Как составить график отпусков в рб

Опубликовано: 17.09.2024

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
Затем проставить дату заполнения документа.
Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2021 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2020 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) — для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) — для работников до 18 лет;
30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) — для инвалидов;
30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) — для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работники моложе 18 лет;
работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2021 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2021 году (Постановление Правительства РФ от 10.10.2020 № 1648).

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2022 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
вывесить в удобном месте для ознакомления;
выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

внести изменения в сводный график отпусков;
составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры. Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Организовать работу по составлению графика отпусков на следующий календарный год целесообразно заранее, не дожидаясь наступления нового календарного года. В случае если штат работников организации достаточно большой, то специалисту, ответственному за составление графика отпусков, либо юрисконсульту организации следует провести подготовительную работу, предшествующую непосредственному составлению графика отпусков. Так, соответствующим специалистом может быть подготовлен проект приказа (распоряжения) о подготовке к отпускной кампании на предстоящий календарный год, в котором будут определены указания для руководителей структурных подразделений о необходимости подачи в определенный срок сведений о планируемых их работниками отпусках.

Документ:

приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 «Об утверждении Унифицированной системы организационно-распорядительной документации» (далее – Приказ о документации).

График отпусков

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза (часть первая ст. 168 ТК).

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников.

Допускается иной срок составления графика отпусков, если это установлено коллективным договором, соглашением либо согласовано нанимателем с профсоюзом.

Согласование с профсоюзом графика отпусков обязательно (при условии его наличия в организации). Без согласования график будет являться недействительным.

При этом на нанимателя возложена обязанность довести график отпусков до сведения всех работников.

Таким образом, под графиком отпусков следует понимать локальный нормативный правовой акт, регулирующий очередность предоставления трудовых отпусков работникам, утверждаемый нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Внимание!

8 января 2014 г. был принят Закон Республики Беларусь «О внесении изменений и дополнений в Трудовой кодекс Республики Беларусь», который вступает в силу с 25 июля 2014 г. (далее – Закон об изменениях в ТК). Так, в ст. 168 ТК, регулирующую очередность предоставления трудовых отпусков (график отпусков), внесены следующие изменения: при составлении графика отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, а также планирует очередность трудовых отпусков в соответствии с частью четвертой ст. 168 ТК. График отпусков подлежит согласованию с профсоюзом, если это предусмотрено коллективным договором.

Предоставление отпуска

Предоставление отпуска согласно графику отпусков предусмотрено ст. 167 ТК, на основании которой трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, если иное не предусмотрено ТК.

Рабочий год – это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК). Трудовой отпуск предоставляется работнику в течение рабочего года (ежегодно) (часть первая ст. 170 ТК). С учетом приведенных норм законодательства трудовые отпуска предоставляются в течение рабочего года, исчисляемого с даты приема на работу.

Составляя график отпусков на календарный год, наниматель должен соблюдать гарантии, установленные законодательством для отдельных категорий работников по предоставлению трудовых отпусков в определенное время или периоды, которые перечислены в части четвертой ст. 168 ТК.

Внимание!

Категория работников, которым наниматель обязан запланировать трудовой отпуск по их желанию в летнее или другое удобное время, дополнена следующими лицами: Герои Беларуси, Герои Советского Союза, Герои Социалистического Труда, полные кавалеры орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы (ст. 2 Закона об изменениях в ТК).

Помимо предусмотренных законодательством категорий работников коллективным договором, соглашением либо трудовым договором (контрактом) также могут быть определены категории работников либо случаи, при наступлении которых наниматель предоставляет работнику трудовой отпуск в удобное для него время. В таком случае наниматель должен соблюдать положения локальных нормативных правовых актов.

Профсоюз (при его наличии), а также кадровая и юридическая службы организации должны отслеживать соблюдение трудовых прав работников при составлении графика отпусков, разъяснять нанимателю (руководителю организации) и работникам нормы законодательства о труде, регулирующие порядок и условия предоставления трудовых отпусков.

Перенос и разделение отпуска

Трудовой отпуск может быть разделен на 2 части по договоренности сторон трудового договора (контракта), если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением (часть первая ст. 174 ТК). В связи с этим при составлении графика отпусков и достигнутой договоренности между нанимателем и работником в график отпусков следует включать 2 (или более) части отпуска.

Необходимо помнить, что перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год может осуществляться исключительно на основании норм частей второй и четвертой ст. 170 ТК и части третьей ст. 174 ТК.

Так, в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (ст. 170 ТК).

Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года.

Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно.

Внимание!

В законодательстве установлена обязанность нанимателя предоставить работнику в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска, а работник соответственно должен их использовать.

Запрет на непредоставление трудового отпуска полной продолжительности работникам моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительный отпуск в связи с вредными и (или) опасными условиями труда, установлен частью пятой ст. 170 ТК.

В случае отзыва работника с его согласия из трудового отпуска возможен перенос неиспользованной части трудового отпуска на следующий рабочий год (часть третья ст. 174 ТК). При этом условие о необходимости использования работником в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска также должно соблюдаться.

Отзыв из отпуска работников моложе 18 лет и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещен (часть пятая ст. 174 ТК).

Внимание!

Категории работников, которым запрещено непредоставление отпуска полной продолжительности и отзыв которых из отпуска запрещен (часть пятая ст. 170 и часть пятая ст. 174 ТК), дополнены работниками, имеющими право на дополнительный отпуск за особый характер работы (ст. 2 Закона об изменениях в ТК).

В иных случаях не допускается перенос части трудового отпуска либо отпуска полной продолжительности на следующий рабочий год. Кроме того, такие действия нанимателя могут быть признаны соответствующими контролирующими (надзорными) органами неправомерными и влекущими установленную законодательством ответственность.

Уведомление о периоде отпуска

При предоставлении трудового отпуска в соответствии с графиком отпусков, в котором указана дата начала отпуска, необходимость в написании работником заявления о предоставлении трудового отпуска отсутствует. В случае, когда в графике отпусков не указана дата начала отпуска, или отпуск предоставляется не в соответствии с утвержденной в графике отпусков дате (отпуск перенесен на другой срок), или работник не включен в график отпусков по причине, например, его трудоустройства после утверждения графика отпусков, выхода из отпуска по уходу за ребенком до достижении им возраста 3 лет, либо график отпусков отсутствует, отпуск предоставляется в согласованный с нанимателем срок по письменному заявлению работника.

Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней (ст. 169 ТК). Для реализации указанной нормы наниматель может уведомить работников о времени начала трудового отпуска следующими способами:

– вывесить списки работников с указанием структурного подразделения, месяца и даты начала отпуска и его окончания, даты вывешивания списка;

– индивидуально ознакомить работника под роспись с приказом о предоставлении отпуска или запиской об отпуске с указанием даты начала и окончания трудового отпуска.

– использовать иные варианты уведомления с учетом численности работников, а также рабочего места (территориального расположения) от места нахождения нанимателя.

Пошаговые действия по составлению графика отпусков на календарный год

Шаг 1. Подготовка специалистом по кадрам (юрисконсультом) проекта приказа (распоряжения) нанимателя по основной деятельности о подготовке к отпускной кампании.

В тексте приказа следует предусмотреть необходимость подачи руководителями структурных подразделений в определенный срок сведений о планируемых их работниками отпусках и указать лицо, ответственное за своевременную подготовку графика отпусков в соответствии с законодательством и локальными нормативными правовыми актами.

Шаг 2. Подписание приказа (распоряжения) руководителем организации (уполномоченным должностным лицом нанимателя).

Шаг 3. Проведение специалистом по кадрам (юрисконсультом) анализа представленных предложений руководителями структурных подразделений по использованию трудовых отпусков в отношении каждого работника с учетом рабочего года конкретного работника.

С целью необходимости обеспечения работы организации в нормальном режиме при планировании трудовых отпусков следует учитывать: взаимозаменяемость руководителя (в т.ч. структурного подразделения) и его заместителей; работников, выполняющих однородные функции; работников, занимающих аналогичные должности в одном структурном подразделении; другие случаи с учетом специфики деятельности организации.

Формируя содержание графика отпусков, необходимо планировать распределение трудовых отпусков в течение календарного года, а не только в летний период (например, с мая по сентябрь).

На основании проведенного анализа кадровая служба при наличии у работников неиспользованных частей трудовых отпусков должна включить их в график отпусков, присоединив к отпуску за следующий рабочий год либо отдельной частью.

Шаг 4. Непосредственное составление графика отпусков в соответствии с требованиями Приказа о документации.

Поскольку обязанности об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит, то в нем могут быть указаны только месяцы предоставления отпусков. В этом случае требуется дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. Согласованный день фиксируется в приказе, записке об отпуске.

Шаг 5. График отпусков, утвержденный и согласованный с профсоюзом (при его наличии), доводится нанимателем до сведения всех работников организации одним из следующих способов:

– размещение графика отпусков в общедоступном для работников месте (на информационной доске и т.д.);

– ознакомление с графиком отпусков каждого работника под роспись (часть вторая ст. 168 ТК).

Безусловно, что ознакомление работников с утвержденным графиком отпусков под роспись является более приемлемым и целесообразным вариантом. Оно может быть оформлено соответствующей отметкой по форме, аналогичной отметке об ознакомлении работника с приказом о предоставлении отпуска. При необходимости возможно также включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», в которой будут проставляться собственноручная подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. Кроме того, к графику отпусков возможно приложение в виде листа ознакомления работников.

Шаг 6. Необходимое количество экземпляров графика отпусков передается на хранение в отдел кадров (как правило, оригинал), в бухгалтерию, поскольку график является документом, на основании которого формируется информация о выделении финансирования для выплаты среднего заработка за время трудового отпуска, а также в профсоюзную организацию, обособленные структурные подразделения (при необходимости).

Татьяна Рахубо,

консультант отдела трудового законодательства

юридического управления
Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь

Для того чтобы каждый сотрудник мог ежегодно отдыхать, не мешая при этом рабочему процессу, на предприятиях составляют график отпусков. Это нормативный документ, который создают служащие отдела кадров по образцу, утвержденному трудовым законодательством. Он является обязательным в компании, и соблюдать его должны все без исключения члены коллектива, в том числе и руководитель.

Когда следует составлять график отпусков на следующий год

Расписание отпусков сотрудников на будущий год должно быть полностью готово за 14 дней до его наступления, т.е. ориентировочно 15-17 декабря. Основанием для составления табеля является приказ директора. Чтобы он был готов к назначенному сроку, начальники различных подразделений начинают собирать данные заранее.

многодетные матери, дети которых не старше 12 лет;
несовершеннолетние;
родители или опекуны ребенка до 18 лет с инвалидностью;
люди, имеющие особые заслуги перед родиной: герои труда, кавалеры ордена Славы и Трудовой Славы, участники и инвалиды ВОВ, герои Советского Союза и Российской Федерации, почетные доноры, а также пострадавшие в результате ядерных катастроф.

Также есть категории людей, которые имеют законное право отдыхать в любое время года:

те, кто работает по совместительству и берет отпуск на основной работе;
беременные женщины и их мужья, если есть показания и назначение врача;
несовершеннолетние;
жены военных имеют право отдыхать вместе со своими мужьями.

ВНИМАНИЕ! Сотрудник может уходить на отдых согласно отпускного графика только после того, как он отработал не менее полугода в этой организации, кроме категорий граждан, названных выше.

Кто отвечает за составление графика

Если в компании есть отдел кадров, то его начальник является ответственным за составление расписания. Если такого подразделения нет, то руководитель может назначить составителем любого сотрудника: секретаря, бухгалтера, или заняться этим самостоятельно.

Ответственный дает поручение руководителям других отделов изучить пожелания своих подчиненных касательно периодов работы и предполагаемого отдыха. Они собирают информацию и сдают ее в письменном в виде. Кадровик составляет сводную таблицу, куда вносит полученные данные, подписывает ее и издает приказ, который затем подписывает руководитель.

Правила составления графика отпусков

Этот план начальник отдела кадров составляет на основании штатного расписания, в котором указаны все необходимые данные о каждом работнике: Ф. И. О., должность, подразделение, табельный номер. Кроме того, в нем должны быть отражены:

Полные реквизиты компании.
Мнение профсоюза касательно сводной таблицы, если таковой имеется в организации. Ставится дата ознакомления (утверждения).
Указывается, когда был составлен список.
Подпись руководителя, хотя она и стоит перед таблицей, ставится в последнюю очередь, т.е. только после того, как список был согласован со всеми членами коллектива.
Основные данные: отделы, Ф. И. О. работников, их должности, табельный номер и желаемое время отпуска.
Далее свои подписи ставят начальники подразделений, уже после того, как их подчиненные согласились с установленными сроками.

Весь год табель будет заполняться и корректироваться, даты могут переноситься по желанию работников, которые имеют уважительную причину. Отдел кадров обязан за две недели сообщать членам коллектива о предстоящем отдыхе. Без оповещения персонал имеет полное право отказаться уходить со службы в назначенное время.

Что необходимо отразить в графике

Обязательно указываются данные всех работников предприятия, они классифицируются по подразделениям. У каждого должен быть табельный номер, в том числе и у директора. Напротив каждой фамилии ставится предполагаемый диапазон дат перерыва в работе. Он в большинстве случаев составляет 28 дней, а для инвалидов, педагогов, работников вредных производств и опасных условий труда может быть увеличен. Также к этим дням могут быть добавлены те, что не были использованы в прошлых расчетных периодах. Если человек желает разделить отпуск на части, то его фамилию указывают в графике столько раз, сколько отдельных периодов он хочет использовать в следующем рабочем году.

Образец графика

Для составления этого документа существует форма № Т-7, которая утверждена Госкомстатом России 5 января 2004 года. Специалисты кадровой службы используют разные программные ресурсы для создания документа: это может быть как Word, так и Excel.

Бланк Т-7 для заполнения можно скачать по ссылкам: doc и xls. Заполненный образец графика отпусков сотрудников по форме Т-7 доступен для загрузки здесь.

Эта форма носит рекомендательный характер: разрешается использовать и любые другие бланки, в т.ч. разработанные самостоятельно.

Правила внесения изменений в график отпусков

ВНИМАНИЕ! Если в компании появляются новые сотрудники, которые пришли на работу после составления таблицы, то в нее вносятся дополнения по этим работникам в виде приложений. Составляются они так же, как и основной график: вносятся данные подчиненных, согласуются руководителями подразделений, ставятся подписи.

Порядок утверждения графика

По закону готовый табель не обязательно обнародовать среди персонала, но для того, чтобы работники ему следовали и четко помнили даты положенного им отдыха, рекомендуется не только предоставить его для ознакомления, но и попросить их поставить подпись в соответствующей их фамилии графе. Столбец для подписей можно добавить как в саму таблицу, так и сделать в виде отдельного списка.

Образец приказа

Приказ об утверждении графика отпусков не является обязательным документом, т.к. в самом плане уже есть все необходимые данные: даты начала отпуска и его окончания, причем как основного, так и дополнительного, если таковой предусмотрен. Есть также подписи руководителей и директора.

Однако работодатель имеет право составить приказ, в котором он обязует начальников подразделений собрать пожелания подчиненных и вовремя сдать их ответственному лицу для составления расписания.

С образцом составления приказа можно ознакомиться, скачав его по ссылке.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Не позднее 17 декабря работодатели должны составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год. Срок установлен и сдвигать его из-за выходных не будут. Подробную инструкцию, пример и образец заполнения графика отпусков на 2021 год вместе с приказом о его утверждении читайте в статье.

Порядок действий

Составьте график по каждой структурной единице. Для этого узнайте, когда работники намерены пойти в отпуск в будущем году, например посредством опросных листов.

После сведите данные в единую базу (обычно этим занимается кадровая служба). До официального утверждения графика сводная таблица с датами представляет собой только проект. До утверждения графика необходимо представить проект первичной профсоюзной организации ( ст. 372 ТК РФ ), если в организации действует профсоюз.

Для этого выделяется время:

- 5 рабочих дней на получение мотивированного ответа профсоюза;

- 3 дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).

График составляется в свободной форме или по унифицированной форме № Т-7 .

Помните, что отпуск можно разбить на части, но хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 дней.

Сроки для составления графика отпусков на 2021 год

Последний срок для утверждения графика отпусков законодательно установлен в статье 123 ТК РФ , а именно не позднее чем за две недели до нового года (17 декабря 2020 года – последний день для утверждения).

За нарушение грозит административная ответственность (со. 5.27 КоАП РФ ):

для должностного лица предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
для предпринимателей – от 1 000 до 5 000 руб.;
для компаний – от 30 000 до 50 000 руб.

Устанавливать вид наказания будет трудовая инспекция.

Форма графика отпусков на 2021 год

По графику формируют сведения о датах выплаты отпускных. Поэтому в документе должны быть все обязательные реквизиты первичной документации из ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Дата создания и подпись руководителя являются обязательными элементами.

Организация может самостоятельно разработать шаблон. Или можно применять унифицированные бланки. Создавать документ можно в бумажном или электронном виде, подписанном ЭЦП с учётом ФЗ «Об электронной подписи».

Форма графика определяет, нужно ли издавать приказ об утверждении графика отпусков или нет. В форме № Т-7 предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно.

Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для внесения изменений в такой график отпусков понадобится соответствующий приказ.

Составление графика отпусков на 2021 год

В бланке графика отпусков на 2021 год отразите следующие сведения:

наименование отдела или иного подразделения;
должность в соответствии со штатным расписанием, фамилию, имя и отчество;
действующий табельный номер.

Дополнительно указываются такие элементы отпуска, как:

продолжительность;
начальная дата отдыха с подразделением на запланированную и фактическую;
основание для изменения плановых сроков;
предполагаемая дат и примечание.

Фактическую продолжительность перед согласованием не отображают, её заполняют после выхода сотрудника на работу.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при её отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации.

Оформляем по всем правилам график отпусков на 2021 год

Обычно работодатели стремятся ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. Для этого просят ставить подпись в поле «Примечание» или прикладывают лист ознакомления. Однако в настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Закон не содержит прямого требования знакомить под подпись сотрудников. График отпусков не является локальным актом. График отпусков является организационно-распорядительным документом. Известить о предстоящем отпуске по графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала ( ч. 3 ст. 123 ТК РФ ).
График отпусков подпадает под статью 8 ТК РФ . То есть это локальный акт организации. С документами, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель обязан знакомить его под подпись. К ним также относят график отпусков ( ст. 22 ТК РФ ).

Как в графике отпусков учесть праздники 2021 года?

Сотрудники часто присоединяют отпуск к праздникам. В таком случае праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются ( ст. 120 ТК РФ ). Еженедельные выходные дни входят в период ежегодного отдыха ( ст. 115 ТК РФ ).

К примеру, если указать в графике продолжительность отпуска в восемнадцать дней с 1 января, то десять праздничных дней с 1 по 10 января в период отпуска не войдут. Лучше укажите начало отпуска с 11 января, но предварительно согласуйте это с работником.

Как соблюдать очерёдность отдыха в графике отпусков на 2021 год?

Есть работники, которые имеют право на отпуск в удобное для них время вне очереди. Даже если есть график отпусков, они не обязаны ему подчиняться.

Если в компании есть такие работники, в первую очередь согласуйте время отпуска с ними и укажите его в графике. А потом уже расставьте периоды отпуска по остальным сотрудникам. Это снизит вероятность переносов в течение года и сбои в рабочем графике.

Кто вправе брать отпуск в любое время

Несовершеннолетние ( ст. 267 ТК РФ ).
Женщины непосредственно перед отпуском по беременности и родам или сразу после него ( ст. 260 ТК РФ ).
Женщины по окончании отпуска по уходу за ребёнком ( ст. 260 ТК РФ ).
Мужья в период, когда их жены находятся в декрете ( ч. 4 ст. 123 ТК РФ ).
Почётные доноры РФ ( п. 1 ч. 1 ст. 23 ФЗ от 20.07. 2012 № 125-ФЗ ).
Жёны и мужья военных во время отпуска супруга ( п. 11 ст. 11 ФЗ от 27.05. 1998 № 76-ФЗ ).
Многодетные родители, у которых не менее трёх детей младше 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ ).
Один из родителей, попечителей или опекунов ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет ( ст. 262.1 ТК РФ ).
Один из родителей, опекунов, попечителей, который работает в районах Крайнего Севера или в аналогичной по статусу местности и ему нужно сопровождать ребёнка при поступлении в учебное заведение ( ч. 5 ст. 322 ТК РФ ).
Сотрудники, которых до этого отозвали из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
Сотрудники, которые пострадали от чернобыльской катастрофы ( п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 ).

Как вносить исправления в график отпусков

Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.

Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.

При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.

Читайте также: