Референт это должность чем занимается

Опубликовано: 17.05.2024

В современных условиях референт - это непосредственный помощник руководителя, к которому предъявляются требования выполнять функции секретаря.

Референт (от лат. referens — сообщающий) по определению — это сотрудник, который готовит доклады руководителю, консультирует по определенным вопросам, дает рекомендации. Как правило, в организациях эта должность называется секретарь-референт. Кстати, в 2021 году центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию. Он сам расскажет вам, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.

Краткое описание

Референт — важная профессия в любой организации, ведь он обеспечивает четкую и налаженную работу руководителя, создаёт условия, при которых руководитель занимается важными делами, не отвлекаясь на мелкие проблемы, ставит приоритет в решении задач. Без референта работа руководства была бы менее эффективной. Референт экономит время руководителя, предоставляя ему краткий обзор важной корреспонденции, статей, книг, научных работ.

Специфика профессии

Работа референта заключается в обеспечении комфортной и бесперебойной деятельности своего шефа. В обязанности современных секретарей-референтов входит:

делопроизводство - составление, регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
планирование рабочего дня руководителя (учет намеченных встреч);
организация приема посетителей;
организация телефонных переговоров руководителя;;
сортировка корреспонденции;
подбор материалов и документов для ознакомления и изучения руководителем;
составление докладов;
прием документов на подпись;
прием и учет телефонных звонков, телефонные переговоры;
подготовка переговоров с партнерами фирмы;
ведение предварительных переговоров;
участие в подготовке заседаний и совещаний - сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация;
формирование дел в соответствии с утвержденными правилами, обеспечение их сохранности и сдача в архив;
работа с базами данных;
организация и координация связи между отделами;
приём и отправка факсов;
бронирование авиа и ж/д билетов, гостиничных номеров;
хозяйственные вопросы — обеспечение руководителя канцтоварами;
контроль за исправностью оргтехники.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

Работа секретарем-референтом дает бесценный опыт деловых контактов, необходимые и важные знакомства, связи, что в дальнейшем может пригодиться для собственной карьеры.
Ежедневное наблюдение за руководителем может многому научить: стилю руководства, умению принимать правильные решения, выстраивать отношения с партнерами и подчиненными.
Работа с документами дает отличную подготовительную базу для будущей карьеры юриста, экономиста, менеджера.
Профессия секретаря-референта востребована в организациях любых отраслей и форм собственности.

Минусы

К минусам можно отнести ненормированный рабочий день, работу в выходные дни, возможные командировки.
Работа в информационно-насыщенных условиях, в ситуациях стресса и спешки, общения с большим количеством людей требует особого склада характера.

Обучение на Референта

Учиться на секретаря-референта можно на курсах секретарей или переводчиков.

Курсы

Место работы

Офисы, фирмы, компании, организации, предприятия любого профиля и форм собственности (приемные руководителей, директоров, юристов, нотариусов).

Личные качества

устойчивость нервной системы;
самообладание;
ответственность;
дисциплинированность;
высокий уровень культуры в поведении, речи, одежде, ведь секретарь — лицо офиса;
коммуникабельность;
хорошая память;
надежность;
пунктуальность;
аккуратность;
находчивость;
исполнительность;
сосредоточенность внимания;
эмоционально-волевая устойчивость;
организаторские способности;
знание иностранного языка (желательно);
приятная презентабельная внешность;
знание основ психологии общения, этики и эстетики.

Карьера

Карьерный рост внутри компании, в которой работает секретарь-референт возможен путем перехода в другой отдел (параллельно с получением профильного образования, соответствующего отрасли организации).

Оплата труда

Зарплата секретаря-референта зависит от места работы, региона проживания, опыта работы, знания языков, объема выполняемых обязанностей.

Референт – относительно недавняя профессия. В советский и постсоветский период обязанности референта выполнял секретарь.

Со временем в развитых компаниях с обильной загруженностью начала формироваться новая специальность, которая заключается в консультировании клиентов и ознакомлении с общей информацией управляющего.

«Референт» на латыни звучит как «referents», что означает «ведающий», «сообщающий». Со временем специалист стал одним из первых помощников начальника, поэтому его должностные обязательства стали весьма-таки обширны. Рассмотрим основные:

сбор и предоставление необходимой документации;
организация, либо помощь в организации проведения собраний и презентаций;
выполнение частных поручений начальства;
работа на ресепшене (ответы на телефонные звонки и электронную почту, прием и консультирование посетителей);
командировочные поездки;
заказ билетов для поездок руководителя.

Это далеко не весь список. Может быть включена работа с почтой, закупка канцелярии в офис, организация корпоративных вечеров и экскурсий. Должностные обязанности референта зависят от деятельности самого руководителя.

Основные требования к должности

Почти во всех вакансиях говорится про наличие высшего образования и владение общением делового характера. Чтобы развивать себя в профессии референта можно освоить такие направления подготовки:

лингвистика;
государственное и муниципальное управление;
зарубежное регионоведение;
педагогическое образование по профилю английского, немецкого или французского языка;
фундаментальная и прикладная лингвистика;
педагогическое образование по профилю информатика и английский язык.

Также потребуются навыки работы с компьютером минимум на начальном уровне (работать с Word, Excel, осуществлять переписки в социальных сетях, уметь оперативно находить в интернете требуемую информацию).

В большинстве случаев предпочтение отдается сотрудникам с имеющимся опытом работы. Желательно от двух лет.

Запросы к личности сотрудника

Профессия имеет прежде всего социальную направленность поэтому кроме грамотного владения русским языком, референту стоит владеть коммуникабельностью и живой экспрессией в речи. Если компания имеет высокий статус, важную роль сыграет приятная внешность референта.

Часто данный сотрудник является промежуточным лицом между начальством и коллективом, поэтому специалисту необходимо обладать личностной уравновешенностью и умением сглаживать конфликты.

Учитывая, что референт – помощник начальника, немаловажную роль сыграют такие черты, как ответственность, пунктуальность, исполнительность.

Нередко приходится работать с большими объемами документации, частыми звонками. Это может привести к эмоциональному выгоранию и нервному срыву сотрудника. Чтобы работать в таком режиме нужна хорошая психологическая закалка.

Не лишним остается творческая инициатива и находчивость. Она сыграет ведущую роль в организации корпоративных вечеров и бизнес-идей.

Четко определить высоко оцениваемые личностные качества референта достаточно сложно. Все зависит от самой компании и специализации управляющего. Допустим, если компания ориентирована на туристическую деятельность, для референта будет не лишним знание хотя бы одного иностранного языка.

Кому подойдет профессия? Какие перспективы карьерного роста?

Главным образом специальность подойдет тем людям, которые собираются продолжать работать в офисной среде. Это отличная начальная площадка, чтобы практически закрепить коммуникативные, компьютерные навыки.

В зависимости от специализации компании можно закрепить знания иностранных языков. Множество успешных менеджеров начинали именно с этой специализации.

Достоинства и недостатки специальности

Среди главных плюсов – возможность завести новые связи и за время работы понять, кому можно доверять. Это может быть хорошим толчком для карьерного роста. Другая перспектива заключается в шансе обрести практические навыки ведения бизнеса за время работы с руководителем. Нередки случаи, когда после ухода с должности управляющий ставит на свое место референта.

Среди минусов – высокий риск перезагруженности. Работа эта зачастую ненормированная: приходится оставаться допоздна и выходить в выходной день. Кроме того, неожиданно могут назначить командировку. Такой режим вряд ли подойдет для человека с семьей. Потребуется значительная психологическая выдержка и высокой степени самообладание.

В число современных офисных профессий вошла одна, которая несколько расширяет привычную ранее и носящую название секретарь. Давайте рассмотрим более подробно, профессию референт кто это такой, какие функции выполняет и, что он должен знать и уметь.

Особенности профессии

Современный руководитель должен выполнять целую массу задач. А так как очень часто для этого нужно много времени и внимания, то на помощь ему приходит его помощник – референт.

Благодаря этому специалисту руководитель может выполнять несколько действий, в число которых входит:

наблюдение за работой сотрудников;
проведение переговоров с постоянными и возможными клиентами;
контроль за ведением учетной документации.

Именно по этой причине, референт выполняет обязанности правой руки директора. Причем очень часто бывает так, что обойтись без столь надежного помощника будет очень сложно. Даже в электронном ресурсе Википедия сказано, что совмещение секретарских и административных функций потребует от специалиста всестороннего развития и высокой степени коммуникабельности. Тем более, что ему приходится заниматься планированием рабочего времени и согласования дальнейших действий директора. А это предполагает умение быстро обрабатывать большие объемы информации.

Стоит сказать, что многие не всегда верно понимают, чем занимается референт, что должен знать и уметь, чтобы полностью соответствовать занимаемой должности.

Что должен знать и уметь специалист

Стоит сказать, что задач, которые должен уметь решать референт очень много. Особенно ценятся те, кто знает несколько языков, делопроизводством, ориентируется в действующем законодательстве. Только это позволяет специалисту быть востребованным на рынке труда.

Очень часто именно референт избавляет своего шефа от необходимости заниматься мелкими и не столь значительными делами, такими как составление речи или написание доклада, отчета. В результате директор может не отвлекаясь заниматься важными делами, требующими его особого внимания. Именно по этой причине, работа референта может совмещаться с секретарскими обязанностями, что только увеличивает нагрузку.

Стоит рассмотреть, что за профессия референт. И в этом нам поможет описание основных задач, которые стоят перед ним.

Они будут заключаться в следующем:

Занимается формированием личных дел и приказов, формирует архив. Должен знать и уметь решать различные организационные вопросы.

В результате такой специалист является универсальным работником, от которого может зависеть успешность и работоспособность всей организации. Ведь именно на референта возлагается организационная и координирующая работа по сохранению прямой связи между отделами организации. Например, оформление командировок, бронирование билетов и гостиничных номеров, составлении докладов. Возможно придется оказывать помощь для детей сотрудников.

Личностные качества специалиста

Естественно, что данная профессия имеет свои требования, соответствие которым поможет не только найти свое место, но и удержаться в ней. Прежде всего, это относится к личностным характеристикам.

Такой специалист должен быть:

внимательным;
аккуратным;
исполнительным;
дисциплинированным;
пунктуальным;
ответственным;
надежным.

Естественно, что растерянные люди, имеющие взрывной, эмоциональный и несдержанный характер просто надолго не задержатся. Кроме того, не помешает высокая стрессоустойчивость, что позволит выдерживать сложные и конфликтные ситуации, при этом с честью выходя из них победителем. Хорошо в этом поможет крепкая нервная система, а также устойчивая психика.

Очень часто в помощь референту, понадобится умение улыбаться в любых ситуациях, умение улаживать даже самые сложные конфликтные ситуации.

Как правило, обучение этой специальности не требуется, так как найти нужную специальность очень сложно. Однако такой человек должен постоянно учиться и самосовершенствоваться, чтобы соответствовать действующим требованиям.

Приветствуются люди, всесторонне развитые, имеющие специальность делопроизводство, юристы, психологи. Это поможет им не только самоорганизовываться, но и помогать другим настраиваться на рабочий лад.

Хороший специалист должен уметь быстро разобраться с направлением деятельности компании, познакомиться с коллегами и с людьми, с которыми ему придется контактировать во время работы. В этом поможет знание основ психологии и даже этикета. Именно по этой причине стоит внимательно изучить все существующие плюсы и минусы. И если плюс – хорошая зарплата и возможность завести полезные знакомства, то минусов будет значительно больше, ведь работа относится к разряду нервных и стрессовых.

Вывод

Итак, подытожим все вышесказанное. Референт кто это такой? Это очень важный сотрудник, без которого компания может ощутить сложности с организацией и координацией действий между руководителем и начальниками отделов.

Прочитав данную стать, написанную как для взрослых, так и для детей, можно определиться сможете вы или нет работать по этой специальности.

Начнем с того, что дадим четкое определение профессии референт. В википедии сказано, что это правая рука директора. Он помогает своему начальнику в четком планировании, согласовывает с ним дальнейшие действия и оперативно обрабатывает колоссальные объемы информации. Рассмотрим, чем занимается референт и какими способностями должен обладать человек, чтобы получить эту должность.

Основные особенности в профессии референт

Непрерывную деятельность босса обеспечивает именно референт. Он обязан сделать так, чтобы начальник не отвлекался на мелочи, а мог заняться главным. То есть на первом месте стоит комфорт. Иногда работа референта совмещается с секретарскими обязанностями.

Задачами референта являются:

разбор поступивших письменных уведомлений и последующее введение руководителя в курс дела;
ответы на телефонные звонки, их учет и проведение подготовки к телефонным переговорам начальника;
составление плана рабочего дня, при этом учитывая намеченные встречи;
участие в подготовительных переговорах, в том числе, с партнерами компании;
работа с факсами и документами, поступающими для подписания;
надзор за оргтехникой и решение хозяйственных вопросов.

Однако перечисленными задачами труд референта не ограничивается. Ни одно совещание не проходит без его вмешательства. Он собирает материалы, своевременно оповещает участников о времени и повестке дня, а также регистрирует их. Он также формирует дела с учетом утвержденных правил, обеспечивает их сохранность и сдает в архив.

Википедия подчеркивает, что в ведении референта находится огромное количество вопросов. Это универсальный специалист, способный решить практически любую проблему. Референт организует и координирует связи внутри отделов и между ними, занимается бронированием билетов и гостиничных номеров, составляет доклады. Складывается такое впечатление, что у референта десять рук, так много он успевает за рабочий день

Какие качества должны преобладать у референта

У этой профессии свои требования. Взрывные, эмоциональные, несдержанные люди в этой профессии не приживутся. Исходя из того, что зачастую приходится работать в стрессовых, форс-мажорных обстоятельствах, у референта должна быть крепкая нервная система и устойчивая психика. И как бы ни чувствовал себя референт, на лице его при общении с посетителями всегда должна быть улыбка — радушная и доброжелательная.

Хотя на обучение этой специальности не нужно несколько лет посещать институт, референт обязан быть всесторонне образованным человеком, разбираться в направлении деятельности компании, куда принят на работу, владеть основами психологии и отличаться высоким уровнем культуры — его речь, одежда и манеры не должны вызывать ни малейших нареканий.

От референта ожидается, что он будет:

внимательным;
аккуратным;
исполнительным;
дисциплинированным;
пунктуальным;
ответственным;
надежным.

Более того, желательно, чтобы референт отличался находчивостью и смекалкой, в противном случае велики шансы подставить руководителя, если, предположим, встреча с каким-либо человеком для него на данный момент нежелательна.

Необходима также отличная память. Благодаря ей референт сможет удерживать и сохранять много данных, а это эффективно отразится на работе.

Кроме того, этот специалист должен владеть английским языком. Отлично справляющийся со своими обязанностями референт может рассчитывать на подъем по карьерной лестнице.

Преимущества и недостатки профессии

Проработав даже какое-то время в качестве референта, человек может завязать нужные связи и деловые контакты. Приобретенный бесценный опыт может пригодиться, если возникнет намерение построить свой бизнес.

У этой специальности имеются свои плюсы и минусы, о которых нужно знать соискателям.

Пройдемся вначале по плюсам:

востребованность. Референту не придется слоняться в поисках работы, если докажет, что является хорошим специалистом;
возможности для саморазвития. Постоянная работа с документацией и людьми открывает радужные перспективы для реализации себя в экономике, менеджменте и юриспруденции;
возможность зарубежных командировок. Это обстоятельство некоторые расценивают как минус, но все-таки шанс прокатиться по зарубежью за счет фирмы можно отнести к достоинствам.

Среди недостатков выделяют ненормированный рабочий день.

В завершении коротко скажем референт кто это такой. В наше время — это сотрудник, являющийся необходимым условием для успешного развития бизнеса.

Мы надеемся, вам эта статья понравилась, вы узнали что это за профессия и в чем заключается работа этого специалиста.

ADD YOUR COMMENT

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Задай вопрос

Присоединяйся к нам

Мы рады приветствовать Вас на сайте для тех, кому все интересно, и кто хочет все знать. А так как все знать нереально, то добро пожаловать на сайт «Много вопросов»! Здесь на каждый ваш вопрос найдется информативный ответ, на каждое сомнение – авторитетное мнение. Размещенные здесь материалы – советы, информация, частные мнения – являются результатом правильно осмысленного личного опыта, профессиональным мнением специалистов или имеют под собой иную реальную почву. Вас интересует, как: Сварить правильно борщ; Отметить день первокурсника или золотую свадьбу; Определиться со своей профессией; Куда съездить в отпуск, и т.д. Поищите ответа у нас.

И пусть вас не смущает некоторая необычность или, напротив, банальность вашего вопроса. Если вам это интересно – вы имеете право узнать, что вам нужно. Если вам требуется совет – спросите его! И мы приложим все усилия, что бы вы не остались без ответа, а ваша проблема – без решения. Разумеется, вопросы типа «сколько лап у кошек?» наверняка останутся без ответа. Но любой актуальный и адекватный вопрос имеет информативный ответ на нашем сайте. Задав вопрос, ответ на который пока на сайте отсутствует, будьте готовы и сами приложить усилия к достижению своей цели.

Для молодых мам и продвинутых пользователей интернета, для тех, кто ищет заработок или напротив – способ правильно потратить заработанное, для пенсионеров и школьников, собаководов и поклонников дзен-буддизма… Наш сайт работает для всех, кто ищет и стремится. Интерфейс сайта рассчитан на легкое путешествие по страницам, найти нас несложно, запомните лишь слова «Много вопросов». Мы ждем вас!

Многие думают, что в профессии референт нет ничего сложного – знай себе готовь для начальника чай/кофе, отвечай на телефонные звонки и приветливо улыбайся посетителям. Однако обязанности референта намного шире, глубже и ответственнее. А вот в чем заключаются эти обязанности, и какими личностными качествами должен обладать референт, вы узнаете из данной статьи.

Ни один руководитель не сможет качественно организовать слаженную работу всего предприятия без помощи одного сотрудника, который является его "правой рукой". Речь идет о референте – специалисте, работа которого позволяет руководителю не отвлекаться на решение мелких проблем и сфокусировать свое внимание на решении глобальных задач.

По сути, референт выполняет функции секретаря (именно поэтому чаще всего эта профессия называется секретарь-референт). Должность референта может стать отличным стартом для карьеры, поскольку она дает возможность узнать множество нюансов, касающихся развития бизнеса, которые можно освоить только на практике. И, что не менее важно, в процессе своей работы референт неизбежно заводит много полезных знакомств, которые в дальнейшем могут оказать существенную помощь в организации собственного бизнеса или продвижении по карьерной лестнице.

Кто такой референт

Референт – это должностное лицо, отвечающий за создание благоприятных условий для максимально эффективной работы руководителя. Референт берет на себя решение текущих задач, готовит для ознакомления руководителя краткий обзор материалов вроде статей, научных публикаций и корреспонденции, готовит доклады, работает с базами данных, занимается делопроизводством и координирует связь между смежными отделами.

Основную суть профессиональных обязанностей референта передает само название профессии. Оно происходит от латинского referens, что переводится как сообщающий. Можно сказать, что данная должность существовала всегда: у всех руководящих лиц, будь то главы государств или руководители высшего/среднего звена, был помощник, выполнявший разного рода поручения.

В перечень обязанностей современного помощника руководителя, как правило, входят следующие задачи:

формирование расписания рабочего дня руководителя;
работа с корреспонденцией – регистрация, сортировка, составление;
организация/контроль запланированных встреч;
организация переговоров в телефонном режиме;
прием и учет звонков;
создание комфортных условий для приема посетителей;
организация переговоров с партнерами;
проведение предварительных переговоров;
подбор материалов для совещаний, оповещение участвующих лиц о том, где и когда пройдет заседание, их регистрация по прибытию;
составление докладов;
работа с базами данных;
работа с офисной техникой;
подготовка материалов и документации, с которыми должен ознакомиться руководитель;
сбор документов на подпись;
обеспечение связи с другими отделами компании;
формирование и обработка личных дел, их передача в архив;
контроль за состоянием офисной техники;
резервирование билетов и жилья для руководителя на время командировок;
обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями.

Другими словами, в обязанности референта входит все, что дает возможность создать для руководителя условия, позволяющие ему заниматься важными делами и не отвлекаться на мелочи и организационные моменты.

Какими личностными качествами должен обладать референт

Поскольку большая часть обязанностей референта так или иначе связана с общением, очень важно чтобы у него была отлично развита коммуникабельность. Хороший специалист должен быть приятным собеседником и уметь легко находить общий язык как с коллегами или потенциальными и состоявшимися партнерами, так и самыми разными посетителями.

От профессионализма референта во многом зависит работа руководителя, поэтому помощник начальника должен быть пунктуальным, дисциплинированным и порядочным человеком. Большим плюсом будет сообразительность и способность к нестандартному мышлению – хороший референт всегда найдет выход из непредвиденной ситуации и сможет найти наиболее оптимальное решение в экстремальных условиях.

Одним из главных требований к референту является наличие высокого уровня ответственности. Ведь от того, насколько качественно выполняет свои обязанности помощник начальника, зависит эффективность работы и репутация не только руководителя, но и всей компании в целом. Отметим, что работать под гнетом такой ответственности порой очень непросто.

Нельзя не упомянуть о самоотверженности референта, который в рабочее время – а иногда и внерабочее – должен отодвигать на задний план все личные интересы и полностью посвящать себя рабочим вопросам. Например, если референт хочет кушать, а в это время идут переговоры, то обед ему придется перенести на время, когда руководитель не будет нуждаться в его помощи.

Кроме того, невозможно себе представить правую руку руководителя без таких личностных качеств, как:

опрятность;
высокий уровень культуры в поведении и речи (как устной, так и письменной);
стрессоустойчивость;
организаторские способности;
аккуратность;
хорошая память;
самообладание;
исполнительность.

Преимущества профессии референт

Самое главное преимущество этой профессии – востребованность. Сегодня референты нужны практически в любых организациях, поэтому найти работу даже неопытному специалисту не составит особого труда. Если же референт обладает большим опытом работы и зарекомендовал себя только с положительной стороны, то он может претендовать на место с хорошей заработной платой (а размер зарплаты референтов по России колеблется в пределах 15-85 тысяч рублей).

Работая на должности личного секретаря руководителя можно в совершенстве овладеть искусством налаживания деловых контактов и обзавестись полезными знакомствами. При этом тесный контакт с человеком, который уже достиг вершин в карьере, позволяет многому у него научиться: умению выстраивать отношения с подчиненными, стилю руководства, ведению деловых переговоров и т.д.

Также нужно сказать, что постоянная работа с документацией дает возможность получить отличную подготовку в сфере менеджмента, юриспруденции и экономики.

Недостатки профессии референт

Так как работа референта неразрывно связана с высоким уровнем ответственности, ему приходится постоянно находиться в условиях сильнейшего психо-эмоционального давления, что может сильно изматывать нервную систему. Дополнительным стрессовым фактором является то, что чаще всего все задачи нужно выполнять в максимально сжатые сроки.

Рабочий день секретаря-референта достаточно часто бывает ненормированным – как правило, личный помощник находится в офисе то тех пор, пока руководитель не уедет домой. При этом ему иногда приходится выходить на работу в выходные/праздничные дни, и достаточно часто отправляться в командировки (как самостоятельно, так и в качестве сопровождающего лица).

В течение дня референту необходимо обрабатывать огромное количество информации, свободно оперировать ею и держать в уме много данных, что очень изматывает как физически, так и эмоционально.

Где можно получить профессию референт

Получить образование, позволяющее работать референтом, достаточно просто. Сегодня практически в каждом городе можно найти обучающие курсы, после которых выдается соответствующее свидетельство. Качество подготовки на таких курсах вполне приемлемое, так что трудоустроиться можно будет сразу по окончанию курсов.

Тем не менее, солидные компании, предлагающие не только высокий уровень оплаты, но и перспективы карьерного роста, предпочитают брать в штат претендентов с высшим образованием. К сожалению, направления подготовки, позволяющей получить профессию референт, в российских ВУЗах нет. Однако, поскольку работа помощника руководителя, как правило, связана с подготовкой договоров и ведением документации, можно выбрать один из экономических или юридических ВУЗов. Отличным стартом для успешного карьерного роста может стать обучение в таких ВУЗах, как:

Читайте также: