Чем отличаются справочники физические лица и сотрудники

Опубликовано: 17.09.2024

Анонс

В этой статье вы узнаете:

- как правильно создавать сотрудника

- чем отличается физическое лицо от сотрудника организации

- где вносить данные о стаже, военном учете, семейных связях, инвалидности

- как изменить фамилию сотрудника, сохранив отображение старой фамилии в отчетах за предыдущий период

Создание нового сотрудника

В УТП существует два отдельных справочника – «Физические лица» и «Сотрудники организаций». Их следует четко различать, так как такая система часто вводит пользователей в заблуждение.

В справочнике «Физические лица» создаются карточки, обозначающие человека. Здесь вносятся данные о ФИО, дате рождения, пол, семейные связи, образование, стаж и т.д. В этом справочнике человек вносится только один раз, так как независимо от того в скольких организациях он работает и сколько должностей занимает, это всё равно только один человек.

В справочнике «Сотрудники организаций» создается карточка работника конкретной организации и обозначает роль и должность человека именно в конкретной организации. Если человек работает по совместительству в двух разных организациях, то для него должно быть создано две карточки в справочнике «Сотрудники организаций». Если человек работает в одной организации, но занимает две должности, для него также должно быть создано две отдельных карточки сотрудника. Но привязка у всех будет к одному общему физическому лицу.

Чтобы создать физическое лицо сотрудника, который впервые принимается на работу в предприятие, перейдите в справочник «Физические лица» (Меню – Справочники – Кадровый учет – Физические лица).

Нажмите на кнопку «Добавить». Внесите данные о ФИО, дате рождения и другие необходимые сведения.

На закладке «Дополнительно» вносятся данные о воинском учете, семейном положении, образовании и членах семьи. Обратите внимание, что указывая членов семьи, вам также нужно будет создать соответствующих физических лиц.

Сведения о предыдущих местах работы можно внести с помощью кнопки «Труд». Чтобы создать новую запись в открывшемся окне нажимайте правой клавишей мышью и выбирайте опцию «Добавить». Ниже можно также указывать данные об инвалидности, пенсионере и дополнительных гарантиях.

Чтобы внести данные о предыдущем стаже сотрудника, нажмите кнопку «Стаж». В открывшемся окне добавляйте данные о предыдущих местах работы человека и видах стажа. Данные о стаже во время работы в вашей текущей организации вносить не нужно, этот функционал предназначен только для стажа, предшествующего работе в вашем предприятии.

Если вам нужно изменить фамилию сотрудника, из карточки физического лица нажмите кнопку «Подробнее». Далее нажмите кнопку «История» и добавляйте запись для новой фамилии сотрудника, с указанием даты, с которой будет действовать эта фамилия. Указание даты нужно для того, чтобы в отчетах, сформированных за период до этой даты, отображалась предыдущая фамилия сотрудника.

Чтобы обновить данные об измененной фамилии в карточке физического лица, закройте карточку и откройте её снова. Данные в полях «ФИО» уже отобразятся с новой фамилией, чтобы обновить их в поле «Имя», нажмите на стрелку и в выпадающем списке выберите нужное отображение уже с новой фамилией. После этого сохраните карточку физического лица.

Чтобы создать нового сотрудника организации, перейдите в справочник «Сотрудники организаций» (Меню – Справочники – Кадровый учет – Сотрудники организаций).

С помощью кнопки «Добавить» создайте новую карточку сотрудника. Обратите внимание на опцию «Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц»: если вы ещё не создавали физическое лицо для этого человека, активируйте эту галочку и новое физическое лицо будет сразу создано автоматически. Если же вы ранее внесли физическое лицо как в нашем случае, оставьте активной вторую галочку «Создать нового сотрудника, выбрав его из списка справочника физических лиц» и выберите нужное физическое лицо по ссылке справа «Открыть справочник физических лиц для выбора».

После выбора существующего физического лица данные о ФИО, дате рождения, поле и т.д. автоматически заполнятся в этой карточке сотрудника. Теперь вам необходимо заполнить поля, характеризующие принадлежность этого сотрудника определенной организации. Это «Организация», «Вид договора» и «Вид занятости».

При выборе «Вида занятости» обратите внимание на вид «Внутреннее совместительство». В случае, когда человек работает в одной организации на двух разных должностях, ему нужно создавать две отдельных карточки сотрудника со ссылкой на одно общее физическое лицо, с видом занятости для первой «Основное место работы» и для второй «Внутреннее совместительство». При этом во второй карточке заполняем поле «Основное назначение» ссылкой на первую. Это нужно для корректного заполнения зарплатных документов – при выборе сотрудника с внутренним совместительством для него автоматически будут заполняться и строки второй должности.

На закладке «Трудовой договор» нужно заполнять данные, которые понадобятся для печати договора с сотрудником. Эти данные никак не повлияют на дальнейшие расчеты зарплаты, они вносятся только информативно.

Создание физического лица и сотрудника являются подготовительной работой, этих данных недостаточно для полноценного расчета зарплаты. Следующим этапом является прием сотрудника, который оформляется документом «Прием на работу в организацию».

Один и тот же человек может работать одновременно в нескольких организациях и на предприятии, также может поработать некоторое время и уволиться, и может быть повторно принятым на работу. Для описания объектов, с которыми заключаются те или иные трудовые отношения, в конфигурации используются термины: физическое лицо, сотрудник, работник.

Термин физическое лицо используется для обозначения человека, вне зависимости от наличия/отсутствия трудовых отношений с предприятием или организацией.

Термин сотрудник используется для верхнеуровнего описания трудовых отношений, то есть, для описания того, в каких отношениях и с какой организацией или предприятием состоит физическое лицо. Синонимом термина "сотрудник" может выступать понятие "назначение". По сути, значениями этих понятий является совокупность: физическое лицо + организация + вид занятости. То есть два сотрудника, которые принятые в разное время и в общем случае на разные рабочие места, могут соответствовать одному физическому лицу.

Термин работник используется для более детального описания трудовых отношений, а именно для определения того, какое рабочее место и в какой период времени занимает сотрудник.

Соответственно для хранения значений описанных сущностей используются справочники и регистры сведений:

Физические лица - перечень физических лиц, в котором человек регистрируется один раз;

Сотрудники - перечень лиц, находящихся или когда-либо находившихся в трудовых отношениях с организациями. В этом перечне физическое лицо регистрируется, как новый сотрудник при каждом приеме на работу, т. е. при приеме в каждую организацию, при приеме по внутреннему совместительству , при повторном приеме и т. п. ;

Работники организаций - перечень сотрудников организаций. В этом перечне сотрудник при оформлении приказа о приеме на работу регистрируется, причем, для каждой организации регистрируется столько раз, сколько должностей оно занимает в этой организации.

Физические лица

Для хранения информации обо всех физических лицах (работниках предприятия, членах их семей и т. п.) в типовой конфигурации используется справочник "Физические лица".

Рис.1. Физические лица

Этот справочник содержит информацию личного характера о физических лицах.

При вводе нового элемента в справочник и заполнении реквизита "Имя:", автоматически заполняются значения полей "ФИО:". В поле "ФИО:" отображаются "настоящие" фамилия, имя и отчество, в то время как в наименовании элемента справочника "Физические лица" (поле "Имя:") фактически хранится "псевдоним". Такой механизм позволяет вести историю изменений фамилии, имени, а также отчества, и легко распознавать полных тезок и однофамильцев. Например, фамилия, имя и отчество двух людей будут одинаковыми (поле "ФИО:"), а в наименовании справочника (поле "Имя:") можно добавить какой-нибудь различительный признак, удобный менеджеру кадровой службы. При помощи кнопки "Подробнее. " можно изменить "настоящие" данные и указать дату, с которой они действуют. А по кнопке "История", в открывшемся окне, можно заполучить список всех имен, отчеств, фамилий, которыми воспользовался человек.

Для ввода паспортных данных или данных другого документа, удостоверяющего личность, например, свидетельства о рождении, также открывается дополнительное окно, по кнопке "История", в котором, можно получить информацию о предыдущих документах. А в форме элемента справочника отображается информация, актуальная в текущий момент времени.

Также, для физического лица можно внести информацию:

о гражданстве - является ли физическое лицо резидентом Украины;

о составе семьи;

о том, что физическое лицо является пенсионером.

Все эти данные являются сугубо справочной информацией и могут использоваться только для составления отчетности , то есть они не влияют на расчеты по оплате труда. Исключение составляет информация о составе семьи, так как данные о детях могут влиять на расчет льгот по НДФЛ. в табличной части "Состав семьи" родственники указываются путем отбора из справочника "Физические лица". Именно в элементе справочника, описывающем родственника (ребенка), должна быть указана дата его рождения.

Указать данные о льготах по НДФЛ, инвалидности и составе семьи необходимо отобразить на закладке " Расчет зарплаты ".

Сотрудники

В справочнике " Сотрудники организаций " хранятся данные о том, в какой организации работает человек, и на каких основаниях (основное место работы или совместительство) и табельный номер. Также в справочнике присутствует признак актуальности сотрудника, его следует сбрасывать для давно уволенных работников, с которыми уже произведены окончательные расчеты. Для работающих сотрудников в форме элемента справочника отображается кадровая информация о подразделении и должности сотрудника и документах, которыми она внесена.

Должности

Список должностей, используемый для учета кадров , хранится в справочнике " Должности организаций ". Справочник наполняется пользователем согласно с надобностями учета. Кроме наименования должности элемент справочника содержит код должности по классификатору профессий, (реквизит "Код КП"), который используется при формировании отчетов "Личная карточка", "Расчетно-платежная ведомость (по сотруднику) П-6".

Согласно Закону 1564-VІ от 25.06.2009 г. "О внесении изменений в некоторые законы Украины относительно престижности шахтерского труда" с 01.01.2010 г. о доходах в виде заработной платы, вознаграждений, а также других выплат начисленных (выплаченных) согласно с условиями по трудовому договору, работникам-шахтерам обкладываются НДФЛ в размере 10 процентов. Шахтерами принято считать сотрудников, которые отмеченные под грифом "Шахтер".

Списки начислений и удержаний

Начисления и удержания называются в типовой конфигурации видами расчета, а перечень используемых видов расчета называется планом видов расчета. Для хранения списка возможных начислений предназначен план видов расчета "Начисления организации".

Список начислений содержит несколько предопределенных видов расчета, для них реализован автоматизированный расчет суммы начисления, например, оклад, индексация. Пользователь может расширять этот список новыми необходимыми видами расчета, сумма начисления по которым будет рассчитываться по выбранному правилу, процентом от указанных видов оплаты (например, премии) или задаваться фиксированной суммой, рассчитанной вручную (например, оплаты больничных, отпускных).

Рис.2. План видов расчетов "Начисления"

В плане расчетов по каждому виду задается:

Рис.3. Настройка нового начисления

способ расчета - определяет алгоритм расчета;

категория расчета: первичное, зависимое первого уровня и т. д. Результат первоначального зачисления не зависит от итогов остальных начислений, а зависит только от отработанного времени сотрудником. Результаты зависимых начислений различных уровней могут зависеть от результатов начислений, имеющих более высокий уровень. Например, индексация зарплаты имеет категорию "Зависимые первого уровня" и опирается на основной оклад. Оклад в данном случае выступает в роли "Базового начисления";

код дохода НДФЛ - для налогообложения НДФЛ и отражения в форме 1ДФ. Реквизит заполняется выбором из справочника "Доходы НДФЛ". Порядок расчета НДФЛ (со всей суммы начисления или с остатка после вычета взносов) определяется наличием/отсутствием соответствующего флага в выбранном элементе;

социальная группа населения, в которую входят физические лица получающие начисление (для расчета индексации);

показатели видов оплаты труда с помощью них формируют отчет по труду. Указывается строка отчета для начисления, в которую будут заносится суммы по данному начислению;

показатели видов учета рабочего времени - для регламентированного отчета "Отчет об использовании рабочего времени (форма №3-ПВ)".

Флаг "Засчитывается как отработанное время" следует устанавливать для начислений, с помощью которых производится оплата за отработанное время, например для оклада. Флаг "Засчитывается в норму времени" следует устанавливать для начислений, с помощью которых производится оплата рабочего времени вне зависимости от того, работал ли сотрудник фактически, например, для оклада и для больничных, отпусков. Значение флага "Это оклад" применяется для группировок и упорядочивания видов оплаты в отчетах и документах.

Флаги "Для расчета ЕСВ и НДФЛ расценивается как оплата отпуска" а, также "Для расчета ЕСВ и НДФЛ учитывается как оплата больничных" следует устанавливать для начислений, с помощью которых производится оплата отпускных и больничных (декретных) за будущие месяцы. То есть эти флаги позволяют корректно рассчитать НДФЛ и ЕСВ с переносимых больничных листов и отпускных, а именно суммы по данным видам расчета входят в базу расчета НДФЛ и ЕСВ того месяца, на который попадают дни отпуска (болезни).

Также для вида расчета можно указать подходит это начисление индексации (реквизит "Индексируется расчетом:") и способ отражения начисленных сумм в учете. В табличной части "Базовые расчеты" для зависимых начислений задается перечень видов расчетов, от результатов которых зависит сумма данного начисления.

В табличной части "Является базой для расчетов" указывается перечень видов расчетов (взносов, начислений и удержаний), базой для которых является текущее начисление.

В форме списка начислений предусмотрена специальная кнопка для вызова "Помощника создания начислений". Эта обработка может помочь сформировать новый вид расчета, а также настроить все нужные параметры которые необходимы для использования и отображения в бухгалтерском учете.

При создании вида расчета для оплаты отпусков следует указать:

Способ расчета - Фиксированной суммой

Категория расчета - Первичное

Социальная группа - Трудоспособные

Индексируется расчетом - Индексация зарплаты

Счет учета - 661

Показатели видов оплаты труда для отчета №1-ПВ - Оплата отпуска

Показатели видов учета рабочего времени для отчета №1-ПВ - Ежегодный отпуск

Для расчета ЕСВ и НДФЛ учитывается как оплата отпуска

Засчитывается в норму времени

Таблица "Является базой для":

ЕСВ (оплата труда) (из ПВР "Взносы в фонды")

ЕСВ ФОТ (оплата труда) (из ПВР "Взносы в фонды")

При создании вида расчета для оплаты больничных следует указать:

Способ расчета - Фиксированной суммой

Категория расчета - Первичное

Счет учета - 663

Показатели видов оплаты труда для отчета №1-ПВ —" "Больничные за счет предприятия" или "Начисления за счет ФСС"

Показатели видов учета рабочего времени для отчета №1-ПВ - Временная нетрудоспособность

Для расчета ЕСВ и НДФЛ учитывается как оплата больничных

Засчитывается в норму времени

Таблица "Является базой для":

ЕСВ (больничные) (из ПВР "Взносы в фонды")

ЕСВ ФОТ (больничные) (из ПВР "Взносы в фонды")

Также в виде расчета для оплаты больничных за счет ФСС следует указать "Отражение в бухучете:" - "Отражение больничных за счет ФСС".

При создании вида расчета для оплаты по договору ГПХ следует указать:

Способ расчета - Фиксированной суммой

Категория расчета - Первичное

Счет учета - 661

Показатели видов оплаты труда для отчета №1-ПВ - ФОТ основной

Таблица "Является базой для":

ЕСВ (по договорам ГПХ) (из ПВР "Взносы в фонды")

ЕСВ ФОТ (по договорам ГПХ) (из ПВР "Взносы в фонды")

Список дополнительных удержаний (например, штрафов, алиментов) пользователь может вести в плане расчетов "Удержания организации".

Требуется для просмотра Flash Player 9 или выше.

Один человек одновременно может работать в нескольких организациях и на предприятии, может уволиться, а затем опять быть принятым на работу. Несколько сотрудников, которых приняли на работу в разное время и на различные рабочие места, могут соответствовать одному физическому лицу. Потому в конфигурации «ЗУП» выделяют такие понятия:

Физические лица - список физических лиц, где человек регистрируется только один раз;
Сотрудники - перечень физических лиц, которые находятся либо находились в прошлом в трудовых отношениях с организациями и предприятием. В этом случае физическое лицо регистрируется, как новый сотрудник при каждом приеме на работу или заключении договора гражданско-правового характера;
Работники — перечень сотрудников предприятия. В нем физическое лицо регистрируется только один раз;
Работники организаций - список сотрудников организаций. В нем, сколько должностей занимает физическое лицо, столько раз и регистрируется.

Физические лица

Чтоб хранить данные обо всех физических лицах существует справочник «Физические лица» и набор регистров сведений. В справочнике записана личная информация физических лиц (пол, дата рождения, место рождения и т.п). В регистрах сведений, как правило, хранят информацию, которая может периодически изменятся (семейное положение, паспортные данные), а вносят ее из формы элемента данного справочника.

Спр. «Физические лица» - един для всех имеющихся видов учета. Когда создается новый элемент и заполняется поле «Имя», тогда поля «ФИО» заполняются автоматически. «ФИО» хранит реальные данные, а «Имя» - псевдоним. Этот механизм создан для облегчения ведения истории изменений фамилии, имени, отчества, и помогает отличать тезок и однофамильцев. Используя кнопку «Подробнее. » имеется возможность изменения реальных данных, и указания даты начала их действия. Кнопка «История» служит для отображения списка фамилий, имен и отчеств, которые использовал человек.

При нажатии кнопки «История» открывается окно для ввода паспортных данных. Данное окно содержит информацию обо всех предыдущих документах. Форма элемента справочника содержит данные, актуальные на текущий момент времени.

Для физического лица есть возможность внести:

данные о гражданстве – является ли физическое лицо резидентом Украины или нет;
сведения об отношении к воинской службе;
семейное положение;
информация об образовании;
сведения о владении профессиями и иностранными языками;
о прошлой трудовой деятельности (копия трудовой книжки);
физическое лицо является ли инвалидом или пенсионером.

Все выше перечисленное является справочной информацией и не влияет на расчеты по оплате труда. Исключение м является информация о гражданстве и составе семьи. Первое влияет на расчет НДФЛ, а второе - на расчет льгот по НДФЛ и удержание алиментов. Сведения о том, что физическое лицо является резидентом Украины, записывается при заполнении справочника по умолчанию. Информация о пенсионерах и инвалидности вносится при нажатии кнопки «Труд» и не влияет на расчет взносов, но определяет возможность предоставления льгот по НДФЛ и служит для составления отчетности.

Данные о стаже работника нужны чтобы рассчитывать зарплату (больничные, доплаты за выслугу лет и т.п.). Вносить их необходимо вручную в регистр сведений «Начальные сведения о стаже работников организации».

Для физических лиц в элементе спр. «Физические лица» в табличной части «Состав семьи» хранятся сведения о составе семьи.

Информацию о карьере во всех организациях по физическому лицу можно получить по кнопке «Печать».

Для удобного анализа всей информации о физическом лице можно использовать обработку «Управление данными работника». В ней можно просмотреть все данные, а также изменить их, путем создания или изменения документов.

Сотрудники

Отметим, что учет в данной конфигурации ведется не в разрезе физических лиц, а в разрезе сотрудников. А значит, в документах для кадрового учета и расчета заработной платы выбирается элемент спр. «Сотрудники организаций». Данный справочник используется в регламентированном и управленческом учете.

Каждый элемент спр. «Сотрудники организаций» хранит информацию, которая характеризует физическое лицо, как сотрудника:

«Вид договора» - вид трудовых отношений:
- трудовой договор - сотрудник является работником организации;
- договор подряда (выполнение работ, оказание услуг) и Авторский договор - сотрудник работает на основе договора гражданско-правового характера, при этом он может иметь основное место работы в организации;
- без договора - сотрудник работает на предприятии и не принят ни в одну из организаций;
- основное место работы;
- внешнее совместительство;
- внутреннее совместительство (если это возможно);
При добавлении нового элемента в спр. «Сотрудники организаций» для физического лица, о котором информация уже занесена в спр. «Физические лица», нужно использовать «Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц», нажать кнопку выбора в поле «Имя» или выбрать «Открыть справочник физических лиц для выбора. ».

Когда в спр. «Физические лица» информации о физическом лице нет, то следует использовать режим «Создать нового сотрудника» и ввести личные данные в справочник физических лиц.

В справочнике есть признак актуальности сотрудника, который сбрасывают для давно уволенных работников, с которыми произведен окончательный расчет. Для работающих сотрудников в справочнике видна кадровая информация, данные об условиях оплаты труда и документах, которыми она внесена.

Когда принимается физическое лицо как внутренний совместитель или ранее уволенный работник повторно, то нужно создать новый элемент спр. «Сотрудники организаций». При приеме внутреннего совместителя или по договору гражданско-правового характера обязательно заполняется «Основное назначение», где указывается ссылка на элемент справочника, в котором занесено это же физическое лицо и вид занятости «Основное место работы».

В спр. «Сотрудники организаций» указывается информация о трудовом договоре сотрудника.

Работники организаций или предприятия – это сотрудники, назначенные на определенную должность, а именно те, которые приняты на работу документами «Прием на работу в организацию» или «Прием на работу» соответственно. Список всех сотрудников организации хранится в регистре сведений «Работники организаций», а список сотрудников предприятия – в регистре «Работники». Здесь видно подразделение, должность, график работы сотрудника. Данные эти заносятся только документами кадрового учета.

Добавляем новое физическое лицо в 1С

В разделе Нормативно-Справочной-Информации (НСИ) открываем Физические лица.

Для поддержания порядка, нажимаем Создать группу.

Называем отдельную группу, например Клиенты и нажимаем Записать и закрыть.

Заходим в новую группу, нажимаем Создать.

И, заполняем формуляр для создания нового физического лица, следующим образом.
На следующей вкладке Адреса, телефоны, можно заполнить контактные данные.
- Электронная почта;
- Номер телефона;
- Фактический адрес;
- Почтовый адрес;
- И, другое.
На вкладке Комментарий, можно добавить какую-нибудь уточняющую информацию.

В целом, новое физ. лицо создано, но, если вам нужно закрепить за ним какой-нибудь дополнительный документ с личными данными, например Паспорт гражданина, тогда можно поступить, следующим образом. Записываем документ, нажимаем на значок папки с зеленой стрелкой и выбираем раздел Документы.

Нажимаем Создать.

И, заполняем небольшой формуляр, следующим образом.
- Проверяем выбранное физ. лицо;
- Выбираем из выпадающего списка Вид документа;
- В зависимости от выбранного документа, заполняем нужные данные;
- Отметим пункт Является документом, удостоверяющим личность;
- Укажем дату начала действия записи, проверяем и жмём Записать и закрыть.
Личный документ физ. лица у нас добавлен.

Как, собственно, и новое физическое лицо.

Теперь, рассмотрим процесс создания новых сотрудников.

Добавляем нового сотрудника в 1С

Заходим в раздел Персонал и открываем Сотрудники.

Опять же, для поддержания порядка, нажимаем Создать группу.

Вводим название для отдельной группы с сотрудниками и жмём Записать и закрыть.

Теперь у нас имеется с вами две отдельные группы с сотрудниками и клиентами.

Раскрываем отдельную группу с сотрудниками, нажимаем Создать.

И, заполняем формуляр для создания нового сотрудника, следующим образом.
- Вводим полные ФИО
- Выбираем вариант отображения
- Указываем Пол
- Дату рождения
- Если нужно, указываем ИНН
- Отмечаем Является сотрудником и выбираем магазин
- Настройку работ сотрудника, рассмотрим в отдельной статье
- А сейчас, проверяем все поля и переходим в следующий раздел.
Аналогичным образом, в разделе Адреса, телефоны, указываем контактные данные.

Оставляем по желанию в разделе Комментарий дополнительную информацию.

Не забываем о возможности добавления в карточку сотрудника личного документа. Итак, перепроверяем всю информацию и нажимаем Записать и закрыть.

Вот в целом и всё, новый сотрудник в 1С у нас добавлен.

На этом пожалуй всё. Увидимся на следующих страницах блога. А пока.. пока.

Очень часто необходимо получать актуальные кадровые данные как для одного сотрудника, так и для списка сотрудников. Конечно же мы можем просто написать свой запрос и получить эти данные, но очень часто, после изменения структуры регистров, запрос перестает работать. Кроме того, для получения некоторых данных необходимо писать большие запросы в несколько сотен строк, особенно если необходимо получить данные для списка сотрудников. Поэтому лучше воспользоваться тем функционалом, который для нас создали разработчики библиотеки стандартных подсистем.

В данной статье рассматриваются только способы получения кадровой информации для сотрудников и физических лиц. Описанным способом можно получить следующую кадровую информацию: кадровые данные сотрудников (дата приема, текущее подразделение, должность, работает сотрудник, находится в отпуске или же на больничном), кадровые данные физических лиц (ФИО, информация о стаже, образовании и т.д.) и данные о начислениях.

Все примеры проверены на конфигурации ЗУП 3.1.10.135, версия 1C БСП 3.0.3.59.

Получение информации для одного сотрудника или физического лица

Рассмотрим получение текущей фамилии для сотрудника Боровой Дмитрий Валентинович. Для наглядности добавим ему в историю изменения ФИО фамилию Бонд и изменим отчество.

Для получения кадровой информации используется общий модуль КадровыйУчет. Для получения кадровых данных физических лиц используется функция КадровыеДанныеФизическихЛиц. Более подробно о принимаемых параметрах вы можете в описании к функции. Для нас важен параметр СписокФизическихЛиц, куда мы передаем ссылку на физическое лицо или массив ссылок на физические лица, параметр КадровыеДанные, в котором указываются те кадровые данные, которые мы хотим получить и параметр ДатаПолученияДанных – дата, на которую мы получаем данные.
Видов кадровых данных, которые мы можем получить, очень много, поэтому мы рассмотрим только несколько из них.
Чтобы узнать какие кадровые данные можно получить с помощью данной функции вы можете обратиться к описанию функции КадровыйУчетВнутренний.ЗапросВТКадровыеДанныеФизическихЛиц.

Если мы выполним этот код, то получим следующую строку:

Т.е. функция нам вернет фамилию актуальную в период с 30.11.2019 по 01.01.2020. Если же указать дату получения данных не из этого периода, то функция вернет другую фамилию.

Кроме того, у данной функции есть еще один параметр, с помощью которого мы можем накладывать дополнительные отборы – ПоляОтбораПериодическихДанных. В данном параметре указывается коллекция отборов. Для примера мы можем наложить отбор на отчество:

В результате получим строку:

Т.е. мы получили другую фамилию, используя одну и ту же дату.

Для получения кадровых данных сотрудников используется функция КадровыеДанныеСотрудников из того же модуля. И, по аналогии, чтобы узнать список возможных кадровых данных можно посмотреть описание функции КадровыйУчетВнутренний.ЗапросВТКадровыеДанныеСотрудников.

Для получения кадровой информации по списку сотрудников или списку физлиц можно использовать эти же функции. Только вместо ссылки на физическое лицо в параметр СписокФизическихЛиц передается массив физических лиц, а в параметр СписокСотрудников – массив сотрудников.

Получение информации для списка сотрудников с использованием временных таблиц

Иногда гораздо удобнее не получать данные в промежуточных переменных, а формировать временные таблицы и использовать эти временные таблицы в одном запросе. Для этого мы можем использовать функции СоздатьНаДатуВТКадровыеДанныеСотрудников и СоздатьНаДатуВТКадровыеДанныеФизическихЛиц из общего модуля КадровыйУчет. Данные функции отличаются тем, что не возвращают таблицу кадровых данных, а формируют временную таблицу в менеджере временных таблиц.

Для демонстрации можно использовать данный код.

После выполнения данного кода мы получим таблицу кадровых данных следующего вида:

В данном примере мы сначала подготовили кадровые данные сотрудника и кадровые данные физического лица во временных таблицах, и затем использовали их в одном запросе.

Получение кадровой информации для списка сотрудников на разные даты

Кроме получения кадровых данных на конкретную дату очень часто бывает нужно получить кадровые данные на разные даты. Это бывает нужно, например, в случае печати нескольких документов с разными датами. Когда для каждого документа на разные даты нужно получать отдельную кадровую информацию. Так как в цикле запросы выполнять не хорошо, то нужно сформировать один запрос сразу для всех документов. Для этого можно использовать функции ЗапросВТКадровыеДанныеФизическихЛиц и ЗапросВТКадровыеДанныеСотрудников все из того же общего модуля КадровыйУчет.

Для примера используем все того же сотрудника Борового Дмитрия Валентиновича и его таблицу изменения ФИО.

Чтобы продемонстрировать как работают данные функции подготовим таблицу физических лиц, которая содержит список физических лиц и дат. В нашем примере физическое лицо будет одно, но мы добавим несколько дат:

Во временной таблице будет три строки с разными датами.

Далее формируем описание нашей временной таблицы с физическими лицами:

Если колонка, содержащая ссылки на физические лица, будет называться не ФизическоеЛицо, необходимо указать это в функции ОписаниеВременнойТаблицыОтборовФизическихЛиц в параметре ИмяПоляФизическоеЛицо. Это же касается и колонки, содержащей даты, по умолчанию она должна называться Период.

Далее получим запрос и выполним его, чтобы сформировать временную таблицу, содержащую кадровые данные:

Ну и в конце мы можем использовать эту временную таблицу. В данном примере мы просто выведем ее в таблицу значений.

В результате мы получим следующую таблицу:

Как мы видим, запрос вернул нам актуальную информацию для всех дат указанных в исходной таблице ВТФизическиеЛица.

Читайте также: