпадают праздничные дни, то праздничный день прибавляет к отпуску дополнительный нерабочий день.

Отметим, что на объявленные Президентом РФ нерабочие дни 24 июня и 1 июля 2020 г. отпуск работнику не продлевался (Письмо Минтруда от 17.06.2020 г. № 14-1/В-733).

4) Деление на части (так называемое «дробление» отпуска).

Общая продолжительность ежегодного отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, одна из которой должна быть не менее 14 календарных дней (ч.1 ст.125 ТК РФ). В основном, сотрудники ходят в отпуск по 2 недели, чтобы долгое отсутствие работника не отразилось на нормальном ходе работы компании.

«Дробление» отпуска может как увеличивать, так и уменьшать размер отпускных.

«Дробим» отпуск и ищем выгоду

Посчитаем материальную выгоду работника при «дроблении» очередного оплачиваемого отпуска. С материальной точки зрения «дробление» отпуска с захватом максимального количества выходных дней (например, оформление отпуска, начиная с субботы) может незначительно увеличить доход работника. В то же время «дроблении» отпуска на части с учетом только рабочих дней (например, с понедельника по пятницу) позволит отпускнику удлинить дни отпуска, но доход его при этом уменьшается.

Когда выгодно сходить в отпуск?

Сразу отметим, что выгода для работника может заключаться как в увеличении дней отпуска (работник фактически будет больше отдыхать), так и в максимальной сумме отпускных выплат. Конечно, работнику хочется совместить оба фактора и в каждом конкретном случае можно выбрать для себя оптимальный вариант.

При планировании месяца отпуска работнику важно учитывать наличие премий (или увеличение оклада и других выплат), пик которых приходился бы на период, включаемый в расчет среднего заработка.

Однако премия премии рознь. Как мы уже отмечали, выплата премий в связи с юбилейной датой и т.п. (не являющиеся частью системы оплаты труда), не будут учитываться в расчете среднего заработка.

Разовые выплаты за выполнение работникам определенных производственных показателей учитываются в полном объеме (Письмо Минтруда РФ от 10.07.2003 г. № 1139-21). Поэтому работнику выгодно, чтобы такая единовременная выплата попала в расчетный период.

Учет производственных премий имеет свои нюансы. Например, в расчетном периоде за один и тот же показатель работнику начислено шесть ежеквартальных премий. Работник полагает, что все премии войдут в расчет среднего заработка, ведь они попадают в расчетный период. Но по правилам расчета отпускных (п.15 Положения) включить в расчет среднего заработка можно не более 4 ежеквартальных премий за один и тот же показатель.

А если работнику в расчетном периоде начислено за один и тот же показатель 14 ежемесячных премий, то учесть при расчете среднего заработка можно только 12 премий.

Какие взять в расчет премии, если их размер разный?

Порядок включения премии в расчет среднего заработка (последнюю начисленную или большую по величине) прописывается в локальном документе компании (например, Положении о премировании сотрудников) либо устанавливается отдельным приказом руководителя компании. Поэтому работник должен поинтересоваться порядком начисления премий в своей компании (как минимум работника должны ознакомить с ЛНА компании).

Особый порядок установлен для годовых премий, которые выплачиваются за предшествующий календарный год. Премия по итогам работы за год, начисленная за предшествующий событию календарный год, учитывается независимо от времени их начисления.

Итак, путем анализа отпускных расчетов можно сделать следующий вывод: ежегодно оплачиваемый отпуск выгоднее планировать в месяце с наибольшим количеством рабочих дней (т.е. с наименьшим количеством праздничных нерабочих дней). А такие месяцы, как январь, февраль, май лучше отрабатывать полностью. Такой вывод верен в общем случае. Но не стоит забывать о влиянии таких факторов, как наличие в расчетном периоде больничных, отпусков без сохранения заработной платы, премий, увеличение оклада работника.

С материальной точки зрения работнику выгоднее всего отдыхать в июле и декабре 2020 г., поскольку в них больше всего рабочих дней (23 рабочих дня).

Если же работника не интересует материальная сторона вопроса, а хочется «захватить» как можно больше отпускных дней, то выгоднее брать отпуск в мае 2020 г. (например, с 6 мая 2020 г.), а на период 2021 года — январь.

Извлекаем выгоду при уходе в отпуск

Работнику при планировании отпуска:

1) выгодней с материальной стороны использование отпуска с наибольшим количеством рабочих дней и, наоборот;

2) при «дроблении» отпуска на части с учетом только рабочих дней отпускные дни удлиняются, но при этом доход работника уменьшается. И, наоборот, использование отпуска с максимальным количеством выходных дней (например, начиная с субботы), увеличивает размер отпускных выплат;

3) если в расчетном периоде у работника были премиальные выплаты, то размер отпускных будет больше. Поэтому работнику выгоднее, чтобы большие премии попали в расчетный период.

Как правило, при планировании отпуска работник учитывает цены на курортах в это время. В пик туристического сезона (а работнику выгодно по деньгам ходить в отпуск в июле, т.к. максимальное количество рабочих дней) и цены на путевки будут выше.

Если у вас остались вопросы или вы столкнулись с проблемой подбора персонала, обращайтесь к специалистам компании «РосКо». Они будут рады не только проконсультировать вас по теме, но и помогут найти квалифицированных сотрудников для вашего бизнеса.

Почему-то многие руководители считают подвигом не ходить в отпуск годами. Как так - бросить любимое дело на целые 2 недели! Да без меня тут все встанет, работники набедокурят и я приеду к развалинам. Это безответственно! На самом деле безответственно так думать. А еще - замыкать все на себя и делать уход в отпуск технически невозможным. Наша сегодняшняя статья о том, как организовать бизнес процессы таким образом, чтобы ездить в отпуск со спокойной душой.

Начните с системных моментов

Если уход начальника ведет за собой нарушение в работе всего бизнеса - это системная ошибка. Быть незаменимым конечно, круто, но это только в теории. На практике ничего, кроме проблем, эта незаменимость не принесет. Напротив, нужно стараться сделать так, чтобы все работало без вас. Если чувствуете, что замкнули на себя слишком много рабочих процессов и без вас в них никто не разберется - начинайте с системных изменений. Иначе вы не сможете оставить бизнес и на полдня, не говоря уже об отпуске:

научитесь делегировать полномочия. Это не просто полезная привычка - это необходимость. Один человек физически не сможет тащить все на себе, как бы он ни был талантлив. Большинство успешных людей не пытались все сделать сами, а создавали классную команду и грамотно делегировали полномочия;

Уровни делегирования полномочий

научитесь доверять сотрудникам. Еще один бич некоторых руководителей - недоверие подчиненным. Дескать, за ними глаз да глаз, а стоит отвернуться - обязательно накосячат. Если вы так думаете, то либо вы плохой руководитель, либо у вас плохая команда. В грамотно сформированном коллективе работники сами знают, что им делать и делают это без постоянного контроля со стороны;
назначьте штатного заместителя. Это если штат большой. Но даже когда в вашей команде работает пара человек, все равно среди них должен быть тот, кто может заменить вас на время;
сделайте доступной информацию. Представьте себе ситуацию: вы уезжаете в отпуск, а у заместителя нет даже номеров телефонов поставщиков, чтобы заказать товар. Так делать не нужно. Это не какие-то там секретные данные, чтобы хранить их в секрете. Доступ к нужной информации должен быть у всех, кому это может понадобиться.

Это были системные моменты. Если не сделать то, о чем мы написали, то коллектив будет страшно оставить и на полчаса. Большинство систем менеджмента, пришедших к нам с запада подразумевают полную и безболезненную взаимозаменяемость сотрудников, в том числе и руководителей высшего звена. В идеале любой квалифицированный специалист может заменить коллегу, не вникая неделями в особенности его работы.

Что сделать непосредственно перед отпуском

Даже если все работает как часы и без вас, к уходу в отпуск нужно подготовиться. Все-таки не на день уезжаете. Вот список рекомендаций, что нужно сделать перед отпуском.

Назначьте вместо себя исполняющего обязанности

Обычно это штатный заместитель, если он есть. Но это, скорее, относится к большим коллективам с разветвленной структурой: директор, заместители, отделы с начальниками, бухгалтерия, отдел кадров и так далее. Если всего этого нет - делайте замом напарника по бизнесу. При назначении заместителя соблюдайте следующие правила:

назначение оформляйте письменно. Обычно это делается в форме приказа по организации;
известите сотрудников о том, что уходите в отпуск, а во время вашего отсутствия они будут подчиняться заместителю;
ознакомьте с приказом всех лиц, которых он затронет. Это сам ИО и все, кто будет ему подчиняться;
проработайте юридическую и правовую сторону вопроса. Если заместитель будет подписывать за вас документы - наделите его правом подписи и выдайте печати организации. Нужны доверенности для действий в качестве законного представителя - заранее сходите к нотариусу и напишите необходимые бумаги.

За два-три дня до ухода в отпуск пройдитесь с заместителем по отделам и расскажите, на что обратить внимание, пока вы в отпуске. Пробегитесь по неотложным делам, которые нужно сделать в первую очередь. Это могут быть срочные звонки, заявки, налоговые дела и так далее. Будет просто идеально, если вы составите список срочных дел. Так заместителю будет проще ориентироваться в сроках и он ничего не забудет. Можно расписать дела на листе бумаги, а можно в документе на компьютере и даже в виде сообщения в социальных сетях или электронного письма. Делайте, как удобно.

Принципы планирования: квадрат Эйзенхауэра

Сделайте максимум дел наперед

Перед уходом в отпуск постарайтесь закрыть большинство рабочих вопросов. Это облегчит жизни и вам, и заместителю, и коллективу. Если вы такой виртуоз, что этого делать не нужно - поздравляем, руководитель из вас, что надо. Но обычно бывает по другому и лучше перед отпуском разгрести максимум дел. Не забывайте: у заместителя есть еще и прямые обязанности. Работы у человека будет в два раза больше - это как минимум. Не нужно, чтобы он тратил время на рутину.

Мы не говорим о том, что нужно с головой уйти в текучку и постараться переделать ее всю. Скорее, речь идет о начатых, но не завершенных проектах и делах. С текучкой вполне справится и заместитель. В крайнем случае, ее можно вообще отложить на потом и доделать по приходу из отпуска. А вот важный контракт с корпоративным покупателем, который вот-вот будет подписан, откладывать не нужно. Такие вещи необходимо доводить до логического завершения. На переправе коней не меняют. Пока заместитель вникает в суть вопросов и разбирается, что тут к чему, отпуск может закончиться.

Предупредите об уходе партнеров и контрагентов

Незадолго до того, как уйти в отпуск, сообщите об этом всем заинтересованным лицам. Это могут быть партнеры по бизнесу, поставщики, арендодатель, словом, все, кому вы можете понадобиться. Дайте номер телефона исполняющего обязанности - пусть отдувается.

Предупредить коллег можно как угодно: обзвонить, разослать электронные письма или написать в мессенджерах. Если этого не сделать, будет неудобно и вам, и им. Люди будут делать двойную работу, а вас задергают звонками, пока летите на параплане над Средиземным морем. Да еще и на роуминге разоритесь.

В общем, предупредите всех по максимуму. Сами знаете: пока сидишь в офисе - ни одного звонка за 2 недели. Телефон молчит, почта - тоже. Но стоит на пару часов выключить телефон, пока сидишь в кинотеатре - вы становитесь жизненно необходимым всем и сразу. 30 пропущенных вызовов, в том числе от тех, кто не звонил несколько месяцев. Не предупредите партнеров о своем уходе в отпуск - будет примерно то же самое.

Если партнеры ждут от вас выполнения каких-либо работ, а дедлайны выпадают на то время, пока вы находитесь в отпуске - предупредите о переносах сроков. Если такое, конечно, вообще возможно.

Распределите свою работу между сотрудниками

Несмотря на то, что за вас будет трудиться заместитель, нужно поручить часть обязанностей и другим работникам. Поверьте: исполняющий обязанности не успеет делать все. У него полным-полно своей работы, а тут еще ваша. Не взваливайте все на одного человека. Вообще функция заместителя больше административная. У него нет задачи пахать за двоих, пока вы греете косточки под пальмами. Главное, что он должен делать - это руководить рабочим процессом.

Схема распределения ролей в команде

Поэтому основная задача - максимально разгрузить заместителя от рутины и текучки. Все это вполне могут сделать другие люди. Проще всего лично обойти подчиненных и раздать им задания на то время, пока вы в отпуске. Пусть начальник отдела продаж займется поставщиками, бухгалтер вполне может провести собеседование с новыми сотрудниками и так далее.

Отложите все, что можно отложить

Не все дела имеют одинаковую значимость и ценность. Будет, как минимум, странно, если вы поручите за время отпуска провести ремонт в своем кабинете. Это вполне может и подождать вашего возвращения. Нет, не буквально, конечно. Если не хотите дышать краской, возможно, ремонт во время отпуска - самое то. Мы говорим о принципе. Если задачи не срочные и не особенно важные - не нужно поручать их выполнить, пока вы отдыхаете.

В небольшом коллективе уход даже одного человека очень сильно заметен, тем более, если это руководитель. Нагрузка на сотрудников увеличивается, поэтому второстепенные задачи легко можно принести в жертву. На время, разумеется. Приедете из отпуска - доделаете.

Правда, увлекаться здесь не стоит, а то по возвращению придется долго разгребать отложенные на потом дела, которые накопятся, как снежный ком.

Не начинайте новые проекты перед отпуском

Кроме тех, которые вы успеете довести до конца или перенести. Но не забывайте о здравом смысле: если в руки плывет выгодный контракт, им лучше начать заниматься в любом случае. Бывает, и такое, что такая сделка будет потом кормить вас всю оставшуюся жизнь. Ради такого можно и отпуском пожертвовать.

Правильно выбирайте время отпуска

Работа в течение года, как правило, нестабильна. Даже если вы торгуете товарами, не зависящими от сезона и времени года, все равно есть периоды затишья и активной движухи. Не говоря уже о сезонном бизнесе, когда основная выручка делается, например, в летние месяцы.

Так вот, старайтесь уходить в отпуск в периоды максимального затишья, когда работы по-минимуму. Например, если у вас интернет-магазин снегоуборочной техники, то летом наступает мертвый сезон, когда продажи минимальны. Именно на это время лучше всего планировать отпуск. Это касается не только вас самих, но и сотрудников. Остаться без менеджеров по продажам в разгар сезона - такая себе перспективка.

Пример планирования отпуска

Как структурировать время, находясь в отпуске

Предупредим сразу: руководители отдыхают совсем не так, как их подчиненные. Так или иначе, на связи быть придется. Но это не значит, что нужно весь отпуск провисеть на телефоне, постоянно решая рабочие вопросы. Если это случилось, значит, что-то организовано не так. Вот несколько полезных советов, которые с успехом используют многие опытные предприниматели:

определите время созвона. Пусть это будет, скажем, 9 часов утра по московскому времени. Раньше или позже этого часа звонить вам нельзя, за исключением внештатных ситуаций. Или вообще договоритесь, что звонить будет вы, а не вам. Предупредите сотрудников, чтобы не прыгали через голову. Пусть решают вопросы с заместителем. Если надо - пусть вам звонит он, а не сотрудник, у которого возник вопрос;
если собираетесь работать в отпуске - делайте это по графику. Например, 2 часа в день, с 13:00 до 15:00 - работа. Но лучше, конечно, не работать совсем;
не собираетесь выходить на связь вообще или с ней могут быть проблемы? Предупредите об этом заранее. Пусть на вас не рассчитывают и принимают решения сами.

Заключение

Предприниматели по-разному относятся как к отпуску вообще, так и к работе во время отдыха. Например, основатель Facebook Марк Цукерберг вообще не любитель отдыхать и очень редко ездит в отпуска - раз в несколько лет. А Олег Тиньков говорит, что в отпуска ездит часто, но во время отдыха все равно думает о работе, иногда даже больше, чем в офисе.

Какая модель отдыха подойдет для вас - решайте сами. Главное помните: качественный отдых помогает расслабиться и посмотреть на многие вопросы другими глазами. Отдыхайте правильно!

Когда тур на отдых выбран, а заявление на отпуск написано, настает благостное время ожидания заслуженного релакса. Это время можно использовать рационально — спланировать все предотпускные дела так, чтобы войти в расслабленный режим правильно, без оглядок на незавершенные проекты, незакрытые долги и не купленные вовремя пляжные сланцы. В общем, первым делом нужно составить чек-лист — что не забыть сделать за оставшиеся одну/две/три недели до отпуска. Что мы с вами сейчас и сделаем!

НА РАБОТЕ

Первое и самое главное — готовиться к отпуску надо с удовольствием. Смените заставку на рабочем столе — на горы, море, солнце, пляжи, фрукты. Словом, на то, что вам «отзывается». Разберите завалы на столе и в столе. На место разобранных рабочих папок положите, например, ракушки, которые вы собирали на рассвете на одном из пляжей Средиземного моря. Или любой другой сувенир, привезенный из предыдущих поездок. Эти вещи будут навевать вам приятные воспоминания, настраивая на нужный лад.

Проанализируйте все ваши рабочие процессы — какие проекты вы успеете завершить до отпуска, а реализацию каких стоит перенести уже на после. Спланируйте время на каждый проект, который вы хотите успеть выполнить да оставшийся срок. Составьте четкий план и строго его придерживайтесь, чтобы не уйти в отпуск с «долгами». Вы же не хотите, чтобы мысли о недоделках отравляли вам благостное время отдыха?

Если ваша работа связана с контактами с людьми, напишите письма всем своим клиентам и партнерам — предупредите, что вас не будет в офисе в таких-то числах и перенаправьте их к специалисту, который будет заменять вас на время отпуска. Клиенты не должны с вашим уходом «повиснуть в воздухе».

ПО СПИСКУ!

Если вы планируете провести отпуск в городе, заранее составьте список дел, мест, развлечений, которые вы хотите сделать, посетить и попробовать. Например, сходить в музей, съездить на экскурсию, посетить SPA-центр или прогуляться по Лошицкому парку. Лучше всего завести мини-блокнот и носить его с собой — так в любой момент вы сможете вписать новый пункт, как только он всплывет в памяти. Так вы точно не упустите ни одного важного для себя момента, а к началу отдыха у вас будет в руках уже готовый план действий.

Заодно можно вписать книги, которые вы давно хотели прочесть, и фильмы, которые вы давно хотели посмотреть.

Если вы купили турпутевку, блокнот под рукой вам также пригодиться, причем сразу для двух списков. В первый нужно вносить вещи, которые нельзя забыть взять с собой и которые нужно еще докупить — новый чемодан, средство для загара, лекарства для дорожной мини-аптечки (пантенол, уголь, обезболивающие, пластырь, средства от укачивания). Во второй список нужно вносить все планы на поездку — куда сходить, что посмотреть, что купить на месте. После, руководствуясь вторым списком, вы сможете составить свой идеальный экскурсионный маршрут в стране отдыха. Ваше время будет распланировано — вы наверняка ничего не упустите!

Важный момент — проверка всех личных документов перед отпуском. Проверьте, чтобы паспорт был не старше 10 лет, если вы планируете выехать за пределы Таможенного Союза. Возможно, вам нужно решить какие-то визовые вопросы — на это тоже нужно время, позаботьтесь об этом заранее. Если вы едете на отдых с ребенком, позаботьтесь о разрешающих на выезд документах. Не забудьте и о страховках на время поездки.

ДОМ В ПОРЯДКЕ

Если вы отправляетесь на отдых всей семьей сроком более чем на 10 дней, вы можете претендовать на пересчет квартплаты. Для этого вам нужно будет заранее написать заявление в ЖЭС с указанием дат отсутствия в жилье, а после возвращения в 7-дневный срок принести подтверждающие документы: именные билеты на транспорт, паспорт с отметкой о пересечении границы, счет из гостиницы, справка из санатория или садового товарищества/сельского совета (если вы на время отпуска укатили всей семьей на дачу).

Кстати, все счета перед отпуском лучше погасить заранее — оплатить жировку, внести платеж по кредиту (если он у вас есть), совершить все текущие платежи. Так вы будете гораздо вольнее в распоряжении средствами на отдыхе — вы будете знать, что все долги закрыт и по возвращении вас не ждут неоплаченные счета.

Не лишним будет перед поездкой навестить врачей, чтобы убедиться, что никаких неожиданностей на отдыхе вам ждать не придется. Можно посетить стоматолога, аллерголога, дерматолога. Оцените ваши зоны риска и позаботьтесь о здоровье заранее.

Еще одна хлопотная, но впоследствии приятная бытовая хитрость — уборка квартиры. Если до отпуска понемногу разобрать все вещи, постирать, убрать хорошенько во всех уголках, то из отдыха вы вернетесь в идеально чистый и уютный дом. Ну, разве это не приятно?

Вот, кстати, разбор вещей — тоже дело перед отпуском нужное и важное. Вы сразу же увидите, какая одежда уже отжила свое и какие обновки нужно приобрести для отдыха.

ДОМАШНИЕ ПИТОМЦЫ

Дальше стоит заранее подумать о домашних питомцах. Куда пристроить кота или собаку? Просить друзей поухаживать за ними или отдать в гостиницу для животных? А как быть с домашними растениями? Если у вас нет надежной подруги, которая могла бы приходить их поливать, можно налить в ванну немного воды и поставить горшки в нее. До вашего возвращения зеленые обитатели квартиры благодаря этой хитрости должны дотянуть.

РОУМИНГ

Пополните счет своего мобильного телефона перед поездкой — мало ли какие ситуации могут случиться за границей, а роуминг нынче дорогой. Обезопасьте себя заранее от ситуации, когда нужно нервно бегать в попытке найти способ позвонить домой или на работу.

Представьте себе среднестатистического офисного работника, который устал от серости, слякоти, бубнежа начальника, жалоб коллег, трезвонящего телефона, виснущего компьютера и тесной рубашки. Он решает: пора в отпуск. Спешим его остановить. Решения надо принимать не эмоциями, а здравым смыслом и чётким расчётом. Если отпуск взят невовремя, можно потерять значительную часть заработка. Рассказываем, почему расчётливые работники не берут отпуск в начале года и майские праздники.

_{Чтобы наслаждаться отпуском, не просчитайся. Фото: yandex.ru}

отпускные не равны зарплате;
отпускные — не прибавка к зарплате, а её часть, которая выплачивается заранее.

Без долгих рассуждений перейдём к главному — подсчёту отпускных. Общая формула выглядит так:

отпускные = среднедневной заработок * количество дней отпуска

Дальше нас интересует среднедневной заработок. Если на протяжении года доход не менялся, например, вам платят только оклад без премий и прочих надбавок, то можно разделить ежемесячную зарплату на 29,3 (среднее количество дней в месяце).

Как посчитать среднедневной заработок

Если доход в течение месяца менялся, а также были пропуски (больничный, отпуск и т. д. ), то придётся посчитать, применив формулу:

среднедневной заработок = доход за расчётный период/количество отработанных дней

Расчётный период — год, предшествующий месяцу отпуска. Например, Марина берёт отпуск с 15 по 21 февраля 2021 года. Расчётный период — 1 февраля 2020 по 31 января 2021. Никаких премий девушка не получала, только оклад 30 000 рублей. За год она заработала 360 000 рублей. Это и есть доход за расчётный период.

В количество отработанных дней включается время фактической работы, выходные, праздники и дни отпуска за свой счёт, если их было менее 14.

Из количества отработанных дней исключаются отпускные, больничные, простой по вине работодателя и прочие случаи, когда человек не работал с сохранением зарплаты.

В августе 2020 года Марина брала отпуск на 14 дней, а в октябре — больничный на 7 дней.

Посчитаем количество отработанных дней в расчётном периоде.

Количество полных отработанных месяцев — 10. Количество дней в месяцах, которые отработаны не полностью. Считаем по формуле:

(общее количество дней в месяце — количество неотработанных дней)/общее количество дней в месяце*29,3

Количество отработанных дней=10месяцев*29,3+16+22,7=331,7

Среднедневной заработок=360 000/331,7=1 085,7

Марина идёт в отпуск на 7 дней, значит, она получит 7 599 рублей.

Зарплата после отпуска обидно маленькая

Девушка отдохнула, потратила отпускные, но ещё не видела своей зарплаты за февраль. Давайте посчитаем её, чтобы понять, выгодно ли Марина сходила в отпуск.

_{Марина просчиталась с отпуском. Фото: clearbody.org}

Уточним, что в 2021 году зарплата у Марины поднялась на 5 000 рублей. Сейчас она получает 35 000 рублей.

Зарплата за февраль будет расчитана из фактически отработанных дней. Заметим, что месяц короткий — стоимость одного рабочего дня выше.

Считаем зарплату:

35 000 (оклад)/19 (количество рабочих дней в месяце)*13 (количество фактически отработанных дней)=23 947 рублей.

В общей сложности Марина получила 31 546 рублей.

Оклад в феврале 35 000 рублей. Девушка потеряла на отпуске 3 500 рублей.

Это случилось по нескольким причинам:

в расчётный период вошли месяцы с небольшой зарплатой;
февраль короткий месяц, поэтому стоимость одного дня выше.

В идеале Марине надо было брать отпуск в конце лета — осенью и выбирать месяц, где 31 день. Например, август или октябрь.

Когда отпуск становится убыточным?

Невыгодно захватывать отпуском официальные праздники. Они увеличивают продолжительность отдыха, но в расчёт отпускных не включаются. Представим, что Марина взяла отпуск с 11 по 24 января. Она будет отдыхать почти целый месяц и при этом сохранит часть отпуска.

Среднедневной заработок — 1085,6 (исходные данные не менялись, поэтому мы взяли результат предыдущих вычислений). Отпускные — 1085,6*14=15 198,4 рублей.

Зарплата за фактически отработанные 5 дней — 11 666 рублей.

В общей сложности Марина за январь получит 26 864 рубля при окладе 35 000 рублей.

Если брать 14 дней отпуска в марте, то Марина получит 15 198,4 рубля отпускных и 19 080 рублей зарплаты. Итого: 34 278 рублей.

Можно заработать на отпускных?

Заработать на отпускных получится, если брать в качестве отпуска выходные дни. Так вы будете получать зарплату за те дни, что обычно не оплачиваются.

Например, если Марина возьмёт в качестве отпуска 20 и 21 марта (суббота и воскресенье), то получит зарплату на 2 000 больше. Закон не запрещает так делать, но манёвр придётся согласовывать с работодателем. Все 28 дней отпуска выбрать таким способом не получится. Минтруд считает, что это не соответствует трудовому законодательству.

Однако, если у вас накопились неиспользованные дни отпуска за предыдущие годы, и работодатель настаивает, чтобы вы их отгуляли — берите в счёт выходных. При этом подбирайте расчётный период так, чтобы в него вошли месяцы с наибольшей зарплатой.

Наши умозаключения справедливы для работников, которые получают оклад. Если вы работаете сдельно, например, в торговле, то логика может быть другой. Отпуск в мае может оказаться прибыльным, потому что в расчёт отпускных попадёт период высоких новогодних зарплат. При этом торговля в мае обычно вялая, соответственно, зарплата низкая.

Одним словом, перед отпуском посчитайте, сколько вы получите за этот месяц денег.

Серые зарплаты

Важное уточнение — расчёт отпускных делается только с официальной части зарплаты. Если вы получаете 13 000 рублей на карту и 20 000 рублей в конверте, то отпускные будут расчитыватьяс от 13 000 рублей.

Впрочем, возможен вариант, что руководитель компании добавит несколько тысяч «от себя», чтобы не было обидно.

Управляющий партнер PR-агентства Идеи&Решения Сергей Пархоменко согласен, что оповещение о временном отсутствии — важный шаг на пути подготовки к отпуску.

«Не забудьте предупредить коллег и клиентов о том, что уходите в отпуск и связи с вами не будет, даже если не выключите телефон и собираетесь смотреть почту. Сделать это желательно за неделю и повторить предупреждение за пару дней. Пусть успеют задать вопросы».

Так вы покажете, насколько цените время и усилия клиентов, а также коллег. Людям будет проще сориентироваться, если вы им в этом поможете. В противном случае может пострадать ваш авторитет как специалиста в глазах соседей по офису и контрагентов.

Генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива» Наталья Сторожева предлагает автоматизировать процессы оповещений. «Предупредите клиентов, контрагентов, всех, с кем сотрудничаете, о своем отпуске. Лучше сделать информационную рассылку и настроить переадресацию на личную почту». На рабочем телефоне запишите новый текст для автоответчика с указанием дат начала и окончания отпуска и ответственных лиц, к которым можно обратиться. Функция автоответа есть во многих мессенджерах, электронной почте, в приложениях и соцсетях.

Совет № 2: делегируйте полномочия

Руководитель департамента по работе с персоналом QBF Светлана Белодед рекомендует выделить для этого последние дни перед отпуском.

«В последние рабочие дни стоит четко распределить, какие ежедневные обязанности нужно передать другим сотрудникам компании. Советую делать это в письменной форме с уточнением деталей, которые позволят работникам быстро и безошибочно выполнить новые для себя задачи. Руководители делегируют дела подчиненным, специалисты вводят в курс своих проектов коллег, предупреждая менеджмент о том, кто возьмет на себя текущие функции».

Наталья Сторожева напоминает о важности тщательного планирования того, кому какие дела вы передадите. От этого будет зависеть степень спокойствия на отдыхе. «Качественно передайте дела и информацию коллегам. Составьте список дел и вопросов для контроля, внесите в него значимые контакты. Оставьте четкие инструкции — кому звонить, куда и что передавать. Посвятите последний день работы передаче дел и информации», — комментирует Наталья. Чем более подробные и четкие инструкции вы оставите, тем ниже вероятность того, что по возвращении вы обнаружите аврал на работе.

Если вам ранее не доводилось оставлять дела на попечение коллег, посвятите обучению как можно больше времени.

«Расскажите и покажите, что вы делаете и как. Какое-то задание сделайте вместе, потом пусть коллега выполнит его самостоятельно, а вы проверите результат. Если за день-два до отпуска у вас остаются незавершенные дела, допустимо переложить „текучку“ на коллегу, чтобы сосредоточиться на них», — поясняет руководитель онлайн-школы английского языка EnglishDom Максим Сундалов.

Чем менее осведомлены о ваших обязанностях коллеги, тем раньше начните вовлекать их в работу. После выхода из опуска не забудьте поблагодарить их за помощь.

Читайте тут, какую памятку оставить главбуху подчиненным на время своего отпуска.

Совет № 3: разделите дела на «до» и «после»

Максим Сундалов рекомендует составить список дел и распланировать их заранее: «За пару недель до отпуска составьте перечень рабочих дел, которые необходимо закончить до начала отдыха. Расставьте по ним приоритеты, и в первую очередь беритесь за самые важные». «Текучка» может перейти в ведение замещающих вас коллег или, в крайнем случае, подождать вашего возвращения.

Сергей Пархоменко отмечает и важность планирования послеотпускного рабочего периода. «Еще до отпуска спланируйте первую неделю после него так, чтобы один-два дня провести в офисе с резервом времени на „разгребание“ накопившихся дел. Так вы снизите ощущение неизбежности аврала и спокойнее уйдете отдыхать».

Если вы наделены особыми полномочиями (право подписи, представительство в суде, обязанность приема на работу и увольнения), не забудьте подписать нужные бумаги, чтобы временно наделить необходимыми правами заместителей.

Совет № 4: оставьте контакты для связи

Если не выходить на контакт нельзя, продуктивнее выделять для связи определенные часы. «Тем, кому даже во время отпуска приходится следить за почтой, я рекомендую установить конкретное время для работы со служебной корреспонденцией. К примеру, на письма вы отвечаете один раз в день с 15.00 до 16.00. Нельзя постоянно отслеживать входящие сообщения, стараясь оперативно отвечать на каждое из них», — отмечает Светлана Белодед. Так вы не будете постоянно отвлекаться на рабочие моменты и сможете расслабиться в течение дня.

В случае, когда вы не собираетесь ежедневно выделять время на общение с коллегами и клиентами, оставьте личный номер для экстренной связи доверенному лицу. «Договоритесь, кто из коллег будет знать ваш секретный номер телефона для смс. Но это должен быть человек, который напишет только в крайнем случае и звонить не станет», — предупреждает Максим Сундалов. В противном случае вы рискуете испортить отпуск.

Хотя бы один из каналов связи обязательно нужно оставить. Если произойдет что-то экстренное, и вы не успеете отреагировать, последствия могут быть печальными.

Совет № 5: распланируйте отдых

Максим Сундалов рекомендует подходить к организации отпуска так же серьезно, как и к распределению рабочих вопросов. «Составьте список дел, связанных с отпуском: выбор отеля, покупка билетов, сборы и т. д. Вычеркивая выполненные пункты, легче будет сконцентрироваться на работе. Комфортнее, если самолет или поезд отправляется не вечером последнего рабочего дня, а хотя бы на следующий день. Хорошо, когда в запасе есть время, чтобы без спешки и паники собрать вещи и купить то, что понадобится в дороге», — рассуждает Максим.

Светлана Белодед отмечает, что важно перед отпуском успокоиться и расслабиться: всех дел не переделаешь. «Ответственным сотрудникам кажется, что они должны в последние дни решить все задачи, которые поставлены перед ними или могут возникнуть в ближайшие недели. Но действительно ли настолько важны дела, которые хочется успеть закончить перед отпуском?» Незаменимых людей нет, так что отдыхайте без зазрения совести.

Чтобы постепенно отойти от рабочих мыслей и переключиться на «отпускные», психолог Алина Королева предлагает ввести некие ритуалы. «Вы можете организовать для себя „ужин перед отпуском“, „первый завтрак в отпуске“ и т. д. Любые ритуалы, которые мы организуем для себя, помогают переключаться с одной деятельности на другую». При возникновении мыслей о работе, скажите им «стоп», дайте себе установку на отдых. Концентрируйтесь на новом окружении: запахи, цвета, ощущения — все это помогает отвлечься.

Воспринимайте отпуск не как безделье, а как вашу прямую рабочую обязанность. Чтобы эффективно работать весь год, необходимо хорошо отдохнуть. Вернувшись с новыми силами, вы с большим рвением приступите к делам. Не упускайте шанс расслабиться, ведь отпуск бывает не так часто.

Читайте также: