Связи между должностями и структурными подразделениями в проекте могут быть

Опубликовано: 16.05.2024

Под организационной структурой понимается совокупность элементов организации (должностей и структурных подразделений) и связей между ними. Связи между должностями и структурными подразделениями могут быть либо вертикальные (административно-функциональные), по которым протекают административные процессы принятия решений, и горизонтальные (технологические), по которым протекают процессы выполнения работ.

Выбор, анализ и создание организационной структуры является с одной стороны очень сложной, ответственной, а с другой стороны – междисциплинарной, слабо структурируемой и формализуемой деятельностью. Вместе с тем, несмотря на неопределённый характер этой деятельности, можно выделить несколько общих принципов построения организационных структур управления проектами, а именно:

· соответствие организационной структуры системе взаимоотношений участников проекта;

· соответствие организационной структуры содержанию проекта;

· соответствие организационной структуры требованиям внешнего окружения.

Функциональная организационная структура.

Предполагает специализацию выполнения отдельных функций управления. Для осуществления этих функций выделяются специальные подразделения (либо отдельные функциональные исполнители). Функциональная организация управления базируется на горизонтальном разделении управленческого труда, предполагающем деление большого объема работы на части.

Выполнение указаний каждого функционального органа в пределах его компетенции обязательно для производственных подразделений. Решения по общим вопросам принимаются коллегиально. Функциональная специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность, так как вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться в выполнении всех функций, появляется штаб высококвалифицированных специалистов.

Структура нацелена на выполнение постоянно повторяющихся рутинных задач, не требующих оперативного принятия решений. Используются в управлении организациями с массовым или крупносерийным типом производства, а также при хозяйственном механизме затратного типа, когда производство наименее восприимчиво к НТП.

Проектная организационная структура

проектные структуры это структурные образования, которые призваны в условиях ограничений по затратам, срокам и качеству работ решить поставленную задачу (проект). Строго говоря, специальные проектные структуры управления применимы к крупномасштабным проектам. В этом случае используются специальные проектные структуры управления (проектный офис), который создается на время реализации проекта. На верхнем уровне управления осуществляются централизованные функции (например, учет, маркетинг, стратегическое планирование и т.д.), все задачи, прямо связанные с выполнением проекта решаются на уровне проектного офиса. В состав временных групп включают необходимых специалистов: инженеров, бухгалтеров, руководителей производства, исследователей, а также специалистов по управлению.

Матричная организационная структура

В матричной организации члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно. Руководитель проекта обладает так называемыми проектными полномочиями. Эти полномочия могут варьироваться от почти всеобъемлющей линейной власти над всеми деталями проекта до практически чистых штабных полномочий.

Департаментизация на основе матричного подхода из всех имеющихся в практике является наиболее сложной для практической реализации. Однако при определенных обстоятельствах она может быть очень эффективной. Так, например, к матричной департаментизации обращаются тогда, когда требуется сложная система реакций на воздействие факторов внешней среды.

Смешанная организационная структура

В определенной степени недостатки линейных и функциональных организационных структур уменьшаются в смешанных линейно-функциональных структурах управления, предусматривающих функциональное разделение управленческого труда в подразделениях разных уровней и сочетание линейного и функционального принципов управления. В этом случае функциональные подразделения могут проводить свои решения либо через линейных руководителей, либо в пределах специальных полномочий.

В основе линейно-штабной структуры управления лежит линейная структура, но при линейных руководителях создаются специальные подразделения, специализированные на выполнении определенных управленческих функций.

Эти службы не обладают правом принятия решений, а лишь обеспечивают силами своих специалистов более квалифицированное выполнение линейным руководителем его обязанностей.

Деятельность функциональных специалистов в этих условиях сводится к поискам наиболее рациональных вариантов решения задач. Линейный руководитель принимает окончательное решение и передает его подчиненным для исполнения.

Структура управления этого типа предполагает сохранение принципа единоначалия.

Важной задачей линейных руководителей становятся координация действий функциональных служб и направление их в русло общих интересов организации.

В нештабной линейно-функциональной структуре функциональные подразделения могут сами отдавать распоряжения нижестоящим звеньям, но только по кругу вопросов, определяемому их функциональной специализацией.

Вопрос 13. Стандарты и нормы. Стандарты и нормы, как основа взаимодействия участников проекта. Примеры действующих стандартов в УП.

Стандарт - это образец, эталон, модель, принимаемая за исходные для сопоставления с ним других подобных объектов.

Стандарт разрабатывается на материальные предметы, нормы, правила и требования различного характера. При стандартизации используются различные методы:

· нормирование (установление нормы на числовое значение стандартизируемого параметра);

· параметрирование (установление последовательного ряда числовых значений параметра);

· унификация (установление объектов одинакового назначения и использование в целях достижения экономии, обеспечение взаимозаменяемости);

· типизация (разработка типовых решений);

· агрегирование (создание разнообразных объектов путем компоновки из ограниченного количества стандартных элементов).

Перечисленные методы позволяют осуществлять стандартизацию от простых объектов до сложных систем.

Основные задачи стандартизации:

1) установление требований к техническому уровню и качеству продукции, сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, а также норм, требований и методов в области проектирования и производства продукции, позволяющих обеспечить оптимальное качество и ликвидировать нерациональное многообразие видов, марок и типоразмеров;

2) развитие унификации и агрегирование промышленной продукции как важнейшее условие специализации производства комплексной механизации и автоматизации производственных процессов, повышение уровня взаимозаменяемости, эффективности эксплуатации и ремонта изделий;

3) обеспечение единства и достоверности измерений в стране, создание и совершенствование государственных эталонов единиц физических величин;

4) установление унифицированных систем документации и кодирования технико-экономической информации;

5) установление единых терминов и обозначений в важнейших областях науки, техники и народного хозяйства;

6) установление системы стандартов безопасности труда, систем стандартов в области охраны природы и улучшения использования природных ресурсов;

7) создание благоприятных условий для внешне - торговых, культурных и научно-технических связей.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

· безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

· технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

· качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии;

· экономии всех видов ресурсов;

· безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

· обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

К нормативным документам, действующим на территории РФ, относятся государственные стандарты РФ, международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической информации, стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарт научно - технических, инженерных и других общественных объединений.

Нормативные документы по стандартизации делятся на следующие разновидности: государственные стандарты; отраслевые стандарты; стандарты научно-технических и инженерных объединений; технические условия; стандарты предприятий.

Государственные стандарты разрабатываются на организационно - методические и общетехнические объекты, а именно:

1) организацию проведения работ по стандартизации, научно-техническую терминологию, классификацию и кодирование технико-экономической информации, техническую документацию, информационные технологии, организацию метрологических работ, достоверные справочные данные о свойствах материалов и веществ;

2) продукцию общемашиностроительного применения;

3) составляющие элементы народнохозяйственных объектов государственного значения (транспорт, связь, энергосистему и др.);

4) продукцию межотраслевого назначения;

5) продукцию для населения и народного хозяйства;

6) методы испытаний.

Государственные стандарты содержат обязательные и рекомендационные требования.

К обязательным относятся:

1) требования, обеспечивающие безопасность продукции для жизни, здоровья и имущества граждан, ее совместимость и взаимозаменяемость, охрану окружающей среды, и требования к методам испытаний этих показателей;

2) требования техники безопасности и гигиены труда со ссылками на соответствующие санитарные нормы и правила;

3) метрологические нормы, правила, требования и положения, которые обеспечивают достоверность и точность измерений;

4) положения, которые обеспечивают техническую совместимость во время разработки, изготовления, эксплуатации продукции.

Стандарты научно-технических и инженерных объединений разрабатываются в случае необходимости расширения результатов фундаментальных исследований в сфере профессиональных интересов. Эти стандарты могут использоваться на основе добровольной договоренности

Технические условия и стандарты предприятий содержат требования, которые регулируют отношения между поставщиком (разработчиком, производителем) и потребителем (заказчиком) продукции.

Внутренний стандарт по управлению проектами необходим, прежде всего, для того, чтобы весь персонал организации одинаково понимал основные принципы и идеи системы управления проектами. Стандарт является основополагающим документом, описывающим процессы управления в организации. Он определяет схему взаимодействия руководителя проекта с другими функциональными подразделениями в структуре организации.

Проект уникален, поэтому внутренние стандарты не стереотипны. Отдельные аспекты Управления проектом регулируются международными стандартами. Так, основными международными стандартами по менеджменту качества и управлению конфигурацией в проектах являются ISO 9000:2000, 10005, 10006, 10007 и другие, которые в ряде стран приняты и в виде национальных стандартов.

В области управления системами также используется ряд международных стандартов, которые определяют нормы и правила по управлению процессами в проектах технических систем, процессами жизненного цикла системы, проектирования и т. п. Примеры таких стандартов: ISO/IEC 12207, InformationTechnology - SoftwareLifeCycleProcesses (1995); ISO/IEC TR 15271, InformationTechnology - Guidefor ISO/IEC 12207 (1998); ISO/IEC 15288 CD2, LifeCycleManagement - SystemLifeCycleProcesses (2000) и др.

Организационная структура формируется в зависимости от целей деятельности предприятия и необходимых для этого подразделений. Именно подразделения осуществляют функции, которые составляют бизнес-процессы предприятия.

Что такое организационная структура предприятия?

Говоря об организационной структуре, мы имеем в виду концептуальную схему, вокруг которой организуется группа людей, основу, на которой держатся все функции. Организационная структура предприятия — это, по сути, руководство для пользования, которое объясняет, как организация выстроена и как она работает. Если говорить конкретнее, то организационная структура описывает, как в компании принимаются решения и кто является ее лидером.

Почему необходимо разрабатывать организационную структуру предприятия?

Организационная структура дает четкое понимание того, в каком направлении движется компания. Ясная структура — это инструмент, с помощью которого можно придерживаться порядка в принятии решений и преодолевать различные разногласия.
Организационная структура связывает участников. Благодаря ей люди, присоединяющиеся к группе, имеют отличительные черты. В то же время и сама группа обладает определенными особенностями.
Организационная структура формируется неизбежно. Любая организация по определению подразумевает какую-то структуру.

Элементы организационной структуры

Организационная структура любой организации будет зависеть от того, кто является ее участниками, какие задачи она решает и как далеко организация зашла в своем развитии.

Независимо от того, какую организационную структуру вы выбираете, три элемента всегда будут присутствовать в ней.

Управление

Конкретный человек или группа людей, которые принимают решения в организации.

Правила, по которым работает организация

Многие из этих правил могут быть заявлены явно, в то время как другие могут быть скрытыми, но при этом не менее обязательными для исполнения.

Распределение труда

Распределение труда может быть формальным или неформальным, временным или постоянным, но в каждой организации непременно будет определенный тип распределения труда.

Традиционные организационные структуры

Эти структуры основаны на функциональном подразделении и отделах. Они характеризуются тем, что на верхнем уровне сосредоточены полномочия стратегических и оперативных задач.

Существует несколько типов традиционных структур.

Линейная организационная структура

Самая простая структура из всех существующих. Характеризуется наличием определенной цепи инстанций. Решения спускаются сверху вниз. Этот вид структуры подходит для маленьких организаций вроде небольших бухгалтерских фирм и адвокатских контор. Линейная структура позволяет легко принимать решения.

Самый простой вид организационной структуры.
В результате жесткого управления формируется жесткая дисциплина.
Быстрые решения приводят к быстрым и эффективным действиям.
В структурах власти и ответственности существует ясность.
Поскольку контроль лежит на одном начальнике, в ряде случаев он может проявлять гибкость.
Есть хорошие перспективы карьерного роста у людей, которые выполняют работу качественно.

Есть возможности оказывать влияние на начальника отдела.
Постоянная проблема — отсутствие специализации.
Начальник отдела может быть перегружен работой.
Коммуникации осуществляются только сверху вниз.
Начальник, обладающий властью, может неправильно использовать ее для своей выгоды.
Решения принимаются одним человеком.

Линейно-штабная организация

Такая структура характеризуется наличием линейных руководителей и подразделений, которые по факту не имеют права принятия решений. Главная их задача — оказывать помощь линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления. Процесс принятия решений в такой структуре медленнее.

Позволяет сотрудникам быстро выполнять задачи.
Помогает сотрудникам брать на себя ответственные функции и специализироваться на конкретных функциях.
Помогает линейным руководителям сконцентрироваться на определенных задачах.
При организационных изменениях минимален риск возникновения сопротивления.
Сотрудники чувствуют, что их вклад оценен.

Среди сотрудников может возникать путаница.
У сотрудников недостаточно знаний, чтобы ориентироваться на результат.
Слишком много уровней иерархии.
Сотрудники могут расходиться во мнениях, что замедляет работу.
Более дорогостоящая структура, чем простая линейная организация, из-за наличия начальников подразделений.
Решения могут приниматься слишком долго.

Функциональная структура

Этот вид организационной структуры классифицирует людей согласно функции, которую они выполняют в профессиональной жизни.

Высокая степень специализации.
Ясный порядок подчиненности.
Четкое понимание ответственности.
Высокая эффективность и скорость.
Отсутствие необходимости в дублировании работы.
Все функции одинаково важны.

Коммуникация сталкивается с несколькими барьерами.
В центре внимания находятся люди, а не организация.
Решения, принятые единственным человеком, могут не всегда идти на пользу организации.
По мере роста компании становится труднее осуществлять контроль над действиями внутри нее.
Отсутствие командной работы между различными отделами или единицами.
Поскольку все функции отделены, сотрудники могут не знать о том, что творится у коллег.

Дивизиональная структура

Сюда относятся виды структур, которые основаны на различных подразделениях в организации. Они группируют сотрудников на основе продуктов, рынков и географического положения.

Продуктовая (товарная) структура

Такая структура основана на организации сотрудников и работы вокруг различных продуктов. Если компания производит три различных продукта, то у нее будут три различных подразделения для этих продуктов. Этот тип структуры лучше всего подходит для розничных магазинов с множеством продуктов.

Структурные единицы, которые не работают, можно легко закрыть.
Каждая единица может управляться как отдельное структурное подразделение.
Быстрое и легкое принятие решений.
Большая независимость у лиц, принимающих решения.
Отдельные продукты привлекают отдельное внимание в зависимости от проблем, которые возникают.
Организация характеризуется высокой производительностью и эффективностью.

Поскольку каждая структурная единица работает самостоятельно, организационные цели не могут быть достигнуты.
Нездоровая конкуренция среди внутренних подразделений.
Большое количество организационных уровней препятствует развитию бизнеса.
Все единицы не могут быть равнозначными.
Маркетинг отдельных продуктов может сильно отличаться по стоимости.

Рыночная структура

Сотрудники группируются исходя из того, на каком рынке работает компания. У компании может быть пять различных рынков, согласно этой структуре каждый из них будет отдельным подразделением.

Сотрудники могут общаться с клиентами на местном языке.
Они доступны клиентам.
Проблемы на конкретном рынке могут решаться изолированно.
Поскольку люди ответственны за конкретный рынок, задачи выполняются вовремя.
Сотрудники специализируются на работе на конкретном рынке.
Могут выводиться новые продукты для специализированных рынков.

Может возникнуть острая конкуренция среди сотрудников.
Принятие решений может вызывать конфликты.
Трудно определить производительность и эффективность.
Все рынки могут не рассматриваться как равные.
Может отсутствовать связь между начальниками и сотрудниками.
Сотрудники могут неправильно использовать свои полномочия.
Географическая структура

У крупных организаций есть офисы в различных местах. Организационная структура в этом случае следует за зональной структурой.

Хорошая коммуникация среди сотрудников в том же самом местоположении.
Местные работники лучше знакомы с местной деловой средой и могут приспосабливаться к географическим и культурным особенностям.
Клиенты чувствуют лучшую связь с местными менеджерами, которые могут говорить на их языке.
Отчеты по работе отдельных рынков.
Решения принимаются взвешенно.
Могут вводиться новые продукты или модификации продуктов, удовлетворяющие потребности определенной области.

Может возникать нездоровая конкуренция среди различных географических зон.
Этика компании и ее принципы могут отличаться от региона к региону.
Отслеживание работы и прибыли каждой области может отнимать много времени.
Возможна плохая коммуникация среди сотрудников в различных регионах.
Взаимодействие между сотрудниками различных регионов может не сложиться.

Матричная структура

Это комбинация продуктовой и функциональной структур. Она объединяет преимущества обеих структур для большей эффективности. Эта структура самая сложная из существующих. Отличительная особенность матричной структуры — подчинение сотрудников двум или более руководителям одного уровня.

Существует функциональная матрица. В этом типе матричной структуры менеджеры по проекту следят за функциональными аспектами проекта. Однако они обладают очень ограниченной властью, фактически управляет ресурсами и проектом руководитель функционального подразделения.

Сотрудники не работают на временной работе.
Руководитель функционального подразделения управляет проектом.
Руководитель функционального подразделения несет ответственность в случае, если что-либо идет не так, как надо.
Чем больше менеджер по проекту общается с сотрудниками, тем лучше результаты.
Менеджер по проекту может реально повлиять на ситуацию, не будучи под контролем.
Принятие решений сосредоточено в руках руководителя функционального подразделения.

Менеджер по проекту может столкнуться с апатией со стороны сотрудников.
Менеджер по проекту не имеет полной власти.
Будучи не контролируемыми, сотрудники могут показывать меньшую производительность всего подразделения.
Менеджер по проекту обладает слабой властью, которая не позволяет ему контролировать сотрудников.
Менеджер по проекту не имеет никакого контроля над управлением рабочей нагрузкой и определением приоритетов в задачах.
Менеджер по проекту не может дать отчет о работе.

Есть еще проектная матрица, когда прежде всего ответственен за работу менеджер по проекту, в то время как руководитель функционального подразделения может давать методические консультации и распределять ресурсы.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Одной из современных тенденций в менеджменте является организация управления по типу горизонтальных связей. Для такой структуры характерно сокращение количества решений, которые принимаются в высшем звене, предоставление более широких полномочий работникам низших звеньев. В результате повышается оперативность реагирования на новые вопросы и ситуации. Однако такая система имеет и недостатки. Определенную трудность представляет подбор инициативного персонала, способного к самостоятельной постановке и решению задач.

Общее понятие

В любой организации должна осуществляться координация деятельности сотрудников и подразделений. Взаимодействие между ними и руководством определяет комплекс устойчивых связей, обеспечивающих слаженный механизм, координацию ролей и функций. Совокупность звеньев, находящихся на одном и том же уровне иерархии, составляет ступень управления. Основными типами связей являются следующие:

Горизонтальные связи управления. Это понятие характеризует отношения между одинаковыми по ступени управления подразделениями или членами предприятия.
Вертикальные связи. Они соединяют различные иерархические уровни и формируют распределение полномочий. Их основное назначение – передача распорядительной (сверху вниз) и отчетной (снизу вверх) информации. Такой тип связей характерен для крупных по численности организаций. Примером идеализированного варианта может служить государственная система управления во времена СССР, построенная на основе федерализма и унитаризма.

Горизонтальные и вертикальные связи управления взаимодействуют в единой корпоративной среде. Первые способствуют укреплению вторых и помогают организации в целом стать устойчивее при внешних и внутренних изменениях. Задачами вертикальных связей является систематизация различных форм горизонтальных, передача распорядительной и отчетной информации, обеспечение стабильности.

Связи функциональные и линейные

Вертикальные и горизонтальные связи в организации могут быть линейными и функциональными. Первый тип характеризуется тем, что руководитель подразделения или организации осуществляет прямое управление подчиненными (вертикальная иерархия). Преимуществами линейной схемы управления являются следующие:

четкость и простота постановки задач и контроля их выполнения;
быстрое принятие решений;
слаженность работы исполнителей.

К недостаткам относятся:

управленческая и информационная перегрузка менеджера;
необходимость наличия высокой квалификации у руководителя;
недостаточная управленческая гибкость при изменяющихся внешних условиях.

При построении функциональных вертикальных и горизонтальных связей в организации управленческие решения принимаются на уровне совещательного характера. Наиболее простая схема, отражающая такой вид менеджмента, – двухуровневое разделение. Она может применяться только на мелких предприятиях. Каждое структурное подразделение (маркетинговый отдел, инженерно-техническая служба, производство, финансы и бухгалтерия, управление персоналом) имеет свой определенный ряд задач и функций, а его специалисты отвечают за узкую часть работы.

Линейно-функциональное управление

Существует также комбинированная линейно-функциональная схема менеджмента, которая сочетает в себе черты линейных и функциональных связей. Информация и решения от подразделений доводятся как через линейных руководителей, так и на уровне отдельных исполнителей и служб. Ее достоинствами являются:

стимулирование профессионального роста в рамках структуры управления;
высокий уровень компетенции функциональных менеджеров вследствие их специализации;
улучшение согласованности работы в управлении персоналом, ресурсами, качеством, производством и в других областях;
снижение количества повторяющихся функций у исполнителей разных подразделений.

К недостаткам такой схемы относятся:

отсутствие качественных горизонтальных связей между структурами организации;
риск возникновения разногласий в интересах и целях между подразделениями;
необходимость введения дополнительного управленческого среднего звена руководителей;
малая гибкость взаимодействия между работниками аппарата управления из-за наличия формальных процедур и правил;
низкая заинтересованность в инновациях.

Применение такой схемы рационально в рамках мелких и средних организаций.

Дивизиональная схема управления

В крупных компаниях все чаще используется дивизиональный подход – продуктовая структура управления, при которой каждый из дивизионов производит товары или услуги, ориентированные на разные рынки. Функциональные службы и система горизонтальных связей существуют в рамках каждого дивизиона.

Менеджмент дивизиональных структур производится с помощью дополнительных промежуточных уровней. Рост вертикальной иерархичности с одной стороны помогает руководству компании сконцентрироваться на стратегических мероприятиях, а с другой – способствует противопоставлению общих целей целям отдельных дивизионов. Если материальные, финансовые, трудовые ресурсы распределяются между ними централизованно, то может возникнуть конфликт интересов.

Основные черты

Горизонтальные связи носят характер согласования, которое способствует продуктивному взаимодействию структур предприятия для решения возникающих между ними проблем. Они помогают развить у работников самостоятельность и инициативность. Однако не все люди готовы проявлять эти качества, поэтому существует определенная проблема в подборе персонала для осуществления такой схемы управления.

Горизонтальные связи в организации отражают уровень специализации деятельности работников и направлены на дифференциацию функций. Чем больше разновидностей работы, требующей специальных знаний и умений, тем более сложной становится система связей.

При описании такой структуры управления также применяют следующие понятия:

Охват контролем – количество подчиненных, которые должны отчитываться перед одним и тем же руководителем.
Функционализация – взаимодействие между менеджерами высшего, среднего и низшего уровня.
Географическое разделение труда. Если в организации существуют региональные подразделения, то это значительно усложняет структуру вертикальных и горизонтальных связей. Затрудняется также координация действий и их контроль.

Горизонтальные связи служат своеобразным мотивационным ресурсом. Невозможно обеспечить всем сотрудникам организации вертикальный рост карьеры. Задачей горизонтальных связей в современной системе менеджмента является побуждение работника выполнять больше обязанностей в рамках подразделения и делать это на высшем уровне. В результате он может продвинуться по карьерной лестнице на следующую ступень иерархии.

Отличием горизонтальных связей служит то, что их невозможно точно формализовать, то есть описать правила взаимоотношений, распределение функций и ролей, так как они возникают между подразделениями и работниками, которые не находятся в прямом подчинении. В большинстве случаев для налаживания таких связей используются неформальные процессы, которые улучшают деятельность общей, формально построенной структуры.

Основные формы

Наиболее распространенными формами осуществления горизонтальных связей в структуре управления организации являются:

прямые контакты между начальниками подразделений;
переход сотрудников по горизонтали;
формирование временных групп для решения конкретной проблемы или внедрения проекта;
создание групп постоянного характера для устранения периодически возникающих вопросов;
формирование дополнительных структур для интеграции и управления горизонтальными процессами;
введение двойной системы ответственности в функциональной структуре управления. Руководитель проекта работает со специалистами, которые ему непосредственно не подчиняются. Ответственность распространяется на критические моменты, которые должны быть исполнены по определенной программе.

Прямой контакт руководителей

Эта форма горизонтальных связей в структуре управления организацией является наиболее простой и наименее затратной. Благодаря такому подходу высшее руководство может сосредоточиться на решении более сложных, стратегических проблем. Однако могут возникнуть и такие случаи, когда решение двух руководителей может не соответствовать общим интересам компании. Например, в рассмотренной выше ситуации – это нарушение ритма выпуска продукции. Поэтому важно, чтобы была налажена четкая информационная связь.

Переход сотрудников

Такие переходы не только способствуют накоплению профессионального опыта и приобретению новых знаний и навыков, но и развитию неформального общения персонала, что способствует укреплению горизонтальных связей в организации. Возникшие вопросы чаще решаются при устном контакте, а не с помощью письменной формы общения (служебных записок и других видов должностных писем). Рекомендуется проводить такие переходы чаще, так как полученная работниками информация со временем устаревает.

Целевые группы

Целевые группы создаются в тех случаях, когда требуется обеспечение горизонтальных связей в организационной структуре между большим количеством подразделений. В этом случае прямые контакты практически не применимы. Такие проблемы обычно требуют решения на более высоком уровне и интеграции усилий специалистов из разных отделов и даже дивизионов.

Форма участия в целевой группе может быть различной: занятость в течение всего рабочего дня, его части или только в виде консультационной помощи. После решения поставленной задачи и расформирования группы ее участники возвращаются к своим прежним рабочим обязанностям. Для координации их работы разрабатывается регламент и план выполнения работ.

Постоянные команды

Если предыдущие формы взаимодействия оказываются неэффективными, то создаются постоянные группы, целью деятельности которых является решение часто возникающих вопросов. Их обсуждение может производиться с различной периодичностью – каждый день или раз в неделю.

Команды можно организовать на различных управленческих уровнях. Ее членами могут быть как ведущие специалисты, так и руководители подразделений. Чем больше разнородность задач, тем больше полномочий у команды и больше уровней управления, задействованных в ней. Структура постоянной группы может иметь формализованное описание в проекте.

Условия эффективности групп и связей

В менеджменте организаций выделяют следующие условия эффективности временных и постоянных групп:

Название: Управление проектом. Основы проектного управления - Мазур И.И.

Жанр: Менеджмент

4.1. понятие организационной структуры управления проектом

Эффективность управления проектом во многом зависит от используемой при этом организационной структуры. Под организационной структурой управления понимается совокупность элементов организации (должностей и структурных подразделений), участвующих в управленческой деятельности, и связей между ними. Связи между должностями и структурными подразделениями могут быть либо вертикальными (административно-функциональными), обеспечивающими административные процессы принятия и реализации решений, либо горизонтальными (целевыми или технологическими), обеспечивающими процессы выполнения работ. При этом выделять горизонтальные и вертикальные связи и процессы можно лишь на низшем уровне декомпозиции, деятельности по проекту, близком к отдельным операциям, а на среднем и высшем уровнях вся деятельность по управлению проектом складывается из диагональных процессов и связей (рис. 4.1).

В живой и неживой природе существует множество систем, на примере которых можно проиллюстрировать взаимосвязь процессов и функций, горизонтальной интеграции и вертикальной специализации. Например, в физиологическом строении человека можно четко выделить следующие функциональные подсистемы: кровеносная система, система пищеварения, опорно-двигательная система, нервная система. Эти подсистемы специализируются на определенных функциональных задачах (функциональная

(вертикальная) специализация), каждая из которых не является самоцелью и выполняется исходя из потребностей организма в целом. Все подсистемы связаны между собой, и их интеграция необходима для согласованного выполнения целевых задач (целевая (горизонтальная) интеграция). Например, ходьба представляет собой процесс, в котором задействованы опорно-двигательная, кровеносная и нервная системы организма.

Продемонстрировать различие и связь между функциональной (вертикальной) специализацией и целевой (горизонтальной) интеграцией можно также на примере автомобиля. Автомобиль состоит из нескольких подсистем (топливная система, механика, электрика и пр.), обеспечивающих осуществление основного процесса,— передвижения автомобиля. Каждая из отдельно взятых функциональных подсистем обеспечивает выполнение специализированных операций, которые связаны горизонтальными связями с операциями других функциональных подсистем и только вместе с ними обеспечивают выполнение основного процесса. Оптимальной реализации функций одной из подсистем недостаточно для эффективного выполнения всего процесса. Для этого необходима слаженная работа всех подсистем, обеспечивающих процесс.

В изучении организационной структуры управления проектом до последнего времени доминировала концепция, согласно которой основные решения, закладываемые с помощью организационной структуры в организацию управления проектом, касались исключительно распределения властных полномочий. Иными словами, организационная структура представлялась исключительно как система вертикальных отношений, осуществляющих административно-властные коммуникации. Но для современного мира, в особенности для управления проектом, такая трактовка представляется слишком узкой, так как само восприятие власти даже в рамках обычных организационных структур претерпевает серьезные изменения. Помимо вертикальных отношений начальник — подчиненный возникают другого рода взаимозависимости и взаимовлияния между структурными единицами, которые по своему содержанию не являются властными, управленческими, так как касаются исполнения и реализации работ, но объективно становятся проводниками управленческого взаимодействия. Так, сегодня становится очевидным, что в современной интеллектуально емкой и постоянно обучающейся организации структурные единицы, изначально не наделенные управленческими полномочиями, но обладающие дополнительным ресурсом информации и способностями к самообучению, приобретают возможность управленческого воздействия. Во многих российских и зарубежных компаниях есть специалисты, которые формально не обладают никаким административным ресурсом, но могут воздействовать на других сотрудников в силу того, что располагают нужной для этих сотрудников информацией, способны лучше или быстрее найти эту информацию либо могут

создать соответствующий интеллектуальный, информационный продукт самостоятельно. Помимо прямых управленческих команд на поведение и функционирование структурных единиц все большее влияние оказывают горизонтальные, неадминистративные коммуникации.

Наряду с дополнительным ресурсом информации другим нетрадиционным источником властных полномочий являются финансы, что особенно характерно для российской действительности. Во многих бюджетных организациях официальный, формальный руководитель обладает ограниченными возможностями воздействия на своих подчиненных, так как вопросы определения заработной платы и дополнительного финансирования находятся не в его ведении. В силу этого все административные воздействия принимают характер морального воздействия, так как реальной возможности повлиять на размер материального вознаграждения руководитель не имеет, а принятие кардинальных мер, например увольнения, создает еще большие проблемы для самого руководителя. Например, сотрудник небольшой торговой фирмы заключает крупный контракт на поставку товара. Понимая значимость такого контракта для фирмы, он считает себя вправе напрямую воздействовать на сотрудников других подразделений, от которых зависит качество и оперативность выполнения этого контракта, а также его собственная работа. Он может потребовать первоочередной оплаты счетов на закупку товара у производителя, оперативной доставки товара на склад, качественной и быстрой сборки товара у клиента, а также устранения в экстренном порядке неполадок с компьютером и телефоном.

Таким образом, организационная структура управления не может рассматриваться только как система административных вертикальных отношений между структурными единицами. Организационная структура управления — это модель, отражающая систему полномочий, ответственности и коммуникаций, в рамках которой реализуется прохождение управленческих процессов между структурными единицами организации. Управление в современной организации реализуется как в рамках вертикальных, так и в рамках горизонтальных отношений.

Это означает, что задачи проектирования организационной структуры управления тесно связаны с задачами проектирования системы коммуникаций, с технологическим и финансовым решениями по проекту, а также с формированием организационной культуры, определяющей общие контуры неформальных связей между сотрудниками.

Организационная структура управления проектом является управляющей моделью в рамках подсистемы управления персоналом проекта, так как определяет состав человеческих ресурсов, необходимых для успешной реализации проекта, а также систему взаимодействия между ними. При решении проблем выбора, проектирования и формирования организационной структуры управления проектом часто возникают проблемы управления командой проекта, которые подчас выходят на первый план.. Понятие команды проекта подразумевает интенсивное взаимодействие между всеми или большей частью участников проекта. Однако во многих проектах создание команды проекта либо в принципе невозможно, либо нежелательно. Например, большие и сложные проекты часто реализуются не одной организацией, а целым консорциумом, объединением организаций, участвующих в проекте в качестве межфункциональных команд субподрядчиков, отдельных представителей поставщиков, различных комиссий и функциональных подразделений заказчика. Вклад участников в реализацию проекта может быть очень разным, начиная от поставки небольшой партии комплектующих и заканчивая выполнением всех строительно-монтажных работ. При этом участие может иметь различную продолжительность. Некоторые участники проекта могут вообще никогда не взаимодействовать между собой. Поэтому в больших и сложных проектах создание команды проекта невозможно. Наоборот, в небольших и несложных проектах создание дополнительных связей и интенсивного взаимодействия между участниками проекта и соответственно создание команды проекта нецелесообразно. Таким образом, во всех проектах должна решаться проблема организационной структуры управления, но не во всех проектах должна создаваться команда проекта. Решения по созданию команды должны рассматриваться как часть задачи по организационному проектированию управления проектом. Иными словами, решения по команде проекта — это часть общей задачи по выбору, проектированию и формированию организационной структуры управления проектом.

Следует различать команду управления проектом, команду проекта и команду как организационное решение в рамках функциональной структуры. Команда управления проектом — это единый орган управления проектом, представляющий собой совокупность сотрудников, осуществляющих управленческую деятельность на основе командного принципа организации взаимодействия. Команда проекта — это совокупность участников проекта, осуществляющих не только управленческую, но и исполнительскую, предметную деятельность. Команда — организационное решение, с помощью которого осуществляется интеграция деятельности специалистов исполнительского звена. Итак, команда управления проектом объединяет в рамках проекта только управленцев, команда проекта объединяет в рамках проекта как управленцев, так и исполнителей и команда как организационное решение объединяет в рамках функциональной и других структур только исполнителей. У каждого из этих решений свои возможности и ограничения, свои условия применимости. Организационная структура управления определяет возможность и условия формирования тех или иных видов команд в рамках проекта.

Содержание

Читать: Аннотация
Читать: Введение
Читать: Управляющая система
Читать: Основы управления проектом
Читать: 1.1. современная концепция управления проектом
Читать: 1.2. окружающая среда и участники проекта
Читать: 1.3. жизненный цикл проекта
Читать: 1.4. базовые элементы управления проектом
Читать: 1.5. характеристика видов деятельности по управлению проектом
Читать: 1.6. подсистемы управления проектом
Читать: Управление проектом. история и современность
Читать: 2.1. управление проектом на фоне развития теории и практики управления
Читать: 2.2. краткая история проектного управления за рубежом (30-е годы xx века — настоящее врем2.3. краткая история проектного управления в россии
Читать: 2.4. проблемы вхождения россии в мировое сообщество управления проектом
Читать: Классификация проектов и разновидности проектного управления
Читать: 3.1. проблемы классификации проектов
Читать: 3.2. терминальные проекты
Читать: 3.3. развивающиеся проекты
Читать: 3.4. открытые проекты
Читать: 3.5. мультипроекты
Читать: 3.6. классификация проектного управления
Читать: Организационная структура управления проектом
Читать: 4.1. понятие организационной структуры управления проектом
Читать: 4.2. организационная структура управления и система взаимоотношений участников проекта
Читать: 4.3. организационная структура управления и содержание проекта
Читать: Сетевые модели
Читать: 5.1. основные понятия и элементы сетевых моделей
Читать: 5.2. правила построения сетевых моделей
Читать: 5.3. упорядочение сетевых моделей
Читать: 5.4. укрупнение работ
Читать: 5.5. «сшивание» сетевых моделей
Читать: 5.6. аналитические параметры сетевых графиков
Читать: 5.7. определение ранних начал и ранних окончаний работ сетевой модели
Читать: 5.8. определение поздних начал и поздних окончаний работ сетевой модели
Читать: 5.9. определение работ, составляющих критический путь
Читать: 5.10. определение резервов времени
Читать: 5.11. определение коэффициента напряженности работы
Читать: 5.12. табличный метод расчета аналитических параметров сетевой модели
Читать: Сетевые модели (дополнительные методы)
Читать: 6.1. расчет сетевой модели методом диагональной таблицы
Читать: 6.2. секторный метод расчета сетевой модели
Читать: 6.3. другие методы расчета сетевой модели
Читать: 6.4. независимый резерв времени
Читать: 6.5. подкритические работы
Читать: 6.6. расчет многоцелевых сетевых моделей
Читать: 6.7. сетевые модели с вероятностной оценкой продолжительности работ
Читать: 6.8. проблемы использования сетевых моделей с вероятностной продолжительностью работ
Читать: 6.9. привязка сетевого графика к календарю и построение масштабных сетевых графиков
Читать: Оптимизация сетевых моделей
Читать: 7.1. оптимизация сетевых моделей по времени
Читать: 7.2. оптимизация сетевых моделей по ресурсам
Читать: 7.3. оптимизация сетевых моделей по времени и стоимости
Читать: Сетевые матрицы
Читать: Матрицы разделения административных задач управления (матрицы разу)
Читать: Информационно-технологические модели
Читать: Структура разбиения работ
Читать: Управление стоимостью и продолжительностью проекта
Читать: Управление качеством проекта
Читать: Управление рисками

При проектировании организационной структуры Business Studio позволяет:

Субъекты сформированной организационной структуры необходимы для назначения Владельцев, Исполнителей и Участников процессов.

Формирование иерархической организационной структуры может происходить в справочнике "Субъекты" в Навигаторе и с помощью организационной диаграммы.

При формировании оргструктуры в справочнике "Субъекты" создается иерархический перечень должностей и подразделений компании (Рис. 1).

Типы субъектов

В справочнике "Субъекты" предусмотрено создание субъектов четырех типов, описание назначения которых приведено в Табл. 1.

Название	Изображение элемента	Назначение
Должность		Обозначает должность, занимаемую сотрудником или несколькими сотрудниками.
Подразделение		Обозначает структурное подразделение организации (Департамент, Управление, Отдел, Бюро, Группа).
Роль		Роль - группа должностей или подразделений (например, Руководители подразделений, Производственные подразделения), выполняющих идентичные действия в рамках процесса/процедуры. Возможно два варианта использования ролей: 1. Все субъекты роли выполняют процесс одновременно, например "Согласование договора". 2. Субъекты роли являются исполнителями одного и того же процесса, но в отношении разных предметов деятельности (например, для процесса "Продажи" может использоваться продуктовое разделение). В этом случае дополнительно заполняется и выводится в регламенты параметр "Предмет деятельности". Предмет деятельности обозначает предмет деятельности сотрудника или подразделения. В качестве предмета деятельности может быть выбран объект любого справочника.
Внешний субъект		Внешний субъект - внешняя организация или её представитель (поставщик, клиент, государство). Используется для обозначения Исполнителя (Владельца или Участника) процесса, когда Исполнителем (Владельцем или Участником) процесса является субъект, внешний по отношению к организации (внешняя организация или ее представитель: поставщик, клиент, государство).

В справочнике "Субъекты" для группировки субъектов по различным признакам, например, для использования в разных моделях, необходимо использовать специальный объект типа "Папка".

Типы связей субъекта

Каждый субъект организационной структуры обладает связями с одним или несколькими субъектами, т.е. может являться руководителем, а может подчиняться другому субъекту. При этом различают прямое и функциональное подчинение.

Прямое подчинение - это непосредственное подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) ближайшему другому субъекту (руководителю). При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту и требовать исполнения этих распоряжений по функциональным (выполнение служебных обязанностей) и административным вопросам.

С помощью прямого подчинения создается иерархия должностей и подразделений (образуется связь между субъектами родитель-потомок) в справочнике "Субъекты".

Функциональное подчинение - это подчинение одного субъекта (сотрудника или подразделения) другому субъекту в пределах реализации определенных функций. При таком подчинении руководитель имеет право отдавать распоряжения подчиненному ему субъекту только по функциональным вопросам деятельности подчиненного субъекта.

Информация о прямом и функциональном подчинении отражается в Должностной инструкции и Положении о подразделениях.

Помимо прямой и функциональной связи двух субъектов в Business Studio предусмотрены связи роли и субъектов, входящих в ее состав, а также вспомогательные связи, используемые при построении произвольных организационных диаграмм. Описание назначения типов связей приведено в Табл. 2.

Правила формирования организационной структуры

Должность, подчиненная вышестоящей должности, вводится в справочник как дочерний объект для вышестоящей должности (на Рис. 2 субъект "Зам. директора по снабжению" подчиняется субъекту "Генеральный директор").

Допускается два способа расположения руководителя подразделения относительно возглавляемого подразделения в организационной иерархии:

а) Руководитель находится выше возглавляемого подразделения на один уровень по иерархии (на Рис. 3 субъект "Зам. директора по снабжению" находится над субъектом "Отдел снабжения", который он возглавляет).

б) Рекомендуемый способ: руководитель находится на один уровень вниз по иерархии относительно возглавляемого подразделения (на Рис. 4 субъект "Директор департамента продвижения и продаж" находится внутри подразделения, которое он возглавляет - "Департамент продвижения и продаж"):

Построение организационной диаграммы

В Business Studio существует 2 подхода к формированию организационной диаграммы:

Используемые графические элементы

Описание назначения элементов, используемых на организационной диаграмме, приведено в Табл. 3.

Название	Кнопка	Графический символ	Описание
Должность			Должность обозначается прямоугольным блоком. Внутри каждого блока помещается название Должности.
Подразделение			Подразделение обозначается прямоугольным блоком с жирной границей. Внутри каждого блока помещается название Подразделения.
Роль			Роль изображается при помощи рамки с закругленными углами. Субъекты, помещенные в рамку роли автоматически попадают в список "Субъекты" роли, в котором можно задать "Предмет деятельности" для каждого субъекта. (Рис. 6)

На организационной диаграмме один субъект может функционально подчиняться нескольким субъектам.

На организационной диаграмме может быть отображена любая часть организационной структуры. На оргдиаграмму могут вноситься визуальные улучшения. При последующих открытиях оргдиаграмма всегда открывается в актуальном состоянии.

На Рис. 9 изображено, что субъект "Ведущий инженер" прямо подчиняется субъекту "Руководитель проекта", но в то же время функционально подчиняется субъекту "Начальник инженерно-технического отдела".

Используя вспомогательные связи, можно построить произвольные организационные диаграммы. Это удобно при работе с крупными организационными структурами. Например, может быть построена организационная диаграмма только из подразделений или только из должностей с использованием вспомогательных связей. Также можно построить диаграмму, на которой будут изображены организационные ветви только до уровня руководителей подразделений без нижележащих субъектов (Рис. 10).

Также на диаграмме можно отобразить части других организационных структур. Например, можно построить диаграмму, на которой будут изображены только часть подразделений компании, их связь с филиалами и организационные структуры самих филиалов до заданного уровня (Рис. 11).

На организационной диаграмме один субъект может подчиняться только одному субъекту при помощи либо прямого, либо вспомогательного подчинения. Функционально один субъект может подчиняться нескольким субъектам.

При необходимости на диаграмме можно изменить тип подчинения субъектов: прямое подчинение можно сменить на вспомогательное, вспомогательное - на прямое. При смене вспомогательного подчинения на прямое необходимо помнить, что такая схема может привести к изменению иерархии субъектов в Навигаторе, т.к. с помощью прямого подчинения создается иерархия должностей и подразделений (образуется связь между субъектами родитель-потомок) в справочнике "Субъекты".

Любую организационную диаграмму можно отформатировать в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Подробнее про построение организационной структуры и ее диаграммы в Business Studio описано в главе Руководство пользователя → Организационная структура.

Читайте также: