Отпуск и отпуск под расчет в чем разница в зуп

Опубликовано: 17.09.2024

Порядок расчета и выплаты отпускных, исчисления и уплаты НДФЛ и страховых взносов, учета расходов на оплату отпуска отличается от порядка, установленного для заработной платы. На расчет отпускных влияет, например, болезнь сотрудника, отмена отпуска в связи с производственной необходимостью, индексация заработка или выплаченная работнику премия. Эксперты 1С рассматривают особенности бухгалтерского и налогового учета отпускных и отражения в отчете 6-НДФЛ и в расчете по страховым взносам на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Отпуск: бухгалтерский и налоговый учет

На время ежегодного отпуска за сотрудником сохраняется рабочее место и средний заработок в соответствии со статьей 114 ТК РФ. Правила расчета среднего заработка закреплены в статье 139 ТК РФ, а отдельные особенности исчисления утверждены постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Вид оплаты - сохраняемый средний заработок на период отпуска или, иначе говоря, оплата отпуска, отпускные - имеет много особенностей:

Оплата отпуска отличается от заработной платы тем, что фактически в это время работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. Соответственно, дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется по НК РФ не последним днем месяца (как для оплаты труда), а как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п.1 ст. 223 НК РФ).
Определение срока перечисления НДФЛ с суммы отпускных отличается от общего правила перечисления налога - не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). По доходам в виде оплаты отпуска обязанность по перечислению удержанного налога должна быть исполнена не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты.
При исчислении страховых взносов сумма отпускных включается в облагаемую базу в том месяце, в котором отпускные начисляются вне зависимости от периода отпуска и даты выплаты (п. 1 ст. 421 НК РФ).
Выплата сумм отпускных производится до фактического наступления отпуска. Отпускные нужно выплачивать не позднее 3 дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Нарушение этого требования влечет административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Расходы на оплату отпуска относятся непосредственно к периоду отпуска. В бухгалтерском учете в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени их начисления и фактической выплаты.
Аналогично и в налоговом учете согласно пункту 1 статьи 272 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

Среди прочих особенностей отпускных следует учитывать, что их начисление может производиться до расчета зарплаты, за месяц, когда еще неизвестен полный доход сотрудника, входящий в расчетную базу среднего заработка. Не ясно, будет ли месяц отработан сотрудником полностью и сохранится ли у него право на налоговые вычеты по окончании месяца.

Вдобавок отпуск, будучи уже оплаченным, может не состояться (например, в связи с производственной необходимостью). На сроки уже наступившего отпуска может повлиять болезнь, а индексация заработка или начисленные премии приводят к перерасчету суммы отпускных.

Эти отличия обуславливают особенности отражения оплаты отпуска в отчетности.

Отпускные в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

Рассмотрим на примерах некоторые особенности отражения сумм начисленных отпускных, НДФЛ и страховых взносов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Пример 1

У сотрудника период отпуска с 01.04.2019 по 28.04.2019. Отпускные начислены и выплачены 26.03.2019.

В документе Отпуск начислена оплата отпускных по среднему в размере 9 556,40 руб. и НДФЛ 1 242 руб. При этом сумма начислений за март еще не учтена, и известно, что отпуск в дальнейшем подлежит перерасчету. При выплате отпускных 26.03.2019 НДФЛ удержан, срок его перечисления - 31.03.2019. Календарная особенность I квартала 2019 года состоит в том, что 31 марта приходится на воскресенье, следовательно, днем окончания срока перечисления налога считается ближайший следующий за ним рабочий день - 01.04.2019 (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Это означает, что в Раздел 2 отчета 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) за I квартал 2019 года сумма начисленных отпускных и НДФЛ не попадут, а отразятся в отчете за полугодие 2019 года. В базу расчета страховых взносов отпускные включатся при расчете зарплаты за март 2019 года в документе Начисление зарплаты и взносов.

Отпускные и начисленные страховые взносы отражаются в отчете Расчет по страховым взносам (утв. приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@) за I квартал 2019 года.

Для соблюдения законодательных норм отражения отпускных в бухгалтерском и налоговом учете необходимо в марте учесть отпускные и взносы с них, исчисленные в составе расходов будущих периодов. Для этого в документе Отпуск, на закладке Дополнительно для отпускных предусмотрена возможность указания способа отражения в поле Счет, субконто (рис. 1).

Рис. 1. Способ отражения в учете оплаты отпуска

Указанный в документе способ отражения отпускных отображается в документе Отражение зарплаты в бухучете за март 2019 года (рис. 2).

Рис. 2. Отражение отпускных в бухучете

При этом Период принятия расходов для сумм Ежегодного отпуска и страховых взносов, начисленных на него, устанавливается 01.04.2019. Вид начисления для налогового учета (п. 7 ст. 255 НК РФ) устанавливается в соответствии с указанным в настройке вида начисления Отпуск основной на закладке Налоги, взносы, бухучет.

В результате синхронизации с программой «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 суммы отпускных и исчисленных взносов будут отражены соответствующими проводками в дебет счета 97.01 «Расходы на оплату труда будущих периодов».

Пример 2

В продолжение Примера 1 отпуск сотрудника с 01.04.2019 по 28.04.2019 был отменен 01.04.2019 в связи с производственной необходимостью. Соответственно, нет оснований для начисления и выплаты 26.03.2019 отпускных.

Так как выплата отпускных уже произведена, то редактировать и отменять проведение документа Отпуск нельзя. Для отмены отпуска предназначена команда Сторнировать в документе, начислившем отпуск (рис. 3).

Рис. 3. Отмена начисленного отпуска

В результате проведения документа Сторно в Регистре налогового учета по НДФЛ код дохода устанавливается «2012», и начисленная в марте сумма 9 556,40 руб. по этому коду отражается в апреле со знаком «минус» (рис. 4).

Рис. 4. Регистр налогового учета по НДФЛ

При начислении зарплаты оплата по окладу за апрель будет начислена в полном объеме, и в справке 2-НДФЛ не отразится факт начисления и отмены отпуска. Дохода с кодом «2012» в справке 2-НДФЛ не будет зарегистрировано ни в марте - с плюсом, ни в апреле - с минусом.

Однако совершенный факт выплаты отпускных уже нельзя отменить. А значит, блок, отражающий 26.03.2019 эту выплату в сумме 9 558,40 руб., удержание налога в сумме 1 242 руб. и срок его перечисления 01.04.2019 останутся неизменными в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ за полугодие 2019 года.

Пример 3

В продолжение Примера 1 сотруднику в марте 2019 года была выплачена премия, которая увеличила размер среднего заработка. Начисленные и выплаченные 26.03.2019 отпускные после расчета заработной платы за март следует пересчитать.

В отчете 6-НДФЛ за полугодие 2019 года начисленные и доначисленные отпускные будут представлены в Разделе 2 двумя блоками по строкам (см. таблицы 1, 2):

Когда человек уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель обязан выплатить отпускные. Их рассчитывает бухгалтерия. Но сотруднику тоже полезно знать, откуда берутся все суммы и какое самое выгодное время для отпуска. Это поможет проверить расчеты бухгалтера и понять, какие есть способы получить больше отпускных.

Общая формула расчета

Отпускные считаются не так, как зарплата. Зарплату начисляют за отработанные дни, а отпускные — за календарные, которые умножают на среднедневной заработок.

Рассчитать примерный размер отпускных легко: разделите зарплату на 29,3 — это среднее количество дней в месяце — и умножьте на количество дней отпуска.

Например, ваша зарплата — 100 000 рублей, а отпуск — 28 дней.

100 000 / 29,3 × 28 = 95 563 рубля

А вот подсчитать все вплоть до рубля сложнее: надо учесть несколько переменных — точный годовой доход и пропущенные дни.

Общая формула расчета отпускных выглядит так:

Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска

Вся сложность в том, как рассчитать среднедневной заработок. Ниже расскажу о том, как это сделать, но если не хотите читать, а хотите считать, то вот вам калькулятор:

Вычислить доход за расчетный период

При подсчете дохода учитывают все выплаты за работу — оплату по ставке, переработки, премии за показатели, районный коэффициент.

Премии включаются не все и не всегда полностью, а только те, которые начислены за расчетный период — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска. Если вы работаете в компании менее года, учитывают период с первого дня работы. Например, годовую премию за предшествующий отпуску год включат полностью. С квартальными — сложнее. Если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью. А если расчетный период начинается с середины квартала, учтут премию только за полквартала. Например, премия выплачивается за первый квартал — январь, февраль, март, а расчетный период начинается с февраля. Тогда премию зачтут только за февраль и март.

Но в доход за последние 12 месяцев не включают командировочные, компенсацию проезда, проживания и питания, выплаты по отпускным и больничным, госпособия.

Получается, чем больше официальный доход, тем больше отпускные. У тех, кто получает «зарплату в конверте», отпускные могут рассчитывать только от официальной части дохода.

Рассчитать, сколько дней отработано

При расчете учитывают время фактической работы, выходные, праздники или дни, которые работник взял за свой счет, если их было не больше 14. Дни отпуска без сохранения зарплаты, превысившие этот лимит, в расчет не включаются. Если работника незаконно отстранили от работы или уволили, но потом восстановили, дни вынужденного прогула также входят в стаж работы, который дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

В отработанные дни не входит время, когда вы не работали — как с сохранением зарплаты, так и без оплаты: были в отпуске, в том числе по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, получали пособие по беременности и родам или отсутствовали на работе без уважительных причин.

Количество отработанных дней = 29,3 х Количество полных месяцев + Количество дней в месяцах, отработанных не полностью

Коэффициент 29,3 — среднее количество календарных дней в месяце.

Количество дней в месяцах, отработанных не полностью находят так:

(Общее количество дней в месяце — количество неотработанных дней) / Общее количество дней в месяце х 29,3

Николай собирается в отпуск с 1 августа на 28 дней. За последний год он уходил на недельный больничный в апреле и в оплачиваемый отпуск на 28 дней в сентябре.

Николай отработал 10 полных месяцев.

Количество полных месяцев: 10

Количество дней в месяцах, отработанных не полностью:

сентябрь: (30 − 28) / 30 × 29,3 = 1,95

апрель: (30 − 7) / 30 × 29,3 = 22,46

Количество отработанных дней = 10 месяцев х 29,3 + 1,95 + 22,46 = 317 дней

Рассчитать среднедневной заработок и отпускные

Среднедневной заработок = Доход за расчетный период / Количество отработанных дней

За год без учета больничных Николай заработал 1 млн рублей.

Среднедневной заработок = 1 000 000 Р / 317 дней = 3155 Р

Отпускные = 3155 Р × 28 дней = 88 340 Р

Отпускные, как и другие доходы, облагаются налогом в размере 13%.

Официальные праздники — 1—8 января , 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня, 4 ноября — не учитываются и не оплачиваются. Например, если сотрудник взял отпуск на 14 дней с 1 июня, 12 июня считать не нужно, а выйти на работу можно 16 числа.

Если случай более сложный, например, человек болел в праздничные дни или во время отпуска, или не знает, как учесть доход, лучше поискать подходящие формулы и калькуляторы в интернете. Или довериться отделу кадров и бухгалтерии.

Как путешествовать во время пандемии

Что делать, чтобы отпускные были больше

Отпускные начисляются не так, как зарплата. Зарплата одинакова в любом месяце: за январь и июль сотрудник зарабатывает одну и ту же сумму. Но чем меньше в месяце рабочих дней, тем дороже стоит каждый из них. Поэтому отпуск в такие месяцы брать невыгодно.

Если хотите, чтобы отпускные были больше, следуйте главному правилу — уходите в отпуск в месяцы с наибольшим количеством рабочих дней. Например, в 2019 году это апрель, июль, август, октябрь и ноябрь. Чтобы рассчитать все точнее — можно заглянуть в производственный календарь.

А вот официальные праздники, наоборот, лучше не захватывать — они хоть и увеличивают продолжительность отдыха, но зато не включаются в число календарных дней отпуска, а следовательно, не оплачиваются. Если берете отпуск в январе, потеряете 10—20% дохода.

Сравним отпуска в 21 день в январе и июле. Если взять отпуск с 9 по 29 января, фактически будете отдыхать целый месяц с 1 по 29 января, и у вас еще останется про запас неделя отпуска. При зарплате 50 000 Р без учета пропущенных дней получите отпускных примерно 35 826 Р + зарплату за два отработанных дня 5 882 Р . Итого 41 708 Р .

Среднедневной заработок = 50 000 / 29,3 = 1706 Р

Отпускные = 1706 Р × 21 = 35 826 Р

Зарплата за 2 отработанных дня = Оклад / Количество рабочих дней × Количество отработанных дней = 50 000 Р / 17 × 2 = 5882 Р

Если возьмете отпуск с 9 по 29 июля, сумма отпускных составит те же 35 826 Р , но вдобавок вы еще получите зарплату за семь отработанных дней с начала июля — 15 909 Р . Итого 51 735 Р . Это на 1735 Р больше зарплаты и на 10 027 Р больше дохода за январь, если бы вы предпочли отдохнуть в нем — 20% разницы. Правда, если взять отпуск в январе, то и отдыхать за счет праздников вы будете дольше.

Но есть один период, когда вы можете и получить хорошие отпускные, и много отдохнуть — это конец декабря.

Если возьмете отпуск в июне на 14 дней с 1 по 14, то при зарплате в 50 000 Р получите 23 890 Р отпускных и 28 571 Р зарплаты. Итого 52 461 Р .

Если возьмете отпуск на 8 дней с 24 по 31 декабря, получите отпускных 13 651 Р и зарплату 38 095 Р . Итого 51 746 Р . Но при этом у вас впереди будут еще новогодние каникулы.

У большинства профессий отпуск составляет 28 дней, которые можно разделить на части, но одна из них должна быть не менее 14 дней, а остальные вы можете отгулять хоть по одному дню — если договоритесь с работодателем.

Правда Минтруд хотя и не запрещает напрямую так сильно дробить оставшуюся часть отпуска, все же рекомендует отказаться от чрезмерного деления отпуска на части. Потому что в этом случае работник не сможет воспользоваться отдыхом и восстановить свою трудоспособность.

Дробление отпуска в зависимости от выходных и рабочих дней тоже может повлиять на общую сумму, которую получите, но разница будет незначительная.

Дробить отпуск можете как вы, так и работодатель, только руководству для этого нужно ваше согласие, а вам его — нет. «Дробление» отпуска в зависимости от выходных и рабочих дней тоже может повлиять на общую сумму, которую получите, но разница будет незначительная.

Дробя отпуск, можно получать удобные для себя сочетания отпуска и выходных. Например, оформить отпуск с понедельника по пятницу — тогда будете отдыхать целую неделю, но сэкономите два дня. Если сделать так еще раз, у вас будет уже четыре «сэкономленных» дня — почти рабочая неделя. Если присоединить их к выходным, сможете отдыхать шесть дней. Минус — в этом случае выходные не оплачивают. Их оплатят, только если отпуск захватит выходные — то есть будет с понедельника по воскресенье.

За 9 лет Контур.Школа ответила на сотни вопросов про расчет отпускных. Каждый год мы проводим вебинары и курсы и знаем, что нужно бухгалтеру по этой теме. В этой статье вы найдете порядок расчета отпускных по шагам, онлайн-калькулятор, практические примеры и видеосовет из одного из наших полезных вебинаров.

На ежегодный основной оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники организации. В общем случае его продолжительность составляет 28 календарных дней.

Порядок расчета отпускных

Порядок расчета отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Постановление 922). Чтобы рассчитать средний заработок для оплаты отпуска, необходимо выполнить ряд действий. Рассмотрим по шагам.

Шаг 1. Определить состав выплат, произведенных работнику в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления 922). То есть выплаты, которые надо включить в расчет среднего заработка, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда) и начислены за труд, за работу — они должны являться заработной платой.

Нельзя включать в расчет отпускных:

гарантии (например, средний заработок за период командировки, за время отпуска);
компенсации (например, компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях);
выплаты социального характера (например, материальную помощь).

Премии включаются в расчет среднего заработка в особом порядке, который поименован в п. 15 Постановления 922.

Шаг 2. Определить расчетный период

Расчетный период для исчисления среднего заработка — 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения 922).

Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно). Например, если работник уходит в отпуск в феврале 2020 года, то расчетным периодом будет период с 1 февраля 2019 года по 31 января 2020 года.

Из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;
работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.

На практике могут возникнуть случаи, которые будут отличаться от стандартных. Например, в 12 предшествующих событию месяцах у работника не было фактически отработанных дней или фактически начисленной заработной платы. Как быть в данном случае? Средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Постановления 922).

Пример

Ложкина Вера уходит в отпуск в феврале 2020 года. Расчетный период: с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г. В это время Ложкина находилась в отпуске по уходу за ребенком. А в период с 1 февраля 2018 г. по 31 января 2019 г. (предшествующий периоду с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г.) она работала и получала зарплату. В таком случае средний заработок для отпускных можно рассчитать исходя из этого периода.

Также бухгалтер может столкнуться с ситуацией, когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода. В таком случае определять расчетный период нужно исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 7 Постановления 922).

Пример

Вилкин Павел уходит в отпуск с 11 февраля 2020 г. Расчетный период: с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г. Вилкин в этот период не работал в данной организации. Его приняли на работу 3 февраля 2020 г. В таком случае расчетным будет период с 3 февраля 2020 г. по 10 февраля 2020 г.

Шаг 3. Рассчитать средний заработок для отпускных

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3) (п. 10 Постановления 922).

Пример расчета отпускных, когда расчетный период полностью отработан

Бухгалтер рассчитал отпускные Костину Антону, который уходит в отпуск с 21 по 29 января 2020 г. Расчетный период: с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2019 г. Ежемесячно в расчетном периоде Костину начислялась заработная плата, исходя из оклада, в размере 30 000 рублей. Отпускные, которые начислил бухгалтер, составят: (30 000 руб. * 12 мес.) / 12/29,3 * 9 = 9 215,02 руб.

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Постановления 922). При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (п. 10 Постановления 922).

Пример расчета отпускных, когда весь расчетный период не отработан

Гришин Виктор работает в ООО «Астра». В июле 2020 г. он уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Оклад работника — 20 000 руб. В августе 2019 г. Гришин был на больничном 4 дня, и за этот месяц ему была начислена зарплата в размере 16 190,48 руб. Рассчитаем средний заработок на период отпуска Гришина Виктора:

Определяем состав выплат, которые следует включить в расчет среднего заработка: 20 000 * 11 + 16 190,48 = 236 190,48 руб.
Определяем количество дней, которые следует включить в расчет среднего заработка: (29,3 * 11) + (29,3/31 * (31-4)) = 322,3 + 25,52 = 347,82 дня.
Рассчитываем средний дневной заработок% 236 190,48/347,82 = 679,06 руб.
Рассчитываем начисленную сумму отпускных: 679,06 * 14 = 9506,83 руб.

В конце статьи есть шпаргалка

Помните, что ежегодный отпуск можно делить на части. В таком случае при предоставлении каждой из частей отпуска расчетный период будет определяться каждый раз заново. Например, работник в 2019 году был в отпуске два раза: в июне — 14 календарных дней и в октябре — 14 календарных дней. Расчетный период для исчисления отпускных, которые пришлись на июнь, будет с 1 июня 2018 года по 31 мая 2019 г., а для отпуска в октябре расчетный период будет другим: с 1 октября 2018 г. по 30 сентября 2019 г.

Начислить отпускные можно в любой день, начиная с даты издания приказа об отпуске. Например, руководитель подписал приказ 17 июня 2019 г., а отпуск работника начнется только 4 июля. Начислить отпускные можно 17 июня, а можно и позже. Главное, чтобы отпускные были выплачены в строго установленные сроки.

Шаг 4. Выплатить отпускные, перечислить НДФЛ и страховые взносы

Из начисленной суммы следует удержать НДФЛ, а потом выплатить работнику отпускные. Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). День выплаты отпускных и будет являться датой получения дохода в целях НДФЛ. Перечислить НДФЛ в бюджет необходимо не позднее последнего числа месяца, в котором перечислены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Например, отпускные работнику выплачены 22 июля 2019 г. Значит, перечислить НДФЛ в бюджет следует в период с 22 июля по 31 июля 2019 года включительно.

Страховые взносы с отпускных

Начисляют за тот же месяц, в котором начислены (Письмо Минтруда России от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316).

Например, отпускные начислены работнику 19 июля 2019 г., выплачены 22 июля, а в отпуск работник уходит с 25 июля 2019 г. В такой ситуации начислить страховые взносы следует 19 июля 2019 г.

Перечислить страховые взносы с отпускных следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислили отпускные (п. 3 ст. 431 НК РФ). Если отпускные начислены в июле, то перечислить страховые взносы следует не позднее 15 августа 2019 г. включительно.

Отпуск в рабочих днях

Есть такие категории работников, которым отпуск предоставляется в рабочих днях:

работники, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);
работники, принятые для выполнения сезонных работ (ст. 295 ТК РФ).

За каждый месяц работы работнику предоставляется два рабочих дня отпуска. Например, срочный трудовой договор заключен с работником сроком на два месяца. В таком случае работник может рассчитывать на отпуск продолжительностью 4 рабочих дня. При этом порядок включения выплат в расчет отпускных аналогичен порядку включения выплат, когда отпуск предоставляется в календарных днях.

Пример расчета отпускных, предоставленных в рабочих днях

Синициной Анне предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в рабочих днях с последующим увольнением (с 1 по 2 октября). С данной работницей был заключен срочный трудовой договор на временную работу (с 1 по 30 сентября). За отработанный месяц Синициной Анне было начислено 30 000 руб. Отпускные в таком случае будут рассчитаны следующим образом:

Определяем количество дней, исходя из которых будут рассчитаны отпускные. Из количества календарных дней в сентябре вычитаются выходные дни по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 – 4 = 26 дней.
Определяем средний дневной заработок. Для этого начисленные за сентябрь выплаты следует разделить на количество рабочих дней в сентябре по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 000 руб. / 26 дней = 1153,85 руб.
Определяем сумму отпускных. Для этого средний дневной заработок умножается количество дней отпуска. Так как договор заключен был только на один месяц, то отпускные, которые полагаются Синициной Анне, составили два рабочих дня. 1153,85 * 2 дня = 2 307,69 руб.

Выводы к статье:

Выплаты, включаемые в расчет отпускных, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда) и начислены за труд, за работу, то есть должны являться заработной платой.
В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.
Если работнику отпуск предоставляется по частям, то для каждой части расчетный период будет определяться заново.
Работникам, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев, и работникам, принятым для выполнения сезонных работ, отпуск предоставляется в рабочих днях.
Средний заработок для ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска определяется по тем же правилам, что и для основного.

Хотите быстро рассчитать отпускные в соответствии со всеми утвержденными правилами? Воспользуйтесь бесплатным калькулятором отпускных от сервиса Контур.Бухгалтерия.

Калькулятор расчета отпускных

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Продолжительность ежегодных отпусков считается в календарных днях. Не забываем, что если во время отпуска попал праздничный день, то он в количество дней отпуска не включается. Ежегодно работникам предоставляется основной отпуск на 28 дней.

Есть определенные категории работников, которым предоставляется более удлиненный отпуск. Также некоторым категориям работников предоставляют дополнительный ежегодный отпуск, например, занятым на вредных условиях работы, работающим в условиях Крайнего Севера и т.д.

Как добавить вид отпуска в 1С ЗУП 3.0 (8.3)

Выбираем Меню – Настройки – Виды отпусков:

При добавлении новой формы отпуска в справочник Виды отпусков в конфигурации 1С ЗУП 3.0 создаются два начисления – для расчета самого отпуска:

и для расчета компенсации:

Как оформить отпуск 1С ЗУП 3.0 (8.3)

В 1С ЗУП 3.0 оформление приказа на отпуск и расчет оплаты за период отпуска осуществляются через форму документа Отпуск. Документ является кадрово-расчетным.

Для группового приказа на отпуск есть документ Отпуск сотрудников. Правила пользования данным документом в 1С ЗУП 3.0:

Изначально создаем групповой приказ на отпуск сотрудников;
Затем по кнопке Оформить отпуск создаются индивидуальные документы Отпуск на каждого из сотрудников.

Как изменить количество полагающихся дней в кадровых приказах можно узнать из нашего видео урока:

В 1С ЗУП 3.0 документ Отпуск можно создать из раздела Кадры или Зарплата. При создании документа можно внести данные о том, с какого и по какое число предоставляется отпуск. 1С ЗУП 8.3 сама автоматически поставит количество дней отпуска. Либо указать с какого числа отпуск и количество дней, а программа ЗУП 3.0 сама поставит по какое число предоставляется отпуск:

Если при расчете отпуска необходимо сразу выплатить зарплату за месяц, то нужно не забыть поставить галочку «Рассчитать зарплату за месяц»:

Как провести начисление компенсации дополнительных отпусков в 1С 8.3 ЗУП смотрите в следующем видео уроке:

Как рассчитать отпуск

Если сотрудник отработал полный месяц, то учтено дней 29,3:

Если был период отсутствия, то в соответствии с расчетом, число календарных дней в неполных месяцах можно посчитать следующим образом:

29,3 / кол-во календарных дней месяца * кол-во календарных дней, приходящихся на время, которое отработано (исключаются государственные праздники).

Всего заработок сотрудника за год делим на коэффициент за год отработанного времени и получаем среднедневной заработок, далее среднедневной умножаем на количества календарных дней отпуска и получаем сумму отпускных:

Как отразить начисление материальной помощи к отпуску одновременно с начислением оплаты отпуска смотрите в нашем видео:

Выплата отпускных в 1С 8.3 ЗУП

Выплата отпускных производится в межрасчетный период и за три календарных дня до начала отпуска:

Выплачиваем отпускные. По кнопке Выплатить создается Ведомость на выплату:

В 1С 8.3 ЗУП 3.0 формируется документ на выплату отпускных:

Если на выплату идет несколько отпускных, то надо создать ведомость, указав вид выплаты Отпуска и выбрать все отпуска, которые необходимо выплатить:

Не забываем указать сведения о перечисленном НДФЛ:

Более подробно как правильно начислить и выплатить отпуск работнику мы рассматриваем на курсе по работе в 1С:ЗУП 8 ред. 3.0. Подробнее о курсе смотрите в нашем видео:

На сайте ПРОФБУХ8 Вы можете посмотреть другие наши бесплатные статьи и материалы по конфигурациям:
1C 8.3 (8.2) ЗУП. Полный список наших предложений можно посмотреть в каталоге.

В данной статье будет рассмотрено, как сделать отпуск в 1С ЗУП 8. Для оформления и расчета отпуска предназначен специальный документ “Отпуск”, который находится в разделе программы “Кадры” или в разделе “Зарплата”.

Настрою вашу 1С. Опыт с 2004 года. Подробнее →

После чего мы попадаем в форму списка этих документов. По нажатию кнопки “Создать” в шапке, мы можем выбрать один из четырех видом этого документа.

Рассмотрим их более подробно. Последние два вида документа “Отпуск без сохранения оплаты списком” и “Отпуск сотрудников”, это по сути те же что и первые два, разница лишь в том, что они позволяют оформить отпуск сразу на несколько выбранных сотрудников организации.

Если у вас есть вопросы по теме как сделать отпуск в 1С ЗУП, задавайте их в комментариях под статьей, наши специалисты постараются ответить на них.

Рассчитаем, к примеру, ежегодный оплачиваемый отпуск за 28 календарных дней по сотруднику Базин А.В. за сентябрь 2018 года по организации ОАО "Крон-Ц". Создадим документ с видом “Отпуск”.

Выбираем текущий месяц – сентябрь, заполняем организацию, выбираем сотрудника Базина А. В. На закладке “Основной отпуск” указываем дату начала и окончания отпуска, а также за какой период предоставлен отпуск сотруднику. При установке галочки “Компенсация отпуска” и указания количества дней можно начислить денежную компенсацию взамен основного отпуска. После чего программа сама должна рассчитать средний заработок, сумму к начислению и удержанный НДФЛ. Автоматически расчет будет произведен в том случае, если установлена опция “Выполнять автоматический пересчет документов при редактировании” в разделе настроек “Расчет зарплаты”.

Величину среднего заработка можно откорректировать по соответствующей кнопке рядом с полем.

По нажатию появиться окно, в котором можно увидеть информацию о начислениях за период, также данные можно откорректировать данные вручную, но это не рекомендуется.

Также необходимо указать когда будет осуществляться выплата – с заработной платой, авансом или в межрасчетный период и указать дату выплаты. Для начисления материальный помощи, следует установить соответствующую галочку на закладке “Основной отпуск”, но для этого должны быть в настройках должна быть включена эта опция. Для этого в настройке состава начислений и удержаний необходимо установить галочку напротив пункта “Материальная помощь при предоставлении отпуска”.

На закладке “Начислено (подробно)” будет указан вид начисления и результат. Здесь же можно изменить размер материальной помощи. После чего проводим наш документ. По кнопке “Выплатить” осуществляется выплата отпускных.

В нашем примере выплата будет осуществляться ведомостью в банк. В открывшемся окне необходимо нажать на кнопку “Провести и закрыть”.

Далее оформим отпуск без сохранения заработной платы. По кнопке создать выберем вид документа “Отпуск без сохранения оплаты”.

Аналогичным образом указываем организацию, сотрудника, период отпуска. При необходимости можем изменить вид отпуска в соответствующем поле. После чего проводим документ. При этом виде документа выплаты соответственно не будет.

В обоих случаях по кнопке печать мы можем распечатать приказ по форме Т-6.

Читайте также: