Кто может замещать главного бухгалтера на время отпуска
Опубликовано: 16.05.2024
Какими видами отпусков может воспользоваться главбух
Главный бухгалтер — фигура достаточно значимая для любого экономического субъекта. Он не только организует процесс формирования данных бухгалтерского, налогового, управленческого учета и контролирует создание всех видов отчетности, основанной на этих данных, но и:
- взаимодействует с налоговыми органами;
- задействован в процедурах аналитического характера;
- участвует в принятии экономически значимых управленческих решений;
- отвечает за оформление достаточно широкого перечня документов, ставя на них свою подпись.
То есть длительное отсутствие главбуха на работе является весьма нежелательным. Вместе с тем он, как и все прочие работники экономического субъекта, согласно нормам ТК РФ имеет право на все виды законодательно предусмотренных отпусков. К таким отпускам, в частности, относятся:
- очередной, предоставляемый ежегодно;
- дополнительный, который для главбуха обычно предусматривают в качестве компенсации за ненормированный рабочий день;
- за свой счет;
- учебный;
- по беременности и родам;
- по уходу за ребенком.
И в силу этого главный бухгалтер может не появляться на работе в течение достаточно продолжительного времени. Конечно, руководитель бухгалтерии периоды своих отпусков старается планировать, приурочивая их к временным промежуткам, не совпадающим с подготовкой отчетности, налоговыми проверками и иными важными моментами, требующими непосредственного его участия в процессе. В т. ч. им широко применяется дробление очередного отпуска на части, что допускает ст. 125 ТК РФ. Однако, несмотря на меры, призванные уменьшить необходимость обязательного присутствия, практически всегда уход главбуха в отпуск требует решения вопроса о том, кто будет выполнять его функции.
Какие меры по возложению функционала главного бухгалтера предлагают предпринять эксперты? Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно узнайте о нюансах организации работы предприятия во время отпуска главбуха.
Способы, применяемые при передаче функций главбуха
Вопрос о том, каким окажется объем этих функций и кому их выполнение будет поручено, зависит от таких параметров, как:
- масштаб конкретного экономического субъекта, определяющий общее число работников бухгалтерии и наличие у главного бухгалтера заместителя (заместителей);
- длительность периода отсутствия руководителя бухгалтерии, что приобретает особую значимость при оформлении им имеющих существенную протяженность отпусков, связанных с рождением ребенка и уходом за ним;
- перечень конкретных функций, которые потребуют выполнения в период отсутствия главбуха.
Когда у главного бухгалтера есть заместитель, в его должностные функции обычно включается обязанность замещения руководителя на время его отсутствия. Если заместитель единственный, то уход главного бухгалтера в отпуск даже не потребует оформления особого организационно-распорядительного документа для определения лица, выполняющего функции главбуха. Это лицо возникнет автоматически. Если заместителей несколько, то необходимо составить приказ о назначении конкретного лица из их числа. Никаких доплат замещение в такой ситуации не требует, т. к. подразумевается, что исполнение функций главного бухгалтера изначально учтено в окладе, который установлен заместителю.
Когда бухгалтерия небольшая и заместителя нет, для выполнения функций главбуха (в т. ч. частичных) может быть назначено лицо из числа владеющих вопросами, близкими к сфере, курируемой этим специалистом (рядовых бухгалтеров, экономистов или финансистов). Поскольку подобное назначение не освобождает выбранную для такой цели кандидатуру от исполнения ее основных обязанностей, возложение на работника дополнительных функций следует оформить как совмещение должностей с доплатой за возникшую дополнительную нагрузку.
Если отсутствие главного бухгалтера обещает быть длительным, то на этот период можно принять на работу специалиста с подходящей квалификацией со стороны или временно перевести на соответствующую должность способного выполнять такие функции работника из своего штата.
Особое значение процедура такой замены имеет для ПАО, организаций страхования, внебюджетных и негосударственных пенсионных фондов, структур инвестиционного характера, субъектов, чьи ценные бумаги имеют хождение на организованных рынках этих активов, т. к. к главбуху перечисленных лиц предъявляются определенные требования в части образования и стажа работы (п. 4 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Временно переведенный на другую должность работник от выполнения своих прежних обязанностей на время перевода освобождается, а зарплату ему будут начислять в соответствии с занимаемой должностью. Сопровождается такой перевод оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору.
Главбух в отпуске - кто подписывает документы за него
К решению вопроса о предоставлении права подписи за временно отсутствующего главного бухгалтера приходится прибегать не всегда. Это происходит, например, в ситуациях, когда:
- выполняющий его функции заместитель изначально даже в периоды присутствия главбуха подписывает документы наравне с ним;
- за время отсутствия руководителя бухгалтерии будут оформляться только те документы, подписание которых за главного бухгалтера всегда осуществляет другой специалист, которому делегировано такое право вне зависимости от того, присутствует ли главбух на работе (например, документы, сопровождающие отгрузку, — накладная (акт) и счет-фактура, или документы, не требующие подписи главного бухгалтера).
Если кроме самого главбуха создаваемые экономическим субъектом документы в силу существующего порядка не могут подписываться более никем, на время отсутствия этого лица право подписи придется предоставлять кому-то другому. Чаще всего таким лицом становится человек, который будет:
- исполнять функции главбуха в силу совмещения их с основными обязанностями;
- принят или переведен на должность главного бухгалтера временно на период отсутствия основного работника.
Однако не запрещается делегировать право подписи и иному лицу (не тому, которое выполняет все прочие функции руководителя бухгалтерии). В т. ч. подписывать документы за отсутствующего главного бухгалтера может руководитель экономического субъекта.
ВНИМАНИЕ! Отпуск бухгалтера может стать причиной для переноса сроков представления документов по проверке от ФНС.
Делегирование права подписи сопровождается оформлением доверенности, выдаваемой от имени экономического субъекта выбранному для этого лицу (кроме руководителя этого субъекта), и организационно-распорядительного документа.
Нередко вместо «живой» подписи главбуха компании ставят факсимиле. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и узнайте на каких документах факсимильную подпись ставить запрещено.
Итоги
Подпись главного бухгалтера предусматривается на многих документах, оформляемых экономическим субъектом. В периоды отсутствия руководителя бухгалтерии, который наравне с прочими работниками вправе воспользоваться всеми видами предоставляемых отпусков, наличие его подписи также остается востребованным. В такой ситуации подписывать документы могут те лица, у которых право подписи изначально имеется наравне с главным бухгалтером, или те, кому оно делегировано на период отсутствия этого специалиста на работе.
Главному бухгалтеру организации, как и любому работнику, полагаются различные отпуска (например, ежегодный, за свой счет или отпуск по уходу за ребенком). Соответственно, главбух может отсутствовать на работе длительное время. Кто вправе подписывать за него документы в этот период? Можно ли передать все полномочия руководителю? Допускается ли отзыв главбуха из отпуска? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье.
Вводная информация
Для начала отметим, что отпуск главного бухгалтера оформляется по тем же правилам, которые установлены для обычных работников. Какого-либо специального порядка ухода главбуха в отпуск законодательство РФ не содержит. Так, например, нет прямого требования о том, чтобы главбух на период отсутствия передал свои полномочия другим лицам.
Вместе с тем, как известно, бухгалтерский учет нужно вести непрерывно. Это требование пункта 3 статьи 6 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). «Приостановить» ведение бухучета на время отпуска главного бухгалтера нельзя.
Также в процессе деятельности организации создаются документы, на которых требуется поставить подпись главбуха. Например, в пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан, в том числе, главным бухгалтером. Кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске? Давайте разбираться.
Если у главбуха есть заместитель
Если в штате компании числится заместитель главбуха, то во время отсутствия последнего на всех документах за него может расписываться заместитель. В трудовом договоре с заместителем следует прописать его обязанности по замещению главбуха на время отпуска.
Если же заместителей несколько (такое встречается в крупных фирмах), то руководитель компании должен издать приказ, в котором будет указано, кому именно поручается исполнять обязанности главбуха. Можно также распределить полномочия между несколькими заместителями.
Заметим, что на практике заместители чаще всего не получают доплату за время замещения главного бухгалтера. Это объясняется тем, что необходимость выполнения обязанностей временно отсутствующего главбуха учитывается еще на этапе установления должностных окладов его заместителей.
Если у главбуха нет заместителя
Если в штатном расписании компании не предусмотрена должность заместителя главбуха, то возможно несколько вариантов передачи его полномочий на период отпуска. Рассмотрим некоторые их них.
Совмещение
На время отпуска главного бухгалтера выполнение его обязанностей можно поручить другому работнику в порядке совмещения должностей.
Напомним, что под совмещением понимается выполнение работником с его письменного согласия дополнительной работы по другой профессии (должности) наряду со своей основной работой у одного и того же работодателя (ст. 60.2 ТК РФ).
Сотрудником, который совмещает свою работу и работу главбуха, может стать, например, «простой» бухгалтер или финансовый директор. За совмещение полагается доплата (ст. 151 ТК РФ).
Документально совмещение оформляется следующим образом. С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В допсоглашении указываются:
- работа (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем;
- срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа;
- размер доплаты.
Также руководитель должен издать приказ о совмещении профессий (должностей), который возложит на сотрудника соответствующие обязанности. В приказе может быть такая формулировка: «Возложить на Петрову Н.И. (с ее согласия) исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей с 25 мая 2015 года на период ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Бастрыкиной И.С.».
Временный перевод
Совмещение профессий подходит для ситуации, когда главный бухгалтер находится в отпуске непродолжительное время. Однако на время длительного отсутствия главбуха (например, отпуска по уходу за ребенком) лучше рассмотреть вопрос о временном переводе на его должность другого работника (с сохранением за главбухом места работы).
Отметим, что временный перевод не подразумевает совмещения обязанностей, установленных для разных должностей. То есть работник, переведенный на должность главбуха, должен быть полностью освобожден от иной работы (в отличие от совмещения). Соответственно, и получать он должен такую же заработную плату, как главный бухгалтер.
Что касается документов, которыми оформляется временный перевод, то их, как и в предыдущем случае, два: дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о временном переводе.
Срочный трудовой договор
На период исполнения обязанностей отсутствующего главбуха, работодатель вправе заключить срочный трудовой договор с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ). При этом необходимо соблюсти все нормы Трудового кодекса, регламентирующие прием на работу нового сотрудника и его последующее увольнение. То есть, на наш взгляд, этот вариант тоже стоит рассматривать, если речь идет о длительном отсутствии главного бухгалтера.
Обратите внимание: в общем случае законодательство РФ не предъявляет специальных требований к лицам, которые ведут бухгалтерский учет. Однако в некоторые компании принять на должность главного бухгалтера можно только человека, имеющего высшее образование и специальный стаж работы. В частности, это касается ОАО (за исключением банков, для главбухов которых существуют отдельные критерии) и страховых организаций (ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ о бухучете). В данной норме уточняется, что специальные требования предъявляются также к «иным должностным лицам, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета». Это значит, что поручить ведение бухучета в указанных выше организациях (пусть даже временно), можно только лицам, отвечающим указанным критериям.
Подписание счетов-фактур за главного бухгалтера
Теперь поговорим подробнее об обязанностях и полномочиях, которые передаются лицу, замещающему отсутствующего главбуха.
Напомним, что в Федеральном законе от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утратил силу с 1 января 2013 года) прямо указывалось, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст. 7 данного Закона). В действующем Законе № 402-ФЗ о бухучете про обязательность подписи главного бухгалтера на таких официальных бумагах ничего не сказано. Несмотря на это, подпись главного бухгалтера, по-прежнему, остается обязательным реквизитом многих документов.
Так, например, в пункте 6 статьи 169 НК РФ сказано, что бумажный счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации. Вместе с тем, в данной норме уточняется, что счет-фактуру могут подписать и «иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Это значит, что на время отпуска главбуха право подписания счетов-фактур от его имени можно передать другим уполномоченным лицам. Таким уполномоченным лицом может стать и сам руководитель организации. Но только в том случае, если он исполняет обязанности главного бухгалтера (см. «В каком случае директор может подписать счет-фактуру за главбуха»). Если руководитель будет исполнять обязанности главбуха (в том числе подписывать от имени главбуха счета-фактуры), то за это, как мы уже сказали, ему полагается доплата.
Напомним, что счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных уполномоченных лиц
(абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ). При этом в электронном счете-фактуре показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). Это значит, что в компаниях, которые перешли на электронный документооборот, в случае отсутствия главбуха не придется возлагать на директора или иное лицо обязанность подписывать счета-фактуры от имени главбуха, и не потребуется начислять такому лицу доплату. Можно будет продолжить использовать электронную подпись руководителя.
В каком случае потребуется доверенность
В Едином госрестре юрлиц имеется запись о лице, которое вправе действовать от имени организации без доверенности (подп. «л» п. 1 ст. 5 Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»). Как правило, таким лицом является руководитель. Ему не нужна доверенность на то, чтобы представлять документы в различные государственные органы или получать их.
Иному лицу, которое в период отпуска главбуха будет сдавать или получать документы из госорганов, понадобится доверенность на совершение таких действий. Одного лишь приказа об исполнении обязанностей главбуха будет недостаточно, поскольку такой приказ — это внутренний документ компании.
Налоговые проверки и представление документов
В период отпуска главного бухгалтера возможна выездная налоговая проверка организации. Она проводится на основании решения руководителя налоговой инспекции, и переносить ее из-за отпуска главбуха не будут (п. 1 ст. 89 НК РФ). Однако налоговики могут продлить выездную проверку, если по причине отсутствия главбуха компания не сможет представить требуемые документы (подп. 5 п. 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 № САЭ-3-06/892@).
Также организация может просить увеличить срок представления документов в рамках камеральной проверки (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ).
Кроме того, как известно, налоговики вправе истребовать документы и сведения о деятельности налогоплательщика у его контрагентов или иных лиц (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Это значит, что в организацию может поступить, например, требование представить документы о конкретной сделке с контрагентом. В период отсутствия главбуха можно ходатайствовать о продлении срока направления таких документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Можно ли отозвать главбуха из отпуска?
В статье 125 Трудового кодекса установлено, что отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия. Данное положение в полной мере распространяется и на главного бухгалтера. Без его согласия отзыв из ежегодного отпуска не допускается.
Руководитель и главный бухгалтер - наиболее значимые люди в любой организации. Ведь именно они ответственны за правильное документальное оформление "хозяйственной жизни" фирмы. В частности, расчетные документы без подписи главбуха сотрудники организации и банка вообще не должны принимать к исполнению <1>.
Но все мы, включая и руководителя с главным бухгалтером, нуждаемся в отдыхе. И возникает вопрос, кто будет расписываться на всех документах и исполнять другие обязанности директора и главбуха на время их отпуска.
Не секрет, что во многих организациях в документах перед должностями руководителя и главного бухгалтера в период их отсутствия появляется дополнение "И.О." или "Вр.И.О.". Все мы знаем, что это означает: исполнение обязанностей или временное исполнение обязанностей работника. Но таких должностей, как И.О. руководителя или Вр.И.О. главного бухгалтера в трудовом законодательстве просто нет. Вы спросите: "Как же тогда все правильно оформить?". Здесь возможны три варианта.
ВАРИАНТ 1. Передаем полномочия заместителю
Если у вас в штате есть должности заместителя руководителя и заместителя главного бухгалтера, то все просто <2>. Они замещают руководство, например, во время отпуска, командировки, болезни и т. п. Причем это фиксируется в трудовом договоре с заместителем руководителя и заместителем главбуха изначально при его заключении. Также это может быть прописано и в должностных инструкциях заместителей. Тогда полномочия руководителя (главбуха) переходят к замам автоматически, ничего дополнительно делать не нужно.
А вот если у руководителя несколько замов по разным вопросам (например, зам по кадрам, зам по договорной работе, зам по финансам и т. п.), а исполнять обязанности будет один, то в этом случае надо издать приказ об этом.
Обычно заместители не получают доплату за время исполнения обязанностей руководства, поскольку такая замена уже учтена при установлении им окладов.
На всех документах, которые будет подписывать зам, должны стоять должность "заместитель руководителя (главного бухгалтера)", его фамилия, инициалы имени и отчества и подпись.
ВАРИАНТ 2. Передачу полномочий другому лицу оформляем как совмещение
Если же у вас в штате нет заместителей (или эти должности пока вакантны), то на время отпуска исполняющим обязанности руководителя или главного бухгалтера можно назначить другого работника. Например, вместо главбуха - ведущего бухгалтера, а вместо генерального директора - коммерческого директора или старшего менеджера.
В этом случае передачу полномочий правильнее оформить как совмещение профессий (должностей) <3> (не путать с совместительством, см. ниже). То есть сотрудник, наряду со своей основной работой, выполняет еще и дополнительную - работу руководства. И за это совмещающему свою и чужую работу сотруднику положена доплата, которая зависит от объема дополнительной работы. Ее размер устанавливает руководитель по соглашению с работником <4>. Это может быть фиксированная сумма, разница в окладах или процент от оклада по основной работе.
Совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом.
В приказе о совмещении должностей руководителю надо указать <4>:
- содержание и объем дополнительной работы (то есть какие конкретно полномочия (обязанности) работник должен исполнять);
- срок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника;
- конкретный размер доплаты;
- передается ли работнику право подписи финансовых документов вместо руководителя (главного бухгалтера).
Сходный приказ надо составить и на временное исполнение обязанностей руководителя.
Учтите, что когда работник, совмещающий свои обязанности и обязанности руководителя или главного бухгалтера, подписывает документы, то он не имеет права просто ставить свою подпись напротив фамилии и инициалов имени и отчества руководства. Обычно делают так. Под реквизитом "Руководитель организации" или "Главный бухгалтер организации" такой работник дополнительно пишет "За руководителя организации" или "За главного бухгалтера" и указывает свои фамилию и инициалы имени и отчества, должность, а также номер и дату приказа, которым он назначен временно исполняющим обязанности.
Примечание.
Оформлять временное исполнение обязанностей руководства как внутреннее совместительство <5>, конечно, можно. Но это очень неудобно. Ведь работа по совместительству предполагает, что в течение рабочего дня сотрудник исполняет свою основную работу <5>. И только потом, в свободное от основной работы время, выполняет работу по совместительству.
В этом случае обязательно надо составить отдельный трудовой договор <6>. К тому же работа по совместительству не может превышать половину нормы рабочего времени за учетный период (например, месяц) <7>. И тогда может получиться, что, например, старший менеджер в течение рабочего дня (8 часов) будет выполнять свою основную работу, а после его окончания (с 18.00 до 22.00 часов) - работу руководства.
ВАРИАНТ 3. Передачу полномочий другому лицу оформляем как временный перевод на другую работу
Сразу скажем, что использовать временный перевод как вариант передачи другому сотруднику полномочий руководителя не стоит. Дело в том, что в этом случае вам придется собрать всех участников (акционеров), поскольку руководитель организации избирается общим собранием участников (акционеров) общества <8>. Как вы понимаете, сделать это не всегда просто. К тому же не факт, что участники (акционеры) одобрят кандидатуру нового руководителя. Но даже если все это случится, вам придется подавать сведения о новом руководителе в ИФНС, чтобы налоговики занесли их в ЕГРЮЛ <9>. Согласитесь, довольно муторная процедура.
А на должность главного бухгалтера временно перевести другого работника можно. Но опять же, делать это имеет смысл, только если вы знаете, что главбуха не будет долго, например 2 месяца и больше. Ведь в этом случае замещающий сотрудник полностью освобождается от своей основной работы и выполняет только работу главбуха. Соответственно, и получает он такую же зарплату, как и главбух (а не свою) <10>. При временном переводе сотрудника на должность главбуха руководитель должен составить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ.
Имейте в виду, что после временного перевода работник при подписании документов будет указывать должность "главный бухгалтер", но ставить свою фамилию, инициалы имени и отчества и подпись. Но вы должны понимать, что, полностью освобождая замещающего сотрудника от его основной работы, вы "оголяете" его участок работы. И вам придется искать другого человека, который бы выполнял работу этого сотрудника.
Так что если руководитель или главный бухгалтер уходят в обычный отпуск всего на 2-3 недели, оформлять на замещающего работника временный перевод просто нерационально. Это создаст вам только лишние и ненужные проблемы.
Оформляем доверенность на руководителя
Поскольку действовать от имени общества без доверенности может только директор, то на работника, временно исполняющего обязанности руководителя, помимо приказа, нужно обязательно оформить еще и доверенность <12>. Иначе замещающий руководителя сотрудник не сможет представлять интересы фирмы в налоговой инспекции, во внебюджетных фондах, заключать договоры, совершать сделки и т. п.
Если не хотите наделять замещающего сотрудника всеми полномочиями руководителя, то пропишите в доверенности их закрытый перечень, а также срок действия полномочий.
Оформляем временные банковские карточки
Обычно право первой подписи на банковских документах (платежных поручениях, чеках) принадлежит руководителю, а второй - главному бухгалтеру организации <13>. Дополнительно правом первой или второй подписи могут быть наделены одновременно несколько сотрудников организации <14>.
Если замещающим руководителя и главного бухгалтера работникам вы хотите предоставить право подписи банковских документов на неопределенный (длительный) срок, то вам надо будет заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, нужно зафиксировать и образцы подписей замещающих лиц. Только тогда они смогут подписывать платежные поручения и чеки <15>.
Конечно, право первой или второй подписи замещающим лицам вы можете предоставить и временно. Тогда к уже имеющейся карточке надо оформить в банке временные карточки с образцами их подписей <16>.
Если у вас в организации стоит система "Клиент-банк", то оформлять банковские карточки не придется. Замещающим руководство сотрудникам надо будет просто передать ключи ЭЦП руководителя и главного бухгалтера для подписи электронных документов в системе "Клиент-банк".
Это также надо указать в приказе о передаче полномочий руководителя и главбуха на время отпуска.
Кроме того, помните вот о чем. Обычно главбух уходит в отпуск только после сдачи квартальной отчетности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Но в жизни бывает всякое. Если вы сдаете отчетность через Интернет, случается, что налоговики просят продублировать уже сданную отчетность. Поэтому на всякий случай передайте замещающему главного бухгалтера сотруднику присвоенный организации сертификат электронной цифровой подписи, с помощью которого вы посылаете отчеты в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС через Интернет. Об этом тоже нужно упомянуть в приказе о передаче полномочий главбуха на время отпуска.
* * *
Как видим, есть вполне надежные способы передачи полномочий отсутствующего руководства. И нет никакой необходимости оставлять на чистых листах бумаги свои подписи и давать недобросовестным работникам повод этим воспользоваться.
И еще один совет: перед уходом в отпуск набросайте памятку временно исполняющему ваши обязанности работнику со сроками уплаты налогов, сдачи отчетности, платежей по текущим договорам, запишите телефоны клиентов, партнеров и заказчиков, которые могут пригодиться.
И без крайней необходимости не оставляйте ему контактный телефон, по которому можно связаться с вами во время отпуска. А то может получиться так, что вам будут звонить по любым, даже пустяковым вопросам и испортят весь отдых. Лучше расслабьтесь и набирайтесь сил для дальнейшей успешной работы.
--------------------------------
<1> п. 1, подп. "а" п. 2 ст. 6, пп. 1-3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"
<2> п. 8 Положения о главных бухгалтерах, утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 N 59
<3> ст. 60.2 ТК РФ
<4> статьи 151, 60.2 ТК РФ
<5> статьи 60.1, 282 ТК РФ
<6> ст. 282 ТК РФ
<7> ст. 284 ТК РФ
<8> п. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"; п. 1 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"
<9> подп. "л" п. 1, п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей"
<10> ст. 72.2 ТК РФ
<11> подп. "л" п. 1, п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ
<12> подп. 1, 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 N 14-ФЗ; п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ
<13> пп. 7.5, 7.6 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов по вкладам (депозитам)"
<14> п. 7.9 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И
<15> п. 7.14 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И
<16> п. 7.16 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И
Полный текст статьи читайте в журнале "Главная книга" N 11, 2010
Почему иногда формулировка «временно исполняющий обязанности главбуха» сродни «осетрине второй свежести», и к чему в некоторых случаях приводят попытки совместить «временного человека» с непрерывным процессом, читайте в публикации.
Обязательно ли назначать исполняющего обязанности?
В п. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что бухучет должен вестись непрерывно. Поэтому без ВРИО на время отсутствия главного бухгалтера не обойтись. И это один из минусов штатного начальника бухгалтерии: за беспрерывный и принципиально важный для бизнеса процесс отвечает человек, который без перерывов работать не может.
Как именно будут передаваться полномочия от главбуха к ИО, зависит от способа оформления исполняющего обязанности.
На кого можно возложить обязанности главного бухгалтера?
Согласно ст. 7 Закона N 402-ФЗ, ведение бухучета и хранение соответствующих документов организует руководитель компании. Он же должен решить, кто именно возьмет на себя эти обязанности – в принципе или пока главбух выбыл из рабочего процесса.
Итак, кто может стать исполняющим обязанности главного бухгалтера:
- заместитель главного бухгалтера, если таковой есть в штате компании. Трудовой договор или должностная инструкция данного сотрудника должны содержать соответствующее условие: полномочия главбуха переходят к заму на время отсутствия первого. Приказ в этом случае оформлять не нужно;
- опять-таки сам руководитель. Такой вариант делегирования полномочий требует оформления приказа о временном возложении на него обязанностей главного бухгалтера;
- другой сотрудник компании;
- частный сторонний специалист. Данный специалист, как и гипотетический кандидат из предыдущего пункта, должны соответствовать требованиям п. 4 ст. 7 Закона N 402-ФЗ.
Если руководитель обратится за комплексным бухгалтерским обслуживанием в аутсорсинговую компанию , ему не придется ломать голову, какими способами обеспечить непрерывное ведение бухучета и одновременно не потерять в качестве работы при смене сотрудников, соблюсти законодательные нормы и негласные требования налоговой.
Специалисты 1С-WiseAdvice выстраивают сотрудничество с максимальной выгодой для клиента. Наша экспертная поддержка не сводится только к бухгалтерии и налогам, мы готовы вам помочь в кадровых и юридических вопросах.
Как оформить временно исполняющего обязанности
Есть несколько вариантов оформления ИО главбуха.
Внутреннее совмещение
Такая форма делегирования полномочий подходит для ситуации, когда главный бухгалтер отсутствует непродолжительное время. Порядок совмещения двух фронтов работ регламентируют статьи 60.2 и 151 ТК.
От сотрудника, который будет выполнять работу главбуха, требуется письменное согласие в виде допсоглашения к трудовому договору. Работник вправе отказаться от данного предложения работодателя (ст. 60.1 ТК). В документе уточняется период исполнения обязанностей главбуха или же конкретизируется, что срок совмещения не ограничен. Далее издается приказ о совмещении. В обоих документах, говоря о дополнительных полномочиях ИО, лучше сослаться на должностную инструкцию – чтобы четко обозначить объем, а также степень сложности и ответственности функций, которые придется выполнять.
Кроме того, в приказе указывается, передается ли сотруднику право подписи финансовых документов вместо главного бухгалтера или нет. Например, согласно п. 6 ст. 169 НК, кроме гендира и главбуха подписывать счет-фактуру могут «лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью». А вот факсимиле, как показывает судебная практика, лучше не злоупотреблять. Так, из Постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 можно узнать, что компании отказали в вычете, «поскольку подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах выполнены путем факсимильного воспроизведения». И подобных примеров более, чем достаточно.
Внутреннее совместительство
Не стоит путать данную форму сочетания двух должностей с предыдущей. Совместительство, которое больше подходит для продолжительного отсутствия главбуха в организации, возможно при следующих условиях:
- если речь идет об ООО, а не ИП;
- допускается исключительно в рамках второго трудового договора, а не как допсоглашение к предыдущему, основному ТД;
- дополнительный функционал сотрудника должен относиться к другой должности, а не той, что указана в первом трудовом договоре.
Так как Трудовое законодательство не предусматривает наличие у специалиста двух основных рабочих мест, в дополнительном ТД необходимо уточнить, что выполнение функционала главбуха является совместительством (ч. 4 ст. 282 ТК).
Внутреннее совместительство невозможно, если у сотрудника сокращен рабочий день.
Временный перевод
Эту форму делегирования полномочий регламентирует ст. 72.2 ТК. Сотрудник заключает с работодателем соглашение в письменном виде, согласно которому переводится на другую должность в рамках той же компании. Срок нового назначения – до года. А если перевод является замещением временно отсутствующего специалиста – пока тот снова не выйдет на работу.
Упомянутая статья защищает интересы исполняющего обязанности. Например, в ней уточняется, что, если по окончании перевода такому специалисту «не предоставлена прежняя работа», перевод считается постоянным.
Данный вариант выполнения обязанностей главбуха полностью освобождает ИО от основной работы. Временный перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и соответствующим приказом.
Срочный трудовой договор
На время пока компания осталась без главбуха работодатель вправе привлечь стороннего специалиста (ст. 59 ТК). У такого варианта сотрудничества есть один минус: если главбух вдруг уволится, так и не появившись на работе, а новый работник не оправдает ожидания руководства, расторгнуть срочный договор может быть проблематично.
У договора есть свой срок действия. И не позднее, чем за три дня до его окончания работодатель должен предупредить сотрудника об увольнении. Но, согласно Апелляционному определению Хабаровского краевого суда от 15.05.2015 по делу N 33-2752/2015, у руководства организации «не имелось оснований для увольнения истца с занимаемой должности в связи с истечением срока трудового договора на основании п. 2 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса», поскольку предыдущий сотрудник так и не вышел на работу.
Следовательно, при приеме на работу главбуха-срочника не стоит игнорировать требования к его квалификации, перечисленные в п. 4 ст. 7 Закона N 402-ФЗ.
Учитывая, что одни варианты сочетания обязанностей предполагают работу в режиме острой нехватки времени, а другие – всецело встают на защиту интересов сотрудника, пусть и не всегда квалифицированного, а не работодателя, лучше доверить бухгалтерию экспертам на аутсорсинг.
Доплата за исполнение обязанностей главбуха
Решая, доплачивать или нет сотруднику за исполнение обязанностей главбуха, нужно учитывать:
- Содержит ли трудовой договор или должностная инструкция сотрудника обязанность исполнять обязанности конкретного отсутствующего работника или нет. В письме Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 N 22-2-897 говорится, что в первом случае сочетание двух должностей не предполагает осуществление доплат, так как данная работа выполняется в рамках заключенного трудового договора, с содержанием которого сотрудник ознакомился при приеме на работу.
- О какой именно форме сотрудничества идет речь. Например, ст. 151 ТК предполагает, что размер доплаты при внутреннем совмещении работодатель устанавливает с учетом содержания и объема дополнительной работы. Речь может идти о фиксированной сумме, разнице между окладами или проценте от оклада по основной работе.
В случае же с временным переводом вопрос доплаты решается по соглашению сторон, так как в соответствии с ч. 1 ст. 72.2 ТК такой вид делегирования полномочий возможен только с согласия работника.
Однако, стоит отметить, что даже если в трудовом договоре есть условие о совмещении функций на время отсутствия главбуха, и несмотря на письмо Минздравсоцразвития России, на деле работник иногда оказывается не таким лояльным, как это предполагает содержание документа. Согласно ст. 21 ТК, сотрудник имеет право на то, чтобы зарплату ему выплачивали своевременно, а ее объем соответствовал сложности, количеству и качеству выполненной работы. И в этом смысле подобный пункт в ТД может расцениваться судом как противоречие трудовому законодательству.
Доказательством актуальности такой позиции является определение Верховного Суда РФ от 11.03.2003 N КАС03-25: упомянутые выше условия трудового договора «создают препятствия для реализации заместителям, длительное время замещающим отсутствующего руководителя, права на оплату труда в соответствии с его сложностью, а также с количеством и качеством выполняемой работы».
Ответственность ИО главного бухгалтера
Возможность привлечь ИО главного бухгалтера к административной или материальной ответственности также во многом зависит от содержания трудового договора.
Ст. 2.4. КоАП предусматривает право работодателя привлечь сотрудника к административке, если тот ненадлежаще исполнял служебные обязанности, возложенные на него трудовым договором. Поэтому, «разбирая полеты», необходимо учитывать, включена ли функция, выполняя которую работник провинился, в ТД (должностную инструкцию) или нет.
Быть привлеченным к материальной ответственности рискуют все сотрудники без исключения, согласно ст. 238 ТК, если причинили работодателю «прямой действительный ущерб». Возможность наказывать специалиста рублем при выполнении конкретных функций предусматривает ч. 2 ст. 243 ТК – подобные условия необходимо отразить в трудовом договоре. Однако, нужно иметь в виду, что данный документ, заключенный с главбухом – а, следовательно, эта норма касается и ВРИО – не может возлагать на него матответственность за работу с денежными средствами и ценностями.
Исключение – ситуации, когда работник совмещает должность главбуха с функционалом специальностей, включенных в Перечень, утвержденный Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.
Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности регулируется ст. 192 ТК и практически не зависит от характера выполняемой работы.
Тем не менее любое наказание сотрудника ничтожно по сравнению с убытками, которые обычно несет работодатель из-за ошибок главбуха – временного или постоянного.
Отпуск положен каждому сотруднику, но предприятие во время отпусков в преобладающем большинстве случаев не останавливает свою деятельность. Отсутствие одного сотрудника не должно сказаться на работе всей организации, а это значит, что его полномочия необходимо кому-то делегировать. При этом коллега, получивший дополнительные обязанности, а вместе с ними и дополнительную ответственность, должен иметь право на компенсацию.
Что говорит закон о замене временно отсутствующего работника
Основными законодательными актами, регулирующими кадровый вопрос на время отпусков и других причин не присутствия на работе, являются Трудовой Кодекс РФ и специальные акты, такие как разъяснения Минтруда.
Вопрос: Работник, который помимо основной работы выполняет работу по вакантной должности в порядке совмещения, с письменного согласия привлекается к работе в выходной или нерабочий праздничный день по основной должности. Учитывается ли доплата за совмещение должностей при оплате работы в выходной и нерабочий праздничный день?
Посмотреть ответ
В Трудовом кодексе эта проблема рассматривается в следующих статьях:
- ст. 60.2 – процедура совмещения должностей;
- ст. 72.2 – временное замещение работников;
- ст. 74 – возможность работодателя перевести одного сотрудника на должность другого на время;
- ст. 149 – оплата труда, когда условия отличаются от обычных;
- ст. 155 – доплата за совмещение в рамках одной организации.
Вопрос: Правомерно ли установить работнику в качестве компенсации за совмещение должностей не денежную доплату, а иные виды компенсации (например, предоставление дополнительных дней отдыха либо оплату в неденежной форме)? Если нет, то каков минимальный размер такой доплаты?
Посмотреть ответ
Письма Минтруда РФ вносят ясность в определения совмещения, замещения и расширения круга обязанностей.
Совмещение или замещение?
Трудовой Кодекс РФ в ст. 60.2 различает эти понятия. Разница в том, выполняет ли оставшийся работник только чужие обязанности (замещение) или делает это, находя возможность для дополнительной работы, не в ущерб своей (совмещение).
Вопрос: Обязан ли работодатель повысить работнику доплату за совмещение должностей (выполнение работы уволившегося работника), если она установлена в фиксированном размере по дополнительному соглашению к трудовому договору?
Посмотреть ответ
Временное замещение
ВАЖНО! Слишком долгой такая нагрузка быть не может: закон разрешает применять временное замещение не дольше чем 1 месяц.
Замещение не предполагает увеличения обычной платы, кроме случаев, когда временно замещается более высокая должность. Тогда сотруднику будет выплачена разница в окладе (абзац 2 п.1. Разъяснения Минтруда № 30 от 20 января 2001 года). Нужно помнить, что оплата труда временного заместителя не может быть ниже, чем оплачивалась его обычная должность по трудовому договору.
Временное совмещение
Совмещение должностей на время отпуска можно определить как исполнение обязанностей сотрудника, временно отсутствующего на рабочем месте, без освобождения или снижения собственной трудовой функции. Оно, в отличие от замещения, вследствие увеличения нагрузки предусматривает дополнительное денежное вознаграждение за труд.
Такая же схема может действовать в случае других причин временного отсутствия, кроме отпуска длительной командировки, нахождения на больничном.
Расширение круга обязанностей
Еще одним способом обеспечить выполнение работы отсутствующего сотрудника может быть вменение его обязанностей другому работнику.
Такой путь возможен, если у сотрудников была одинаковая квалификация и сходная трудовая функция, а штатное расписание позволяет временно соединить две должности в одну.
Этот способ, в отличие от двух предыдущих, не ограничивает права работодателя, поскольку выполнение всех функций по той или иной должности отражено в трудовом договоре, а в данном случае просто расширяются границы должностей, но не нарушаются условия договора. Доплаты, как и согласия сотрудника, этот путь не предусматривает.
Когда надо спросить согласие работника
Замещение и совмещение должностей не может производиться без выраженного в письменной форме согласия самого назначаемого. Требовать от сотрудника выполнения обязанностей, которые не были прописаны в трудовом договоре, работодатель просто не имеет права. Когда у работодателя возникает подобная ситуация, он может пойти одним из двух путей:
- заручиться согласием работника (письменным);
- предупредить работника за 2 положенных месяца об изменении трудовых условий и совместить должности законным порядком, а в случае категорического несогласия уволить работника, не желающего дополнительной нагрузки.
Оформление совмещения (замещения) на время отпусков
Для избежания возникновения трудовых споров рекомендуется действовать строго по регламенту:
- Составление и подписание допсоглашения о возникновении новых обязанностей на конкретный период.
- Издание приказа о совмещении (замещении) должностей. В тексте приказа обязательны следующие пункты:
- ФИО сторон – замещаемого и замещающего работника;
- даты начала и конца замещения (совмещения);
- должности сторон;
- дополнительные обязанности;
- размер доплачиваемого вознаграждения и принцип его расчета (какой именно оклад станет базой).
- Ознакомление замещающей стороны с приказом, подписание.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке, табеле учета рабочего времени и личной карточке отражения совмещения не требуется.
Обязательные налоги в связи с совмещением
Закон обязывает произвести с выплат в счет совмещения должностей обычные налоговые отчисления:
- налог на доходы физических лиц – положенные 13% (вычитается из начисленной суммы);
- взносы в фонды страхования – 30% (уплачиваются за счет средств работодателя).
Расчет доплаты
Порядок определения размера дополнительного вознаграждения в случаях замены может быть оговорен в коллективном договоре или специальном документе, а может решаться непосредственно между работодателем и работником, при этом получив отражение в приказе.
ВАЖНО! Доплата не может быть меньше, чем установленные нормы оплаты труда, иначе работодатель рискует административной ответственностью.
Факторы, влияющие на размер доплаты:
- сложность принятых допобязанностей;
- объем дополнительной работы;
- фиксированная сумма или процентное соотношение в зависимости от результатов труда;
- режим занятости замещающего (полный или неполный рабочий день, свободный или строгий график и т.п.).
При регламентировании расчетов такой доплаты во внутренних нормативных актах может фигурировать конкретные суммы либо проценты от существующих окладов.
Пример расчета
Оклад экономиста Петровского Г.М., уходящего в отпуск в августе, составляет 35 000 руб. в месяц, а оклад Лукьянцева Р.Т., также экономиста, – 32 тыс. руб. в месяц. Р.Т.Лукьянцев назначен совмещать свои обязанности и обязанности Петровского Г.М. на время 20-дневного отпуска.
По положениям колдоговора за такое совмещение полагается доплата в размере 70%. Рассчитаем, сколько денег получит Лукьянцев в августе:
- 32 000 руб. – собственную заработную плату;
- 70% от 35 000 руб. – 24 500 руб. – положенная доплата за полный месяц;
- поскольку совмещение проходило не весь месяц, а только 20 дней, то доплата положена за 2/3 от положенных 70%: 16 333 руб.;
- итого Лукьянцеву положено 32 000 + 16 333 = 48 333 руб.;
- с этой суммы нужно отчислить НДФЛ: 13% от 48 333 = 6283 руб.;
- на эту сумму нужно начислить страховые взносы: 30% от 48 333 = 14 499,90 (не удерживаются из зарплаты, работодатель перечисляет из своих средств);
- итого на руки: 48 333 – 6 283 = 42 050 рублей.
Можно ли отменить или уменьшить доплату?
Закон указывает лишь один случай, когда такое действие работодателя будет правомерным – ухудшение качества работы замещающего по сравнению с замещаемым. Если такое имеет место, работодатель вправе изменить условия совмещения, но он должен предупредить об этом проштрафившегося работника в письменном виде.
Как прекратить замещение
Когда отпуск замещаемого закончится, и он вернется на свое рабочее место, ситуация «замещения» прекратится сама собой. Для возвращения на круги своя не нужно издавать специальных приказов или распоряжений – период, который подошел к концу, уже был указан в первом приказе «на совмещение». Когда отдохнувший работник приступает к своим обязанностям, его временный преемник прекращает получать дополнительные выплаты.
Читайте также: