Как пройти на собеседование на должность офис менеджера

Опубликовано: 02.10.2024

Во многих организациях администраторы - лицо компании. Каждый новый клиент, соискатель, сотрудник будет проходить мимо и, поэтому работодатели стремятся найти ответственного, дружелюбного и спокойного сотрудника.

10 типичных вопросов, задаваемых на собеседовании с администратором:

1. Что вы делаете, чтобы не отставать от рабочего ритма?

Цель: ваш интервьюер хочет удостовериться, что вы справитесь. Как вы это делаете, скорее всего, не имеет значения, но у вас должен быть готов четкий и уверенный ответ.

Пример: Главное - это сохранять спокойствие, поскольку напряженное состояние не помогает и не выглядит привлекательным для сотрудников или клиентов. Я стараюсь упорядочить задачи, так что всегда начинаю с самой главное задачи. Обычно это касается одного из клиентов компании. Кроме того, я веду постоянный список всего, что мне нужно сделать, чтобы ничего не забыть.

2. Как вы организовываете свой день?

Цель: главное не то, как вы организуете свой день. Суть в том, чтобы продемонстрировать, что вы хорошо организованы и будете компетентно и своевременно выполнять обязанности.

Пример: Каждое утро я составляю список дел на день. Я проверяю встречи в календаре, чтобы вовремя попросить коллегу подменить меня на стойке ресепшн. В моей работе ключевым моментом являются коммуникации, я постоянно отвечаю на звонки и проверяю электронную почту на предмет новых запросов и обновляю список дел соответственно.

3. Какую роль администратор играет в первом впечатлении клиента об организации?

Цель: ваш интервьюер должен быть уверен, что вы понимаете в чем состоит функционал должности, на которую вы собеседуетесь, но этот вопрос также может быть касаться вашей философии работы.

Пример: Администратор может произвести на клиентов как положительное, так и отрицательное. Поскольку я один из первых, кого видят клиенты, негативное впечатление может действительно испортить их мнение о компании. Для меня это похоже на то, когда хостесс встречает вас в ресторане. Если она ведет себя грубо, позже может показаться, что ваша еда была не такой уж и вкусной. Вот почему я всегда стараюсь приветствовать людей с улыбкой и следить за тем, чтобы все клиенты чувствовали себя комфортно.

4. Расскажите мне о случае, когда вам пришлось иметь дело с рассерженным клиентом или гостем по телефону или лично. Как вы справились с ситуацией?

Цель: это один из нескольких вопросов, которые вам могут задать, о том, как вы справляетесь со стрессовыми и трудными ситуациями. Будь честным. Не преувеличивайте и не преуменьшайте своих достижений.

Пример: как администратор приемной врача, я часто общалась с разочарованными пациентами по телефону. Однажды женщина была так недовольна, тем, что что бухгалтерский отдел не перезвонил ей в тот же день, что начала на меня кричать Было неприятно. В таких ситуациях я стараюсь думать о том, какой стресс должен испытывать человек, чтобы вести себя подобным образом. После минуты ее крика я сказал: «Вы, должно быть, действительно расстроены. Не могли бы вы рассказать мне больше о том, что происходит?» Это помогло замедлить разговор и уменьшить ее громкость. Она объяснила всю ситуацию, и я заверил ее, что наш бухгалтер отсутствовал на сегодня и свяжется с вами. Я также сказал ей, что положу записку на стол коллеги попросив ее перезвонить женщине в первую очередь. К концу разговора она стала намного спокойнее и извинилась за свои ранее резкие слова.

5. Готовы ли вы работать сверхурочно?

Цель: если вы не готовы работать сверхурочно, скажите об этом. Если же в определенных пределах, скажите и об этом. Да, есть компании, в которых отказ от сверхурочной работы будет стоить работы. Но взять на себя обязательство, которое вы не можете выполнить, или поставить себя в положение, когда вам придется пожертвовать своим благополучием или благополучием своей семьи ради работы, - неприемлемый вариант. Вам нужна работа, которая удовлетворит ваши запросы.

Пример: Мне комфортно работать сверхурочно несколько раз в месяц, если меня уведомили за день, чтобы я могла подстроить свои планы. Я, вероятнее всего, смогу отработать день в день, но, все-таки, предпочитаю знать заранее.

6. Сколько сотрудников было на вашем последнем месте работы?

Цель: интервьюер хочет понять, в какой среде вы работали, как она соотносится с компанией, в которой вы проходите собеседование, и в какого размера командах вам комфортно работать.

Пример: в моем последнем офисе было пять сотрудников. Этого достаточно, чтобы мы начали чувствовать себя семьей. Все знали, что Наталье из бухгалтерии нужно две чашки кофе, прежде чем вы сможете обсуждать сложные вопросы. Но до этого у меня был довольно большой офис - 60 сотрудников. Я чувствовал себя комфортно в обеих средах, хотя первый месяц в большом офисе был немного сложным, так как мне нужно было выяснить, кто чем занимается и куда направлять звонки.

7. Опишите свои предыдущие обязанности помощника по административным вопросам, секретаря или администратора.

Цель: интервьюер хочет пройтись по обязанностям, которые вы перечислили в резюме, и подтвердить, что они соответствуют предлагаемой должности. Это также хорошая возможность подробнее остановиться на моментах, выявленных в вашем опыте работы.

Пример: как администратор в компании Х я был первым человеком, с которым общались клиенты. Я отвечал на общую телефонную линию, а также отвечал на звонки пяти вице-президентов компании. Я отвечал за получение посылок и рассылку почты, приветствие и сопровождение клиентов в конференц-залы. У меня было много административных обязанностей: я управлял календарями вице-президентов, организовывал их деловые поездки и помогал создавать и совершенствовать презентации PowerPoint и другие материалы для распространения на мероприятиях.

8. Как вы расставляете приоритеты звонков, клиентов, доставки и других вопросов, которые необходимо решать немедленно?

Цель: интервьюер хочет знать, насколько вы многозадачны, хорошо ли распределяете время и расставляете приоритеты.

Пример: многозадачность важна, когда офис загружен. Если есть возможность, я стараюсь выполнять несколько задач одновременно. Например, я могу отвечать на звонки расписываясь за доставку. Когда многозадачность невозможна, я уделяю особое внимание клиентам и покупателям как приоритету номер один.

9. Насколько свободно вы владеете компьютерными навыками?

Цель: интервьюер хочет понять какие у вас навыки работы с компьютером, соответствует ли ваш уровень ожиданиям компании и какие программы вам знакомы. Если возможно, изучите перед собеседованием какие программы использует компания.

Пример: я хорошо знаком с компьютерными программами. Помимо Microsoft Office, на последнем месте работы я также обновлял веб-сайт компании, поэтому свободно владею WordPress. Когда я начинаю использовать новую программу или приложение, ответы на мои вопросы можно легко найти онлайн.

10. Расскажите о своем опыте обслуживания клиентов.

Цель: интервьюер хочет получить более четкое представление о вашем опыте работы с клиентами - сколько лет, конкретные примеры и как вы выходите из сложных ситуаций.

Пример: Я работаю в сфере обслуживания клиентов со школы. Моя первая работа была в книжном магазине, где я помогала покупателям находить книги и отвечала за кассу. Во время учебы в университете я подрабатывала в магазине одежды. Затем, в качестве администратора в компании Х я тоже имела дело с клиентами, хоть и не в качестве сейлза. Мне комфортно взаимодействовать с клиентами и решать их проблемы, будь то поиск книги или изменение времени встречи с руководителем.

Менеджер - одна из самым популярных вакансий на современном рынке труда. Менеджер по продажам может работать как с оптовыми, так и розничными клиентами, но вопросы на собеседовании на должность менеджера почти всегда одинаковы. Мы рассмотрим основные вопросы, которые помогут Вам подготовиться к собеседованию на эту должность. Конечно, есть специфичные вопросы на таком интервью. Вы узнаете как успешно пройти собеседование на менеджера и познакомитесь с самыми популярными вопросами на таком собеседовании.

Как пройти собеседование на менеджера

Познакомиться с основными вопросами на собеседовании Вы можете здесь. Мы разберем некоторые вопросы, которые направлены на выявление уровня знаний и компетенции менеджера. На собеседовании на вакансию менеджера очень часто используются кейсовые ситуации.

1. Каким образом Вы собираетесь искать клиентов для нашей компании?
Это стандартный вопрос для менеджера, который будет заниматься поиском и привлечением клиентов. Беспроигрышным вариантом в этом случае будет, если Вы назовете все известные Вам способы поиска и привлечения клиентов, включая "холодные звонки", подготовка коммерческих предложений для клиентов.

2. Хорошо ли Вы знаете этапы продаж, какой, на Ваш взгляд, является самым трудным и почему?
На этапах продаж мы подробно останавливаться не будем. Но в продажах, самым сложным этапом является работа с возражениями и по некоторым мнениям выявление потребностей, так как если на этом этапе совершить ошибку, то дальнейшего диалога с клиентом может не получится.

Этап выявления потребностей заслуживает особого внимания, Вы должны задать клиенту как можно больше вопросов, чтобы предложить клиенту именно то, что ему нужно.

3. Что Вы будете делать, если клиент скажет после презентации "Спасибо, я подумаю".
Многие кандидаты на собеседовании на вакансию менеджера по продажам совершают ошибки при ответе на этот вопрос, отвечая "Хорошо, подумайте, когда я могу Вам перезвонить и узнать Ваше решение?".

На самом деле, Вы должны спросить у клиента "Что Вас смущает?" "Что именно заставляет Вас подумать (над чем Вам нужно подумать), возможно у Вас остались какие-то вопросы, на которые я смогу ответить?

Отпускать клиента просто так в данном случае категорически нельзя. Вы просто пропускаете работу с возражениями и передаете клиенту инициативу, то есть больше не являетесь ведущим звеном в диалоге.

Можно построить свой ответ по-другому, например,

"Я, конечно, понимаю, что для принятия решения Вам нужно подумать, как следует взвесить все "за" и "против". Я могу помочь Вам определиться с выбором. Я готов подъехать к Вам в ближайшее время, чтобы обсудить наше предложение с Вами".

4. На чем основывается презентация товара?
После выявления потребностей, когда все желания клиента нам уже известны, приступаем к презентации товара. Итак, презентация товара должна основываться на формуле "Свойства - выгода". То есть при презентации товара или услуги, мы часто употребляем сочетание фраз "Это позволит Вам", "С помощью него Вы сможете". Важно не просто продать товар, а показать клиенту наглядную выгоду, которую он получить при покупке данного товара или услуги.

5. Продайте мне. (карандаш, зонтик в пустыне и прочее)

Этот вопрос - классический вопрос на собеседовании на менеджера по продажам. Задача такого вопроса - выявить Ваш уровень профессиональной компетентности, как специалиста по продажам. Этот вопрос не такой простой, как кажется на первый взгляд, Вам в ответ будет звучать много возражений.

Ваша задача не теряться, а правильно на них реагировать, приводя все новые и новые аргументы в пользу продаваемого товара или услуги.

Необходимо задавать как можно больше встречных вопросов потенциальному покупателю, постепенно подвести к тому, что карандаш просто необходим.

Пример такого диалога для розничных продаж.

Добрый день! Спасибо за то, что вы заглянули к нам магазин, у нас в ассортименте много вариантов карандашей, на все случаи жизни.
Я вижу, что Вам необходим карандаш, верно? (да)
Хорошо, а какой карандаш Вам нужен? (цвет, форма, особенности)
Для чего Вы хотели бы использовать этот карандаш?(цель)
На какой бюджет Вы рассчитываете?
После того, как Вы получили все ответы, сделайте презентацию товара. Например:" У нас есть отличный красный маленький карандаш квадратной формы, его компактный размер позволит Вам носить его с собой и иметь под рукой в любую минуту, оригинальная форма очень удобна в использовании и позволит карандашу меньше ломаться, а Вашей руке меньше уставать. К тому же, такая форма будет приковывать к себе взгляды окружающих, при этом его стоимость составляет всего 49.90" .

А далее, конечно, подготовьтесь к самой активной работе с возражениями.

6. Какими личными качествами, на Ваш взгляд, должен обладать успешный менеджер по продажам?
Вы можете назвать бесчисленное множество различных качеств, которые Вам только известны, но без уверенности, целеустремленности и убедительности менеджер по продажам вряд ли будет эффективным и успешным.

Именно эти качества так хотят услышать работодатели. Запомните эти 3 важных качества!

7. Ситуация - кейс.
Клиент говорит, что у него есть поставщик он полностью его устраивает, Ваши действия?

Вариант ответа на такой вопрос кейса может быть следующим: "Мы тоже очень хотели бы стать Вашим постоянным поставщиком. Что необходимо для этого?"

Или таким :"Готовы ли Вы рассмотреть альтернативное предложение?" или таким: "Я понимаю, что такая компания, как Ваша, скорее всего, уже имеет постоянного и надежного поставщика, но наше предложение, возможно, сможет стать для Вас хорошей альтернативой".

Собеседование - это очень волнительное и ответственное событие для каждого соискателя. Ведь от того, как Вы себя проявите на интервью с работодателем, зависит его исход и результат, а также успешное получение желаемой должности. Вопросы на собеседовании могут быть абсолютно разные. Большинство кандидатов сейчас обычно готовятся к собеседованиям и активно собирают информацию о вакансии, изучают компанию, в которой будет интервью и вопросы, задаваемые на собеседовании.

Специально для Вас у нас появились услуги, которые помогут Вам успешно трудоустроиться.

Профессиональное сопровождение в поиске работы.
Комплексная услуга.

2′000 р.

Подготовка к интервью с работодателем.
Наш специалист будет задавать Вам вопросы, которые чаще всего задают на интервью.
Вы получите рекомендации и советы, как пройти собеседование

Опираясь на свой многолетний практический опыт в сфере подбора персонала и комплексной работы с соискателями, наши специалисты подготовили вопросы, задаваемые при собеседовании на работу. Мы постарались выделить самые частые вопросы на собеседовании. Эти вопросы используются уже много лет HR-специалистами в разных сферах деятельности.
Вы узнаете о том, какие вопросы задают на собеседовании соискателям и как лучше на них отвечать. Вопросы на собеседовании на работу постоянно обновляются. Мы предлагаем Вам познакомится с самыми основными, чтобы Вы смогли успешно пройти интервью.

Самые частые вопросы на собеседовании

Вопрос 1. Расскажите немного о себе.
С этого вопроса начинается любое собеседование. Нужно уделить внимание важным моментам: какое образование получили, где начиналось
развитие Вашей карьеры. Этому рассказу уделите не более 2-3 минут, останавливаясь подробно на Вашем функционале. Чаще употребляйте такие словосочетания как "наша компания"," наш отдел под моим руководством" и тд.

Вопрос 2. Расскажите, чем Вы занимались на прошлом месте работы.
Расскажите про обязанности и достижения, которые были у Вас в процессе работы в предыдущей компании. Не говорите слишком много, только самое важное и по существу.

Вопрос 3. Чем Вас заинтересовала вакансия нашей компании?
Задача этого вопроса - хорошо ли Вы владеете информацией о компании, в которую пришли на интервью. Вы можете сказать, что Вы много слышали о компании, как она динамично развивается в данный момент, а Ваш профессиональный опыт может помочь ей в реализации планов на дальнейшее развитие.

Вопрос 4. Почему Вы ушли с предыдущего места работы?

Назовите кратко основную причину поиска работы. Например, это неудобство месторасположения, отсутствие профессионального роста, смена руководства. Никогда не ругайте и не критикуйте своего бывшего руководителя и коллектив, каким бы плохим он не был.

Вопрос 5. Чего Вы ждете от новой работы?
Все соискатели ждут от новой работы стабильности, это самое главное, о чем стоит сказать. Если Вы мечтаете о карьерном росте и профессиональном развитии, упомяните об этой в диалоге с работодателем. Можете также отметить, что Вы ждете интересной и разноплановой работы, которая позволит Вам развиваться.

Вопрос 6. Что Вы знаете о нашей компании?

Прежде, чем ехать на собеседование изучите информацию о компании. Сколько лет существует, какая численность, имеет ли филиалы и представительства в городах России. Расскажите все, что Вам удалось узнать о данной фирме, только самое важное и актуальное.

Вопрос 7. Как Вы представляете свой первый рабочий день на новой работе?

Этот вопрос, на самом деле, не такой простой, как кажется.По мнению специалистов, этот вопрос нужен, чтобы узнать кто Вы: "процессник" или "результатник"."Процессники" те, кто легко работают с бумагами и документами, это секретари, офис-менеджеры, бухгалтера.
"Результатники" ориентированы на получение результата. К таким специалистам относятся менеджеры по продажам, руководители отдела продаж, менеджеры по персоналу.

Вопрос 8. Кем Вы видите себя через 5 лет?
На этот вопрос нужно отвечать обтекаемо, например, вы хотели бы со временем занять более ответственную и серьезную должность, иметь расширенный функционал. Никогда не говорите, что у вас есть планы о создании собственного бизнеса или открытии собственной компании.

Вопрос 9. Чем Вас привлекает эта должность?

Ответ должен быть аргументирован и серьезен, возможны такие ответы, как" желание применить свой опыт"," работа компании-лидере рынка," возможность реализовать свой профессиональные навыки в новой для себя сфере".

Вопрос 10. Что для Вас важно в работе?
Расскажите о том, какую работу Вы хотели бы получить, какие условия работы для Вас оптимальны. Важно ли для Вас рабочее место, атмосфера в коллективе, социальные гарантии и т.д.

Вопрос 11. Какой коллектив для Вас оптимален?
На самом деле, это не такой вопрос, как кажется. Очень часто кандидат задает уточняющий вопрос рекрутеру о том, что же он имеет ввиду. Можно ответить так: "Для меня оптимален коллектив, где есть взаимовыручка, помощь и поддержка. Для меня важно мнение моего руководителя о моей работе и благоприятная атмосфера внутри отдела".

Вопрос 12. Расскажите о трех успехах и трех неудачах в профессиональной деятельности.
Конечно, Вы живой человек и склонны совершать ошибки, расскажите о 3-х самых значимых ошибках. Упомяните о том, что с опытом Вы поняли, что можно было поступить иначе или избежать этих ошибок. Расскажите, также, о самых ярких достижениях в Вашей профессиональной карьере. Этот вопрос имеет и другие модификации. Вас, также, могут спросить о том, совершали ли Вы ошибки в работе. На этот вопрос нужно отвечать утвердительно. Да, ошибки у Вас были, и с опытом Вы стараетесь больше их не допускать.

Вопрос 13. Расскажите о своих основных сильных/слабых сторонах.
Сначала нужно назвать свои качества, которые помогут Вам эффективно справляться с этой работой. О своих слабых сторонах никогда не говорите прямолинейно. Постройте свой ответ лучше так, чтобы немного сдвинуть акценты: упоминая о своих недостатке, дополняйте Ваш ответ компенсирующими его положительными качествами.

Вопрос 14. Почему Вы считаете, что мы должны сделать выбор в пользу Вашей кандидатуры?
Опишите свои преимущества, подчеркните Ваш релевантный опыт работы и свое желание развиваться, профессионализм, умение выполнять свою работу качественно и в сжатые сроки.

Вопрос 15. Как долго вы планируете проработать на этой должности без карьерного роста?
На этот вопрос нужно отвечать честно, в зависимости от того, что Вы ждете от этой организации. Любая компания готова рассматривать работающего сотрудника на другую, более высокую должность, через 2 года.

Вопрос 16. Чем Вы занимаетесь в свободное время?
Расскажите о своих увлечениях, как проводите свои выходные дни, как Вы отдыхаете. Расскажите, что любите читать профессиональную литературу и увлекаетесь активными видами спорта. Такой вариант является беспроигрышным на любом собеседовании.

Вопрос 17. Какую последнюю книгу Вы прочли?
Вас могут спросить про последнюю прочитанную Вами книгу или о той книге, которую Вы сейчас читаете. Или о Ваших музыкальных пристрастиях, например.
Лучше, чтобы Вы ответили сразу. Такой вопрос направлен на выяснение общего уровня развития и стремления к саморазвитию кандидата. Если Вы назовете одну профессиональную книгу, а другую художественную, это будет только плюсом для Вас.

Вопрос 18. О чем Вы мечтаете?
Вопрос на выявление того, насколько кандидат готов поделиться сокровенным желанием, тем, что по его мнению пока недосягаемо. Ведь мечта, иногда, это то, чему никогда не суждено сбыться. Никогда не отвечайте, что у Вас нет мечты, мечта есть и должна быть у каждого. Вашей мечтой может быть желание побывать во всех столицах мира или поплавать с аквалангом, например.

Вопрос 19. Когда Вы можете приступить к работе?

Если Вам нужно время для того, чтобы подумать над предложением работодателя, скажите об этом. Предупредите работодателя, если Вам нужно отработать 2 недели на прошлом месте работы. Если предложение Вам понравилось, Вы можете сказать, что готовы приступить к работе в любое время.

Вопрос 20. Какие у Вас есть вопросы?

Вы обязательно должны задать вопросы интервьюеру. Спросите о своих обязанностях, самой работе, численности сотрудников в отделе. Вопрос о карьерном росте нужно задавать осторожно, возможно, должность этого не предполагает или в компании нет возможности карьерного роста. Узнайте о мотивации, соц.пакете, нормированности рабочего дня. Вы должны быть уверены, что приступив к работе не разочаруетесь в этой компании.

Примерных вопросов на собеседовании очень много. Мы очень надеемся, что наша статья о том, какие вопросы задают на собеседовании на работу, поможет Вам подготовиться к грядущему интервью. Вы узнаете, как отвечать на вопросы на собеседовании и чему стоит уделить особое внимание.
Мы рекомендуем готовиться к каждому интервью и изучать информацию о вакансии и компании,
в которую Вас пригласили.

Итак, вы нашли интересующую вас вакансию, направили на желаемую должность свое резюме и сопроводительное письмо, и вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье я поделюсь с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря. К слову сказать, эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря, но и при прохождении интервью на другие должности.

Сразу хочу заметить, что несмотря на обилие литературы на тему «как пройти интервью», ни одно из этих изданий не может гарантировать вам трудоустройства. Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».

Как вы видите, отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Я считаю, что отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на моей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много. Я не помню ни одного раза, чтобы такого сотрудника пригласили на работу. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.

Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас. Хуже, когда ничего вообще нет.

Для того, чтобы пройти интервью, после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности, на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – гробовая тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.

Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.

Далее проговорите про себя обязанности, которые вы выполняете на вашей сегодняшней работе, ваши ключевые достижения, ваши сильные стороны и качества.

Большую роль в том, как пройти интервью, имеет то, как вы будете одеты на интервью. Первое впечатление имеет значение. Оденьтесь в деловом стиле и будьте аккуратны и ухожены.

Постарайтесь никогда не опаздывать на интервью. Это очень важно. Если вы живете в мегаполисе с его вечными пробками, рассчитайте время так, чтобы учесть стояние в пробках. Бывают ситуации, когда вы едете на интервью, но случается какая-то форсмажорная ситуация, и вы все-таки опаздываете. Посыпать голову пеплом не стоит, просто позвоните человеку, с которым вы встречаетесь, извинитесь и предупредите об опоздании. Но если вас пригласят на следующий тур собеседований, вы должны прийти вовремя. Хоть на полдня раньше приезжайте, но приезжайте вовремя.

Кстати, если вы приехали на собеседование секретаря слишком рано, не стоит идти в компанию и тут же докладывать о своем прибытии. Погуляйте где-нибудь. Если компания расположена в бизнес-центре, посидите в холле, почитайте. Оптимальное время прихода на интервью – за 15-20 минут до начала, если не оговорено иное.

Когда вы пришли в компанию, внимательно осмотритесь вокруг. Есть ряд косвенных признаков, о которых вам не расскажет сайт компании, но по которым вы сможете понять, что вас, собственно ждет. Секретарь на ресепшн держит четыре телефонных трубки в руках? Вы грустно стоите у стойки ресепшн, а секретарь держит эти трубки и даже не смотрит на вас? А потом взяла, да еще побежала куда-то? А вы все стоите? И вам даже взглядом не предложили сесть? Вы слышите, как начальник на кого-то орет на весь офис? На дворе зима, а половина офиса ходит по офису, чихая и кашляя? В офисе конкретно покоцанная мебель и от ковра несет так, что вас вот-вот стошнит? К сожалению, это тревожные звоночки для вас. Отказываться от интервью не стоит, раз уж пришли, и вести себя на собеседовании нужно так, словно вы ничего, абсолютно ничего не заметили. Но после собеседования делайте выводы.

Но если все нормально, вас встретили, показали, где повесить одежду, пригласили сесть, в офисе нормальная деловая обстановка и хороший микроклимат, то это хороший знак. Кстати, если вам предложили чай или кофе – не отказывайтесь, разве что вы действительно ничего не хотите.

Итак, вы на собеседовании секретаря. Как пройти интервью? Прежде всего, помните о том, что невозможно выучить наизусть вопросы, которые вам зададут. Поэтому и не тратьте свое время на это. Все равно у вас могут спросить то, чего вы никак не ожидаете.

Примерная (!) структура интервью может выглядеть так: первая пара минут – знакомство, беседа на отвлеченные темы. Далее – ваш краткий рассказ о себе, затем вопросы интервьюера к вам, его рассказ о должности и в конце – ваши вопросы.

Как вести себя на интервью? Наиболее оптимальный вариант – вести себя на интервью непринужденно. Это может быть непросто, особенно, если вы начинающий специалист, который беседует с директором по персоналу или президентом компании. Часто произвольно или нет, но кандидат в секретари на интервью нервничает. Постарайтесь представить, что это все-таки не экзамен, а диалог. Ваш интервьюер – это ваш партнер, с которым вы просто беседуете. Ведь интервью – это не допрос в гестапо, это просто беседа. Если вы сильно зажметесь, то впечатление будет только хуже. Но если все-таки у вас не получилось быть спокойными и вы трясетесь на интервью как осиновый лист, вы можете просто сказать: «извините, я немного волнуюсь». Грамотный интервьюер в таком случае попытается что-нибудь сказать, чтобы разрядить обстановку. Или по меньшей мере, поймет вас.

Как еще вести себя на интервью? Ведите себя на интервью уверенно. Это возможно, если вы справились с предыдущей задачей. Вы ведь уверены, что справитесь с будущими обязанностями, правда? Так покажите это. Но покажите это путем демонстрации спокойной уверенности. Высокомерное поведение неприемлемо. Во-первых, оно указывает не об уверенности в себе, а наоборот, о неуверенности, замаскированной таким способом. Уверенный в себе человек не бывает высокомерным, запомните это. Реальное или напускное высокомерие –гарантия, что на работу вас не возьмут. Если это ваша проблема, то я рекомендую вам почитать литературу о повышении самооценки. Причем это должны быть не рекомендации в интернете, а качественные книги, купленные в магазине, или консультация психолога.

Ваша задача на собеседовании секретаря – представить свои профессиональные навыки таким образом, чтобы работодатель увидел, что вы наилучшим образом справитесь с возложенными на вас обязанностями. Если вас спрашивают, умеете ли вы делать то-то и то-то, и вы действительно умеете, то не скромничайте. Интервью – не место для кокетства и ложной скромности. Если вы не расскажете о вашем опыте, умениях, достижениях, то интервьюер никогда об этом не узнает.

Чего нельзя говорить на интервью? На интервью нельзя врать. Если требуется знания Excel на хорошем уровне, а вы и на базовом-то не знаете, будьте честны с интервьюером. Ведь вам же там работать потом.

Скажите, что в настоящий момент у вас есть хорошее теоретическое представление о работе с программой, но вы очень легко обучаетесь, и с радостью изучите программу на требуемом уровне в короткие сроки. Если это будет единственное, чего вам будет не хватать, чтобы занять позицию, возможно, работодатель все-таки примет вас на работу (с условием, что вы все-таки программу выучите).

То же самое нельзя применить, например, к знанию иностранного языка. Все знают, что быстро его изучить нельзя.

На собеседовании секретаря нельзя говорить о проблемах. Нельзя плохо отзываться о коллегах и предыдущем работодателе. Иначе ваш потенциальный работодатель подумает, что и о его компании, и нем самом вы вот также будете всем говорить.

Вас обязательно спросят о причинах ухода с прежней работы и поиска новой работы. Если вы работаете на текущей должности больше года и меняете работу, то оптимальный вариант – сказать, что вы хорошо справлялись со своими прежними обязанностями, работа вам нравилась, но в какой-то момент времени вы почувствовали, что можете достичь большего, а таких возможностей на старой работе у вас нет. В других случаях смотрите по обстоятельствам. Если вас сократили, то так и скажите, это нормальная причина. Сложнее всего, если у вас был большой (более года) перерыв в трудовой деятельности или вы проработали всего пару месяцев и уже ищете новую работу. Но и в этой ситуации можно найти грамотное тому объяснение.

На собеседовании секретаря могут спросить о ваших недостатках. Делается это не для того, чтобы вы начали критиковать себя. Таким образом может проверяться то, как вы реагируете на стрессовые обстоятельства. Расскажите о каком-нибудь своем недостатке, который выглядит больше как достоинство. Например: «Я люблю помогать коллегам. Иногда это влияет на мои непосредственные обязанности и приходится задерживаться на работе, что возможно, не очень хорошо».

Вас могут спросить о готовности к переработкам. В данном вопросе нужно быть осторожными. Часто все зависит от должности, на которую вы проходите собеседование. Если это помощник руководителя, то переработки у вас могут быть очень часто. Для секретаря на ресепшн и ассистента отдела хронические переработки менее вероятны. Ваша задача – повернуть разговор так, чтобы не высказывать своего отношения к переработкам, а чтобы интервьюер вам сам о них рассказал. К примеру, вам задали вопрос, готовы ли вы к переработкам. Скажите что-нибудь очень нейтральное, типа «в принципе, готова». И потом ненавязчиво спросите о том, как часто ожидаются переработки. И слушайте.

Как правило, количество переработок уже определено для должности. А вы, придя с собеседования секретаря домой, подумайте и решите, нужно ли это вам. Говорить о переработках лучше уже на последующих интервью с вашим непосредственным начальником, ведь именно он лучше всего об этом знает. Только не говорите на интервью о том, что вы категорически против переработок! Этого никто не любит. Но для себя решите, насколько это вам нужно. Дело в том, что случайные переработки во время закрытия проектов, подготовки годовой отчетности, приезда делегации и других авральных ситуаций неизбежны, и я думаю, что это не будет для вас проблемой. Но вот если вам придется каждый день задерживаться на работе на 2-3 часа (даже если это оплачивается) – подумайте, действительно ли вы к этому готовы. Вы сейчас согласитесь, чтобы получить работу, а потом пожалеете. Потому что выяснится, что из-за этого вы не сможете нормально общаться с вашим ребенком, ваш муж забыл, как вы выглядите, да и вообще вся жизнь у вас стала вращаться только вокруг вашей работы. Вы действительно к этому готовы?

И еще один момент. Он может быть для вас очевидным, если вы уже имеете опыт работы секретарем, но для новичков скажу: на собеседование секретаря никогда не приходите с мамой, мужем или кем-то еще. Ваша мама не должна направлять за вас резюме в компанию или от вашего имени в компанию звонить. Вы – профессионал, вы – взрослый человек, именно этого от вас ждут. Детишки, которые приходят на собеседование секретаря с мамой, пройти интервью не смогут. Нужно сначала подрасти.

И наконец, в конце интервью вас спросят: «Есть ли у вас какие-нибудь вопросы?». Настал ваш звездный час. Задайте столько вопросов, сколько вы хотите задать. Даже если их десять. Внимательно слушайте ответы – именно сейчас вы получаете важнейшую для себя информацию, которая поможет вам решить, хотите ли вы работать именно в этой компании.

Плохо будет, если у вас вообще нет вопросов. Кстати, немаловажно узнать, какие возможности для профессионального развития есть в компании. Старайтесь не задавать закрытых вопросов типа «Есть ли в компании возможности для профессионального развития?». Спрашивайте «Какие возможности для профессионального развития есть в компании?». Лучше использовать формулировку «профессиональное развитие», а не «карьерный рост».

Настороженно стоит отнестись на собеседовании секретаря к вопросам типа: «Насколько вы амбициозный человек?» и подобным. Амбициозность – далеко не приоритетное качество секретаря. Человека с кучей амбиций могут искать по разным причинам. В том числе и чтобы навалить на него кучу лишней работы. Если вас спросят что-то подобное, ответьте нейтрально, но вывод для себя сделайте.

Обязательно задайте вопрос о том, как будет оцениваться ваша работа. Если на собеседовании секретаря у вас возникнет хотя бы малейшее сомнение в том, что оценивать вашу работу будут именно по вашим профессиональным достижениям, продолжать собеседоваться в данной компании не стоит.

Когда спрашивать о зарплате и льготах? В любом случае, не в лоб и не сразу. В некоторых случаях (поиск работы через кадровое агентство, собеседование с менеджером по персоналу), вам интервьюер может сам об этом рассказать. А может и не рассказать, а вместо этого спросить: «А каковы ваши зарплатные ожидания»? В агентстве по персоналу можно говорить о ваших ожиданиях сразу. В компании это делать следует не сразу, а ближе к концу интервью, причем если вы видите, что вашей кандидатурой заинтересовались. Если вам зададут вопрос раньше, скажите что-то общее, типа «это пока не определено до конца, будет зависеть от круга обязанностей, возможностей проявить себя, социального пакета и т.д.» В общем, уклонитесь от прямого ответа. Иначе произведете впечатление человека, которому все равно, где и кем работать и кроме денег вас вообще ничего не интересует. Работодателю это будет весьма неприятно, и скорее всего, пройти интервью вы не сможете и должность секретаря не получите.

Перед тем, как говорить о зарплате, я рекомендую вам изучить уровень зарплат для специалистов вашей квалификации и опыта. Часто секретарь долго не может получить работу именно из-за завышенных ожиданий по зарплате.

Не впадайте и в другую крайность. Если вам сделают предложение о работе, то будьте готовы иметь в голове размер желаемой зарплаты. Начнете кокетничать и мяться, не удивляйтесь, если вам предложат намного меньше того, что вы ожидали. Об этом мы поговорим чуть позже.

4 комментария

Спасибо большое! Очень много нужной информации.

Первые встречи могут вызывать волнение. Рассказывает Павел, территориальный менеджер торговой компании: «Одной из первых задач в новой роли стал поиск кандидата на вакансию коммерческого директора в Хабаровске. Наш HR-менеджер провел первые интервью по телефону и составил для меня график встреч. И вот я сижу в одном из хабаровских кафе (офис еще не был снят), передо мной открыт список вопросов (боюсь забыть что-то главное). Передо мной сидит кандидат на 20 лет старше — опытный руководитель с отличным послужным списком. И тут я замечаю, как у него подрагивают руки и некоторые фразы он произносит с заиканием. Приходит осознание — он волнуется гораздо сильнее меня! Тут меня «отпустило».

Шаг 2: интервью

Представьтесь кандидату. Переговоры о работе — сильнейший стресс, и собеседник может легко забыть ваши имя и должность.
Начните с нейтральной темы: дорога, погода, пробки. Дайте кандидату возможность немного расслабиться и выдохнуть.
Расскажите о формате встречи: примерной продолжительности, дальнейших этапах, если они будут, времени для вопросов кандидата (одни руководители предпочитают с них начинать, другие оставляют время в конце беседы).
Переходите к вопросам.

Вот подборка вопросов, которые вам помогут:

Общая информация:

Расскажите, по каким критериям сейчас ищете работу? Что для вас действительно важно?
Что знаете о нашей компании?
По какой причине вы ищете работу? Что не устраивало на прошлом месте?
Какие профессиональные цели перед собой ставите?

Главная цель этого блока вопросов: понять, что движет кандидатом при поиске работы. Насторожитесь, если красной нитью через ответы проходит денежный мотив. Скорее всего, сотрудник легко поменяет компанию, если ему предложат хоть незначительно больше.

Вопросы по задачам:

Какой последний проект вы возглавляли? Каковы его итоги?
Расскажите о своих самых успешных проектах или выполненных задачах?
Расскажите про последнюю профессиональную неудачу. Какие уроки вы из нее вынесли? Что теперь сделали бы по-другому?
Опишите, как бы вы справились с ситуацией, когда нужно выполнить несколько задач до конца дня, но на все времени в любом случае не хватит?
Какие цели стояли перед вами на последнем месте работы? Всех ли целей удавалось достичь? Что вы предпринимали, если понимали, что план не выполняется?

Ответы на эти вопросы помогут лучше понять зону ответственности и вклад кандидата в достижение успеха. Одно из важных умений профессионала — учиться на своих ошибках и извлекать из неудачного опыта уроки. Если вам говорят, что сложных кейсов не было, а неудач как-то не припомнить, ваш собеседник, скорее всего, решал простые однотипные задачи.

Вопросы о зарплате

На какую зарплату вы рассчитываете?
Какую зарплату вы получали на последнем месте работы?

Вопросы о развитии карьеры

Каким вы видите развитие вашей карьеры?
Какие обучение и курсы вы прошли в этом году? Что из изученного применяете на практике?
Если я спрошу вашего последнего руководителя, чему вас стоит обучить, что он предложит, по вашему мнению?

Соотнесите ответы с тем, что готова предложить ваша компания. С какой скоростью «растут» люди внутри? На что сделан акцент — брать «готовых» профессионалов с рынка и предлагать соответствующее вознаграждение или обучать на рабочем месте? Вам нужен самостоятельный эксперт или исполнитель, который работает в строго заданных рамках?

Еще немного о кандидате

Какие методы и инструменты вы используете, чтобы организовать свое время?
Расскажите о достижениях, которыми вы гордитесь.
Что вам необходимо для максимальной продуктивности?
Приведите примеры, когда у вас были хорошие идеи, но осуществить их не удалось.
С каким типом людей вам работается лучше всего и почему?
Какие ваши три положительные черты мог бы назвать ваш бывший начальник?
А какой негатив он припомнил бы?
Какие три черты характера вспомнят ваши друзья, описывая вас?
Кто повлиял на вас больше всего в вашей карьере и как?
Чем вы увлечены вне работы?

Такие вопросы позволят вам аккуратно проработать потенциальные сложные моменты. К примеру, человек привык к кабинетной работе, а у вас оупенспейс. Или от вас ждут инструкций на каждое действие, а вы ожидаете самостоятельности и инициативы.

Средняя продолжительность интервью 40—60 минут, этого времени обычно достаточно для того, чтобы составить впечатление о кандидате и понять, насколько он соответствует профилю должности.

Темы, которые не стоит поднимать на собеседовании:

семейные планы: «Замуж собираетесь? А детей когда планируете?»;
национальность и гражданство: «Какова ваша национальность?», «Откуда родом ваши родители?», «Где вы родились?»;
религия: «Какую религию исповедуете?», «Есть ли такие дни, когда вы не можете работать?»;
политические взгляды;
сексуальные предпочтения: «Какая у вас ориентация?», «Приглашают ли вас на свидания мужчины/женщины?»;
здоровье: «Сколько дней вы болели в прошлом году?», «Хорошо ли вы слышите?», «Когда последний раз были в больнице?», «Когда последний раз были на консультации у врача?».

Причиной отказа в трудоустройстве могут быть только профессиональный опыт и деловые качества кандидата — эта норма прописана в Трудовом кодексе РФ. Эти факторы и стоит оценивать на интервью. Кроме того, на вопросы личного характера кандидат вполне может отвечать уклончиво, угадывая социально желательный ответ.

Шаг 3: практическое задание

Если есть необходимость оценить какой-то конкретный навык, необходимый для дальнейшей работы, дайте кандидату тестовое задание. Оно должно быть максимально приближенным к рабочим задачам. «Продайте мне вот эту ручку», — непоказательный тест. Он лишь демонстрирует сообразительность и находчивость, но не гарантирует того, что новый сотрудник справится с планом продаж.

Шаг 4: презентация компании и ответы на вопросы

В заключение расскажите подробнее о компании и ответьте на вопросы кандидата. Оставьте это на конец разговора, ведь в начале его вам важно понять, что кандидат сделал, чтобы подготовиться ко встрече? Он открыл сайт, узнал про продукт, основных конкурентов и целевую аудиторию? Или ваша компания — одна из десятка, куда было отправлено резюме?

Даже если вы поняли, что по объективным причинам человек вам не подходит, сделайте хотя бы минимальную версию презентации. Кто знает, может быть, после встречи с вами кандидат станет вашим клиентом или вы еще пересечетесь с ним в профессиональном мире. Даже короткое собеседование может превратиться в удачную рекламную кампанию вашего бренда!

Читайте также: