Где расписываются в получении трудовой книжки при увольнении

Опубликовано: 18.05.2024

Процесс увольнения всегда неприятен и требует четких действий. Особым моментом является выдача трудовой книжки при увольнении, так как в этот документ внесены все основные данные о сотруднике. Наниматель обязан выдать документ и не имеет никакого права удерживать его у себя во вред бывшему сотруднику. Иногда бывает, что руководитель угрожает тем, что не отдаст книжку или же работник отказывается забирать ее сам, так как не согласен с увольнением.

Трудовая книжка вмещает всю историю рабочего периода человека, она понадобится в будущем для расчета трудового стажа в ПФР. Пока не прекратились трудовые отношения, работодатель должен хранить ее у себя, а по расторжении трудового договора обязан выдать документ беспрепятственно в последний рабочий день.

Увольнение подразумевает под собой расторжение всех трудовых отношений работника с компанией и ее руководством. Сотрудник имеет право забрать свои вещи и документы и закончить работу в данной организации.

Законодательные регламентации по трудовой книжке

Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.

Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:

Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.

Что происходит с трудовой книжкой при увольнении

Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.

В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата. Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным. В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.

Записи, вносимые в трудовую книжку

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
записи формулируются в установленной законом форме;
последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.

Кто может получить трудовую книжку

Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:

выдана лицу, получившему от работника доверенность на получение документа;
отдана родственнику увольняемого;
переслана с помощью почты;
сохранена работодателем в установленном законом порядке.

Особенности личной выдачи

Процедура получения трудовой книжки для работодателя более трудоемкая, чем для увольняющегося. Она состоит из нескольких этапов.

Заполнение. Оно должно быть полностью завершено ко дню увольнения, и заключается в двух важных процедурах:
- заверение подписями и печатями всех записей, сделанных в период работы в данной организации;
- вписывание формулировки об увольнении.
Получение подписи сотрудника в нужной графе личной карточки (в том, что он получил книжку на руки).

Работник не получил книжку, что делать?

Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:

Трудовая книжка – почтой

Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:

заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
в ответ на посланное работодателем уведомление.

Когда книжку отдадут родственникам?

Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью. Для этого необходимо:

внести в книжку запись о прекращении трудовых отношений;
убедиться в близких родственных связях с умершим, подтвержденных документально (паспортом, свидетельством о браке, о рождении и пр.);
получить от родственника расписку в получении трудовой (в простой форме).

По письменному согласию родственников можно воспользоваться услугами почты.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:

Порядковый номер записи.
Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
Реквизиты приказа без сокращений.
Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Сроки выдачи книжки

Согласно ст. 84.1 ТК РФ расчет и выдача трудовой происходит в последний рабочий день сотрудника. Бывают ситуации, когда работник в день увольнения не вышел на работу, например, если он заболел или отказался в этот день прийти и забрать трудовую.

В таком случае уволенному работнику направляется уведомление с просьбой забрать документ или дать согласие на отправку книжки по почте. С момента отправки уведомления руководитель перестает нести ответственность за задержку книжки.

Если работник, получив уведомление, обратился за трудовой книжкой, то работодатель должен вернуть ее не позднее 3 рабочих дней.

Документ можно отослать уволенному сотруднику по почте, если тот дал на то свое согласие и написал заявление на пересылку документа.

В случае смерти сотрудника трудовую могут получить его родственники, предоставив документы для подтверждения родства. Если за книжкой никто не обратился, то руководитель обязан хранить его до востребования.

Выдача трудовой книжки по доверенности

Трудовая книжка, как и многие другие документы, может быть выдана не только лично, но и доверенному лицу, если соответствующие полномочия оформлены должным образом. Это подразумевает надлежащее оформление доверенности – документа, делегирующего определенные полномочия, в данном случае, получение трудовой книжки, указанному лицу. Это бывает в случаях, например, когда сотрудник физически не может забрать документ.

Доверенность должна быть написана в установленной законом форме и заверена у нотариуса.

Важно! Доверенность может считаться недействительной, если на ней не стоит дата ее составления.

Без даты невозможно выявить, имеет ли документ юридическую силу. Если доверенность написана без указания срока ее действия, то считается, что он составляет 1 год.

Правильно оформленная доверенность должна содержать в себе следующие сведения:

Дату создания, а также место составления, чтобы было понятно, где и как будет действовать доверенность, когда кончаются сроки ее полномочий.
Вписанные паспортные данные хозяина трудовой. Инициалы, дата рождения и место проживания должны быть указаны без ошибок. Этот пункт строго проверяется при выдаче трудовой книжки на месте работы.
Данные доверенного лица согласно его паспорту. Информация также будет проверяться, и в компании сделают запись о том, кто именно забрал трудовую книжку бывшего сотрудника.
Полномочия доверенного лица. Важно указать, на что оно имеет право, например: проверить наличие всех нужных записей в документе, забрать трудовую книжку с собой, забрать зарплату и т.д.
Образец подписи лица, которое будет действовать от имени бывшего рабочего.
Доверитель должен подписать данный документ, чтобы заверить его подлинность.

После получения трудовой книжки поверенный должен написать сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу расписку о получении документа.

ВАЖНО! При получении трудовой книжки по доверенности кадровик, выдавший документ, должен сделать отметку со ссылкой на доверенность в личной карточке и ведомости динамики трудовых книжек.

Не все работодатели соглашаются выдавать трудовую по доверенности, поскольку в законодательстве не указан такой способ применительно к данному виду документа. Можно сослаться на ст. 185 ГК РФ, где указаны общие положения о доверенности. Если не удается получить согласие руководителя, тогда можно согласиться получить трудовую книжку по почте.

Пример доверенности

ДОВЕРЕННОСТЬ
на получение трудовой книжки

одиннадцатое февраля две тысячи семнадцатого года

Я, Перестукина Антонина Ростиславовна, 14 октября 1978 года рождения, паспорт 20 11 № 452678, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Пушкино 14 июля 2000 года, проживающая по адресу: г. Екатеринбург, ул. Академика Постовского, 18, кв. 134, настоящей доверенностью

Железнякова Максима Анатольевича, 18 августа 1980 года рождения, паспорт 20 11 № 967389, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Коломна 29 января 2004 года, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Баумана, 24, кв. 91:

получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью «Феличита» (г.Екатеринбург, ул. Василия Еремина, 12, офис 2) принадлежащую мне трудовую книжку;
убедиться в надлежащем оформлении и внесении записей, сформулированных в соответствии с законодательством;
выполнить другие необходимые действия, связанные с данным поручением.

Настоящая доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия.

Доверитель /Перестукина/ Перестукина Антонина Ростиславовна

Одиннадцатого февраля две тысячи семнадцатого года настоящая доверенность удостоверена мной, Добродеевым Антоном Степановичем, нотариусом г. Екатеринбурга. Настоящая доверенность подписана доверителем в моем присутствии. Личность гр. Перестукиной А.Р. установлена, дееспособность проверена.

Нотариус /Добродеев/ А.С.Добродеев

Ответственность при задержке выдачи трудовой

Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав. Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.

Пострадавший от таких действий сотрудник имеет право подать заявление в суд на работодателя, куда может внести сам факт угроз с его стороны по поводу удержания документа без веских оснований. По рассмотрении жалобы, руководителя вынудят вернуть документ с соответствующими записями. Кроме того, могут признать, что увольнение было вне рамок закона, если работник не по своей воле уходил с должности. Тогда его восстановят на работе в той компании, где он и числился. Руководитель должен будет компенсировать сотруднику материальный и моральный вред, а также возместить все судебные расходы, если суд примет такое решение.

Внимание! Если работодатель надолго задержал выдачу трудовой, то в таком случае законодательством установлена административная ответственность.

Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить. Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:

Формирование расписки в получении трудовой книжки происходит в случаях, когда по каким-либо обстоятельствам трудовая книжка переходит от работодателя подчиненному. Такая ситуация может возникнуть при увольнении работника, либо ввиду желания сотрудника получить какой-нибудь документ, где потребуется трудовая. Например, загранпаспорт.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Особенности трудовой книжки

Трудовая книжка – очень важный документ. Её главное предназначение заключается в учете трудового стажа, на основе которого в дальнейшем каждому гражданину начисляется пенсия.

Кроме того, трудовая книжка бывает необходима при поиске работы: она дает потенциальным работодателям представление о будущем сотруднике, в том числе позволяет оценить его квалификацию и уровень. Связано это с тем, что документ включает в себя не только сведения о предыдущих местах работы человека, причинах его увольнения, но и о повышениях по службе, награждениях, поощрениях и дисциплинарных взысканиях.

Таким образом, при помощи трудовой книжки можно составить достаточно полный и подробный профессиональный портрет работника.

Открывается трудовая книжка при первом устройстве человека на работу и в дальнейшем сопровождает его на протяжении всей активной трудовой деятельности.

Нормы по ведению и хранению трудовых книжек прописаны в законодательных актах РФ, которые, между прочим, относят данный вид документов к бланкам строгой отчетности, а, значит, и четко регулируют правила их содержания.

Когда и для каких целей оригинал документа выдается на руки

Большую часть времени трудовая книжка находится в кадровом отделе предприятия, на котором трудится человек. При этом место для хранения трудовых книжек обычно защищено от доступа посторонних лиц – такие документы, как правило, лежат в специально отведенной комнате или даже сейфе.

Выдача трудовой книжки производится только по определенным причинам, перечень которых не так уж велик:

уход с работы;
оформление пенсии – для ее подачи в территориальное отделение ПФР (туда принимают только оригиналы документов);
получение загранпаспорта или визы.

Иногда, правда, встречаются ситуации, когда некоторые коммерческие организации (например, банк или компания, в которую человек пришел устраиваться на работу в качестве совместителя) также требуют оригинал трудовой книжки, но в этом случае, чаще всего, работодатель выдает не подлинник документа, а копию или заверенную в надлежащем порядке выписку из него.

Роль расписки

Ответственность за сохранность трудовой книжки лежит на специалисте кадрового отдела организации–работодателя – этот сотрудник в случае порчи или утраты документа обязан восстановить его за свой счет.

Кто пишет расписку

Расписка в получении трудовой книжки должна составляться от имени лица, которому она принадлежит. Если этот человек, по каким-либо причинам, не имеет возможности получить трудовую лично, то это может сделать за него его представитель, но только при том условии, что у него на руках будет доверенность, заверенная у нотариуса.

Основные нюансы составления расписки, образец документа

Если вам потребовалось сформировать расписку в получении трудовой книжки, а на предприятии не имеется шаблона этого документа, можно написать расписку в произвольной форме. Ниже располагаются советы по составлению документа, а также его образец.

Для начала общая информация: расписка пишется в простой письменной форме от руки в свободном виде на обыкновенном листе бумаги или на фирменном унифицированном бланке работодателя.

Расписку можно печатать и на компьютере, но этот способ оформления не очень приветствуется, так как в случае возникновения разногласий между сторонами провести графологическое исследование (на предмет установки принадлежности почерка тому или иному человеку) будет затруднительно.

Расписку следует писать четко, без помарок и ошибок, а если таковые все же случились, лучше не исправлять их, а составить документ заново.

Текст расписки обязательно должен включать в себя:

Наименование организации–работодателя.
Место и дату составления документа.
Фамилию-имя-отчество человека, который забирает трудовую книжку, его паспортные данные (в том числе дату рождения), адрес регистрации и место проживания.
Если получение трудовой происходит по доверенности, в бланке расписки следует сделать об этом соответствующую отметку (с указанием даты и места выдачи доверенности). Точно также в расписку вносятся сведения о том, кто отдает документ.
Далее указывается номер трудовой книжки и прочие идентификационные характеристики. Здесь же важно отметить и то, для каких целей передается документ.
В завершение расписку следует заверить автографом человека, который забирает трудовую (при этом надо удостовериться в том, что подпись идентична той, что проставлена в его паспорте) и подписью лица, ее выдавшего.

Расписка, как правило, делается в единственном экземпляре и остается в кадровом отдела предприятия, где вкладывается в личное дело работника. К ней тут же прилагаются копии каждого листа трудовой книжки (удостоверенные печатью организации и подписью ответственного сотрудника) на тот случай, если владелец трудовой умудрится потерять ее и потребуется сделать дубликат.

Трудовая книжка работника хранится у работодателя. При увольнении он обязан ее выдать. На первый взгляд кажется, что все просто и понятно. Однако на практике по поводу выдачи трудовой книжки между сторонами трудовых отношений часто возникают споры.

Когда отдают трудовую книжку при увольнении?

Выдача трудовой книжки при увольнении ТК РФ регулируется ст. 84.1. Согласно ее положениям свою книжку работник получает в последний день работы, который и считается днем увольнения.

Работодатель не вправе выполнить это действие ни на день раньше, ни на день позже – только в день увольнения (последний рабочий день). А вот сотрудник имеет право забрать свой документ и гораздо позже после увольнения. В этом случае срок выдачи трудовой книжки при увольнении ничем не регламентирован – работодатель обязан хранить трудовую книжку до востребования .

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Выдача книжки происходит в следующем порядке:

Многие работодатели пытаются себя перестраховать: составляют дополнительно акт о передаче трудовой книжки или просят сотрудника написать расписку.

Расписка о получении трудовой книжки

Этот документ пишется от лица сотрудника, получившего книжку. Строгой формы составления также нет – подойдет как письменный, так и печатный вариант. Главное, чтобы внизу под текстом стояла подпись работника. В тексте ему следует указать, что в день увольнения (ставит конкретную дату) он получил ТК, а также – что не имеет претензий к работодателю.

Расписка о получении трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, получил в ПАО «Газпром» свою трудовую книжку в день увольнения 21 декабря 2017 года.
Претензий к работодателю не имею.

21 декабря 2021 года Иванов И.И.

Данный документ хранится в архиве в личном деле сотрудника.

Также расписку о получении в обязательном порядке пишут родственники умершего сотрудника, которые пришли забрать его трудовую книжку. Однако одной лишь расписки недостаточно, чтобы работодатель выдал им трудовую. Необходимо также предоставить документы, подтверждающие родство с умершим сотрудником.

Заявление на выдачу трудовой

Данный документ писать необязательно. Работодатель обязан выдать трудовую безо всяких заявлений, написанных от лица работника.

Однако составление заявления о выдаче трудовой книжки может потребоваться в следующих случаях:

Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку

На Ваш выбор Вы можете обратиться за защитой своих прав в следующие инстанции:

Трудовая инспекция. Подать жалобу можно:
- Лично в инспекцию;
- по почте;
- на сайте онлайнинспекция.рф

Когда должны отдать трудовую книжку, если сотрудник отсутствовал в день увольнения

Согласно ст. 84.1 ТК РФ по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Если сотрудник не может забрать лично: как быть

Если нет возможности забрать в последний день трудовую, или Вы попросту забыли это сделать, получить ее можно двумя описанными ниже способами.

Отправка по почте

Если сотрудник не забрал свою трудовую, работодатель сообщает ему в заказном письме о том, что трудовая книжка находится у него и ее необходимо забрать. Также он спрашивает согласия на отправку документа по почте.

Когда заказное письмо доходит до адресата – приходит уведомление о получении. Но даже если никакой реакции не последует – на бывшем месте работы обязаны хранить трудовую книжку до тех пор, пока за ней не придут.

Работодателю следует сохранить уведомление о получении сотрудником его заказного письма, поскольку это защитит его интересы, если возникнет спор. Недобросовестные сотрудники могут специально не забирать трудовую, чтобы потом подать в суд и требовать компенсацию и моральный ущерб за задержку в выдаче документа.

Если же сотрудник выразил свое согласие на почтовую отправку – трудовую нужно выслать в течение 3-х дней с момента получения согласия.

Отправка трудовой книжки по почте без получения на то согласия работника – грубое нарушение закона. Такие действия можно оспорить в суде или написать жалобу в прокуратуру.

Выдача представителю по доверенности

Выберите из числа знакомых человека, которому Вы доверяете. Сходите с ним к нотариусу. Не забудьте захватить с собой паспорта.

Нотариус составит от Вашего имени на имя представителя доверенность на специальном бланке. Вообще-то, в нотариальной конторе должны оформить доверенность правильно, однако лучше проверьте на всякий случай:

Правильность заполнения Ваших персональных данных и сведений о доверителе. Ошибка даже в одной цифре сделает документ недействительным.
Формулировку полномочий представителя. Бывает, что неопытные нотариусы неправильно перечисляют круг полномочий, из-за чего представители не могут выполнить действия, о которых их просил доверитель.
Срок действия доверенности. «Бессрочных» доверенностей не бывает. Хорошо подумайте над тем, на какой срок выписать доверенность, потому что если представитель придет забирать книжку после окончания ее действия – работодатель попросту не выдаст трудовую и будет прав.
Наличие подписей доверителя, представителя, нотариуса. Каждый из лиц должен завизировать документ в качестве своего согласия, а нотариус – в качестве удостоверения свободного изъявления воли сторон.

Кроме подписи, нотариус обязательно должен поставить также печать.

Выдача родственникам

Осуществляется также по нотариальной доверенности. На основании предоставления одних лишь документов, подтверждающих родство, работодатель не обязан выдавать трудовую книжку своего бывшего сотрудника. Подобное возможно, только если бывший сотрудник умер.

Ответственность работодателя за невыдачу книжки

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении чревата работодателю административной и материальной ответственностью:

Несвоевременная выдача является нарушением трудового законодательства, за которое согласно ст.5.27 КпАП РФ предусмотрен штраф в размере:
- От 35 000 р до 50 000 р – для организаций;
- От 1 000 р до 5 000 р – для ИП;
- От 1 000 р до 5 000 р – для должностных лиц.

Кроме того, работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях:

Не может служить основанием для задержки выдачи трудовой книжки факт несдачи работником материальных ценностей, невозвращение спецодежды и так далее. В случаях, если работодатель задерживает у себя трудовую, ответственность с него не снимается.

Когда следует выдать трудовую книжку при увольнении

Вне зависимости от причины и статьи увольнения, трудовая выдается в этот же день, без учета местонахождения работника и прочих обстоятельств.

В Трудовом кодексе сказано, что при нарушении срока передачи ТК работодатель компенсирует каждый день просрочки. При обращении работника в суд время задержки считается вынужденным прогулом, соответственно, оплачивается по среднему доходу работника. Дополнительно компании грозит штраф и возможная выплата морального ущерба.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Правительством РФ разработана инструкция по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек, придерживаться которой в работе обязательно для всех. Нарушение этих правил может повлечь за собой ошибки, которые признаются незаконными действиям и наказываются штрафами. Основные ее положения:

ТК передается работнику лично в руки в день расчета. внесена в соответствии с требованиями законодательства.
Основанием для внесения данных становится приказ, его реквизиты вписываются в специальную графу.
Под записью ставится печать компании и подпись ответственного лица с расшифровкой.
Работник ставит подпись о получении в журнале движения трудовых книжек.

Однако возникают ситуации, когда выдать ТК невозможно. Например, во время отсутствия на рабочем месте из-за болезни сотрудника или если он по другой причине не явился за документом. Тогда кадровая служба письменно извещает работника о необходимости его получения: посредством заказного письма или телеграммы, отправленной в последний день работы человека. Нарушение этого требования считается намеренной задержкой выдачи, что может обернуться санкциями для компании.

ВНИМАНИЕ! Можно передать документ представителю, родственнику, члену семьи и т.д., но только по доверенности.

Заявление о выдаче трудовой книжки на руки

Если стало известно, что работник не сможет в срок забрать документ, важно получить его согласие на пересылку почтой. В заявлении указывается почтовый адрес получателя, куда работодатель отправляет ТК в день расчета. Это право работника и такой путь решения вопроса не противоречит закону.

Если обстоятельства складываются так, что работник не сможет получить документ, лучше заранее запросить у него заявление на пересылку. Не стоит ждать, когда он явится лично, даже если обещает сделать это в кратчайшие сроки. Подобные действия организации нарушают закон и чреваты санкциями.

Расписка в получении трудовой книжки

При передаче ТК уволенному работнику заочно нужно взять расписку в получении. Она составляется в произвольной форме в двух экземплярах, с указанием серии и номера бланка ТК и отведением места для подписи о получении. Один экземпляр расписки работник возвращает в отдел кадров, второй оставляет себе.

ВНИМАНИЕ! Уведомление о получении письма только подтверждает получение конверта, поэтому важна именно расписка в получении ТК. Теоретически письмо может быть не вскрыто, тогда нельзя будет доказать, что документ получен.

Образец уведомления о выдаче трудовой книжки

Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, ему отправляется уведомление, составленное в произвольной форме, желательно на фирменном бланке.

Если сотрудник не явился за трудовой книжкой в день увольнения

Компания обязана выдать документ владельцу в дату увольнения, в противном случае руководитель будет виновен в задержке. Это признается нарушением закона (ст. 5.27 КоАП) и наказывается надзорными органами в виде штрафа до 50000 рублей. Каждый день просрочки считывается вынужденным прогулом по вине работодателя и оплачивается по среднему доходу сотрудника.

Чтобы этого не произошло, ответственный специалист в случае неявки человека в день расчета в письменной форме направляет ему сообщение о необходимости забрать документы. Это может быть заказное письмо с уведомлением, факс, телеграмма, радиограмма; возможны и другие способы, которые можно отследить и подтвердить. Электронная почта не подходит, так как ее использование не подразумевает документальных подтверждений получения.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Согласно правилам, прописанным в трудовом законодательстве, при увольнении сотрудника работодатель в обязательном порядке должен выдать ему трудовую книжку. Причем процедура выдачи должна проходить в соответствии с определенными правилами, о которых более подробно можно узнать из настоящей статьи.

Как пишется расписка при получении документа на руки?

После вручения сотруднику трудовой книжки, он должен написать расписку о том, что получил ее. Несмотря на то что в законе нет такого требования, работодателю все же следует уделить этому моменту особое внимание.

Единого формата расписки нет. Как правило, она составляется в произвольной форме. Причем в ее содержание обычно включаются следующие данные:

Название организации-работодателя.
Наименование документа. Оно может быть таким: «Расписка в получении трудовой книжки».
Дата составления документа и место (указывается город).
Сведения об увольняющемся лице (Ф. И. О., должность, дата рождения, паспортные данные).
Сообщение о том, что бывший работник подтверждает факт получения на руки своей трудовой книжки (прописывается ее номер) в связи с увольнением по той или иной причине.

В конце расписки ее автор должен поставить дату составления и свою подпись. Посмотреть образец расписки в получении трудовой книжки.

Правила и порядок процедуры

При выдаче трудовых книжек работодатели должны придерживаться правил, прописанных в действующем законодательстве. Главным образом речь идет о постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Так, в соответствии с разделом IV упомянутого нормативного акта трудовые книжки отдают с учетом следующих требований:

документ должен быть передан сотруднику в день увольнения;
все записи необходимо заверить соответствующими подписями;
в случае задержки выдачи трудовой книжки руководство компании обязано будет компенсировать сотруднику заработок, который он не смог получить из-за отсутствия данного документа;
в случае смерти работника оформленная должным образом трудовая книжка должна быть выдана родственнику (под расписку) или же отправлена по почте.

Надо ли писать работнику «ознакомлен»?

В соответствии с п. 35 раздела IV постановления Правительства РФ № 225 при увольнении все записи, которые были внесены в книжку за период работы у конкретного работодателя, должны быть заверены подписями следующих лиц:

работодателя или представителя отдела кадров;
самого работника, уходящего с занимаемой должности.

Таким образом, увольняющееся лицо в обязательном порядке должно ознакомиться с записями, сделанными в трудовой книжке. Однако в законодательстве не указано, что должна ставиться отметка «ознакомлен».

Сроки получения: в течение какого времени обязаны выдать?

Днем выдачи трудовой книжки считается день увольнения сотрудника. В свою очередь, такой датой признается последний рабочий день лица, уходящего со своей должности. Работодатель должен знать о том, что задержка данного документа может повлечь за собой неприятные последствия и дополнительные сложности, а именно:

руководству придется выплатить компенсацию увольняющемуся сотруднику за период, когда он не мог получать доход из-за отсутствия трудовой книжки;
придется изменить дату увольнения, а следовательно, и сам приказ, на основании которого расторгнут договор между работником и организацией;
в трудовой книжке придется делать исправление путем признания предыдущей записи недействительной.

В нем может быть отражена следующая информация:

С момента направления уведомления о необходимости явиться и забрать трудовую книжку работодатель полностью освобождается от ответственности за ее несвоевременную выдачу. Об этом написано в ч. 2 п. 36 раздела IV постановления Правительства РФ № 225.

Когда должны отдать при расчете по собственному желанию?

Как известно, процедура увольнения кадра может быть инициирована по самым разным причинам, в том числе и по собственному желанию.

Однако независимо от основания расторжения трудового договора положенный по закону каждый документ выдается работнику тогда, когда наступает день его увольнения.

Иной порядок предусмотрен для случаев, когда сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением. В этой ситуации в последний день перед началом отпуска должен быть произведен полный расчет и выдан упомянутый документ.

О том, куда обращаться, если не отдают трудовую книжку при увольнении, читайте здесь.

Сколько хранится документ на бывшей работе?

Иногда на практике происходят случаи, когда уволенное лицо долгое время не забирает свою трудовую книжку. Причины такой задержки могут быть самые разные, например:

пребывание человека в другой стране;
отсутствие времени у родственников на то, чтобы забрать документ, принадлежавший умершему сотруднику;
иные причины.

Сколько времени хранится документ такого рода у работодателя, прописано в п. 43 раздела VI постановления Правительства РФ № 225.

Так, согласно п. 43 данного нормативного акта трудовые книжки, а также их дубликаты, которые не были своевременно изъяты уволившимся лицом, должны храниться на предприятии до востребования. Это означает, что данный документ должен находиться у работодателя до тех пор, пока его не заберут.

При этом должны соблюдаться требования, предъявляемые к хранению такого рода бумаг, прописанные в главе 4 Закона РФ об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Место, где вручают такого рода бумаги

По общему правилу местом выдачи трудовых книжек является компания, в которой ранее занимал ту или иную должность уволившийся человек.

Именно это подразделение отвечает за разрешение всех вопросов, связанных с ведением кадрового учета.

Что предоставляют, если отказаться от бумажного экземпляра?

С недавних пор у работников появилась возможность выбора между бумажной и электронной трудовыми книжками. В связи с этим возникает вполне логичный вопрос – что получит уволившееся лицо в случае, если его книжка ведется в электронном формате.

В случае если уходящее лицо отказалось от бумажного варианта трудовой книжки, то при увольнении работодатель обязан выдавать ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23н.

Данный документ включает в себя следующие основные сведения:

Таким образом, этому вопросу следует уделить особое внимание. При необходимости бумагу можно выслать по почте заказным письмом.

В целом можно отметить, что процедура выдачи трудовой книжки при увольнении не представляет особой сложности. Главное, строго соблюдать все правила и предписания, содержащиеся в действующем законодательстве. В противном случае организация-работодатель может быть привлечена к ответственности.

Работнику же нужно знать, что по договоренности с организацией он имеет право получить трудовую книжку по почте, вести ее в электронном формате, а за невыдачу трудовой книжки — получить компенсацию в размере среднего заработка.

Обычно прием на работу, перемещение по должности и, наконец, прекращение правоотношений работника и работодателя фиксируются записями в ТК. Несмотря на то, что с января 2020 года сотрудники имеют

Иногда по тем или иным причинам при заполнении трудовой книжки в связи с увольнением допускаются ошибки. При их исправлении важно точно знать, как это правильно сделать, чтобы не нарушить

Одним из обязательных условий при увольнении работника является выдача ему трудовой книжки. Однако на практике иногда происходят ситуации, когда уволенный сотрудник не спешит забирать свой

Читайте также: