Чем отличается секретарь от помощника директора

Опубликовано: 06.07.2024

Существует некое предубеждение относительно должностей в наших компаниях. Традиционно часть из них считается серьезными, важными, а часть до банальности простыми – секретарь, водитель, помощник, кассир и т.д. Соответственно для последних не так важна квалификация, уровень образования. Вряд ли это мнение безукоризненно, тем не менее, и работник и работодатель заинтересованы в объективной оценке своей деятельности, а не только субъективной. Но кто у нас занимается выстраиванием четких критериев для секретаря, водителя или курьера? Однако, для того чтобы определить объективный критерий нужно ответить на простой вопрос, а в чем собственно главная задача того или иного сотрудника. Предлагаю простой тест, постарайтесь выписать на листе бумаги, чем в вашей компании занимается секретарь или чем он должен заниматься. Если это получилось, тогда второй вопрос – а чем должен заниматься помощник руководителя? Если отличие превысило 30% - тест пройден, но останется вопрос каков критерий его эффективности?

У нас в стране отсутствуют Национальные профессиональные стандарты должностей. Поэтому в приемной мы можем обнаружить офис-менеджера, секретаря, референта, ассистента, личного помощника и т.д. разнообразие в этом террариуме бесконечно. За свою не такую уж долгую историю требования к человеку в приемной трансформировались от барышни с модельной внешностью к специалисту, обладающем разнообразным набором знаний. От переводов, визовой поддержки до MS Project и улаживания конфликтов с клиентами. Согласитесь, примитивным этот набор не назовешь. Но чтобы окончательно не запутаться и навести некий порядок, достаточно выделить две главные фигуры в приемной - секретаря и помощника.

В отличие от секретаря, помощник руководителя – это специалист, управляющий производительностью труда другого человека. Поскольку этот человек – руководитель предприятия или подразделения, считать должность помощника менее важной, значимой, престижной – глупо. Другое дело, что о производительности труда у нас менее принято говорить, чем о рентабельности, скорости окупаемости, доходе на капитал, понятиях, так или иначе с ним связанных. Мы не сможем ответить на вопрос, зачем нужен помощник, если не понимаем, зачем нужен руководитель. Задачи любого руководителя многообразны и сложны, но любой руководитель должен уметь главное – принимать решения. Люди к нему в кабинет входят с проблемой, а выйти должны с решением. Комбинацию, когда присутствуют прочие достоинства, но отсутствует способность принимать решения сложно назвать руководителем. Следовательно, любой помощник нужен тогда, когда в результате его присутствия на рабочем месте в день принимается не 10 решений, а 15. Не 5 встреч, а 7. Не 8 писем, а 10 и т.д. Хотя количество не всегда означает качество. Просто с присутствием нормального человека в приемной качественных решений все равно становится больше, чем без него. Понятно, что банальные чай-кофе – это снятие бытовой проблемы с руководителя для того, чтобы у него было больше времени для решения производственных дел. А никак не демонстрация статуса и чинопочитания.

Если в компании присутствует сильный руководитель и слабый помощник производительность труда руководителя объективно снижается. Ему необходимо тратить свой ресурс на обучение, организацию и контроль своего сотрудника. В конечном итоге при слабом помощнике страдает не только эффективность, но и авторитет руководителя. При слабом руководителе и сильном помощнике в компании могут происходить разные вещи : наверняка усилится клановая борьба, помощник может стать дополнительным центром компетенций и власти. В конечном итоге процедура принятия решений усложняется и происходит потеря управляемости.

Ситуация сильного помощника и руководителя равноценна вселенскому счастью. Каждый занимается своим делом и любому клерку понятно к кому и как надо подходить с тем или иным вопросом. Основной плюс этого сочетания – не только руководитель, но и его окружение транслируют одинаковые управляющие сигналы коллективу, и мотивируют. Поскольку в этом случае все тянут в одну сторону результат обязательно будет, если конечно интересы руководителя совпадают с интересами компании и ее акционеров.

Часто в офисах мы наблюдаем более сложный тип помощника. Помощника, который, производя впечатление сильного специалиста, на самом деле является хорошим манипулятором. Человеком, который за счет близости к первому лицу больше занят не делами фирмы, а расширением сферы своего влияния и своего авторитета. Именно эти люди знают, как можно завесить вопрос, отложить бумагу, изменить тон подачи сообщения и т.д. в конечном итоге действия таких «профессионалов» неминуемо скажутся на авторитете и имидже руководителя и при попустительстве первого лица мы опять получим ситуацию слабый руководитель – сильный манипулятор-помощник.

По правде говоря, руководителю, который не привык оперировать понятиями личной эффективности и производительности труда, помощник не нужен. Только если акционеры не готовы терпеть затраты на его личные поручения. А вот хорошие секретари пригодится всем. Главное правильно ставить им задачу и ценить их. Впрочем, как и всех остальных.

Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.

Бизнес-ассистент

Кому необходим – руководителям компаний с большим документооборотом

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.

Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.

Личный помощник

Кому необходим – руководителям крупных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.

Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.

Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.

Персональный ассистент

Кому необходим – руководителям крупных западных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.

Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.

Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.

Секретарь

Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса

Кому подчиняется – руководящему составу

Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции

Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.

Секретарь-помощник

Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек

Кому подчиняется – руководителю

Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.

Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.

Секретарь на ресепшен

Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей

Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю

Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности,

Секретарь-референт

Кому необходим – компаниям среднего бизнеса

Кому подчиняется – руководителю

Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.

Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.

Администратор

Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг

Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору

Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.

Офис-менеджер

Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек

Кому подчиняется – руководителю, административному директору

Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.

В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.

Делопроизводитель

Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)

Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.

Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.

Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.

К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.

Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».

Фото с сайта i.ytimg.com

«Про бизнес.» уже писал о новых должностях и специальностях, которые появились в Беларуси за последнее время. Сегодня мы продолжим тему и поговорим о новых требованиях к профессиям, а также о том, какие должности исчезли, а какие — унифицировались. В этом помогает разобраться юрист-лицензиат Елена Гадлевская.

— ЕКСД — это единый квалификационный справочник должностей служащих, который включает в себя 35 выпусков. ЕТКС — единый тарифно-­квалификационный справочник работ и профессий рабочих, который состоит из 68 выпусков. Каждый выпуск ориентирован на определенный вид работ или сферу деятельности, а также требования к должностям.

Елена Гадлевская
Юрист-лицензиат, магистр юридических наук

Сегодня полученное образование позволяет обладателю определенной специальности выполнять работу не по одной, а по нескольким должностям, занимать определенные позиции без стажа работы по ним. Все это делает некоторые требования ЕКСД завышенными.

Например, эти изменения направлены на снижение требований к образованию и стажу работы кандидатов на некоторые должности, на устранение ограничений, связанных с отраслевой принадлежностью специальности:

• Для должностей секретаря приемной руководителя, секретаря-референта стаж уже не требуется. Ранее при среднем специальном образовании требовалась работа по профилю не менее 2 лет
• Для должности охранника стаж работы также не требуется, но ранее нужно было проработать в области охранной деятельности не менее 1 года
• Стаж работы бухгалтером, необходимый для присвоения квалификационной категории, снижен с 3 до 2 лет. Вместе с тем конкретизирован перечень специальностей, по которым необходимо получить образование, чтобы работать на бухгалтерской должности
• Для должности директора нужно высшее образование по любой специальности и стаж работы на руководящих должностях в организациях любой отрасли. Ранее необходимо было наличие только профильного образования, а стаж работы на руководящих должностях должен был быть в сфере, соответствующей профилю организации

Мы уже подробно рассказывали о том, что в конце 2016 вступили в силу многие изменения в ЕТКС и ЕКСД, которые увеличили права и возможности нанимателей в отношении работников. К примеру, ранее при приеме на должность некоторых служащих было обязательным соблюдение норм п. 12 Общих положений ЕКСД (профиль образования, специальность, квалификация, опыт работы, степень магистра и др.). Сейчас соблюдение этих норм носит факультативный характер.

Наниматель получил право принимать на любые должности любых кандидатов с учетом их индивидуальных профессиональных способностей.

В выпуск 1 ЕКСД включены также базовые наименования должностей без уточнения характера или области выполняемой работы (инспектор, инструктор, методист, специалист, эксперт, мастер, начальник (заведующий, руководитель), агент, секретарь. Названия этих должностей могут быть дополнены словами, отражающими характер работы, специальность, место работы и др.

Фото с сайта spectr-pdd.ru

Начальник, директор или гендиректор?

Должность «генеральный директор» применяется в отношении руководителя организации, как правило, имеющей дочерние предприятия, подчиненные организации, обособленные подразделения — при условии, что это наименование установлено учредительными документами.

Должность «директор (генеральный директор, заведующий, начальник, управляющий)» была исключена из выпуска 2 ЕКСД «Должности служащих для всех видов производств» и включена в выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности» для руководителей организаций, которые ведут любые виды деятельности, и их обособленных структурных подразделений (например, филиал или представительство) — произошла унификация должности.

Должности начальника, заведующего могут применяться для руководителя организации, обособленного и необособленного структурного подразделения внутри компании.

Фото с сайта vsetreningi.ru

Должности руководителей, которые исключены из выпусков ЕКСД

• Из выпуска 1 — «директор (заведующий) гостиницы», «Директор котельной», «Директор типографии»
• Из выпуска 4 — «директор базы производственно-механического обеспечения и комплектации»
• Из выпуска 10 — «директор (заведующий, начальник) хозяйства лесного», «директор центра республиканского лесного селекционно-семеноводческого», «начальник предприятия лесоустроительного»
• Из выпуска 13 — «директор объединения автовокзалов и автобусных станций (директор автовокзала)»
• Из выпуска 15 — «начальник гидрографического предприятия», «начальник (директор) организации внутренних водных путей»
• Из выпуска 21 — «директор производственного объединения, предприятия, начальник комплексной экспедиции (топографо-геодезической, инженерно-геодезической, маркшейдерской), геодезического центра, конторы»
• Из выпуска 24 — «директор информационно-справочной службы (заведующий отделом обслуживания в справочной службе)»

В выпуске 18 ЕКСД были заменены следующие должности:

• «Директор (заведующий) предприятия торговли (оптовой, розничной)» на «заведующий торговым объектом»
• «Директор (заведующий) предприятия общественного питания» на «заведующий торговым объектом общественного питания»
• «Заведующий рынком (директор)» на «заведующий рынком»

Таким образом, должности руководителя организации, ведущей деятельность в сфере торговли или общепита (или ее обособленного подразделения) определяются по Выпуску 1 ЕКСД. Должности руководителя торгового объекта или объекта общественного питания, не являющегося обособленным подразделением, определяется по Выпуску 18 ЕКСД.

Помощник руководителя или секретарь?

Время от времени в ЕКСД включаются квалификационные характеристики, схожие с существующими в ЕТКС (справочник работ и профессий рабочих). Какие же это должности?

Выпуск 1 ЕКСД дополнен должностями «помощник руководителя организации» и «секретарь», схожими с уже имеющимися в ЕКСД «секретарь приемной руководителя» и «секретарь-референт». Эта схожесть между ними может вызвать затруднение в выборе должности для работника, который занимается организационным, техническим и информационным обеспечением работы руководителя организации.

В отличие от должностей секретаря приемной руководителя и секретаря-референта, которые относятся к категории специалистов, должность секретаря относится к категории служащих.

Какие различия можно провести между ними по содержанию должностных обязанностей:

• Основные функции помощника руководителя организации — непосредственная организация и техническое обеспечение работы руководителя, совместное пребывание с ним в разъездах, выполнение его поручений. При этом на помощника руководителя организации могут быть возложены аналитико-конструктивные функции, требующие обязательного высшего образования
• Функции секретаря приемной руководителя в большей степени связаны с ведением делопроизводства, оформлением документов, получением и отправкой корреспонденции, обеспечением приемной руководителя канцелярскими и прочими необходимыми принадлежностями
• Обязанности секретаря-референта главным образом связаны с информационным обеспечением не только руководителя организации, но и самой организации в целом. Оно включает комплектование справочных материалов, систематизацию и оперативный поиск документов, подготовку кратких справок по отчетам, обеспечение телефонной, электронной связи и др.
• Кандидату на должность секретаря достаточно иметь общее среднее образование и спецподготовку. В обязанности секретаря в основном входят телефонные переговоры, печатание документов, делопроизводство, прием и отправка корреспонденции, обеспечение руководителя канцтоварами и др. Секретарь может быть не только у руководителя организации, но и его зама или руководителя подразделения

Охранник или сторож?

Выпуск 1 ЕКСД дополнен должностью «охранник». При этом выпуск 1 ЕТКС содержит профессию «сторож (вахтер)». Какие есть различия между ними?

Функционал охранника и сторожа имеет точки соприкосновения. Общая задача работников — сохранность объектов, за которые они отвечают:

• Но в обязанности сторожа входит лишь проверка целостности объектов (запорных устройств, исправности сигнализации и др.). Сторож относится к категории рабочих, и при его тарификации по 2-му разряду прохождение профессиональной подготовки не требуется
• Охранник же имеет более обширный круг обязанностей, которые включают активное противодействие посягательствам, защиту объекта. Поэтому охранник отнесен к категории служащих, к нему установлены квалификационные требования

Помощник воспитателя или няня?

Выпуск 28 ЕКСД дополнен должностью «Помощник воспитателя». При этом профессия «Помощник воспитателя» исключена из Выпуска 1 ЕТКС, который содержит сходную профессию «Няня». Чем отличаются эти профессии?

В обязанности няни и помощника воспитателя входит уход за детьми.:

Но обязанности няни сводятся к выполнению технических функций (одевание, раздевание, кормление детей, уборка помещений и др.), и в соответствии с Выпуском 1 ЕТКС няня относится к категории рабочих.

Труд же помощника воспитателя более квалифицированный. Эту должность можно ввести в штатное расписание не только дошкольного, но и любого другого учреждения образования. Кроме технического ухода за воспитанниками (обучающимися), помощник воспитателя участвует в организации их режима дня, в воспитательно-образовательной работе и т.д. В связи с этим помощник воспитателя отнесен к категории служащих.

Фото с сайта www.iqdo.pro

Индивидуальный предприниматель

Из Выпуска 1 ЕКСД исключена должность «предприниматель (индивидуальный)». Это изменение было связано с приведением ЕКСД в соответствие с трудовым законодательством.

Статус ИП регулируется исключительно гражданским законодательством и не может рассматриваться в качестве должности.

Трудовое законодательство не распространяется на ведение деятельности ИП, поэтому нет необходимости в ее квалификационной характеристике в ЕКСД.

Подведем итоги

Несколько основных изменений в ЕКСД и ЕТКС в последние годы:

1. Появление новых должностей и профессий в различных сферах, которые отвечают современным требованиям бизнеса.

2. Предоставление нанимателю большей свободы в выборе работников для назначения на ту или иную должность. Это включает в себя:

В статье рассмотрена эволюция профессии «референт – помощник руководителя» и те компоненты, которые на современном этапе дифференцируют его деятельность и позволяют отличать её от рядоположенных профессий (секретарь, секретарь-референт).

Референт-это должностное лицо, которое готовит бумаги, корреспонденцию, документы начальнику компании, консультирует по любому возникшему вопросу, предоставляет рекомендательные письма. То есть он выполняет работу вместо начальника, но при этом не несет никакой материальной ответственности. Референт является представителем руководителя компании в решении разных вопросов.

Чем занимаются на курсах секретаря и делопроизводства в СПБ

Даже самый смышлёный и целеустремленный человек не освоит за один день все профессиональные навыки, присущие грамотному и опытному секретарю. Кроме основной теории нужно знать этику делового общения с людьми и вести себя продуктивно на протяжении рабочего дня. Необходимо иметь грамотную речь и опрятный внешний вид.
От его профессиональной подготовки, опыта, отношения к делу во многом зависят успех компании, состояние психологического климата в коллективе. К сожалению, де-факто служебный статус секретаря во многих российских фирмах не соответствует возросшему объему выполняемой работы. Его роль, правовое и материальное положение неоправданно принижены.

В чем различие обязанностей помощника руководителя от секретаря?

Все очень просто. Наш гендиректор не хочет платить зарплату помощнику, поэтму ему проще нанять секретаря и свалить на него двойную работу. Очень удобно. А вообще, если честно, я не верю, что человек, который имеет юридическое образование и знает язык (а то и несколько) в совершенстве согласится на такую работу и такую зарплату ($600).

От референта требуется составление различных документов, перевести их на иностранный язык. Он организует деловые встречи, а также ведет культурную программу. Это всего лишь часть функций секретаря. В коммерческих организациях не существует распределения секретарей по квалификации.

Неотъемлемой частью работы для референта – помощника руководителя является налаживание и поддержание контактов с сотрудниками, с партнерами, с конкурентами и с клиентами. Для этого ему потребуются знания ораторского искусства, международного протокола, профессионального этикета. Референт – помощник руководителя является имиджевой составляющей как фирмы, так и самого руководителя.

Уже перечисление должностей секретаря, данное в Квалификационном справочнике, показывает, что понятие «секретарь» достаточно сложное, и оно действительно имеет много градаций – от ученого секретаря до секретаря-машинистки. Отсюда большое разнообразие функций, выполняемых секретарями, комплекса обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам.

Комбинацию, когда присутствуют прочие достоинства, но отсутствует способность принимать решения, сложно назвать руководителем. Следовательно, любой помощник нужен тогда, когда в результате его присутствия на рабочем месте в день принимается не 10 решений, а 15. Хотя количество не всегда означает качество.

Мы все относимся к департаменту секретариата, у которого есть руководитель, контролирующий работу секретарей и секретарей-референтов. А персональные ассистенты работают исключительно с руководством и их гостями, и каждый помощник подчиняется напрямую своему руководителю.

Секретарь – неотъемлемая часть системы документационного обеспечения управления организации. Но секретарю не требуется высшее образование, достаточно окончить специальные курсы.

Также в моей работе важна способность прогнозировать, быть на два шага впереди руководителя, ведь любому топ-менеджеру будет приятно иметь помощника, у которого есть план Б на любой случай жизни.

Они не имеют общенациональных организаций, с которыми бы считались власть предержащие и работодатели и которые были бы готовы защитить их интересы, заботились об их профессиональном образовании, карьерном росте.

Самое главное преимущество личного помощника — он подчиняется только вам (но это не значит, что он — ваш личный раб). Его основная обязанность — освободить начальника от любых административных и организационных проблем. Такой сотрудник должен сделать вашу работу максимально комфортной.

Секретарь-референт и референт – помощник руководителя – это одни из ключевых работников любого предприятия. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь-референт и референт – помощник руководителя транслируют цели, задачи, корпоративную культуру и т.д. компании. Но в наше время их функции и должностные обязанности дифференцированы.

Промежуточную позицию между обычным секретарем и личным помощником занимает секретарь-референт. Он работает с документацией, организует встречи, протоколирует совещания, выполняет отдельные поручения начальства. Сейчас такая должность встречается крайне редко, обычно функции секретаря-референта ложатся на личного помощника.

Должность секретаря на уровне руководителя предприятия появилась в России в 1840 г. Главное в работе секретаря, что сохраняется до наших дней, – обеспечивать весь комплекс функций по административной поддержке и документационному сопровождению деятельности руководителя или всей фирмы. По словарю Д.Н.

Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности.

Содержание должностной инструкции

Высшая квалификация у помощника начальника. С этой должностью служащий должен одновременно вести общение по телефону и выполнять основную техническую работу секретаря с дополнительными обязанностями.

Если пару десятков лет назад практически все административные работники назывались секретарями, то сегодня куда более популярным словом стало «менеджер». Достаточно добавить к нему соответствующую приставку, чтобы определить обязанности сотрудника.

Нужно выполнять ряд поручений от руководителя, чтобы облегчить ему работу и создать нормальные условия.

Всё конечно понятно, за деньги то за деньги но хочеться на работе себя чувствовать человеком и женщиной, а не работать в не здоровом коллктиве где все друг друга вспринимают не правильно.

OL: А какие личные черты характера, какие умения необходимы высококвалифицированному персональному помощнику?

Еще одна важная черта характера помощника – не бояться руководства. Если вам необходимо подписать документ во время важной встречи, а вы переминаетесь с ноги на ногу и боитесь зайти и потревожить руководителя, кому это в итоге принесёт пользу? Необходимо уметь перешагивать через свои страхи.

Конечно же, без личных помощников. Сейчас в компаниях cуществуют различные виды административных позиций, и в них легко можно запутаться.

Примечание: должности юриста и медикаментов совершенно разные и требуют специальной подготовки, требуемой в профессии, в которой они работают.

Для секретаря требуется иметь высшее образование в любом направлении, специального филологического образования не требуется. Ему необходимо много работать с документацией, также требуется иметь хорошо поставленную речь, быть грамотным и компетентным. Для этой должности подходит человек с высшим образованием. Претендентка на данную должность должна быть ухоженной, привлекательной, приходить на рабочее место вовремя. Секретарь должен быть не только ответственным, но и уверенным в себе, коммуникабельным. Для претендентов на вакансию офис-менеджера, секретаря необходимо обладать определенными знаниями:

• основ делопроизводства;
• ведения документации;
• уметь грамотно выражать свои мысли в любой форме;
• знание норм делового этикета, переговоров;
• владеть офисными программами;
• уметь пользоваться техникой (копировальным аппаратом, сканером, факсом).

Обычно в большом офисе есть несколько административных помощников и / или исполнительных секретарей. При таком размере компании обычно необходимо иметь офисного менеджера, который координирует персонал, обслуживающий руководителей компании.

Если вам нужен сотрудник, выполняющий поручения личного характера, то вам следует нанять персонального ассистента. Он будет решать вопросы, связанные только с вашей личной жизнью: организация семейных торжеств, планирование отдыха, покупка подарков и т.д.

Поэтому такой сотрудник должен, условно говоря, уметь и варить вкусный кофе, и завязывать галстук. Что же касается должности офис-менеджера, то ее способен занять любой образованный и коммуникабельный человек, обладающий навыком работы с ПК и умеющий обращаться с офисной техникой.

В словарях слово «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством», а в словаре С. И. Ожегова – «работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения».

Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами.

Миф о красивой секретарше: кого на самом деле ищут руководители

В небольшом офисе обязанности помощника по административным вопросам или исполнительного секретаря обычно выполняются различными сотрудниками офиса.Некоторые работы могут фактически выполняться руководителями самой компании, а роли административного помощника или исполнительного секретаря могут охватывать большее разнообразие обязанностей по мере необходимости в меньшей организации.

Сейчас известно множество направлений и разновидностей данной профессии, ведь можно быть как обычным помощником начальника, так и занимать должность высокопоставленного госслужащего.

В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.

На эту должность лучше всего брать человека, который разбирается в деятельности вашей компании. Бизнес-ассистент должен уметь сам принимать решения и справляться с рабочими вопросами без вашего участия.

В настоящее время в новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились. Термин "секретарь", как об этом уже неоднократно говорилось на страницах специальной печати, понятие сложное и имеет градацию от технического секретаря до секретаря-референта - помощника руководителя и ученого секретаря научных советов. Отсюда разный набор видов работ и разные требования к профессиональной подготовке секретаря. Но во всех случаях работа секретаря требует организации, а так как она связана с документированием, оформлением документов и их обработкой, сегодня повсеместно в работе секретаря используются автоматизированные технологии. Их применение повышает требования к профессиональным знаниям и умениям секретаря. В небольшой фирме секретарь заменяет собой службу делопроизводства крупной организации, то есть один выполняет все функции этой службы. Многогранная и сложная работа секретаря (секретаря-руководителя, секретаря-референта, секретаря-машиниста), должность которого требует сегодня высшего профессионального образования, является объектом нашего исследования.

Сегодня успешность управленческой деятельности во многом зависит от качества и эффективности информационного и документного обслуживания секретаря.

Основная цель секретарской деятельности эффективное организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя. Достижение секретарем указанной цели становится возможным на основе реализации ряда функций и вытекающих из их содержания задач.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствовать работу секретаря по документному и бездокументному обслуживанию за счет внедрения новых технологий. Поэтому изучение деятельности секретаря в современных условиях является весьма актуальным. Все сказанное выше определило актуальность моего дипломного исследования.

Объект исследования - деятельность секретаря (ПИК «Идел-Пресс»).

Предмет исследования - организация и совершенствование секретарской деятельности ПИК «Идел-Пресс».

Цель исследования – изучить технологию ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации.

Задачи работы:

- изучить теорию и методику организации секретарской деятельности;

- проанализировать историю организации секретарской деятельности;

- проанализировать профессиональные и личностные качества секретаря;

- изучить законодательную и нормативную базу деятельности секретаря «Идел-Пресс»;

- проанализировать основные задачи и направления работы секретаря «Идел-Пресс» по документному обслуживанию;

- рассмотреть функции секретаря «Идел-Пресс» по бездокуметному обслуживанию;

- исследовать современные информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе «Идел-Пресс»;

- разработать рекомендации по совершенствованию (рационализации) деятельности секретаря.

Для решения поставленных выше задач нами были использованы следующие методы:

- элементы системного анализа (при изучении системы управленческой документации, изучении технологии работы с документами, разработке рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря);

- анализ документов (используется при изучении литературы по теме исследования, изучении документации, регламентирующей деятельность секретаря систему управленческой документации, потоков документации);

- опрос (используется для изучения содержания деятельности секретаря);

- наблюдение (для определения содержания деятельности секретаря).

При работе над дипломным проектом был проведен анализ изученности темы. Секретарская деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Общие вопросы организации секретарской деятельности (включающая в себя вопросы правового регулирования деятельности секретаря, уровня информационной культуры и т.п.) достаточно подробно рассмотрены Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной, М.В. Стенюкова, Ю.М. Демина и мн. др. (см. список литературы).

История секретарской деятельности изучена такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др.

Вопросы использования новых технологий в секретарской деятельности рассматривались в публикация С.Л. Кузнецова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкиной, О.Б. Назаренко, и мн. др.

Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, терминологического словаря и приложений.

В первой главе рассматриваются исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности, описываются деловые и личные качества секретаря, его должностные обязанности и т.п.

Во второй главе рассматривается деятельность секретаря в области документного и бездокументного обслуживания.

В третьей главе приводится рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря в новых условиях.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛНЬОСТИ : ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

Секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя: соотношение понятия. Уровни деятельности секретаря

В любом учреждении, организации, фирме секретарь занимается документированием управленческой деятельности, организацией документальных массивов, частичной подготовкой реферативных и аннотированных списков, необходимых для руководителя (т.е. для потребителя, в лице руководителя или коллектива (иногда)) и организует их использование и т.д. От уровня теоретической и практической подготовки секретарей, зависит качество и эффективность работы управленческого звена предприятия. Поэтому в последние годы возросла роль подготовки и переподготовки секретарских кадров.

Понятие секретарь, согласно Т.В. Кузнецовой, достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря структурного подразделения до технического секретаря.

Само понятие «секретарь» сегодня рассматривается во многих учебных и понятийно-терминологических словарях.

Наиболее полным является определение слова «секретарь», приведенное в словаре иностранных слов:

«секретарь (с фр. secretajre) – 1) выбранный или назначенный руководитель общественной организации или государственного учреждения; 2) ранг государственного служащего (напр. дипломата); 3) лицо, ведущее протокол собрания, заседания; 4) работник, ведущий делопроизводство, переписку какого-либо лица, организации, учреждения». Данное понятие наиболее полно раскрывают все грани секретарской деятельности.

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: «современный секретарь - это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя» .

В словарях слово «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведущее делопроизводством», а в словаре С.И. Ожегова, секретарь – работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения .

Теперь рассмотрим, как определяется слово «референт» применительно к работнику управленческого аппарата. Референт (от латинского)- производное от слова реферат, определяется как должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам. Референт докладывает руководителю определенный материал, предварительно его прореферировав, то есть изучив и кратко изложив. Таким образом, если секретарь руководителя лишь докладывает полученные документы, их систематизируя и подбирая необходимые дополнительные документы, секретарь-референт просматривает периодические издания и Интернет, выбирая информацию, которая может потребоваться руководителю, и сообщает о ней в реферированной форме. На него падает обязанность подбирать материалы к докладу или выступлению руководителя, продумывать и предлагать возможный план выступления руководителя, составлять варианты текстов документов, сообщений и докладов. Отсюда значительно более высокие требования к претенденту на должность секретаря-референта. Безусловно, это всегда специалист, получивший высшее образование. В определенных случаях от него требуется образование, профильное направлению деятельности руководителя. Деятельность секретаря-референта, конечно, не ограничивается только второй частью его должности – референт. Секретарь-референт выполняет и всю другую работу, возлагаемую на секретаря руководителя. Он, прежде всего, его опора, доверенное лицо. Его главная цель - максимально освободить руководителя от подготовительных стадий важных мероприятий, отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу.

Таким образом, секретарь-референт должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Секретарь-референт – это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Согласно данному определению секретарь–референт – помощник руководителя.

В вузовской среде также имеется должность ученого секретаря. Требования к квалификации ученого секретаря, предъявляемые «Квалификационным справочникам должностей руководителей, специалистов и других служащих» следующие: «Ученая степень доктора или кандидата наук. Наличие научных трудов. Опты научной и организационной работы не менее пяти лет», и в справочнике эта должность находится в разделе должностей руководящих научных и инженерно-технических работников, общих для научно-исследовательских учреждений, конструкторских, технологических, проектных и изыскательных организацией.

Ясно, что перечисленные обязанности потребовали от секретаря высоких качеств, которые обеспечивали бы идеальные отношения с руководителем, коллегами по работе, посетителями. Речь идет, помимо прочего, и о внешнем виде, особенностях характера, любви к своей, ставшей теперь престижной профессии.

Без преувеличения можно сказать, что секретарь в наше время стал неким связующим, координирующим звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. И теперь под словом «секретарь» подразумевается и помощник руководителя, и руководитель службы документационного обеспечения управления, и референт, обеспечивающий успешное функционирование «команды» руководителя в деловой сфере. Все зависит от масштаба организации и ее структуры.

Как видим, работа секретаря референта разнообразна и многогранна. Круг знаний, умений и навыков, необходимых секретарю с каждым годом расширяется. Поэтому важным условием изучения секретарской деятельности является изучение уровней его деятельности.

Особым спросом на рынке труда профессия секретаря-референта стала пользоваться в условиях становления разнообразных форм малого и среднего бизнеса.

В нашей стране, к сожалению, не разработан нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень в соответствии с требованиями к профессиональным и личным качествам, обязанностям, правам и ответственности на определенном уровне квалификации. Подобный документ мог бы регламентировать секретарские должности от низшей к высшей и содействовать профессиональному росту секретарей. Такой документ позволил бы и руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секретаря при устройстве его на работу.

Впервые такой документ, который называется «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря», был разработан скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS). Там прослеживаются уровни профессионального роста секретарей. В последней редакции этого документа рассматривается путь секретаря как восхождение по служебной лестнице от уровня А к уровню Д. Уровень А был отменен в ходе последнего редактирования из-за того, что внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретаря этого низового уровня.

По мнению М.В. Стенюкова, нетрудно заметить аналогию профессиональных уровней, представленных в этом документе EAPS, тем должностным ступеням, которые прослеживаются в российской практике секретарей: секретарь-машинистка, секретарь, секретарь-референт, референт, руководитель секретариата или офис-менеджер. Согласно названному нормативному документу, в работе секретарей выделяются следующие ступени профессионального роста:

Уровень А примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России.

Уровень В (соответствует уровню секретаря в России)

- печатать (на родном и английском языках) рукописи или под диктовку;

- обслуживание командировок и совещаний;

- телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;

- самостоятельная работа (т.е. написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).

- за свою собственную работу;

- за составление документов;

- обязан знать структуру компании и направления ее деятельности.

Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу или несколько лет стажа работы в области делопроизводства;

- дополнительное изучение иностранного языка.

- рациональность и организованность;

- способность выбирать приоритеты;

- стремление к сотрудничеству;

- склонность к работе в области сервиса.

Уровень С (соответствует уровню секретаря-референта в России).

Уровень С базируется на уровне В плюс дополнительное образование и стаж работы на уровне В.

- печатать (на 2-х иностранных языках) с рукописи или под диктовку;

- составление меморандумов, писем, факсов и других документов;

- проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;

- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.);

- подготовка пленок для подоскопа и других печатных и наглядных материалов;

- организация командировок и совещаний;

- ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;

- самостоятельная работа (т.е. составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).

- обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;

- проверка исполнения заданий и отчетность;

- обязан знать структуру компании и направления ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании.

Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу не менее одного года или не менее пяти лет стажа работы секретарем уровня В;

- дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;

- предпочтителен опыт работы за рубежом.

- способность руководить и взаимодействовать с персоналом;

- хорошие организаторские способности;

- хороший литературный стиль;

- способность справляться со стрессовыми ситуациями.

Уровень Д (соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России).

Уровень Д базируется на уровне С плюс дополнительное образование, стаж работы на уровне С.

- подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;

- ведение административной работы;

- консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;

- организации презентаций, представительская деятельность;

- деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);

- самостоятельная работа (т.е. собственные исследования, перевод бизнес - и технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок);

- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.).

- за свои исследования и отчеты;

- за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.

Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу не менее одного года или большой опыт работы секретарем уровня С;

- изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии

общения и информационных технологий; предпочтительно обучение или стажировка за рубежом.

4. Личностные качества:

- способность к лидерству;

В последние годы вопросы поэтапной подготовки секретарей начали активно рассматриваться и изучаться отечественными специалистами. Так, по мнению М.И. Додоновой, подготовка секретарей в России должна протекать в три ступени:

Секретарь или секретарь-машинистка, выполняющая технические функции по размножению документов и сервисные функции в качестве связующего звена между руководителем, сотрудниками и внешним миром. Образование: курсы по подготовке секретарей.

Секретарь-референт, референт, знающий работу с документами в традиционном и автоматизированном режиме, организационное и документальное оформление совещаний, прием посетителей и др. Образование: специализированные секретарские школы, колледжи, центры образования.

Секретарь-помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата, наделенный полномочиями представителя в других организациях. Образование: высшее – университеты, институты, академии.

Как видим, работа секретаря весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия.

Читайте также:

  
• Оплачивает ли профсоюз лечение зубов
  
• Как стать директором заповедника
  
• Плюсы работы в яндекс маркет
  
• Какой оклад ставить совместителю в 1 с
  
• Нужно ли освобождать деревья от трудовых грибов