Руководитель строительной организации заявил что принимает работника на должность своего заместителя

Опубликовано: 30.06.2024

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Образец должностной инструкции директора по строительству

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция определяет полномочия директора по строительству. Он должен организовать строительные работы, рационально использовать денежные средства, выделенные на строительство, держа в приоритете обеспечение объекта необходимым техническим оборудованием. Строительство должно быть закончено в сроки и в соответствии соответствии утвержденными планами.
1.2. Директор по строительству должен обладать документами, подтверждающими, что он окончил высшее учебное заведение по технической специальности и проработал в данной сфере не менее пяти лет.
1.3. Название организации.
1.4. Перечень непосредственных руководителей директора по строительству с указанием ФИО и должностей.

2. Должностные обязанности

2.1. Директор по строительству разрабатывает планы по строительству и реконструкции объектов различного назначения (промышленные предприятия, жилые дома, культурные объекты и другое). Составление планов должно вытекать из необходимости обеспечения районов данными объектами и гарантированной быстрой окупаемости вложенных средств.
2.2. Занимается закупкой строительных материалов и технического оборудования, а также их транспортировкой к объекту.
2.3. Заключает договоры с компаниями подрядчиков, производителями необходимых материалов для реализации проекта, а также с фирмами, занимающимися перевозками.
2.4. Контролирует качество соблюдения условий договоров и в случае необходимости принимает меры, предусмотренные договором.
2.5. Обеспечивает строительную площадку материалами того качества и количества, которые указаны в документах.
2.6. Согласовывать план строительства и все подготовительные действия, включая закупку материалов и оборудования, с руководством.
2.7. Организация банковских операций между заказчиком и исполнителями, а также предоставление в банк всех необходимых документов по строительству.
2.8. Преждевременный расчет возможных дополнительных затрат, которые могут потребоваться в процессе реализации проекта.
2.9. Разработка точной последовательности действий на строительной площадке.
2.10. Контроль за качественным и своевременным выполнением строительных работ, соблюдением норм технической и пожарной безопасности, организация подачи нужной документации в различные инстанции, соблюдение действующих законов государства, а также охрана окружающей среды.
2.11. Сдача реализованного проекта и его введение в эксплуатацию.
2.12. Обращение к руководству с предложениями, способствующими сокращению суммы капиталовложений и сроков строительства.
2.13. Наем работников, внесение изменений в род их занятости с целью улучшения качества строительства.
2.14. Ведение учета и составление отчетов в ходе реализации строительного плана.

3. Права

3.1. Являться представителем предприятия.
3.2. Распределять выделенные средства на нужды реконструкции объекта или технического переоснащения.
3.3. Устанавливать сроки на предоставление документации по проекту.
3.4. Устанавливать сумму денежного резерва на непредвиденные затраты.
3.5. Платить работникам изначально оговоренную заработную плату в случае смены их задания.
3.6. Согласовывать с профсоюзными организациями и перечислять в них средства, которые будут выплачены в качестве премий отличившимся работникам.
3.7. Требовать от предприятия предоставления всех необходимых сведений для успешного выполнения плана.

4. Ответственность

4.1. Директор по строительству несет ответственность за качественное и своевременное исполнение обязанностей, представленных в данной инструкции.

Как пользоваться должностной инструкцией директора по строительству

Общие положения

В первом разделе будущему работнику предоставляется общая информация о профессиональных требованиях к нему и необходимых навыках. Здесь кратко описывается круг его деятельности и особенности должности. Обязательным пунктом являются требования к уровню образованности человека и наличию опыта работы. Должность директора по строительству является очень серьезной, так как от него зависит безопасность и качество построенных или отреставрированных зданий. Поэтому претендент на эту должность должен не только обладать дипломом о высшем техническом образовании, но и проработать по своей специальности минимум пять лет. Будет еще лучше, если человек работал в сфере строительства, так как здесь решающую роль играют опыт и выработанные навыки.

В этом разделе также дается такая организационная информация, как

название предприятия-работодателя,
ФИО и должность составителя данной должностной инструкции,
дата ее вступления в силу.

Здесь же указываются работники организации, которые являются начальством директора по строительству. Так как строительство охватывает множество правовых аспектов, то к инструкции будет приложен список официальных документов, указов и актов, с которыми потенциальный работник должен быть ознакомлен. Сюда относится конституция государства, документы, регулирующие правовую и строительную деятельность, правила ведения учетов и смет, правила составления отчетов, законы о технической, санитарной и пожарной безопасности, производственные нормы, а также законы об охране окружающей среды.

Должностные обязанности

Деятельность директора по строительству охватывает самые разные сферы деятельности, поэтому список его обязанностей достаточно длинный и разнообразный.

Прежде всего директор занимается разработкой планов строительства, реконструкции или технического переоснащения предприятия. Он может иметь дело с промышленными объектами, жилыми домами, культурными центрами района и т.д. Директор должен доказать необходимость и выгодность строительства объекта, ведь тот должен окупиться и как можно скорее. План должен быть разбит на конкретные шаги его реализации, чтобы работа была слаженной, организованной и закончилась если не раньше установленных сроков, то хотя бы смогла в них уложиться. Всегда нужно помнить о непредвиденных обстоятельствах и оставлять для них запас как временных, так и денежных средств.
Директор должен обеспечить строительную площадку всеми необходимыми ресурсами. С этой целью он должен своевременно заняться поиском компаний, производящих необходимые материалы и оборудование, организаций по транспортировке этих материалов и, конечно, бригадами работников. Со всеми ними должен быть заключен договор. В ходе реализации проекта директор должен наблюдать за качественным исполнением договоренностей и в случае их нарушений принять меры, установленные договором.
Директор имеет дело с множеством бумаг и документов. Каждый его шаг должен быть согласован с руководством и отмечен в отчетах. Строительные материалы и техника на стройке и в сметах точно совпадать. Он должен наблюдать за ходом строительства и не допускать нарушений действующих законов, прав и техник безопасности.
Одной из главных обязанностей директора является закончить строительство в соответствии с планами и сроками. Объект должен быть сдан заказчику и введен в использование.

Права

Так как директор занимается контролем строительства во всевозможных аспектах, он лучше всех знаком с особенностями проекта. Это дает ему немало прав. Например, он является лицом своего предприятия на всех уровнях, включая государственный. Также директор имеет право распоряжаться выделенными на строительство средствами так, как считает нужным. Это чрезвычайно ответственно и требует от директора полной уверенности в своих действиях. Он отвечает за покупку материалов, выплату заработной платы и премий рабочим. Премии выплачиваются в обмен случае, если работник способствовал более быстрой сдаче объекта. Также директор сам решает, каким образом распределять средства среди нужд строительства.

Ответственность

На директоре лежит огромная ответственность за качественное и своевременное исполнение своих обязанностей.

В крупных компаниях руководителю сложно уследить за всеми областями деятельности. В этом ему помогают заместители, каждый из которых курирует свое направление. Рассказываем, какую ответственность несет заместитель генерального директора за допущенные нарушения.

Дисциплинарная и материальная ответственность

Заместитель директора, с точки зрения ТК РФ, является обычным сотрудником. Поэтому за ненадлежащее выполнение должностных обязанностей он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Дисциплинарная ответственность делится на три «уровня» — замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ).

Общие условия для увольнения сотрудников указаны в ст. 81 ТК РФ. Для заместителя, наряду с руководителем, предусмотрены и два «специальных» основания (пп. 9 и 10 ст. 81 ТК РФ):

однократное грубое нарушение трудовых обязанностей;
принятие необоснованного решения, нанесшего организации ущерб.

Впрочем, в последнем случае увольнением дело не ограничится. С виновного работника организация может взыскать и сумму ущерба. Но материальная ответственность зам. директора в общем случае ограничена его среднемесячным заработком.

Совет 1C-WiseAdvice

Чтобы не возникало лишних споров, необходимо четко прописать функционал заместителя в его должностной инструкции.

Полная материальная ответственность заместителя руководителя организации может применяться, только если это прямо указано в трудовом договоре, или же «на общих основаниях» в ряде особых случаев, предусмотренных ст. 243 ТК РФ. Это могут быть, например, преступные действия, доказанные судом, или разглашение коммерческой тайны.

Гражданско-правовая и субсидиарная ответственность

Возможности привлечь рядового сотрудника к ответственности вне рамок ТК РФ у организации практически нет. «Рядовым» в этом смысле является и заместитель директора. Дело в том, что статья 53.1 ГК РФ предусматривает гражданско-правовую ответственность по убыткам организации только для тех лиц, которые определяют ее деятельность, т.е. руководителя и собственников.

Поэтому к заместителю директора эти положения могут относиться только в особых случаях:

если он является совладельцем бизнеса;
если он входит (входил) в коллегиальный исполнительный орган и голосовал за неправомерное решение.

Лица, влияющие на деятельность компании, могут нести обязанности по возмещению ее долгов в порядке субсидиарной ответственности.

Главным образом она применяется в рамках процедуры банкротства. Ответственность перед кредиторами компании несут те, кто признан судом контролирующими должника лицами (КДЛ).

В ст. 61.10 закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» упоминается, что к КДЛ может быть отнесен, в частности, финансовый директор или главный бухгалтер. Также суд может признать в качестве КДЛ и других лиц, не обязательно относящихся к руководству, если установлены факты их влияния на действия компании в конкретной ситуации.

Значит, все заместители руководителя тем более могут оказаться «под ударом», если доказана их вина в нарушении прав кредиторов. Но на практике в качестве КДЛ суды в основном рассматривают директора и собственников компании.

Административная и уголовная ответственность

Эти два вида ответственности применяются к должностным лицам, виновным в нарушениях закона.

Причем нарушение может быть одним и тем же, а применяемые санкции зависят от его масштаба.

Например

При неуплате налогов в общей сумме до 5 млн рублей за три года ответственное лицо будет оштрафовано по ст. 15.11 КоАП РФ на сумму до 20 тыс. рублей. Также возможна и дисквалификация на срок до 2 лет.

А если недоимка превысила порог в 5 млн рублей, то здесь уже работают статьи 199, 199.1 и 199.4 УК РФ. При отягчающих обстоятельствах (особо крупный размер или совершение группой лиц) штраф может достигать 500 тыс. рублей, а дисквалификация — 4 лет. И главное — за налоговые преступления предусмотрено лишение свободы на срок до 6 лет.

Чаще всего в подобных случаях наказывают директора. Но административное и уголовное законодательство определяет круг ответственных лиц существенно шире. Так, статья 2.4 КоАП РФ относит к должностным лицам не только руководителя, но и любого сотрудника, осуществляющего распорядительные функции.

Уголовное законодательство тоже содержит указание на то, что ответственным лицом, выполняющим управленческие функции, может быть не только директор.

Поэтому в отдельных случаях возможна административная и уголовная ответственность заместителя директора ООО. Например, если в обязанности заместителя директора входит контроль за исчислением налогов и подписание деклараций, то упомянутые выше санкции могут быть предъявлены именно к нему.

Ответственность заместителя, исполняющего обязанности директора

Если руководитель компании отсутствует (например, находится в командировке или в отпуске), то его обязанности обычно исполняет один из заместителей.

Директор не отвечает за нарушения, допущенные замом во время исполнения его обязанностей, но «разгребать» последствия ошибок подчиненного в дальнейшем придется именно руководителю.

Персональная ответственность ИО директора может быть применена по всем основаниям, рассмотренным выше. В данном случае он будет отвечать за свои действия так, как будто является руководителем.

Отличие возможно только в порядке применения материальной ответственности по ТК РФ. Дело в том, что неограниченная ответственность за ущерб по умолчанию применяется только к директору. Поэтому если в договоре с заместителем полная материальная ответственность не прописана, то он будет компенсировать убытки, полученные по его вине, только в пределах среднего заработка.

Этот пример показывает, как важно правильно оформить все документы, связанные с трудовыми отношениями. Скачав пример должностной инструкции для этой позиции и адаптировав его под себя, вы можете быть уверены в отсутствии неприятных сюрпризов в дальнейшем.

Важно!

Отсутствие должностной инструкции заместителя генерального директора (равно как и любого другого сотрудника) сильно затрудняет процедуру увольнения работника по причине неисполнения служебных обязанностей. Очень сложно доказать, какие именно обязанности заместитель главы компании не исполнил, если они не изложены на бумаге.

Споры с сотрудниками часто доходят до суда, привлекают ненужное внимание прокуратуры и трудовой инспекции. Конфликт с персоналом, «доросший» до суда, негативно влияет на репутацию компании.

Чтобы объективно оценить состояние кадрового документооборота в организации, необходимо провести кадровый аудит .

Например, эксперты нашей компании оценивают:

наличие обязательных кадровых документов и их соответствие требованиям законодательства;
корректность документов, обосновывающих выплаты сотрудникам;
корректность расчета среднего заработка;
уровень компетентности кадровиков.

Вывод

Заместитель директора помогает руководителю в управлении, взяв на себе отдельные участки работы компании.

Формально заместитель главы фирмы несет за свои действия практически такую же ответственность, как и директор. Но на практике отвечать за работу компании в основном приходится руководителю.

Иногда на документах можно увидеть подпись не руководителя компании, а исполняющего его обязанности, что в большинстве случаев именно так и обозначается: «и. о. директора» или «и. о. главного бухгалтера». Соответствует ли закону такая должность? Правомерно ли при подписании документов указывать «и. о.»? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете, прочитав статью.

Представим ситуацию, когда руководитель компании уволился, а замену ему еще не подыскали. Но ведь место руководителя не может пустовать – кто-то должен управлять компанией. Обычно в таком случае заместителя назначают исполняющим обязанности руководителя и этим ограничиваются. Но правильно ли это? Давайте разбираться.

Исполнение обязанностей отсутствующего работника

Статьей 60.2 ТК РФ предусмотрена возможность исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. Для этого работнику поручается выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Отметим, что сделать это можно только с письменного согласия работника.

Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Если же дополнительная работа такой же профессии (должности), можно осуществлять ее путем расширения зон обслуживания или увеличения объема работ.
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.

Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
Для поручения исполнения обязанностей отсутствующего работника необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором четко указать должностные обязанности, исполнять которые поручается работнику. Кроме этого, в соглашении нужно закрепить размер доплаты за исполнение обязанностей, срок и иные
условия, о которых стороны трудовых отношений договорились.

Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Конечно, в случае необходимости исполнения обязанностей отсутствующего работника можно руководствоваться не только названной статьей Трудового кодекса. Также можно применить:

ст. 72.2 и осуществить перевод. В этом случае работник освобождается от выполнения своих трудовых обязанностей и занимается только работой отсутствующего сотрудника. Срок перевода для замещения временно отсутствующего работника не ограничен. Если место, куда планируется перевести работника, вакантно, то перевод может быть осуществлен либо на временной основе (на срок не более года), либо на постоянной (если работодатель считает, что сотрудник справится с работой в новой должности). Отметим, что такой перевод возможен только с согласия работника;
ст. 72.1 и осуществить перемещение. Если работник перемещается на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, или ему поручается рабо-та на другом механизме или агрегате и это не влечет за собой изменения определенных сто-ронами условий трудового договора, согласие работника получать не требуется. При перемещении работодатель не вправе требовать от сотрудника исполнения трудовых обязанностей по двум должностям;
ст. 59 и заключить срочный трудовой договор для исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглаше-ниями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы. Если должность, по которой нужно исполнять обязанности, вакантна, можно заключить бессрочный трудовой договор, соблюдая требования разд. III «Трудовой договор» ТК РФ.

Да, нужно, и вот почему. Согласно Разъяснению временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего работника возлагается на другого работника приказом (распоряжением) по предприятию, учреждению или организации. Аналогичные требования содержатся и в Трудовом кодексе.

Должностная инструкция – это локальный нормативный правовой акт, определяющий функции (обязанности), права и ответственность работника, занимающего определенную должность. Если в нее включено условие о замещении руководителя, это
означает, что работник обязан замещать руководителя только тогда, когда последний уйдет в отпуск, отправится в командировку, заболеет или будет отсутствовать по иным причинам.

Чтобы условие об исполнении обязанностей руководителя начало действовать, необходимо издать приказ, в котором зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложения его обязанностей на конкретного работника, а также определить срок замещения и доплату за него.

Отметим, что заключать дополнительное соглашение к трудовому договору в данном случае не требуется.

Должны ли мы заключить с сотрудником, который не является штатным заместителем директора, дополнительное соглашение к трудовому договору о временном исполнении его обязанностей?

Да, должны, при этом необходимость составлять дополнительное соглашение не зависит от способа оформления временного исполнения обязанностей руководителя. Если работник не освобождается от своей работы, исполнение обязанностей можно поручить ему только с письменного согласия, заключив дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 60.2 ТК РФ). Если для исполнения обязанностей применяется временный перевод и работник освобождается от выполнения своей работы, также необходимо оформить дополнительное соглашение (ст. 72.2 ТК РФ). Отметим, что ни в том ни в другом случае запись в трудовую книжку не производится.

Имеет ли право исполняющий обязанности руководителя компании принимать и увольнять работников?

При назначении сотрудника исполняющим обязанности руководителя в дополнительном соглашении к трудовому договору обычно прописывают функции, которые он может осуществлять вместо руководителя. Таким образом, он может принимать и увольнять работников, если соглашением ему предоставлены соответствующие полномочия.

Каким образом исполняющему обязанности нужно подписывать документы? Правомерна ли следующая запись: «и. о. директора»?

Действительно, нередко в случае, когда в унифицированную форму приказа вписаны должность и фамилия директора, исполняющий обязанности перед наименованием должности пишет «и. о.» и ставит свою подпись. А иногда исполняющие обязанности перед подписью проставляют косую черту. Это в корне неверно.

На основании п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [2] в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Поскольку должности «исполняющий обязанности» не существует, работник, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя, подписывая документ, должен ставить ту должность, которую он занимает по штатному расписанию. Не стоит этого опасаться, ведь ему официально делегированы соответствующие полномочия (приказом, дополнительным соглашением, доверенностью).

На какой срок можно назначить исполняющего обязанности?

Нормативных документов, ограничивающих срок исполнения работником обязанности руководителя, нет, поэтому он может так работать столько времени, сколько необходимо работодателю.

Как назначить исполняющего обязанности директора, если директор неожиданно заболел и не может издать приказ о назначении исполняющего обязанности?

Наш руководитель собирается в длительную командировку. Исполняющим его обязанности хотим назначить начальника правового департамента. Можем ли мы передать ему только часть обязанностей директора? Как оформить такую передачу полномочий?

В большинстве случаев порядок замещения руководителя компании прописывается в уставе и условие о замещении руководителя включается в трудовой договор и должностную инструкцию работника, который будет исполнять обязанности руководителя во время его отсутствия. Если процедура замещения в уставе не прописана, издается отдельный приказ. В нем нужно указать, какие именно полномочия передаются, например право подписи финансовых документов, трудовых договоров, бухгалтерской отчетности, и срок, на который они передаются.

Для оформления исполнения обязанностей необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ. Кроме этого, на время отсутствия руководителя организации необходимо оформить доверенность с указанием переданных начальнику правового департамента полномочий.

Напомним, что в силу ст. 185 ГК РФ под доверенностью понимается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность выдается на срок не более трех лет, а если срок не указан, она действует в течение одного года с момента выдачи. Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время ее отменить.

Итак, если вы хотите, чтобы начальник правового департамента исполнял только часть функций руководителя, зафиксируйте их в приказе и дополнительном соглашении. В противном случае он будет выполнять те функции, которые определены для руководителя уставом организации и законодательством РФ.

[1] Применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу (ст. 423 ТК РФ).
[2] Введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Новая работа — всегда стресс, даже для руководителя. И если вы знаете часть команды, многое всё равно остаётся неизвестным и новым: нет чёткого понимания, как выстроены текущие бизнес-процессы, как налажено взаимодействие, какие у сотрудников были отношения с предыдущим руководителем и истинные причины его ухода.

Поделюсь простыми и важными шагами, которые помогут понять обстановку, в которой предстоит работать, и организовать рабочие процессы в новой команде.

Сергей Шульга

Ex-HRD ВКонтакте, бизнес-консультант

Шаг 1. Чётко обозначьте и согласуйте цели с начальством

Запросите полную информацию от вашего непосредственного руководителя: что действительно он хочет получить от вас и вашего отдела, в какие сроки и как будет измеряться результат.

Лучше это уточнить до первого рабочего дня, так как потом вас затянут другие процессы и текучка, — времени будет оставаться только на обед, и то не всегда. Не лишним будет узнать, почему ваш предшественник не выполнил свои задачи. Полученную информацию важно зафиксировать: в письме или чате.

Это нужно для прозрачности отношений и поставленных задач. Бывает, когда с руководителя на новом месте работы начинают спрашивать то, что не обсуждалось на собеседовании. Негатив с обеих сторон нарастает, что приводит к увольнению.

К сожалению, такие ситуации встречаются всё чаще.

Шаг 2. Познакомьтесь с командой

Это один из важнейших шагов, — ведь вы будете проводить большую часть дня с этими людьми.

На новом месте важно провести первую встречу с командой для знакомства. Если команда очень большая, состоящая из нескольких групп, то можно провести несколько встреч с разными группами.

Кратко расскажите о себе: как пришли к этой должности и какие ближайшие мероприятия ожидают сотрудников. По возможности проведите ещё и личные встречи с каждым членом команды: если структура большая, можно ограничиться руководителями и лидами небольших команд.

Узнайте у каждого сотрудника:

какие задачи решает;
что нравится и не нравится в текущей работе;
что нравилось и не нравилось в работе предыдущего руководителя;
какие проблемы видит в команде;
какие сложности видит в компании в целом;
чем интересно было бы заниматься в дальнейшем;
немного о себе: чем увлекается, чем интересуется вне работы.

Такие беседы помогут лучше понять каждого члена команды, их сильные и слабые стороны, — и то, какие задачи можно делегировать каждому из сотрудников.

Если такие встречи не проводить, то команда почувствует себя ненужной: будет ждать поручений сверху и выступать в роли рядовых исполнителей, что чревато снижением эффективности и в целом демотивацией команды.

Коллеги поделились кейсом: новый руководитель не уделил должного внимания знакомству с командой, — начал раздавать задачи на своё усмотрение. Упала эффективность и мотивация сотрудников. Большая часть команды просто уволилась.

Шаг 3. Познакомьтесь с руководителями других отделов

Разберитесь в структуре компании, — важно понять основные бизнес-процессы, которые будут происходить под вашим руководством или при вашем участии. Эту информацию компании обычно хранят на корпоративных порталах и других базах знаний. При этом изучение документов не даст такой глубокой картины, как личные встречи с руководителями других отделов. Благодаря таким встречам вы сможете проанализировать отношения между отделами, найти неформальные связи и понять общие цели.

Встречи можно и не проводить, но тогда есть риск, что вы не получите важную информацию, — а в будущем будет сложнее реализовывать совместные проекты.

Проводя такие встречи на моём прошлом месте работы в iConText Group, удалось на старте найти натянутые — и неочевидные на первый взгляд — отношения между командами, дублирование части процессов. Что помогло оперативно решить проблемы.

Шаг 4. Сформируйте стратегию

Итак, вы собрали необходимую информацию:

какие задачи стоят перед вашим отделом, приоритеты;
какая у вас команда, её возможности, зоны роста;
какие процессы в компании, взаимоотношения между другими отделами, проблемные зоны, как они соотносятся между собой.

Теперь из собранной информации можно сформировать стратегию вашего направления, выделив основные и глобальные задачи. Затем разделите их на цели и поэтапный план действий: что нужно сделать для достижения целей.

В этом шаге важно два этапа:

Защитить стратегию перед руководством. Получить одобрение на реализацию намеченного плана.
Защитить её перед своей командой. Показать общую картину происходящего, рассказать, почему необходимо реализовать эти задачи и куда они должны привести.

Так ваша команда почувствует причастность к общему делу, увидит зоны роста и понимание целей компании. Непонимание целей компании, общей стратегии и целесообразности задач демотивирует сотрудников.

КУРСЫ НЕТОЛОГИИ

Soft Skills

Узнать больше

Soft skills — это надпрофессиональные навыки, которые помогают любым специалистам в любой отрасли быть востребованными
Сможете прокачать навыки, чтобы быстро решать задачи, убедительно аргументировать свою позицию, грамотно выстраивать коммуникацию — без лишних эмоций и стресса 💪

Шаг 5. Создайте новую структуру отдела

На основе новой сформированной стратегии у вас и вашей команды есть детальный план с задачами. Вы должны понимать,какими ресурсами можно его реализовать и какова будет новая структура отдела:

какие задачи необходимо распределить между текущими сотрудниками;
кого из команды перевести на другую роль, если нужно назначить лидов команд (на основе их пожеланий и возможностей);
каких специалистов нужно ещё найти.

Тем самым вы перераспределяете нагрузку и даёте членам команды шанс проявить себя. Новые задачи и назначения вдохнут энергию в команду.

Если же вы распределяете задачи между командой на своё усмотрение, то есть риски, что перегрузите сотрудника или получите человека-оркестр. Такие сотрудники могут быстро перегореть и уйти.

Шаг 6. Организуйте регулярные встречи

Рекомендую два эффективных формата встреч: еженедельный статус команды и встречи один на один. Далее по ходу работы можете уже изменять, пробовать другие форматы, в зависимости от предпочтения команды и эффективности таких встреч.

Еженедельный статус

Раз в неделю проводите 30-минутную встречу с лидами команд, где каждый делится статусом по текущим задачам: что в работе, что сделано, что нет, что мешает в работе.

Отличный инструмент для того, чтобы все понимали общую картину задач по отделу и кто чем сейчас занимается.

Встречи один на один

Раз в две недели руководитель и сотрудник общаются один на один, где обсуждается всё, что накипело; какие задачи нравятся или нет, в каком направлении сотрудник хочет развиваться. Такие встречи помогают на старте выявить выгорание и вовремя среагировать.

К сожалению, новые руководители не всегда использую эти инструменты коммуникации с командой и, в результате, теряют ценных сотрудников. Кто-то начинает перегорать, кого-то может что-то не устраивать, а выяснить это не удавалось.

Шаг 7. Выберите единую систему управления задачами

Держать в голове или в почте все свои задачи и задачи команды — это сложно. Вы не сможете видеть детальную историю задачи, этапы реализации, трудозатраты и так далее. Эффективней для этого создать структуру и системность. Выберите систему управления задачами, где будет фиксироваться вся активность команды, ответственные, сроки.

Подобных систем большое множество: YouGile, Asana, Pyrus, Wrike GanttPro и многие другие. В этих сервисах очень удобно детализировать общую стратегию отдела и сделать декомпозицию по задачам с распределением по сотрудникам. Вы всегда сможете отслеживать прогресс по конкретным задачам, видеть новые комментарии и участие других людей, кто так же подключён к реализации задачи.

Так вы и вся команда сможете видеть весь процесс и зафиксированные договорённости, а также любые изменения по проектам или задачам. CRM-системы полезны при масштабировании задач и погружении новых сотрудников из других команд или отделов.

Курс

Soft Skills для руководителя

Узнать больше

Научитесь управлять командой и мотивировать подчинённых
Узнаете, как договариваться со своими подчинёнными и коллегами
Сможете проводить конструктивные встречи и оптимизировать их количество

Заключение

Конечно, рекомендаций для вхождения руководителя в должность на новом рабочем месте намного больше. Но для начала важно начать именно с описанных выше шагов и сделать на каждом их них упор, чтобы ваш первый месяц адаптации прошёл эффективно и максимально гладко, как для бизнеса, так и для новой команды.

Безусловно, часть задач не начнёт сразу решаться так, как вы это запланировали. Возможно недопонимание со стороны команды, срывание сроков, результат может быть не такой, как вы себе представляли, и многое другое, что сложно учесть на начальном этапе управления новой командой. Всё дело в человеческом факторе и новых взаимоотношениях. Вы присматриваетесь к команде так же, как и команда присматривается к вам, не забывайте это. Процесс будет налаживаться постепенно и нужно быть к этому готовым.

Важно помнить, что вы руководите целой командой, а не сотрудниками по отдельности. Формируйте профессиональную команду, развивайте управленческие навыки.

Дисциплинарная и материальная ответственность

Дисциплинарная ответственность делится на три «уровня» — замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ).

однократное грубое нарушение трудовых обязанностей;
принятие необоснованного решения, нанесшего организации ущерб.

Совет 1C-WiseAdvice

Гражданско-правовая и субсидиарная ответственность

Поэтому к заместителю директора эти положения могут относиться только в особых случаях:

если он является совладельцем бизнеса;
если он входит (входил) в коллегиальный исполнительный орган и голосовал за неправомерное решение.

Административная и уголовная ответственность

Эти два вида ответственности применяются к должностным лицам, виновным в нарушениях закона.

Причем нарушение может быть одним и тем же, а применяемые санкции зависят от его масштаба.

Например

Ответственность заместителя, исполняющего обязанности директора

Важно!

Например, эксперты нашей компании оценивают:

наличие обязательных кадровых документов и их соответствие требованиям законодательства;
корректность документов, обосновывающих выплаты сотрудникам;
корректность расчета среднего заработка;
уровень компетентности кадровиков.

Вывод

Заместитель директора помогает руководителю в управлении, взяв на себе отдельные участки работы компании.

Читайте также: