Кто работает в офисе пишет письма профессия
Опубликовано: 02.10.2024
Закупает канцелярские товары, ведет документацию, контролирует состояние техники, обеспечивая текущую работу офиса.
Офис-менеджер — это человек, который закупает канцелярские товары, ведет документацию, контролирует состояние техники, обеспечивая текущую работу офиса. Кстати, в 2021 году центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию. Он сам расскажет вам, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.
Краткое описание
На плечи этого сотрудника ложится большой объем работы, поэтому он является негласным хозяином офиса, а также выполняет функции помощника и делопроизводителя. В странах СНГ от специалиста редко требуют знание иностранных языков, а вот в крупных корпорациях и зарубежных компаниях этого специалиста могут обязать работать переводчиком.
Особенности профессии
Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:
- закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
- контроль за чистотой в офисе;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
- проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
- контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
- административно-хозяйственная работа;
- прием и регистрация почты, ее распределение;
- встреча гостей;
- прием звонков;
- организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
- работа с документами и другие.
Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.
Плюсы и минусы профессии
Плюсы:
- Не возникают сложности с трудоустройством.
- Работа секретаря — лучший выбор для студентов и выпускников, которые хотят получить опыт и запись в трудовой книге.
- Опытные специалисты в этой сфере получают высокую заработную плату.
- Работа несложная и достаточно интересная.
Минусы:
- Неопытный человек будет получать минимальную заработную плату.
- Высокая ответственность и много обязанностей.
- Начальство и коллектив часто винят секретаря во всех неприятностях, которые случаются во время рабочего процесса.
- Руководители могут загружать сотрудника личными просьбами. Поэтому специалист должен успевать выполнять основную работу и задания начальника, что не всегда легко.
Личные качества
Представители этой профессии должны сочетать в себе тактичность и ответственность, ведь именно они координируют работу всего офиса. Часто руководители выдвигают требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: естественный женский макияж аккуратная прическа, одежда и т. д.
- Коммуникабельность.
- Отличная память.
- Доброжелательность.
- Пунктуальность.
- Грамотность и обучаемость.
- Умение работать в коллективе.
- Неконфликтность.
- Задатки и руководителя, и организатора.
- Хорошее знание иностранного языка.
- Терпеливость.
- Понимание корпоративной этики.
Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.
Обучение на офис-менеджера
Эту профессию выбирают и студенты, и опытные профессионалы, что обусловлено большим количеством вакантных мест. Если специалист желаете получать более высокую зарплату, то должен пройти обучающий курс по специальности «офис-менеджер» или «делопроизводство».
К специалисту выдвигаются минимальные требования:
- безупречная грамотность;
- умение работать на ПК и с офисной техникой (принтер, факс и другая);
- приветствуется опыт работы.
Руководители отдают предпочтение специалистам, которые имеют гуманитарное образование — это журналисты, педагоги, архивные работники, филологи и другие.
На первый взгляд может показаться, что даже работа пишущего журналиста связана не с текстами, а больше — с поиском информации, общением с лидерами мнений. Нужно посещать профильные мероприятия, презентации и конференции, брать интервью.
С одной стороны, зачастую это и правда так. С другой, профессия журналиста достаточно гибкая, чтобы каждый мог выбрать подходящую себе специализацию. Новостные журналисты действительно большую часть времени ищут информацию, а тексты пишутся достаточно быстро. Однако если вы станете экспертом в какой-то теме (музыка, кино, IT, медицина и т. д.), вам с радостью будут заказывать сложные аналитические статьи, тематические колонки, обзоры, в которых вы вполне сможете раскрыть свой писательский талант. Можно также обратить внимание на репортажи: для создания эффекта присутствия необходимо отлично владеть словом.
В любом случае, для работы журналистом, помимо умения писать тексты, понадобятся навыки коммуникации, способность договариваться с людьми и быстро находить информацию, а также наблюдательность, точность и внимательность.
Где учат:
- факультет журналистики Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова,
- факультет международной журналистики Московского государственного института международных отношений (университет) МИД РФ,
- факультет коммуникаций, медиа и дизайна Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»,
- Институт массмедиа Российского государственного гуманитарного университета,
- Институт журналистики, коммуникаций и медиаобразования Московского педагогического государственного университета.
2. Переводчик
Несмотря на обилие современных средств, «живые» переводчики все еще высоко ценятся, особенно когда речь идет о редких языках. Для технических переводов в первую очередь будут важны точность и ясность текста, а в случае с публицистикой и, тем более, с художественными произведениями, потребуется чувство стиля, богатая лексика и писательские навыки. Помимо непосредственно текстов, вы также можете переводить фильмы, где тоже понадобится все вышеперечисленное.
Кроме владения русским языком необходимо отличное знание иностранного (лучше — не одного, а нескольких), усидчивость, умение соблюдать сроки. Вам нужно будет достаточно хорошо разбираться в теме в случае технических или публицистических переводов, знать творчество и стиль автора, если дело касается художественных текстов, или же уметь быстро находить необходимую информацию.
Где учат:
- Международный гуманитарно-лингвистический институт,
- Высшая школа перевода МГУ им. М.В. Ломоносова,
- Институт филологии и истории Российского государственного гуманитарного университета,
- факультет «Международная школа бизнеса и мировой экономики» Российского экономического университета имени Г.В. Плеханова.
3. Сценарист
Сценарное дело — достаточно широкая профессия. Вы можете писать сценарии как для кино (игрового или документального), так и для мультфильмов, сериалов, телепередач, рекламы, клипов и даже игр. У каждого из этих направлений есть свои особенности, но все сценарии так или иначе подчиняются законам драматургии, которые необходимо хорошо знать.
В сценарии меньше, чем в художественном тексте, имеет значение богатство и красота языка, зато на первый план выходит действие, четкие мотивы персонажей, отточенность диалога.
Несмотря на то, что «костяк» работы — это непосредственное написание текста, нужно понимать, что «кино» в широком смысле слова — творчество совместное, и, помимо своего видения, сценаристу придется обращать внимание на мнение продюсера, режиссера, актеров. Нужно быть готовым к тому, что сюжет может преобразиться до неузнаваемости.
Таким образом, чтобы стать сценаристом, помимо владения словом и знания законов драматургии нужно уметь услышать коллег, не бояться постоянного переделывания и переписывания текста, а также учиться доносить свою мысль и отстаивать точку зрения, когда это принципиально.
Где учат:
- Сценарно-киноведческий факультет Всероссийского государственного университета кинематографии имени С.А. Герасимова,
- Высшие курсы сценаристов и режиссеров,
- факультет журналистики и сценарного мастерства Гуманитарного института телевидения и радиовещания им. М.А. Литовчина,
- Московский государственный институт культуры.
4. Редактор
Под одним названием профессии «редактор» в действительности скрываются две не всегда пересекающиеся задачи. Часто здесь подразумевается литературный редактор: человек, который доводит до совершенства журналистские или писательские тексты, исправляет стилистические ошибки и неточности. Однако, как правило, это только часть (причем небольшая) работы. В книжном бизнесе литературный редактор может быть отдельным человеком, но и там, и, особенно, в СМИ в список его основных задач входит общение с авторами, составление плана, оценка текстов и их перспективности, распределение обязанностей, контроль сроков и качества выполнения работы, решение других организационных вопросов.
Чтобы стать хорошим редактором, необходимо быть начитанным, уметь быстро оценивать качество текста, находить и исправлять или указывать на его недостатки, иметь определенные лидерские качества и навыки коммуникации, а также навыки планирования своих и чужих действий на несколько шагов вперед.
Где учат:
- Московский издательско-полиграфический колледж им. Ивана Федорова, «Издательское дело»,
- филологический факультет Государственного института русского языка им. А.С. Пушкина,
- факультет гуманитарных наук Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»,
- филологический факультет Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова.
5. Писатель
Писатель — одна из самых привлекательных и при этом самых непростых профессий для тех, кто любит текст. С одной стороны, вам практически не нужно ни с кем договариваться — долго согласовывать и переделывать тексты. Писатель — сам себе хозяин: целыми днями пишешь, а затем отправляешь материалы редактору. С другой, основная сложность писательства как профессии заключается в том, что лишь небольшой процент пишущих людей способен не просто добиться того, чтобы их опубликовали (хотя и это непросто), но еще и достигнуть такой популярности и таких тиражей, чтобы с процента от них можно было жить. Гонорары начинающих авторов художественной литературы ниже, чем месячная зарплата промоутера, а книги часто пишутся не один год. Несколько лучше обстоят дела у авторов нон-фикшн, но и там не стоит ждать мгновенного успеха, большого заработка и миллионных тиражей.
В отличие от работы редактора и журналиста, особенность работы писателя заключается как раз в достаточно сильной изоляции. Подавляющее большинство работы — это сидение за компьютером, написание и переделывание текстов. Фактически единственный человек, с которым общается писатель, — это редактор. Да и то, большая часть коммуникации, как правило, проходит по электронной почте или по телефону.
При этом нужно понимать, что просто научиться быть писателем нельзя: хорошее произведение помогает создать только опыт — как профессиональный, так и жизненный. Также много значит умение этот опыт переработать и выразить в понятном другим людям увлекательном тексте.
Офис-менеджер — это фактический руководитель канцелярии и координатор всех офисных служб. Подчиняется непосредственно руководству фирмы и организует деятельность офиса по всем направлениям. Работа эта чрезвычайно разнообразная и касается как делопроизводства, так и хозяйственного, бытового обеспечения жизнедеятельности компании. Вполне логично, что опыт работы по этой специальности достоин подробного описания в резюме. Кратко обязанности офис-менеджера для резюме допустимо сформулировать так:
- делопроизводство;
- выполнение поручений руководителя;
- осуществление контроля за порядком и дисциплиной в офисе;
- обеспечение канцелярией, хозяйственными товарами;
- работа с письмами, регистрация корреспонденции, учет, подготовка документации;
- работа со звонками.
Приказ Минтруда России от 02.02.2018 № 49н Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвердил требования для офис-менеджеров:
- Группа занятий — административный и иной исполнительный среднетехнический персонал.
- Вид деятельности — административно-хозяйственная комплексная по обеспечению деятельности организации и по организации конференций и выставок.
- Требования к образованию и обучению — среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности).
- Обобщенная трудовая функция — организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий, обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда.
Профстандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику, в том числе, что конкретно необходимо смотреть в резюме кандидата на трудоустройство.
Особенности профессии
Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:
- закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
- контроль за чистотой в офисе;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
- проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
- контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
- административно-хозяйственная работа;
- прием и регистрация почты, ее распределение;
- встреча гостей;
- прием звонков;
- организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
- работа с документами и другие.
Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.
Место работы и заработная плата
Офис-менеджер необходим в любой компании, у которой есть офис, руководитель и хотя бы несколько сотрудников. В мелких организациях список обязанностей подобного специалиста значительно меньше, чем, например, в огромной корпорации. В большой компании офис-менеджеров может быть несколько, а каждый из них закреплен за своим отделом.
Выходит, что спрос на таких специалистов достаточно высокий и, возможно, будет еще расти. Но только вот перспективы карьерного продвижения практически нет. Особенно если, кроме офис-менеджемента, человек больше не владеет никакой профессией.
Ввиду того что обязанности не слишком сложные, конкуренция за одно рабочее место, по красней мере в России, достаточно высокая – 6 человек на вакансию. При этом зарплата по столичным меркам невысокая – 27 тысяч рублей.
В культурной столице – Питере – зарплата подобных работников ниже примерно на 5-7 тысяч, а конкуренция в разы выше. Чем дальше к периферии страны, тем меньше зарплата и больше претендентов на должность.
Прямые обязанности
Следующим пунктом в инструкции прописываются обязанности офис-менеджера.
Для резюме на соискательство вакансии часто претенденты выписывают в отдельную графу, какие обязанности они выполняли на предыдущей работе в офисе. Так работодатель получает больше информации о навыках претендента.
Какие пункты могут входить в непосредственные обязанности офис-менеджера?
- Курирование телефонных звонков. Сотрудник должен отвечать на поступающие звонки, в меру своих возможностей отвечать на вопросы оппонентов, а также информировать начальство об информации, которую просили передать.
- Курирование документации. Хранение и учет документов, контроль корреспонденции, оформление приказов и т.д. – это прямые обязанности офис-менеджера.
- Размножение документов. По особому поручению шефа сотрудник выполняет копировально-множительные работы.
- Оформление писем, запросов – т.е. ведение переписки с партнерами, клиентами или поставщиками по просьбе непосредственного начальника.
В обязанности офис-менеджера может входить еще как минимум шесть видов работ. Но в каждой компании нагрузка на специалистов этой категории определяется индивидуально.
Функции
Функциональные обязанности офис-менеджера для резюме сводятся:
- к организации деятельности канцелярии;
- работе с персоналом в части документационного взаимодействия;
- планированию мероприятий администрации, совещаний руководителей, приемов посетителей.
Образование и повышение квалификации
Ни одно высшее образовательное заведение не обучает профессии офис-менеджер. Пройти обучение и получить диплом или удостоверение о профессиональном обучении можно в бюджетных или частных учебных центрах, колледжах.
Профессия офис-менеджер очень востребована, её можно освоить на курсах повышения квалификации, имея другое базовое образование. У каждого работодателя свои требования к кандидату на эту должность.
В крупных компаниях, как правило, на этой должности хотят видеть специалиста только с высшим образованием, небольшие предприятия могут взять на эту должность работника со средним или средним специальным образованием.
Главное, на что обращает внимание любой работодатель – это опыт работы в данной должности, уровень владения компьютером, знание оргтехники и умение работать на ней, знание основ делопроизводства и архивного дела, знание иностранных языков.
Курсы Офис-менеджеров
МАЭО (Международная Академия Экспертизы и Оценки) (Дистанционно) На этом курсе можно получить профессию управляющего недвижимостью за 3 месяца и 10 000 руб.:
— Одна из самых доступных цен в России;
— Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца;
— Обучение в полностью дистанционном формате;
— Сертификат соответствия профстандарту стоимостью 10 000 руб. в подарок!
— Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.
Московский гуманитарный университет, МосГУ Маркетинг (Факультет экономики, управления и международных отношений).
Национальный исследовательский университет «МЭИ» Менеджмент (Инженерно-экономический институт НИУ «МЭИ»).
Институт бизнеса и дизайна Маркетинг (Факультет управления бизнесом).
Московский государственный университет пищевых производств Менеджмент (Институт управления и агробизнеса).
Московский технический университет связи и информатики Менеджмент (Северо-Кавказский филиал Московского технического университета связи и информатики).
Какими личностными качествами должен обладать офис-менеджер?
Так как работа офис-менеджера включает в себя достаточно широкий круг обязанностей, то первостепенное значение в профессиональной деятельности такого специалиста приобретают организаторские способности, исполнительность и коммуникабельность. Кроме того, офис-менеджер обязательно должен иметь такие личностные качества, как:
- дисциплинированность;
- пунктуальность;
- старательность;
- развитая память и внимание;
- стрессоустойчивость;
- чистоплотность;
- инициативность;
- умение работать в коллективе;
- доброжелательность;
- толерантность.
Также профессиональный офис-менеджер должен свободно владеть компьютером, ориентироваться в сети интернет и обладать грамотной речью. Причем желательно, чтобы он знал не только русский язык, но и, как минимум, один иностранный.
Общие положения должностной инструкции
Должностная офис-менеджера инструкция утверждается генеральным директором компании. В разных компаниях она может отличаться по некоторым пунктам, но в целом ее основные положения не меняются. С рабочей инструкцией необходимо ознакомляться еще до подписания трудового договора, чтобы потом не сетовать на то, что выполнять те или иные обязанности не входило в ваши планы.
В общих положениях может быть указано:
- кто ответственен за прием офис-менеджера на работу;
- кто вправе освободить его от должности;
- кому подчиняется работник;
- кто подчиняется офис-менеджеру;
- кто выполняет обязанности офисного менеджера в его отсутствие и т.д.
Как правило, офис-менеджеры подчиняются генеральному директору. В подчинении у администраторов офиса находятся курьеры, водители, уборщицы и т.д.
Также в общих положениях может уточняться, работника с каким уровнем квалификации можно принимать на описываемую должность.
Права
Общие обязанности офис-менеджера закреплены в Трудовом кодексе РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019). Менеджер обеспечивается правами и гарантиями, которые прописываются в должностной инструкции. В резюме такого специального раздела не существует, но кандидату необходимо понимать, что в зависимости от рода деятельности предприятия, его права могут отличаться. В общем руководитель административно-хозяйственной службы наделяется правами:
- вносить предложения по улучшению своей деятельности и представлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
- требовать соблюдения своих прав, обозначенных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для своего функционирования;
- принимать решения в рамках своей компетенции;
- получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения своих профессиональных функций.
Ответственность
Каждый менеджер обязан выполнять свою работу надлежащим образом, поэтому в должностной инструкции и трудовом договоре закреплены не только обязанности офис-менеджера, но и ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Работник отвечает за:
- нанесение материального ущерба фирме;
- сохранение конфиденциальности;
- невыполнение трудового распорядка, дисциплины, техники и противопожарной безопасности;
- грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
- действия вне своей компетенции.
Обязанности менеджмента — это перечень управленческих функций, которые должны соблюдать руководители компании в рамках своей трудовой деятельности. Список задач, соответствующих им прав, и ответственность, которая наступает, если сотрудник их игнорирует, установлены должностной инструкцией и зависят от уровня руководящей позиции.
Кто работает в офисах: список профессий
Работа в офисе предполагает выполнение обязанностей, связанных с кадровыми, управленческими и служебными функциями в подразделениях компаний, учреждений или предприятий.
В условное название «офисных профессий» обычно входят абсолютно разные специальности с единым условием, что их объединяет – это нахождение рабочих мест в административных офисах, как предприятий, так и организаций. Список профессий, помимо руководящих должностей, категории офисный сотрудник или работник предполагает выполнение служебных обязанностей:
- ассистента;
- помощника руководителя;
- секретаря;
- менеджера;
- оператора;
- документоведа;
- кадровика;
- архивариуса;
- бухгалтера.
Важно! Иногда офисные профессии обыватели с пренебрежением называют не иначе, как «офисным планктоном», однако от качества выполнения их работы полностью зависит успешность деятельности компании, предприятия и учреждения.
Офисные сотрудники обеспечивают эффективность работы всех структур предприятий или учреждений – они, как правило, являются «приводными ремнями» успешной деятельности компаний.
Профессии в офисах – это представители не только тех специальностей, кто осуществляет документооборот, отвечает за коммуникативные связи, собирает, формирует и анализирует информацию. Это, также и те, кто обеспечивает нормальные условия для работы офисов компаний, предприятий и организаций или так называемые технические работники.
Карьера
Представители рассматриваемой профессии постоянно обучаются, а получение новых знаний и опыта влечет за собой карьерный рост. Офис-менеджер может получить должность личного помощника руководителя, утроиться на работу в крупную международную компанию, где заработная плата на 100% процентов выше, чем в обычном офисе.
Преимущества профессии офис-менеджера
Преимущества профессии офис-менеджера можно перечислять очень и очень долго. И прежде всего это огромная востребованность подобных специалистов на современном рынке труда. При этом опытные и высококвалифицированные специалисты могут рассчитывать не только на быстрое трудоустройство в успешную компанию, но и на вполне высокий уровень доходов (зарплаты офис-менеджеров в России колеблются в пределах 25-55 тысяч рублей).
Еще одним несомненным преимуществом этой профессии можно считать то, что она не требует приобретения теоретических знаний в процессе длительного обучения в ВУЗах или техникумах. Все нюансы и особенности работы офис-менеджера легко приобретаются опытным путем (то есть, в процессе профессиональной деятельности).
Ну и самое главное, даже самые застенчивые и закомплексованные люди работая офис-менеджером будут чувствовать себя раскованно и уверенно в любом обществе. И все благодаря бесценному опыту построения интересного и продуктивного диалога с самыми разными людьми.
Недостатки профессии офис-менеджера
Говоря о недостатках профессии офис-менеджера, в первую очередь необходимо отметить утомительность трудового процесса. Дело в том, что работа этого специалиста практически всегда сопровождается огромным объемом организационных вопросов, большинство из которых нужно решать в срочном порядке, здесь и сейчас. А это частые стрессовые ситуации, нервное напряжение, физические нагрузки и постоянный контроль над собой и окружающими.
alt="Профессия - секретарь" />
Если честно, лично я думаю, что секретарь - хорошая профессия, но как и любая другая работа она должна быть по душе. Человек, работающий секретарем, должен понимать, что это и есть его призвание на всю оставшуюся жизнь. Иначе эта должность будет восприниматься им, как место, где можно "перекантоваться", набраться должного опыта для того чтобы просто пойти дальше. Конечно, немаловажным остается и отношение других сотрудников к профессии секретаря, которое также бывает разным.
В настоящее время представителей этой профессии называют по-разному: офис-менеджер, референт, помощник генерального директора, но лично мне кажется, что такое обилие наименований не изменяет первоначального значения слова, которое, если заглянуть в словарь, будет гласить:
1) Работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения (личный секретарь, секретарь-машинистка);
Поэтому теперь я всегда перечисляю в своем резюме список выполняемых в то время обязанностей следующим образом:
1) координирование работы офиса;
2) прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей;
3) ведение делопроизводства (подготовка проектов приказов по основной деятельности Общества, в том числе и по кадровым вопросам; подготовка деловых различных писем;
4) ведение протоколов еженедельных совещаний;
5) работа с входящей и исходящей документацией;
6) регистрация договоров по хозяйственной деятельности;
7) формирование дел;
8 ) подготовка командировок руководителя;
9) обеспечение офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями.
Иногда дополнительно на секретаря могут быть возложены обязанности по подготовке корпоративных мероприятий, написанию статей для корпоративной газеты и т.п. Более того, дополнительно (и иногда за отдельную плату) секретарю может будет поручена работа в порядке совмещения должностей. Например, он может также исполнять обязанности бухгалтера и выписывать первичные документы; или исполнять обязанности кадрового работника и вести учет персонала; или исполнять обязанности юриста и составлять договоры и другие документы юридического характера. Список можно продолжать до бесконечности, потому что сейчас фантазия Работодателя (в стремлении получить экономическую выгоду) не знает границ.
Все вышесказанное, по моему мнению, разве что за исключением совмещения нескольких должностей в одной, как нельзя кстати, отражает суть профессии секретаря, которую, к сожалению, не все сейчас понимают правильно.
Многие продолжают думать, что секретарь - это "девочка на побегушках", совмещающая в себе функции кофеварки, разносчицы блюд и курьера, кроме того, также выполняющая огромное количество дополнительных обязанностей, которые просто больше никто не хочет делать. Помимо этого она еще должна являться лицом Компании, а потому и выглядеть обязана на все 100%.
Какие шаги необходимо предпринять, чтобы сделать это?
В принципе, все очень просто. Нужно лишь, учитывая специфику деятельности Компании, отрегулировать свою работу и выстроить ее правильно.
Закрепление обязанностей в должностной инструкции
Раз уж мне довелось заниматься в том числе и кадровым учетом, я была одним из инициаторов запуска процесса по составлению должностных инструкций и позаботилась о том, чтобы моя инструкция была одобрена и введена в действие, как можно раньше.
По своему опыту могу сказать, что с помощью этого очень полезного документа можно легко отрегулировать обязанности и перестать делать то, чего в инструкции не изложено.
Но хочу предупредить, что "сбрасывать" с себя лишние обязанности нужно все равно постепенно и очень осторожно, при этом заручившись поддержкой непосредственного руководителя, потому что образовавшиеся "дыры" все равно придется кем-то заполнять, а никто не любит взваливать на себе больше, чем он до этого делал.
Кроме того, всегда могут найтись желающие оспорить первоначальную версию документа, который, как и любой другой может быть изменен по вполне объективным причинам, нужно лишь доказать это.
Обеспечение замены на время отсутствия (например, на время больничного или отпуска)
В моем понимании этот пункт является очень важным, потому что в крупной организации за время вынужденного отсутствия секретаря может скопиться очень большое количество документов. Кроме того, его отсутствие может повлиять также и на качественную работу фирмы в целом. Поэтому нужно обеспечить взаимозаменяемость этого сотрудника. Этот момент также лучше учесть при составлении должностной инструкции.
Нужно отметить, что никто особо не будет гореть желанием исполнять функции секретаря, а потому лучше оформить все приказом по Обществу, при этом было бы неплохо выбить некую прибавку к зарплате лицу, временно исполняющему обязанности. Если же этого сделать не получится, необходимо попробовать найти другой способ решения сложившейся проблемы. У нас (на первых порах) была принята система отгулов за ранее отработанное время.
График постоянных дел
Надо сказать, что до моего прихода в Компанию, почта отправлялась по требованию, иногда два раза в день, при этом не проходя предварительной регистрации. Канцтовары покупались также, т.е. по мере исчезновения, при чем расходовались тоже совершенно бесконтрольно. Поэтому, учитывая все выше сказанное, секретарь ходил за всем этим добром на своих двоих, а потом на своем горбе нес это все в офис. Кроме того, сотрудники офиса все время были недовольны постоянным отсутствием секретаря на рабочем месте (звонки в этом случае поступали прямо в отдел продаж и это никому не нравилось). Некоторые даже обвиняли секретаря в неумении организовать свой рабочий день.
Тогда мне пришлось, предварительно обосновав необходимость нововведений руководству и заручившись его поддержкой, довести до сведения сотрудников приказы:
- об еженедельной отправке и получении почты по определенным дням.
В последствие мною также была налажена безналичная оплата почтовых услуг (по авансовой книжке), что позволило избежать очередей при отправке корреспонденции.
- о закупке канцтоваров ежемесячно (по заявкам отделов).
Надо отметить, что мне даже удалось (пусть и со скрипом) приучить их эти заявки в указанные сроки подавать. Мне оставалось лишь сформировать общую заявку и, проведя мониторинг цен, заказать канцтовары в фирму, оказывающую такого рода услуги.
Надо сказать, что эти меры позволили мне высвободить большое количество времени, которое раньше растрачивалось попусту.
Список постоянных дел может быть у каждого секретаря свой и будет зависеть, например, от объема документооборота или же от каких-то других факторов.
Список дел на день
Мне также пришлось приучить себя составлять список дел на день: каждое утро я писала его, вычеркивая выполненные вчера пункты и добавляя новые, совмещая при этом приятное с полезным, то есть поглощая свою утреннюю порцию кофеина.
Можно, конечно, надеяться на свою память, что я и делала сначала, но рано или поздно неизбежно наступает такой момент, когда память отказывается принимать такое большое количество информации, а здесь как раз на помощь приходит старый друг - бумага, хотя делать это можно и любыми другими доступными способами, например, формировать файл в компьютере в формате excel, позволяющем копировать строки, или же писать заметки в специальной программе и "вывешивать" их на экран монитора.
Ранжирование дел по степени важности
Необходимо научится ранжировать дела по приоритетам и сначала выполнять наиболее важные из них. Таким же образом, можно исполнять поступающие от других сотрудников разовые поручения, уточняя предварительно конечный срок выполнения. Нужно понимать, что невозможно сделать все и сразу. Кроме того, необходимо научиться в мягкой форме объяснять это другим сотрудникам, чтобы у них не возникло ощущения того, что Вы попросту отлыниваете от исполнения своих прямых обязанностей.
Если говорить о сроках исполнения, то с такой проблемой мне пришлось столкнуться, когда генеральный директор попросила меня начать ведение учета копий. Пришлось искать путь решения сложившейся ситуации, и тогда мне пришла в голову идея разработать специальный бланк заявки на ксерокопирование. Сотрудники Компании немного поворчали на первых порах, но потом привыкли и стали заполнять новый для них документ по предложенному мной образцу.
В заключении хотелось бы сказать, что все это лишь часть того, что можно сказать о профессии секретаря. Лично я могу делиться опытом в этой сфере бесконечно, потому что она очень многогранна.
Главное, в моем понимании, осознавать, что секретарь (слово "секретарша" я не приемлю категорически и отучила сотрудников своей Компании так говорить не только о себе, но и о других) - это не "девочка на побегушках", в чьи обязанности помимо прочего входит также подношение кофе и чая, болтовня по телефону и боевой окрас ногтей. До тех пор пока Вы сами будете так думать, то и относится к Вам будут соответственно.
Лично я уверена, что позиция секретаря очень ответственная, и если Вы считаете, что нашли в этой профессии свое призвание, я желаю Вам удачи на пути к самосовершенствованию и росту, потому что, можете мне поверить, секретари тоже бывают разными. Опять же все зависит от отношения, главным образом к себе.
Для себя же я давно решила, что эту страницу своей книги жизни перелистнула навсегда, просто потому что это не мое призвание.
Послесловие
Начиная писать цикл историй о себе через призму освоенных профессий я преследую следующие цели:
Во-первых, поближе познакомиться с Вами, дорогие Джулианки, и рассказать о себе,
надеясь, что кому-то моя персона может быть интересна.
Во-вторых, мне хотелось бы попробовать поделиться своим опытом с таким же начинающим профессионалом, которым когда-то была я сама. Возможно, они будут ему полезны.
| BB-код для вставки: BB-код используется на форумах |
| HTML-код для вставки: HTML код используется в блогах, например LiveJournal |
Как это будет выглядеть?
/> Если честно, лично я думаю, что секретарь - хорошая профессия, но как и любая другая работа она должна быть по душе. Человек, работающий секретарем, должен понимать, что это и есть его призвание на всю оставшуюся жизнь. Иначе эта должность будет восприниматься им, как место, где можно "перекантоваться", набраться должного опыта для того чтобы просто пойти дальше. Конечно, немаловажным остается и отношение других сотрудников к профессии секретаря, которое также бывает разным.
Читать статью
Ссылка и анонс этого материала будут отправлены вашему другу по электронной почте.
Современный офис или приемную солидной компании сложно представить без секретаря. Этот специалист выполняет действия, поддерживающие стабильную работу организации. Во многих смыслах он становится связующим звеном между отделами предприятия, его работниками и их партнерами, внутренними и внешними службами. Чтобы получить такую должность не обязательно иметь высшее или среднее специальное образование. При этом в случае качественного выполнения обязанностей секретарь способен высоко подняться по карьерной лестнице.
Профессия секретарь
Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны. Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны. Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.
Специфика профессии
В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.
Важные личные качества
Представителю профессии на рабочем месте приходится много общаться, поэтому он должен быть коммуникабельным, обладать культурой речи. Желательно, чтобы у него не было речевых дефектов или особенностей произношения. Сотрудник в приемной должен выглядеть аккуратно и презентабельно. Также в перечне качеств, которые работодатели хотели бы видеть у такого работника: честность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, отсутствие вредных привычек.
Профессиональные знания
Современный секретарь обязательно должен отлично владеть компьютером и оргтехникой, знать основные виды ПО, которые пригодятся ему в работе. Если сотрудник будет выполнять обязанности делопроизводителя, он должен знать, как правильно оформлять и регистрировать документы, вести внутреннюю отчетность. В перечень знаний и умений входят: прием звонков по телефону и их переадресация, навыки быстрого поиска информации, получения и отправки корреспонденции. Все чаще в перечень базовых требований включают наличие высшего образования по любому профилю, владение хотя бы одним иностранным языком.
Виды секретарей
Самыми востребованными на рынке труда являются универсальные секретари, обладающие полным набором нужных профессиональных навыков. Они способны работать в любой компании, независимо от вида ее деятельности и предлагаемой должности. Таких сотрудников обычно приглашают в государственные учреждения, крупные холдинги или филиалы международных фирм.
Вообще, по неофициальной классификации существуют такие виды секретарей:
В отдельную группу выделяется судебный секретарь. Он работает в суде, закрепляясь за одним из судей. Сотрудник ведет протоколы судебных заседаний, отмечает явку участников процессов, рассылает повестки, печатает судебные акты, обрабатывает почту, выполняет распоряжения руководителя.
Плюсы и минусы профессии
У направления, помимо этого, еще масса преимуществ:
- представитель профессии в короткие сроки на практике получает массу новых знаний и навыков;
- работник находится у всех на виду, заводит связи, имеет возможность проявить себя;
- не обязательно иметь специальность. Можно параллельно получать высшее или профессиональное образование в интересующей области. К моменту выдачи диплома у секретарей уже есть опыт, благодаря чему они способны без проблем сменить должность на профильную;
- работа на позиции редко подразумевает тяжелый физический труд, но при этом она требует активности;
- выполнять обязанности обычно приходится в комфортном помещении. При правильном планировании рабочего дня у сотрудника нередко остается свободное время, когда можно отдохнуть;
- у представителей секретариата достойные зарплаты;
- такие сотрудники обычно заводят массу полезных знакомств и выгодных связей, что позволяет им развиваться в профессиональном плане;
- профессионалы и новички всегда востребованы. Профильные ресурсы обычно переполнены вакансиями на любой вкус.
Минусов у профессии нет, есть лишь ряд особенностей, которые надо учесть. Во-первых, такие сотрудники меньше востребованы на периферии, поэтому устроиться проще в большом городе. Во-вторых, их работа нередко связана со стрессом. На них могут срываться сотрудники или руководитель. Причем, не только за ошибки, но и просто так. Еще секретарю сложно добиться карьерного роста в небольшой компании. В таких организациях он обычно выполняет однотипную рутинную работу.
Образец должностной инструкции
Образец инструкции (стр. 2)
Образец инструкции (стр. 3)
Образование секретаря
Чтобы работать секретарем, достаточно иметь навыки владения компьютером, нужные личные качества и желание. Многие компании с удовольствием принимают молодежь без опыта работы, считая, что новичка проще научить, чем переучить. Всего за 1-2 года практики сотрудники набирают достаточно опыта для дальнейшего развития.
Где учиться
Если изначально хочется попасть в солидную компанию, стоит позаботиться об образовании. Это могут быть курсы секретарей, профессиональное училище или ВУЗ. В действующем уже много лет учебном центре при МИДе РФ проводится подготовка секретарей. Там новички учатся работать на компьютере, осваивают основы делопроизводства, деловой этики и этикета, посещают занятия по английскому языку.
Карьера
Карьерные перспективы секретаря зависят от его целей, способностей, желания учиться. При благоприятном стечении обстоятельств за пару лет работы даже при отсутствии образования можно набрать опыт, позволяющий устроиться в солидную фирму.
Полезные, активные секретари нередко переходят на позиции помощников менеджеров, а затем и сами занимают эти должности. В крупных организациях секретарь может стать начальником секретариата. Нередки случаи, когда такие сотрудники оказываются настолько полезны в команде, что их ставят на руководящие должности даже без профильного образования.
Образец резюме
Образец резюме (стр. 2)
Где работать секретарю
Секретари нужны практически во всех организациях со сложной структурой. Это может быть офис, агентство, государственное учреждение, финансовая организация. Практически каждый руководитель нуждается в секретаре или помощнике. Сегодня такие сотрудники набираются даже медицинскими центрами, крупными магазинами, шоурумами.
Зарплата секретаря
На старте карьеры секретари без опыта и специальных навыков получают от 15 тыс. рублей в регионах, от 20 тыс. рублей в крупных городах. В среднем зарплата сотрудника составляет 35-45 тыс. рублей. Помощники руководителей, переводчики, референты, начальники секретариата получают 60-80 тыс. рублей, но это не предел.
Зарплата на 30.04.2021
Россия
25000—65000 ₽
Москва
30000—65000 ₽
Заключение
Профессия секретаря переживает за последние десять лет новый виток популярности. Ее выбирают амбициозные и активные молодые люди, настроенные на развитие карьеры. Она подойдет и тем, кто пока не решил, чем заняться в будущем, хочет разобраться в себе.
Читайте также: