Кассира составляется после претендент эту должность будет ознакомлен

Опубликовано: 04.07.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В штате организации нет должности кассира. Организация хочет возложить обязанности кассира на ведущего бухгалтера с доплатой.
Можно ли заключить договор о полной материальной ответственности в данном случае? Вправе ли она ставить свою подпись на месте подписи кассира на кассовых документах?

Прежде всего напомним, что в соответствии с частью первой ст. 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату.
В законодательстве не установлено запрета на включение в круг обязанностей бухгалтера, составляющих его трудовую функцию, обязанностей кассира. Соответственно, правомерность поручения работнице соответствующих должностных обязанностей кассира зависит только от того, будут ли предусмотрены данные обязанности в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) и должностной инструкции.
В соответствии с частью первой ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры (далее - Перечень), а также типовые формы этих договоров утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.
Должность "бухгалтер" в Перечне не поименована. При этом Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19.10.2006 N 1746-6-1 (далее - Письмо N 1746-6-1), определение Нижегородского областного суда от 27.07.2010 N 33-6578/10). Однако в п. I Перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, указаны такие должности, как кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров), а в п. II этого Перечня включены работы по приему и выплате всех видов платежей.
Более того, из самого названия и структуры Перечня следует, что основанием для заключения с работником договора о полной индивидуальной материальной ответственности в равной степени могут являться либо занятие должности, либо выполнение работ, поименованных в Перечне. Аналогичный вывод содержится в Письме N 1746-6-1.
Учитывая изложенное, работодатель вправе заключить договор о полной материальной ответственности с бухгалтером, в трудовую функцию которого будет входить, помимо прочего, исполнение обязанностей кассира.
Поскольку в трудовую функцию бухгалтера будет входить исполнение обязанностей кассира, то он будет вправе ставить свою подпись на месте подписи кассира на кассовых документах.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
- Энциклопедия решений. Кассовые и иные документы, оформляемые при ведении кассовых операций.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Каменщиков Александр

Ответ прошел контроль качества

24 апреля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Если кассир в учреждении отсутствует по уважительным причинам (отпуск, болезнь) или такая должность вообще не предусмотрена, так как предприятие пока мало, то обязанности этого сотрудника могут быть возложены на бухгалтера. Для этого должен быть подготовлен и подписан соответствующий документ. Он называется «Приказ о возложении обязанностей кассира на бухгалтера».

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Помимо него, для соблюдения всех нюансов потребуются некоторые изменения в должностной инструкции и трудовом договоре. В какой-либо и двух бумаг обязательно должна быть прописана сумма, которая положена сотруднику за дополнительную рабочую нагрузку.

Внимание! Она не должна быть меньше размеров доплат, прописанных в Трудовом кодексе (в частности, в статье 151).

Для чего нужен приказ о возложении обязанностей кассира на бухгалтера

При возникновении необходимости совершения операций с наличными деньгами и составления приходных и расходных кассовых ордеров, банк, с которым сотрудничает учреждение, обязательно поинтересуется приказом.

Может ли главный бухгалтер быть ответственным по кассе

В соответствии с законодательством, если в учреждении несколько бухгалтеров, то возложить обязанности работника кассы можно будет на любого, кроме главного бухгалтера.

В случае, когда главный бухгалтер является единственным в организации (а так чаще всего и бывает), то эти функции могут быть возложены непосредственно на него.

Что понадобится, помимо приказа

Одной бумаги для полноценной законности происходящих процессов недостаточно.

Есть несколько вариантов, к которым может прибегнуть руководитель организации при необходимости выполнения обязанностей одного работника другим.

Первый вариант. Составляется приказ, подписывается, далее с сотрудником заключается договор о полной мат. ответственности, заверяется, затем – в трудовой договор бухгалтера (или главного специалиста по бухучету в организации, в зависимости от обстоятельств) вносятся изменения, которые предусматривают выполнение им всего функционала кассира. Этот вариант более логичен.

Второй вариант. Формируются и подписываются приказ и договор, как и в первом варианте, плюс выполняются правки об и.о. кассира в бухгалтерской должностной инструкции.

Алгоритм составления документа

В верхней части бумаги располагается шапка, в которой прописываются название документа и дата его составления. Затем после заглавия указываются причины отсутствия сотрудника как такового. Этими причинами могут быть:

увольнение предыдущего работника;
уход в отпуск (по уходу за ребенком и пр);
командировка основного сотрудника;
предприятие малое, и самой должности не предусмотрено, и другие причины.

Вот так это должно выглядеть:

После вводной части обязательна формулировка (как в любом другом приказе) «Приказываю», и ставится двоеточие. Потом идет перечисление того, что необходимо сделать: уполномочить сотрудника (с полным указанием ФИО и занимаемой должности) выполнять работу с одним из видов ККМ.

При этом должна быть четко прописана модель кассового аппарата. Это может быть:

АМС 100К – если организация занимается продажей продуктов питания;
автономные кассовые аппараты с ЭКЛЗ и фискальной памятью типа ОРИОНа-100К или МЕРКУРИЯ-180К;
мобильные терминалы оплаты с модемом и аккумулятором типа YARUS C2100;
принтеры, не работающие без компьютера или терминала (их называют фискальными регистраторами) вида FPrint -5200ПТK и подобных;
чековые принтеры (у них нет встроенной памяти, а значит, их не нужно регистрировать в налоговой) видов Штрих 600, MPRINT R58 USB и пр.

Словом, вне зависимости от модели, ККМ должен быть прописан.

Помимо назначений, в приказе прописываются полномочия работника на ведение журнала, составление необходимых отчетов, подписание кассовых документов от должностного лица «кассир» или «администратор».

В тексте также должна присутствовать информация об ознакомлении сотрудника с таким документом, как Порядок ведения кассовых операций. Для этого ознакомления потребуется дополнительная подпись работника, который возлагает на себя права и обязанности кассира.

Сноска на договор о мат. ответственности тоже будет нелишней. Без нее приказ также будет иметь силу, но к нему потребуется составить приложение в виде этого договора.

В конце текста документа должно стоять минимум две подписи: бухгалтера-кассира и его руководителя. Дата уже стоит в начале.

Что еще может содержаться в документе

Если в должностную инструкцию бухгалтера (либо главного бухгалтера) не планируется внесение изменений об исполнении обязанностей кассира, то в Приказе должна присутствовать строка (в завершении первого пункта о назначении) «с доплатой в размере ХХХ». Это условие гарантирует соблюдение трудового законодательства в полном объеме.

Обязательно ли составление

Важно! Даже если в штатном расписании нет должности работника касс и существует единая должностная инструкция с указанием, что весь функционал кассира находится в ведомости бухгалтера, наличие приказа о возложении обязанностей обязательно.

Это обусловлено тем, что подавляющее большинство банков, имеющих лицензию на территории РФ, четко прописывает условия взаимодействия с ИП, ООО или другими юридическим лицами. По этим условиям кассовые операции не могут проводиться никем иным, кроме кассира, который выбирается из существующего персонала или нанимается отдельно.

В крупных организациях

Если речь идет об ИП, то письменного согласия работника о возложении обязанностей не требуется. Если же компания имеет отдельного руководителя и он принимает решение о таком кадровом изменении, то в письменном виде он обязан сообщить об этом вышестоящему руководителю.

Сотрудник, который готовится к выполнению новых обязанностей, дает письменное согласие о том, что не имеет ничего против изменения должностной инструкции, издания приказа и заключения договора о материальной ответственности.

Обычно с этим не возникает затруднения, так как оплата труда такого работника увеличивается согласно ТК РФ.

Положение № 148 предусматривает несколько видов кассовых документов. Требования к их оформлению различны. Но один из реквизитов, который всегда есть в таких документах, – это подпись (подписи). В зависимости от вида кассового документа в качестве подписантов могут (или обязаны) выступать руководитель предприятия, главный бухгалтер, кассир или лица, уполномоченные на это руководителем предприятия. Рассмотрим практические вопросы и ситуации, касающиеся этой темы.

Общие положения

Можно ли заверять кассовые документы не собственноручной подписью, а при помощи факсимиле?

В Положении № 148 по этому поводу ничего не сказано. К сожалению, нет по этому поводу и официальных разъяснений госорганов. Поэтому мы считаем, что все кассовые документы должны заверяться личными подписями.

Справедливости ради отметим, что на тему заверения кассовых документов факсимильными подписями есть старое Письмо НБУ от 30.10.06 г. № 25-113/2453-11507 (издано в 2006 году), где анализируются различные нормативные документы и делается вывод, что при оформлении кассовых операций кассовые документы нужно заверять собственноручно.

Во избежание споров с контролирующими органами и в связи с опасностью непризнания кассовых документов с факсимильными подписями и как итог – применением штрафов рекомендуем вам оформлять кассовые документы только собственноручными подписями.

Кассовые документы подписывает директор

Документы на выдачу наличных должен подписывать директор (п. 26 Положения № 148).

На предприятии есть несколько руководителей: генеральный директор, исполнительный директор, директор по производству. Кто из них имеет право подписывать кассовые документы?

Эти моменты могут быть прописаны, прежде всего, в учредительных документах предприятия. Так, согласно ст. 88 ГК в уставе предприятия должны быть указаны органы управления и их компетенция. Аналогичная норма в отношении ООО содержится и в Законе № 2275 (ст. 11).

Также сведения о руководителе юрлица, который уполномочен действовать от имени этого юрлица на основании учредительных документов, содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (ч. 1 ст. 9 Закона № 755).

Кроме того, вопросы полномочий на подписание кассовых документов от имени руководителя предприятия обычно закрепляют во внутренних документах предприятия:

в приказе о порядке организации кассовых операций на предприятии (или аналогичном положении по предприятию, утвержденном руководителем предприятия);
должностных инструкциях работников предприятия.

Кто вправе расписываться на кассовых документах предприятия во время отсутствия руководителя (например, из-за болезни, командировки, отпуска).

О том, кто может подписывать кассовые документы (и не только кассовые), нужно позаботиться заблаговременно. Такие моменты могут быть прописаны во внутренних документах предприятия, например:

в положении о порядке ведения кассовых операций;
соответствующем приказе.

Формулировка в таких документах может быть следующей:

«На период временного отсутствия директора полномочия по подписанию кассовых документов за руководителя возлагается на исполнительного директора Петровиченко Геннадия Васильевича».

Разъяснения ГФС по этому вопросу можно найти в Письме от 04.03.16 г. № 4880/6/99-99-19-02-02-15.

Кассовые документы во время отсутствия руководителя (директора) подписывает другое лицо, уполномоченное на это соответствующим приказом по предприятию, – зам. директора. Чью фамилию нужно указывать возле подписи лица, которое расписалось за руководителя: директора или зам. директора?

В данном случае нужно указывать фамилию лица, которое поставило свою подпись на кассовом документе. Ведь лицо имело на это соответствующие полномочия.

Подпись главного бухгалтера на кассовых документах

Подпись главного бухгалтера требуется на таких кассовых документах, как приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер (п. 25, 26 Положения № 148).

На предприятии согласно штатному расписанию нет должности главного бухгалтера. Все функции главного бухгалтера выполняет бухгалтер. Может ли этот работник расписываться в кассовых документах в графе «Главный бухгалтер»?

Да, может, если эти обязанности предусмотрены функциональными обязанностями такого бухгалтера и у нее есть на это соответствующие полномочия. Ведь и в п. 25, и в п. 26 Положения № 148 в отношении подписей главного бухгалтера далее сказано: «либо лицо, уполномоченное руководителем». Таким образом, если руководитель должным образом уполномочил бухгалтера подписывать кассовые документы за главного бухгалтера (об этом есть соответствующий приказ, с которым бухгалтер ознакомлен под подпись), то такое вполне возможно.

Если же такие полномочия не были ничем предусмотрены, то эти моменты можно прописать в должностной инструкции такого работника и соответствующем приказе о предоставлении таких полномочий бухгалтеру.

Не забудьте, что с новой редакцией должностной инструкции работник должен быть ознакомлен под подпись.

И еще один важный нюанс: если раньше бухгалтер не выполнял такие обязанности, а теперь вы обязали его это делать, то это будет считаться изменением существенных условий труда работника. А согласно ст. 32 КЗоТ о таких изменениях работника нужно уведомить заблаговременно – не позднее чем за два месяца до даты изменений.

Обязанности главного бухгалтера на предприятии выполняет консалтинговая фирма на основании соответствующего договора на оказание бухгалтерских услуг. Кто в этом случае должен подписывать кассовые документы в графе «Главный бухгалтер»?

Эти моменты желательно прописать в договоре на оказание бухгалтерских услуг. Мы уже упоминали о том, что приходный и расходный кассовые ордера могут быть подписаны согласно Положению № 148 либо главным бухгалтером, либо лицом, уполномоченным на это руководителем. Законодательством не запрещено возлагать такие обязанности не на штатного работника, а на других лиц.

В нашем случае эти моменты будут прописаны в договоре с консалтинговой фирмой, а также во внутреннем приказе по предприятию, например, в приказе об организации бухгалтерского учета на предприятии или в положении о порядке ведения кассовых операций.

В договоре с консалтинговой фирмой можно прямо указать фамилию лица, которое будет подписывать документы за главного бухгалтера.

Во внутренних документах предприятия формулировка может быть следующей:

«Право подписи на кассовых документах ООО «Тайфун» за главного бухгалтера предоставляется представителю ООО «Консалтинг-групп» Медоносовой Валерии Тимуровне на основании договора на оказание консалтинговых услуг».

Важно! Кассовые ордера представитель консалтинговой фирмы должен подписывать во время оформления до передачи кассиру. Если такой возможности нет, то полномочия по подписанию кассовых документов за главного бухгалтера рекомендуем возложить на директора или другого работника предприятия. Ведь кассир при получении кассовых ордеров должен проверить наличие в них подписей, в том числе и главного бухгалтера (п. 34 Положения № 148). Если подписей нет, то кассир обязан вернуть кассовые ордера в бухгалтерию для правильного их оформления.

Подписи кассира на кассовых документах

Правила оформления кассовых документов предполагают заверения их подписью кассира. Но в некоторых случаях есть необходимость привлекать для подписания этих документов других лиц. Рассмотрим различные вопросы на эту тему.

Кассир временно отсутствует (в отпуске, болеет). Кто может подписывать кассовые документы вместо него?

На этот счет п. 45 Положения № 148 предусмотрено, что обязанности кассира можно возложить на другого работника на основании письменного приказа руководителя (например, на бухгалтера, главного бухгалтера и т. д.).

Обратите внимание: кассир – лицо материально ответственное. Поэтому с лицом, временно исполняющим обязанности кассира, тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности, как и с кассиром.

А формулировка в приказе о временном возложении обязанностей кассира на другое лицо может быть следующей:

«1. На период отпуска кассира Филиновой Маргариты Антоновны в период с 27.08.18 г. по 07.09.18 г. возложить обязанности кассира на бухгалтера Крапивину Татьяну Александровну с правом подписи на всех кассовых документах в графе «Кассир».

2. Управлению персонала заключить с Крапивиной Т. А. договор о полной материальной ответственности при выполнении обязанностей кассира.

3. Бухгалтерии произвести доплату Крапивиной Т. А. за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в соответствии с п. 7 Коллективного договора от 28.12.07 г. № 90/7/ 31-КД в размере 30 % должностного оклада кассира за период с 27.08.18 г. по 07.09.18 г.».

Обязательно ли производить доплату лицу, которое будет временно выполнять обязанности кассира?

В этом вопросе следует руководствоваться нормами ст. 105 КЗоТ, а также положениями коллективного договора предприятия и его внутренних документов (например, положением об оплате труда). Именно внутренние документы или колдоговор могут предусматривать размеры доплат за выполнение работником обязанностей временно отсутствующего работника.

Может ли обязанности кассира выполнять руководитель предприятия и, соответственно, подписывать кассовые документы за кассира, если в штате предприятия только один человек – директор этого предприятия?

Да, может. Согласно п. 45 Положения № 148 предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей возлагают на бухгалтера или другого работника, с которым заключают договор о полной материальной ответственности в соответствии с письменным распоряжением руководителя. На какого именно другого работника – данная норма не конкретизирует. По нашему мнению, такое возложение обязанностей на директора не противоречит ни законодательству, касающемуся кассовой дисциплины, ни трудовому законодательству. Аналогичного мнения придерживается и ГФС (см. ОИР, категория 109.15).

При оформлении кассовых документов директор должен расписываться и в графе «Руководитель», и в графе «Кассир».

Выводы

Основные подписанты кассовых документов – это директор, главный бухгалтер и кассир. Чтобы избежать ошибок при оформлении кассовых документов, а значит, уберечь себя от штрафов, нужно заранее продумать порядок оформления кассовых документов в ситуациях, когда эти лица временно отсутствуют (либо если та или иная должность вообще отсутствует в штатном расписании). Для этого руководитель предприятия должен назначить лиц, ответственных за подписание кассовых документов. Оформить такое назначение следует приказом либо соответствующим внутренним документом (например, положением о порядке осуществления кассовых операций).

Если вы недавно перешли на расчёты с ККТ, убедитесь, что знаете про порядок ведения кассовых операций. Рассказываем, что нужно учесть и как правильно проводить операции.

Порядок ведения кассовых операций в организации

Кассовые документы

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, или ПКО, и расходными кассовыми ордерами, или РКО (указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). По каждому ПКО и РКО нужно вносить записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранился и после перехода на онлайн-кассы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать:

приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002);
кассовая книга (код ОКУД 0310004).

Если выдаёте из кассы зарплату, применяется платёжная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчётно-платёжная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Ведение кассовой книги

Любая организация независимо от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом неважно, есть ли у обособленного подразделения расчётный счёт (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, который установил руководитель организации, передаёт в головное подразделение:

отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Деньги ОП отражаются в кассовой книге организации, только если оно сдаёт наличные в кассу организации по приходному кассовому ордеру.

Лимит остатка в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Если денег в кассе больше, предусмотрены штрафы: для организации — 40-50 тыс. рублей, для должностного лица — 4-5 тыс. рублей.

Это правило не распространяется на ИП и ООО — субъекты малого предпринимательства: они могут хранить в кассе любую сумму наличных. Формулы для расчёта лимита остатка приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Также лимит можно нарушить в выходные и нерабочие праздничные дни, если организация принимала наличные, а также в дни получения денег из банка для выдачи зарплаты.

Выдача и сдача разменной монеты

В кассе не должно быть остатка денег ни в начале рабочего дня, ни в конце. Это установлено нормативными актами, которые регулируют применение онлайн-касс. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдаёт кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает ФИО кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации есть старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдаёт старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учёта полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и действует при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, если нет старшего кассира, для выдачи разменной монеты по-прежнему достаточно расходного кассового ордера. А если старший кассир есть, нужно, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Возврат неиспользованной разменной монеты также нужно оформить отдельным ПКО, указав в качестве основания возврат размена.

Кассовые операции у ИП

Предприниматели тоже обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Но для них предусмотрен упрощённый порядок. Вот что можно не делать, если вы предприниматель:

не оформлять кассовые документы (ПКО, РКО) (пп. 4.1 п. 4 Указания Банка РФ N 3210-У);
не вести кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У);
не устанавливать лимит остатка наличных денег (п. 2 Указания № 3210-У).

Поступившую в кассу наличную выручку ИП могут расходовать на личные нужды (п. 1 Указания Банка РФ № 5348-У).

Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ

Унифицированные формы по ККТ

Раньше при расчётах через кассу организации использовали унифицированные формы первичной учётной документации КМ-1–КМ-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132):

Но постановление № 132 принято не в соответствии с законом 54-ФЗ, поэтому, по мнению чиновников, применять его необязательно (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, №03-11-11/61091 от 13.08.2019)

Так что организации, которые применяют онлайн-кассы по 54-ФЗ, не обязаны оформлять справки-отчёты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой кассе (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

Напомним, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (п.4.1 Указаний № 3210-У).

Фискальные документы

Фискальными документы — это чеки и отчёты, которые кассовая техника создаёт по установленным форматам (ст. 1.1 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):

отчёт о регистрации;
отчёт об изменении параметров регистрации;
отчёт об открытии смены;
кассовый чек (бланк строгой отчётности);
кассовый чек коррекции (бланк строгой отчётности коррекции);
отчёт о закрытии смены;
отчёт о закрытии фискального накопителя;
отчёт о текущем состоянии расчётов;
подтверждение оператора (это единственный документ, который формируется не на ККТ, а техсредствами ОФД).

Отдельно стоит сказать о продолжительности смены. По закону работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом расчётов с применением ККТ формируется отчёт об открытии смены, а по окончании расчётов — отчёт о закрытии смены.

При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчёта об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ). Это значит, что смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Можно открыть смену ККТ в один день, а закрыть на следующий день, но при условии, что общая продолжительность смены не превысит сутки. Других ограничений в 54-ФЗ нет, в том числе нет требований, что смену нужно закрывать в какое-то определённое время (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Как не нарушить лимит смены в 24 часа?

Кассовая программа Контур.Маркета предупреждает о скором завершении смены, расхождениях сумм и неотправленных чеках, чтобы вы могли избежать штрафов.

Отчёт о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчёт, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757). На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчёт о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчёте о закрытии смены в реквизите «Счётчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчёта о закрытии смены может формироваться несколько ПКО. Это зависит от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухучёте при оприходовании наличных в кассу организации:

полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
предоплата в счёт будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Не пропустите новые публикации

Самые важные статьи на почту раз в месяц

Фото Ольги Вирич, Кублог

Кассовые операции ведутся кассиром или другим работником (например, бухгалтером), на которого возложены соответствующие обязанности, или даже руководителем организации. Это предусмотрено п. 4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210. Если кассовые операции ведет руководитель, он же подписывает кассовые документы.

Чтобы проверяющие не сочли, что кассовые операции в организации ведет «неустановленное лицо», нужно корректно оформить факт передачи работнику соответствующих полномочий:

Заручиться согласием работника на ведение кассовых операций.
Если сотрудник не против взять на себя ведение кассовых операций, то нужно внести дополнения в трудовой договор. Если работник будет выполнять обязанности кассира в основное рабочее время, то нужно руководствоваться правилами совмещения профессий, закрепленными ст. 60.2 ТК РФ.
Издать распорядительный документ, например, приказ руководителя организации.
Заключить с работником договор о материальной ответственности.

Лимит остатка наличности в кассе

Особенно много вопросов возникает при ведении кассовых операций обособленных подразделений. Рассмотрим несколько практических ситуаций и дадим рекомендации, как лучше действовать.

Пример 1. В обособленном подразделении организации на конец рабочего дня остаются наличные денежные средства в рамках установленного лимита. Вся наличная выручка обособленного подразделения сдается в кассу головной организации. На следующее утро деньги из кассы выдаются на размен.

Если обязанность сдавать всю наличную выручку обособленного подразделения в кассу головной организации не установлена, а только закреплено право, то все законно. Правомерно оставлять наличность в обособленном подразделении организации (вне зависимости от того, где оно расположено) на конец рабочего дня в рамках установленных лимитов.

Обособленные подразделения, которые сдают выручку в банк на счет юридического лица, самостоятельно определяют лимит остатка денежных средств ( п. 2 Указания № 3210-У). Вопрос, кто должен утверждать приказом данный лимит: само подразделение или головная организация.

Пример 2. Налоговый орган по результатам проведенной проверки установил, что директор филиала организации приказом утвердил новый лимит остатка в кассе филиала. По мнению инспектора, лимит должен утверждаться приказом руководителя организации. Поэтому налоговый орган пришел к выводу, что лимит остатка в кассе филиала не установлен. Организацию привлекли к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ (оштрафовали).

Действия налогового органа правомерны. Руководитель филиала организации не вправе утверждать лимит остатка денежных средств в кассе своим приказом. Такой приказ должен подписать руководитель юридического лица.

Кассовые документы

руководитель, если нет бухгалтера или главного бухгалтера;
главный бухгалтер, бухгалтер или иное должностное лицо, например, кассир.

Обязанность хозяйственных обществ применять печать отменили, поэтому бухгалтеры задаются вопросом - ставить ли печать на первичных документах, квитанции к ПКО (форма № КО-1), кассовой книге (форма № КО-4), журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) и БСО.

С 7 апреля 2015 года АО и ООО вправе, но не обязаны иметь печать. Если общество решит иметь печать, этот факт фиксируется в уставе. Независимо от того, предусмотрено наличие печати уставом или нет, общество имеет право не ставить печать на первичных документах, квитанциях к приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), в кассовой книге (форма № КО-4), журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) и бланках строгой отчетности. Федеральное законодательство такой обязанности не предусматривает.

Если же использование печати предусмотрено не только уставом общества, но и бухгалтерской учетной политикой, то первичные документы заверять печатью нужно (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Случается, что кассир или бухгалтер, ведущий кассовые операции, не знают, как правильно ставить круглую печать на приходный кассовый ордер и квитанцию к нему. Например, некоторые уверены, что печать краешком должна захватить сам ордер, а основная ее часть должна располагаться на квитанции. На самом деле печать следует проставлять на квитанции к приходному кассовому ордеру (ПКО), без захвата самого ПКО. В случае разногласий в суд нужно представить квитанцию с подписями (с расшифровкой фамилии) и печатью (форма утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). Если подписи и печати нет, квитанция не имеет юридической силы, поскольку отсутствуют обязательные реквизиты документа. Такая позиция высказана, к примеру, в постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.10.2013 по делу № А66-686/2012.

Кассовая книга

Пример 3. Организация ведет кассовую книгу в электронном виде. После подписания в кассовой книге была выявлена ошибка.

Организация, которая ведет кассовую книгу в электронном виде, после ее подписания не вправе вносить исправления. Как разрешить ситуацию, Указание № 3210-У не разъясняет.

Что можно предложить? Если в книге обнаружилась ошибка, можно составить первичный учетный документ, по сути, бухгалтерскую справку. Ее форму должен утвердить руководитель организации. И в справке пояснить, какая именно ошибка содержится в кассовой книге. Документ должны подписать те же лица, что подписали кассовую книгу.

Если организация имеет обособленные подразделения, в которых осуществляются кассовые операции, то в каждом из таких обособленном подразделений должна вестись кассовая книга. Ее ведение только лишь в головном офисе является административным правонарушением (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Пример 4. После проверки двух обособленных подразделений организацию оштрафовали в общей сложности на 80 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП РФ. Причина была в том, что по обоим обособленным подразделениям организация не вела кассовые книги.

Действия налоговых органов не противоречат действующему законодательству. За отсутствие кассовой книги в обособленном подразделении организацию могут оштрафовать по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.04.2014 № 15АП-4779/2014). Административное наказание назначается за каждое совершенное правонарушение. В рассмотренной ситуации зафиксировано два правонарушения. Значит, штраф в размере 80 000 руб. применен обоснованно.

Кстати, предпринимателям разрешено не вести кассовую книгу, не выписывать расходный кассовый ордер при выдаче денег из кассы и приходный кассовый при приеме наличных денежных средств (абз. 2 подп. 4.1 и абз. 9 подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). В остальном как малые предприятия, так и предприниматели должны придерживаться действующего порядка ведения кассовыx операций в полном объеме.

Читайте также: