Какой документ не является разновидностью копии черновик отпуск дубликат

Опубликовано: 17.09.2024

План работы техникума на 2012 — 2013 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?
1) УТВЕРЖДЕН Решением педагогического совета (+)
2) УТВЕРЖДЕН Решение педагогического совета г.
3) УТВЕРЖДАЮ Решение педагогического совета г.

По составу реквизитов различают следующие виды бланков:
- общий бланк, бланк письма.
- общий бланк, бланк конкретного вида документа,
- общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, (+)

В письме, оформленном на бланке фирмы, недопустимо использовать изложение:
- от 3 л. мн. числа;
- от 1 лица, ед. числа (+)
- от 3 л. ед. числа;
- от 1 л. мн. числа.

К реквизитам, необязательным на документе, относятся:
- наименование организации составителя документа
- дата документа
- регистрационный номер документа
- герб субъекта Российской Федерации (+)

На коллегиальной основе издаются:
а) постановления; (+)
б) приказы по основной деятельности;
в) приказы по личному составу;
г) справки.

Какой документ не является разновидностью копии?
1) отпуск
2) дубликат
3) черновик (+)

Какие из документов классифицируются «по юридической значимости»?
1)Оригиналы, черновики, отпуск, дубликат и т. д. (+)
2)Индивидуальные, типовые, анкетные, трафаретные и т. д.
3)Рукописные, машинописные, графические, звуковые и т. д.

По месту составления документы бывают:
а) внутренние; (+)
б) личные;
в) официальные;
г) секретные.

Толщина каждого тома не должна превышать количество листов:
а) 250; (+)
б) 300;
в) 350;
г) более 350.

Реквизит " Отметка о наличии приложения " печатается с позиции строки
- 16
- 1 (+)
- 57

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату" печатается с позиции строки
- 1 (+)
- 25
- 6

Из скольких составных частей, как правило, состоит текст распорядительного документа
1)из трех
2)из одной
3)из двух (+)

Правовой акт об организации работы учреждения, подразделения -
- Указание
- Постановление
- Положение (+)

Какой нормативный документ определяет обязанности сотрудника?
1) Устав предприятия
2) Штатное расписание
3) Должностная инструкция (+)

Определите какое утверждение истинно, а какое нет.
Укажите истинность или ложность вариантов ответа:
1) (Истина) Датой протокола является дата проведения заседания
2) (Истина) Протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа
3) (Ложь) В кратком протоколе приводятся тексты выступлений
4) (Истина) В протоколе указываются результаты голосования
5) (Истина) В тексте протокола может отсутствовать пункт ВЫСТУПИЛИ

Типовой формуляр документа – это совокупность реквизитов:
а) обязательных;
б) необходимых для данного вида документов;
в) расположенных в определенной последовательности; (+)
г) постоянных.

Служебный акт составляет и подписывает
1) комиссия (+)
2)руководитель
3)исполнитель

При увольнении администрация обязана выдать трудовую книжку:
а) в день увольнения; (+)
б) в семидневный срок;
в) в течение двух недель;
г) в течение двух месяцев.

В кратком протоколе могут отсутствовать:
- выступления участников заседания (+)
- фамилии, инициалы председателя, секретаря и присутствующих.
- повестка дня;

В письме отметка о поступлении документа проставляется
1)в левом нижнем углу последнего листа документа
2)на любом свободном месте
3)в правом нижнем углу первого листа документа (+)

По степени сложности документы бывают:
а) простые; (+)
б) типовые;
в) индивидуальные;
г) действительные.

Устав юридического лица утверждается:
а) органами государственной власти;
б) учредителями; (+)
в) вышестоящей организацией;
г) акционерами.

Письменное указание исполнителю о сроках и характере исполнения
- Резолюция (+)
- Распоряжение
- Указание

Основание для издания приказа содержится:
- В позиции текста «Основание»
- В распорядительной части текста приказа.
- В констатирующей части текста приказа; (+)
- В заголовке;
- В прилагаемых документах;

Эмблема организации:
а) заменяет наименование организации;
б) заменяет изображение герба;
в) облегчает поиск документа; (+)
г) представляет на международных выставках.

В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?
1)Верно Инспектор отдела кадров личная подпись
2)Верно: Инспектор отдела кадров личная подпись
3)Верно Инспектор отдела кадров личная 16.03.2012 подпись (+)

Отметка о поступлении оформляется…
1)на отправляемых документах
2)на поступающих документах (+)
3)на всех документах

Определение приказа по вопросам общей деятельности
- правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам движения кадров в организации.
- правовой акт, подготавливаемый секретарем в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией
- правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. (+)

Изменения и дополнения в должностную инструкцию вносятся…
1)приказом руководителя (+)
2)докладной запиской
3)справкой согласования

Определите какое утверждение истинно, а какое нет.
Укажите истинность или ложность вариантов ответа:
1) (Ложь) Наличие заключительной части текста акта обязательно
2) (Истина) Чаще всего акты составляются комиссией
3) (Истина) Акт может служить основанием для издания распорядительного документа
4) (Истина) Акты, как правило, подлежат утверждению
5) (Истина) Акт может оформляться на трафаретном бланке

Организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей — это
- правила внутреннего и трудового распорядка
- устав
- штатное расписание
- структура и штатная численность (+)

Определение распоряжения
- Акт управления государственного органа, имеющий обязательный характер для сотрудников только данной организации.
- Акт управления, имеющий информационно - методический характер для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.
- Акт управления государственного органа, имеющий властный характер, обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано (+)

Визирование приказа оформляется:
а) до подписания;
б) после подписания;
в) во время подписания; (+)
г) нет правильного ответа.

Распорядительная часть в распоряжении начинается словом
1) ПРЕДЛАГАЮ (+)
2) РЕШАЕТ
3) ПОСТАНОВЛЯЕТ

Если приложение к документу сброшюровано, то количество:
а) листов не указывается; (+)
б) листов указывается;
в) листов указывается в исключительных случаях;
г) листов указывается по инициативе отправителя.

При флаговом расположении реквизитов строки бланка -
- На равном удалении от левого поля и середины листа
- От центра на равном удалении
- От левой границы, правый край не выравнивается (+)

Документ, выдаваемый взамен утерянного и имеющий силу подлинника, называется…
1)отпуск
2)копия
3)дубликат (+)

Документ, составленный для подтверждения фактов, событий -
- Доклад
- Акт (+)
- Протокол

Обоснование целей, причин издания приказа излагается:
а) в констатирующей части; (+)
б) в основной части;
в) в распорядительной части;
г) в вводной.

Если акт подготовлен комиссией, как указываются должностные лица (во вводной части), участвующие в подготовке акта:
- председатель, члены комиссии по старшинству должностей, секретарь;
- председатель комиссии, секретарь, члены комиссии в алфавитном порядке;
- председатель комиссии, члены комиссии в алфавитном порядке (+)

Протокол оформляют
1)в трех экземплярах
2)в одном экземпляре (+)
3)в двух экземплярах

Индекс (регистрационный номер) - это - только порядковый номер для документов
- Внешних
- Внутренних (+)
- Исходящих

Листы нумеруются…
1)посередине верхнего поля листа (+)
2)посередине нижнего поля листа
3)в правом верхнем углу

Реквизиты объяснительной записки по поводу объяснения поступка аналогичны
1)внутренней докладной записки (+)
2)внутренней справки
3)служебному письму

Реквизит "Отметка об исполнителе" печатается с
- 16 позиции строки
- 6 позиции строки
- 1 позиции строки (+)

Контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях – это функции:
а) группы контроля;
б) экспедиции;
в) архива; (+)
г) группы по счету и регистрации корреспонденции.

Датой документа для акта является:
- дата утверждения
- дата события (+)
- дата подписания

Система документации – это совокупность документов, применяемых:
а) в сфере управления;
б) в какой-либо сфере деятельности; (+)
в) в данном учреждении;
г) в конкретном структурном подразделении.

Какой типовой акт определяет организацию работы предприятия?
- положение; (+)
- устав;
- штатное расписание;
- должностные инструкции.

Дата, регистрационный номер
- Обязательный реквизит (+)
- Необязательный реквизит

Как располагаются подписи руководителей одинаковых по должностям:
- одна под другой
- параллельно. (+)
- произвольно;

В распорядительных документах не рекомендуется употреблять:
а) обеспечить;
б) улучшить; (+)
в) возложить;
г) разработать.

Печатью удостоверяются:
а) на документах, удостоверяющих права предъявителя (+)
б) письма-приглашения;
г) письма-претензии.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты документа допускается нумеровать. Как правильно выставить нумерациюВопрос
- I, II, III ? ;
- 1, 2, 3 ? ; (+)
- а, б, в ? .

В состав реквизитов акта не входит
1) Гриф согласования (+)
2) Заголовок к тексту документа
3) Гриф утверждения

Заголовок к тексту протокола должен иметь формулировку:
- родительного падежа (кого, чего?). (+)
- предложного падежа (о чем?);
- дательного падежа (кому, чему?);
- винительного падежа (кого, что?);

Какой из перечисленных документов подлежит утверждению?
- распоряжение.
- приказ;
- положение о структурном подразделении; (+)

В кратком протоколе могут отсутствовать позиции текста:
- выступили, постановили;
- слушали, выступили;
- повестка дня;
- выступили (+)
- постановили;

В систему ОРД не входят:
а) организационные документы;
б) финансовые документы; (+)
в) распорядительные
г) справочные

Протоколы хранятся не менее:
а) 5 лет;
б) 10 лет; (+)
в) 75 лет;
г) 100 лет.

Как оформляются в тексте протокола, присутствующие, если их 22 человека
1)Присутствовали: 22 человека (список прилагается) (+)
2)Присутствовали: перечисляются фамилии присутствующих в алфавитном порядке
3)Присутствовали: 22 человека

Почтовый адрес в реквизите «адресат» указывается:
а) во всех документах;
б) разовому корреспонденту; (+)
в) вышестоящим организациям;
г) органам власти и управления.

В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?
Выберите один из 2 вариантов ответа:
1)Приложение: на 6 л. в 1 экз.
2)Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз. 2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз. (+)

Документ, определяющий обязанности, права должностного лица -
- Указание
- Инструкция (+)
- Распоряжение

Реквизит "Визы" печатается с позиции строки
- 33
- 1 (+)
- 25

Распорядительный документ, который издается на основе коллегиального руководства
1)решение (+)
2)распоряжение
3)приказ

На бланках организаций с воспроизведенным Государственным гербом эмблема:
а) может помещаться в некоторых случаях;
б) не может помещаться; (+)
в) может помещаться в обязательном порядке;
г) может помещаться по усмотрению организации.

Совокупность распол. в определенном порядке реквизитов документа-это
- Бланк
- Формуляр (+)
- Документ

Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?
- Проставляется любым способом.
- Машинописным способом.
- От руки секретарем после утверждения документа руководителем
- Проставляется самим руководителем в момент утверждения документа. (+)

Заголовок к тексту приказа должен иметь формулировку:
- родительного падежа (кого, чего?).
- предложного падежа (о чем?); (+)
- дательного падежа (кому, чему?);
- винительного падежа (кого, что?);

Какие документы относятся к входящим?
- объяснительные записки
- служебные письма (+)
- бланк организации

Каждая организация обязана иметь номенклатуру:
а) типовую;
б) индивидуальную; (+)
в) примерную;
г) трафаретную.

Датой акта является
1)Дата активируемого события (+)
2)Дата утверждения
3)Дата подписания

Правовой акт, издаваемый руководителем для решения задач учреждения
- Приказ (+)
- Положение
- Указание

Ссылка на регистрационный номер и дату, эмблема предприятия.
- Необязательные реквизиты (+)
- Обязательные реквизиты

В начале текста телеграммы указываются цифрой индексы:
а) инициативного документа; (+)
б) данной телеграммы;
в) предприятия связи;
г) ответного документа.

Адресат - это
- Получатель письма (+)
- Отправитель письма
- Корреспондент

Реквизит "Отметка о поступлении документа" печатается с позиции строки
- 49
- 57 (+)
- 1

Основанием для издания какого распорядительного документа может быть акт
1) Решение
2) Постановление
3) Приказ (+)

Номенклатура дел утверждается:
а) руководителем учреждения; (+)
б) экспертной комиссией вышестоящей организации;
в) Госархивом;
г) ВНИИДАД.

Датой протокола является:
- Дата изготовления;
- Дата подписания;
- Дата заседания коллегиального органа (+)
- Дата исполнения;
- Дата согласования;

При адресовании документа физическому лицу указывают:
- почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя;
- фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес; (+)
- инициалы и фамилию отправителя, затем почтовый адрес.

Протокол подписывает
1)председатель и секретарь коллегиального органа (+)
2)руководитель
3)секретарь

Правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений — это
- положение (+)
- устав
- должностная инструкция
- штатное расписание

Указание о содержании письма
- Наименование
- Заголовок (+)

Печатью удостоверяется
1)письмо-напоминание
2)гарантийное письмо (+)
3)письмо-приглашение

Государственный герб располагается
- Посередине верхнего поля бланка рядом с эмблемой (+)
- Рядом с эмблемой предприятия в правом верхнем углу
- Над наименованием предприятия в левом верхнем углу

Бумагу, какого цвета можно применять при изготовлении бланков:
Выберите один из 4 вариантов ответа:
1)белого и светлых тонов (+)
2)только белого
3)зависит от вида бланка
4)любого

В реквизит подпись для должностного лица входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ
- личная подпись, расшифровка подписи;
- наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи (+)

Вставьте пропущенные в тексте слова
Внутреннюю докладную записку составляет и подписывает
_________________________.
Запишите ответ:
Ответ: составитель

Текст докладной записки, как правило состоит
1)из одной части
2)из двух частей
3)из трех частей (+)

В состав реквизитов акта входит реквизит
1) Гриф утверждения (+)
2) Гриф согласования
3) Отметка об исполнителе

Заверительную отметку при снятии копии с наиболее важных документов:
а) заверяют печатью; (+)
б) не заверяют печатью;
в) заверяют подписью директора;
г) заверяют подписью главного бухгалтера.

Реквизит Резолюция включает:
- фамилию исполнителя и руководителя, срок исполнения
- фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения
- фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения (+)

По каким признакам можно классифицировать документ?
1)Средства тиражирования, средства хранения, вид, форма.
2)Происхождение, срок хранения, гласность, средства фиксации (+)
3)Организационные, распорядительные, информационно-справочные.

Адресант - это
- Получатель письма
- Отправитель письма (+)
- Корреспондент

Какая часть текста акта может отсутствовать
1) Констатирующая
2) Заключительная (+)
3) Вводная часть

Проект приказа по личному составу готовится:
а) начальником канцелярии;
б) начальником отдела кадров; (+)
в) юрисконсультом;
г) секретарем.

Определите какое утверждение истинно, а какое нет.
Укажите истинность или ложность вариантов ответа:
1) В приложении к ГОСТ Р 6.30 – 2003 даны образцы бланков документов (Истина)
2) В организационно-правовые документы можно вносить изменения (Истина)
3) В организации по усмотрению руководства должна быть разработана индивидуальная инструкция по делопроизводству (Ложь)
4) Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 – 2003 (Истина)
5) Организационно-правовые документы, как правило, подлежат утверждению (Истина)

Требования к заверению копий документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016


Приказом Росстандарта утверждён национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" с датой введения в действие 1 июля 2018 года. (далее - Стандарт).

Предисловие

В соответствии с п. 4 раздела «Предисловие» данного Стандарта в настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Согласно п. 5 раздела «Предисловие» Стандарта правила применения настоящего Стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации".

Как следует из раздела «Область применения» настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000.

Стандарт

Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Данным Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.

В п. 5.26 Стандарта указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год") и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Образцы заверения копий документов:

ГОСТ Р 7097-2016, 44-ФЗ, 223ФЗ, 44 ФЗ, заверение копий документов для участия в закупках

Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо.

Верность копии подлинникам документов может свидетельствовать руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности, а также лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации, из которых следует, что лицо, заверившее документ, имеет какое-либо отношение к организации, от имени которой оно заверяло копию.

В случае установления требований о заверении копий документов, предоставляемых участником закупки в соответствии с требованиями п. 5.26 ГОСТ представленная участником копия документа (устава, договора, положения, штатного расписания и др.) должна включать следующие обязательные реквизиты:

2) наименование должности лица, заверившего копию;

3) его собственноручную подпись;

4) расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

5) дату заверения копии;

7) печать организации.

Таким образом, если в представленных участником закупки заверенных копиях документов (например, устав, договор, акты и пр.) отсутствуют какие-либо реквизиты из вышеперечисленных, например, надпись о месте хранения оригинала документа (что необходимо, поскольку копия представляется участником в другую организацию-заказчику), то данное обстоятельство свидетельствует о ненадлежащем заверении представленных копий, что не представляет заказчику возможности установить их соответствие подлинникам.

Практические последствия :

  1. Если речь идёт о закупке в рамках Закона № 44-ФЗ о контрактной системе: данное требование о заверении копий документов участником закупки в соответствии с пунктом 5.26 ГОСТ 7.0.97-2016 может быть применено в инструкции по заполнению заявки в отношении документов о квалификации участника (например, в рамках открытого конкурса в электронной форме, конкурса с ограниченным участием в электронной форме).

В случае, если участник закупки проигнорирует это требование конкурсной документации и не укажет при заверении копии место хранения оригинала документов о квалификации (например, договоров, актов, штатного расписания, документов о приёмке и др.), то комиссия по осуществлению закупок вправе не учитывать представленные участником документы о квалификации.

О ригинал документа содержит все необходимые реквизиты для того, чтобы он обладал юридической силой. В некоторых случаях изготавливают сразу два или более оригиналов документа (например, договор или накладная и т.д.).

Но часто бывает так, что лиц, заинтересованных в получении документа, оказывается больше, чем его оригинальных экземпляров. Например, бывает необходимость срочно довести какой-то документ до сведения большого числа сотрудников.

Бывает, что оригинал документа подшивается в одно дело, а его копии прилагаются к другим документам или направляются в иные структурные подразделения. Например, нормативными актами предусмотрено включение в состав личных дел работников копий (выписок) приказов о приеме, переводе, увольнении, а также копий некоторых других документов.

Копии документов необходимы для поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, получения заграничной визы. И этот список мы могли бы продолжить.

Итак, получается, что без оформления копий нам никак не обойтись. Однако в разных ситуациях к оформлению копии, ее юридической силе предъявляются различные требования.

Копия документа

Начнем с определения:

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия документа, полностью воспроизводящая информацию подлинника, называется факсимильной. Мы постоянно имеем дело с копиями такого рода. Это то, что мы получаем по факсу, вынимаем из ксерокса. Это может быть сканированный (или сфотографированный) образ документа, распечатанный впоследствии на принтере.

Но в работе используются и свободные копии, которые содержат все реквизиты оригинального документа, кроме личных росчерков в подписи. Это, например, может быть повторная распечатка на принтере документа, созданного ранее.

Однако копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена. В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется понятие «заверенная копия». Только заверенная копия признается аналогом подлинника документа.

Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТом Р 6.30-2003. В Примере 1 мы покажем, как оформить заверительную надпись. Обратите внимание: она оформляется от границы левого поля документа без абзацного отступа ниже реквизита «подпись».

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Теперь предлагаем обратить внимание на следующий вопрос. Заверенные копии каких документов организация вправе выдавать?

Организация может заверить копии только тех документов, автором которых является. Но из этого правила есть 2 исключения:

  • Первое: оно не распространяется на архивные учреждения и нотариат.
  • Второе: любая организация может выдать копии хранящихся у нее документов, выданных другими организациями, если они нужны для решения дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел.

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в данной организации (см. Пример 3).

Может возникнуть вопрос относительно необходимости проставления печати на заверительной надписи.

Если копия документа изготавливается для оперативного использования сотрудниками внутри организации, то уровень требований к копии документа минимален. А вот при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки физическому лицу заверительная подпись должна удостоверяться печатью (п. 2.3.2.5 ГСДОУ).


Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой

Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц

Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже*

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

– заявление, написанное работником;

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

– копию приказа о переводе на должность менеджера;

Как правильно заверить копии документов для работника?

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.
Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

Оформление выписки

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:


Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой

Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц

Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже*

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

– заявление, написанное работником;

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

– копию приказа о переводе на должность менеджера;

Как правильно заверить копии документов для работника?

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.
Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

Оформление выписки

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Читайте также: