Неправильный расчет отпускных чем грозит

Опубликовано: 26.04.2024

Начался сезон отпусков, и многие бухгалтеры заняты начислением и выплатой отпускных своим работникам. Многие из них уже знают, что выплатить положенную работнику сумму лучше заранее, как минимум за 4 календарных дня до начала отпуска. Но все ли знают, что даже небольшая ошибка в расчетах отпускных может привести к штрафу в 100 000 рублей от Роструда или не менее крупному штрафу от ФНС России? Рассмотрим все возможные ситуации с ошибками, чтобы их избежать.

Правильный период для расчета отпускных — залог успеха

Отпускные — это не зарплата. Но многие бухгалтеры забывают, что по нормам статьи 139 Трудового кодекса РФ отпуск следует оплачивать исходя из среднего заработка работника за последние 12 календарных месяцев. Поэтому, если ваш сотрудник уходит отдыхать в июне 2018 года, то для того, чтобы правильно посчитать его отпускные, необходимо взять всю сумму его заработка за период с 1 июня 2017 года по 31 мая 2018 года. При этом, если работник новый и еще не успел отработать 12 месяцев, в расчет отпускных необходимо включить те месяцы, в которых он работал и получал зарплату. И только если работник идет в отпуск сразу после трудоустройства (бывает и так), ему можно посчитать отпускные исходя из его оклада или тарифной ставки.

Какие суммы включить в расчет отпускных?

При расчете отпускных важно помнить, что в сумму, на основании которой высчитывается среднедневной заработок, необходимый для расчета отпускных, следует включить:

  • зарплату (оклад, тарифную ставку и т. д.);
  • все трудовые надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
  • компенсационные выплаты (доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);
  • премии и другие производственные вознаграждения.

Что не нужно учитывать при расчете отпускных:

  • выплаты социального характера (пособия, больничные и т.д);
  • выплаты, которые не относятся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда или обучения);
  • командировочные;
  • отпускные (если отпуск разбит на части и сотрудник уже отдыхал в расчетный период).

Все суммы, входящие в расчет, суммируются, а затем делятся на количество календарных рабочих дней, расчитанных за весь период. Полученную сумму необходимо умножить на число дней отпуска.

Отпускные не могут быть меньше МРОТ

С 1 мая 2018 года федеральный МРОТ составляет 11 163 рубля. Кроме того, существуют региональные минимальные размеры оплаты труда (проверьте себя по таблице в статье). Так вот, расчитанные отпускные за полный период отпуска (28 дней) не могут быть меньше установленного МРОТ. Если отпуск разделен на части, необходимо расчитать пропорционально дням. Если полученный средний заработок оказался меньше МРОТ, то отпускные необходимо пересчитать исходя из «минималки». Иначе накажет ГИТ.

Ошибки в пользу работника не интересуют ГИТ и Роструд, зато очень заинтересуют ФНС России. Ведь начисленные и выплаченные отпускные уменьшают налоговую базу по прибыли и по УСН с базой обложения «доходы минус расходы». За необоснованное занижение налоговой базы по статье 122 Налогового кодекса РФ налогоплательщика ожидает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога. Ответственность в этом случае несет организация. Но должностных лиц, в свою очередь, могут привлечь к административной ответственности.

Если же сумма выплаченных работнику отпускных оказалась ниже, чем надо, то штрафовать будет ГИТ за нарушение трудового законодательства. Размер штрафа в этом случае составляет для организации до 50 000 рублей, а для должностных лиц до до 5000 рублей, согласно ч. 1 статьи 5.27 КоАП РФ . Повторное нарушение может привести к дисквалификации на срок от одного года до трех лет, а также увеличению штрафа до 100 000 рублей. Так что дешевле все же правильно посчитать и своевременно выплатить отпускные.

Бусыгина Ю. О.

Ошибки при расчете отпускных приводят к тому, что работник получит больше или меньше нужной суммы. Выплатили больше — завысили расходы на оплату труда, грозит ответственностью для компании. Выплатили меньше — обидели работника и нарушили его права. Разберем 5 главных ошибок бухгалтера.

Порядок расчета среднего заработка при определении отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922).

Ошибки при расчете отпускных

Ошибка № 1. Неправильно определен расчетный период для отпускных

Причина этой ошибки кроется в том, что бухгалтер неверно трактует норму пункта 5 Положения № 922. Здесь указано время, которое надо исключать из расчета.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

  • за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка. Нельзя исключать перерывы для кормления ребенка!
  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
  • работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Нельзя исключать время простоя, произошедшего по вине работника!
  • работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу. Нельзя исключать время, когда работник участвовал в забастовке!
  • работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если на момент расчета отпускных в расчетном периоде есть неявки работника на работу, причины которых не выяснены, исключать это время также неправомерно. Аналогично и с прогулами. Это полностью соответствует нормам п. 5 Положения № 922.

Как избежать ошибки № 1:

Нельзя исключать из расчетного периода:

  • перерывы для кормления ребенка;
  • время простоя по вине работника;
  • время, когда работник участвовал в забастовке;
  • неявки по невыясненным причинам;
  • прогулы.

В конце статьи есть шпаргалка

Ошибка № 2. В организации принят расчетный период менее 12 месяцев, что ухудшает положение работников

Средний заработок работника независимо от режима его работы расчитывают исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения № 922).

В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ). Обратите внимание, ключевые слова «если это не ухудшает положение работников».

Как избежать ошибки № 2:

Допустим, в организации локальными нормативными актами предусмотрен иной расчетный период, например 4 месяца. Прежде чем выплатить отпускные работнику, бухгалтер должен рассчитать отпускные два раза:

  • из 12 предшествующих месяца;
  • из периода, который установлен локальными нормативными актами.

Если отпускные, рассчитанные из 12 предшествующих месяцев, окажутся больше, то выплатить следует их.

Ошибка № 3. В расчет отпускных неправильно включены выплаты, произведенные в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922). Ключевые слова: «предусмотренные системой оплаты труда».

  1. В расчет среднего заработка включены выплаты, которые произведены не за труд. Нельзя включать в расчет выплаты, которые не относятся к зарплате. Напомним, что такое зарплата. Зарплата — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) (ст. 129 ТК РФ).
  2. В расчет отпускных включены выплаты, которые не предусмотрены локальными нормативными актами компании.

Как избежать ошибки № 3:

  • не включайте в расчет среднего заработка при исчислении отпускных выплаты, которые не являются заработной платой, а именно выплатой за труд. Например, поощрительная выплата к 50-летию работника не является зарплатой, ее нельзя включать в расчет отпускных — это законодательно не обосновано;
  • зафиксируйте в локальных нормативных актах компании выплаты, включаемые в расчет отпускных, например в Положении об оплате труда.

Ошибка № 4. В расчет отпускных включены все без исключения премии, начисленные работнику в расчетном периоде

Примеры ошибок. В расчет отпускных включены:

  1. Премии, которые не предусмотрены локальными нормативными актами.
  2. Премии, которые выплачены работнику не за труд: например, к юбилейной дате или к профессиональному празднику.
  3. Годовые премии за год, не предшествующий расчету отпускных.
    Пример неверного включения годовой премии: работник уходит в отпуск в марте 2020 года. В расчетном периоде начислено две годовые премии: в марте 2019 года за 2018 год и в январе 2020 года за 2019 год. Премия за 2018 год оказалась больше, чем премия за 2019 год. Бухгалтер включил в расчет среднего заработка премию за 2018 год, так как она больше. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются независимо от времени начисления вознаграждения.
  4. Все без исключения ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые премии, начисленные в расчетном периоде.
    Пример неверного включения ежеквартальной премии: в расчетном периоде, составляющем 12 месяцев, за один и тот же показатель работнику начислено пять ежеквартальных премий. Все пять премий были включены в расчет. Бухгалтер так поступил, аргументируя это тем, что все эти премии начислены в расчетном периоде. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, включить можно не более 4 ежеквартальных премий за один и тот же показатель. Аналогично и с ежемесячными, и полугодовыми премиями.

Как избежать ошибки № 4:

В расчет среднего заработка при исчислении отпускных следует включать:

  • только премии, предусмотренные локальными нормативными актами;
  • только премии за труд;
  • не более 12 ежемесячных, 4 ежеквартальных, 2 полугодовых премий, начисленных в расчетном периоде, за один и тот же показатель;
  • годовую премию только за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления.

Ошибка № 5. Неверно применили коэффициент повышения при расчете отпускных

Пример ошибки: средний заработок при расчете отпускных работника рассчитывается с учетом коэффициента повышения, хотя повышение оклада коснулось только этого работника.

Согласно п. 16 Положения № 922, применять коэффициент повышения допустимо только в том случае, если оклады были повышены всей организации, всему филиалу или всему структурному подразделению.

Вы обнаружили ошибку при начислении отпускных. Что делать? Для начала разберитесь, отпускные завышены или, наоборот, занижены:

  1. Отпускные занижены — доначислите и доплатите работнику недостающую сумму.
  2. Отпускные завышены (бухгалтер неверно применил нормы законодательства) — в этом случае просто так удержать излишне выплаченные работнику отпускные нельзя, так как ошибка произошла из-за неправильного применения норм законодательства. Работник должен дать свое согласие.

Можно обратиться к работнику с просьбой, чтобы он написал заявление об удержании данной суммы. Если работник согласится, то удержать излишне выплаченную сумму можно в полном объеме. Это удержание уже будет рассматриваться как удержание по инициативе работника, а ограничений здесь нет.

Но если работник откажется, то вернуть излишне выплаченные отпускные получится только через суд.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:


Фото Бориса Мальцева, Клерк.Ру

Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений. О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В соответствии с данным документом для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:

  • определить продолжительность отпуска;
  • рассчитать средний дневной заработок.

Ошибка 1. Включение в расчет сумм социальных выплат

  • заработная плата, начисленная сотруднику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
  • заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
  • надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
  • выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
  • премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.

К данным выплатам относятся:

  • суммы выданной материальной помощи (на рождение ребенка, на похороны, в связи с регистрацией брака и др.),
  • стоимость питания, проезда, оплата коммунальных услуг или услуг связи,
  • стоимость санаторно-курортного лечения.

Пример 1

Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб. за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб. В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

Показатель

Расчетные действия

Средний заработок составил 918,66 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес. + 5 000 руб.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Таким образом, сумма отпускных составила 25 722,48 руб. (918,66 руб. x 28 дн.).

Средний заработок составит 904,44 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Сумма отпускных, подлежащих выплате, составит 25 324,32 руб. (904,44 руб. x 28 дн.).

Отклонение в расчете среднего дневного заработка составило 14.22 руб. (918,66 - 904,44). Сумма переплаты – 398,16 руб. (14,22 руб. 28 кал. дн.)

Ошибка 2. Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете

  • имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или командировке). Исключение – перерывы для кормления ребенка;
  • получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
  • не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
  • освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример 2

При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных. Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.

Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.

Показатель

Расчетные действия

Средний заработок составил 614,33 руб. (18 000 руб. x 12 мес. / 12 мес. / 29,3 дн.).

Фактическая сумма отпускных – 17 201,24 руб. (614,33 руб. x 28 кал. дн.).

Заработная плата (без учета пособия по временной нетрудоспособности) за апрель 2015 года равна 15 428,57 руб. (18 000 руб. / 21 раб. дн. x 18 раб. дн.).

Средний заработок составит 615,56 руб. ((18 000 руб. x 11 мес. + 15 428,57 руб.) / ((29,3 кал. дн. x 11 мес.) + (29,3 / 30 x 25) дн.))

Сумма отпускных составит 17 235,68 руб. (615,56 руб. x 28 кал. дн.)

Сумма недоплаты за отпуск – 34,44 руб. (17 235,68 - 17 201,24)

Пример 3

Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?

Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком.

Ошибка 3. В расчет отпускных включены разовые премии

Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).

Пример 4

При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата:

Работодатели, в том числе и ИП, должны предоставлять отпуск своим сотрудникам, работающим по трудовому договору. Эта обязанность установлена Трудовым кодексом РФ. За ее невыполнение инспекторы по труду могут оштрафовать организацию от 30 000 до 50 000 руб., а должностных лиц на сумму от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

ПРАВИЛА И ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ЕЖЕГОДНЫХ ОТПУСКОВ

Порядок оформления отпусков и расчет сумм отпускных в 2017 году не изменился:

ПАМЯТКА: Несмотря на то, что существовал законопроект об изменении порядка выплаты отпускных, пока он не принят. Поэтому при выплате необходимо руководствоваться ст. 136 ТК РФ и письмами Минтруда

КАК РАССЧИТАТЬ ОТПУСКНЫЕ РАБОТНИКУ

Для этого нужно определить продолжительность расчетного периода, заработок сотрудника за расчетный период, средний дневной заработок (СДЗ) и итоговую сумму отпускных согласно статье 139 ТК РФ и Положению об особенностях порядка исчисления средней зарплаты, утвержденному постановлением Правительства РФ от 24.12. 2007 №922.

Для отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск СДЗ рассчитывают за 12 календарных месяцев. В ситуации, когда расчетный период отработан полностью, начисленную заработную плату, включая все предусмотренные в организации выплаты, нужно разделить на 12 (месяцев) и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Особенности расчета отпускных сумм, если расчетный период отработан не полностью, установлены Положением №922.

ПАМЯТКА: Расчетный период для отпускных равен 12 месяцам, предшествующим месяцу, в котором сотрудник уходит в отпуск

ОШИБКИ В РАСЧЕТЕ ОТПУСКНЫХ

Распространенные ошибки в налоговом учете:

1. Организация учла отпускные в месяце выдачи. Отпускные нужно включать в расходы в том месяце, к которому относится отпуск. Например, если выдача отпускных произошла в конце июня, а отпуск начинается с 1 июля (начало 3-го квартала), оплату отпуска нужно учесть в июльских расходах.

2. Работнику выдали лишние отпускные. Во-первых, их нужно исключить из расходов. Во-вторых, установить причину переплаты (неправильно определили отпускной стаж, включили в средний заработок лишние выплаты). Переплата удерживается только с письменного согласия отпускника.

ПАМЯТКА: Удержать излишне выплаченные отпускные можно в одном случае – если ошибка возникла из-за «арифметики». Это установлено ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Есть и письмо Роструда от 01.10.2012 №1286-6-1.

3. Работник отгулял отпуск авансом. Это позволяет сделать норма ч. 2,4 ст. 122 ТК РФ. При увольнении организация вправе удержать лишние отпускные, но не более 20% от выплачиваемой при увольнении зарплаты. Оставшийся долг работник может вернуть только добровольно. Удержанные суммы следует включить в доходы. А оставшийся долг включает ся в доходы либо на день, когда работник вернул их добровольно, либо в день увольнения, независимо от того, воз- вращены деньги или нет. Рекомендации были даны Минфином России.

4. В расчете отпускных учтено вознаграждение по договору подряда. Эта выплата не входит в оплату труда организации (п. 2 Положения №922).

5. Произведен пересчет зарплаты за неполное рабочее время на полное. В результате сумма отпускных завышается. Если сотрудник в расчетном периоде работал в режиме неполного рабочего дня, то при расчете отпускных зарплата учитывается «по факту». Пересчитывать учитываемые выплаты не нужно (п.12 Положения №922).

6. В расчете учтена индексация зарплаты одному сотруднику. При расчете отпускных сумм учитывается индексация зарплаты, если она касается всех работников организации или подразделения (п. 16 Положения №922). Повышение зарплаты одному сотруднику не учитывается.

7. Произведена доплата отпускных с учетом квартальной премии, которую начислили после отпуска. Отпускные пересчитывают и доплачивают, только если сотруднику начислили годовую премию за прошлый год, например, в 2017 году за 2016 год (п. 15 Положения №922). Квартальные премии, начисленные в пределах расчетного периода учитываются при расчете отпускных. Если квартальную премию начислили после отпуска или до ухода в отпуск, но после окончания расчетного периода, отпускные не пересчитывают и не доплачивают (п. 15 Положения № 922).

8. Переходящие отпускные признаны в месяце начисления. Мнение Минфина России не изменилось (письмо от 25.10.2016 №03-03-06/2/62147). Если отпуск начался в одном квартале и закончится в следующем, необходимо разделить общую сумму отпускных между периодами пропорционально дням отдыха. В расходы включить ту сумму, которая относится к этому кварталу.

ПАМЯТКА: У ФНС России противоположное мнение. Она не против признавать расходы по переходящему отпуску единовременно в месяце, когда организация начислила отпускные (письмо от 06.03.2015 №7-3-04/614). Это единственное письмо ФНС не включила в перечень разъяснений на своем сайте, которые обязательны для налоговиков на местах. Разъяснения Минфина и ФНС противоречивы. Поэтому следует прописать выбранный вариант в учетной политике для целей налогообложения. Однако риски сохраняются

9. Страховые взносы с переходящих отпускных распределили между месяцами. Страховые взносы с переходящих отпускных не нужно распределять между кварталами, на которые пришелся отпуск. Сумму взносов следует учесть в налоговых расходах на дату начисления (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

– Нужно ли включать в продолжительность отпуска нерабочие праздничные дни?

Нет, не нужно. Рассчитывая продолжительность отпуска, из расчета исключайте нерабочие праздничные дни: и федеральные (прописаны в статье 112 ТК РФ), и региональные.

– Какова продолжительность ежегодного основного отпуска внешнего совместителя?

28 календарных дней. Несмотря на то, что внешние совместители трудятся неполный рабочий день, отпуск они могут брать на общих основаниях.

– Когда работник уходит в отпуск, обязательно ли оформлять совмещение для его должности? Если работодатель не доплачивает, является ли это нарушением?

На время нахождения работника в отпуске совмещение допускается с письменного согласия другого работника. Обязательно оформляется приказ, в котором указать, какая работа выполняется на условиях совмещения, ее продолжительность и размер доплат за совмещение. Отсутствие доплаты является нарушением.

– Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией?

При увольнении. Если же сотрудник продолжает работать, то заменить компенсацией разрешено ту часть, которая превышает 28 календарных дней – это дополнительный или удлиненный отпуск (ст. 126 ТК РФ). Например, работникам, занятым на вредных производствах, с ненормированным рабочим днем и др (ст. 116 ТК РФ).

– Выплачивать ли компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении за период, когда сотрудник болел?

Да. В стаж работы, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, входит время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним по закону сохранялось место.

– Можно ли уволить сотрудника во время отпуска по его инициативе?

Да, можно. Сотрудник вправе уволиться по собственному желанию и в период отсутствия на работе. Например, находясь в отпуске или на больничном.

– Нужно ли считать отпускные, если в отпуск идет сам предприниматель?

Нет. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск есть только у наемных работников (ст. 114 ТК РФ). ИП в трудовых отношениях не состоит. Поэтому оформлять себе отпуск и начислять отпускные не нужно.

Другие материалы автора:

Отчетность за I полугодие 2017 года:
не допускаем ошибок

Несмотря на переменчивость погоды, в июле начинается очередная отчетная компания. Увеличились риски по допущению ошибок и при расчете налогов, и при заполнении деклараций и расчетов. Отчетности меньше не стало, как пыталась убедить ФНС. Представляем ответы на вопросы, возникающие в практике.

Дробление бизнеса:
на что обратить внимание

Из-за использования компаниями схем с дроблением бизнеса в ходе налоговых проверок организациям доначисляют налог на прибыль, НДС, штрафы, пени. Вменяют в вину и незаконное применение спецрежимов. Количество налоговых споров и судов ежегодно растет. «Размежевание» бизнеса – это потребность или незаконная схема?

Налоговое администрирование
в 2017 году:
о чем следует знать бизнесу

Год 2017 - революционный и юбилейный. Радостных новостей в экономике немало. Но если оценивать принимаемые законы, касающиеся бизнеса, и их количество, то здесь ситуация не всегда радостная. Государство считает, что для наведения порядка следует установить тотальный контроль над каждым шагом бизнеса, с ужесточением наказаний.

Неверный расчёт отпускных влечёт за собой неприятности для работодателя. Причём ответственность наступит и в случае, если сотруднику недоплатили, и в случае, если заплатили больше, чем нужно.

Поговорим о распространённых ошибках при расчёте отпускных и о том, как их избежать.

Для этого следует, в первую очередь, внимательно изучить порядок расчёта отпускных, который оговорен в Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Эта ошибка почти всегда связана с неверным прочтением пункта 5 Положения № 922. В нём обозначено время, которое нужно исключить из расчёта.

Определяя средний заработок, из расчётного периода следует исключить время и суммы, начисленные за это время, если:

• за сотрудником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ;

• сотруднику выплачивалось пособие по временной нетрудоспособности либо пособие по беременности и родам;

• сотрудник не работал из-за простоя по вине работодателя либо по причинам, не зависящим от работодателя и сотрудника;

• сотрудник не имел возможности продолжать работу из-за забастовки, в которой сам он не участвовал;

• сотрудник получал дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

• сотрудник освобождался от выполнения работы в иных случаях с полным либо частичным сохранением заработной платы или же без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

В случае, если на момент расчёта отпускных в расчётном периоде есть случаи неявки сотрудника на работу по невыясненным причинам, исключать это время тоже нельзя. То же самое с прогулами. Это соответствует нормам п. 5 Положения № 922.

Как избежать ошибки?

Не исключать из расчётного периода:

• перерывы для кормления ребенка;

• время простоя по вине сотрудника;

• время, когда сотрудник принимал участие в забастовке;

• неявки по невыясненным причинам;

Средний заработок сотрудника рассчитывается вне зависимости от режима его работы исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за сотрудником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения № 922).

В соответствии со статьёй 139 ТК РФ, в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть установлены и другие расчётные периоды, но только в случае, «если это не ухудшает положение работников». Речь здесь идёт о размере отпускных.

Как избежать ошибки?

В случае, если локальным нормативным актом установлен расчётный период, отличный от 12 месяцев, нужно дважды рассчитать отпускные; сначала – исходя из 12 предшествующих месяцев, а затем – исходя из того расчётного периода, который установлен в вашей организации. Результаты следует сравнить. Если отпускные, рассчитанные исходя из 12 предшествующих месяцев, будут больше, выплатить нужно будет их.

При расчёте среднего заработка сотрудника следует учитывать все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда и применяются у конкретного работодателя – вне зависимости от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922). Ключевое тут: «предусмотренные системой оплаты труда».

Две самые распространённые ошибки:

  • Включение в расчёт выплат, произведённых не за труд и не относящихся к заработной плате. Возникает закономерный вопрос: а что же считается зарплатой?

2. Включение в расчёт выплат, не предусмотренных локальными нормативными актами организации.

Как избежать ошибки?

  • Не включать в расчёт среднего заработка при исчислении отпускных выплаты, не являющиеся зарплатой либо выплатой за труд. К примеру, поощрительная выплата к юбилею сотрудника не относится к заработной плате, соответственно, включать её в расчёт отпускных нельзя.

2. Зафиксировать в локальных нормативных актах вашей организации выплаты, которые включаются в расчёт отпускных. Сделать это можно, к примеру, в Положении об оплате труда.

Сюда относится, например, включение в расчёт отпускных:

• премий, не предусмотренных локальными нормативными актами;

• премий, выплаченных сотруднику не за труд (к примеру, на юбилей или в честь профессионального праздника);

• годовых премий за год, не предшествующий расчёту отпускных;

• всех без исключения (ежемесячных, ежеквартальных и полугодовых) премий, которые были начислены в расчётном периоде.

Как избежать ошибки?

В расчёт среднего заработка сотрудника можно включать:

• премии, которые предусмотрены локальными нормативными актами;

• не более 12-ти ежемесячных, четырёх ежеквартальных, двух полугодовых премий, которые были начислены в расчётном периоде за один и тот же показатель .

• годовую премию исключительно за предшествующий событию календарный год, вне зависимости от времени начисления.

А что делать, если ошибка уже допущена?

При обнаружении ошибки нужно, в первую очередь, разобраться – отпускные были занижены или, напротив, завышены?

В первом случае следует просто произвести доначисление и доплатить сотруднику.

А вот во втором случае с удержанием излишних отпускных из зарплаты сотрудника могут возникнуть проблемы. Просто так произвести удержание нельзя, т.к. ошибка допущена вследствие неправильного применения норм законодательства. Удержать излишек в таком случае можно только с согласия работника.

Соответственно, можно попросить работника написать заявление об удержании этой суммы. Если он согласится это сделать, то удержать излишне выплаченные отпускные можно будет в полном объёме. Это будет рассматриваться как удержание по инициативе работника, и тут нет каких-либо ограничений.

Но если сотрудник откажется написать заявление, то вернуть излишние отпускные можно будет только через суд.

Читайте также: