Кассир организации уходит в отпуск на две недели в это время его будет замещать бухгалтер

Опубликовано: 17.09.2024

Когда коллеги в отпуске, а вы всех заменяете, это обидно и непросто физически. Иногда летом приходится работать за двоих, в худшем случае — за троих. Сколько вам должно заплатить начальство, если коллега уехал отдыхать и оставил вам на попечение не только свой кактус, но и заказчиков?

Работать приходится не только за коллегу-отпускника, но и сотрудника, который заболел или ушёл в декретный отпуск. В зависимости от формы замещения начальство будет начислять вам доплату за отсутствующего работника.

Сколько поработаешь — столько и заплатят

Есть несколько видов замены:

Временный перевод — по статье 72.2 Трудового кодекса РФ вы исполняете только обязанности отсутствующего человека.

Например, ваш коллега руководит крупным проектом. Работодатель может сделать вас руководителем рабочей группы, если вашей квалификации достаточно и срочных проектов у вас нет.

Совместительство — по ст. 60.1 ТК РФ вы продолжаете выполнять свои обязанности, а на работу отпускника тратите свободное время не в ущерб основной деятельности.

Совмещение — по ст. 60.2 ТК РФ вам приходится выполнять свои обязанности и отпускника.

Есть ещё один способ замещения. Но в этому случае работодатель не берёт кого-то из штата:

Наем временного сотрудника — работодатель принимает на основе срочного договора третьего работника, который по ст. 59 ТК РФ замещает отпускника.

Временно не на своём месте

Допустим, руководитель передал вам обязанности отпускника и перевёл на новую должность. Такое право начальству, как мы писали выше, даёт ст. 72. 2 ТК РФ. Но по этой статье перевести на другую должность сотрудника можно только добровольно. Работодатель заключает с вами соглашение о временном переводе, а также в трудовом договоре указывает условия новых обязанностей.

Далее начальство должно составить приказ о вашем переводе. Теперь должность отпускника — основная для вас на указанное время. Работодатель должен проинструктировать вас и обозначить фронт работ. Никакие изменения в трудовую книжку при этом не вносят.

Как доплачивают?

Размер доплаты работодатель указывает в дополнительном соглашении. Но по Трудовому кодексу руководитель вправе не доплачивать больше вашего среднего заработка на прежнем месте. Такое обязательство у начальства есть в одном случае — если вас без согласия переводят на должность ниже. Если с вашего соглашения — то могут не доплачивать.

То есть, если вы получаете на основной должности 28 000 рублей, то больше 14 000 рублей вам к окладу отпускника не доплатят. Перевести на другу должность могут на срок до года или до выхода сотрудника на работу.

Работаю по совместительству

К этому способу приходится прибегать, когда невозможно расширить обязанности. По совместительству вы продолжаете выполнять основную работу, а на дополнительные обязанности должны тратить не больше нормированного времени. По ТК это не больше половины от вашей рабочей норм за месяц. И руководитель должен следить за этим нормативом.

В остальном ваши функции сохраняются, а начальство должно заключить с вами специальный трудовой договор.

Как доплачивают?

В этом случает оплата труда = отработанное время. Такое условие должно быть указано в трудовом договоре.

Например, в июле в строительном магазине «Бобёр» на 14 дней ушёл в отпуск кассир. Из двух недель отпуска — 10 дней рабочие. Пока кассир отсутствует, его подменяет консультанта зала. Оклад кассира — 20 000 рублей, за один день он получает около 870 рублей.

Продавец, который замещает кассира, за 10 рабочих дней получит доплату — 8 700 рублей. Из этой суммы руководитель должен удержать 13% НДФЛ и перечислить фондовые налоги.

Совмещение — расширение обязанностей

Коллега уезжает отдыхать, а вы получаете дополнительно его обязанности. По ст. 60.2 ТК РФ обязанности отпускника могут отличаться от ваших. Совмещением считается отличная работа. А если ваши должности совпадают — это расширение.

Принудительно выполнять работу отсутствующего нельзя: только по письменному соглашению. Руководитель после вашего согласия составляет приказ. В документе указано, сколько и как вам будут платить.

Как доплачивают?

Зависит от того, что оплачивают — фактическую работу или время, которое вы потратили. За доработку должны начислять деньги.

На примере с кассиром: допустим, в этот раз обязательства принимает кладовщик. Работодатель пишет приказ о совмещении, где указывает доплату пропорционально затраченному времени. Если оклад кассира — 20 000 рублей, а кладовщика — 18 000 рублей, то замещающий сотрудник получит дополнительные 8 700 рублей за 10 дней отпуска коллеги. Всего 26 700 рублей.

Из этой суммы также вычитают НДФЛ и платят взносы.

Только по согласию

Руководитель не вправе заставить вас без письменного согласия выполнять чужие обязанности. Вы также можете заранее отказаться от дополнительной работы.

Есть одно исключение, когда вам могут не доплатить. Это тот случай, когда вы замещаете коллегу с аналогичной должность и ваши обязанности расширяются. В таком случае руководитель может не брать у вас письменного согласия.

Фото Ольги Вирич, Кублог

Кассовые операции ведутся кассиром или другим работником (например, бухгалтером), на которого возложены соответствующие обязанности, или даже руководителем организации. Это предусмотрено п. 4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210. Если кассовые операции ведет руководитель, он же подписывает кассовые документы.

Чтобы проверяющие не сочли, что кассовые операции в организации ведет «неустановленное лицо», нужно корректно оформить факт передачи работнику соответствующих полномочий:

Заручиться согласием работника на ведение кассовых операций.
Если сотрудник не против взять на себя ведение кассовых операций, то нужно внести дополнения в трудовой договор. Если работник будет выполнять обязанности кассира в основное рабочее время, то нужно руководствоваться правилами совмещения профессий, закрепленными ст. 60.2 ТК РФ.
Издать распорядительный документ, например, приказ руководителя организации.
Заключить с работником договор о материальной ответственности.

Лимит остатка наличности в кассе

Особенно много вопросов возникает при ведении кассовых операций обособленных подразделений. Рассмотрим несколько практических ситуаций и дадим рекомендации, как лучше действовать.

Пример 1. В обособленном подразделении организации на конец рабочего дня остаются наличные денежные средства в рамках установленного лимита. Вся наличная выручка обособленного подразделения сдается в кассу головной организации. На следующее утро деньги из кассы выдаются на размен.

Если обязанность сдавать всю наличную выручку обособленного подразделения в кассу головной организации не установлена, а только закреплено право, то все законно. Правомерно оставлять наличность в обособленном подразделении организации (вне зависимости от того, где оно расположено) на конец рабочего дня в рамках установленных лимитов.

Обособленные подразделения, которые сдают выручку в банк на счет юридического лица, самостоятельно определяют лимит остатка денежных средств ( п. 2 Указания № 3210-У). Вопрос, кто должен утверждать приказом данный лимит: само подразделение или головная организация.

Пример 2. Налоговый орган по результатам проведенной проверки установил, что директор филиала организации приказом утвердил новый лимит остатка в кассе филиала. По мнению инспектора, лимит должен утверждаться приказом руководителя организации. Поэтому налоговый орган пришел к выводу, что лимит остатка в кассе филиала не установлен. Организацию привлекли к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ (оштрафовали).

Действия налогового органа правомерны. Руководитель филиала организации не вправе утверждать лимит остатка денежных средств в кассе своим приказом. Такой приказ должен подписать руководитель юридического лица.

Кассовые документы

руководитель, если нет бухгалтера или главного бухгалтера;
главный бухгалтер, бухгалтер или иное должностное лицо, например, кассир.

Обязанность хозяйственных обществ применять печать отменили, поэтому бухгалтеры задаются вопросом - ставить ли печать на первичных документах, квитанции к ПКО (форма № КО-1), кассовой книге (форма № КО-4), журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) и БСО.

С 7 апреля 2015 года АО и ООО вправе, но не обязаны иметь печать. Если общество решит иметь печать, этот факт фиксируется в уставе. Независимо от того, предусмотрено наличие печати уставом или нет, общество имеет право не ставить печать на первичных документах, квитанциях к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), в кассовой книге (форма № КО-4), журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) и бланках строгой отчетности. Федеральное законодательство такой обязанности не предусматривает.

Если же использование печати предусмотрено не только уставом общества, но и бухгалтерской учетной политикой, то первичные документы заверять печатью нужно (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Случается, что кассир или бухгалтер, ведущий кассовые операции, не знают, как правильно ставить круглую печать на приходный кассовый ордер и квитанцию к нему. Например, некоторые уверены, что печать краешком должна захватить сам ордер, а основная ее часть должна располагаться на квитанции. На самом деле печать следует проставлять на квитанции к приходному кассовому ордеру (ПКО), без захвата самого ПКО. В случае разногласий в суд нужно представить квитанцию с подписями (с расшифровкой фамилии) и печатью (форма утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). Если подписи и печати нет, квитанция не имеет юридической силы, поскольку отсутствуют обязательные реквизиты документа. Такая позиция высказана, к примеру, в постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.10.2013 по делу № А66-686/2012.

Кассовая книга

Пример 3. Организация ведет кассовую книгу в электронном виде. После подписания в кассовой книге была выявлена ошибка.

Организация, которая ведет кассовую книгу в электронном виде, после ее подписания не вправе вносить исправления. Как разрешить ситуацию, Указание № 3210-У не разъясняет.

Что можно предложить? Если в книге обнаружилась ошибка, можно составить первичный учетный документ, по сути, бухгалтерскую справку. Ее форму должен утвердить руководитель организации. И в справке пояснить, какая именно ошибка содержится в кассовой книге. Документ должны подписать те же лица, что подписали кассовую книгу.

Если организация имеет обособленные подразделения, в которых осуществляются кассовые операции, то в каждом из таких обособленном подразделений должна вестись кассовая книга. Ее ведение только лишь в головном офисе является административным правонарушением (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Пример 4. После проверки двух обособленных подразделений организацию оштрафовали в общей сложности на 80 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП РФ. Причина была в том, что по обоим обособленным подразделениям организация не вела кассовые книги.

Действия налоговых органов не противоречат действующему законодательству. За отсутствие кассовой книги в обособленном подразделении организацию могут оштрафовать по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.04.2014 № 15АП-4779/2014). Административное наказание назначается за каждое совершенное правонарушение. В рассмотренной ситуации зафиксировано два правонарушения. Значит, штраф в размере 80 000 руб. применен обоснованно.

Кстати, предпринимателям разрешено не вести кассовую книгу, не выписывать расходный кассовый ордер при выдаче денег из кассы и приходный кассовый при приеме наличных денежных средств (абз. 2 подп. 4.1 и абз. 9 подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). В остальном как малые предприятия, так и предприниматели должны придерживаться действующего порядка ведения кассовыx операций в полном объеме.

Сотрудники бухгалтерии нередко по тем или иным причинам отсутствуют на рабочих местах. Это может быть отпуск, больничный, увольнение, пока не подобран постоянный сотрудник на замену и т.д. Иногда их участки приходится «закрывать» не только другим рядовым специалистам, но и главному бухгалтеру. Рассмотрим, на какое дополнительное вознаграждение может рассчитывать главбух в этом случае.

Как можно заполнить «пробелы» в штатном расписании

Трудовой кодекс предусматривает для этого несколько вариантов:

Перевод на период отсутствия (ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае «замещающий» специалист все рабочее время занимается обязанностями сотрудника, который, например, ушел в отпуск. Понятно, что для главбуха этот вариант не подходит – ведь его работу необходимо выполнять ежедневно и без каких-либо пропусков.
Совместительство (ст. 60.1 ТК РФ). При этом варианте совместитель использует для исполнения дополнительных обязанностей время за пределами «стандартных» рабочих часов – вечера, выходные дни и т.п. Для рассматриваемой ситуации этот способ тоже неудобен: обязанности большинства специалистов бухгалтерии нужно исполнять именно в рабочее время, т.к. они связаны с функциями других отделов и взаимоотношениями с контрагентами.
Совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ). В данной ситуации сотрудник выполняет как свои, так и дополнительные функции в течение рабочего времени. Именно этот вариант наиболее подходит при «закрытии пробелов» в штатном расписании бухгалтерии.

За что можно сделать доплату главному бухгалтеру?

Статьи 149 и 151 ТК РФ устанавливают, что за отклонения от нормального режима рабочего времени сотруднику полагается доплата. К таким отклонениям относится и совмещение должностных обязанностей.

Конкретный порядок расчета суммы доплаты за отсутствующего работника в ТК РФ не прописан. В законе лишь указано, что сумму дополнительного вознаграждения следует определять с учетом специфики работы и объема добавочной нагрузки.

На практике доплату за совмещение часто рассчитывают на основе оклада отсутствующего специалиста.

Пример

Оклад главного бухгалтера – 60 000 руб., оклад кассира – 30 000 руб. Кассир уходит в отпуск с 03 по 16 июня 2019 года. «Стоимость» одного рабочего дня кассира в июне 2019 года составляет 30000 / 20 = 1 500 руб. На время отпуска приходится 10 рабочих дней. Поэтому надбавка главному бухгалтеру составит: 10 х 1 500 = 15 000 руб. В итоге главбуху за июнь 2019 года будет начислено: 60 000 + 15 000 = 75 000 руб.

На совмещение нужно получить письменное согласие сотрудника, а его длительность, сумму оплаты и другие условия – отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору. В частности – если речь идет об исполнении обязанностей кассира, то с «замещающим» сотрудником нужно на этот период заключить договор о полной материальной ответственности.

Исключением может быть ситуация, когда обязанность исполнять обязанности другого специалиста при его отсутствии уже прописана в трудовом договоре.

Например, для главбуха это может быть период, когда в отпуск или на больничный ушел его заместитель. В таком случае совмещение выполняется в рамках трудового договора и доплату главному бухгалтеру делать не нужно.

Вправе ли главбух оформлять на себя приказ о замещении с доплатой?

Все кадровые решения в организации принимает директор. Поэтому ни главбух, ни другие руководители подразделений не имеют права самостоятельно возложить на себя обязанности отсутствующего специалиста и назначить доплату.

Исключением может быть лишь случай, когда главный бухгалтер исполняет обязанности директора. Но это возможно лишь теоретически. Вряд ли главбух в такой ситуации будет брать на себя еще и обязанности рядового сотрудника. Скорее всего – он найдет другие варианты решения проблемы.

Чем грозит отсутствие доплаты за совмещение

Если сотруднику не начисляются положенные доплаты, то это – нарушение трудового законодательства. Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает для организации штраф в сумме до 50 тыс. руб., а для должностных лиц – до 20 тыс. руб.

Но это еще не все. Ведь начисленное сотрудникам вознаграждение (в т.ч. и доплаты) облагается НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому к организации и ее должностным лицам в данном случае будут применены и налоговые санкции.

Статья 122 НК РФ предусматривает штраф для организации в размере 20% от недоимки, а если будет доказан умысел, то – в размере 40%. Кроме того, придется заплатить и пени за просрочку. А на ответственных должностных лиц по ст. 15.11 КоАП РФ может быть наложен штраф в сумме до 20 тыс. руб.

Как избежать нарушений при расчете зарплаты

Начисление выплат в пользу сотрудников – весьма сложный процесс. Опасность допустить ошибку и «попасть» под штрафы здесь весьма велика, особенно – в нестандартных ситуациях, наподобие описанной выше.

Избежать неприятных последствий можно, если передать расчет зарплаты специализированной команде.

Сама процедура начисления выплат в пользу сотрудников, принятая в 1C-WiseAdvice, уже является защитой от ошибок:

Для проверки всех видов выплат разработаны специальные чек-листы.
Все расчеты по обязательным платежам регулярно сверяются с ИФНС и внебюджетными фондами.
Чтобы ни один платеж случайно не «завис», мы ежемесячно проверяем актуальность реквизитов налоговой инспекции и фондов.
Т.к. налоговое законодательство часто меняется, то в штате компании предусмотрен методолог, который отслеживает все изменения. Поэтому вы можете быть уверены, что все обязательные платежи начислены и уплачены в полном соответствии с актуальными нормами закона.

Вывод

Если кто-либо из сотрудников бухгалтерии временно отсутствует, то его обязанности необходимо перераспределить. Главбух может передать функции отсутствующего бухгалтера другому специалисту или взять их на себя.

Но окончательное решение о порядке совмещения на основе предложений главбуха принимает директор. Он же определяет и порядок доплаты.

Если работнику, получившему дополнительную нагрузку, не начислена положенная доплата, то организацию и виновных лиц накажут за нарушение трудового законодательства и занижение налоговой базы.

Пора, пора в отпуск… Из жизни главбуха…

Нам стало интересно, как же на практике главные бухгалтеры готовятся к своему заслуженному отпуску. И мы провели блиц-опрос:

Наталья КРАСИЛЬНИКОВА, главный бухгалтер ООО «CLASS SHINE»:

– Время для отпуска подбираю так, чтобы по бухгалтерии на предприятии было минимум работы, а ее выполнение не затрудняло бы человека, который будет меня заменять. Я думаю, что самое хорошее время – перед сдачей годовых отчетов. Но я сама беру отпуск весной или в начале лета. После сдачи годовых отчетов обязательно беру 3–4 дня отдыха, чтобы прийти в себя и с новыми силами приступить к работе. Кстати, чаще всего за меня остается сам директор.

Отчеты всегда сдаю только сама, поэтому стараюсь, чтобы отпуск не приходился на отчетные периоды. А вот заполнение и выдачу счетов-фактур на время можно спокойно переложить на плечи заместителя. Я заранее заготавливаю бланки и провожу инструктаж по их заполнению. Объясняю, что счет-фактуру необходимо заполнить сразу же, как придет смс-уведомление о том, что пришли деньги от покупателя, и как можно скорее передать ее клиенту.

Обычно удается отдохнуть без проблем, хотя бывает, конечно, всякое… Например, в этом году из налоговой пришли с мониторингом в самый неподходящий момент: я – в отпуске, а шеф – с клиентами за городом. Пришлось все бросить и ехать на работу, показывать документы проверяющим.

Юлия ГАЛЬЦЕВА, главный специалист по бухгалтерскому учету процессингового центра:

– Для отдыха обычно выбираю относительно спокойные периоды начала или конца лета. Интересно было бы отдохнуть в январе хоть разок… Но это – высший пилотаж для представителей профессии.

Если бухгалтер – не главный, а вообще единственный, отпуск – тоже не проблема. Достаточно обучить подходящего сотрудника отправлять платежи в банк и печатать доверенности. А подписаться дважды, за себя и бухгалтера, имеет право директор.

Даже обидно немного, но в отсутствие меня на работе жизнь вовсе не прекращается, идет себе вполне успешно. Максимум – можешь найти большую кучу необработанных документов на столе в день возвращения, а так – все нормально обычно бывает! Главное – надо куда-нибудь подальше уехать из города на период отпуска. Или – притвориться хотя бы, что уехал.

Елена КОВТУН, главный бухгалтер предприятий оптово-розничной торговли г. Намангана:

– К сожалению, не помню, когда у меня в последний раз получалось уйти в полноценный отпуск. Работаю сразу в нескольких организациях, и практически невозможно подстроить работу каждого из них так, чтобы в период отпуска можно было не выходить на работу. Многие бухгалтеры сейчас так работают…

Когда очень нужно, я беру отгулы. В остальное же время стараюсь распределить объем работы во всех своих организациях так, чтобы не перегружать себя. Пока что у меня это получается, и работа всегда в радость.

Азиза НУРИТДИНОВА, главный бухгалтер строительной организации г. Ташкент:

– У нас на предприятии это уже отработанный механизм и без меня работа не останавливается, конечно. Срочные платежи, которые требуют наличия моей подписи, всегда можно сделать дистанционно, через систему Банк-клиент.

Вместо себя оставляю помощницу, какие-то оперативные задачи она всегда делает: составить и распечатать письмо, платежку, счет-фактуру, акт сверки сделать и т.д.

Наиля АЗИМЕТОВА, главный бухгалтер крупного производственного предприятия, г. Ташкент:

– Ухожу в отпуск спокойно – в рамках Трудового кодекса РУз и своего трудового контракта – на 15 дней, как и положено.

На время отпуска делаем приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на моего заместителя и возлагаем на него право подписи на первичных документах: накладных, производственных требованиях, счетах-фактурах, актах сверок, доверенностях и т.д.

Также определяем время, например, раз в неделю с 18.00 до 19.00, удобное для общения, обращения ко мне с какими-либо вопросами или в случае возникновения каких-либо «форс-мажорных» обстоятельств.

Для меня важно, чтобы отпуск не совпал с периодом налоговой, финансовой, статистической отчетности, выплатой зарплаты, начислением и выплатой дивидендов учредителям и т.п. К примеру, это могут быть даты с 9 по 25 или 29 число в мае, июне, августе. В остальные месяцы, как правило, вы попадаете в отчетные периоды либо для налоговых органов, либо внутри своего предприятия.

Но и опять-таки все зависит от вашей команды. Если команда готовая, управляемая, ответственная уходить в отпуск несложно. А если – нет, то вы рискуете и весь отпуск будете чувствовать себя некомфортно, потому что постоянно будете думать, как бы кто чего-то там не напортачил.

Поэтому очень важно в целом организовать работу бухгалтерии так, чтобы каждый ее сотрудник знал, что ему делать в определенной ситуации. Например, пришел к вам клиент, все знают, кто конкретно должен выписать счет-фактуру, проверить оплату/предоплату, зарегистрировать, подписать и т.д.

Светлана ХОРШИНА, главный бухгалтер предприятия оптовой торговли г. Ташкент:

– Если заранее не продумать все и не подготовиться, то, конечно, уйти будет сложно. И – вернуться тоже, обнаружив у себя кучу нерешенных вопросов и задач.

Я всегда продумываю, кто может адекватно заменить меня во время отпуска. Готовлю этого человека заранее. Также, заранее обговариваю, какие вопросы он может решить самостоятельно, а по каким обязательно нужно связываться со мной. Вот прямо конкретно перечисляю список возможных вопросов, которые не должны решаться в мое отсутствие.

Потом мы готовим приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера и права подписи на сотрудника отдела бухгалтерского учета на время пребывания главного бухгалтера в отпуске. Предоставляем в банк дополнительную карточку с образцами подписи. И все, можно спокойно отдыхать…

Чтобы отдыхать спокойно, предлагаем воспользоваться следующим Планом подготовки к отпуску.

I этап – с момента вступления в должность главного бухгалтера

1. Включите правила замещения должностей в локальный акт предприятия (коллективный договор, правила внутреннего распорядка и т.п.).

2. На среднем или крупном предприятии – по согласованию с руководством подготовьте себе заместителя, распишите должностные инструкции рядового состава бухгалтерии с учетом фактора замещения. Каждый должен знать, как таблицу умножения, за какие участки работы он лично отвечает в отсутствие главбуха.

3. На малом предприятии – совместно с руководителем определите сотрудника, который поможет решать вопросы бухучета в ваше отсутствие. Это можно сделать в порядке:

временного совмещения;
внутреннего совместительства;
временного перевода.

Заранее научите своего «заместителя»:

формировать платежное поручение и отправлять его в системе
«Internet-banking», составлять в бухгалтерской программе акт сверки, формировать счет-фактуру, доверенность, распечатать и зарегистрировать необходимые документы;
каждое утро заходить в персональный кабинет налогоплательщика, чтобы проверить, не направлено ли в вашу организацию требование или письмо от ГНИ, а также проверять корпоративную почту на наличие писем от ваших контрагентов;
быть ответственным и быть с вами на связи через электронную почту, другие электронные каналы связи, например, Телеграм, ватсап в определенное – удобное для вас время, не мешая вашему отпуску.

Оформите на этого сотрудника приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера и права подписи первичной документации (счета-фактуры, накладные, платежные поручения, доверенности, акты сверок и т.д.) с определенным сроком, приходящимся на ваш отпуск. Дополнительное соглашение к трудовому договору с заменяющим вас лицом заключать не надо.

На основании приказа и акта приема-передачи передайте вашему «заместителю» ЭЦП, печати, штампы и пр.

II этап – в период формирования графика отпусков

Продумайте заранее график отпусков с учетом следующих факторов:

1) отпуск главбуха не должен совпасть с отпусками руководителя предприятия и заместителя главбуха;

2) если отпуск главбуха делится на части, одна из них не может быть короче 12 рабочих дней ( ст. 146 ТК);

3) спланируйте ваш отпуск так, чтобы он не пришелся на период налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности (календарь бухгалтера с отчетными датами см. buxgalter.uz ).

Наиболее благоприятные периоды для вашего отпуска мы отметили в нашем календаре . Выберите, что подходит вам с точки зрения специфики вашего предприятия.

Самые оптимальные даты – с 10 по 26 число месяца. Произвести расчеты, выплатить заработную плату, сдать все отчеты (налоговую, финансовую, статистическую отчетности), уплатить все налоги и необходимые платежи, соответственно, нужно до 10 числа. Для этого заранее зарезервируйте определенную сумму денежных средств на расчетном счету.

III этап – за 2–3 недели до отпуска

1. Оплатите все налоги и обязательные платежи заранее с небольшим авансом.
2. Внесите оплату за аренду помещения за очередной месяц заранее, чтобы у арендодателя не было возможности предъявить к вам какие-либо претензии.
3. Заранее проинвентаризируйте дебиторов и кредиторов, чтобы избежать нежелательных трений и судебных разбирательств в период вашего отсутствия.
4. Рассчитайте заранее все отпускные и налоги по ним (НДФЛ и ЕСП) исходя из графика отпусков сотрудников, которые выйдут в отпуск одновременно с вами.
5. Составьте на время вашего отсутствия план действий и отметьте «красные» даты по определенным задачам для вашего заместителя и рядового состава бухгалтерии (оплаты, отчеты, расчеты, проверка и т.п.). Проверьте его в действии еще до вашего ухода в отпуск.
6. Если у вас учет ведется на стационарном компьютере, организуйте к нему удаленный доступ. Это выручит вас, если заместитель не справится с чем-то в программе или в отчетах. Чтобы установить необходимое программное обеспечение и освоить работу через удаленное соединение, обратитесь к специалисту.
7. На всякий случай возьмите с собой информацию (например, флеш-версию «Norma»), которая может вам понадобиться при оперативной подготовке ответа на требование, внезапно направленного ГНИ во время вашего отпуска. Вы также можете воспользоваться:

бесплатной базой законодательства nrm.uz ;
ответами на требования и письма ГНИ, опубликованными на сайте buxgalter.uz. , если вдруг они окажутся схожими с вашей ситуацией.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Существует несколько способов замены отпускников:

Совмещение. Работник совмещает свою работу и работу отпускника (ст. 60.2 ТК РФ).
Временный перевод. Работник выполняет только обязанности отпускника (ст. 72.2 ТК РФ).
Совместительство. Работник тратит на работу отпускника свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ).
Прием временного сотрудника. Сотрудник принимается на работу с заключением срочного договора на срок, соответствующий сроку отпуска заменяемого сотрудника (ст. 59 ТК РФ).

Расширение обязанностей или совмещение

Если один работник уходит в отпуск, то другому могут поручить выполнять его обязанности, не освобождая его от основной работы. Эта работа может соответствовать его должности или нет (ст. 60.2 ТК РФ).

Если дополнительная работа схожа с работой работника — это расширение обязанностей, если нет — совмещение.

Положена ли доплата штатному заместителю руководителя, если в отпуск уходит руководитель и его обязанности возлагаются на штатного заместителя? Ответ на вопрос дискуссионный, ведь по должностным обязанностям зам. должен «подхватить» дела руководителя во время его отсутствия. Узнайте авторитетное мнение эксперта КонсультантПлюс, бесплатно получив пробный доступ к системе.

Обязать работника выполнять дополнительную работу принудительно нельзя. Работник должен дать на это письменное согласие.

Доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оговаривается в дополнительном соглашении и может производиться за фактическую выполненную работу или рассчитываться пропорционально отработанному времени (ст. 151 ТК РФ). В приказе о совмещении необходимо указать, как оплачивается замещение на время отпуска и срок, на который оно оформляется.

Каждая из сторон трудовых отношений может их досрочно прекратить. Для этого инициатор расторжения должен за 3 рабочих дня предупредить об этом противоположную сторону в письменной форме.

Но может случиться так, что доплату за отсутствующего работника никто не получает. Это происходит, когда работник замещает коллегу со схожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции четко оговорены замещения такого рода. В этом случае письменное согласие работника также не требуется.

ООО «Кукушка». В январе кассир уходит в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска его обязанности согласился выполнять второй бухгалтер.

Издается приказ о совмещении должностей. В нем указывается, что доплата за совмещение будет рассчитываться пропорционально отработанному времени.

Оклад бухгалтера равен 20 000 руб.

Оклад кассира равен 17 000 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 17 000 руб. / 17 дн. (количество рабочих дней в январе) = 1000 руб.

Размер доплаты за 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 1000 руб. = 10 000 руб.

Итого, в январе бухгалтер получит зарплату: 20 000 руб. + 10 000 руб. = 30 000 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить взносы.

Выполнение и оплата временного перевода

Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).

Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.

На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».

После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.

В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.

Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.

В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.

Как оформляется и оплачивается совместительство

Если расширение трудовых обязанностей невозможно, работодатель может оформить совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).

Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.

Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.

В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.

Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 15 120 руб. × 50% / 18 дн. (количество рабочих дней в феврале) = 420 руб.

Размер оплаты 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 420 руб. = 4200 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить налоги в фонды (30%).

Отдельные разъяснения по вопросам совмещения дают эксперты КонсультантПлюс.

Получите пробный доступ к системе и бесплатно узнайте ответы.

Прием временного сотрудника

Еще один из способов заменить работника, ушедшего в отпуск, — это нанять на его место нового работника, заключив с ним срочный договор (ст. 59 ТК РФ).

Этот способ замены будет предпочтителен для предприятий, на которых есть технически сложные должности. И если их пытаться совместить, может пострадать весь трудовой процесс. Например, это может быть крупное производственное предприятие. Наладчик технически сложного оборудования уходит в отпуск. Преимущества способа найма временного сотрудника очевидны: руководитель получает полноценного сотрудника, и трудовой процесс не останавливается.

Оплата, условия и срок работы оговариваются и указываются при заключении срочного трудового договора.

Итоги

Если на предприятии работник уходит в отпуск, то на его место, скорее всего, нужно будет подобрать замену. Вариантов такой замены несколько. Выбирайте тот, что удобен именно вам. Но какой бы из них вы ни выбрали, помните, что обязанностью доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника пренебрегать нельзя.

Читайте также: