Что такое окин в личной карточке работника

Опубликовано: 17.05.2024

Код ОКИН	Наименование видов
01	Пол
02	Гражданство
03	Национальности
04	Языки народов Российской Федерации и иностранные языки
05	Степень знания иностранных языков и языков народов Российской Федерации
10	Состояние в браке
11	Родство, свойство
15	Участие в войне
16	Отношение к военной службе
17	Воинские звания
20	Виды занятости
21	Стаж работы
22	Смены работы
23	Режимы работы
24	Виды отпусков
30	Образование
31	Образовательные учреждения
32	Типы образовательных организаций
33	Формы обучения
34	Подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров
35	Ученые степени
36	Ученые звания
38	Виды домохозяйств
39	Семейные ячейки в различных видах домохозяйств
40	Типы частных домохозяйств
41	Статьи дохода домохозяйства
42	Направления использования совокупного дохода домохозяйства
43	Источники средств к существованию
45	Группы граждан, нуждающихся в жилой площади
50	Причины миграции населения
55	Государственные награды Российской Федерации
60	Награды СССР
63	Почетные звания СССР
66	Ведомственные награды, установленные федеральными органами исполнительной власти Российской Федерации
67	Ведомственные награды в СССР
81	Экономически активное население
82	Сектора экономики при оценке занятости населения
83	Занятые экономической деятельностью
84	Занятое население по месту работы
85	Вынужденно не полностью занятые лица
87	Работа основная и дополнительная
88	Статус занятости населения
89	Занятое население по условиям трудового договора
90	Работающие не по найму
91	Срок трудового договора (контракта)
92	Дополнительная работа
93	Работа в неблагоприятных условиях труда
94	Категории работников с сокращенной продолжительностью рабочего времени
95	Занятое население по продолжительности рабочей недели
96	Причины, по которым незанятое население оставило работу
97	Лица, учитываемые в домохозяйстве
98	Лица, не учитываемые в домохозяйстве
99	Общие основания прекращения трудового договора
100	Общие основания прекращения служебного контракта, освобождения от занимаемой должности гражданской службы и увольнения с гражданской службы
101	Обстоятельства, при которых гражданин Российской Федерации не может быть принят на государственную гражданскую службу, а государственный гражданский служащий не может находиться на государственной гражданской службе
102	Случаи расторжения трудового договора по инициативе работодателя
103	Обстоятельства прекращения трудового договора, не зависящие от воли сторон
104	Случаи прекращения трудового договора вследствие нарушения установленных законодательством Российской Федерации обязательных правил при заключении трудового договора
105	Категории населения, которым оказывается содействие в сохранении рабочих мест
107	Способы поиска работы безработными
108	Продолжительность поиска работы безработными
110	Учет безработных
111	Причины снятия с учета безработных
113	Структура безработных по причинам увольнения (отчисления)
114	Структура безработных по возрасту
118	Профессиональное обучение безработных
120	Услуги, предоставляемые государственными учреждениями службы занятости
122	Категории граждан, которым оказываются услуги государственными учреждениями службы занятости
125	Структура лиц, ищущих работу, по принадлежности к занятиям
126	Структура лиц, ищущих работу, по профессиональной принадлежности
130	Лица трудоспособного возраста, не входящие в состав рабочей силы
131	Причины экономической неактивности населения
200	Категории миграции
201	Вид миграции
202	Места жительства населения в Российской Федерации
203	Основания проживания населения
204	Места пребывания населения при передвижении в пределах Российской Федерации
205	Регистрационный учет населения
206	Органы, осуществляющие регистрационный учет населения по месту пребывания и месту жительства
207	Документы, являющиеся основанием для вселения лица в жилое помещение
208	Причины снятия лица с регистрационного учета по месту жительства
209	Места, в которых ограничиваются права населения на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства
220	Категории вынужденных мигрантов
221	Беженцы
222	Причины, вынуждающие стать беженцем
223	Категории беженцев
224	Категории лиц, ходатайствующих о признании их беженцами
225	Места временного содержания лиц, ходатайствующих о признании их беженцами, и беженцев
226	Категории лиц, которые не могут быть признаны беженцами
227	Причины отказа в рассмотрении ходатайства о признании беженцем
228	Права лица, получившего свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании его беженцем, и прибывших с ним членов его семьи
229	Обязанности лица, получившего свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании его беженцем, и прибывших с ним членов его семьи
230	Распределение лиц, признанных беженцами, по возрасту
231	Права лица, признанного беженцем, и прибывших с ним членов его семьи
232	Обязанности лица, признанного беженцем, и прибывших с ним членов его семьи
233	Причины утраты лицом статуса беженца
234	Причины лишения лица статуса беженца
240	Лица, ищущие убежище
241	Категории лиц, получающих временное убежище
242	Причины утраты лицом временного убежища
243	Причины лишения лица временного убежища
250	Источники формирования средств фондов помощи беженцам
260	Вынужденные переселенцы
261	Категории вынужденных переселенцев
262	Категории лиц, которые не могут быть признаны вынужденными переселенцами
263	Права лица, получившего свидетельство о регистрации ходатайства о признании его вынужденным переселенцем, и прибывших с ним членов его семьи, не достигших возраста восемнадцати лет
264	Обязанности лица, получившего свидетельство о регистрации ходатайства о признании его вынужденным переселенцем, и прибывших с ним членов его семьи, не достигших возраста восемнадцати лет
265	Права вынужденного переселенца
266	Обязанности вынужденного переселенца
267	Причины утраты права на проживание в жилом помещении из фонда жилья для временного поселения вынужденных переселенцев
268	Причины утраты статуса вынужденного переселенца
269	Причины лишения статуса вынужденного переселенца
290	Лица, которым Российская Федерация предоставляет политическое убежище
291	Лица, которым политическое убежище Российской Федерацией не предоставляется
292	Причины утраты лицом права на политическое убежище, предоставленное ему Российской Федерацией
293	Причины лишения лица политического убежища, предоставленного ему Российской Федерацией

Аббревиатура ОКИН расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Полное название классификатора — ОКИН ОК 018-2014.

ОКИН разработан и внедрен как статистический инструмент, предназначенный для аккумуляции, систематизации и анализа информации, относящейся к демографическим, социальным, образовательным, предпринимательским и иным показателям, характеризующим население РФ.

Для справки
Аббревиатура	ОКИН
Обозначение	ОК 018-2014
Введение	01.07.2015 (Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.12.2014 № 2019-ст)
Изменение	01.07.2019, № 10 (Приказ Росстандарта от 29.05.2019 № 242-ст)
По-английски	Russian Classification of Informationon Population

Структура ОКИН

Разработка ОКИН была осуществлена ВНИИКИ «Стандартинформ» в сотрудничестве с Управлением статистических стандартов Госкомстата РФ и введена в действие 12.12.2014 года, заменив собой устаревший ОКИН ОК 018-95.

Эти же организации курируют актуальность ОКИН. Разработка изменений к ОКИН и последующее принятие этих изменений проводятся в соответствии с «Основными положениями и порядком проведения работ по разработке, ведению и применению общероссийских классификаторов» от 2005 года.

Наиболее полная характеристика действующего ОКИН дана его авторами во Введении к классификатору.

В соответствии с авторской характеристикой классификатора, ОКИН — это документ по стандартизации сбора информации о населении РФ по социальным, образовательным, трудовым, предпринимательским (коммерческим) и иным показателям.

Структурно классификатор состоит из множества так называемых фасетов, которые, в свою очередь, подразделяются на два блока — блок идентификации и блок наименования.

Виды фасетов по виду информации

Каждый информационный объект, содержащийся в фасетах, имеет свой порядковый или серийный код. При необходимости в каждый фасет могут быть внесены дополнительные сведения, поскольку сам фасет имеет гибкую (расширительную) структуру.

В целом фасеты соответствуют основным реквизитам, используемым в личных документах граждан, в анкетах, применяемых при переписи населения, в иных документах, характеризующих личность по признакам, имеющим статистическое значение.

Например, домохозяйство по фасету ОКИН — это совокупность жильцов, проживающих в отдельно от других лиц в доме, части дома или в нескольких домах и совместно ведущих хозяйство с целью обеспечения себя всем необходимым.

В случае необходимости фасет может быть заполнен с применением аббревиатур и сокращений, например, с применением сокращенной формы названий объектов.

Сокращенная форма может быть оформлена двумя способами: с применением дефиса (-) или с применением косой черты (/).

Так, дефис применяется в случаях, когда первая часть наименования повторяет предыдущее наименование полностью или частично. При заполнении будет возможно опустить повторяющуюся начальную часть и заменить ее дефисом. При этом предшествующее наименование потребуется отделить знаком «/».

К примеру, возьмем наименование с начальной частью «домо» — домохозяйка, домоводство, домохозяйство. Заполненный фасет будет выглядеть примерно следующим образом — «домохозяйка/-водство/-хозяйство».

Использование ОКИН

По рекомендации НИИ «Стандартинформ» классификатор ОКИН наиболее эффективен в решении учетных, отчетно-статистических и аналитических задач ОКИН при условии его применения одновременно с такими классификаторами, как:

Классификатор ОК 018-2014 с изменением №13 от 1 ноября 2020 г.

Изменение №13/2020 ОКИН введено в действие 01.11.2020 с правом досрочного применения во взаимоотношениях, возникших с 06.12.2019.

Коды ОКИН

Фасет 01	Пол
Фасет 02	Гражданство
Фасет 03	Национальности
Фасет 04	Языки народов Российской Федерации и иностранные языки
Фасет 05	Степень знания иностранных языков и языков народов Российской Федерации
Фасет 10	Состояние в браке
Фасет 11	Родство, свойство
Фасет 15	Участие в войне
Фасет 16	Отношение к военной службе
Фасет 17	Воинские звания
Фасет 20	Виды занятости
Фасет 21	Стаж работы
Фасет 22	Смены работы
Фасет 23	Режимы работы
Фасет 24	Виды отпусков
Фасет 30	Образование
Фасет 31	Образовательные учреждения
Фасет 32	Типы образовательных организаций
Фасет 33	Формы обучения
Фасет 34	Подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров
Фасет 35	Ученые степени
Фасет 36	Ученые звания
Фасет 38	Виды домохозяйств
Фасет 39	Семейные ячейки в различных видах домохозяйств
Фасет 40	Типы частных домохозяйств
Фасет 41	Статьи дохода домохозяйства
Фасет 42	Направления использования совокупного дохода домохозяйства
Фасет 43	Источники средств к существованию
Фасет 45	Группы граждан, нуждающихся в жилой площади
Фасет 50	Причины миграции населения
Фасет 55	Государственные награды Российской Федерации
Фасет 60	Награды СССР
Фасет 63	Почетные звания СССР
Фасет 66	Ведомственные награды, установленные федеральными органами исполнительной власти Российской Федерации
Фасет 67	Ведомственные награды в СССР
Фасет 81	Экономически активное население
Фасет 82	Сектора экономики при оценке занятости населения
Фасет 83	Занятые экономической деятельностью
Фасет 84	Занятое население по месту работы
Фасет 85	Вынужденно не полностью занятые лица
Фасет 87	Работа основная и дополнительная
Фасет 88	Статус занятости населения
Фасет 89	Занятое население по условиям трудового договора
Фасет 90	Работающие не по найму
Фасет 91	Срок трудового договора (контракта)
Фасет 92	Дополнительная работа
Фасет 93	Работа в неблагоприятных условиях труда
Фасет 94	Категории работников с сокращенной продолжительностью рабочего времени
Фасет 95	Занятое население по продолжительности рабочей недели
Фасет 96	Причины, по которым незанятое население оставило работу
Фасет 97	Лица, учитываемые в домохозяйстве
Фасет 98	Лица, не учитываемые в домохозяйстве
Фасет 99	Общие основания прекращения трудового договора
Фасет 100	Общие основания прекращения служебного контракта, освобождения от занимаемой должности гражданской службы и увольнения с гражданской службы
Фасет 101	Обстоятельства, при которых гражданин Российской Федерации не может быть принят на государственную гражданскую службу, а государственный гражданский служащий не может находиться на государственной гражданской службе
Фасет 102	Случаи расторжения трудового договора по инициативе работодателя
Фасет 103	Обстоятельства прекращения трудового договора, не зависящие от воли сторон
Фасет 104	Случаи прекращения трудового договора вследствие нарушения установленных законодательством Российской Федерации обязательных правил при заключении трудового договора
Фасет 105	Категории населения, которым оказывается содействие в сохранении рабочих мест
Фасет 107	Способы поиска работы безработными
Фасет 108	Продолжительность поиска работы безработными
Фасет 110	Учет безработных
Фасет 111	Причины снятия с учета безработных
Фасет 113	Структура безработных по причинам увольнения (отчисления)
Фасет 114	Структура безработных по возрасту
Фасет 118	Профессиональное обучение безработных
Фасет 120	Услуги, предоставляемые государственными учреждениями службы занятости
Фасет 122	Категории граждан, которым оказываются услуги государственными учреждениями службы занятости
Фасет 125	Структура лиц, ищущих работу, по принадлежности к занятиям
Фасет 126	Структура лиц, ищущих работу, по профессиональной принадлежности
Фасет 130	Лица трудоспособного возраста, не входящие в состав рабочей силы
Фасет 131	Причины экономической неактивности населения
Фасет 200	Категории миграции
Фасет 201	Вид миграции
Фасет 202	Места жительства населения в Российской Федерации
Фасет 203	Основания проживания населения
Фасет 204	Места пребывания населения при передвижении в пределах Российской Федерации
Фасет 205	Регистрационный учет населения
Фасет 206	Органы, осуществляющие регистрационный учет населения по месту пребывания и месту жительства
Фасет 207	Документы, являющиеся основанием для вселения лица в жилое помещение
Фасет 208	Причины снятия лица с регистрационного учета по месту жительства
Фасет 209	Места, в которых ограничиваются права населения на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства
Фасет 220	Категории вынужденных мигрантов
Фасет 221	Беженцы
Фасет 222	Причины, вынуждающие стать беженцем
Фасет 223	Категории беженцев
Фасет 224	Категории лиц, ходатайствующих о признании их беженцами
Фасет 225	Места временного содержания лиц, ходатайствующих о признании их беженцами, и беженцев
Фасет 226	Категории лиц, которые не могут быть признаны беженцами
Фасет 227	Причины отказа в рассмотрении ходатайства о признании беженцем
Фасет 228	Права лица, получившего свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании его беженцем, и прибывших с ним членов его семьи
Фасет 229	Обязанности лица, получившего свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании его беженцем, и прибывших с ним членов его семьи
Фасет 230	Распределение лиц, признанных беженцами, по возрасту
Фасет 231	Права лица, признанного беженцем, и прибывших с ним членов его семьи
Фасет 232	Обязанности лица, признанного беженцем, и прибывших с ним членов его семьи
Фасет 233	Причины утраты лицом статуса беженца
Фасет 234	Причины лишения лица статуса беженца
Фасет 240	Лица, ищущие убежище
Фасет 241	Категории лиц, получающих временное убежище
Фасет 242	Причины утраты лицом временного убежища
Фасет 243	Причины лишения лица временного убежища
Фасет 250	Источники формирования средств фондов помощи беженцам
Фасет 260	Вынужденные переселенцы
Фасет 261	Категории вынужденных переселенцев
Фасет 262	Категории лиц, которые не могут быть признаны вынужденными переселенцами
Фасет 263	Права лица, получившего свидетельство о регистрации ходатайства о признании его вынужденным переселенцем, и прибывших с ним членов его семьи, не достигших возраста восемнадцати лет
Фасет 264	Обязанности лица, получившего свидетельство о регистрации ходатайства о признании его вынужденным переселенцем, и прибывших с ним членов его семьи, не достигших возраста восемнадцати лет
Фасет 265	Права вынужденного переселенца
Фасет 266	Обязанности вынужденного переселенца
Фасет 267	Причины утраты права на проживание в жилом помещении из фонда жилья для временного поселения вынужденных переселенцев
Фасет 268	Причины утраты статуса вынужденного переселенца
Фасет 269	Причины лишения статуса вынужденного переселенца
Фасет 290	Лица, которым Российская Федерация предоставляет политическое убежище
Фасет 291	Лица, которым политическое убежище Российской Федерацией не предоставляется
Фасет 292	Причины утраты лицом права на политическое убежище, предоставленное ему Российской Федерацией
Фасет 293	Причины лишения лица политического убежища, предоставленного ему Российской Федерацией

Описание и справочные данные

Приказы и постановления

Список документов о введении в действие, отмене классификатора, внесении важных правок. Обратите внимание, что показаны не все официальные документы по классификатору, а только наиболее значимые.

Приказ Росстандарта от 12 декабря 2014 г. №2019-ст
Принять ОКИН (ОК 018-2014) в действие с 1 июля 2015 года.
Отменить ОКИН (ОК 018-95) с 1 июля 2015 года.

Приказы, касающиеся изменений в классификаторе (добавления, удаления и корректировки данных), перечислены во вкладке списка изменений.

Изменения и поправки

Номер	Документ (основание для изменения)	Дата документа	Введение в действие
13/2020	Приказ Росстандарта от 23.09.2020 N 671-ст	23.09.2020	01.11.2020
12/2020	Приказ Росстандарта от 27.08.2020 N 561-ст	27.08.2020	01.10.2020
11/2020	Приказ Росстандарта от 27.08.2020 N 560-ст	27.08.2020	01.10.2020
10/2019	Приказ Росстандарта от 29.05.2019 № 242-ст	29.05.2019	01.07.2019
9/2019	Приказ Росстандарта от 29.05.2019 N 241-ст	29.05.2019	01.07.2019
8/2019	Приказ Росстандарта от 29.05.2019 N 240-ст	29.05.2019	01.07.2019
7/2019	Приказ Росстандарта от 29.05.2019 N 239-ст	29.05.2019	01.07.2019
6/2019	Приказ Росстандарта от 23.04.2019 N 148-ст	23.04.2019	01.05.2019
5/2018	Приказ Росстандарта от 24.10.2018 N 834-ст	24.10.2018	01.12.2018
4/2018	Приказ Росстандарта от 24.10.2018 N 833-ст	24.10.2018	01.12.2018
3/2018	Приказ Росстандарта от 16.10.2018 N 782-ст	16.10.2018	01.11.2018
2/2018	Приказ Росстандарта от 01.06.2018 N 300-ст	01.06.2018	01.08.2018
1/2017	Приказ Росстандарта от 21.12.2017 N 2050-ст	21.12.2017	01.03.2018
1/2015	Поправка №1/2015 ОКИН	—	—

Последняя дата актуализации классификатора на нашем сайте — 30.11.2020.

Доступен для скачивания 1 файл:

Оставьте комментарий, если
1) у вас есть дополнительная информация по классификатору,
2) заметили ошибки и неточности на сайте,
3) хотите задать вопрос, ответ на который могут дать другие пользователи сайта.

Все поля формы обязательны для заполнения. При отправке комментария Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Организации должны вести личные карточки работников – это базовый документ кадрового учёта. Его форма утверждена Госкомстатом РФ от 5 января 2004 года (постановление № 1).

И хотя с 2013 года обязанность заполнять именно стандартные формы учётных документов отменена (их можно разработать самостоятельно), многие работодатели продолжают использовать утверждённые варианты. Рассмотрим, как заполняется личная карточка работника – бланк Т-2 из этого постановления.

Форма состоит из 4 страниц, данные которых сгруппированы в 11 разделов. Первично она заполняется кадровой службой при найме работника (как минимум разделы 1-3), далее в неё вносятся записи в процессе трудовой деятельности и при увольнении. Образец заполнения карточки можно найти в конце статьи.

Начало документа

Перед началом заполнения разделов отражается базовая информация в шапке. Здесь надо указать:

наименование организации;
код ОКПО;
дату заполнения;
табельный номер работника (присваивается при трудоустройстве);
ИНН;
СНИЛС;
первую букву фамилии в поле «Алфавит»;
характер деятельности (нанят человек на постоянную работу или временно);
пол.

Общие сведения

В первом разделе карточки отражается общая информация, поэтому он самый объёмный – в нём 12 пунктов. Перед ними вносится номер и дата договора с работником. Некоторые сведения в этом блоке вносятся с кодами по различным классификаторам.

Рассмотрим заполнение раздела по пунктам:

Фамилия, имя, отчество.
Дата рождения.
Место рождения (название населённого пункта и ОКАТО).
Гражданство – наименование страны и код по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН). В отношении граждан РФ указывается код «02/1». Часть кода до знака «/» означает раздел ОКИН, в котором содержатся нужные данные. То есть в приведенном примере «02» – код раздела о гражданстве, 1 – Россия.
Данные о знании иностранного языка – наименование и степень владения. Заполняются прописью и по ОКИН. Например, если работник владеет английским на уровне чтения и перевода со словарем, то ставится код «04/016 05/1». Здесь «04/016» – это код английского языка, «05/1» – код владения со словарем.
Образование. Нужно выбрать один из видов, приведённых тут же, на основании документа об образовании. Также вписывается код по ОКИН. Например, высшее профессиональное образование – это код «30/07». Ниже в полях следует указать название образовательного учреждения, наименование, серию и номер выданного им документа, дату окончания, присвоенную квалификацию, направление или специальность и её код по классификатору ОКСО.
Профессия и её код по классификатору ОКПДТР. Если есть дополнительные профессии, их нужно также отразить в этом разделе.
Общий стаж на дату начала работы в организации в годах, месяцах и днях из Трудовой книжки. Рекомендуется при принятии на работу заполнить поля карандашом, поскольку на момент увольнения стаж изменится.
Семейное положение – сведения о браке. Формулировку и код надо взять из ОКИН. Например, для женатого мужчины указывается «Состоит в зарегистрированном браке» и ставится код «10/2».
Сведения о составе семьи. Перечисляются ФИО и даты рождения членов семьи.
Данные паспорта.
Адрес с индексом – по паспорту и фактический (если отличается), дата регистрации и номер телефона.

Сведения о воинском учёте

Если на работу принимается военнообязанный (находящийся в запасе или будущий призывник), он должен представить в кадровую службу военный билет или заменяющий его документ. В раздел 2 личной карточки такого работника вносится информация о воинском учёте. Порядок заполнения таков:

Категория запаса. Заполняется в отношении отслуживших, кроме офицеров запаса. Ставится код «1» или «2» по данным предоставленного документа.
Воинское звание. Указывается звание из билета, а для тех, кто ещё не служит в армии – «подлежит призыву».
Состав (профиль). Заполняется на отслуживших лиц. Указывается состав из военного билета – «Солдат», «Прапорщик», в отношении офицеров указывается профиль.
Полное кодовое обозначение ВУС. Для отслуживших лиц указывается код военно-учётной специальности.
Категория годности к военной службе. Отражается буквенный код категории годности (А, Б, В, Г или Д).
Наименование военного комиссариата по месту жительства, в котором работник состоит на учёте.
Состоит на воинском учёте. Запись делается карандашом. Поле заполняется только при наличии в билете отметки о мобилизации или удостоверения о брони на период мобилизации и на военное время.
Отметка о снятии с воинского учёта. В отношении не состоящих на учёте лиц указывается информация о снятии с учёта по возрасту или по состоянию здоровья.

Приём на работу, переводы на другую работу

Данные в разделе заполняются на основе трудового договора, приказов о приёме или переводе. Первоначально делается при найме. В графах таблицы отражают:

Дату принятия на работу.
Структурное подразделение (отдел), куда принят сотрудник.
Должность, специальность или профессию с указанием разряда, класса квалификации, если они установлены.
Тарифную ставку или оклад, премию.
Основание. Указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
Подпись сотрудника.

При переводах (кроме временных) указанный раздел личной карточки заполняется так же. Сделать запись необходимо в течение недели, сотрудник должен поставить подпись.

Аттестация

Раздел об аттестации заполняется только в случае, если она проводится в период работы в организации. В полях нужно отразить дату проведения аттестации, решение комиссии, а также дату и номер протокола заседания. Основание – дата и номер приказа о проведении аттестации.

Повышение квалификации

Сведения вносятся на основании документа о повышении квалификации, если оно проводилось. На обучение работника обычно направляет организация, либо он может повысить квалификацию по своей инициативе. В любом случае сведения об этом должны быть внесены в личную карточку. Отражаются даты начала и окончания учебы, вид повышения квалификации, наименование заведения и место его нахождения, сведения из полученного удостоверения или свидетельства. Основание – реквизиты приказа руководителя о направлении работника на обучение.

Профессиональная переподготовка

Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.

В графах раздела указывают даты начала и окончания переподготовки, её направление и специальность, данные из диплома и реквизиты приказа руководителя о направлении на учебу (если это инициатива организации).

В качестве этапов профессиональной переподготовки сотрудники могут посещать отдельные курсы. Однако информацию о них вносить в личную карточку не нужно.

Награды (поощрения), почётные звания

В разделе отражаются государственные награды и звания, а также поощрения от работодателя. Здесь указывают название награды, наименование наградного документа, его номер и дату. Если у сотрудника есть награды на момент приема на работу, информация о них вносится в личную карточку на основании записей в трудовой книжке.

Отпуск

В этом блоке нужно отражать как ежегодный оплачиваемый отпуск, так и все прочие его виды – учебный, неоплачиваемый и иные. В графах отражаются такие данные:

Вид отпуска. Если берётся только часть ежегодного отпуска, это надо отметить.
Период работы – рабочий год, за который предоставляется отпуск.
Количество дней отпуска.
Дата начала и окончания отпуска.
Основание – график отпусков или приказ об отпуске.

Социальные льготы

Если работнику по закону положены льготы, информация о них отражается в личной карточке. Подтвердить право на льготу сотрудник должен документом, например, справкой об инвалидности. В полях раздела указывается наименование льготы и данные документа, а качестве основания – закон, в соответствии с которым она предоставляется.

Дополнительные сведения

В строки данного раздела вносят информацию, которая может быть важной для работодателя, однако для её отражения нет специального раздела. Например, сведения о наличии водительских прав и их категории.

Основание прекращения трудового договора

Этот раздел заполняется при увольнении. Вписывается основание расторжения трудовых отношений – статья и пункт Трудового кодекса, а также дата увольнения и реквизиты приказа. На этом отражение данных в личной карточке работника по форме Т-2 окончено. Образец заполнения можно скачать по ссылке ниже.

Подписать документ должны два человека: сотрудник кадровой службы или лицо, выполняющее его функции (с указанием должности) и работник. Карточки уволенных сотрудников помещают отдельно от карточек тех лиц, которые трудятся в данный момент, и хранят в течение 75 лет.

В заключение несколько слов о совместителях. Очень часто специалисты по кадрам не считают, что на них нужно оформлять личные карточки. При этом рассуждают так: запись в Трудовую книжку делается по основному месту работы, а раз нет записи в ТК, то и карточку делать не нужно. Однако это неверно. Личная карточка предназначена для кадрового учёта, и в ней, как мы указали выше, содержится разнообразная информация о человеке. И это не только относящиеся к стажу сведения из трудовой книжки. Поэтому заводить форму Т-2 следует, в том числе, и на совместителей.

1. Каким документом утверждена личная карточка?
Последняя редакция унифицированной формы Т-2 – личной карточки - утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 (далее – пост.№1).

2. Все ли работодатели должны вести карточки Т-2?
Требование о ведении карточек Т-2 распространяется на организации (п.2 пост.№1). К работодателям-предпринимателям это требование не относится, но они вправе их вести.
Ведение личных карточек является не только обязанностью, но оно может быть и полезным мероприятием. Во-первых, в управленческих целях. Во-вторых, судебной арбитражной практике известны случаи, когда работодатель смог защитить свои интересы, используя личные карточки для доказательства правильного расчета среднесписочной численности работников для исчисления налогов, правомерного вычета из доходов работников и т.д.

3. Вправе ли работодатель вести Т-2 в электронном виде, а не на бумажном носителе?
Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе. Да и работник не сможет расписаться в компьютере. Госкомстат России не указал рекомендуемые форматы бланков, но, как видно, форма личной карточки спроектирована так, что для ее изготовления требуется бумага формата 2А4. А в связи с тем, что карточка Т-2 является документом достаточно длительного использования, то рекомендуется при распечатке использовать плотную бумагу.

4. У нас в компании отдел кадров не производит заполнение карточки Т-2, а поручает это работнику. Насколько это правильно?
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее – Указания Госкомстата) заполнение формы № Т-2 производит сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии - лицо, которому в организации поручено ведение кадровой работы. Работник не должен вносить какие-либо записи в личную карточку, за исключением своей подписи при заполнении Т-2, когда работника принимают на работу, и при заверении изменений своего трудового статуса.

5. У нас личные карточки на работников, принятых до 2004 года, заполнены по прежней форме, утвержденной Госкомстатом в 2001 году. На работников, принятых в 2004-2005 годах, личные карточки ведутся по новой форме, утвержденной пост. №1. Должны ли мы переписывать «старые» карточки на работников, принятых до 2004 года, на новые бланки?
Законодатель не разъяснил, как быть работодателям в данном случае. Среди инспекторов Государственной инспекции труда существуют различные мнения. В частности, на одном из семинаров я слышала мнение инспектора о том, что работодатель должен хранить «старые» карточки, но и заполнить Т-2 по новому образцу на тех же самых работников. Некоторые инспекторы считают, что на работников, принятых до 2004 года, можно продолжать вести «старые» карточки, а на работников, принятых в 2004-2005 годах, заводить карточки Т-2, утвержденные пост. №1. Среди кадровиков и юристов также нет единого мнения по настоящему вопросу. В этой связи мы рекомендуем Вам сделать официальный запрос в местную государственную инспекцию и получить официальный ответ, чтобы в случае проводимой ими у Вас проверки было чем защитить свою позицию.

6. На основании каких документов должно осуществляться заполнение Т-2 при приеме на работу?
Согласно Указаниям Госкомстата личные карточки заполняются при приеме работника на работу на основании следующих документов:

трудового договора, заключенного с работником;
приказа (распоряжения) о приеме работника на работу;
паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
документов воинского учета — при приеме на работу военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
сведений, сообщенных о себе работником.

7. Когда именно должна заводиться Т-2 на работника?
Законом не предусмотрено, в какой конкретно срок должна заводиться личная карточка.
Рекомендуется заводить Т-2 сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как запись в трудовой книжке работника о его приеме должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

8. Сколько лет должны храниться личные карточки?
75 лет

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.05 № 1 (До этого постановлением от 06.04.01 № 26) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты".

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2005 № 1 не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.
Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной указанным постановлением.

Заполнение разделов формы

Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество "Энергострои". Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
Идентификационный номер налогоплательщика 'л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
В графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.
Характер работы указывается: ' 'постоянно', "временно" и т. л.
Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
Пол обозначается буквой "М" или "Ж".
Фамилия, имя, отчество записываются полностью 'л разборчиво.
Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например "9 января 1975 г.". При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
При указании места рождения нужно учитывать следующее:

длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город - гор., деревня - дер., край -кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос., район - рн., станция - ст.;
слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;
код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления. ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО ! С 1 января 2014 в этой роли заменен кодом ОКТМО); например, при рождении в г. Москве в графе "Код" указывается: 45.

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Читайте также: