Как сообщить клиентам об отпуске
Опубликовано: 17.09.2024
Управляющий партнер PR-агентства Идеи&Решения Сергей Пархоменко согласен, что оповещение о временном отсутствии — важный шаг на пути подготовки к отпуску.
«Не забудьте предупредить коллег и клиентов о том, что уходите в отпуск и связи с вами не будет, даже если не выключите телефон и собираетесь смотреть почту. Сделать это желательно за неделю и повторить предупреждение за пару дней. Пусть успеют задать вопросы».
Так вы покажете, насколько цените время и усилия клиентов, а также коллег. Людям будет проще сориентироваться, если вы им в этом поможете. В противном случае может пострадать ваш авторитет как специалиста в глазах соседей по офису и контрагентов.
Генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива» Наталья Сторожева предлагает автоматизировать процессы оповещений. «Предупредите клиентов, контрагентов, всех, с кем сотрудничаете, о своем отпуске. Лучше сделать информационную рассылку и настроить переадресацию на личную почту». На рабочем телефоне запишите новый текст для автоответчика с указанием дат начала и окончания отпуска и ответственных лиц, к которым можно обратиться. Функция автоответа есть во многих мессенджерах, электронной почте, в приложениях и соцсетях.
Совет № 2: делегируйте полномочия
Руководитель департамента по работе с персоналом QBF Светлана Белодед рекомендует выделить для этого последние дни перед отпуском.
«В последние рабочие дни стоит четко распределить, какие ежедневные обязанности нужно передать другим сотрудникам компании. Советую делать это в письменной форме с уточнением деталей, которые позволят работникам быстро и безошибочно выполнить новые для себя задачи. Руководители делегируют дела подчиненным, специалисты вводят в курс своих проектов коллег, предупреждая менеджмент о том, кто возьмет на себя текущие функции».
Наталья Сторожева напоминает о важности тщательного планирования того, кому какие дела вы передадите. От этого будет зависеть степень спокойствия на отдыхе. «Качественно передайте дела и информацию коллегам. Составьте список дел и вопросов для контроля, внесите в него значимые контакты. Оставьте четкие инструкции — кому звонить, куда и что передавать. Посвятите последний день работы передаче дел и информации», — комментирует Наталья. Чем более подробные и четкие инструкции вы оставите, тем ниже вероятность того, что по возвращении вы обнаружите аврал на работе.
Если вам ранее не доводилось оставлять дела на попечение коллег, посвятите обучению как можно больше времени.
«Расскажите и покажите, что вы делаете и как. Какое-то задание сделайте вместе, потом пусть коллега выполнит его самостоятельно, а вы проверите результат. Если за день-два до отпуска у вас остаются незавершенные дела, допустимо переложить „текучку“ на коллегу, чтобы сосредоточиться на них», — поясняет руководитель онлайн-школы английского языка EnglishDom Максим Сундалов.
Чем менее осведомлены о ваших обязанностях коллеги, тем раньше начните вовлекать их в работу. После выхода из опуска не забудьте поблагодарить их за помощь.
Читайте тут, какую памятку оставить главбуху подчиненным на время своего отпуска.
Совет № 3: разделите дела на «до» и «после»
Максим Сундалов рекомендует составить список дел и распланировать их заранее: «За пару недель до отпуска составьте перечень рабочих дел, которые необходимо закончить до начала отдыха. Расставьте по ним приоритеты, и в первую очередь беритесь за самые важные». «Текучка» может перейти в ведение замещающих вас коллег или, в крайнем случае, подождать вашего возвращения.
Сергей Пархоменко отмечает и важность планирования послеотпускного рабочего периода. «Еще до отпуска спланируйте первую неделю после него так, чтобы один-два дня провести в офисе с резервом времени на „разгребание“ накопившихся дел. Так вы снизите ощущение неизбежности аврала и спокойнее уйдете отдыхать».
Если вы наделены особыми полномочиями (право подписи, представительство в суде, обязанность приема на работу и увольнения), не забудьте подписать нужные бумаги, чтобы временно наделить необходимыми правами заместителей.
Совет № 4: оставьте контакты для связи
Если не выходить на контакт нельзя, продуктивнее выделять для связи определенные часы. «Тем, кому даже во время отпуска приходится следить за почтой, я рекомендую установить конкретное время для работы со служебной корреспонденцией. К примеру, на письма вы отвечаете один раз в день с 15.00 до 16.00. Нельзя постоянно отслеживать входящие сообщения, стараясь оперативно отвечать на каждое из них», — отмечает Светлана Белодед. Так вы не будете постоянно отвлекаться на рабочие моменты и сможете расслабиться в течение дня.
В случае, когда вы не собираетесь ежедневно выделять время на общение с коллегами и клиентами, оставьте личный номер для экстренной связи доверенному лицу. «Договоритесь, кто из коллег будет знать ваш секретный номер телефона для смс. Но это должен быть человек, который напишет только в крайнем случае и звонить не станет», — предупреждает Максим Сундалов. В противном случае вы рискуете испортить отпуск.
Хотя бы один из каналов связи обязательно нужно оставить. Если произойдет что-то экстренное, и вы не успеете отреагировать, последствия могут быть печальными.
Совет № 5: распланируйте отдых
Максим Сундалов рекомендует подходить к организации отпуска так же серьезно, как и к распределению рабочих вопросов. «Составьте список дел, связанных с отпуском: выбор отеля, покупка билетов, сборы и т. д. Вычеркивая выполненные пункты, легче будет сконцентрироваться на работе. Комфортнее, если самолет или поезд отправляется не вечером последнего рабочего дня, а хотя бы на следующий день. Хорошо, когда в запасе есть время, чтобы без спешки и паники собрать вещи и купить то, что понадобится в дороге», — рассуждает Максим.
Светлана Белодед отмечает, что важно перед отпуском успокоиться и расслабиться: всех дел не переделаешь. «Ответственным сотрудникам кажется, что они должны в последние дни решить все задачи, которые поставлены перед ними или могут возникнуть в ближайшие недели. Но действительно ли настолько важны дела, которые хочется успеть закончить перед отпуском?» Незаменимых людей нет, так что отдыхайте без зазрения совести.
Чтобы постепенно отойти от рабочих мыслей и переключиться на «отпускные», психолог Алина Королева предлагает ввести некие ритуалы. «Вы можете организовать для себя „ужин перед отпуском“, „первый завтрак в отпуске“ и т. д. Любые ритуалы, которые мы организуем для себя, помогают переключаться с одной деятельности на другую». При возникновении мыслей о работе, скажите им «стоп», дайте себе установку на отдых. Концентрируйтесь на новом окружении: запахи, цвета, ощущения — все это помогает отвлечься.
Воспринимайте отпуск не как безделье, а как вашу прямую рабочую обязанность. Чтобы эффективно работать весь год, необходимо хорошо отдохнуть. Вернувшись с новыми силами, вы с большим рвением приступите к делам. Не упускайте шанс расслабиться, ведь отпуск бывает не так часто.
Фото с сайта animal-store.ru
На электронную почту редакции периодически приходят автоматические письма. В них говорится, что автор или эксперт временно отсутствуют — например, в отпуске. Как правило, автоответы ограничиваются стандартными 2−3 предложениями. Но одно из таких писем отличалось — оно создавало позитивное настроение. И это помогало запомнить и автора, и компанию. Мы решили поделиться письмом с читателями и попросили Александра Огородникова, руководителя call-tracking.by, рассказать, как такие сообщения помогают работать с клиентами.
Многие настраивают автоответчик на время своего отсутствия на работе или когда по каким-то причинам не могут проверить почту. Но чаще всего эти письма ограничиваются краткой информацией, что сотрудник будет отсутствовать, до какого числа и к кому еще можно обратиться.
В большинстве случаев эти сообщения лаконичны и выглядят примерно так:
«Здравствуйте, спасибо за ваше сообщение. Меня не будет в офисе до 20 декабря 2016 года. В настоящее время я не могу ответить на ваше письмо, но вы можете связаться с моим коллегой по хххх@gmail.com. С уважением …».
По-деловому, но чересчур «штампованно». Ничем не примечательно.
Фото с сайта novostispb.ru
А ведь письма-автоответчики могут стать одним из способов помочь клиенту запомнить именно вас. Вот текст автоматического ответа на письмо, который заинтересовал нашу редакцию:
С 21 по 29 ноября я в отпуске. Честное слово, буду отдыхать далеко на Мальте под теплым солнышком, где, возможно, не ловит мобильная связь и wi-fi.
Что вы можете сделать, пока я в отпуске:
2. Вдохновиться интересными идеями по маркетингу и почитать наш блог: https://хххххх.com. Там много кейсов и полезной информации. По приезду я с радостью обсужу с вами ваши мысли о наших заметках и как их можно применить в вашей компании.
3. Изучите наш демо-кабинет: http:/хххххх/demo. Там много увлекательных отчетов, которые сделают ваш маркетинг проще и понятнее, а, главное, — менее затратным.
4. Возьмите себе отпуск тоже! Рваните на день-два подальше от городской суеты, возьмите с собой любимого человека и преданного пса. Погуляйте по лесу, послушайте спокойную музыку. Ведь нас постоянно окружает так много рутинных дел, вопросов. Дайте себе небольшую зарядку в виде маленького отпуска.
5. Порекомендуйте нас своим друзьям. Согласитесь, что не только вы хотите сэкономить 30% затрат на рекламу. Вы точно знаете кого-то, кто тоже хочет. Помогите этому человеку найти нас и получите кайф от простой взаимопомощи.
7. А хотите себе на холодильник магнитик из солнечной Мальты? Напишите мне sms, и я лично доставлю вам забавный сувенир, как только вернусь!
Фото с сайта malta-tourism.livejournal.com
8. Если вам срочно нужна все-таки именно я, попробуйте набрать +375 29 ххх хх хх. Возможно, удача вам улыбнется, и оператор velcom словит роуминг на маленьком острове посреди Средиземного моря!
Хорошего вам настроения!
Комментарий авторов письма
— Такой автоответчик мы подсмотрели у нашей коллеги Яны Беленькой из «Корпорации М8». Так совпало, что она тоже уезжала в отпуск незадолго до нас и мы от нее получили похожее письмо. Письмо было самым невероятным из всех, что мы видели, и настолько впечатлило наших сотрудников, что по «горячим следам» они составили свои автоответчики с такой же идеей. С тех пор мы продолжаем писать такие письма на время отпусков или командировок.
Александр Огородников
Руководитель call-tracking.by
Каждый пишет себе автоответчик сам. У нас не регулируется его содержание, но приветствуется, чтобы оно не было банальным.
С одной стороны, мы не измеряли эффективность такого автоответчика по сравнению с обычным. И у нас, если честно, не было иных целей, кроме как поднять людям настроение. Обычно эти письма получают наши клиенты или партнеры, которые и так подписаны на нас в Фейсбуке и читают наши рассылки, поэтому всплеска подписок на материалы не было.
С другой стороны, приезжая из отпуска мы видим, что нет нерешенных вопросов по текущим делам — люди реально читают такой автоответчик и после этого довольно охотно связываются по любым вопросам к замещающему сотруднику.
Несколько раз нам писали клиенты о том, что письмо им очень понравилось и они взяли эту форму себе на заметку. Уверен, что были и те, кто поступил так же, но не написал нам об этом.
Я думаю, что такие вещи важны в повседневной работе для позитивного настроя. У нас многие люди стараются быть чересчур серьезными. Часто это усложняет решение многих вопросов. Когда все улыбаются, работать проще.
Краткая памятка, как написать автоответ
1. Обозначьте даты вашего отсутствия и не забудьте выставить в настройках дату, когда вы будете в офисе. Помните о том, что автоответчик не отправляет сообщения письмам, попавшим в «Спам». Если у вас есть клиенты, чьи письма регулярно попадают в эту папку, то в почтовых настройках отметьте, что они не спам.
Автоответчик включается в 00:00 первого дня заданного периода и отключается в 23:59 последнего дня, но вы можете его отключить сами в любой момент. Если с одного адреса будет отправлено несколько сообщений, то чаще всего автоответ будет только на первое письмо.
2. Будьте лаконичны, не нужно придумывать лирические пространные объяснения или извинения — это лишняя информация.
4. Указывайте свой номер в роуминге, только если это действительно необходимо. У всех всегда все срочно, даже если вопрос может подождать. Готовы ли вы испортить себе отпуск?
5. Выдерживайте стилистику письма в том формате, который будет ближе всего клиентам и партнерам. Но не пишите сухие скучные письма. Подумайте, как вы можете заинтересовать клиентов и партнеров своим письмом.
6. Обязательно проверьте письмо на ошибки и описки. Иногда в спешке можно пропустить буквы, и потом краснеть, вернувшись из отпуска. К примеру, вместо слова «бренд» можно легко написать «бред».
7. Не забудьте отключить автоответчик, если вы заранее не настроили дату его действия!
Информационное письмо об отпуске. Уведомление об отпуске: в каком случае составляется, в какие сроки, как оформить, скачать бланк. Порядок составления уведомления об отпуске
Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.
бухпроффи Важно! Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха.
Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит. Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха.
Страна Советов
Маргарита, я имею в виду инф.
All Rus News — информационно-аналитическое издание которое круглосуточно следит за событиями в стране и мире, публикуя самые свежие новости, комментарии ведущих экспертов, аналитические статьи, интервью с ведущими представителями российского бизнеса и политики. «All Rus News» — осуществляет различные мультимедийные проекты, посвященные проблемам развития страны и общества, при партнерском участии международных организаций, федеральных и региональных государственных структур, Отложите написание письма на последующий денек, чтоб еще раз убедиться, что все написано верно.
Автоответчик на время отпуска
Меня не будет в офисе до 27 августа 2014.
Я отвечу вам по моему возвращению в самые кратчайшие сроки. По любым срочным вопросам, пожалуйста, пишите ХХ ХХ в Спасибо за ваше понимание.
Если вы оставите им веселое сообщение, они хотя бы улыбнутся пока вы в отъезде.
Письмо об отпуске
Я точно знаю, что мне будет всех вас очень не хватать.
Мне очень приятно, что в эти непростые для меня месяцы вы были снисходительны и всячески поддерживали меня. Благодаря вам я смогла максимально сберечь свои нервы и силы.
Спасибо всем за успешное и плодотворное сотрудничество, я очень надеюсь к нему вернуться, как только смогу.
По всем вопросам обращайтесь к моей напарнице Лигуновой Александре, которая на время моего отсутствия берет мои функции на себя. Всем вам удачи в профессиональной деятельности и благополучия в ваших семьях.
Буду в отпуске по известное число – Как написать идеальное письмо-уведомление, что вы в отпуске
Вы же не хотите, чтобы пока вы потягивали свой мохито на пляже или чашечку кофе в Вене, вам на почту сыпались десятки документов и срочных офисных вопросов и уточнений.
Установите в настройках автоответа точную дату, когда вы вернетесь в офис. Не надо оправдываться за все то беспокойство, что может причинить ваше пребывание в отпуске.
Просто введите их в курс дела и сориентируйте, к кому они могут обратиться. Не надо составлять пространные объяснения, извинения и т.
Вряд ли Андрей будет рад получать десятки писем в день, и вполне возможно, он просто будет отправлять их в спам.
Письмо коллегам перед декретным отпуском
Во время моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему заместителю ФИО (контакты)» имхо, самый тольковый вариант — по деловому, без лишний слов о ТОЛЬКО ваших и очень личных «приятных изменениях в жизни» и ты пы… Наверно, не надо писать, что это последний день — вы же еще планируете вернуться? Либо хотя бы последний день перед длительным отпуском.
Можно написать, что в связи с некоторыми приятными и важными событиями в вашей жизни сотрудничество ваше прерывается на… месяцев/ лет.
Можно добавить, что приятно было с вами работать и т.д.Ну и про финансовую стабильность мне понравилось!
Konstan 20.07.2009, 23:56 Обращаюсь за помощью, т.к.
у самой соображалка не работает.
Письмо-просьба
Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере.
Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.). Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Образец письма клиенту: 15 готовых шаблонов для рассылки
Хотите узнать подробности? Тогда жмите .
Читать по теме Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.1. Впервые пишете потенциальному клиенту?
Отправьте такое короткое послание:Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиентЗдравствуйте, [Имя].Мы [краткая информация о компании].Если это Вас заинтересовало, я готов обсудить возможность сотрудничества.
Как nail-мастеру уйти в отпуск: главные правила
1. Если вы будете честными с клиентами и будете предупреждать их заранее о запланированном отпуске , вы выиграете от этого : клиенты будут уважать вас за предусмотрительность, будут знать , что есть время , когда вы не доступны , они будут понимать , что с ними считаются и учитывают их возможную потребность в услуге во время вашего отсутствия . Если заранее будете знать свое расписание , вас это не станет угнетать и тревожить . И во время визитов клиентов вы сможете корректно донести информацию о том , что вскоре и у вас будет праздник жизни .
Тем самым убьете одновременно нескольких зайцев . Во - первых , вы предупреждаете людей и тем самым подталкиваете их заглянуть в будущее и запланировать свои визиты на ближайшие несколько раз . И вот ваш график после отпуска уже наполняется .
2. Никогда не записывайте клиента на тот период , когда у вас запланирован отпуск . Это делают многие специалисты , « преданные » своему делу . Клиент может вам позвонить , но сами от работы вы должны отдохнуть и даже забыть о ней . Если вы стараетесь постоянно контролировать все происходящее во время отпуска , это превращает вас в робота , который не знает , что такое отдых , удовольствие и радости жизни . Если вы предупредили всех своих клиентов о том , что будете в отпуске , отдохните по - настоящему . Не обязательно отправляться в отпуск на долго . Даже 3 - 4 дня могут позволить вас сменить обстановку и отдохнуть . Если вы отправляетесь с семьей далеко , то неделя - две . Ну а если ваш отпуск затянется на дольше , то это выбьет вас из рабочего режима и вам придется вновь в него входить .
3. Я советую делать маленькие каникулы , но чаще , если есть такая возможность , либо недельный отпуск . Если все же клиент хочет получить услугу в ваше отсутствие , порекомендуйте ему самого лучшего мастера своего направления , которому вы доверяете как специалисту и также как человеку , конечно же .
Подытожим . Планируйте свой отпуск и предупреждайте своих клиентов о том , что не сможете их обслужить в определенный период , предусмотрите возможные потребности ваших клиентов и удовлетворите их . Но если вы сможете сделать свое отсутствие незаметным для клиентов , многие вышеперечисленные пункты вам и не пригодятся .
Извечная проблема менеджеров по продажам - как уйти в отпуск без ущерба для дохода, как не растерять клиентов и спокойно отдохнуть. Ведь отдых ответственным людям на такой должности только снится. При этом по личному опыту знаю, что нормально отдохнуть, не волнуясь о делах, вполне возможно. Просто есть несколько вещей, о которых вам стоит позаботиться заранее.
1. Наработайте базу.
Ни для кого сейчас уже не секрет, что клиент - это не разовая продажа. Это отношения, основанные на постоянном внимании к клиенту. И закон Паретто (когда 80% усилий дают только 20% результата) здесь работает безупречно.
Если раньше вам необходимо было 3-4 «касания» к клиенту, то сейчас для того, чтобы его «завоевать», необходимы 10-12 касаний всеми известными вам способами. Это могут быть телефон, почта, соц. сети, обучающие мероприятия, конференции и форумы, на которых вы «случайно» встретились или назначенные встречи. И при этом вам необходимо знать все о его бизнесе, семье, привычках, хобби и собачке, если таковая есть. Тогда клиент вроде бы ваш, но это не гарантирует продажу. Зато это гарантирует отношения, а значит долгосрочную перспективу.
2. Держите фокус на всех типах клиентов.
Клиенты могут быть и крупные, и мелкие. Позвольте себе работать и с клиентами, которые покупают Mercedes, и те, которые покупают коврики в свои Opel. Не брезгуйте. Это обеспечит вам стабильный доход без пробелов. Потому, что покупатели «ковриков», конечно же, погоды не сделают, а вот в самый нужный момент пробелы «закрасить» смогут. Кроме того, когда они станут способными купить Mercedes - будьте уверены, вы будете первым, кого они вспомнят. Ведь это вы работали с клиентом, который долгое время был малобюджетным. Такие клиенты очень благодарны. При этом они прекрасные рекомендатели.
3. Планируйте свои продажи на несколько месяцев вперед.
Если клиент не захотел с вами общаться - это совершенно не значит, что ему не нужен ваш продукт никогда. Если видите, что клиент совершенно не лоялен, назначьте следующее «касание» через полгода, год. Не вычеркивайте его из вашего списка. Просто, у него могло что-то произойти, было плохое настроение или что-то еще. Вежливо назначьте следующее созвон, встречу, письмо через длительный период, предварительно получив его согласие. Главное, потом обязательно осуществить это - клиенты очень ценят выполнение обещанного. Ведь в бизнесе есть 2 главные вещи - это время и обещания (которые выполняются).
4. Будьте с клиентами честными и сообщайте им о своем запланированном отпуске.
Это даст вам несколько преимуществ:
- Уважение в ответ на вашу предусмотрительность
- Знание, что есть время, когда вы не доступны.
- Понимание клиента, что с ним считаются и учитывают его возможную потребность в товаре в ваше отсутствие
Если клиент свяжется с вами во время отпуска, понимая, что делает - это прямой текст, что он готов переходить в арсенал ваших друзей, партнеров и потенциальных крупных клиентов. Он понимает, что был предупрежден, но осмелился нарушить ваш покой. Крайне редко это бывает из-за простой наглости. Как правило, это интуитивная проверка клиентом вашей лояльности - порой подсознательная. А для вас - это еще один повод для «касания».
5. Никогда не берите работу в отпуск.
Это ошибка многих владельцев и ТОП-руководителей. С вами могут связаться, но сами вы должны просто забыть о работе. Излишняя потребность в контроле всего происходящего в офисе в ваше отсутствие превращает вас в робота, не имеющего понятия о том, что такое отдых, удовольствие и прочие радости жизни. Если вы позаботились о том, чтобы все ваши клиенты были уведомлены о вашем отсутствии, то оставьте работу в покое - отдохните хоть раз в жизни по настоящему - без мыслей о компьютере, интернете и т.д.
6. Не берите отпуск на длительное время.
3-4 дня - это идеальный интервал для отдыха, смены картинки и полной релаксации. Если вы едете с семьей и далеко, то ваш отдых может продлиться до недели, максимум двух. Если вы будете отдыхать больше - это вас серьезно выбьет из рабочего режима, и вы долго будете вновь в него входить. Делайте маленькие каникулы и чаще, конечно если в вашей компании это принято и допустимо. Если нет, то неделя - это ваш идеальный интервал.
Итак, хочу подвести итог: запланируйте свой отпуск, предусмотрите возможные потребности ваших клиентов и удовлетворите их. Предупредите вежливо о своем отсутствии, если это необходимо. Если вы можете сделать свой отпуск незаметным для ваших клиентов, то многие вышеперечисленные пункты вам вообще не пригодятся. В общем, держите руку на пульсе, но делайте это умеренно, уважая и учитывая свои потребности и необходимость в личной жизни.
Читайте также: