Как переименование должности отразить в сзв тд

Опубликовано: 04.07.2024

До 1 июля 2021 года необходимо использовать прежний бланк и порядок заполнения СЗВ-ТД (постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п). Например, если в июне работодатель отправляет СЗВ-ТД на нового или уволенного сотрудника, ему следует использовать привычную форму отчета. Если же приказ о приеме на работу издан 30 июня, а СЗВ-ТД отправляется 1 июля, надо использовать новый бланк, утвержденный постановлением Правления ПФР от 27.10.2020 № 769п.

Ежемесячный отчет СЗВ-ТД за июнь, который должен быть сдан в ПФР до 15 июля 2021 года, также следует заполнять по новой форме.

В форму отчета внесены следующие изменения:

1. Раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» потребуется заполнять в случае, когда необходимо представить (скорректировать) сведения о трудовой деятельности работника, работодатель которого в настоящее время снят с учета. Правопреемник должен указать сведения о бывшем работодателе:

регистрационный номер в ПФР;

2. Форма отчета дополнена графой «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера», заполнение которой предусмотрено кодами:

РКС – работа в районах Крайнего Севера;

МКС - работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Графа заполняется в отношении зарегистрированных лиц, которые осуществляют работу на этих территориях.

Включение сведений о работе в иных районах с особыми климатическими условиями (в том числе в южных районах Сибири и Дальнего Востока, где применяются районные коэффициенты и северные надбавки) новая форма не предусматривает.

3. Изменен порядок заполнения графы «Код выполняемой функции». Теперь в обязательном порядке всем организациям, а не только тем, которые применяют профстандарты, необходимо будет указывать кодовое обозначение занятия, состоящее из 5 цифровых знаков.

Первые четыре знака - код наименования группы занятий в "ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий" (Приказ Росстандарта от 12.12.2014 N 2020-ст) (ОКЗ). Пятый знак - контрольное число.

Работодатели – юридические и физические лица самостоятельно определяют по общероссийскому классификатору код объекта классификации.

В целях корректного отражения в 1С ЗУП и своевременной сдачи отчетности СЗВ-ТД с июля 2021 г. необходимо уже сейчас присвоить кодовые обозначения имеющимся в вашей компании должностям.

Комментарии к определению кодового обозначения:

• общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) опубликован на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии, ознакомиться с ним можно по ссылке ;

• в ОКЗ используется иерархический метод классификации. Общая схема кодирования в ОКЗ имеет вид: XXXX.X, где:

X - основная группа;

XXX - малая группа;

XXXX - начальная группа;

X - контрольное число.

• в справочнике нет должностей работников. Объектами классификации в ОКЗ являются занятия. Под занятием понимается вид трудовой деятельности, которую сотрудник выполняет на рабочем месте;

• при определении кода имеет значение квалификация. В ОКЗ приняты 4 вида квалификации:

высшее образование и ученая степень;

среднее профессиональное образование;

основное общее образование и среднее общее образование.

• при определении трудовой функции ориентироваться необходимо именно на фактическую работу, а не наименование должности работника;

• если занятие охватывает широкий круг трудовых функций, то его классификацию осуществляют с использованием принципа приоритетности.

Последовательность определения кода:

1. Для определения кода необходимо определить основную группу занятий, отражающую квалификацию сотрудника и его положение в структуре компании.

2. Далее находим подгруппу, а в ней малую группу (обязанности), определяем начальную группу - конкретный вид занятий с учетом более глубокой специализации. На этом этапе понадобиться проанализировать, чем занимается работник, чтобы присвоить правильный код. Справочник ОКЗ содержит описание групп и примеры занятий, отнесенных к данной группе, которыми можно воспользоваться для проверки правильности присвоения кода.

Пример кодирования занятий группы "Бухгалтер":

2 - принадлежность к основной группе "Специалисты высшего уровня квалификации";

24 - принадлежность к подгруппе "Специалисты в сфере бизнеса и администрирования";

241 - принадлежность к малой группе "Специалисты по финансовой деятельности»;

2411.6 - Принадлежность к начальной группе «Бухгалтеры».

3. При определении необходимой трудовой функции напротив нее будет указан четырехзначный код и контрольное число, которые нужно занести в таблицу.

Рекомендуем зафиксировать принятые в компании решения по присвоенным кодам ОКЗ в организационно-распорядительном документе, например:

Во многих компаниях существует система грейдов. Как правило, должности распределяются по грейдам в зависимости от содержания трудовой функции, уровня квалификации, уровня управленческой ответственности и т.д. Если порядок градации закреплен в каком-либо организационном документе, то этот документ можно использовать и для определения кодов ОКЗ, внеся в него необходимые дополнения.

Можно издать приказ по основной деятельности, в котором каждой должности присвоить определенный код. При включении в штатное расписание каждой новой должности в приказе о внесении изменений в штатное расписание указывать код ОКЗ.

Локальный нормативный акт в данном случае не требуется.

С 1 января 2021 года в КоАП установлена ответственность за непредставление, нарушение сроков или ошибки в СЗВ-ТД. Должностному лицу, ответственному за предоставление формы, могут вынести предупреждение или назначить штраф от 300 до 500 руб. (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП в редакции Закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ, п. 2 ст. 2 Закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Полномочия выписывать эти штрафы с 1 января 2021 года получили трудовые инспекции (приказ Роструда от 31.08.2020 № 170).

Переименование должности — мероприятие, оформляемое полным комплектом кадровых документов с внесением корректировок в штатное расписание, трудовой договор и другие документы. Следует ли отражать переименование должности в новой отчетной форме СЗВ-ТД, которую с 2020 года работодатели обязаны представлять в ПФР? Какие сложности могут возникнуть при этом? Как Минтруд и ПФР рекомендует отражать переименование должности в СЗВ-ТД? Узнайте ответы из нашего материала.

Переименование должности — на что обратить внимание

Наименование должности прописывается в трудовом договоре с работником и является одним из обязательных его условий (ст. 57 ТК РФ).

Переименование должности может сопровождаться:

изменением трудовой функции работника;
сохранением прежнего функционала.

Для обоих случаев кадровое оформление производится по единому алгоритму:

с внесением корректировок в штатное расписание и изданием приказа;
ознакомлением с приказом сотрудника, чья должность меняет название.

При наличии согласия с изменением названия должности с работником заключается письменное допсоглашение к трудовому договору, вносятся записи в личную карточку и трудовую книжку (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, Письмо Роструда от 13.05.2009 №

Если работник с переименованием должности не согласен, то такую процедуру можно провести в порядке ст. 74 ТК РФ с предупреждением в письменной форме за 2 месяца, так как речь идет об изменении организационных условий труда.

С кадровым оформлением переименования должности все понятно. Что касается отражения переименования должности в СЗВ-ТД, то здесь не все так однозначно и могут возникнуть сложности (об этом расскажем в следующем разделе).

Как отразить в СЗВ-ТД переименование должности с изменением трудовых функций

В кадровом делопроизводстве переименование должности с изменение трудовой функции оформляется переводом. Такой вид кадрового мероприятия, как перевод, подлежит обязательному отражению в СЗВ-ТД.

При заполнении в СЗВ-ТД графы 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» нужное название мероприятия выбирается из следующего перечня (п. 2.5.3 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п):

Рассмотрим пример отражения переименования должности с изменением трудовых функций.

Сотрудник принят на работу 17.02.2020 в должности «Инспектор по кадрам» (приказ от 17.02.2020 № 163/К). В октябре 2020 года в должностные обязанности сотрудника ввели функции по подбору персонала и работе с кадровыми агентствами, переименовав должность в «HR-менеджер». Сотрудника перевели на эту должность приказом от 12.10.2020 № 206/К.

В СЗВ-ТД за октябрь данное кадровое мероприятие отразили так:

В этом примере СЗВ-ТД представляется впервые в отношении данного работника, поэтому работодатель одновременно представил сведения о последнем кадровом событии (п. 1, 2.4, 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете. », п. 1.7 Порядка заполнения СЗВ-ТД № 730п).

Отражение в СЗВ-ТД переименование должности без изменения трудовых обязанностей

По нормам трудового законодательства изменение наименования должности при сохранении прежнего функционала переводом не признается. Однако все необходимые кадровые документы оформляются в аналогичном порядке с последующей корректировкой трудового договора, изданием приказа, а также внесением сведений о переименовании должности в личную карточку работника и его трудовую книжку.

Учитывая, что переименование должности производится на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, это является кадровым мероприятием. Следовательно, если в отчетном месяце такое кадровое мероприятие имело место, работодатель обязан отразить его в СЗВ-ТД. Такое мнение высказали специалисты ПФР на своем официальном сайте. При этом в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» отчета СЗВ-ТД чиновники ПФР рекомендуют указывать кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД».

Таким образом, вне зависимости от того, сопровождается переименование должности изменением трудовых функций или нет, форму СЗВ-ТД следует представлять в ПФР в обязательном порядке с указанием кадрового мероприятия «ПЕРЕВОД».

Почему нельзя отразить в СЗВ-ТД мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» при переименовании должности

Наименование кадрового мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», которое содержится перечне допустимых для заполнения в СЗВ-ТД графы 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении», использовать при переименовании должности нельзя.

Объяснение такому запрету простое — в п. 2.5.3 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» можно обозначить исключительно одно кадровое событие — переименование страхователя. То есть его использование в отчетной форме предусмотрено при изменении названия компании или смене фамилии работодателя-ИП.

Когда работодателю отразить в СЗВ-ТД переименование должности

Кадровое мероприятие по переименованию должности сотрудника следует отразить в СЗВ-ТД за тот месяц, в котором оно произошло.

Сдать отчетную форму со сведениями о переименовании должности следует по общим правилам — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведено кадровое мероприятие (п. 1.6 Порядка заполнения СЗВ-ТД № 730п, п. 1 Постановления от 26.04.2020 № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления. » № 590, п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете. »).

Что делать, если в СЗВ-ТД не отразили переименование должности

Если работодатель не отразил переименование должности в СЗВ-ТД за тот месяц, в котором произошло это кадровое событие, следует подать новую форму СЗВ-ТД по данному сотруднику. В новой СЗВ-ТД нужно отразить только недостающее мероприятие, не повторяя тех, что ПФР уже принял на основании первоначального отчета (п. 1.2 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Наказание работодателя за просчеты в переименовании должности и неотражении этого мероприятия в СЗВ-ТД

С 01.01.2021 за неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности сотрудника должностных лиц ждет наказание по ст. 15.33.2 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа от 300 до 500 руб. (ст. 1 Закона «О внесении изменений в КоАП РФ от 01.04.2020 № 90-ФЗ).

В ст. 17 Закона № 27-ФЗ также внесены изменения (Закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений. »). Теперь в указанной статье зафиксировано, что за ненадлежащее исполнение обязанности по передаче сведений о трудовой деятельности страхователь (его должностное лицо) несет административную ответственность за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.

В 2020 году такие погрешности в оформлении СЗВ-ТД тоже наказываются — предупреждением или штрафом на компанию от 30 000 до 50 000 руб., на должностное лицо от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Напомним также, что работодателя ждет административное наказание, если он халатно отнесется к процедуре оформления кадрового мероприятия по изменению названия должности:

не согласует с работником изменение названия должности и в одностороннем порядке проведет эту процедуру (если это не обусловлено изменениями организационных или технологических условий труда) — по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
вопреки требованиям ст. 72 ТК РФ не оформит письменное допсоглашение к трудовому договору об изменении наименования должности сотрудника — по ч. 4, 5 ст. 5.27 КоАП РФ.

Мнение ПФР и Минтруда по отражению в СЗВ-ТД переименования должности

Сегодня работодатели вынуждены довольствоваться неофициальными разъяснениями ПФР и Минтруда в этом вопросе, поскольку в действующих правилах заполнения СЗВ-ТД не описан порядок отражения кадрового мероприятия под названием «Переименование должности без изменения трудовой функции». Специалисты ПФР, отвечая работодателям на этот вопрос, ограничились лишь одной фразой: при изменении наименования отдела или должности без изменения трудовой функции работника представляется форма СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД».

Следует отметить, что трудовое законодательство не признает переводом такое кадровое событие, как переименование должности без изменения трудовой функции. Напомним, что перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции и(или) структурного подразделения, в котором трудился сотрудник, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72.1 ТК РФ).

Поэтому странно слышать от Роструда, в лице заместителя руководителя И. Шкловца, разъяснение о том, что любое изменение наименования должности является переводом, изменением трудовой функции. По мнению чиновника, как только должность переименована, нужно издать приказ и отразить данное кадровое событие в СЗВ-ТД.

Работодателю безопаснее своевременно отражать в СЗВ-ТД кадровое событие под названием «Переименование должности без изменения трудовых функций» как мероприятие «ПЕРЕВОД». Это позволит избежать ненужных разборок с контролерами и снизит риски наказания работодателя за ошибки в отчетной форме.

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

При переименовании должности сдавать СЗВ-ТД?

09.10.2020

В соответствии с пунктом 2.5.3 Порядка заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)", утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п:

в графе "Сведения о приеме, переводе, увольнении" указываются следующие мероприятия:

Код	Наименование мероприятия	Полное наименование мероприятия
1	ПРИЕМ	Прием на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное)
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)	Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Как можно заметить, в данном нормативно-правовом акте предусмотрено событие «переименование» только в отношении наименования страхователя.

Наверное многие из опытных кадровиков с удивлением прочитали в марте 2020 года интервью заместителя руководителя Роструда И. Шкловца, в котором он заявил:

«Трудовое законодательство не содержит понятия "переименование должности". Любое изменение наименования должности - это перевод, изменение трудовой функции. И как только вы "переименовали" должность, это означает, что вы должны издать приказ о переводе работника на другую должность. А это уже кадровое мероприятие, которое должно попасть в отчет ПФР.

Если был приказ не о переводе работника на другую должность, а о переименовании должности, и это именно так отражено в трудовой книжке, значит, нужно признать эту запись недействительной и внести правильную запись в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек».

Источник

Не можем согласиться с данной точкой зрения, несмотря на высокий чин и статус господина Шкловца, так как, по нашему мнению, само по себе изменение названия должности не изменяет трудовую функцию. Согласно статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации «трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)» - то есть это не только название должности, но и обязанности работника.

Приказами Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации утверждаются профессиональные стандарты различных должностей. Глава II каждого профстандарта называется «Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности)».

Следовательно, изменение названия должности (переименование) нельзя считать переводом, так как обязанности работника при этом не изменяются. Однако оно всё-таки является кадровым мероприятием.

Учитывая, что Постановление №730п не содержит такого понятия, как «переименование должности», а данные сведения являются существенными в трудовых отношениях, то в форме СЗВ-ТД нет иного варианта, как указывать событие «переименование должности» мероприятием «перевод».

Аналогичный подход предложен и на официальном сайте Пенсионного Фонда РФ в разделе «Электронная трудовая книжка (ЭТК)»:

«…6 Вопрос: Какое мероприятие следует проводить при изменении наименования отдела или должности, без изменения трудовой функции работника, ПЕРЕВОД или ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ?

Ответ: Представляется форма СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД»…» ( Источник ).

В 2020 году у работодателей появилась новая обязанность — сдавать в ПФР ещё один вид отчётности. Форма СЗВ-ТД совсем новая, и не всегда понятно, на кого её сдавать и что в ней нужно отражать. Разберём самые сложные случаи заполнения.

Сотрудник занимает в компании две должности

Вопрос: В марте 2012 года Ольга Ларина устроилась тестировщиком в IT-компанию. Летом 2019 года она решила, что хочет попробовать себя в разработке, поэтому в сентябре 2019 года Ольга заключила с компанией новое соглашение о работе совместителем. Однако это стало отнимать слишком много времени от основной деятельности, и 31 июля 2020 года она уволилась с должности совместителя по собственному желанию. За день до этого, 30 июля, она подала заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Как оформить СЗВ-ТД, если с начала года никаких сведений на Ольгу работодатель в ПФР не представлял?

Ответ: В этой ситуации в форме СЗВ-ТД за июль нужно указать дату подачи заявления в строке «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Так как сведения подаются на Ольгу впервые, то в СЗВ-ТД нужно включить запись по состоянию на 1 января 2020 года. Поскольку на указанную дату Ольга занимала в компании две должности, то в СЗВ-ТД нужно отразить две последние записи: о приёме на основное место работы в 2012 году и о приёме на работу по совместительству в 2019 году. В записи о расторжении договора в 2020 году (мероприятие УВОЛЬНЕНИЕ) укажите, что увольнение произошло именно с рабочего места по совместительству.

Сотрудник устроился по совместительству

Вопрос: Анна Кузнецова устроилась на работу по совместительству в компанию «Вернисаж» 17 февраля 2020 года. Что работодатель должен указать в форме СЗВ-ТД?

Ответ: В графе 4 нужно указать, что Анна — совместитель. На тот момент, когда она пришла на новую работу, все записи в её трудовой были сделаны другим работодателем. Это значит, что «Вернисаж» в форме СЗВ-ТД на Анну должен указать информацию только о февральском мероприятии — ПРИЁМ.

Работодатель ошибся в форме СЗВ-ТД

Сотрудник повысил квалификацию

Вопрос: В декабре 2018 года Владимир Сидоров повысил квалификацию, но кадровых мероприятий с начала 2020 года у него не было. 10 июля 2020 года он решил, что не хочет отказываться от ведения бумажной трудовой и подал соответствующее заявление. Что нужно указать в форме СЗВ-ТД?

Ответ: В этом случае в форме СЗВ-ТД за июль нужно указать дату подачи заявления в строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Также в форме нужно отразить присвоение новой квалификации, так как эти сведения о Владимире представляются впервые. Для этого заполните строку о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года и укажите там УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ). Однако Минтруд разъясняет, что в СЗВ-ТД нужно отражать только ту квалификацию, которую присвоил сам работодатель. Это значит, что если бы Владимир Сидоров получил дополнительное образование не на своём месте работы, то в отчёт СЗВ-ТД эта информация бы не попала (Письмо Минтруда России от от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1703).

Изменилось название организации

Вопрос: В апреле 2020 года изменилось название организации. Какие сведения и на каких сотрудников нужно представить в СЗВ-ТД?

Ответ: Следует представить сведения о мероприятии ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ на всех сотрудников организации. При этом в сведения тех сотрудников, на кого СЗВ-ТД подаётся впервые, нужно включить последнюю запись из трудовой книжки по состоянию на 1 января 2020 года.

Сотрудник не может заниматься своей деятельностью по решению суда

Вопрос: По приговору суда от 19 мая 2020 года водителя Илью Иванова на полтора года лишили права заниматься этим видом деятельности. На время запрета работодатель временно перевёл его на другую должность. Что нужно отразить в форме СЗВ-ТД?

Ответ: Раньше работодателю не нужно было отражать временный перевод на другую должность, указывали только мероприятие (ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)) и период запрета. Однако недавно Минтруд выпустил пояснения (Письмо Минтруда России от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704). Так, теперь информацию о запрете занимать должность нужно включать в СЗВ-ТД только если работник увольняется (п. 4 ч. 1 ст. 84 ТК РФ). То есть, в форму СЗВ-ТД за май информацию об Илье Иванове включать не нужно.

Указали одну дату подачи для двух заявлений

Вопрос: 17 июля 2020 года Дмитрий Белозёрский решил, что будет вести трудовую книжку на бумаге, и утром написал соответствующее заявление. Но ближе к обеду он передумал и подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Как это нужно оформить?

Ответ: В одной форме СЗВ-ТД указывать одну дату подачи для двух разных заявлений нельзя. В нашем случае заявление о ведении бумажной трудовой Дмитрий подал утром, а об отказе от неё — вечером. Однако у заявлений такого типа в форме СЗВ-ТД должны быть разные даты. Это значит, что в отчёте нужно указать, что первое заявление Дмитрий подал 17 июля, а второе — 18 июля. Кроме того, запись о сохранении бумажной трудовой в любом случае должна идти раньше, чем о переходе на электронную: после отказа от бумажной трудовой вернуться к ней будет уже нельзя.

Причину увольнения указали в произвольной форме

Вопрос: Евгения Миронова — молодой специалист, она только что пришла на работу в отдел кадров вместо прежнего специалиста, который ушёл на пенсию. И уже на следующий день на новой работе один из сотрудников решил уволиться по собственному желанию. Что Евгения должна учесть при заполнении формы СЗВ-ТД?

Ответ: Во-первых, в графах 2 и 3 нужно указать дату кадрового мероприятия и его вид — УВОЛЬНЕНИЕ. Во-вторых, очень важно избегать произвольных формулировок в графе 6, чтобы потом не возникло проблем. Название причины увольнения должно совпадать с формулировкой в ТК РФ. Это значит, что вместо «По собственному желанию» в графе 6 нужно указать «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Изменилось штатное расписание

Вопрос: Татьяну Смирнову приняли на работу 15 августа 2016 года. Однако 10 марта 2020 года штатное расписание изменилось: должность Татьяны и её структурное подразделение теперь называются по-другому. Что нужно отразить в форме СЗВ-ТД?

Ответ: Поскольку для Татьяны это первое кадровое мероприятие в 2020 году, в форме следует отразить последнюю запись из трудовой книжки по состоянию на 1 января 2020 (это приём на работу от 15 августа 2016 года). Изменение названий должности и подразделения нужно оформить как ПЕРЕВОД.

Разобрались? Проверьте себя — ответьте за 6 коварных вопросов от наших экспертов.

Елена Кулакова, эксперт Контур.Экстерна

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Некоторые кадровики на заполнение отчета за январь 2021 потратили больше месяца. Кто-то до сих пор считает СЗВ-ТД одним из самых «мутных» отчетов в Пенсионный фонд. Но это можно изменить, если при подготовке отчета использовать кое-какие лайфхаки.

В статье узнаете

Кто и когда сдает СЗВ-ТД

Простыми словами отчет СЗВ-ТД — это трудовая книжка, которую хранит Пенсионный фонд, а заполняет работодатель. Теперь ПФ ведет такие электронные книжки на всех, даже если работник выбрал бумажную трудовую.

Раньше трудовые книжки работодатель заполнял на бумаге, и только перед пенсией книжки поступали в ПФ. Теперь работодатель ведет все записи электронно и сразу же сдает в ПФ в виде отчета СЗВ-ТД. Поэтому СЗВ-ТД обязаны сдавать все организации-работодатели и ИП с наемными работниками, обо всех работниках. Основных, совместителях, иностранных, дистанционных и надомниках.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от «важности» события.

прием,
увольнение.

перевод на другую постоянную работу,
присвоение нового разряда, квалификации,
переименование работодателя, по решению суда,
заявление работника о выборе электронной или бумажной ТК.

Отчеты сдаем электронно с квалифицированной подписью работодателя в Пенсионный фонд по месту регистрации фирмы, ИП или обособленного подразделения. Если работников меньше 25, отчет можно сдать на бумаге.

Какие штрафы

С 2021 года штрафы уменьшили и юрлиц не привлекают. Теперь штрафуют должностных лиц на 300-500 рублей, если отчет не сдать, сдать не вовремя или с ошибками.

Ошибки в СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ не так опасны, протоколы по ним составляет Пенсионный фонд, а привлекает суд.

Сдавать ли на совместителей и дистанционных

Сдавать, даже если в трудовую книжку запись не вносили.

Некоторые кадровики сомневаются. Ведь они не вели бумажные трудовые книжки на «дистанционщиков», пока работник не попросит. И не касались трудовой книжки совместителя. Чтобы внести запись в трудовую книжку, работник брал трудовой договор, шел на основное место работы и там ему вносили запись о совместительстве. Там же он выбирал формат трудовой книжки.

Но СЗВ-ТД — это не просто электронная замена трудовых книжек, это сведения о трудовой деятельности, которые каждый работодатель сообщает сам. Поэтому независимо от желания дистанционного работника мы сдаем по нему СЗВ-ТД. И отчитываемся о приеме совместителя, его увольнении и перемещении, но не заполняем строчку о выборе совместителем формата ТК.

Вносить ли иностранцев

Вносить. Постоянно или временно проживающих (пребывающих) иностранцев и высококвалифицированных иностранных специалистов, если заключили с ним трудовой договор.

Въедливые кадровики удивляются. Мы же не сдаем СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ на высококвалифицированных иностранных специалистов, а почему СЗВ-ТД должны? Хитрость вот в чем. СЗВ-ТД мы обязаны сдавать на зарегистрированных лиц (со СНИЛС), а остальные отчеты на застрахованных (за кого платим взносы). Выскококвалифицированные специалисты не застрахованы по ОПС. Поэтому сдаем по ним только СЗВ-ТД.

Важно. Если у иностранца нет СНИЛС, отчет СЗВ-ТД по нему не сдать. Регистрировать иностранца в ПФ обязанность работодателя. Для регистрации отправьте в Пенсионный фонд форму АДВ-1 и АДВ-6-1. Используйте последнюю редакцию форм от 23 января 2021, иначе их не примут и опоздаете с СЗВ-ТД. Не хотите «заморачиваться», используйте СБИС, там всегда актуальные формы. Оформить СНИЛС в СБИС.

Заполнять ли код выполняемой функции

Чаще всего не заполнять. Большинство частных фирм не обязаны писать код. Но графа обязательна к заполнению, если работодатель принял решение о применении профстандартов и профстандарт есть для должности работника. Обычно это государственные и бюджетные организации.

Еще графу лучше заполнить, если:

за работу по этой должности предусмотрены льготы, компенсации или ограничения. Например, педагог, тренер, которые потом пойдут в ПФ за досрочной пенсией;
если на этой должности могут работать только сотрудники с определенным образованием, опытом работы.

Где взять цифры для кода выполняемой функции

В коде 7 знаков. Ищем их в профстандарте должности. Список действующих профстандартов выкладывает Минтруд на сайте http://profstandart.rosmintrud.ru.

Первые 5 знаков берем из первого раздела профстандарта «Общие сведения», остальные из раздела II «Описание трудовых функций». Для работников-универсалов часто пишут наивысший уровень квалификации. Например, единственный в организации «Специалист по персоналу» выполняет и подбор, и делопроизводство, и управление персоналом. Тогда его код 07.003-H-7.

С 1 июля 2021 графу 5 заполняем по-новому, по кодам Общероссийского классификатора занятий. Плюс появится строка для отметок о работе в районах Крайнего севера и раздел о правопреемниках работодателя.

Как сдать СЗВ-ТД за январь 2021

Отчет за январь 2021 особенный. Укажите в нем работников, по которым не было кадровых событий в 2020. Например, это сотрудник, который работает у нас с 2016, но в 2020 мы его не переводили, не присваивали квалификацию и он так и не подал нам заявление о выборе формата ТК.

Некоторые кадровики до сих пор «крыжат» по 150 отчетов за прошлый год и выискивают таких работников.

А можно это автоматизировать. СБИС соберет такой отчет за минуты, если в 2020 вы вели учет в СБИС. Выберите кнопку заполнить СЗВ-ТД «без кадровых документов в 2020 году». И потратьте время на чашку кофе с подругой.

Если Пенсионный фонд найдет ошибку в СЗВ-ТД, он пришлет

Как же действовать?

Понять ошибку. Она написана в Протоколе проверки, но часто «абракадаброй». Например: «ошибка 30.ВСЗЛ.ОП.1.1». Если отправляете отчетность в СБИС, то сразу увидите перевод на человеческий: «неправильно указан СНИЛС».

В СЗВ-ТД также. Делаем 2 записи:

полностью дублируем ошибку и ставим «Х» в графе Признак отмены записи,
следующей строкой заносим правильную информацию.

Как сдавать СЗВ-ТД без ошибок

Можно 4 часа руками перепроверять, нет ли в отчете дублей СНИЛС, не отчитались ли второй раз за уволенного. А можно проверку автоматизировать.

Используйте СБИС, он до отправки в фонд проверит отчет, покажет ошибки и объяснит их суть «человеческим» языком.

Хочу сдавать СЗВ-ТД с первого раза

Частые вопросы

В 2020 сотрудник не подавал заявления ни о сохранении бумажной трудовой книжки, ни о выборе электронной. Надо ли по нему сдавать СЗВ-ТД?

Специально «отчет про молчуна» не сдавайте.

Но нужно указать его в отчете за январь 2021, если за 2020 вы ни разу не отправляли по работнику СЗВ-ТД. Он мог не попасть ни в один отчет 2020, если по нему не было кадровых мероприятий. Его в 2020 не принимали, не переводили, не увольняли, не присваивали квалификацию, не лишали права занимать должность по решению суда, работодатель не менял наименование и сам работник не подавал заявления о выборе формата трудовой книжки. Отчет за январь 2021 подайте до 15 февраля.

Сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком или находится в отпуске. Cдавать ли по ней отчет СЗВ-ТД?

Сдавайте отчет, только когда у работницы будут кадровые события. Это могут быть: перевод, увольнение, присвоение квалификации, переименование работодателя. Или она подаст заявление о выборе формата трудовой книжки.

А вот когда работница уходит или выходит из декретного отпуска, подавать СЗВ-ТД не нужно. Это не является кадровыми мероприятиями. Вы не указывали их и в бумажной трудовой книжке.

Работника восстановили на работе по решению суда. Нужно ли подавать СЗВ-ТД?

Нужно. Но восстановление – это не новое кадровое событие, а отмена ошибочной записи об увольнении.

Помним, СЗВ-ТД – это аналог бумажной трудовой книжки, с некоторыми особенностями. В бумажной ТК мы бы написали «Запись за №10 недействительна, восстановлен на прежней работе. Приказ от 00.00.2021 №0-к». А для СЗВ-ТД действуем так:

формируем отчет,
дублируем ранее поданные сведения об увольнении, но ставим «Х» в графе «Признак отмены записи».

Перевод на должность работницы в декрете. Включать ли в отчет?

Не нужно сдавать СЗВ-ТД по временному переводу на место работницы в декрете.

В отчетах отражают только кадровые мероприятия: перевод на другую постоянную работу, прием, увольнение, установление второй профессии, переименование работодателя и подачу работником заявления о выборе формата трудовой книжки.

На зимний сезон мы переводим мастеров на должность разнорабочего. Указывать ли переводы в отчете?

Не сдают СЗВ-ТД по временным переводам.

В отчетах отражайте только кадровые мероприятия: перевод на другую постоянную работу, прием, увольнение, установление второй профессии, переименование работодателя и подачу работником заявления о выборе формата трудовой книжки.

Был «отдел», стало «управление». Как отразить в СЗВ-ТД переименование отдела?

Пишите новое название отдела или структурного подразделения в графе «Трудовая функция». Пенсионный фонд советует отразить в отчете это, как кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД».

Но обратите внимание. В СЗВ-ТД вообще не надо указывать переименование, если в трудовом договоре сотрудника вы не писали конкретный отдел или структурное подразделение.

Работница вышла замуж и сменила фамилию. Сдавать ли СЗВ-ТД о смене фамилии?

Не нужно. Отчет мы сдаем только в связи с кадровыми мероприятиями. Это могут быть: перевод, увольнение, присвоение квалификации, переименование работодателя. Или заявление работника о выборе формата трудовой книжки.

Работник сменил пол. Указывать ли это в отчете?

Не нужно сдавать форму при смене работником фамилии имени отчества из-за смены пола.

Отчет мы сдаем только в связи с кадровыми мероприятиями. Это могут быть: перевод, увольнение, присвоение квалификации, переименование работодателя. Или заявление работника о выборе формата трудовой книжки.

Когда в СЗВ-ТД писать информацию о профессиональной подготовке и высшем образовании?

И по разъяснениям Минтруда: запись вносится, когда непосредственно работодатель установил, присвоил этот разряд, класс, категорию, классный чин.

Читайте также: