Что такое аппаратное совещание при директоре
Опубликовано: 17.09.2024
Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Кто должен оформлять протокол
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
- номер документа;
- дата создания;
- наименование организации;
- населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
- список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
- данные по председателю совещания и секретаря;
- повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
- факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
- результат совещания.
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Основные правила оформления протокола
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
Содержание и хранение протокола
1. В целях упорядочения работы администрации района, координации деятельности органов администрации устанавливается единый порядок проведения аппаратных совещаний.
2. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности глав городских и сельских поселений, входящих в состав района, органов администрации района, глава администрации Сургутского района проводит аппаратные совещания - ежемесячно по понедельникам.
На аппаратных совещаниях обязательно участие:
- заместителей главы администрации района, управляющего делами администрации района;
- руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации района;
- глав городских и сельских поселений района;
- руководителей муниципальных организаций района по поручениям главы администрации района.
На аппаратные совещания могут приглашаться руководители (представители) государственных органов и организаций района.
3. Список лиц, имеющих право присутствовать на аппаратном совещании в понедельник, определяется управляющим делами администрации района. Продолжительность аппаратного совещания зависит от характера обсуждаемых вопросов. Аппаратное совещание ведёт глава администрации Сургутского района, а при его отсутствии - лицо, исполняющее его полномочия.
4. В соответствии с утверждённым планом основных организационно-технических мероприятий администрации района проект повестки дня аппаратного совещания администрации района формируется управлением по организации деятельности администрации района не позднее, чем за три рабочих дня до совещания и подписывается управляющим делами. Повестка дня аппаратного совещания, подписанная управляющим делами администрации района доводится управлением по организации деятельности администрации района до сведения руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации района, глав городских и сельских поселений, иных заинтересованных лиц.
Рассмотрение на аппаратном совещании вопросов, не вошедших в повестку дня, а также снятие и перенос вопросов, вошедших в повестку дня, возможно по согласованию с управляющим делами администрации района на основании служебной записки.
5. Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации, специалисты, на которых возложена подготовка соответствующих материалов для рассмотрения на аппаратных совещаниях, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления. Материалы по вопросам, включённым в план аппаратных совещаний, представляются для ознакомления главе администрации района не позднее, чем за 2 рабочих дня до определённой планом даты рассмотрения вопроса.
6. На аппаратном совещании время для докладов устанавливается в пределах до 15 минут, для содокладов - до 5 минут, для выступлений в прениях - до 5 минут.
7. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок на аппаратных совещаниях организует управление по работе с поселениями и связям с общественностью администрации района.
8. Организация подготовки и проведения аппаратных совещаний, оформление поручений главы администрации района, данных на аппаратных совещаниях, возлагается на управление по организации деятельности администрации района.
9. Протокол аппаратного совещания администрации района ведётся начальником управления по организации деятельности администрации района, а в период его отсутствия, лицом, исполняющим его обязанности.
10. Контроль за выполнением поручений главы администрации района, содержащихся в протоколе аппаратного совещания, осуществляется управлением по организации деятельности администрации района.
<< Статья 18. Порядок планирования работы администрации района | Статья 20. >> Порядок подготовки и проведения совещаний |
| Содержание Распоряжение Администрации Сургутского района Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 2 декабря 2014 г. N 655-р "Об. |
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Важным механизмом организации деятельности местной администрации являются совещания, семинары и другие подобного рода мероприятия с участием работников администрации и заинтересованных приглашенных лиц. Совещания и семинары проводятся в соответствии с планами работы администрации и ее структурных подразделений. Как правило, на них выносятся вопросы, которые требуют координации деятельности нескольких структурных подразделений. Семинары проводятся с целью обучения сотрудников новым формам и методам управленческой деятельности. К участию в них целесообразно привлекать не только работников администрации, но и представителей высшей школы и исследовательских организаций. Семинары менее формализованы, чем совещания, и в большей мере ориентированы на свободный обмен мнениями по вопросам, выносимым на обсуждение[22].
Муниципальное управление осуществляется в условиях постоянного взаимодействия различных структурных подразделений местных администраций. В этом смысле важное значение приобретают правильная организация и проведение совещаний, которые призваны согласовывать деятельность муниципальных служащих, направленную на реализацию муниципальной политики. При этом грамотная организация и проведение аппаратных совещаний с высокой степенью вероятности может повысить эффективность работы, как отдельных структурных подразделений, так и местной администрации в целом.
Главными задачами аппаратных совещаний, проводимых у глав администраций, являются:
- рассмотрение вопросов чрезвычайной важности (например, какие либо аварии на технических объектах, стихийные бедствия и т.п.);
- обсуждение текущих вопросов, внесенных в повестку аппаратного совещания, и принятие по ним решений.
Аппаратные совещания должны проводиться исходя из двух основополагающих принципов: принцип эффективности и принцип экономии времени[23].
Принцип эффективности означает, что совещание не должно ограничиваться только обсуждением, констатацией проблем и дискуссией, посвященной поиску путей их решения. Принцип эффективности проведения аппаратных совещаний состоит также в том, что принимаемое по конкретному вопросу решение должно иметь достоверно прогнозируемую результативность. Необходимо, чтобы должностные лица местного самоуправления в ходе озвучивания проблем в процессе совещания, не только предлагали возможные пути их решения, но и представляли данные проведенной работы по прогнозированию результатов реализации предлагаемых путей, способов, применения определенных сил и средств для разрешения проблем. Принцип эффективности аппаратных совещаний может быть в наибольшей степени реализован, если докладчик будет:
- предлагать несколько способов решения проблем;
- презентовать данные проведенного анализа эффективности (в т.ч. преимущества и недостатки) каждого из них;
- обосновывать необходимость финансовых затрат, направленных на выполнение такой работы.
Учитывая, что проведение аппаратных совещаний предполагает дискуссию между главой администрации, его заместителями и руководителями структурных подразделений, а также содокладчиками, экспертами и приглашенными по внесенным на повестку дня проблемам, обязательным условием реализации принципа эффективности выступает компетентность в вопросах, рассматриваемых на совещании, всех присутствующих на заседании лиц, допущенных к дискуссии.
Принцип экономии времени заключается в приложении усилий, направленных на обеспечение наибольшей эффективности проведения дискуссии при минимальных временных затратах. Важное условие реализации данного принципа – обеспечение предварительного ознакомления руководителей структурных подразделений, присутствующих на совещании, с материалами доклада, предложениями, содержащимися в нем, а также прогнозами итогов работы в результате внедрения таких предложений[24].
Организационно-правовое обеспечение аппаратных совещаний включает несколько стадий:
- подготовка правовых актов местной администрации, предусматривающих требования к докладам в части их структуры, содержания и особенностей изложения;
- обеспечение ознакомления с данными правовыми актами структурных подразделений местной администрации;
- возможна корректировка правовых актов, регулирующих указанные требования, в зависимости от предложений руководителей структурных подразделений в целях совершенствования их положений;
- разработка уполномоченными структурными подразделениями методических рекомендаций по подготовке материалов к докладу, использованию вспомогательных материалов в ходе оглашения докладов (видеоматериалов, презентаций и иного медиа сопровождения);
- принятие и введение в действие регламента подготовки плановых вопросов, выносимых для рассмотрения на аппаратном совещании главы местной администрации;
- организация предварительного ознакомления с материалами доклада главы местной администрации и руководителей её структурных подразделений либо должностных лиц, исполняющих их обязанности, присутствие которых предполагается на аппаратном совещании;
- подготовка подразделением-докладчиком проекта решения по одному либо нескольким вопросам, рассматриваемым на совещании.
Процесс эффективной организации подготовки информации на аппаратные совещания невозможно представить без принятия правовых актов местной администрации, в том числе рекомендательного характера, в которых регламентируется деятельность по подготовке докладов и изложению соответствующей информации.
Рассмотрим конкретные процедуры подготовки и проведения аппаратных совещаний на примере администрации городского округа город Воронеж. Так, в администрации городского округа город Воронеж проводится три вида совещаний:
- совещания открытого типа;
- совещания с привлечением ограниченного количества участников;
- совещания закрытого типа.
Представители СМИ могут присутствовать только на открытых совещаниях, а при наличии специального приглашения - на совещаниях с привлечением ограниченного количества участников. Глава городского округа, первые заместители и заместители главы администрации, руководители ее структурных подразделений определяют вид намеченного к проведению ими совещания и состав его участников.
Поручения главы городского округа, определенные им на еженедельных совещаниях, оформляются в форме протоколов поручений в течение 1 рабочего дня после проведения совещания. Оформление протоколов совещаний у главы городского округа и доведение их до ответственного исполнителя осуществляет отдел протокола управления главы городского округа (далее - отдел протокола)в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
Перед утверждением главой городского округа проекты протоколов совещаний посредством системы электронного документооборота «Аврора» (далее - СЭД «Аврора») направляются отделом протокола на согласование ответственным исполнителям. Процедура согласования осуществляется в течение 1 рабочего дня с момента получения документа. В случае отсутствия возражений и (или) дополнений, представленных ответственными исполнителями посредством СЭД «Аврора» в рамках процедурных сроков, данный проект протокола считается согласованным.
После утверждения главой городского округа протокол совещания незамедлительно доводится отделом протокола до ответственного исполнителя.
Об исполнении поручений главы городского округа исполнители сообщают в контрольно-аналитическое управление в письменном виде за подписью должностного лица, которому было дано поручение, не позднее 2 рабочих дней до срока окончания исполнения поручения.
Еженедельные оперативные совещания у главы городского округа город Воронеж проводятся каждый понедельник. Еженедельные рабочие совещания - каждый четверг.
На еженедельном оперативном совещании у главы городского округа обсуждаются задачи по оперативному решению структурными подразделениями администрации, муниципальными предприятиями и учреждениями важных проблем социально-экономического развития городского округа город Воронеж.
Проект повестки дня еженедельных совещаний формирует управление главы городского округа на основе его поручений, планов работы администрации, предложений участников совещаний и согласовывает данный проект с главой городского округа.
Предложения участников совещаний направляются в отдел протокола не менее чем за 5 рабочих дней до наступления календарного месяца посредством СЭД «Аврора» с указанием вида каждого вопроса (доклад или сообщение).
Отдел протокола не позднее, чем за 3 рабочих дня до соответствующего еженедельного совещания направляет проект повестки дня всем докладчикам посредством Microsoft Outlook. Докладчики в течение 1 рабочего дня рассматривают проект повестки и направляют в отдел протокола свои замечания и возражения, мотивируя их. Исключение вопроса из повестки дня находится в компетенции управления главы городского округа город Воронеж.
В случае отсутствия замечаний и возражений в течение 1 рабочего дня, считая со дня рассылки проекта повестки дня, данный проект считается согласованным.
Руководители структурных подразделений лично присутствуют на еженедельных совещаниях. При невозможности непосредственного участия руководителя в еженедельном совещании (болезнь, отпуск, командировка и т.п.) должностное лицо, его замещающее, или по его поручению ответственный работник структурного подразделения посредством СЭД «Аврора» или IP-телефонии сообщает Ф.И.О. и должность участника совещания в отдел протокола.
Подготовка вопросов, вынесенных на еженедельные совещания у главы городского округа город Воронеж, осуществляется структурными подразделениями администрации. Доклады должностных лиц сопровождаются презентациями и регламентируются распорядительными документами администрации, устанавливающими порядок подготовки и проведения презентаций и требования к материалам презентаций.
Сообщения должностных лиц представляют собой устные выступления по темам повестки дня или иным затронутым главой городского округа вопросам. Сообщения по темам повестки дня в виде тезисов передаются в отдел протокола до 12 часов дня, предшествующего совещанию (не считая выходные и праздничные дни).
Сообщение должно содержать краткий анализ положения дел по рассматриваемым вопросам, конкретные предложения по разрешению возникших проблем, проекты протокольных поручений и продолжаться не более 5 минут. При необходимости время сообщения может быть увеличено. По истечении установленного времени глава городского округа предупреждает об этом выступающего, а затем вправе прервать его выступление.
Каждый выступающий должен придерживаться темы обсуждаемого вопроса. Если он отклоняется от нее, глава городского округа вправе напомнить ему об этом. Если замечание не учтено, глава может прервать выступление.
Глава городского округа город Воронеж принимает участие в заседаниях правительства Воронежской области, президиума правительства Воронежской области, в оперативных совещаниях губернатора. В случае возникновения необходимости выступления главы городского округа с докладом на указанных мероприятиях управление главы городского округа в течение 1 рабочего дня посредством СЭД «Аврора» направляет первым заместителям, заместителям главы администрации, руководителям управ районов городского округа город Воронеж, руководителям структурных подразделений администрации, курирующим соответствующее направление работы, копии повестки дня заседания или совещания с отметкой вопросов, входящих в их компетенцию. Ответственным за обобщение информации и представление ее в управление главы городского округа является руководитель структурного подразделения администрации, стоящий первым в списке исполнителей (далее - ответственный исполнитель).
Ответственный исполнитель организует подготовку доклада (презентации) и предоставляет материалы в управление главы городского округа. Срок предоставления материалов по вопросам, выносимым на:
- заседания правительства Воронежской области, президиума правительства Воронежской области, - до 9 рабочих дней, предшествующих заседанию;
- оперативные совещания губернатора Воронежской области, - до 4 рабочих дней, предшествующих совещанию.
При несоответствии информации поставленным вопросам (ответ не по существу вопроса, частичные ответы, неполное раскрытие темы и т.п.) управление главы городского округа возвращает ответственному исполнителю материалы на доработку в течение 1 рабочего дня. Срок доработки доклада (презентации) - 1 рабочий день.
Доклады (презентации) и сообщения главы городского округа в федеральных органах власти, органах власти субъектов Российской Федерации готовят руководители структурных подразделений администрации в соответствии с курируемым направлением деятельности. Сроки подготовки определяются главой городского округа и доводятся до исполнителей управлением главы городского округа. Сроки доработки информации устанавливаются управлением главы городского округа по согласованию с главой.
Первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители управ районов городского округа, руководители структурных подразделений администрации назначают и проводят совещания с подведомственными подразделениями, муниципальными предприятиями, учреждениями, иными заинтересованными лицами.
Вопросы текущей деятельности администрации и управ районов городского округа горд Воронеж рассматриваются в установленное рабочее время. Данные совещания, а также собрания, круглые столы и прочие коллегиальные методы работы (далее - совещания) осуществляются с участием должностных лиц, имеющих непосредственное отношение к рассматриваемым вопросам.
Проводимые совещания подразделяются на рабочие, оперативные и планерные. Рабочие совещания проводятся для определения новых целей, постановки задач, которые требуется решить, оперативные - для уточнения и оперативного решения вопросов структурных подразделений, обмена информацией, корректировки или выработки новых решений, назначения ответственных за проработку вопросов и т.п., а планерные - для разрешения текущих вопросов и конкретных проблемных ситуаций, выработки альтернативных решений.
Совещания по однотипным вопросам проводятся, как правило, не чаще 1 раза в день с максимальной продолжительностью:
- рабочие и оперативные - до 2 часов;
- планерные - до 30 минут.
На совещаниях ведутся протоколы, которые хранятся в соответствии с номенклатурой дел и Инструкцией по делопроизводству администрации. По всем протокольным поручениям готовятся письменные сообщения об исполнении. Исполнение протокольных мероприятий контролируется работниками, назначаемыми руководителями структурных подразделений администрации, в соответствии со сроками исполнения данных поручений. Результаты контроля подтверждаются фото- и видеофиксацией, обратной связью с заявителями, иными способами.
Проекты протоколов совещаний оформляются работниками отдела протокола в течение одного рабочего дня, после чего рассылаются исполнителям для согласования посредством СЭД «Аврора». В случае отсутствия письменных возражений и (или) дополнений в течение одного рабочего дня, считая со дня рассылки проекта протокола, данный проект протокола считается согласованным.
Совещания с другими ответственными работниками проводят: глава городского округа город Воронеж, первые заместители и заместители главы администрации и руководители самостоятельных структурных подразделений администрации в соответствии с их компетенцией и планами работы.
Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации.
Контроль за исполнением протокольных поручений главы городского округа город Воронеж, губернатора и правительства Воронежской области по существу поставленных вопросов, а также за объективностью представляемой информации непосредственно осуществляют ответственные исполнители - должностные лица, на которых возложено данное поручение.
Контроль за сроками исполнения протокольных поручений и решений, принятых на совещании у главы городского округа, губернатора и в правительстве Воронежской области, анализ и обобщение данных о ходе их выполнения осуществляет контрольно-аналитическое управление.
Контрольно-аналитическое управление проводит проверку своевременности и качества выполнения работ в рамках решения вопросов местного значения городского округа, сведения о которых публикуются в средствах массовой информации.
При выявлении нарушений сроков исполнения протокольных поручений, в случае недостоверного, несвоевременного представления информации об исполнении протокольного поручения главы городского округа руководитель контрольно-аналитического управления направляет первому заместителю, заместителю главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации письменное предложение, которое необходимо рассмотреть в течение 5 рабочих дней с даты поступления, о применении дисциплинарного взыскания к сотруднику, допустившему нарушение.
В случае непредставления по истечении указанного срока письменных предложений дисциплинарное взыскание применяется к ответственному исполнителю на основании служебной записки руководителя контрольно-аналитического управления с прилагающимися материалами, подтверждающими факт нарушения Регламента администрации городского округа город Воронеж.
Вопросы организационно-технического обеспечения, подготовки и проведения пресс-конференций осуществляют управление информации, управление делами, учета и отчетности в соответствии со своей компетенцией.
Предварительная информация для СМИ представляется в управление информации не позднее, чем за 2 дня до проведения планируемого мероприятия.
По поручению главы городского округа город Воронеж или по инициативе руководителей структурных подразделений администрации возможно создание специальных координационных и совещательных органов и межведомственных рабочих групп.
Межведомственные рабочие группы образуются для подготовки документов межведомственного значения, в том числе проектов нормативных правовых актов.
Составы комиссий, советов, организационных комитетов, межведомственных рабочих групп, положения о них утверждаются постановлением администрации городского округа город Воронеж.
Помимо этого, в администрации возможно образование коллегии при главе городского округа город Воронеж.
Коллегия образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном специальным положением о коллегии, утверждаемым постановлением администрации.
Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.
В каких случаях составляют протокол
Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.
Какую форму используют для протокола
Выделяют три формы документа:
- краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
- полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
- стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.
Для всех форм предусматривается наличие в тексте:
- названия документа;
- даты, места, времени проведения мероприятия;
- информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.
Краткая
Полная
Стенографическая
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»
аппаратного совещания у руководителя
| г. Санкт-Петербург | «01» февраля 2021 г. |
1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.
2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.
3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.
4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.
5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.
6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.
Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.
Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.
Выплата премий за январь 2021 г.
1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.
2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.
1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.
Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.
2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере.
Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.
Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович
Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна
Правила оформления протоколов
Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:
- наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
- название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
- список присутствующих лиц;
- данные председателя и секретаря;
- повестку собрания;
- голосование, если оно проводилось;
- общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.
Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
от 3 июня 2016 года N 890
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АППАРАТНОМ СОВЕЩАНИИ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с пунктом 18 раздела VI Положения о Министерстве здравоохранения Челябинской области, утвержденного постановлением Губернатора Челябинской области от 27.07.2004 N 383 "Об утверждении Положения, структуры и штатной численности Министерства здравоохранения Челябинской области", в целях повышения доступности и качества медицинской помощи, снижения смертности, соблюдения порядков оказания медицинской помощи и маршрутизации пациентов, обеспечения исполнения государственных гарантий оказания гражданам медицинской помощи, установленных Территориальной программой государственных гарантий бесплатного оказания гражданам медицинской помощи в Челябинской области,
1. Утвердить прилагаемое Положение об аппаратном совещании Министерства здравоохранения Челябинской области.
2. Назначить ответственным за организацию и проведение аппаратного совещания Министерства здравоохранения Челябинской области первого заместителя Министра здравоохранения Челябинской области Щетинина В.Б.
3. Признать утратившими силу приказы Министерства здравоохранения Челябинской области:
- от 03.03.2009 N 229 "Об утверждении Положения и Состава аппаратного совещания Министерства здравоохранения Челябинской области";
- от 28.04.2009 N 467 "О внесении изменений в приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 03.03.2009 N 229";
- от 09.03.2010 N 290 "О внесении изменений в приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 03.03.2009 N 229";
- от 30.06.2010 N 863 "О внесении изменений в приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 03.03.2009 N 229";
- от 05.03.2011 N 299 "О внесении изменений в приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 03.03.2009 N 229";
- от 12.03.2012 N 314 "О внесении изменений в приказ Министерства здравоохранения Челябинской области от 03.03.2009 N 229";
4. Директору Государственного бюджетного учреждения здравоохранения "Челябинский областной медицинский информационно-аналитический центр" Бавыкину М.В. разместить настоящий приказ на официальном сайте Министерства здравоохранения Челябинской области в сети Интернет.
5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на первого заместителя Министра здравоохранения Челябинской области Щетинина В.Б.
Министр здравоохранения
Челябинской области
С.Л.КРЕМЛЕВ
Утверждено
приказом
Министерства здравоохранения
Челябинской области
от 3 июня 2016 года N 890
Положение об аппаратном совещании Министерства здравоохранения Челябинской области
I. Общие положения
1.1. Аппаратное совещание Министерства здравоохранения Челябинской области (далее именуется - Совещание) создается из числа руководителей государственных медицинских организаций, в отношении которых Министерство здравоохранения Челябинской области (далее именуется - Минздрав Челябинской области) выполняет функции и полномочия учредителя, руководителей органов управления здравоохранения и медицинских организаций муниципальных образований Челябинской области, главных внештатных специалистов Минздрава Челябинской области (утвержденных приказом Минздрава Челябинской области от 29.12.2012 N 632л "О главных внештатных специалистах Министерства здравоохранения Челябинской области"), руководителей структурных подразделений Минздрава Челябинской области в целях выработки согласованных решений, направленных на повышение доступности и качества медицинской помощи, снижение смертности, соблюдение порядков оказания медицинской помощи и маршрутизации пациентов, обеспечение исполнения государственных гарантий оказания гражданам медицинской помощи, установленных Территориальной программой государственных гарантий оказания гражданам медицинской помощи в Челябинской области, и других задач, возложенных на Минздрав Челябинской области.
1.2. В своей работе Совещание руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Челябинской области, распоряжениями, постановлениями и поручениями Губернатора Челябинской области, Правительства Челябинской области, приказами Министерства здравоохранения Российской Федерации, Минздрава Челябинской области и настоящим Положением.
1.3. В состав Совещания входят Министр здравоохранения Челябинской области (далее именуется - Министр) - председатель Совещания, первый заместитель Министра - заместитель председателя Совещания, заместители Министра, начальники управлений и отделов Минздрава Челябинской области, главные внештатные специалисты Минздрава Челябинской области (по приглашению), руководители государственных медицинских организаций, в отношении которых Минздрав Челябинской области выполняет функции и полномочия учредителя (по приглашению), руководители органов управления здравоохранения и медицинских организаций муниципальных образований Челябинской области (по приглашению).
В состав Совещания могут входить представители других органов исполнительной власти Челябинской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, образовательных медицинских учреждений Челябинской области, органов местного самоуправления Челябинской области, иных организаций независимо от форм собственности, общественных организаций, ассоциаций, профессиональных союзов.
1.4. Председатель Совещания определяет направления работы, ведет заседания Совещания и обеспечивает коллегиальность в обсуждении и принятии решений, дает поручения членам Совещания.
Полномочия председателя Совещания, в случае его отсутствия, возлагаются на заместителя председателя Совещания, в случае отсутствия заместителя председателя Совещания - на заместителей Министра.
1.5. Решения Совещания обязательны для исполнения всех сотрудников Минздрава Челябинской области, руководителей органов управления и учреждений здравоохранения муниципальных образований Челябинской области, государственных учреждений и предприятий, подведомственных Минздраву Челябинской области, главных внештатных специалистов Минздрава Челябинской области.
1.6. Подготовку работы Совещания осуществляет первый заместитель Министра, несет персональную ответственность за организацию работы Совещания и подготовку заседаний.
1.7. Организационно-техническое обеспечение заседаний Совещания (сбор проектов решений Совещания, тиражирование, рассылка повестки и материалов заседания, решений Совещания, подготовка зала заседания Совещания) осуществляет секретарь Совещания (далее именуется - Секретарь) - консультант отдела организационной и контрольной работы управления организационного и документационного обеспечения Минздрава Челябинской области.
II. Организация работы Совещания
2.1. Работа Совещания осуществляется на основе Плана организационных мероприятий Минздрава Челябинской области на соответствующий год (далее именуется - План), в который включаются важнейшие вопросы, исходя из возложенных на Минздрав Челябинской области задач.
2.2. Заседания Совещания проводятся по утвержденному Плану.
2.3. Проект повестки заседания Совещания формируется Секретарем Совещания на основе Плана.
2.4. Заместители Министра, руководители структурных подразделений Минздрава Челябинской области, главные внештатные специалисты Минздрава Челябинской области, на которых возложена подготовка материалов к заседаниям Совещания, несут персональную ответственность за качество их подготовки и своевременность представления материалов.
2.5. Перенос обсуждения вопроса, включенного в План, на другое заседание Совещания может быть осуществлен по решению председателя Совещания.
2.6. Материалы, представляемые для рассмотрения на Совещании, должны быть подготовлены в соответствии с требованиями настоящего Положения.
Ответственный за подготовку материала к заседанию Совещания представляет Секретарю не позднее чем за 10 дней до даты, определенной Планом, следующие документы:
- проект решения Совещания (электронный и бумажный варианты), который должен содержать мотивировочную и резолютивную части, завизированный руководителем структурного подразделения Минздрава Челябинской области, ответственным за подготовку вопроса, и курирующим заместителем Министра;
- справку с изложением существа вопроса и обоснованием предложений, включенных в проект решения Совещания, подписанную руководителем структурного подразделения Минздрава Челябинской области, главным внештатным специалистом Минздрава Челябинской области, ответственного за подготовку вопроса, и завизированную курирующим заместителем Министра.
Объем справки (без приложений) не должен превышать 10 страниц текста, напечатанного через полуторный интервал 14 шрифтом. В случае, если в подготовке вопроса участвует несколько руководителей структурных подразделений Минздрава Челябинской области, главных внештатных специалистов, справка и проект решения Совещания визируются всеми исполнителями.
2.7. Материалы, подготовленные к заседанию Совещания, представляются Секретарем первому заместителю Министра не позднее чем за 5 дней до даты, определенной Планом.
2.8. Для подготовки материалов к заседанию Совещания, при необходимости, решением Министра могут создаваться рабочие группы с включением в них работников соответствующих структурных подразделений Минздрава Челябинской области.
2.9. Материалы, подготовленные к заседанию Совещания, проект повестки заседания Совещания первый заместитель Министра представляет Министру не менее чем за 3 дня до назначенной даты заседания Совещания.
2.10. Одобренный Министром проект повестки заседания Совещания, а также соответствующие материалы к заседанию Совещания передаются Секретарю для тиражирования и рассылки.
2.11. Решения Совещания принимаются большинством голосов членов Совещания, присутствующих на заседании. При равенстве голосов решающим является голос председателя Совещания.
2.12. В заседаниях Совещания могут принимать участие представители заинтересованных органов исполнительной и законодательной власти Челябинской области, органов местного самоуправления Челябинской области, общественных и иных организаций, работников Минздрава Челябинской области.
III. Обязанности и права членов Совещания
3.1. Член Совещания обязан:
- лично участвовать в заседании Совещания, обсуждении и подготовке решений Совещания;
- представлять свое мнение по обсуждаемым вопросам в письменном виде Секретарю.
3.2. Член Совещания имеет право:
- вносить на рассмотрение Совещания свой вариант проекта решения по обсуждаемому вопросу;
- предлагать для рассмотрения на Совещании внеплановые вопросы, если они требуют срочного решения Совещания;
- в случае несогласия с принятым решением Совещания вносить особое мнение в протокол заседания Совещания;
- получать от соответствующих структурных подразделений Минздрава Челябинской области необходимые для рассмотрения на заседаниях Совещания материалы и информацию.
3.3. Члены Совещания обладают равными правами при обсуждении вопросов, внесенных в повестку заседания Совещания, а также при голосовании, кроме случая равенства голосов, предусмотренного п. 2.11 раздела II настоящего Положения.
IV. Оформление решений, принятых на заседании Совещания
4.1. По итогам заседания Совещания Секретарь в недельный срок со дня заседания Совещания оформляет протокол заседания Совещания.
4.2. Протокол заседания Совещания подписывается председателем Совещания и направляется Секретарем членам Совещания, согласно рассылке.
4.3. Ответственность за реализацию решений Совещания несут лица, указанные в решении Совещания, главные внештатные специалисты Минздрава Челябинской области, непосредственно руководители структурных подразделений Минздрава Челябинской области, а также курирующие эти структурные подразделения заместители Министра.
4.4. Ответственные за реализацию решений Совещания представляют Секретарю информацию о ходе исполнения решения Совещания за пять дней до окончания срока исполнения, указанного в решении Совещания.
4.5. Решения Совещания оформляются на бланке согласно приложению к данному Положению.
4.6. Контроль исполнения решений, принимаемых на Совещании, осуществляет Секретарь.
Читайте также: