Нужно ли в графике отпусков заполнять фактическую дату отпуска

Опубликовано: 17.09.2024

За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2021 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании. Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ). При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников. В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2020 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) — для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ) — для работников до 18 лет;
30 календарных дней (Федеральный закон от 24.11.95 № 181-ФЗ) — для инвалидов;
30-40 суток (Федеральный закон от 22.08.95 № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
42-56 календарных дней (Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466) — для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работники моложе 18 лет;
работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями. По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2021 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2021 году (Постановление Правительства РФ от 10.10.2020 № 1648).

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2022 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст. 372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
вывесить в удобном месте для ознакомления;
выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

внести изменения в сводный график отпусков;
составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика. Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры. Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

График отпусков — это сводный документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на предстоящий календарный год. Он должен быть у каждого работодателя. Отсутствие графика или нарушения, допущенные при его составлении и утверждении, наказываются штрафами. За какие ошибки в графике отпусков могут наказать? Как организовать работу по составлению графика отпусков, чтобы были довольны все: работники, работодатель и трудовые инспекторы? Узнайте об этом из нашего материала.

Коротко о графике отпусков-2021

К концу года критически не хватает времени на все дела. Используйте нашу схему — она подскажет, в какой срок оформить график отпусков на 2021 год и в какой форме, а также с кем согласовать и кого с ним ознакомить.

Подробности о том, что учесть при составлении и утверждении графика отпусков, вы найдете в следующих разделах.

За что штрафуют трудовые инспекторы по всем кадровым вопросам, рассказываем в онлайн-курсе «Клерка» — «Всё о кадровом учёте: учимся составлять кадровые документы без ошибок». Курс полностью дистанционный, по окончании получите сертификат на 40 часов ИПБ России. Записывайтесь, пока скидка 30 %.

Оставляйте контакты ниже, менеджеры предоставят скидку:

Почему график нужно утвердить не позднее 17 декабря 2020 года

Эта дата не случайна и рассчитана она по нормам ст. 123 ТК РФ — график отпусков на очередной год утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

Календарный год, как известно, завершается 31 декабря. Отсчитаем от этой даты 2 недели и получим крайнюю дату, не позже которой график отпусков на 2021 год должен быть утвержден:

Если вовремя утвержденный график у работодателя отсутствует, его могут оштрафовать по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (подробнее о штрафах расскажем далее).

Не утверждать в указанный срок график отпусков могут только микропредприятия, отказавшиеся от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков. При этом нужно заключить письменное соглашение с работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме (п. 22 Типовой формы трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858). Такие правила предусмотрены ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ .

Форма графика отпусков

Для графика отпусков нет обязательной формы. Работодатель вправе использовать:

самостоятельно разработанную форму;
унифицированный бланк формы Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

При разработке своей формы графика отпусков работодателю не рекомендуется сокращать объем сведений об отпусках, предусмотренный в форме Т-7, чтобы избежать претензий контролеров.

Особые категории работников в графике отпусков

В общем случае работодатель вправе не соглашаться с датами отпусков, выбранными сотрудниками, и регулировать процесс предоставления отпусков с учетом производственной необходимости с целью обеспечения непрерывной технологии работы.

Однако существуют категории работников, чье мнение о периоде отпуска работодатель обязан учитывать (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К примеру, право на использование отпуска в удобное время есть у:

женщин перед началом декретного отпуска (абз. 2 ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
многодетных родителей с детьми до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
лиц, награжденных знаком «Почетный донор России» (п. 1 ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ, Приложение № 7 к Приказу Минздравсоцразвития России от 31.03.2005 № 246) и некоторых других категорий работников.

Период отпуска таких сотрудников и конкретная дата определяются по их желанию (Письма Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439, от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456).

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

По нормам ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен для работодателя и работников. Для соблюдения этого требования обе стороны трудовых отношений должны быть своевременно знакомлены с этим документом.

Особых правил относительно ознакомления сотрудников с графиком отпусков в законодательстве нет. Поэтому не играет роли, в какой форме вы получили подпись сотрудников — на отдельном листе ознакомления, в специальной графе самого графика отпусков или иным способом. Главное — чтобы работники увидели утвержденный вариант графика, а у работодателя осталось письменное подтверждение факта ознакомления каждого члена трудового коллектива с этим документом.

Утверждение о том, что график отпусков не является локальным нормативным актом и поэтому знакомить с ним работников не нужно, не находят поддержки Роструда и в судах (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, Постановление ВС Республики Татарстан от 13.06.2018 № 4а-575/2018, Решение ВС Удмуртской Республики от 02.07.2018 по делу № 7-215/2018).

Сколько лет работодателю хранить график отпусков

График отпусков надлежит хранить 3 года (п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Срок хранения кадровых документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено (ч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Как помогает работодателю график отпусков

У графика отпусков несколько важных полезных функций:

он упорядочивает работу бухгалтерии и кадровой службы по заблаговременному оформлению отпуска и выплате отпускных. Напомним, что по. ч. 9 ст. 136 ТК РФ работник должен получить причитающиеся ему отпускные суммы не менее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1);
позволяет обеспечивать ритмичность технологических процессов на предприятии благодаря равномерному распределению отпускных периодов в течение года;
дает возможность заблаговременно найти замену уходящему в отпуск сотруднику;
наглядно демонстрирует отпускные периоды работников.

Своевременное грамотное составление и утверждение графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отпуск, но и избавляет работодателя от претензий контролирующих органов.

7 ошибок по графику отпусков, за которые штрафуют

Мы подготовили для вас памятку с наиболее частыми ошибками работодателей по графику отпусков с учетом судебной практики.

Ошибка 1. Позднее утверждение графика отпусков

Штраф неизбежен, если вы утвердили график отпусков не за 2 недели до начала нового календарного года, а позже (Решение Октябрьского районного суда Ростовской области от 02.10.2017 № 12-46/2017).

Если после утверждения графика отпусков вам понадобилось внести в него корректировки (к примеру, изменилась должность сотрудника), оформите не новую редакцию документа, а его изменение. Иначе утверждение новой редакции графика, осуществленное позже установленного ст. 123 ТК РФ срока, будет расценено контролерами и судьями как нарушение трудового законодательства (Решение Юргамышского райсуда Курганской области от 04.08.2017 № 12-14/2017).

Ошибка 2. В график отпусков включены не все сотрудники

Включите в график всех работников, с которыми на момент составления и утверждения графика действуют трудовые договоры. Отсутствие работника в графике отпусков может впоследствии привести к судебным разбирательствам, и высока вероятность, что работник через суд получит с работодателя компенсацию морального вреда в связи с нарушением его права на отпуск (Апелляционное определение Кемеровского облсуда от 12.10.2017 № 33-10931/2017).

Не забудьте включить в график отпусков и увольняющихся сотрудников. Минтруд занимает в этом вопросе непреклонную позицию — в график должны попасть все сотрудники, работающие у данного работодателя по трудовому договору на день его утверждения. В том числе работники, срок трудового договора которых истекает: к примеру, в январе начавшегося года (Письма Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321, от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Ошибка 3. В графике отпусков не проставлена дата начала отпуска

Если в графике отпусков забудете проставить дату и месяц начала отпуска сотрудника, от штрафа не удастся отбиться даже в суде (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 № 12-556/2017). Отсутствие этой информации делает бессмысленным составление графика отпусков.

Несмотря на отсутствие в ст. 123 ТК РФ требования об указании в графике отпусков точной даты начала отпуска сотрудника, лучше проставить в нем день и месяц начала отпуска. Это избавит от претензий трудовых инспекторов (Решение Первомайского райсуда г. Новосибирска от 27.07.2016 № 12-160/201).

А о переносе даты отпуска, если в этом в последующем возникнет необходимость, можно всегда договориться и внести изменения в утвержденный по всем правилам график отпусков.

Ошибка 4. Отражение в графике отпусков неверно определенных частей отпуска

Работодателям часто не удается оспорить в суде штраф за ошибки при разделении отпуска на части. И хотя в трудовом законодательстве нет требования об обязательном получении письменного согласия сотрудника деление отпуска, безопаснее иметь такое подтверждение (Решение Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 № 12-2-127/2017).

В какой форме работодатель будет собирать эти письменные согласия, значения не имеет. Можно собрать с сотрудников заявления с указанием желаемых периодов отпуска или включить в форму графика отдельную графу, где сотрудник собственноручно укажет свое согласие/несогласие с разделением отпуска на части.

Ошибка 5. В графике отпусков не отражены дополнительные отпуска

Судьи считают, что в графике отпусков должны найти отражение как основные, так и дополнительные отпуска, на которые работник имеет право: за работу во вредных условиях, ненормированный рабочий день и другие (Решение Свердловского облсуда от 01.09.2015 № 72-974/2015).

Если продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях неизвестна на момент составления графика отпусков, можно сделать пометку об этом в графе «Примечания» и в последующем конкретизировать (ст. 121 ТК РФ, Письмо Минтруда от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).

Ошибка 6. Сотрудники не ознакомлены с графиком отпусков

Судьи поддерживают контролеров и штрафуют работодателей за то, что они не ознакомили сотрудников с графиком отпусков сразу после его утверждения (Решение Лоухского райсуда Республики Карелия от 06.12.2017 № 12-23/2017).

Обратите внимание, что не признается состоявшимся ознакомление сотрудников с графиком отпусков, если график просто размещен на стенде в компании (Решение Полесского райсуда г. Полесска от 18.07.2017 № 12-23/2017).

Если вас все же хотят оштрафовать за отсутствие ознакомления сотрудников с графиком отпусков, можно попытаться оспорить его в суде. Аргумент — в законодательстве не установлены сроки для такого ознакомления. Положительные для работодателей судебные исходы есть (Решение Северодвинского горсуда Архангельской области от 09.12.2016 № 12-548/2016).

Ошибка 7. Работодатель не соблюдает график отпусков

Если работодатель не отпускает сотрудника в отпуск в предусмотренное графиком отпусков время, он нарушает трудовое законодательство. В ст. 123 ТК РФ прямо указано, что график отпусков обязателен для работодателя и работника.

Возможно, что работодатель не может отпустить работника в отпуск по графику в силу объективных причин. К примеру, в период эпидемии гриппа и коронавируса много сотрудников одновременно находятся на больничном и уход работника в очередной отпуск по графику может неблагоприятно отразиться на работе компании. В таком случае следует по всем правилам оформить перенос отпуска с письменного согласия сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

Размеры штрафов за просчеты с графиком отпусков

График отпусков находится под пристальным вниманием трудовых инспекторов. Если у работодателя его не окажется или контролеры обнаружат в нем нарушения, может последовать наказание — штраф или приостановление деятельности (ст. 5.27 КоАП РФ, Письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399):

Чтобы оштрафовать работодателя за график отпусков, у контролеров есть всего лишь год, так как данное правонарушение не считается длящимся (Постановление Президиума ВАС РФ от 03.06.2014 № 1487/14).

Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.

В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.

Нормативная база

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2021 год нужно было утвердить не позднее 17 декабря 2020 года.

График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.

Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).

Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).

Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.

Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.

Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).

Обязательно ли применять унифицированную форму

Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.

На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.

Новые разъяснения чиновников про график отпусков

Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов. В них даны ответы на вопросы, которыми задавались работодатели, составляя график отпусков на 2021 год.

Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785). Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).

В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией при его утверждении. Включая тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора. И даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже отдыхает и в последующем увольняется (письмо Росруда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).

При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.

Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:

нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).

Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.

В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).

Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.

Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Чьё мнение учитывать

Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.

А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.

Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
граф 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
граф 3 – имя, фамилия и отчество;
граф 4 – табельный номер;
графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Шаг 5. Ознакомление

Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Хранение графика отпусков

График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

Мы привели основные правила, в соответствии с которыми составляется график отпусков, образец заполнения, а также рассказали обо многих тонкостях этого документа. В заключение добавим, что за его отсутствие может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Для должностных лиц и ИП он составит 1-5 тыс. рублей, для предприятий – 30-50 тыс. рублей.

Г рафик отпусков на 2014 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2013 г. Вы узнаете, как собрать сведения с сотрудников о желаемых отпусках на следующий год; как их систематизировать и состыковать; по какой форме составлять график отпусков (ведь унифицированная форма № Т-7 Госкомстата больше не является обязательной); в каком порядке заполняются сведения в графике и как они потом корректируются, если сотрудники фактически уходят в отпуск не в запланированные периоды.

Но самым распространенным видом отпуска, который касается всех работников, является ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый сотрудник вашей организации должен (в идеале) уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. Понятно, что большинство хотят отдохнуть летом. Но не могут же все разом уйти в отпуск – кому-то надо остаться и поддерживать работоспособность организации. Вот и приходится договариваться между собой: кто идет летом в этом году, а кто в следующем, в какой очередности взаимозаменяемые сотрудники будут уходить в отпуск, успевая передавать дела друг другу, и чтобы это было максимально удобно всем. Результаты таких договоренностей фиксируются в графике отпусков, который должен быть составлен на следующий год не позднее, чем за 2 недели до его начала (в 2013 году дата утверждения графика отпусков на 2014 год должна быть не позднее 17 декабря). При этом стоит учитывать, что:

сначала подготовленный проект графика должен пройти согласование с выборным профсоюзным органом вашей организации, если таковой имеется (см. дату, отмеченную цифрой 1 в Примере 6);
далее документ подписывает руководитель кадровой службы (цифра 2) и
только после этого он утверждается руководителем организации (цифра 3).

Хотя даты оформления этих реквизитов могут и совпадать.

Если в организации отсутствует график отпусков или он создан с нарушением действующего законодательства, то работодатель может быть привлечен к административной ответственности согласно ст. 15.27 КоАП РФ (о ее санкциях мы расскажем далее).

Кто не сможет попасть в график отпусков?

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, независимо от срока, на который он заключен (неопределенный срок или срочный). На него имеют право также сезонные работники и те сотрудники, чьи трудовые отношения оформлены по совместительству.

Лицам, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, так как трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

Допустим, в декабре 2013 года в вашей организации утвердят график отпусков на 2014 год, а в январе 2014 года или позже будут приняты на работу новые сотрудники. У них в 2014 году в вашей организации будет идти только первый год работы – отпуска именно этих работников в графике не могут быть отражены при его составлении. Поэтому алгоритм оформления документов на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска имеет 2 варианта (см. Схему 1):

для предоставления отпуска за 2-й и последующие годы работы у данного работодателя на основании утвержденного графика отпусков и
за 1-й год работы – на основании заявления работника и с одобрения руководства (в нестандартных случаях, которые не могли быть заранее запланированы в графике отпусков, например, при переносе отпуска у давно работающих сотрудников его новые даты тоже определяются по данному алгоритму).

Ключевые аспекты

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Причем нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число его календарных дней не включаются (ст. 120 ТК РФ). Поэтому многие стараются «захватить» такие дни в свой отпуск (см. Пример 1).

Допустим, работник берет отпуск продолжительностью 14 календарных дней начиная с 03.03.2014. Период отпуска выделен на календаре оранжевой заливкой.

Если бы в этот период не входил праздничный день, то выйти на работу человек должен был бы 17.03.2014 в понедельник.

Но 10 марта – нерабочий день (на него перенесен Международный женский день с 8 марта, которое в 2014 году приходится на субботу), поэтому он в число 14 календарных дней не входит и человек может выйти на работу на день позже – во вторник 18.03.2014.

Но при этом надо быть очень осторожным. Чтобы продлить свой отпуск за счет праздничных дней, в заявлении лучше укажите не только период отпуска (даты его начала и окончания), но и количество календарных дней. В рассматриваемом случае следует написать: «Прошу предоставить мне очередной отпуск с 03.03.2014 по 17.03.2014 включительно на 14 календарных дней».

В трудовом законодательстве предусмотрены категории работников, которым установлена иная продолжительность отпуска:

инвалиды – не менее 30 календарных дней;
педагогические работники – от 42 до 56 календарных дней;
работники в возрасте до 18 лет – 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
работники, заключившие трудовой договор на срок до 2 месяцев, получают оплачиваемые отпуска или компенсацию при увольнении из расчета 2 рабочих дня за 1 месяц работы (ст. 291 ТК РФ);
сезонным работникам – 2 рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 295 ТК РФ).

По общему правилу право на отпуск у сотрудника возникает, если он проработал в организации непрерывно не менее 6 месяцев. Причем в ТК РФ не предусмотрено представление неполного ежегодно оплачиваемого отпуска, то есть пропорционально отработанному времени. Он предоставляется в полном объеме, установленной продолжительности (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). Таким образом, если работник, отработав полгода, просит отпуск в размере 28 календарных дней, которые полагаются за целый год работы, работодатель должен его дать.

Право на следующие 28 календарных дней отпуска возникает у работника после начала 2-го рабочего года, а не с 1-го января ближайшего календарного года. Такой порядок закреплен в ст. 122 ТК РФ, потому что рабочий год начинается со дня поступления человека на работу на основании трудового договора (это наглядно показано в Примере 2). Однако отпуск за 2-й и последующие годы работы может предоставляться в любое время года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленных в графике у конкретного работодателя.

Сотрудник был принят на работу 01.08.2010, тогда годы его работы в этой организации будут выглядеть следующим образом (по общему правилу, если нет исключений, предусмотренных ст. 121 ТК РФ):

Для исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, следует руководствоваться ст. 121 ТК РФ. При этом, если какие-либо периоды времени, в соответствии с данной статьей, не включаются в стаж работы для отпуска, то окончание рабочего года отодвигается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы для отпуска.

В стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Если у сотрудника общая продолжительность отпусков без сохранения заработной платы в течение рабочего года составила 19 календарных дней, то при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не учитываются календарные дни начиная с 15-го дня. Такие разъяснения даны в письме Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1.

В то же время по соглашению сторон оплачиваемый отпуск сотруднику может быть представлен и до истечения 6 месяцев работы.

Кроме того, работодатель обязан предоставить его ряду категорий работников по их заявлению в любом случае (ст. 122 ТК РФ):

женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
работникам в возрасте до 18 лет;
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Что касается женщин, собирающихся в декрет, то независимо от стажа работы по их желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Для этого женщине необходимо написать заявление и приложить документы, подтверждающие беременность, и работодатель обязан такой отпуск предоставить (письмо Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0).

Следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

В противном случае работодателю грозят санкции в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ:

штраф для должностных лиц составляет от 1000 до 5000 рублей, а за повторное нарушение – дисквалификация на срок от 1 до 3 лет;
штраф для ИП – от 1000 до 5000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
штраф для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

По соглашению сторон отпуск может быть разделен на две части, одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. В то же время законодательно не установлено, на какое количество частей может быть разбит отпуск. Поэтому если достигнуто соглашение между работником и работодателем, то продолжительность отдельной части отпуска может быть любой (хоть два дня).

Обратите внимание на нижеследующую позицию Федеральной службы по труду и занятости РФ, изложенную в письме от 17.07.2009 № 2143-6-1 (далее – Письмо):

работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней), этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора;
таким образом, при предоставлении работнику части отпуска, например, продолжительностью 2 календарных дня (четверг и пятница), в соответствии с его заявлением выходные дни в него (в отпуск) не включаются.

Но на практике очень часто именно эта ситуация и встречается, когда работодатель, предоставляя отпуск на 5 календарных дней (с понедельника по пятницу), в обязательном порядке приплюсовывает к ним еще 2 календарных дня (субботу и воскресенье). Итого получается, что работник уходит в отпуск на 7 календарных дней (и драгоценные для человека 28 дней отпуска тают на глазах).

Если вам потребуются аргументы для защиты своих прав в отношении продолжительности отпуска, можете воспользоваться вышеуказанным Письмом в свою защиту.

Как учесть мнения работников?

График отпусков составляется для всех структурных подразделений на год. При его составлении учитываются положения законодательства РФ, особенности деятельности организации и пожелания работников. Подчеркнем, что пожелания сотрудников учитываются по мере возможности (законодатель четко оговорил, чьи просьбы и в каких случаях становятся для работодателя обязательными, например, супруге военнослужащего необходимо предоставить отпуск одновременно с ее мужем).

Чтобы легче было собрать пожелания работников, вы можете разработать для них форму заявления или опросного листа, на котором легче отображать мнения согласующих лиц и решение руководителя. Лучше составлять опросный лист:

1 вариант – для отпуска каждого работника – отдельный опросник:

сотрудник выражает свое намерение;
далее его оценивает непосредственный руководитель, знающий ситуацию в отделе в целом, и, если нужно, корректирует запрошенный период отпуска. Свое мнение могут вносить на опросный лист не только непосредственный руководитель, но и управленцы более высокого уровня либо смежных подразделений;
мнение самого высокопоставленного руководителя (если их несколько на опроснике) является окончательным,
если оно отличается от первоначального запроса работника на свой отпуск, то важно, чтобы работник письменно на этом листе отразил свое ознакомление (а лучше – согласие) на изменения, проставив дату и подпись;

Опросный лист вы можете сделать любым, опираясь на предложенные нами наработки. Если у вас на руках будут заполненные документы, из которых видно, кто когда хочет уйти в отпуск, это значит, что вы провели работу по учету мнения работников при подготовке графика отпусков (именно этого требует ТК РФ от работодателя).

Когда пожелания всех работников собраны в таблице одного документа либо отдельными опросными листами, руководителю легче анализировать информацию и увидеть, какие пожелания легко выполнимы, а какие – взаимоисключающие и требуют корректировки.

Результат анализа заносится в проект графика отпусков.

По какой форме составлять график отпусков?

Напоминаем, что форма № Т-7 графика отпусков была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Но в связи со вступлением в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно его ст. 9, формы первичных учетных документов коммерческой организации теперь утверждает ее руководитель, они лишь должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в этой статье.

На практике легче воспользоваться проверенной временем и всем знакомой формой № Т-7 и утвердить ее в организации (если нужно, то немного подкорректировать).

Как заполнять график?

Табличная часть графика (мы говорим о привычной форме № Т-7) может быть составлена как в алфавитном порядке, так и в порядке подчиненности. Возможно принять порядок заполнения по очередности запланированных дат отпусков. В графе «Количество календарных дней» указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, при этом суммируются основной и дополнительный отпуск.

Отпуск включает в себя не только основной и дополнительный оплачиваемый отпуск, но и не использованные работником календарные дни за предыдущие периоды. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды (которые ранее не удалось отгулять) могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем (оба алгоритма показаны в Схеме). Такие разъяснения дает Роструд в письме от 01.03.2007 № 473-6-0.

Но следует помнить, что согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он представляется.

На момент утверждения в табличной части графика отпусков должны быть заполнены графы с 1-й по 6-ю: структурное подразделение, должность (специальность, профессия) по штатному расписанию, Ф.И.О., табельный номер (в случае его присвоения), количество запланированных дней отпуска и запланированная дата его начала (см. Пример 4).

Следующие графы (7–10) заполняются по мере использования сотрудниками отпуска. Так, фактическая дата отпуска (графа 7) заполняется после его окончания.

Графы 8 и 9 (документ-основание переноса отпуска и новая дата его начала) заполняются на основании приказа о переносе отпуска в рамках того же года. Если же отпуск вовсе не предоставлялся или смещен на другой год, то такие сведения отражаются в последней 10-й графе «Примечание». Сюда могут вноситься и иные сведения, например, почему ежегодный отпуск у работника более 28 календарных дней или почему в данном году ему предоставляется менее 28 календарных дней отпуска.

Как уведомлять работников о предстоящем отпуске?

Работодатель обязан предупредить работника под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Для этого можно завести журнал, в котором отражается факт уведомления.

В некоторых организациях сразу ознакамливают всех сотрудников с графиком отпусков после его утверждения, но к такому варианту проверяющие органы относятся скептически – ведь если отпуск у человека в ноябре 2014 года, а уведомляют его путем ознакомления под подпись с графиком в конце 2013 года, то он вполне может об этом забыть. Кстати, обязанность знакомить работников с самим графиком отпусков организации или отдела на законодательном уровне не установлена. Такое решение может быть принято внутри организации путем внесения дополнительной графы в график отпусков, где сотрудники поставят подпись об ознакомлении под своими данными об отпуске – и тут важно:

рядом с подписью об ознакомлении ставить дату ознакомления;
ознакамливать сотрудников с графиком не сразу после его утверждения, а каждого отдельно недели за 2-3 до даты начала его отпуска.

Тем самым они будут своевременно уведомлены о времени начала своего отпуска.

Третий способ уведомления – направлять работнику не позднее двух недель до его отпуска отдельный документ. Этот вариант по сравнению с предыдущими имеет ряд преимуществ:

работник получает информацию о себе и не видит «лишнего»;
если обстоятельства у человека изменились и он хотел бы перенести свой отпуск, то в данном документе он сможет это отразить;
более того, можно разработать форму извещения так, чтобы уведомлять об отпуске и непосредственного руководителя будущего «отпускника», который тоже сможет оценить перспективы скорой потери бойца и успеть внести свои коррективы;
кто бы ни был инициатором переноса отпуска, другая сторона должна иметь возможность обозначить письменно свою позицию.

Ведь утвержденный график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. Поэтому возможность отступления от него в большинстве случаев допустима лишь с согласия обеих сторон (если особый порядок не прописан законодателем для данного случая, ведь работник, например, может быть необходим организации для устранения последствий аварии на производстве, которые грозят жизни и здоровью других членов коллектива).

Когда выгоднее идти в отпуск в 2014 году?

Чтобы удлинить свой отпуск, вы можете подбирать его даты так, чтобы они примыкали к выходным и нерабочим праздничным дням либо «захватывали» праздники (как в Примере 1). Поэтому многие стараются «присоединить» к отпуску такие длительные праздники, как майские или новогодние.

Но тут нужно понять, что для вас важнее. В месяца, щедрые на праздничные дни, размер отпускных будет меньше, чем в другие. Рассмотрим это наглядно:

Допустим, оклад работника – 40 000 руб. и он работает полностью расчетный период. Тогда легко рассчитать стоимость его рабочего дня, а также среднедневного заработка для оплаты отпускных. Воспользуемся данными нижеследующей таблицы. Например, в январе:

стоимость рабочего дня: 40 000,00 руб. / 17 рабочих дней месяца = 2 352,94 руб.;
стоимость отпускного дня: 40 000,00 руб. × 12 мес. / 12 мес. × 29,4 = 1 360,54 руб.

По разнице этих двух показателей (см. последнюю графу) видно, в каком месяце, идя в отпуск, работник больше теряет.

Чем меньше отклонение между стоимостью рабочего дня и стоимостью отпускного дня, тем меньше работник теряет, уходя в отпуск в этом месяце.

График помогает решить сразу несколько задач:

Распланировать отпускные периоды на следующий год, чтобы не произошло никаких накладок. Например, чтобы все специалисты, выполняющие одинаковые функции, не ушли в отпуск в одно время.
Заранее позаботиться о подмене работника на период отпуска или передать его функции коллегам.
Исполнить требования трудового законодательства: вовремя оповестить работника о предстоящем отпуске и выплатить отпускные.
Держать под контролем вопрос соблюдения сроков отпусков, а также количество неиспользованных дней.

Для графика отпусков разработана унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Вместе с тем работодатели не обязаны использовать ее в неизменном виде. На основании постановления Государственного комитета РФ по статистике от 24.03.1999 № 20, форму можно доработать. Также можно разработать собственный шаблон, утвердить его и применять в качестве графика отпусков.

На практике работодатели чаще всего используют унифицированную форму, хотя нередко таблицу дополняют необходимыми графами.

Бланк формы Т-7

На следующем изображении представлено, как выглядит унифицированная форма графика отпусков (Т-7):

Далее рассмотрим по шагам процесс формирования график отпусков по форме Т-7.

Шаг 1. Заполнение формы Т-7

Форма состоит из заголовка и таблицы, в которой содержится основная информация. Как нужно ее заполнить, смотрите ниже. Активное поле выделено цветом.

В заголовке следует указать такие данные:

Наименование организации или ФИОпредпринимателя. Название фирмы нужно указать полностью так, как оно прописано в учредительных документах. Если название в уставе написано заглавными буквами, также нужно написать и в графике.
ОКПО. Восьмизначный код в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. Взять его можно из информационного письма территориального подразделения Росстата.
Номер документа, дата его составления и период действия графика — в нашем случае это 2019 год.

В преамбуле формы есть поля для указания реквизитов документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика отпусков, а также для его утверждения. Как их заполнять, покажем позже, когда процесс дойдет до утверждения документа.

В таблице унифицированной формы Т-7 есть 10 колонок:

Графа 1. Наименование структурного подразделения (отдела):
Графа 2. Должность (специальность) согласно штатному расписанию:
Графа 3. Фамилия, имя и отчество сотрудника:
Графа 4. Табельный номер работника (указан в личной карточке или в приказе о приеме на работу):
Графа 5. Количество календарных дней отпуска, которые положены сотруднику за отработанное время. В него входят также дни отпуска за текущий год, которые работник не использовал:
Графа 6. Запланированная дата отпуска:

Остальные графы таблицы на данном этапе не заполняются. Они предназначены для отражения информации, которая появится позже — когда сотрудник уйдет в отпуск или если он будет перенесен.

Шаг 2. Согласование

Трудовое законодательство требует согласовать график отпуска только с профсоюзом — непосредственно с работниками его не согласовывают. Если профсоюз есть, то график согласовывается с ним в порядке, установленном в статье 372 ТК РФ.

Обратите внимание! Сотрудник может подать заявление, в котором просит учесть его желание по поводу периода отпуска. Однако работодатель не обязан его согласовывать.

Утвердить график отпусков можно и в том, случае, если профсоюз против. Однако за последним остается право обжаловать решение руководства в Трудовой инспекции или в суде.

Реквизиты документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика, указываются перед табличной частью формы Т-7:

Шаг 3. Подписание ответственным сотрудником

Итак, график составлен и согласован с профсоюзом. Теперь нужно закончить его оформление и подписать. Подпись ставит руководитель кадровой службы или иной специалист, ответственный за кадровый учет:

Шаг 4. Утверждение руководителем

После подписания график направляется на утверждение руководителю работодателя. Тут возможны два варианта:

визирование непосредственно в шапке документа;
создание приказа на утверждение.

В первом случае все просто: в преамбуле графика указывается должность руководителя компании, и он ставит свою подпись (с расшифровкой), а также дату утверждения:

Во втором случае формируется приказ об утверждении графика отпусков. Этот путь иногда выбирают, если требуется дать ответственным лицам дополнительные распоряжения, относящиеся к отпускам в целом и графику в частности. Например:

специалисту по кадрам — ознакомить сотрудников с графиком;
бухгалтеру — произвести расчет отпускных и создать резерв денежных средств на их своевременную выплату.

Приказ составляется в произвольной форме — пример можно увидеть ниже. При выборе этого варианта сам график будет являться приложением к приказу.

Приказ об утверждении отпуска — документ необязательный. Форма Т-7, утвержденная указанным выше способом, является самодостаточным документом.

Шаг 5. Ознакомление сотрудников

Закон требует ознакомить работников с информацией о грядущем отпуске не позже, чем за 2 недели до его начала. Но целесообразно сделать это также непосредственно после составления графика.

В стандартной форме Т-7 специальных колонок для ознакомления сотрудников не предусмотрено, однако работодатели могут их добавить. Изменение формы должно быть утверждено приказом или распоряжением руководства.

Целесообразно добавить две колонки — для даты ознакомления и подписи работника.

Есть и другие способы ознакомить сотрудников с графиком отпусков, например, можно сделать для этого в документе специальный лист.

Готовый график, утвержденный в установленном порядке, а также содержащий отметки об ознакомлении, выглядит так:

Исполнение и изменение графика

Выше упоминалось, что график отпусков обязателен для исполнения. А значит, работник должен пойти в отпуск в соответствии с графиком, а работодатель обязан его в это период отпустить.

Перед отпуском по графику

Многие кадровики привыкли брать с работников заявление об отпуске, однако большого смысла в этом нет. Сотрудник не обязан писать такое заявление, если он идет в отпуск по графику. А вот работодатель обязан уведомить работника об отпуске, и сделать это не позднее 14 дней до его наступления. Для этого будущему отпускнику направляется письменное уведомление, в котором он должен расписаться.

Перенос отпусков

График отпусков составляется заблаговременно, и нередко требуется его изменить. Трудовой кодекс этого не запрещает, нужно лишь верно это оформить. Изменение графика отпусков может потребоваться по разным причинам, например:

наняты новые работники, отпуск которых нужно включить в график (они имеют право на отпуск после 6 месяцев работы);
появилась производственная необходимость перенести отпуск, и работник не стал возражать;
сотрудник выразил желание перенести отпуск, и работодатель это согласовал;
потребовалось поменять период отпуска кого-либо из работников, имеющим право на него в удобное время.

Сотрудник, чей отпуск нужно перенести или добавить в график, должен подать работодателю заявление на отпуск. Составляется оно в свободной форме и имеет примерно такой вид:

Руководитель при наличии возможности согласует перенос отпуска и делает об этом отметку на заявлении. Кроме того, создается приказ о внесении изменения в график отпусков. В нем должна содержаться информация, которую нужно изменить, а также новые данные об отпуске. Далее на основе этого приказа в документ вносятся правки. В нашем примере нужно отразить изменения в графах 7-10.

Если работник решил не брать отпуск в текущем году, он должен указать в заявлении, что этот период переносится на следующий год. При этом графа 7 таблицы не заполняется.

Нюансы составления графика

Далее рассмотрим отдельные моменты предоставления отпусков и составления графика, которые зачастую вызывают вопросы.

Отпуск внешнего совместителя

Статья 286 ТК РФ гласит, что ежегодный отпуск должен предоставляться внешнему совместителю одновременно с отпуском на его основной работе. Из этого можно сделать два вывода:

отпуск внешнему совместителю положен, а значит, его нужно включать в график;
планировать этот отпуск нужно на тот же период, когда он предоставляется работнику основным работодателем.

Возникает вопрос: как это осуществить? Очевидно, следует заранее узнать у совместителя, когда запланирован его отпуск по основному месту работы. Как вариант, можно попросить предоставить справку о запланированном отпуске на следующий год. Но делать этого совместитель не обязан, равно как и работодатель по совместительству не может на этом настаивать. Более того, работник может не знать, когда ему будет предоставлен отпуск на основном месте работы в следующем году, ведь там график может быть еще не готов.

Тем не менее включать отпуск внешнего совместителя в график необходимо. Однако весьма вероятно, что в документ придется вносить изменения.

Возможна и такая ситуация. Отпуск совместителя запланирован на один и тот же период у обоих работодателей, но гражданин подал заявление по основному месту работы о переносе этого срока, и его согласовали. В таком случае перенести отпускной период должен будет и работодатель по совместительству.

Продолжительность отпусков: стандартная и удлиненная

Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Но некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск. Право на него дается Трудовым кодексом и федеральными законами. Кому положен более длительный отпуск, показано в следующей таблице.

Таблица 1. Кто имеет право на отпуск большей продолжительности

доктора наук — 48 рабочих дней;

кандидаты наук — 36 рабочих дней

Некоторые работники также имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск, который представляется помимо основного (статья 116 ТК РФ). Какие периоды также нужно отражать в графике. Они полагаются работникам:

занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
имеющим особый характер работы;
работающим ненормированный день;
работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Нередко сотрудники предпочитают вместо дополнительного отпуска подучить компенсацию. Однако такие отпускные дни все равно нужно включать в график, а затем (если работник предпочтет деньги) отражать это в графике, как показано выше.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Работник не обязан уходить в отпуск на 28 дней подряд — его можно разделить на несколько частей. При этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. В графике отпуска следует указывать все отпускные периоды каждого работника.

Кто может брать отпуск в удобное время?

Некоторые категории работников имеют право выбирать время отпуска. Согласования с работодателем это не требует. Подробности — в следующей таблице.

Таблица 2. Кто имеет право на отпуск в удобное время

Категория работников и обстоятельства	Норма закона	Чем подтвердить
Несовершеннолетние работники	Ст. 267 ТК РФ	Паспорт
Родитель (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет	Ст. 262.1 ТК РФ	Свидетельство о рождении ребенка
Беременные — до или после отпуска по беременности и родам

Сколько хранить график отпусков?

Документы хранятся в соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для разных документов установлены различные сроки. График отпусков хранится в течение 1 года после того, как он перестанет действовать.

Ответственность

Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.

Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.

Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:

Читайте также: