Если сотрудник был уволен и вновь принят как оформить в 1с

Опубликовано: 14.05.2024

Основанием для приема на работу в организацию являются (ст. 68 ТК РФ):

трудовой договор;
приказ (распоряжение) руководителя организации о приеме на работу данного сотрудника по унифицированной форме № Т-1.

При приеме на работу бывшего сотрудника работодатель должен заключить новый трудовой договор, т. к. прежний прекратил свое действие.

Также при приеме на работу бывшего сотрудника необходимо завести новую личную карточку. При поступлении на работу сотруднику присваивается табельный номер, который отражается во всех документах по учету труда и заработной платы. Организация может присвоить сотруднику новый номер или сохранить старый, поскольку законодательно вопрос о сохранении старого номера за сотрудником не урегулирован.

1С:ИТС

При расчете НДФЛ учитываются стандартные вычеты. Поэтому при определении права на «детский» вычет при повторном приеме сотрудника на работу необходимо учитывать доходы, которые сотрудник получил с начала календарного года при первичном трудоустройстве. Также при повторном приеме на работу необходимо взять с сотрудника новое заявление на вычеты и справку 2-НДФЛ с места его предыдущей работы (если он работал в перерыве между первичным и повторным приемами на работу в данную организацию).

Страховые взносы

Для расчета предельных величин базы для начисления страховых взносов необходимо учитывать также все облагаемые взносами выплаты, начисленные в пользу сотрудника у данного работодателя с начала календарного года как до увольнения, так и после повторного принятия его на работу, нарастающим итогом (письма Минфина России от 18.12.2017 № 03-15-06/84401, Минтруда России от 05.03.2014 № 17-3/В-96). При этом не имеет значения (в отличие от стандартных вычетов на детей), работал сотрудник в перерыве между увольнением и повторным приемом на работу или нет. Выплаты, которые он получил у другого работодателя, в расчете не учитываются (письмо Минтруда России от 12.11.2015 № 17-4/ООГ-1569).

1С:ИТС

В разделе «Налоги и взносы» можно найти самую полную информацию об учете в соответствии с законодательством РФ: НДФЛ - в справочнике «Налог на доходы физических лиц» ; страховых взносов - в справочнике «Страховые взносы (2017 года)» .

Повторный прием на работу в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

При регистрации приема на работу бывшего сотрудника следует обратить внимание на правильный ввод данных в справочники Физические лица и Сотрудники.

В справочнике Сотрудники для ранее уволенного сотрудника создается новый элемент, при этом в справочнике Физические лица создавать новый элемент не следует. Дублирование физических лиц приводит к неверному расчету налогов и взносов, а также к неправильному формированию отчетности.

В базу для начисления НДФЛ и страховых взносов по выплатам физическому лицу, которое было уволено и принято в данную организацию в течение одного года, включаются все выплаты, начисленные в течение этого года в данной организации. При определении права на «детский» вычет при повторном приеме сотрудника на работу необходимо учитывать доходы, которые сотрудник получил с начала календарного года при первичном трудоустройстве. Сотрудник должен представить новое заявление на вычеты и справку 2-НДФЛ с места его предыдущей работы в том случае, если он трудился у другого работодателя в перерыве между первичным и повторным приемами на работу.

Пример

С 08.10.2018 в ООО «Швейная фабрика» на должность инженера в структурное подразделение «Испытательный цех» принимается А.П. Остапов. Ранее А.П. Остапов уже работал в ООО «Швейная фабрика» и уволился 30.03.2018. При приеме он повторно предоставил заявление на стандартный вычет на ребенка.

Для правильного отражения приема на работу ранее уволенного сотрудника необходимо создать новый элемент в справочнике Сотрудники (раздел Кадры - Сотрудники - кнопка Создать).

В поле Организация указывается организация (или ее обособленное подразделение), в которую принимается сотрудник (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) (рис. 1).

В поле Полное имя указывается фамилия, имя, отчество сотрудника. Если в справочнике Физические лица (раздел Кадры - Физические лица) уже зарегистрировано физическое лицо с подобными данными (Ф.И.О.), как в нашем примере, то для нового сотрудника автоматически предлагается использовать данные этого физического лица в диалоге Найден человек с похожим именем, нажав на кнопку Да, это тот, кто мне нужен (см. рис. 1).

После нажатия на кнопку Да, это тот, кто мне нужен карточка сотрудника автоматически заполняется основными данными: дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС.

Если ранее какие-либо данные не были зарегистрированы, следует заполнить их.

Далее нужно нажать на ссылку Принять на работу или на кнопку Оформить документ - Прием на работу, при этом информационная система запросит подтверждение создания нового элемента в справочнике Сотрудники (Сотрудник еще не записан. Записать и продолжить?). После нажатия на кнопку Да в информационной базе автоматически будет:

присвоен табельный номер сотруднику;
запись о сотруднике в справочнике Сотрудники.

Далее заполняется документ Прием на работу.

1С:ИТС

Подробнее о заполнении в 1С документа «Прием на работу» см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах „1С"» раздела «Кадры и оплата труда».

После повторного приема в справочнике Сотрудники (раздел Кадры - Сотрудники) будут зарегистрированы два одинаковых сотрудника с различным состоянием (рис. 2).

В справочнике Физические лица (раздел Кадры - Физические лица) по-прежнему останется одно физическое лицо (рис. 3).

При приеме сотрудника на работу (08.10.2018) он повторно предоставил заявление на стандартный вычет на ребенка. При расчете заработной платы за октябрь и ноябрь стандартный вычет сотруднику был предоставлен, т. к. доход сотрудника с начала года не превысил ограничение в сумме 350 000 руб. Начиная с декабря, доход сотрудника превысил 350 000 руб., вычет на ребенка уже не предоставляется.

Чтобы рассчитать предельные величины баз для начисления страховых взносов, нужно учесть все облагаемые взносами выплаты, начисленные в пользу сотрудника: с начала календарного года и до увольнения и после повторного принятия его на работу, нарастающим итогом (см. выше). В отличие от стандартных вычетов по НДФЛ на детей, не будет иметь значение, работал ли сотрудник в перерыве между увольнением и повторным приемом на работу, т. к. выплаты, полученные у другого работодателя, в расчете не учитываются.

1С:ИТС

Подробнее об отражении приема на работу бывшего сотрудника в других программах 1С см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах "1С"» раздела «Кадры и оплата труда».

При приеме на работу ранее уволенного сотрудника работодатель должен заключить новый трудовой договор с сотрудником, также необходимо завести новую личную карточку сотрудника и указать там все необходимые данные.

При регистрации приема на работу бывшего сотрудника необходимо обратить внимание на корректный ввод данных в справочники Физические лица и Сотрудники.

Для верного отражение всех операций в справочник Физические лица новый элемент вводить не нужно. Новый элемент необходимо создать только в справочнике Сотрудники. Дублирование физических лиц приведет к неверному расчету налогов и взносов, а также к неверному формированию отчетности.

В базу для начисления НДФЛ и страховых взносов по выплатам физическому лицу, которое было уволено и повторно принято в течении одного года в одну организацию, включаются все выплаты, которые были начислены в течении этого года в данной организации.

Рассмотрим на примере прием на работу бывшего сотрудника в программе 1С ЗУП 3.1

Для того, чтобы корректно принять на работу бывшего сотрудника, необходимо зайти в справочник Сотрудники (Кадры - Сотрудники) и создать новый элемент с помощью кнопки Создать.

Рисунок 1 - Справочник Сотрудники

Далее в появившейся карточке сотрудника указываем организацию (или ее обособленное подразделение), в которую принимается.

Также в поле Полное имя указываем фамилию, имя, отчество сотрудника. В нашем примере, так как это бывший сотрудник, в справочнике Физические лица (раздел Кадры – Физические лица) уже зарегистрировано физическое лицо с подобными данными (Ф.И.О.). Программа автоматически предложит использовать данные этого физического лица, в появившемся окне Найден человек с похожим именем, подтверждаем, что этот тот человек, который нам нужен нажав на кнопку Да, это тот, кто мне нужен.

Рисунок 2 - Окно для подтверждения «Найден человек с похожим именем»

После того, как мы подтвердили, что это нужное нам физическое лицо, карточка сотрудника будет заполнена основными данными сотрудника автоматически. При необходимости карточку сотрудника можно заполнить недостающими данными.

После этого, приступаем к оформлению Приема на работу сотрудника, для этого можно использовать два варианта:

нажимаем на ссылку Принять на работу;
Оформить документ - Прием на работу.

Рисунок 3 - Оформить документ «Прием на работу»

После этого, информационная система запросит подтверждение создания нового элемента в справочнике Сотрудники (Сотрудник еще не записан. Записать и продолжить?), необходимо нажать на кнопку Да.

Далее заполняем документ Прием на работу.

Рисунок 4 - Закладка Главное в документе Прием на работу

Рисунок 5 - Закладка Оплата труда в документе Прием на работу

После проведения документа Прием на работу в справочнике Сотрудники появятся два одинаковых сотрудника, но с различными состояниям (Работа и Увольнение).

Рисунок 6 - Справочник Сотрудники

Проверим справочник Физические лица и убедимся, что там останется одно физическое лицо (Кадры - Физические лица).

В процессе регистрации найма бывшего работника нужно правильно вносить сведения в справочники под названиями Физ. лица и Сотрудники. В первом, для когда-то уволенного работника, нужно добавить новый элемент, тогда как во втором это действие не требуется. При повторении физических лиц может произойти неправильный расчёт налогов и платежей, а также возникают ошибки при формировании отчётов.

В базу 1С ЗУП, отвечающей за НДФЛ и взносы за страхование по платежам физ. лицу, уволенному и нанятому снова в течение 1 года, вносятся все выплаты, которые должны были выполниться компанией за этот год. В процессе определения «детского» вычета снова нанятого сотрудника следует брать во внимание прибыль, полученную им с начала текущего года при прошлом трудоустройстве. Повторный наем потребует получения от работника нового заявления на осуществление вычетов, а также справки о прибыли с предыдущего рабочего места (при условии, что он работал в промежутке времени между первым и вторым наймом).

Для лучшего понимания можно разобрать пример. С 1 октября 2019 года в организации «Программа» в качестве товароведа с одного из подразделений под названием «Склад» был нанят В.Г. Кулагин. Раньше он уже работал в компании, однако уволился 28 июня 2019 года. В процессе найма он снова предоставил заявку на обычный «детский» вычет. В промежуток между 26 июня и 1 октября 2019 года сотрудник нигде не работал (исходя из информации, имеющейся в его трудовой книге).

Чтобы правильно отобразить наем ранее уволенного работника, потребуется добавить в справочник 1С Зарплата и Управление Персоналом под названием Сотрудники новый элемент:

Сперва нужно выбрать необходимый справочник и нажать на кнопку Создать.
В графе Организация нужно выбрать компанию (либо же её индивидуальное подразделение), которая осуществляет наем работника. Это необходимо при условии, что в базе сведений программы присутствует более одной компании (рис. 1).
В графу Полное имя вносится ФИО работника. Когда в справочнике Физ. лица уже имеются сотрудники с такими данными, то для нового работника программа автоматически предложит применить эту информацию при помощи диалога Найден человек с похожим именем. Потребуется просто выбрать пункт Да.

Вслед за повторным наймом в 1С Зарплата будет выполнена регистрация двух одинаковых работников с отличающимися состояниями (рис. 4).

Вместе с этим в справочнике под названием Физ. лица всё равно останется только один сотрудник (рис. 5).

В процессе повторного найма 1 октября 2019 года сотрудник заново предоставил заявку на получение стандартного «детского» вычета. Чтобы корректно вычислить стандартные вычеты по налогам во время повторного найма работника НЕ в месяце, когда он был уволен, следует выбрать документ под названием Увольнение и деактивировать пункт Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения.

В процессе вычисления зарплаты за октябрь и ноябрь работнику будет обеспечен обычный вычет, ввиду того, что его прибыль с начала текущего года не превысила ограничение в 350 тысяч рублей. Однако с декабря данный лимит будет превышен, поэтому «детский» вычет уже не будет осуществлён (рис. 6-7).

Чтобы вычислить предельные значения информационной базы для выплаты взносов за страхование, потребуется учесть и все начисления, которые облагаются данными взносами и начисляются в пользу работника у рассматриваемого работодателя, начиная с текущего календарного года вплоть до увольнения, и после повторного его найма. Эта процедура осуществляется в виде нарастающего итога, в соответствии с письмами Министерства Финансов Российской Федерации от 18 декабря 2017 года (под номером 03-15-06/84401), а также Министерства Труда Российской Федерации от 5 марта 2014 года (под номером 17-3/8-96) (рис. 8).

В данном случае трудоустройство работника в промежутке между увольнением и вторым наймом не имеют никакого значения (за исключением стандартных «детских» вычетов). Полученные от другого работодателя начисления не берутся в учёт при осуществлении вычислений, в соответствии с письмом Министерства Труда Российской Федерации от 12 ноября 2015 года (под номером 17-4/ООГ-1569).

Нередко (хотя и не традиционно) случается так, что сотрудник после увольнения вновь возвращается на свое рабочее место, согласовав это с работодателем. Но при всем этом ситуация остается нестандартной, и не каждое ответственное лицо знает о том, как нужно поступать, чтобы все было задокументировано в надлежащем виде, и учет соответствовал всем требованиям актуального законодательства. Отдельные нюансы касаются не только составления нового договора, но и расчета взносов по страхованию, НДФЛ и т.д. Обо всем этом вы узнаете, ознакомившись с материалом данной статьи.

Уволившиеся работники могут вернуться и заново устроиться в компанию, если работодатель готов их принять. Рассказываем об особенностях повторного трудоустройства - кадровом учете, применении стандартных вычетов по НДФЛ, расчете страховых взносов, а также о порядке регистрации повторного приема на работу в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Повторный прием на работу

Кадровый учет

Основанием для приема на работу в организацию являются (ст. 68 ТК РФ):

трудовой договор;
приказ (распоряжение) руководителя организации о приеме на работу данного сотрудника по унифицированной форме № Т-1.

Страховые взносы

При регистрации приема на работу бывшего сотрудника следует обратить внимание на правильный ввод данных в справочники Физические лица и Сотрудники.Повторный прием на работу в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

Пример

Если ранее какие-либо данные не были зарегистрированы, следует заполнить их.

присвоен табельный номер сотруднику;
запись о сотруднике в справочнике Сотрудники.

Далее заполняется документ Прием на работу.

Чтобы уволить сотрудника из организации в программе Бухгалтерия предприятия 3.0 нужно зайти в раздел зарплата и кадры далее кадры пункт кадровые документы.

Создать документ увольнение. Данный документ делает только кадровые движения, компенсации при увольнении начисляются в документе «Начисление зарплаты».

В открывшемся документе заполняем поле сотрудник, дату увольнения и по какой статье ТК РФ был уволен. Для отражения увольнения в отчетах СЗВ-ТД и СТД-Р нужно поставить галку «Отразить в трудовой книжке». Если у сотрудника были вычеты и они должны применяться к начислениям после увольнения, тогда ставим соответствующую галку в документе. После внесения всех данный проводим документ, по кнопке печать можно выбрать для печати приказ об увольнении и справку для пособия по безработице.

Если кадровые документы в программе не ведутся, т.е. нет документов «Увольнение», «Кадровый перевод», «Прием на работу», тогда нужно зайти в раздел зарплата и кадры далее кадры и пункт сотрудники.

Пройти в сотрудника и в верхней части будет кнопка уволить. При нажатии откроется окно в котором указываем дату увольнения, нажимаем «Ок» и записываем карточку сотрудника. Печатные формы в данном случае будут доступны по кнопке печать из самой карточки сотрудника.

При необходимости кадровый учет можно включить в разделе главное далее настройки пункт функциональность.

Перейти на вкладку сотрудники и поставить галку «Кадровые документы». Без использования настройки кадровых документов данные об увольнении в отчетах СЗВ-ТД и СТД-Р нужно будет добавлять вручную.

Компенсация при увольнении начисляется в документе начисления зарплаты, который находится в разделе зарплата и кадры далее зарплата пункт все начисления.

Создаем документ начисления зарплаты по кнопке заполнить в табличной части будет расчет зарплаты по всем сотрудникам за месяц. Если нужно начисление только по увольняющемуся сотруднику, тогда добавить сотрудника в документ через кнопку подбор. Выделяем строку с нужным сотрудником потом кнопка начислить и выбираем начисление компенсация отпуска при увольнении.

В открывшемся окне указываем сумму компенсации, расчет компенсации в программе не автоматизирован. После указания суммы нажимаем по кнопке «Ок», сумма встанет в колонку начислено.

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и с него нужно удержать, тогда в документе начисления зарплаты выбираем кнопку удержать. Так как в списке удержаний нет нужного выбираем новое удержание.

Указываем наименование и сумму удержания, автоматический расчет также не поддерживается. После внесения данных нажимаем кнопку «Ок». Удержание отразится в отдельной колонке.

Для отражения суммы удержания в проводках перейдем в раздел операции далее бухгалтерский учет пункт операции, введенный вручную.

Создаем документ операция и заводим проводку дебет 70 счета и кредит 91.01.

В таком методе при удержании за неотработанные дни отпуска не уменьшаются налоги и взносы. Для уменьшения нужно удержание завести как начисление, но с отрицательной суммой. Для этого зайдем в раздел зарплата и кадры далее справочники и настройки пункт настройки зарплаты.

В открывшемся окне перейти в пункт расчет зарплаты и перейти по ссылке «Начисления».

Создаем начисление удержания за использованный авансом отпуск с указанными настройками, сохраняем начисление по кнопке «Записать и закрыть».

В документе начисления зарплаты по кнопке начислить выбираем удержание за неотработанный отпуск и указываем сумму с минусом. Потом нажимаем «Ок» сумма начисления уменьшится, налоги и взносы пересчитаются.

Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.

Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.

*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)

Читайте также: