Как устроиться администратором без опыта работы в ресторан

Опубликовано: 06.05.2024

Во многих организациях администраторы - лицо компании. Каждый новый клиент, соискатель, сотрудник будет проходить мимо и, поэтому работодатели стремятся найти ответственного, дружелюбного и спокойного сотрудника.

10 типичных вопросов, задаваемых на собеседовании с администратором:

1. Что вы делаете, чтобы не отставать от рабочего ритма?

Цель: ваш интервьюер хочет удостовериться, что вы справитесь. Как вы это делаете, скорее всего, не имеет значения, но у вас должен быть готов четкий и уверенный ответ.

Пример: Главное - это сохранять спокойствие, поскольку напряженное состояние не помогает и не выглядит привлекательным для сотрудников или клиентов. Я стараюсь упорядочить задачи, так что всегда начинаю с самой главное задачи. Обычно это касается одного из клиентов компании. Кроме того, я веду постоянный список всего, что мне нужно сделать, чтобы ничего не забыть.

2. Как вы организовываете свой день?

Цель: главное не то, как вы организуете свой день. Суть в том, чтобы продемонстрировать, что вы хорошо организованы и будете компетентно и своевременно выполнять обязанности.

Пример: Каждое утро я составляю список дел на день. Я проверяю встречи в календаре, чтобы вовремя попросить коллегу подменить меня на стойке ресепшн. В моей работе ключевым моментом являются коммуникации, я постоянно отвечаю на звонки и проверяю электронную почту на предмет новых запросов и обновляю список дел соответственно.

3. Какую роль администратор играет в первом впечатлении клиента об организации?

Цель: ваш интервьюер должен быть уверен, что вы понимаете в чем состоит функционал должности, на которую вы собеседуетесь, но этот вопрос также может быть касаться вашей философии работы.

Пример: Администратор может произвести на клиентов как положительное, так и отрицательное. Поскольку я один из первых, кого видят клиенты, негативное впечатление может действительно испортить их мнение о компании. Для меня это похоже на то, когда хостесс встречает вас в ресторане. Если она ведет себя грубо, позже может показаться, что ваша еда была не такой уж и вкусной. Вот почему я всегда стараюсь приветствовать людей с улыбкой и следить за тем, чтобы все клиенты чувствовали себя комфортно.

4. Расскажите мне о случае, когда вам пришлось иметь дело с рассерженным клиентом или гостем по телефону или лично. Как вы справились с ситуацией?

Цель: это один из нескольких вопросов, которые вам могут задать, о том, как вы справляетесь со стрессовыми и трудными ситуациями. Будь честным. Не преувеличивайте и не преуменьшайте своих достижений.

Пример: как администратор приемной врача, я часто общалась с разочарованными пациентами по телефону. Однажды женщина была так недовольна, тем, что что бухгалтерский отдел не перезвонил ей в тот же день, что начала на меня кричать Было неприятно. В таких ситуациях я стараюсь думать о том, какой стресс должен испытывать человек, чтобы вести себя подобным образом. После минуты ее крика я сказал: «Вы, должно быть, действительно расстроены. Не могли бы вы рассказать мне больше о том, что происходит?» Это помогло замедлить разговор и уменьшить ее громкость. Она объяснила всю ситуацию, и я заверил ее, что наш бухгалтер отсутствовал на сегодня и свяжется с вами. Я также сказал ей, что положу записку на стол коллеги попросив ее перезвонить женщине в первую очередь. К концу разговора она стала намного спокойнее и извинилась за свои ранее резкие слова.

5. Готовы ли вы работать сверхурочно?

Цель: если вы не готовы работать сверхурочно, скажите об этом. Если же в определенных пределах, скажите и об этом. Да, есть компании, в которых отказ от сверхурочной работы будет стоить работы. Но взять на себя обязательство, которое вы не можете выполнить, или поставить себя в положение, когда вам придется пожертвовать своим благополучием или благополучием своей семьи ради работы, - неприемлемый вариант. Вам нужна работа, которая удовлетворит ваши запросы.

Пример: Мне комфортно работать сверхурочно несколько раз в месяц, если меня уведомили за день, чтобы я могла подстроить свои планы. Я, вероятнее всего, смогу отработать день в день, но, все-таки, предпочитаю знать заранее.

6. Сколько сотрудников было на вашем последнем месте работы?

Цель: интервьюер хочет понять, в какой среде вы работали, как она соотносится с компанией, в которой вы проходите собеседование, и в какого размера командах вам комфортно работать.

Пример: в моем последнем офисе было пять сотрудников. Этого достаточно, чтобы мы начали чувствовать себя семьей. Все знали, что Наталье из бухгалтерии нужно две чашки кофе, прежде чем вы сможете обсуждать сложные вопросы. Но до этого у меня был довольно большой офис - 60 сотрудников. Я чувствовал себя комфортно в обеих средах, хотя первый месяц в большом офисе был немного сложным, так как мне нужно было выяснить, кто чем занимается и куда направлять звонки.

7. Опишите свои предыдущие обязанности помощника по административным вопросам, секретаря или администратора.

Цель: интервьюер хочет пройтись по обязанностям, которые вы перечислили в резюме, и подтвердить, что они соответствуют предлагаемой должности. Это также хорошая возможность подробнее остановиться на моментах, выявленных в вашем опыте работы.

Пример: как администратор в компании Х я был первым человеком, с которым общались клиенты. Я отвечал на общую телефонную линию, а также отвечал на звонки пяти вице-президентов компании. Я отвечал за получение посылок и рассылку почты, приветствие и сопровождение клиентов в конференц-залы. У меня было много административных обязанностей: я управлял календарями вице-президентов, организовывал их деловые поездки и помогал создавать и совершенствовать презентации PowerPoint и другие материалы для распространения на мероприятиях.

8. Как вы расставляете приоритеты звонков, клиентов, доставки и других вопросов, которые необходимо решать немедленно?

Цель: интервьюер хочет знать, насколько вы многозадачны, хорошо ли распределяете время и расставляете приоритеты.

Пример: многозадачность важна, когда офис загружен. Если есть возможность, я стараюсь выполнять несколько задач одновременно. Например, я могу отвечать на звонки расписываясь за доставку. Когда многозадачность невозможна, я уделяю особое внимание клиентам и покупателям как приоритету номер один.

9. Насколько свободно вы владеете компьютерными навыками?

Цель: интервьюер хочет понять какие у вас навыки работы с компьютером, соответствует ли ваш уровень ожиданиям компании и какие программы вам знакомы. Если возможно, изучите перед собеседованием какие программы использует компания.

Пример: я хорошо знаком с компьютерными программами. Помимо Microsoft Office, на последнем месте работы я также обновлял веб-сайт компании, поэтому свободно владею WordPress. Когда я начинаю использовать новую программу или приложение, ответы на мои вопросы можно легко найти онлайн.

10. Расскажите о своем опыте обслуживания клиентов.

Цель: интервьюер хочет получить более четкое представление о вашем опыте работы с клиентами - сколько лет, конкретные примеры и как вы выходите из сложных ситуаций.

Пример: Я работаю в сфере обслуживания клиентов со школы. Моя первая работа была в книжном магазине, где я помогала покупателям находить книги и отвечала за кассу. Во время учебы в университете я подрабатывала в магазине одежды. Затем, в качестве администратора в компании Х я тоже имела дело с клиентами, хоть и не в качестве сейлза. Мне комфортно взаимодействовать с клиентами и решать их проблемы, будь то поиск книги или изменение времени встречи с руководителем.

Я хочу рассказать о своей нелегкой работе в кафе и о тех проблемах, с которыми мне пришлось столкнуться.

В наше время, если только ты не супер большой специалист , работу найти очень сложно.

Не знаю почему, но , выйдя из декрета после 30 лет, я поняла, что оказалась невостребованным специалистом на рынке труда.

Скажу сразу, что в декрете и потом еще несколько лет я работала оператором ввода данных удаленно, меня все устраивало и что-то менять в ближайшие пару лет я не планировала .

Но заказов стало мало и мне пришлось искать другое место работы.

Штудировала сайты , на которых я проводила почти целые дни, звонила, отправляла резюме.

Я очень расстроилась, что приходилось идти туда, куда меня брали, а это были не очень хорошие места и неудивительно - либо маленькая зп, либо тяжелая работа, либо неофициальная, либо еще какая-то проблема.

Несколько лет я работала в офисах , работы было много, полнейшая загруженность, я уходила домой не в 18ч, например, а в 21ч.

Никаких доплат не было, собственно, это и не удивительно в наше время.

В какой-то момент я решила кардинально поменять сферу работы. Из сидячей монотонной работы с бумагами на работу "на ногах".

Лет 20 назад я уже работала официанткой, успешно совмещая работу в кафе и основной работой в офисе +учеба в ВУЗе.

Тогда я была молодая и усталости не чувствовала.

Но все же решила изменить многое в своей жизни и начала с работы.

Около дома как раз появилась вакансия и называлась она "буфетчик в кафе". Я подумала, что там надо продавать булки, десерты и чай-кофе/холодные напитки . График был 2/2.

Пройдя собеседование, в результате которого работодатель явно не был во мне заинтересован, но почему -то попросил выйти на следующий день на стажировку.

Спешка была потому , что хотели быстро уволить предыдущего работника, который по их словам "не справлялся с обязанностями".

Как я узнала позже, начальница изначально не верила в меня, а потом оценила.

Стажировалась я три дня, научилась делать кофе (латте, капучино, американо и тд ) , сэндвичи, коктейли, венские вафли и тд.

Научилась быстро мыть посуду всю (от чашек до тостеров/блендеров), убирать столы, рассчитывать покупателей, готовить заказы, разносить по столикам- и все это я одна и это было одновременно !

Это сейчас мне кажется маразмом, за з/п 140р /час я делала все, плюс помогала в столовой( на втором этаже была столовая, где готовили повара и для кафе ), закупала на ближайшем рынке продукты, периодически немного готовила для очень голодных посетителей-пельмени, салаты, яичницу и тд.

Я мыла холодильники, кофемашину, столы/стулья- дел было много.

А изначально я думала, что буду только буфетчиком, который продает булки и чай, а в итоге мне моя должность стала звучать так- администратор кафе.

Конечно, обязанности добавлялись постепенно, что я даже не заметила как ушла моя сменщица и я стала работать 5/2, 4/1 , уходить в час ночи после фуршетов и других мероприятий.

Я упомяну и про бонусы в своей работе-подарки и поделки своими руками, внимание, чаевые, новые знакомства и тд.

Однажды , спустя 9 месяцев работы я захотела в отпуск и поняла, что это сложно. В итоге я постепенно пришла к тому, что не хочу так работать и сказала, что увольняюсь.

Отпускать меня никто не хотел, потом вроде смирились и сказали, что я должна найти на свое место сотрудника.

Так прошло еще пару месяцев, конечно.

Никто не хотел идти на такую работу, потенциальные работники сбегали на второй день. Но однажды мне повезло, на мое место пришла женщина ( которая через пару месяцев благополучно уволилась ).

Мы привыкаем к любым сложностям в жизни, даже не замечаем как подстраиваемся под них и это становится нормой жизни.

Но это не норма!

Должны быть отпуска, больничные, нормированный рабочий день.

А вообще я нисколько не жалею, что в моей жизни был такой опыт, я поняла, что могу развиваться в любой сфере, несмотря на мой блашинг-синдром ( а с ним мне живется трудно).

Поздравляем, вы получили повышение! Ваш прошлый администратор ушел осваивать новые дисциплины, или вы получили эту должность потому, что действительно ее заслужили- как бы то ни было, теперь эта ваша работа и новые обязанности.

Работа администратора в ресторане- это большой труд. Но чтобы достичь успеха, не всегда следует ориентироваться на опыт и советы человека, который занимал эту должность до вас.

Думайте сами, как вы можете улучшить работу. Ведь вам почему-то поверил владелец ресторана и вручил эту должность. Значит он верит в ваши способности.

Но все же, рекомендую изучать лучший опыт, основанный на анализе достижений сотен ваших коллег. Предлагаю 10 важных пунктов, о которых вам нужно задуматься.

1. Личная ответственность

С этого дня, все ошибки, которые совершает персонал- это ваша ответственность. Это не значит, что нужно брать в руки кнут и наказывать виновных. Нужно разобраться с проблемой так, чтобы в следующий раз ситуация не повторилась. Хороший руководитель всегда задает себе вопрос: “Какой урок и пользу я могу извлечь из сложившейся ситуации? “

2. Вы- пример для всех и “лицо” заведения

3. Работа в команде

Успех ресторанного дела зависит от того, насколько слаженно работает коллектив. Вы, как администратор должны всегда знать ответ на любой вопрос, уметь отследить и грамотно наказать провинившихся, и самое главное сделать так, чтобы ваши сотрудники поняли- работая плохо, они не только сделают гадость вам и ресторану, они усложнят свою работу.

Но при этом, условия труда обязательно должны быть комфортными для всех, и вы обязательно должны знать, как мотивировать своих подчиненных.

4. Инвестиции в ваш личный рост

Ресторанный бизнес в условиях жесткой конкуренции идет вперед семимильными шагами. Чтобы оставаться на своей работе нужно ни в коем случае не останавливаться на достигнутом и постоянно продолжать учиться. В интернете огромное количество ресурсов для рестораторов, где вы каждый день можете узнавать что-то новое. Совершенствуйте свои знания, просматривайте тенденции ресторанного дела, блоги известных шеф-поваров и владельцев ресторанов. Смотрите интервью критиков и т.д. Научитесь применять накопленные знания для оптимизации работы ресторана и вы обязательно повысите свой авторитет.

5. Позаботьтесь о своем теле

Как администратор ресторана вы должны быть абсолютно уверены в себе и своих решениях. Для того, чтобы общаться с людьми, обмениваться предложениями, контролировать работу всего заведения, особенно, если оно работает круглосуточно- необходимо высыпаться и хорошо себя чувствовать. Приготовьтесь к усталости и ненормированному рабочему графику.

Не обязательно покупать абонемент в спортзал и доводить себя до изнеможения после работы на беговой дорожке- но легкая зарядка и правильное питание творят чудеса. Поверьте, выспаться и позавтракать- и вы уже сможете провести рабочий день на ногах, с хорошим настроением.

6. Всегда самосовершенствование

На должность администратора ресторана берут инициативных и целеустремленных людей, которые готовы совершенствоваться. Их хочется слушать, они способны уладить конфликт с самым противным клиентом, соблюдая репутацию ресторана. Кроме того, в обязанности администратора ресторана входит: обучение персонала, решение экономических вопросов, а также контроль за калькуляцией блюд, расходами и т.д. Чтобы быть компетентным во всех этих вопросах нужно регулярно обучаться и повышать навыки.

Не пренебрегайте планированием мероприятий в ресторане. Напишите список необходимых достижений. Планируйте работу на полгода вперед и вы будете у цели.

Будьте всегда в тренде. Администратор должен знать, какие блюда сейчас пользуются спросом, какое мероприятие принесет хорошую выручку и заинтересует новых посетителей.

7. Оптимизация работы

В чем разница между администратором и лидером? Администратор думает и работает на два шага впереди команды. Лидер думает и работает 20 шагов впереди всех остальных. Как можно оптимизировать эту работу? Используйте телефон или планшет, установив туда облачные планировщики- это очень облегчит вашу работу.

Забудьте о рукописных блокнотах. Будьте на пике технологий и вы увидите как вы опережаете время.

Используйте современные программы для автоматизации ресторана или кафе, чтобы упростить работу своим сотрудникам и облегчить контроль вам.

Благодарить своих сотрудников совсем не сложно, а делая простые комплименты, вы не только завоюете уважение, но также ощутимо улучшите рабочую атмосферу.

8. Изучите психологию работы с персоналом

Быть лидером- значит понимать, что движет людьми. Очень многие считают, что все люди одинаково реагируют на ту или иную ситуацию, однако на практике оказывается, что ваш шеф-повар совсем не хотел получить прибавку к жалованию вместо выходных, а бармен затаил злобу на мизерный штраф, и он давно уже отомстил вам, унося домой 10 “разбитых” бокалов. Вы должны понимать и чувствовать своих сотрудников, чтобы вовремя предотвратить ту или иную неприятную ситуацию, а так же хвалить и наказывать в нужное время.

9. Будьте благодарны

Работа в команде без мотивации и похвалы- обречена на провал. Благодарить своих сотрудников совсем не сложно, а делая простые комплименты вы не только завоюете уважение, но также ощутимо улучшите рабочую атмосферу. Как лидер вы должны понимать, что не сами этого добились- вам помогает отличная команда опытных сотрудников, а ваши клиенты, выражая благодарность в виде посещаемости и прибыли- делают ваш бизнес.

10. Шаг за линию

Когда вы становитесь администратором, вы уже находитесь не рядом со своими бывшими коллегами. Очень многие, совершают ошибку, после повышения и новой должности, стараясь сохранить те же отношения с коллективом, что и прежде. Но отныне- ваши интересы это интересы владельца ресторана и только. Четкая грань между подчиненными и их начальником должна быть проведена сразу после вашего назначения, иначе вы не получите должного авторитета.

Помните, что настоящий лидер не показывает, куда нужно идти тыкая пальцем, он берет за руку свою команду и говорит- “Я знаю, как будет лучше- следуйте за мной”

Переход из официанта в менеджеры заведения может стать для человека настоящим испытанием, но несколько практичных советов от Оксаны Литвиненко (эксперт по сервису, создатель школы Tipschool) значительно облегчат этот путь.

Если набрать в поиске вакансий запрос «администратор ресторана», среди требований обязательно будет стоять условие: «опыт работы в общепите от одного года». На должность официанта можно устроиться и новичку, а вот на позицию администратора без опыта попасть практически невозможно.

Наиболее распространенные формулировки, почему официант желает карьерного роста: ● «Нужно двигаться вперед, ради самого движения». Как правило, такое стремление возникает у официантов, засидевшихся (возможно, это их сугубо личное мнение) в сервисе. ● «Вижу ошибки и возможности — хочу влиять на результат через получение жезла власти». ● «Карьеры ради». Классическая схема в нашей стране стать управляющим через ступень администратора. ● «Больше платят, легче работать, меньше ответственности» — довольно частое заблуждение. Стандартный путь перехода из официанта в администраторы —получить повышение в своем же ресторане. Логично, что многие управляющие продвигают своих лучших сотрудников. Это происходит все чаще, поскольку рынок труда становится очень сложным. Однако без подготовки, сверки целей обеих сторон и тщательного сопровождения такие изменения нередко приводят к дорогостоящим и критическим сбоям в работе ресторана. Причина этому — неучет важного момента: предрасположенность человека к определенному виду деятельности. Грубо говоря, если у тебя хороший голос, артистичность и жажда славы, стоит попробовать себя на сцене. А если ты с закрытыми глазами собираешь радиоприемник или физика на факультативе тебе приносит удовольствие — нужно заниматься точными науками, а не пытаться стать новым поп-королем Майклом Джексоном.

Рассмотрим сложные моменты, с которыми официант может столкнуться, став администратором ресторана.

(Не)Жить одним днем Важный вопрос – деньги, вернее переход с ежедневного дохода на ежемесячный. Практически каждый администратор, вышедший из официантов, переживает это с некоторыми сложностями. Бóльшая часть дохода официанта — чаевые. Редко кто педантично их учитывает и планирует (в лучшем случае время от времени, чтобы понимать свой доход). Дискомфорт заключается в привычке всегда иметь в распоряжении суммы, которые покрывают возникающие время от времени потребности. Чем длительнее такой опыт, тем устойчивее привычка тратить деньги без особого плана. Что делать? Составлять бюджет и следовать ему. В любой удобной форме — в блокноте, заметках, приложениях. Придется осваивать навык финансового планирования, и чем быстрее это произойдет, тем легче будет переход. Хорошая новость: такие навыки очень пригодятся в профессии управленца. Освоить финансовое планирование предприятием невозможно, если не контролировать и не управлять собственными деньгами.

Держим внимание Нередко выбивает почву из-под ног начинающих администраторов первый шок от захлестнувшей их информации. Если бригада официантов плавает в своем уютном водоеме с очерченными берегами и понятными предсказуемыми погодными условиями, то администратор оказывается в открытом океане. Тут потоки информации, задачи и дела, которые, как оказывается, нужно решать и делать одновременно, чтобы удержаться на плаву. Что делать? Расставлять приоритеты. Главные задачи администратора – управление персоналом и сопровождение гостя. Эти две функции стоит поставить во главу и лично заниматься ними в часы пик, не отвлекаясь на другие вопросы. В менее загруженные часы выполнять не менее важные, хоть и второстепенные задачи. При этом не снимать фокуса внимания с зала и персонала путем делегирования обязанностей или точечного контроля. Развивать себя в тайм-менеджменте сейчас легко благодаря открытому доступу к информации. Когда первый шок проходит, наступает второй — ощущение межпланетного пространства. Оказывается, управляющий говорит на одном языке, бухгалтер — на другом, гости — на третьем, а твоя команда — на четвертом. Возникает желание создать толковый словарь. Здесь рекомендация одна — желание разобраться и немного времени, чтобы освоиться.

Снова в школу Когда в лексиконе новичка уже комфортно прижились такие термины, как «ресурс», «адаптация», «эффективность», наступает очередная сложная стадия: новоиспеченный администратор понимает свою некомпетентность! В этом случае важно правильно настроить себя. Чем больше «косяков», проблем, зон развития вы видите в своих проколах, тем сильнее вы как администратор. А чем больше сворачиваете вину на других, на обстоятельства или фазу луны — тем ниже ваш профессионализм. Признать свою некомпетентность в том или ином вопросе — это уже полдела. Разобрались каких именно знаний, навыков, инструментов вам не хватает? Тогда легче поставить цель и достигнуть ее.

Администратор ресторана отвечает за все происходящее в заведении и, по сути, является управляющим ресторана. Администратор осуществляет подбор персонала и его обучение, встречает и провожает посетителей, управляет всеми рабочими процессами и отвечает за качество работы ресторана (чистота, вежливость, атмосфера, вкусная кухня и другие аспекты), а также решает все нестандартные вопросы.

Места работы

Должность администратора ресторана необходима в таких заведениях как:

рестораны;
кафе, бары, закусочные;
спортивные и развлекательные клубы, где есть столовая;
отели и гостиницы.

История профессии

Несмотря на то, что общепиту уже несколько тысяч лет, рестораны и кафе стали обычными заведениями не так давно. Можно считать, что Франция одна из первых стран сделала из еды культ и практически ритуальное действие. Именно там два-три века назад владельцы заведений стали особое внимание уделять обслуживанию посетителей. Первыми управляющими были метрдотели (хозяин отеля — перевод с французского). Они встречали гостей, организовывали им отдых и достойное питание.

Профессия администратора ресторана появилась уже в 20 веке, когда ресторанов, кафе, баров и столовых стало огромное количество, и появилась потребность в грамотных менеджерах и директорах.

Обязанности администратора ресторана

В обязанности администратора ресторана входит:

встреча посетителей;
поддержание комфорта и приятной атмосферы для гостей в зале;
управление персоналом (обучение новичков, составление графиков работы, мотивация сотрудников, контроль рабочего процесса);
работа с документацией, отчеты, инвентаризации;
разрешение конфликтных ситуаций.

В должностные обязанности администратора ресторана также входит:

организация и проведение банкетов;
ведение и учет кассы;
выполнение служебных поручений руководителя.

Требования к администратору ресторана

Основные требования к менеджеру ресторана:

высшее образование;
опыт работы не менее 1 года;
знание ПК (P-Keeper, MS Office, 1С).

Помимо этого, могут выдвигаться дополнительные требования:

знание иностранных языков;
знание вин;
опыт организации и проведения банкетов;
опыт работы с VIP-клиентами.

Образец резюме администратора ресторана

Как стать администратором (менеджером) ресторана

Профессия не требует специального базового образования, хотя высшее образование приветствуется. Чтобы стать хорошим администратором кафе или ресторана необходимо набрать определенный опыт работы и иметь организаторские навыки — обычно все менеджеры ресторана в прошлом сами были официантами, барменами или поварами.

Зарплата администратора ресторана

Зарплата администратора, менеджера ресторана почти всегда состоит из фиксированного оклада величиной 20 — 30 тысяч рублей в месяц и премий по результатам работы. Средняя зарплата администратора ресторана составляет 30 тысяч рублей в месяц.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению «Менеджмент ресторанного бизнеса» (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.

Читайте также: