Как рассчитать резерв отпусков на 2021 год пример

Опубликовано: 17.09.2024

Дата публикации 19.03.2021

В бюджетном учреждении установлена ежегодная периодичность уточнения резерва предстоящих расходов. Размер резерва рассчитывается путем умножения среднедневного заработка по учреждению по состоянию на отчетную дату (1 января) и количества дней отпуска, право на который заработано всеми работниками по состоянию на эту дату. Резерв предстоящих расходов формируется раздельно по каждому работнику. В декабре 2020 года сформирован резерв на оплату отпусков. В марте 2021 года работник идет в отпуск. В какой сумме принять обязательства за счет 401 60 и 401 20 (109 00) при начислении отпуска?

1. Иванов И.И., сформирован резерв 10 к.д. × 1000 руб. среднедневной заработок = 10 000 руб.

Отпуск с 10.03 по 12.03 = 3 к.д. × 1200 руб. среднедневной заработок = 3600 руб.

2. Петров И.И., сформирован резерв, 10 к.д. × 1000 руб. среднедневной заработок = 10 000 руб.

Отпуск с 01.03 по 21.03 = 20 к.д. × 800 руб. среднедневной заработок = 16 000 руб.

В целях равномерного отнесения расходов на финансовый результат деятельности учреждение создает резерв предстоящих расходов (п. 302.1 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее - Инструкция № 157н). Это правило относится к расходам на предстоящую оплату отпусков за фактически отработанное время, выплату компенсаций за неиспользованные отпуска, в т.ч. при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудников учреждения.

Для формирования резервов предстоящих расходов предназначен счет 401 60. В отношении сформированных резервов в п. 302.1 Инструкции № 157н предусмотрены следующие ограничения:

резерв должен использоваться на покрытие тех затрат, в отношении которых он был изначально создан;
расходы, в отношении которых сформирован резерв предстоящих расходов, признаются в учете за счет суммы резерва.

Порядок формирования резервов (виды резервов, методы оценки обязательств, дата признания в учете и т.д.) учреждение устанавливает в учетной политике. Таким образом, учреждение самостоятельно определяет, с какой периодичностью формировать (корректировать) резерв.

В рассматриваемом случае в первой ситуации в 2021 г. сотруднику положено 10 дней отпуска за счет сформированного резерва. Сумма созданного резерва составила 10 000 руб. В марте сотрудник уходит в отпуск на 3 дня. При этом сумма среднедневного заработка для расчета отпускных превышает сумму среднедневного заработка, по которому была рассчитана сумма резерва. Сумма отпускных за 3 дня составила 3600 руб.

Отпускные за счет резерва начисляются в пределах сумм ранее начисленного резерва. Соответственно, сумма отпускных за 3 дня (3600 руб.) должна быть начислена за счет резерва в полном объеме, т.е. отнесена на счет 401 60.

Однако если сотрудник в текущем году решит отгулять отпуск в полном объеме (оставшиеся 7 дней, начисленные за счет резерва), суммы резерва для начисления отпускных может не хватить.

Если сумма резерва меньше суммы отпускных, на разницу отражаются расходы текущего финансового года (приложение 2 к письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998). Сумма превышения начисленных отпускных над суммой резерва относится на счет 401 20 (109 ХХ).

Во второй ситуации резерв на оплату отпусков сформирован, исходя из 10 дней неиспользованного отпуска, при этом сотруднику в текущем году предоставлено 20 дней отпуска. Очевидно, сотруднику предоставляются дни отпуска за фактически не отработанный период (авансом).

В ситуации, кода в текущем отчетном периоде сотруднику предоставлен очередной отпуск, но он фактически не отработал период, за который начислены отпускные, эти суммы отражаются по дебету соответствующих аналитических счетов счете 401 50 в корреспонденции со счетом 302 00 (письма Минфина России от 05.06.2017 № 02-06-10/34914, от 09.11.2016 № 02-06-10/65506).

По мере того, как сотрудник отработает время, за которое предоставлен отпуск авансом, затраты на счете 401 50 будут относиться на финансовый результат текущего финансового года (счета 401 20, 109 ХХ) в порядке, устанавливаемом учреждением (равномерно, пропорционально объему продукции, работ, услуг) и др. (п. 302 Инструкции № 157н).

Таким образом, во второй ситуации работнику за счет резерва (401 60) начисляется 8000 руб. за 10 к.д. Сумма отпускных за дни, отработанные сотрудником в январе - феврале текущего года, которые еще не были включены в резерв, относятся на расходы текущего года (счета 401 20, 109 ХХ). Суммы отпускных за дни, предоставленные авансом, относятся на счет 401 50.

Не пропускайте последние новости - подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Когда создавать резервы на оплату отпусков, какими способами можно это сделать и какие проводки в учете бюджетной организации.

Кому и когда создавать резерв

Исходя из норм ПБУ 8/2010 п.3 , ст. 4, ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ резерв расходов на оплату отпусков в 2020 году обязаны создавать все учреждения, исключение составляют учреждения, которые могут вести упрощенный бухучет.

Оплачиваемый отпуск за отработанное время должен предоставляться работникам (служащим) ежегодно. Также они имеют право претендовать на получение денежной компенсации за все неиспользованные отпуска, в том числе при увольнении по ТК РФ ст. 114, 115, 126, 127, ст. 46 Закона о государственной гражданской службе, ст. 21 Закона о муниципальной службе.

По данным нормам у учреждения возникает обязательство перед своими сотрудниками по гарантированной оплате отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск. Вместе с тем до момента фактического предоставления отпуска (назначения компенсации) размер отпускных (компенсации) и дата их выплаты остаются неопределенными.

Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для учреждения могут быть:

2) последнее число каждого квартала — этот вариант наиболее удобен;

3) 31 декабря — этот вариант самый простой, но его могут применять лишь те организации, которые представляют участникам только годовую отчетность.

Какую дату для расчета резерва выбрать — учреждение решает самостоятельно и закрепляет это в своей Учетной политике.

Формирование резерва на оплату отпусков

Алгоритм формирования резерва закрепляется учреждением в учетной политике в соответствии с пунктом 302.1 Инструкции № 157н. При разработке порядка необходимо установить:

1) правила расчета оценочных значений (сумм резервов);

2) срок признания резервов в учете;

3) аналитические счета учета резервов (в рабочем плане счетов);

4) порядок инвентаризации резервов и отражение результатов в учете.

Рекомендации Минфина по расчету резервов отпусков изложены в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998, исходя из которого оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за отработанное время предлагается создавать на последний день расчетного периода исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на отчетный период.

Формировать резерв необходимо отдельно по следующим обязательствам:

1) на оплату отпуска работникам за фактически отработанное время;

2) на уплату начисленных с отпускных сумм взносов в фонды.

Существует несколько методов определения резерва на оплату отпусков и страховых взносов. Они описаны в таблице 1.

Таблица 1. Методы определения резерва отпусков

Метод 1: индивидуальный расчет по каждому сотруднику

Метод 2: расчет в целом по учреждению

Метод 3: расчет по отдельным категориям сотрудников

Резерв отп. = К x ЗП;

Резерв отп. = К x ЗПср;

Резерв отп. = К1 x ЗПср1
К2 x ЗПср2 К3 x ЗПср3;

Резерв страх взн. = К x ЗП x С,

К — количество не использованных дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗП — среднедневной заработок сотрудника на дату вычисления резерва; С — ставка страховых взносов

Резерв страх взн. = К x ЗПср x С,

К — общее количество не использованных сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗПср — средняя зарплата по всем сотрудникам по учреждению

Резерв страх взн. = (К1 x ЗПср1 К2 x ЗПср2 К3 x ЗПср3) x С,

К1, К2, К3 — количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников; ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников

Первый метод при расчете резерва по каждому сотруднику более точный, но и более трудоемкий. Подходит для учреждений с небольшой численностью.

Второй метод является более приемлемым, но менее точно отражает сумму резерва.

Третий метод подойдет для расчета по каждой категории сотрудников, например, отдельно для руководителей, специалистов и иного персонала.

Пример 1

В учетной политике казенного учреждения предусмотрено определение «отпускного» резерва на 31 декабря исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска и средней зарплаты по всех сотрудников в учреждении — метод 2.

На 31.12.2019 количество не использованных всеми работниками отпусков составило 790 дней, среднедневная зарплата за 2019 г. составила 1050 руб.

Сумма создаваемого резерва составит:

на оплату отпусков — 829 500,00 руб. (790 дн. * 1050 руб.);
на оплату страховых взносов, начисляемых с суммы отпускных, — 250 509,00 руб. (829 500,00 * 30,2 %).

Итого сумма сформированного резерва на 2020 год составит 1 080 009 руб. (829 500,00 250 509,00).

В соответствии с п. 302.1 Инструкции № 157н данные о состоянии и движении сумм, зарезервированных по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время, компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, а также платежи на обязательное социальное страхование формируются на счете 1.401.60. ХХХ «Резервы предстоящих расходов».

Для отражения данных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 1.502.99.ХХХ «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (пункты 308, 309 Инструкции № 157н).

Создание резерва на оплату отпусков оформляется в бюджетном учете следующими бухгалтерскими записями, как в таблице 2.

Таблица 2. Бухгалтерские записи при создании резервов на оплату отпусков

Содержание операции

Дебет

Кредит

Создан резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время (выплаты работникам и по страховым взносам)

1.401. 20. 211 (213)
1.109. 60.211 (213)

Отражены отложенные обязательства по резерву на оплату отпусков (выплаты работникам и по страховым взносам)

Инвентаризация резервов по отпускам

Исходя из того, что суммы резервов отражаются в учете в оценочном значении, а остаток резерва может быть перенесен на следующий год, учреждения должны проводить ежегодную инвентаризацию резервов перед составлением годовой отчетности в порядке, предусмотренном учетной политикой.

Сумма исчисленного резерва за отчетный период сравнивается с фактической суммой расходов на оплату отпусков, выплату компенсаций за неиспользованные отпуска и страховых взносов, уплаченных с данных выплат. При необходимости величины резервов (отложенных обязательств) корректируются.

Кредитовое сальдо по счету 1.401.60.ХХХ должно равняться кредитовому сальдо по счету 1.502.99.ХХХ.

Создание резерва на оплату отпусков является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Однако такое резервирование необходимо для равномерного распределения затрат на оплату отдыха сотрудников. В нашей статье обсудим правила создания и использования резерва.

Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.

Порядок формирования резерва на оплату отпусков установлен Налоговым кодексом РФ, в частности, ст. 324.1 НК РФ. И хотя в налоговом учете это не обязанность налогоплательщика, а право, «плюс» создания этого резерва в том, что его наличие позволит равномерно в течение всего налогового периода списывать расходы на оплату отпускных своим работникам. А это означает, что часть отпускных может быть учтена в целях налогообложения прежде, чем будет выплачена.

Правило первое. Указываем создание резерва в «налоговой» учетной политике.

Правило второе. Определяем следующие показатели:

способ резервирования,
предельную годовую сумму резерва,
ежемесячный процент отчислений в резерв (Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-03-06/2/19828). Обязательно указываем их в налоговой учетной политике.

Правило третье. Рассчитываем процент ежемесячных отчислений в резерв по формуле: предполагаемый размер отпускных за год / сумма предполагаемых расходов на оплату труда за год х 100%. Сумма резерва должна включать и предполагаемую сумму страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

Правило четвертое. Составляем специальный расчет (смету) ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (Письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147). Рассчитываем ежемесячные отчисления по формуле: сумма фактических расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы / процент отчислений в резерв на оплату отпусков х 100%.

Обратите внимание, что при планировании размера расходов на оплату труда за год суммы, которые вы предполагаете выплачивать внештатникам, учитывать не надо, так как отпуск таким лицам не положен, поскольку трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).

Правило пятое. Отчисления в резерв учитывайте как расходы на оплату труда на конец каждого месяца (п. 24 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Начисленные отпускные в течение года в составе расходов списываются за счет созданного резерва. Когда сумма резерва, начисленного с начала года, станет равна предполагаемой сумме расходов на оплату отпусков за год (п. 24 ст. 255, п. п. 1, 2 ст. 324.1 НК РФ), отчисления в резерв не нужно рассчитывать и включать в налоговые расходы.

Правило шестое. Фактические расходы на оплату отпусков, включая сумму начисленных страховых взносов, в течение года не нужно учитывать в налоговых расходах (п. 2 Письма Минфина от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401).

Что касается выплаченной за неиспользованный отпуск компенсации (включая сумму начисленных страховых взносов), то ее за счет резерва списывать нельзя, она признается в расходах на оплату труда (Письмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29 и УФНС России по г. Москве в Письме от 04.06.2014 № 16-15/054509). Так как исходя из буквальной трактовки ст. 255 НК РФ расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ), и денежные компенсации за неиспользованный отпуск (п. 8 ч. 2 ст. 255 НК РФ) являются разными видами расходов на оплату труда.

Правило седьмое. По состоянию на 31 декабря текущего года проводим обязательную инвентаризацию резерва на оплату отпусков. Сделать необходимо следующее:

1. Посчитать, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники фактически не использовали.

2. Определить среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск.

Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

3. Рассчитать сумму расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов) по формуле: (количество дней неиспользованных отпусков х средняя дневная сумма расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск) + суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование, начисленные на получившуюся величину (обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

4. Выяснить, остались ли у вас неиспользованные суммы резерва.

Этот показатель представляет собой разницу между суммой резерва, начисленного за год, и сумму фактических расходов на оплату отпусков за год (Письма Минфина РФ от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46, МНС РФ от 15.03.2004 № 02-5-10/13, УМНС РФ по г. Москве от 27.05.2004 № 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 № А56-49757/03).

В случае превышения фактической суммы отпускных и начисленных на них страховых взносов над суммой резерва, сумма превышения учитывается в составе расходов на 31 декабря текущего года. Если же резерв больше отпускных, то в налоговом учете признается доход в сумме возникшей разницы (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

В случае выявления неиспользованной суммы резерва ее надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода (абз. 2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Письма Минфина РФ от 29.10.2012 № 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС РФ от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

Остаток резерва можно перенести на следующий год, но только в том случае, если в следующем году вы будете создавать резерв на оплату отпусков.

Если создание резерва в следующем году не входит в планы бухгалтера, то всю сумму фактического остатка резерва надо включить в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1, п. 7 ст. 250 НК РФ, Письма Минфина РФ от 29.10.2012 № 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Как сформировать резерв с учетом остатка резерва предыдущего периода

Компания «Альфа» создала в 2017 году резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 150 000 руб.

Бухгалтер Петров за год отгулял всего 14 дней отпуска. Сумма отпускных, рассчитанная на 28 дней исходя из среднего заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составила 20 000 руб. Остальные работники отгуляли отпуск полностью. Общая сумма начисленных остальным работникам (за исключением Петрова) отпускных (с учетом страховых взносов) составила 100 500 руб.

В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков. Необходимо определить, какую сумму резерва можно перенести на следующий год.

1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит:

28 дн. (установленная продолжительность отпуска) - 14 дн. (фактический период отпуска) = 14 дн.

Тут может возникнуть вопрос: необходимо ли для расчета показателя «количество неиспользованных дней отпуска» учитывать дни, не отгулянные каждым работником с начала его приема на работу в организацию или с начала года, в целях налога на прибыль? Дело в том, что сумма уточненного резерва, согласно п. 4 ст. 324.1 НК РФ, определяется с учетом неиспользованных дней отпуска работников. В указанной норме не указано, за какой период необходимо определять количество таких дней. Арбитражная практика говорит о возможности учета всех неиспользованных дней за весь период работы работника (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.02.2012 № А65-6806/2011). Однако применение такого значения увеличивает сумму уточненного резерва, что может привести к занижению налоговой базы по налогу на прибыль. При этом контролирующие органы рекомендуют использовать для расчета неиспользованные отпуска текущего года без учета прошлых лет (Письмо Минфина РФ от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507). Таким образом, во избежание споров с налоговыми органами для расчета уточненного резерва следует руководствоваться количеством дней неиспользованного отпуска за текущий период.

2. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составит:

14 дн. x (20 000 руб. / 28 дн.) = 10 000 руб.

Сумма 10 000 руб. представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.

3. Сумма неиспользованного резерва составит:

150 000 руб. (сумма созданного резерва) - (100 500 руб. (сумма отпускных работников, за исключением Петрова) + 10 000 руб. (сумма отпускных Петрова) + 10 000 руб. (сумма отпускных Петрова, приходящаяся на следующий год, т.е. остаток резерва)) = 29 500 руб.

Сумма 29 500 руб. – это та часть резерва, которую необходимо включить во внереализационные доходы на 31 декабря.

По результатам инвентаризации может оказаться, что сумма фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва. В этом случае, образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года на основании п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2011 № А81-5014/2010).

Пример 2. Организация в соответствии с учетной политикой, сформировала резерв на оплату отпусков за 2017 год в размере 150 000 руб. В течение года на работу принимались новые сотрудники, которым предоставлялись оплачиваемые отпуска. В связи с этим фактически на оплату отпусков организация израсходовала 170 000 руб.

Возникшую разницу в размере 20 000 руб. (150 000 руб. - 170 000 руб.) организация может включить в расходы 31 декабря.

Для упорядочивания учета выплат сотрудникам с 2021 г. вступил в силу федеральный стандарт бухгалтерского учета «Выплаты персоналу». Он устанавливает единые требования к порядку признания, первоначальной и последующей оценки обязанностей и обязательств учреждения перед своими работниками.

На что повлиял новый стандарт

Федеральный стандарт «Выплаты персоналу» был утвержден приказом Минфина РФ от 15.11.2019 года № 184н для применения в органах власти и местного самоуправления, органах управления государственных внебюджетных фондов, получателей бюджетных средств, государственных и муниципальных автономных и бюджетных учреждениях. В соответствии с ним для госсектора были выделены две группы выплат: текущие и отложенные. Чем же они отличаются?

Текущие выплаты всегда имеют определенных срок исполнения, характеризуются конкретным размером и объектом их учета является отдельное денежное обязательство. А вот объектом отложенных выплат является отдельное обязательство перед физлицом, размер которого нужно рассчитать путем оценки обязательств на неопределенный период действия.

К ним относятся:

оплата основных и дополнительных отпусков сотрудникам за отработанное время;
компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника или по заявлению;
страховые взносы, начисленные на вышеуказанные пункты.

Чтобы оценить отложенные выплаты необходимо сформировать резерв, который можно создать по следующему алгоритму:

В учетной политике закрепить выбранный метод расчета.
Определить в кадровом производстве количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам.
Рассчитать среднюю заработную плату в целом по учреждению или среднедневной заработок по каждому сотруднику.
Рассчитать резерв по выбранному методу.

Методов для расчета резерва всего три: по учреждению в целом, по категориям сотрудников и по отдельному работнику. Подробное описание каждого из этих методов вы можете найти в письме Минфина РФ от 20 мая 2015 г. № 02-07-07/28998.

Как рассчитать резервы страховых взносов и отпусков

Резерв на оплату страховых взносов рассчитывается согласно методике расчета резерва на оплату отпусков.

Исключения составляют госучреждения, которым сложно выполнять расчет с применением рекомендованных Минфином методов. В этом случае для расчета норматива берутся данные за прошлый год, т.е. вся сумма фактически выплаченных прошлогодних отпускных делится на общий фонд заработной платы и полученный результат умножается на ФОТ за определенный период. Аналогично рассчитываются и взносы.

Для равномерного отнесения на финансовый результат отложенных расходов в бюджетном учете используется счет 401.60. Учет резерва на данном счете позволяет получить полные и достоверные сведения об обязательствах учреждения по методу начисления, который предусматривает отражение расходов в периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда выплачены средства.

По истечении каждого отработанного месяца у сотрудника возникает право на соответствующие дни отпуска, а у работодателя — обязанность по предоставлению выплат за эти дни. Соответственно, появляется основание для отражения обязательств на счете 401.60. Если брать во внимание резерв на оплату отпусков, то можно использовать отдельный счет 401.61, но для этого его нужно закрепить в учетной политике. С учетом трудозатрат учреждение может установить удобную периодичность для начисления, например, один раз в месяц или реже.

Операции санкционирования на иные очередные годы (за пределами планового периода) учитываются на счете 500.90. Для отражения отложенных обязательств предназначен счет 502.99.

Проводки для учета отпусков

Давайте обратимся к проводкам, которые нужно формировать по учету отпусков в казенном учреждении:

Сформирован резерв на отпускные: Дт 1 401.20 211 Кт 1 401.61 211 Дт 1 109 ХХ 211
Сформирован резерв на страховые взносы: Дт 1 401.20 213 Кт 1 401.61 213 Дт 1 109 ХХ 213
Отражены расходные обязательства на отпускные: Дт 1 501.93 211 Кт 1 502.99 211
Отражены расходные обязательства на страховые взносы: Дт 1 501.93 213 Кт 1 502.99 213
Начислены расходы на использованный резерв (отпускные): 1 401.61 211 Кт 1 302.11 737
Начислены расходы на использованный резерв (страховые взносы): 1 401.61 213 Кт 1 303 0Х 731
Отражены расходные обязательства по выплатам начисленных отпускных: Дт 1 502.99 211 Кт 1 502.11 211
Отражены расходные обязательства по выплатам начисленных страховых взносов: Дт 1 502.99 213 Кт 1 502.11 213

Обратите внимание: если вдруг сумма начисленных отпускных превышает размер рассчитанного вами резерва, то в этом случае часть придется отнести на текущие расходы в Дт счетов 1 401.20 211 и 1 401.20 213.

Бухгалтерские записи по формированию вышеуказанных проводок отражаются на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) и расчетов величины резервов.

В текущем году отпускные и страховые взносы начисляются за счет созданного ранее резерва согласно Расчетно-платежной ведомости, Расчетной ведомости, Записке-расчету об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска.

Несмотря на то что польза от ведения учета резервов очевидна, это достаточно трудоемкий процесс и за отказ от создания обязательств должностные лица учреждения могут быть привлечены к административной ответственности. Если резерв не будет отражен на счете 401.60, грозит штраф до 30 000 рублей. А за искажение данных по счету 401.60 в отчетности предусмотрены следующие штрафы:

От 1% до 10% — от 1000 до 5000 рублей.
От 1% до 10% на сумму свыше 100 000 до 1 млн. рублей включительно — от 5000 до 15 000 руб.
Более 1% — от 15 000 до 30 000 руб.

Примеры расчета отпусков в казенном учреждении

Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета в целом по учреждению.

На 31 декабря 2021 г. количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам составило 53 дня. Среднедневная заработная плата в целом равна 1432 рубля. Учреждение применяет ставку страховых взносов в размере 30,2 %. Применяем формулу:

Р = (К1 × Зпср1 + К2 × Зпср1 + К3 × 3пср3) + (К1 × Зпср1 + К2 × Зпср1 + К3 × 3пср3) × С

К* — количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников;

Зпср* — средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников;

С — ставка страховых взносов.

Производим расчет: 53 дня*1432 руб. + 53 дня *1432 руб. * 30.2 % = 98 816,6 руб.

Пример 2. Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета по категориям сотрудников.

На 31 декабря 2021 г. количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам категории руководители составило 16 дней, у бухгалтерии — 10. Среднедневной заработок равен 2000 руб. и 1500 руб. соответственно.

Определяем резерв отпусков для категории руководители:

16 дней * 2000 руб. = 32 000 руб. — сумма оплаты отпусков
32 000 руб. * 30.2% = 9664 рублей — сумма страховых взносов.
32 000 руб. + 9664 рублей = 41 664 руб.

Определяем резерв отпусков для категории бухгалтерия:

10 дней * 1500 рублей = 15 000 руб. — сумма оплаты отпусков
15 000 руб. * 30.2% = 4530 руб. — сумма страховых взносов.
15 000 руб. + 4530 руб. = 19 530 руб.

Бухгалтер по итогу должен отразить в резерв по всем категориям 61 194 рублей.

Пример 3. Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета по каждому сотруднику.

В этом случае используется формула:

Р = К × Зп + К × Зп × С

К — количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета;

Зп — среднедневной заработок сотрудника, рассчитанный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва;

С — ставка страховых взносов.

На 31 декабря 2021 г., количество неиспользованных дней отпусков всех сотрудников — 21 день, в том числе: Иванов И.И. — 6, Петров П.П. — 15. Среднедневной заработок 1524 руб. и 1750 руб. соответственно.

Резерв отпусков Иванова равен 9144 руб., а у Петрова — 26 250 руб.

Резерв по взносам Иванова равен 2761,49 руб., а у Петрова — 7927,50 руб.

Общая сумма резерва у Иванова равна 11 905,49 руб., а у Петрова — 34 177,50 руб.

Общая сумма резерва равно 46 082,99 руб.

Ctrl+Enter

Автор: Анастасия Хахулина,
методист Департамента проектов внедрения и консалтинга компании «ИНДУСТРИЯ ИНФОРМАТИКИ»

ТК РФ дает всем работникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому каждый работодатель несет обязательные расходы на:

отпускные;
либо денежную компенсацию за неиспользованные дни.

Бюджетники планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков.

Период, в течение которого работник может отдыхать, прямо пропорционален отработанному времени: чем дольше трудится сотрудник, тем больше будет отпускных дней. За месяц набегает примерно 2 дня.

Компенсация за неиспользованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении. Рассчитать период и размер компенсации можно с помощью онлайн-калькулятора на нашем портале.

Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, резерв отпусков на 2021 год нужно было сформировать в 2018 году. А в текущем работодатели резервируют деньги на 2021 год.

Кто обязан формировать резерв отпусков

Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для тех, кто работает по упрощенке. Обязанности прописаны:

в пункте 3 ПБУ 8/2010;

С какой периодичностью это делать

Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. Поэтому на отчетную дату объем зарезервированных денег должен равняться той сумме, которую пришлось бы выплатить работникам, если бы они одновременно ушли в отпуск. А вот отчетной датой может быть:

конец каждого месяца;
конец каждого квартала;
конец года.

Первый из перечисленных вариантов — последнее число месяца — точнее всего отражает текущее положение вещей, но при этом является наиболее трудоемким. Последний — 31 декабря — самый простой, но и наименее информативный. Воспользоваться им могут только те организации, которые отчитываются только по итогам года. Специалисты считают, что оптимальным вариантом будет формировать резерв отпусков в последний день каждого квартала.

Бюджетная организация вправе сама выбрать удобный подход, после чего решение нужно закрепить в учетной политике.

Как считать резерв отпусков

По каждому сотруднику.
По всей организации.
По группам персонала.

Подходящий вариант бюджетная организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.

Методика 1: персонифицированный расчет

Если организация решает считать отпускной резерв по каждому сотруднику, используется такая формула:

РО — резерв отпусков;
К — остаток неиспользованных сотрудником дней отдыха;
ЗП — его среднедневной заработок.

Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:

Рсв — запас расходов на страховые взносы;
С — ставка страховых взносов.

Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которую нужно зарезервировать для оплаты отдыха.

Методика 3: по категориям работников

Самая сложная формула, выглядит она так:

К1, К2, К3 — неиспользованные дни оплачиваемого отдыха по каждой категории работников;
ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата для каждой категории работников.

Запас на страховые взносы считаем по формуле:

Как отразить в учете

В бюджетном учете начисление резерва на оплату отпусков и все другие операции с ним отражаются такими корреспонденциями счетов:

Как рассчитать резерв отпусков на 2021 год

Обязанность создать резерв по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н.

Создавать его обязаны все компании, за исключением тех, кто вправе вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлено законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:

субъектов малого предпринимательства;
некоммерческих организаций;
участников проекта «Сколково».

Все остальные компании обязаны создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Правила его формирования организация определяет самостоятельно и прописывает в своей учетной политике. При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства. Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков, проводки:

Методики создания резерва в бухучете

По пункту 15 ПБУ 8/2010, создать оценочное обязательство необходимо как минимум один раз в год по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).

В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которая будет выплачена в будущем году, одной проводкой. Например, можно взять объем отпускных выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.

Такой принцип формирования является наиболее простым для учета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам. Они могут уволиться, компания может набрать новых сотрудников и оценка окажется неверной.

Более правильным является равномерное признание расходов на формирование резерва в течение всего года. Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неотгулянных отпусков по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм. Как вариант, возможно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:

ежемесячно (разделив на 12);
ежеквартально (разделив на 4).

Налоговый учет

В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы учесть начисление резерва на оплату отпусков в налоговом учете. В этом случае в расходах тоже учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.

Порядок создания прописан в Налоговом кодексе в статье 324.1 . Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:

сам факт принятия решения;
способ резервирования;
предельное отчисление на текущий налоговый период;
процент отчисления.

Процент отчисления рассчитайте по формуле:

Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:

На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:

Определяется количество неотгулянных дней отдыха по каждому сотруднику.
Определяется прогнозное значение сумм отпускных, исходя из среднего заработка.
Сравнивается оценка и фактически полученный остаток на конец года.
Если фактически начисленная сумма меньше расчетной, то ее доначисляют, отнеся сумму превышения к расходам на оплату труда.
Если фактическое начисление окажется выше инвентаризационной оценки, то излишнюю часть списывают и включают во внереализационные доходы.

Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит прописать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.

Пример расчета оценочного обязательства по отпускным (расчет по учреждению)

ООО «Компания» создает оценочное обязательство на оплату отпускных. По состоянию на 31.12.2019:

численность работников — 50 человек;
количество неотгулянных отпускных дней — 450.

Расчет процента ежемесячного отчисления представим в таблице.

учитываем 31.12.2019 в составе внереализационных доходов.

Другие способы расчетов

Еще одним способом, как рассчитать резерв отпусков, является расчет по каждому сотруднику отдельно. Для расчетов используйте следующую формулу

При этом нужно зарезервировать и средства, необходимые для оплаты страховых взносов. Считается такой резерв так:

Онлайн журнал для бухгалтера

Конкретного алгоритма расчетов законодательством не предусмотрено. Предприятие должно самостоятельно его прописать и закрепить во внутренних документах. В первую очередь, необходимо всех сотрудников разделить на отдельные категории по счетам учета оплаты их труда. Например:

Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков должны абсолютно все организации, за исключением субъектов малого предпринимательства – кому разрешено сильно не обременять себя бухучетом.
Такие правила прописаны в ПБУ 8/2010 и Законе о бухучете. Также см. «Бухгалтерский учет на УСН».

Резерв по отпускам в бухгалтерском учете

Начисляют резерв на окончание каждого отчетного периода. К примеру, в компаниях, представляющих только годовую отчетность, резерв формируют один раз на 31 декабря, на предприятиях с квартальной отчетностью создание резерва проводят на каждое последнее число квартала. Возможно и ежемесячное начисление резерва. Этот вариант наиболее точен, поскольку с каждым месяцем число дней очередного отпуска сотрудника растет, но и, естественно, трудоемок.

Формирование резерва на оплату отпусков предусмотрено ПБУ 8/2010 и является обязательным для всех российских компаний за исключением предприятий, работающих на упрощенной системе ведения учета. Подобный резерв – это оценочное обязательство перед персоналом фирмы: на конец отчетного периода у многих сотрудников имеются дни неиспользованных отпусков. Образование подобного резерва, как отражение в бухучете обязательств, выполнение которых, несомненно, настанет в будущем, делает отчетность более достоверной и реалистичной. Ведь отпуск обязательно наступит и будет гарантировано оплачен. О том, как рассчитать резерв отпусков и отразить его в учетных регистрах расскажет эта статья.

[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Декретные выплаты в 2021 году

В последнем случае можно заменить годы, принимающиеся в качестве периода для расчетов, на предыдущие, чтобы вы не слишком потеряли в выплате. Отдельным моментом является случай, когда роды наступают ранее запланированного срока. Дни, которые женщина не доходила до родов, будут переноситься на время послеродового отпуска, но число дней дородового периода сократится. Для определения суммы пособия, связанного с беременностью и родами в 2021 году, нужно использовать такой подход.

Изменений касательно порядка расчета сумм декретных выплат в 2021 году не зафиксировано. Тем не менее, стоит указать на тот факт, что в 2021 году вступило в силу изменение в социальном законодательстве, согласно которому уплата взносов по обязательному пенсионному и медицинскому страхованию, а также взносов по временной нетрудоспособности и материнству, теперь регулируется по главе 34 Налогового кодекса Российской Федерации.

«Отпускной» резерв: порядок формирования и использования

Автор: Мишанина М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Формировать резерв на оплату отпусков должны все без исключения учреждения, независимо от источника финансового обеспечения данных выплат. Делается это в целях равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения. О том, как рассчитать резерв отпусков и отразить в учете его создание и использование, поговорим далее.

Способы определения величины «отпускного» резерва

Порядок формирования резерва на оплату отпусков (методы оценки обязательств, дата признания в учете и т. д.) устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 302.1 Инструкции № 157н).

При этом формировать резерв следует отдельно по обязательствам:

на оплату отпусков работникам за фактически отработанное ими время;

на уплату начисленных с отпускных сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование, обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В письме также приведены следующие методики определения резерва на оплату отпусков и страховых взносов.

Методика 1.

Расчет производится персонифицированно (индивидуально) по каждому сотруднику:

Резерв отп. = К x ЗП;

Резерв стр. взн. = К x ЗП x С, где:

К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗП – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату вычисления резерва;

С – ставка страховых взносов (здесь и далее).

Методика 2.

Расчет производится по учреждению в целом:

Резерв отп. = К x ЗПср;

Резерв стр. взн. = К x ЗПср x С, где:

К – общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗПср – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.

Методика 3.

Расчет осуществляется по отдельным категориям сотрудников (группам персонала):

Резерв отп. = К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3;

Резерв стр. взн. = (К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3) x С, где:

К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников (группы персонала);

ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 – средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников (группе персонала).

Учетной политикой учреждения предусмотрено определение «отпускного» резерва по методике 2 на последний день каждого месяца исходя из представленных кадровой службой сведений о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату. По состоянию на 31.07.2019 общее количество не использованных работниками отпусков в целом по учреждению составляет 180 дн., среднедневная зарплата равна 850 руб.

Величина создаваемого резерва будет включать суммы:

Резерв на оплату отпусков, расчет, учет, списание в 2021 году

Согласно ПБУ 8/2010 резерв на оплату отпусков – это обязательство по оплате предстоящих отпусков сотрудников. Резерв используется компаниями для оплаты отпусков, взносов, компенсаций за неиспользованный отпуск. Это указано в ПБУ 8/2010 в пунктах 8, 5, 3. В бухгалтерском учете все компании обязаны создавать такой резерв, кроме небольших компаний, ведущих упрощенный учет. В налоговом же учете компании могут создавать, а могут не создавать этот резерв. Законодательство их не обязывает. Вопрос о его создания в налоговом учете, каждая компания решает сама. И если она все-таки решила создать резерв на оплату отпусков, то эту информацию она должна прописать в учетной политике. Об этом сказано в статье 324.1 НК РФ.

Кто должен создавать резерв на оплату отпуска?

Этот резерв обязаны создавать все компании, кроме тех, кто ведет бухгалтерский учет по упрощенной схеме. Об этом сказано в пункте 3 ПБУ8/2010 и в статье 5 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011.

Как создать резерв на оплату отпуска в налоговом учете?

Если организация решила сформировать резерв на оплату отпусков в налоговом учете она должна руководствоваться статьей 324.1 НК РФ. Но сначала она должна прописать в учетной политике несколько моментов:

каким образом будет создаваться резерв;
ежемесячный процент отчислений;
предельная сумма отчислений.

Ежемесячные проценты и предельная сумма отчислений должны отражаться в налоговом регистре. Форму необходимо разработать самостоятельно и тоже закрепить в учетной политике. Предельная сумма отчислений формируется исходя из предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков.

Сюда включаются суммы:

отпускных;
страховые взносы, начисленные на отпускные;
а также суммы компенсаций за неиспользованный отпуск, если они известны.

В Налоговом Кодексе не прописано, каким образом определять предельную сумму отчислений, поэтому опять-таки этот вопрос организации определяют самостоятельно. В законодательстве также не определено, сколько дней можно использовать при расчете суммы отпускных, которые включаются в предельную величину резерва. При ведении налогового учета, нужно знать один нюанс. Все расходы на создание резерва включаются в состав расходов на оплату труда. Поээтому страховые взносы, начисленные на суммы отпускных, также включаются в состав расходов на оплату труда, а вот если они начисляются на сумму заработной платы, тогда включаются в прочие расходы. После определения предельной суммы отчислений необходимо определить процент ежемесячных отчислений. Он определяется как сумма расходов на отпуска за год по отношению к сумме расходов на заработную плату также за год. Рассмотрим пример в таблице 2.

Ежемесячные отчисления включаются в расходы на оплату труда. Если на фирме появились новые сотрудники, то резерв из-за них не нужно корректировать. Также его не нужно корректировать, если какой-либо работник уволился. При этом сумма компенсации за неиспользованный отпуск не списывается за счет резерва, а включается в текущие расходы по заработной плате. Если остались неиспользованные суммы резерва их нужно включить во внереализационные доходы, а если суммы резерва не хватило, то отпускные нужно начислить как обычно.

Читайте также: