Что такое анализ работы сотрудника

Опубликовано: 17.09.2024

Своих специалистов работодатель рассматривает как ценный интеллектуальный ресурс в бизнес-деятельности. Понятно, что малоэффективный работник не способствует её развитию. Таких не хотят видеть в коллективе. Собрать сплоченную команду, оценить каждого – непростая задача. В принятии управленческих решений по повышению продуктивности персонала помогают программы учета времени.

Оценка эффективности персонала

Все больше компаний обращают внимание на результативность сотрудников. Применяют комплекс методов, чтобы проанализировать показатели продуктивности, поведенческие реакции, лояльность к компании, другие критерии. Акцент на этом неслучаен. Неорганизованная работа наносит материальный ущерб. Предприятия теряют сотни тысяч рублей в год. Причины снижения КПД, на первый взгляд, несерьезные. Но по статистике, треть сотрудников сидит в Интернете только на рабочем месте:

читают новости – 85%;
ищут и скачивают информацию, не связанную с прямыми обязанностями – 60%;
читают книги в электронных библиотеках и другие материалы – около 70%;
играют в компьютерные игры – почти 35%.

Еще данные: шесть человек из 10 общаются онлайн с друзьями. На все это уходит от получаса до 4 часов в день . То есть половину трудового периода коллектив не работает. И на этот фактор обращать внимание придется. Если только нет цели свернуть бизнес.

Автоматическая система оценки персонала

Чтобы не нести урон из-за массовых отвлечений коллектива, необходимо анализировать его занятость, пунктуальность, профессиональные достижения. Делать это проще всего через IT-программы. Наличие автоматизированных систем контроля повышает KPI работников минимум на 30%. Кроме того, позволяет достичь нескольких целей:

делает “прозрачным” процесс оценки сотрудников и для них самих, и для менеджера;
сокращает период на анализ производительности труда;
мотивирует коллектив увеличивать KPI;
позволяет работнику отслеживать выполнение плана, ход работы в соотношении с целостной задачей проекта.

В итоге ПО оценки позволяют сократить бумажный документооборот, оперативно контролировать работу и своевременно исправлять недоработки, доводить стратегические планы компании, критерии оценки операций, проектов до конкретного специалиста.

Повышение эффективности рабочего времени

Насколько человек чувствует и ведет себя результативно, зависит от многих причин. Начиная от состояния здоровья, настроения и до планирования занятости, самодисциплины. Все поддается регулированию. И поддержка физической формы, и соблюдение сроков.

Начинать стоит поэтапно:

планировать действия на следующий день, неделю, месяц. Это увеличивает продуктивность более чем на 25%;
расписывать все дела, это заметно высвобождает время на деятельность;
обозначить приоритеты: первым, с утра, выполнить самое сложное задание дня, вторым – средней важности и так далее;
сосредотачиваться на главном, неосновные вопросы переносить на менее плодотворное время;
фиксировать сроки исполнения действий, таким образом они будут ощущаться как более конкретные и предметные;
помнить про отдых и планировать его, чтобы были силы и идеи на будущее.

Принципы тайм-менеджмента позволяют мониторить подчиненных и вести самоконтроль. Простые способы в сочетании с IT-решениями открывают перспективы стимулировать сотрудников.

Методы контроля и анализа рабочего времени

Лучше предупредить, чем потом исправлять. Этот постулат касается трудовой дисциплины и качества деятельности. Связан с мониторингом рабочего времени. Вряд ли какой работодатель хочет оплачивать пустое просиживание сотрудника, который решает личные вопросы, когда обязан заниматься служебными. Исключить такую ситуацию возможно через отработанные инструменты:

обратная связь стимулирует управленцев к личному росту и придает значимости работникам: они нужны, их слушают.

Автоматический учет рабочего времени

Мониторинг рабочего времени начинается у дверей офиса. Во сколько человек прошел через турникет на территорию предприятия, во сколько покинул его. Данные сохраняются, передаются в бухгалтерию для учета и начисления зарплаты. Автоматические системы учета времени отличаются нюансами и принципами их применения:

видеокамеры записывают все передвижения, действия, но не считывают информации о наполненности трудового дня;
примерно тот же потенциал учета имеют биометрические терминалы. Они безошибочно определят, “свой” или “чужой” человек проходит в офис. По уникальным характеристикам – радужке глаза, отпечатку пальца и т.д. Но опять же не дают сведений о занятости персонала;
СКУД – системы учета и контроля доступа обеспечивают безопасность в организации, отслеживают перемещения, ограничивают доступ к закрытым объектам.

Компьютерные программы, мы говорим о CrocoTime, в анализе времени представляют больше перспектив и возможностей:

фиксирует начало деятельности с момента включения ПК и действий мышкой;
разделяет ресурсы на продуктивные и непродуктивные. Их можно автоматически разграничить в зависимости от профиля работы;
показывает, какие функции выполняет специалист, занят своими обязанностями или выполнять работу еще и за коллегу;
подсчитывает переработку и низкую продуктивность.

В контроле за персоналом главное не перестараться. Негатив может вызвать чрезмерный контроль – скриншоты монитора, постоянная запись на веб-камеры, прослушивание личных звонков, просмотр электронной почты. ПО CrocoTime отличается лояльностью. Компания “Инфомаксимум” настаивает, что их продукт необходимо подключать только с согласия работников. Они сами могут отслеживать свои KPI и регулировать расписание и личную результативность в соответствии с общими задачами.

Анализ работы удаленных сотрудников

Удаленная занятость прочно вошла в жизнь россиян. Все больше людей выбирают деятельность вне стен кабинета. К такому виду сотрудничества готовы почти 70% специалистов. О чем стоит помнить: удаленный работник также имеет обязанности, график, которому должен следовать, KPI. А также рабочие часы, от количества которых начисляется заработная плата.
Удаленный специалист – это не фрилансер, и работодатель вправе получить не только результат, но и контролировать течение проекта. CrocoTime помогает организовать работника. Покажет руководителю, чем тот занят в конкретный период:

проанализирует трафик, выяснит, какие ресурсы посещает сотрудник – продуктивные или непродуктивные;
составит фотографию рабочего дня, полную картину по спросу программ;
зафиксирует активные окна программ и приложений;
индикатор процессов представит данные о выполненных задачах, о сроках, потраченных на реализацию;
функция тайм-трекинга CrocoTime напоминает об отложенной задаче, предложит ее завершить;
оценит вклад удаленного коллеги в общие процессы, сколько часов у того ушло на составляющие проекта.

При необходимости выполнить личные дела за компьютером, программу CrocoTime можно отключить, чтобы не засчитывалась низкая эффективность, простои в работе, востребованность непродуктивных сайтов. И подключить сразу, как только возвращаешься к обязанностям. Программа удобна для руководителей – они оплачивают действительно отработанные часы. И дипломатична к подчиненным – учитывает переработку, стимулирует на результативность, вырабатывает такое хорошее качество, как дисциплина.

Любой руководитель знает, что для эффективной работы сотрудника необходимы плановые показатели, цели к которым должен прийти ваш подчиненный, так называемые KPI или (КПЭ).

Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) — показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении стратегических и тактических (операционных) целей.

В свою очередь руководитель должен контролировать выполнение поставленных задач и уметь влиять на их положительный результат. В рамках данной статьи мы не будем затрагивать систему мотивации сотрудников, а лишь косвенно обратим на нее внимание, так как мотивация также играет немаловажную роль в достижении результата.

Разберем вопрос, почему же сотрудники не выполняют поставленных задач или не достигают целей.

Итак, чтобы провести анализ работы сотрудника и оценить его эффективность, нужны показатели. Как плановые, так и текущие, для каждого отдельно. Если ваш сотрудник не выполняет поставленные перед ним задачи, это не всегда говорит о его некомпетентности, или нехватке мотивации. Причина может быть в другом.

Информация, которая будет описана ниже, может быть применена и для оценки (анализа) вашей личной эффективности.

Давайте на примере рассмотрим анализ деятельности менеджера по продажам, пропишем ему KPI и проведем необходимую работу с ним. Для этого нам понадобится следующая таблица.

В первой строке у нас прописаны KPI,
Во второй строке прописаны действия, которые должны привести к результату, к выполнению KPI на 100% и выше.
В третьей строке прописаны возможные причины невыполнения задач. Как правило, эта строка остается неизменной практически в любой деятельности.

Также прошу обратить внимание на стрелочки. Красные, говорят нам на что смотреть в первую очередь, проводя анализ деятельности сотрудника, с оценки каких строк начинать. Зеленые стрелки показывают нам, что для выявления причины мы идем сверху вниз, а для корректировки и работы с сотрудником на достижение показателей мы должны идти наоборот снизу вверх.

Если простым языком, то сначала мы выявляем возможные причины, из-за которых сотрудник не выполняет ту или иную задачу, а потом влияем на них, применив необходимые действия.

А теперь, чтобы было более понятно, мы вернемся к нашему примеру. Таблица расписана для менеджера активных продаж. Предположим, что главная наша проблема заключается в том, что менеджер не выполняет задачу по объему продаж, с приростом клиентской базы все нормально, с АКБ тоже.

Переходим на вторую строку нашей таблицы и выясняем, что могло повлиять на сотрудника, что он не выполняет основной KPI.

Объем работы.

Направление работы.

Качество работы.

Выявив слабые места в объеме работы, в направлении и в качестве, переходим к третьей строчке нашей таблицы и выясняем причину.

Предположим, что на нашем примере, причина не выполнения KPI по объему продаж , напрямую зависит от качества работы сотрудника и связано это с тем, что у него не достаточно компетенций .

Проведя данный анализ деятельности сотрудника и поняв причины, мы можем принять меры и пойти в обратном направлении.

Научим сотрудника своими силами или воспользуемся помощью тренера с целью повысить его компетенции , что положительно должно повлиять на качество работы и в конечном итоге на выполнение KPI по объему продаж.

Сохраните себе данную таблицу и применяйте ее для анализа деятельности ваших сотрудников, первые две строки таблицы вы можете видоизменять исходя из направления деятельности вашей компании.

На этом у меня все, спасибо за внимание. Задавайте свои вопросы в комментариях ниже.

Для каждого руководителя сотрудник является ценным интеллектуальным ресурсом в предпринимательской деятельности. Но если работник систематически недоступен, то это сказывается на результатах деятельности компании.

Если все отделы организации работают четко, то тогда ее доход обеспечен. К сожалению, офисными работниками часто время тратится не по назначению (опоздание на работу, просиживание в соцсетях, на иных интернет ресурсах, игры и т.д.), что приводит к потере производительности труда, а значит, компания терпит урон. Нужен своевременный и непрерывный анализ рабочего времени сотрудников, с помощью которого можно проверить, сколько времени человек тратит на работу, а сколько на развлечения.

Проведите анализ работы сотрудников, и Вы убедитесь в том, что по причине не организованной работы офиса за год Вы теряете до сотни тысяч рублей! А если конфиденциальная информация попала конкурентам или недоброжелателям, то можно вообще лишиться бизнеса.

Чем крупнее организация, тем труднее провести анализ работы сотрудников, проверить их загруженность, скорость и качество выполнения поставленных задач, а также, откуда идет утечка секретной информации и как ее предотвратить.

Методы анализа работы сотрудников

Метод хронометража, самый популярный метод, который включает в себя много разновидностей:

Сотрудник офиса должен фиксировать свою занятость каждые 15 минут (на бумаге, в компьютерной программе, другими способами). Работнику приходится все время отвлекаться от основной работы, потому что он обязан оставить пометку о своей занятости за определенное количество времени. Как следствие, такой метод отрицательно влияет на производительность труда.
Руководство может поставить «надзирающее лицо», которое будет фиксировать занятость работника. Этот метод имеет свои плюсы: человек осознает, что его проверяют на продуктивное использование рабочего времени – это заставляет его лучше работать, приходить на работу вовремя. Хронометраж рабочего времени имеет смысл, если в будущем не поменяется метод анализа работы и условия труда сотрудников.
Заполняется журнал отчетности, где отмечается уход и приход работника на рабочее место. Но нигде не фиксируется, чем он занимался в течение рабочего дня.

Метод собеседования и интервью с консультантом. Специалист-консультант проводит собеседование или интервью с сотрудниками компании, где с помощью определенного тестирования будут сделаны выводы, насколько работник быстро и четко понимает и выполняет поставленные перед ним задачи.

Для использования этого метода нужно отводить время (из рабочего) и нужны хорошие специалисты, чтобы получить более ясную картину о производительности труда своих сотрудников. К тому же, профессионалы за свои услуги всегда берут дорого.

Новый и современный способ, который позволяет вести анализ работы сотрудников – специальные программы. Их установка не требует больших ни финансовых, ни временных затрат. Этот сервис ведет статистику на каждого работника: сколько времени человек проводит за компьютером, какие программы и интернет ресурсы при этом посещаются, насколько продуктивно используется рабочее время.

Использование ОфисМЕТРИКИ для анализа работы сотрудников

Одна из таких программ – ОфисМЕТРИКА. Она ведет учет рабочего времени сотрудников, причем, не важно, это большая компания или малый, средний бизнес. С помощью этого софта легко проводить анализ работы сотрудников, так как не требуется специальных знаний для установки программы и работы с ней. ОфисМЕТРИКА проста в обращении, и, что очень важно, стоит недорого.

Чтобы руководитель лично убедился, насколько полезен и удобен в работе этот продукт, компания - разработчик продукта, предлагает 10 дней бесплатного пользования.

Сбор информации, производится программой ОфисМЕТРИКА постоянно и автоматически. Она контролирует начало и окончание работы, посещение любых сайтов, все перерывы.

Программное обеспечение ОфисМЕТРИКА дает подробный и понятный отчет, в котором видно, в каких именно программах работал сотрудник, в каких файлах и сколько времени было проведено в каждом из них, а также, сколько времени работник бездействовал - статистику посмотреть можно за любой период времени. Вся эта информация представленна в виде наглядных графиков.

Руководитель может посмотреть статистику по интересующим его сотрудникам, за любой период времени, оценить их загруженность. Если один все время в работе, а у другого работника есть время на отвлечения различного рода, значит рабочий процесс поставлен неправильно и нужно разделить работу равномерно. Сотрудники ценят справедливых и дальновидных руководителей.

Анализ работы сотрудников способен выявить участки рабочего процесса, в которых работники не справляются с поставленными задачами. Принимать решение в данном случае руководителю: увеличение количества сотрудников или замена кадров.

Само осознание, того, что установлена программа уже дисциплинирует работников, результат налицо: продуктивность деятельности сотрудников поднимается, как минимум на 10%. Всего за 30 дней вы обязательно увидите положительные результаты.

Одно из достоинств ОфисМЕТРИКИ – это укрепление корпоративной безопасности. У каждой компании есть свои коммерческие тайны, и если не отслеживать работу сотрудников – можно потерять не только секретную информацию, но и деньги или даже бизнес.

При использовании продукта ОфисМЕТРИКА легко вовремя предотвратить потерю и передачу третьим лицам важных документов. Программа работает только по локальной сети, абсолютно безопасна, никакие данные не выводятся в интернет. Тайна переписки сохраняется, софт не перехватывает конфиденциальную информацию (в отличие от программ-шпионов, которые сегодня широко применяются), таким образом, права работников ни в коем случае не нарушаются.

СОВМЕСТИМОСТЬ

Программа учёта рабочего времени "ОфисМЕТРИКА" поддерживает Windows
XP, Vista, Windows 7, 8, 10

О нас говорят

Всего за месяц мы смогли добиться резкого снижения числа опозданий. А главное, что хорошие сотрудники стали чувствовать себя более значимыми.

Без инвестиций в обучение сотрудников, вряд ли, удастся получить хорошие результаты в бизнесе. Деньги всегда приносит хороший маркетинг и профессиональный персонал.

Рост продаж, лояльность клиентов, и соответственно прибыли, уходят корнями в правильно выстроенную систему управления человеческими ресурсами, эффективную организацию бизнес-процессов.

Так, качественные методы оценки персонала, дают понимание о степени развития тех или иных компетенций, а количественные говорят о результативности работника.

Методы оценки компетентности персонала

Сделать выводы об эффективности сотрудника по стажу и предыдущему опыту невозможно. Для оценки степени развития навыков и компетенций обслуживающего и управленческого персонала используют ряд методик.

Оценка 360 градусов

Данный метод нельзя отнести к плановым, он используется ситуативно при необходимости выявить кандидата на повышение или замещение вакантной должности. Также применяется как дополнительный инструмент в классической аттестации.

На основании результатов оценки удается:

выявить сильные и слабые стороны сотрудника, в том числе оценить soft skills;
оценить управленческие качества;
спланировать обучение.

Для оценки используется бланк, где по заданным параметрам сотрудника оценивает его руководитель, коллеги, подчиненные, клиенты. По тем же критериям работник оценивает сам себя.

Таблица 1. Пример оценочного листа для “Оценки 360 градусов”

На основании полученных результатов:

видны зоны завышенной и заниженной самооценки сотрудника;
отличие оценок по одним компетенциям в зависимости от уровня оценивающего.

Тайный покупатель

Преимущества метода в том, что он позволяет оценить фактическое выполнение стандартов обслуживания клиентов, соблюдение техники продаж, а также такие качественные характеристики как:

способность налаживать контакт и выявлять потребности покупателя;
стрессоустойчивость, поведение в конфликтных ситуациях;
знания по продукту, которые демонстрирует консультант/продавец;
навык презентации товара и способность его “вкусно” и ненавязчиво продать.

Попутно тайный покупатель может проверить чистоту входа, торгового зала, соответствие внешнего вида сотрудников корпоративным правилам, как в естественной обстановке продавцы общаются между собой, отвлекаются ли на телефон и посторонние разговоры.

Тайный звонящий

Привлечения тайного звонящего помогает проанализировать:

скорость обработки письма, звонка, сообщения клиента;
знания сотрудника по продукту/услуге;
умение выявлять потребность;
качество обработка возражений;
желание и умение консультанта подвести к продаже.

Оценка клиентов

Объективный отзыв по конкретному сотруднику возможно получить лишь при условии, что продажи привязываются персонально к консультанту и есть возможность идентифицировать клиента через дисконтную или накопительную карту. В день покупки клиенту на телефон или e-mail приходит анкета, где он может дать свою обратную связь.

Во всех остальных случаях метод подходит для оценки коллективной работы.

Опрашивать покупателей возле о качестве работы персонала в торговой точке не целесообразно по нескольким причинам:

они не дадут правдивый ответ, ведь им делать здесь повторные покупки, а сотрудник может узнать ответы;
экономически не выгодно оплачивать целый день работы интервьюера или делать специальный ящик, так как из опыта известно, что данные способы опроса имеют низкую конверсию и большую погрешность.

Наблюдение

Наблюдая за работой сотрудника магазина можно понять:

сколько клиентов он обслужил, а сколько упустил;
на что и когда отвлекался;
как долго отсутствовал на рабочем месте.

Наблюдение можно проводить непосредственно в торговом зале, но учитывать, что не все моменты попадут в поле зрения или будут зафиксированы камерой видеонаблюдения из-за слепых зон.

Для оценки и фиксации нарушений следует вносить данные в лист наблюдений.

Процедура ассессмента представляет фундаментальную всестороннюю оценку сотрудников в организации. Её минус в длительности и стоимости проведения.

В аттестацию ассессмент-центра могут быть включены следующие методы:

интервью;
задания в группах;
профессиональные тесты;
индивидуальные и парные поведенческие задания;
психологические тесты;
индивидуальные задания;
оценка 360 градусов.

Он проводится с целью:

определить лучшего кандидата на замещение более высокой должности;
формирования стратегического и оперативного кадрового резерва;
оптимизации бюджета на обучение, так как не всем сотрудникам нужна одинаковая программа;
оценки индивидуальных и групповых компетенций.

Ролевая игра

Хорошо продуманная игра может заменить аттестацию, к которой сотрудники могут подготовится, пройти и забыть, или стать альтернативой классическому ассессменту, раскрыв особенности поведения у заигравшихся сотрудников.

Для торговых сетей имеет смысл разработать свою деловую игру, в которой:

охвачены компетенции Компании;
оценочные листы будут четко описывать все индикаторы выражения профессиональных качеств сотрудника в игре;
кейсы построены логично, понятны и не отрываются от действительности;
содержатся аналитические задания для личного и группового решения;
тренер должен правильно распределить роли, чтобы снизить погрешность результатов и уровень субъективности.

Методы оценки результативности персонала

Рейтинг сотрудников

общие показатели продаж или по отдельным группам товара;
оборот, прибыль;
количество новых привлеченных клиентов;
количество потерянных клиентов.

Ранжировать сотрудников целесообразно с целью мотивации и дальнейшего вознаграждения.

Аттестация

Аттестация проводится для принятия управленческих решений. Объектом оценки выступают результаты сотрудника. Анализ эффективности работников проводится на этапе приема сотрудника, после окончания стажировки или планово, раз в год. По своему характеру метод является смешанным: оценивает качественные и количественные характеристики.

проанализировать достижения сотрудника;
оценить уровень его подготовки (квалификацию) и соответствие корпоративным требованиям;
выявить претендентов на продвижение по должности или увольнение;
пересмотреть заработную плату и повысить или понизить ее в зависимости от результатов аттестации;
выявить потребность в обучении и определить навыки, которые необходимо развивать.

Оценку, как правило, проводят заместитель директора по общим вопросам, HR-директор, секретарь.

Выводы

Анализ работы персонала не может ограничиваться одним методом и проводится в несколько этапов. На практике, для получения полной картины используется 3-4 метода, чтобы нивелировать минусы методик. Выбор каждого конкретного метода зависит от поставленных задач.

Оценка персонала проводится:

Большинство методов время- и ресурсозатратны, метод оценки работы сотрудников тайным покупателем позволяет решить сразу несколько задач:

оценить индивидуальную работу сотрудника;
проверить его знания и компетенции.

Кстати, у нас Вы можете заказать тестовые визиты тайного покупателя и проанализировать пользу данной услуги для вашего бизнеса.

Анализ работы – процесс сбора и анализа информации, касающейся конкретной должности или конкретного рабочего места в организации (не о работнике!).

Анализ работы позволяет ответить на следующие вопросы:

1) Зачем вообще существует (создаётся) данная должность?

2) В чём именно заключается работа? Что нужно для того, чтобы она хорошо выполнялась?

3) Какими качествами необходимо обладать для успешной работы в данной должности?

Анализ работы выводит формулировку и формализацию требований к должности (что даёт должностную инструкцию, описание должности), а также формулировку и формализацию требований к работнику (что даёт спецификацию должности и модель компетенций).
Анализ работы позволяет более эффективно:

1) организовать работу сотрудников (как должно быть оснащено рабочее место, как выстроить процесс работы, как устранить неравнозначное распределение полномочий и обязанностей),

2) планировать персонал,

3) вербовать и отбирать новых сотрудников,

4) проводить тренинг и развитие (какие сотрудники и по каким программам должны учиться? Насколько эффективно они это делают?),

5) выстраивать карьерную лестницу (разработка критериев степени готовности для перемещения на следующий уровень),

6) оценивать деятельность персонала,

7) вводить систему вознаграждения.

Выгода организации от проведения анализа работы:

1) Более эффективное использование HR-технологий,

2) Повышение эффективности работы текущего персонала.

Вопрос 2. Процесс анализа работы

Какую информацию мы должны собирать и как обрабатывать? Где источники информации? Кто и как должен собирать и анализировать информацию?

Источники информации при анализе работы

1) Исполнитель (плюсы: знает о работе больше, чем руководители; минусы: предвзятость к трудностям, значимости работы, описание работы на данный момент. Это описание работы с точки зрения работника, а не организации или руководства),

2) Линейный (непосредственный) руководитель (более широкий взгляд, видение результатов труда в общем процессе, поведения работника; может не знать самого процесса, опять же со своей точки зрения),

3) Руководитель подразделения,

4) Внутренние и внешние клиенты исполнителя,

5) Организационная документация.

Субъекты анализа работы

1) Линейные менеджеры

2) Сотрудники службы управления персоналом (как специалисты в данной области, могут консультировать линейных менеджеров или выполнять работу непосредственно сами)

4) Внешние консультанты

Методы анализа работы

· Стандартизированные (справочники, шкалы и т.п.). Не всегда способны охватить все нюансы работы,

· Нестандартизированные. Дают исчерпывающую информацию. Трудоёмкий и сложный метод.

Структурированные методы

1) Свободное описание

Просим непосредственного исполнителя описать на листе бумаге, что представляет собой работа, какие для неё нужны качества. Так получаются большие объёмы информации, выявляются нюансы.

Метод трудоёмкий, сложно анализировать информацию, могут быть субъективные оценки.

2) Наблюдение, полевая диагностика

Наблюдение за человеком в реальной рабочей ситуации.

1) mystery shopping (тайный покупатель),

2) прослушивание разговоров сотрудников колл-центров,

3) сопровождение сотрудника,

Недостатки: сотрудник может раздражаться, невозможно наблюдать за работой одного человека в течение длительного времени каждый день. Такое наблюдение более оправдано, если работа носит циклический характер, и мы успеваем охватить хотя бы один цикл, чем, когда работа не повторяется.

3) Неструктурированное собеседование

Не имеет жёсткой структуры. Список всех вопросов заранее не разрабатывается. Последовательность вопросов может быть различной.

Мы получаем достаточно большой объём информации, направляем мысли сотрудника в нужном направлении, раскручивая на разговор.

4) Дневник работы

Заполнение каждый день некого дневника.

5) Организационная документация

6) Структурированная беседа

Заранее составляется список и последовательность вопросов. Сотрудник чётко управляется, информация вытягивается.

7) Опросники

Перечень вопросов, отвечаем письменно. Нет влияния интервьюера.

Структурированные методы

1) Метод «Критические действия» (критические инциденты)

Совершенно конкретные действия, совершаемые на рабочем месте. Позволяют делать однозначный вывод, как работник справляется со своими обязанности.

Example

Критические действия для кассира супермаркета:

o Не обсчитывает клиентов,

o Говорит всем «Здравствуйте», «спасибо за покупку»,

o Оперативно вызывает менеджера зала в случае проблем

o Жуёт на рабочем месте,

o Часто отходит от рабочего места,

Метод хорош для анализа поведения и выявления качеств, необходимых для выполнения работы. Он уменьшает ошибку фундаментального восприятия действий сотрудника.

Проблема метода заключается в его трудоёмкости, сложности (иногда невозможности) выделения критических действий

2) Функциональный анализ работы

Имеем шкалы, расписания и т.п. Это не просто метод, а целая концепция. Её суть заключается в двух постулатах:

1) Необходимо чётко понимать, в чём заключается данная работа и что конкретно делает человек для её выполнения,

2) Любая работа – не что иное как взаимодействие человека с тремя факторами, имеющими свои шкалы:

1. Информация (от анализа до синтеза),

2. Вещи (от использования до запуска),

3. Люди (от получения инструкций и помощи до наставничества).

Работы различаются по двум факторам:

2. Уровень взаимодействия человека с каждым из этих файлов.

Example

Работа: проведение опроса покупателей. Мы должны расписать её через конкретные действия.

Действия: задаёт вопросы, выслушивает ответы, фиксирует ответы в форме.

Взаимодействие с вещами: использование.

Взаимодействие с информацией: копирование.

Взаимодействие с людьми: обмен.

Информация, собираемая в процессе анализа работы

Основные блоки собираемой информации (о чём данный блок)

1) Рабочее место,

2) Процесс работы,

3) Результаты работы,

4) Качество работника.

Собираемая информация

1) Для чего существует/создаётся эта должность?

2) Место должности в организационной структуре,

3) Действия на рабочем месте,

Бывает полезно делить эти действия на три группы:

3. Действия по необходимости

4) Критерий оценки/стандарты выполнения,

6) Что используется в работе,

7) Условия работы,

8) Качества, необходимые для успешной работы.

Проблемы анализа работы

1) Дополнительная нагрузка на линейных менеджеров (поэтому нужна поддержка сверху и понимание этой работы у исполнителей),

2) Подмена анализа описанием того, что есть на данный момент времени,

3) Полнота и релевантность информации

Вопрос 3. Должностная инструкция

Должностная инструкция – один из основных официальных организационных документов, определяющий, что и как должен делать сотрудник, занимающий данную должность.

(По результатам опросов нужна для того, чтобы работник чётко представлял круг своих обязанностей, чтобы руководитель знал, какой работник за что отвечает, чтобы проводить аттестации, чтобы удовлетворять требования федеральной инспекция труда, чтобы проще увольнять и даже просто потому, что так принято).

Необходимость в должностных инструкциях приходит с моментом становления регулярного менеджмента.

Разделы типовой должностной инструкции

1) Общие положения

1. название должности

2. квалификационные требования

4. порядок назначения и освобождения

6. порядок замещения в случае отсутствия сотрудника

3) Должностные обязанности

Кто разрабатывает должностные инструкции?

1) Сами работники

2) Начальники структурных подразделений

3) Отделы кадров

4) Внешние консультанты

Описание должности

Должностные инструкции устарели?

В последнее время используют термин описание должности (job description). C помощью него проще искать сотрудника через рекрутинговые компании, это своеобразные синтез должностной инструкции и спецификации должности. Оно содержит:

1) Название должности,

2) Назначение должности,

3) Задачи, которые должен решать человек,

6) Квалификационные требования,

7) Личный профиль,

8) Условия работы.

Спецификация должности

Спецификация должности – организационный документ, определяющий требования, которым должен отвечать сотрудник, чтобы успешно выполнять свою работу.

Должностная инструкция полезна работнику, непосредственному руководителю, руководителю подразделения.

Спецификация должности нужна непосредственному руководителю, службе управления персоналом, тому, кто подбирает персонал.

Обычно спецификация должности включает следующие разделы:

1) Уровень и профиль образование, в том числе конкретные вузы, прохождение дополнительный программ,

2) Опыт (вообще/в аналогичных сферах деятельности/должности/в данной организации),

3) Знания и навыки,

4) Личностные качества,

5) Особенности мотивации.

Полезная классификация

1) Основные качества (если не обладает таковыми, то на эту должность он не попадёт),

2) Желательные качества (то, что мы приветствуем в кандидатах, что неплохо в перспективе и т.п.)

Читайте также: