Для чего нужна должностная инструкция
Опубликовано: 17.09.2024
Все мы очень любим определенность, особенно если речь идет о работе. Занимая вакантную должность в компании, мы прежде всего расчитываем получить четкие и понятные разъяснения относительно будущих обязанностей, прав и возможностей. И это вполне резонно: ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что именно от него требуется и что он за это получит. Поэтому чем четче и подробнее компания опишет свои ожидания от сотрудника, тем лучше будем всем.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.
Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.
Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.
Как написать должностную инструкцию
Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.
Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.
Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.
В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.
В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.
Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:
1. Общие положения:
— точное и полное наименование должности работника;
— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;
— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;
— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);
— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).
2. Основные задачи:
— задачи, выполнение которых возлагается на работника;
— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.
3. Права:
— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
4. Ответственность:
— ответственность работника за невыполнение обязанностей;
— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.
5. Требования к работнику:
— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.
Зачем нужна должностная инструкция
Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.
Ведь должностная инструкция — это:
- основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
- важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
- эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
- документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.
Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Предназначение должностной инструкции
Должностная инструкция выполняет следующие задачи:
установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);
определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);
установление пределов ответственности работника.
Таким образом, главное предназначение должностной инструкции - определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.
Для каких целей используется должностная инструкция
Используя должностную инструкцию работодатель может:
доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
распределить трудовые функции между работниками;
оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;
оценить качество выполнения работником трудовой функции;
доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
доказать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
Форма представления должностной инструкции
Должностная инструкция работника может быть представлена в двух вариантах:
1. Типовая должностная инструкция по конкретной должности, т.е. универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.
При использовании этого варианта должностные обязанности работника в трудовом договоре должны быть аналогичны тем, которые перечислены в типовой должностной инструкции.
2. Должностная инструкция составляется отдельным документом (с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору. В таком случае в основном тексте договора может отсутствовать перечень должностных обязанностей, однако необходима ссылка на данное приложение.
Разделы должностной инструкции
Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:
основные задачи и функции;
Общие положения
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» указываются:
- должность в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:
- название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;
- порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;
- порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
- требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;
- требования к знаниям работника;
- перечень нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В этот перечень включаются:
действующее законодательство РФ;
локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника;
приказы и распоряжения руководителя организации;
непосредственно должностная инструкция;
Основные задачи и функции
Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции указывается основная задача работника в данной должности, участок работы.
Далее расписываются конкретные виды работы, которые сотрудник должен выполнять для достижения основной задачи.
Обязанности
В разделе «Обязанности» должностной инструкции указываются условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.
Например, работник должен соблюдать:
установленные сроки подготовки документов;
этические нормы общения в коллективе;
правила внутреннего трудового распорядка;
конфиденциальность служебной информации.
Права
В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.
В этом разделе указываются право работника:
на самостоятельное принятие решений;
на получение информации, в том числе конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;
требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;
визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.
Ответственность
В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и других локальных нормативных актов работодателя, за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.
Согласно Трудовому кодексу РФ ответственность бывает материальной, дисциплинарной, административной и уголовной.
Взаимосвязи
В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.
Порядок утверждения должностной инструкции
Должностные инструкции разрабатываются отделом кадров и подписываются руководителем службы делопроизводства.
При этом должностные инструкции могут быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений, в которых работает сотрудник.
После этого должностные инструкции утверждает руководитель организации.
После утверждения должностной инструкции с ней следует ознакомить работника, принимаемого на должность (профессию).
Свою подпись работник может поставить:
на отдельном листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью инструкции;
в специальном журнале ознакомления с должностными инструкциями по форме, утвержденной в организации;
на самой инструкции в соответствующей графе;
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".
Обычная история с должностной инструкцией в компании: скачали шаблон, а реальные обязанности объяснили на словах. А потом руководитель дает поручения, а сотрудник такой: «С чего это я буду делать? У меня в обязанностях этого нет». И сидит в потолок плюет.
И никакой управы компания найти не может, трудовая инспекция будет на стороне сотрудника. Сейчас расскажем, как не попасть в такую ситуацию.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — внутренний документ с подробным описанием, чем сотрудник занимается в компании. В документе перечислены:
- требования к квалификации сотрудника;
- опыт работы, обязанности;
- права и ответственность;
- кому он подчиняется;
- как взаимодействует с начальством и другими сотрудниками.
По Трудовому кодексу РФ утверждать должностные инструкции для сотрудников обязаны только госкомпании. Все остальные могут писать их по своему усмотрению, без строгого шаблона.
Судебная практика доказывает: если есть должностная инструкция, у компании больше шансов выиграть судебный спор.
Сотрудник хотел оспорить увольнение и получить с компании деньги, но не было
Что случилось. Управляющий магазином плохо выполнял обязанности, и его решили уволить. Ущерб от плохой работы оценили в 3 млн рублей.
Сотрудник не согласился и подал иск в суд. Он требовал изменить формулировку причины увольнения, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. В общем, требований — вагон.
Что нарушил сотрудник. Суд изучил все материалы дела, должностная инструкция там тоже была.
В обязанности управляющего входило: 70% рабочего времени находиться в торговом зале с персоналом, контролировать, как работники магазина выполняют свои обязанности, обеспечивать замены отсутствующих работников и т. д. Управляющий подписал договор о полной материальной ответственности.
В реальности оказалось, что большую часть рабочего времени управляющий сидел в офисе, за сотрудниками не следил и вообще пустил работу на самотек. А компании — ущерб.
Решение суда. Компания смогла доказать, что сотрудник нарушил должностную инструкцию, и суд встал на ее сторону. Все потому, что:
- В магазине были утверждены должностные инструкции.
- В должностной инструкции были четко прописаны должностные обязанности и ответственность.
- Сотрудники ознакомились с должностной инструкцией под роспись.
Если бы в компании не было инструкции, доказать проступок было бы сложнее.
Иногда все обязанности работников вносят в трудовой договор. Это не всегда удобно — договор выходит огромный, да и менять его будет сложно. В трудовом договоре лучше указать общие обязанности работника, а дополнительные расширить в должностной инструкции.
Какие бывают должностные инструкции
Чтобы более четко прописать обязанности каждого работника, компания может разработать разные виды должностных инструкций. В законе нет единых требований к форме и содержанию, но исходя из практики должностные инструкции можно разделить на индивидуальные и типовые.
Индивидуальные — составляются, если у сотрудников должности называются одинаково, но есть различия в обязанностях.
Типовые — если на одинаковой должности работники занимаются одним и тем же.
Вот основные различия типовой и индивидуальной должностной инструкции:
| Типовая | Индивидуальная |
|---|---|
| Под конкретную должность | Под конкретного человека |
| ФИО не указывается | В инструкции указывается ФИО сотрудника |
| Новые сотрудники просто подписывают существующую инструкцию | Надо заново утверждать при смене кадров |
| Нужна, когда есть много одинаковых должностей, в которых обязанности не отличаются | Нужна, если есть одинаковые должности, но надо разграничить обязанности |
Чтобы должностная инструкция носила официальный характер и работники были обязаны ее выполнять, надо выполнить два условия:
- Утвердить должностную инструкцию — это значит правильно оформить документ, поставить подпись работодателя.
- Сотрудник должен с ней ознакомиться и подписать.
Если просто написать список обязанностей и назвать это должностной инструкцией, она не будет иметь юридическую силу.
Для чего нужна должностная инструкция
Без должностной инструкции сотрудник не всегда знает и понимает свои задачи: за что его могут наказать или, наоборот, поощрить. Работодатель не может эффективно управлять персоналом, быстро решать конфликты в компании и трудовые споры в суде. Вот основные преимущества должностной инструкции для работодателя и работника.
1. Равномерное распределение задач. В инструкции описаны задачи каждого сотрудника. Нет такого, что один сотрудник горит и зашивается, а другой спокойно пьет кофе каждые 10 минут и смотрит фотки в соцсетях.
2. Возможно наказать сотрудника за нарушение сроков и качества работы. Например, вынести дисциплинарное взыскание, если сотрудник не отправил важный документ и компания потеряла клиента.
3. Понятная иерархия. Каждый сотрудник знает, кому подчиняется. Нет такого, что все сразу бегут со своими проблемами к генеральному директору, — сотрудники решают вопросы через своего руководителя;
Если сотрудники не понимают свои обязанности, они могут ссориться, кто возьмет наиболее сложные задачи. С должностной инструкцией так не получится. Они не могут сказать: «Я не успеваю, пусть лучше Иван Петрович возьмется — он более опытный».
4. Работодателю легче решить вопросы в суде. Допустим, сотрудник плохо работал, его уволили и он подал в суд. Без должностной инструкции его, скорее всего, восстановят на работе, а компания должна будет выплатить компенсацию за время, пока он не работал.
Другое дело — с должностной инструкцией: компания предъявит ее в суде и докажет нарушение. Тогда суд будет на стороне компании.
5. Возможность провести аттестации сотрудников. Если предусмотреть в должностной инструкции аттестации, компания может тестировать сотрудников, проверять их знания и квалификацию.
Например, бухгалтерия в компании перешла на 1 бухгалтеры должны изучить программу и сдать экзамен. Если откажется и продолжит сводить баланс в «Экселе», можно его уволить за несоответствие занимаемой должности.
В должностной инструкции много плюсов и для сотрудников:
1. Фиксированный список обязанностей. Работник знает, что неожиданно не добавят обязанностей, не будут спрашивать свыше того, что прописано в инструкции. Например, продавец точно знает, что работает в магазине и ему не придется развозить товары, которые заказали через интернет.
2. Понятные KPI. Сотрудник понимает, что надо делать и что будет, если не выполнить требование. Например, в должностной инструкции прописано количество продаж в месяц.
3. Защита в суде. Сотрудник может отстоять свои права в суде. Должностную инструкцию можно использовать как доказательство того, что человека наказали без оснований.
Должностная инструкция не нужна для работника, который трудится по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Если он подпишет инструкцию, договор ГПХ переквалифицируют в трудовые отношения. Тогда трудовая инспекция может оштрафовать компанию. Штраф от 50 — 100 тысяч ₽.
Какие пункты есть в должностной инструкции
В законе ничего не сказано о том, как составить должностную инструкцию, поэтому оформление, разделы, их названия, содержание и количество пунктов компания может составить под себя.
Вот структура, которую чаще всего используют при разработке должностной инструкции:
- Заголовок.
- Общие положения.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Взаимодействие.
Заголовок. В заголовке указывают название организации, гриф утверждения документа и должность того, кто утверждает инструкцию.
Утверждать может как руководитель, так и любой работник по его приказу — например, начальник отдела, кадровый работник. Дальше надо написать название структурного подразделения компании, если оно есть: управление, отделение, отдел, служба, бюро, цех, лаборатория, сектор.
После этого идут данные о профессии или специальности, для которой составлена инструкция, и ФИО работника, если инструкция индивидуальная.
Так можно оформить заголовок должностной инструкции бухгалтера-кассира
Общие положения. В этом разделе содержатся пункты, обязательные для всех сотрудников:
- Кто назначает и увольняет работника. Например, помощника юриста назначает и освобождает от должности руководитель юридической службы.
- Образование и опыт. Например, помощник юриста должен иметь юридическое образование (можно неоконченное высшее), а опыт работы по профилю не требуется.
- Кто заменяет сотрудника при болезни или отпуске. Например, бухгалтера временно замещает другой сотрудник, которого назначает главный бухгалтер.
- Чем руководствуется в работе. Например, администратор руководствуется правилами внутреннего трудового распорядка: должен работать с 09:00 до 18:00 с понедельника по пятницу.
- Что должен знать, квалификация. Здесь можно указать все, что должен знать сотрудник на этой должности: теорию, законы, правила, инструкции, СанПиНы, ГОСТы, приказы, программы.
Функции, должностные обязанности. Здесь подробно описывается, какую работу должен выполнять сотрудник: все обязанности, из чего складывается его работа, какие сроки он должен соблюдать.
Должностная инструкция должна соответствовать тому, чем на самом деле сотрудник занимается в компании. Например, в должностной инструкции повара нельзя прописать, что он должен чинить электроприборы на кухне.
Часто в типовых инструкциях пишут непонятным языком, канцеляритом, общими фразами. Пишите простым языком, иначе работнику тяжело понять, что конкретно он должен делать.
Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.
Ответственность. Здесь перечисляют случаи, за которые сотрудника можно наказать. Например, когда выполнил работу некачественно и не в срок, не соблюдал трудовую дисциплину, не соблюдал нормы труда, не выполнял поручения руководства.
Взаимодействие. В разделе указывают, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.
Дополнительные пункты. Компании могут дополнять список основных разделов должностной инструкции под свои задачи. Например, отдельно выделить блок с результатами работы (KPI) и прописать там критерии, по которым оценивается эффективность: объем продаж, количество заявок, скорость доставки заказа.
Можно указать конкретные показатели — 50 продаж в месяц. Но если эти цифры часто меняются, удобнее прописать, что сотрудник обязан выполнять согласованный план, и каждый месяц обновлять этот план, чтобы не менять должностную инструкцию.
Как правильно разработать должностную инструкцию
Чтобы разработать должностную инструкцию, нужно пройти несколько этапов. Давайте разберем процедуру по шагам.
Шаг 1. Изучить профстандарты и нормативную базу. Сначала надо изучить нормативную базу, которая относится к деятельности компании: кодексы, федеральные законы, постановления, приказы, СНиПы, СанПиНы, ГОСТы, своды правил, акты о требованиях к охране труда на предприятиях, а также различные отраслевые и межотраслевые соглашения.
Если вы не хотите сами читать гору документов, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.
Для некоторых профессий при разработке должностной инструкции обязательно соблюдать профстандарты — например, для всех госслужащих, работников производств с вредными условиями труда или главных бухгалтеров АО. Но единого списка для всех отраслей нет.
Для малого бизнеса чаще всего профстандарты не обязательны: достаточно, чтобы требования должностной инструкции не нарушали базовые законы РФ.
Профстандартами можно воспользоваться справочно: взять основные требования к квалификации, опыту работы, обязанности и адаптировать под конкретную должность в компании.
Не всегда то, что указано в профстандартах, подходит конкретной компании. Трудовые обязанности и требования к уровню квалификации по одной и той же должности могут существенно различаться.
Шаг 2. Разработать должностную инструкцию. Стандартной формы нет, за основу можно взять пункты, которые мы предложили выше.
Разрабатывать должностную инструкцию может руководитель организации, кадровая служба, юристы или вообще сам работник. Бывает, руководитель либо сам берет типовые требования для должностной инструкции, либо поручает работу юристам или кадровикам.
Проблема может возникнуть, если руководитель или кадровики не очень хорошо понимают суть работы специалиста, для которого создается инструкция.
Чтобы не попасть в такую ситуацию, лучше, если в разработке должностной инструкции будут участвовать все заинтересованные лица: руководитель, юристы, кадровики, руководители структурных подразделений и сам сотрудник.
Шаг 3. Проверить у юристов. Юристы должны проверить, что должностная инструкция соответствует законодательству, нормам охраны труда и другим локальным нормативным актам компании.
Шаг 4. Подписать и утвердить должностную инструкцию. Инструкцию надо подписать в двух местах: на первой странице в грифе «Утверждаю» и в конце документа. Утверждает руководитель всей организации, а подписывает — руководитель структурного подразделения, к которому относится инструкция. Если компания небольшая, то обе подписи может поставить директор или ИП.
Шаг 5. Ознакомить с должностной инструкцией работника под роспись. Это надо сделать после подписания трудового договора или при переводе сотрудника на другую должность. Если работник не подписал должностную инструкцию, он все равно должен ее исполнять. В этом случае необходимо составить акт об отказе подписывать должностную инструкцию. При трудовом споре компания может использовать этот документ как основание вины сотрудника.
Так может выглядеть лист ознакомления с должностной инструкцией
Шаг 6. Хранить должностную инструкцию. Один экземпляр надо отдать работнику под роспись на руки, а второй — в отдел кадров или непосредственному руководителю.
Как внести изменения в существующую инструкцию
Бывает, что в компании меняется структура, штатное расписание, название должностей, обязанности. В этом случае надо изменить и должностные инструкции.
Если компания просто меняет название, нужно:
- Изменить титульный лист.
- Утвердить должностную инструкцию у руководителя.
- Ознакомить работника с документом под роспись.
Чтобы изменить часть должностной инструкции, нужно:
- Выпустить приказ об изменении текста части инструкции и сделать ее приложением к имеющейся должностной инструкции.
- Ознакомить с приказом работника под роспись.
Или можно утвердить новую должностную инструкцию, а старую считать утратившей силу.
Если обязанности работника — трудовая функция — меняются в одностороннем порядке, его нужно предупредить не менее чем за два месяца.
Если в работе ничего не меняется, просто работник будет работать больше, меньше или другим способом, — предупреждать не обязательно.
Если должностная инструкция меняется кардинально, то компании лучше утвердить новую, в другой редакции.
Что такое должностная инструкция? Интересно, что в Трудовом кодексе упоминания о ней не содержится. Тем не менее указанный документ является основополагающим во взаимоотношениях между работником и работодателем. Ведь в должностной инструкции содержатся не только квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, но трудовые права и обязанности сотрудника, а также его ответственность за те или иные действия.
Если должностной инструкции нет, то работодатель в отношениях с работником оказывается в проигрышном положении. Так, он не сможет:
- осуществить обоснованный отказ в приеме на работу;
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- грамотно выстроить отношения подчиненности между сотрудниками;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции и т.д.
Любое действие работодателя, которое вызовет негативную реакцию у работника, при отсутствии инструкции может быть оспорено, причем успешно, в суде.
Бывает и так, что должностная инструкция является аргументом в споре с налоговыми органами. Например, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость работника использовать сотовый телефон в служебных целях в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями (письмо Минфина от 05.06.2008 г. № 03-03-06/1/350).
Судебно-арбитражная практика
Налоговые органы посчитали, что неприменение юридическим лицом контрольно-кассовой техники вследствие ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей работника организации не является обстоятельством, освобождающим это юридическое лицо от ответственности, установленной статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.
Суд не согласился с этим утверждением. Дело в том, что юридическое лицо признается виновным, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (п. 2 ст. 2.1 КоАП РФ). Поэтому, если в торговой точке имелась зарегистрированная кассовая машина и должностная инструкция продавца-кассира, с которой последний был ознакомлен, то этого достаточно, чтобы считать, что организация приняла все зависящие от нее меры по соблюдению требований законодательства о применении ККТ (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.02.2008 г. № А29-6203/2007 и определение Высшего Арбитражного Суда от 24.06.2008 г. № 7557/08). Аналогичная судебная практика существует и по индивидуальным предпринимателям (постановление ВАС от 22.05.2007 г. № 16234/06).
В настоящее время порядок составления инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и в дальнейшем корректировать (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412-6). На практике должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.
Кстати, Роструд считает, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в т.ч. и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0). При этом основой для разработки инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.
Обычно в должностной инструкции прописывают следующие данные: задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Наиболее оптимальным будет совместная разработка инструкции специалистом отдела кадров с руководителем подразделения, где работает сотрудник. С одной стороны, непосредственный руководитель не пропустит никаких важных положений, которые должны быть зафиксированы в должностной инструкции своего подчиненного, а с другой, специалист отдела кадров поможет остаться в законных рамках.
Как правило, должностная инструкция составляется в трех экземплярах – по одному для работника, работодателя и руководителя подразделения.
Часто возникает вопрос о составлении должностной инструкции на директора организации. Так вот, на директора должностная инструкция не разрабатывается. Дело в том, что все его права и обязанности уже прописаны в законодательстве и в учредительных документах общества. А вот должностная инструкция на директора филиала необходима (см. Пример 1).
Вносим изменения
В процессе работы должностная инструкция может подвергаться различным корректировкам. Обычно это связано с изменением обязательных условий трудового договора. При этом придется заблаговременно уведомить работника обо всех предстоящих поправках. Дело в том, что изменения в должностную инструкцию вносятся только после того, как сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений на новых условиях.
В ситуации, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору, все исправления проводят путем подготовки дополнительного соглашения.
Если же инструкция была утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не влечет корректировки трудового договора, то удобнее всего утвердить совершенно новую должностную инструкцию (письмо Роструда РФ от 31.10.2007 г. № 4412-6).
Увольняем в связи с несоответствием должности
Трудовой кодекс предусматривает в качестве одного из оснований прекращения трудового договора по инициативе работодателя несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ст. 81 ТК РФ). При этом требования к квалификации работников определяются должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливаются наименованием должностей (письмо Роструда России от 30.04.2008 г. № 1028-с).
Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик может определять только аттестационная комиссия. Для этого в организации должен быть разработан соответствующий порядок проведения аттестации1 .
Отметим, что увольнение по указанному основанию допускается, только если невозможно перевести сотрудника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу.
Как обосновать отказ в приеме на работу с помощью должностной инструкции
Несмотря на то что для работодателя заключение трудового договора с конкретным лицом, который ищет работу, является правом, а не его обязанностью, законодательством запрещен необоснованный отказ в заключении трудового договора (п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 г. № 2, далее – постановление).
Напоминаем, что не допускается отказ в приеме на работу, связанный с полом, расой, цветом кожи, национальностью, языком, происхождением, возрастом, местом жительства, беременностью, наличием детей, а также другими обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника (ст. 64 ТК РФ).
В свою очередь обоснованный отказ – это несоответствие лица требуемым деловым качествам. Верховный Суд в пункте 10 Постановления разъяснил, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).
Самое сложное заключается в том, что по требованию претендента на работу работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Причем впоследствии отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суде. Вот здесь нам и пригодится должностная инструкция работника. Дело в том, что практически всегда можно сказать, что у претендента недостаточно опыта работы именно в этой отрасли либо образование не соответствует требованиям. Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность, и иные требования, которые необходимы ему в силу специфики той или иной работы. Главное, чтобы все качества будущего сотрудника были прописаны в должностной инструкции.Что такое должностная инструкция и профессиональный стандарт. Для каких должностей разрабатывают эти документы. Порядок ознакомления и применения их в работе.
Что такое должностная инструкция?
Имеется на каждом предприятии.
Хотя в Трудовом Кодексе об этом не прописано, но во многих Правилах ссылка на наличие на предприятиях должностных инструкций имеется, поэтому руководство требует разработки этого документа.
Должностная инструкция составляется индивидуально для каждого лица на предприятии, сюда относятся инженерно-технические работники и служащие, если у человека рабочая специальность, то применяются выкопировки из ЕТКС по данной профессии.
Документ содержит разделы:
- Общие требования;
- Функциональные обязанности;
- Что работник должен знать;
- Права сотрудника;
- Ответственность за невыполнение или ненадлежащее исполнение им трудовых обязанностей.
Этот документ применяется на практике с содержанием всех регламентирующих основ.
Необходимость разработки должностной инструкции
Ситуации, в которых инструкция необходима.
Введение в действие нормативных документов, связанных с трудовой деятельностью работника, не является обязательством работодателя, однако должностные обязанности во многом ограничивают, к, примеру, прием на работу, перевод на иное место, установление квалификации и иные регулирующие моменты.
Наличие должностной инструкции необходимо:
Закрепление документально всех обязанностей, которые должен выполнять работник важно как для руководителя, так и для работающего. В процессе трудовой деятельности может возникнуть множество спорных ситуаций, связанных с выполнением какой-либо функции.
У двух сторон, подписавшихся в трудовом договоре, есть основание отстаивать свои интересы как лично, так и с привлечением комиссии по трудовым спорам.
На практике встречаются и такие примеры, когда человека уволили за неисполнение обязанностей, не прописанных в должностной инструкции. В этом случае суд будет всегда на стороне работника и работодатель должен будет восстановить его в должности.
Содержит общие сведения.
Общие положения. В разделе указываются цели и назначения данной инструкции, на основании какого нормативного документа она разработана. В нем же указывается, какое образование должно быть и какая степень профессиональной подготовки.
Требования к стажу по данному направлению деятельности, какой нормативной базой должен владеть специалист, чтобы качественно выполнять свои обязанности. Какие структурные подразделения находятся в его подчинении, при их наличии, каков порядок замещения временно отсутствующих коллег по работе.
Раздел содержит следующую информацию:
Можно в этом разделе указать, какие нормативные правовые акты федерального, территориального и локального характера необходимо знать.
Это могут быть законы, постановления, приказы, распоряжения, ГОСТы, стандарты и иное.
Должностные обязанности работника. Прописываются все функции, которые он должен выполнять. При необходимости их количество может быть увеличено или напротив, сокращено, все зависит от поставленных задач.
Работодатель должен ответственно подойти к этому вопросу, чтобы не получилось так, что какой-то функции не хватает или напротив, их избыток.
Для этого можно подключать самого сотрудника непосредственно, чтобы он грамотно сформулировал, поставленные ему задачи. При любом положении рассматривать содержание инструкции будут специалисты юридического отдела.
Обозначены все права работников.
В следующем разделе необходимо подробно расписать права работника, занимающего данную должность, в том числе внести конкретизирующие данные. К таковым относятся:
- Осуществление допуска сотрудника к конфиденциальной или секретной информации по виду его деятельности;
- Какие решения он может принимать самостоятельно, без информирования руководства;
- Какие сведения он имеет право получать для осуществления трудовых функций;
- Имеется ли право подписывать документы;
- Обладает ли правом контролировать работу иных сотрудников, имеющихся в его подчинении;
- И иные, регламентирующие деятельность права.
Этот раздел непосредственно связан с функциональными обязанностями.
В его содержании изложена информация о предоставленных правах сотрудника.
Понятная формулировка предложений способствует изложению следующего раздела инструкции.
В данном подразделе должны быть полностью и кратко раскрыты виды ответственности по результатам трудовой деятельности работника.
Расписывается, какую степень ответственности несет работник за несвоевременное, некачественное или невыполнение своих задач. Как известно, согласно трудового и гражданского законодательства устанавливается административная, материальная, дисциплинарная или уголовная ответственность, в зависимости от проступка.
Иные разделы
Можно включать иные разделы в документ.
На основании регламентирующих документов, изданных организациями или иных соображений можно в должностную инструкцию включать и иные разделы, к примеру, о взаимоотношениях между другими сотрудниками предприятия.
Этим будут четко определены связи при выполнении должностных функций. Отношения сотрудника со сторонними организациями, например, это может быть заключение контрактов и договоров.
В ином разделе может быть указана периодичность подготовки планирующих документов, а также отчетов по результатам деятельности. Не исключена возможность включения раздела об установлении критерия об оценке работы сотрудника.
Опытные кадровики рекомендуют в качестве дополнения включать в содержание инструкции изменения структуры предприятия, внедрение новых методов работы, а также появление новых производственных заданий.
Правила составления
Составляется по особым правилам.
Должностная инструкция является организационно-распорядительным документом, в котором отражаются следующие данные:
- непосредственные трудовые функции работника или сотрудника штата;
- какими правами и обязанности наделен работник;
- субординация подчиненности;
- какие взаимоотношения устанавливаются с работающими в иных подразделениях предприятия;
- какую ответственность несет работник в процессе трудовой деятельности.
Разработка осуществляется при помощи ЕТКС (тарифно-квалификационного справочника), а также самостоятельное издание проекта инструкции не будет ошибочным.
Обязательно следует учесть, что в инструкции необходимо указать действия, какие должен выполнять работник в процессе трудовой деятельности.
Инструкция должна быть разработана кратко, лаконично, легко восприниматься. После ее прочтения у любого сотрудника не должно оставаться вопросов, чем ему заниматься на рабочем месте.
Для разработки данных документов можно воспользоваться требованиями из ГОСТа. Все разработанные документы должны быть учтены в делопроизводстве предприятий или организаций.
О недостатках и достоинствах должностных инструкций
Четко прописаны права и обязанности работника.
У этого важного документа, регламентирующего взаимоотношения между работником и работодателем существуют неоспоримые достоинства:
О недостатках должностных инструкций: если документ составлен неграмотно, а лишь бы он вообще был разработан, то такая инструкция может сыграть отрицательную роль. Например, при предъявлении к работнику замечаний к его работе или невыполнении им поручений руководства, не прописанных в документе, к человеку сложно будет применить дисциплинарное наказание.
Взвешивая все обстоятельства о положительных и отрицательных сторонах документа, напрашивается вывод: инструкция должна быть составлена четко, лаконично, должна быть понятна для всех, а также легко восприниматься.
Обязательно ли наличие должностных инструкций
Наличие документа о регламенте взаимодействия между работниками не является обязательным, но, тем не менее важно для обеих сторон. При ее отсутствии возникает множество спорных вопросов, которые будет сложно разрешить.
Во многих организациях специально разрабатываются нормативные акты о необходимости разработки должностных инструкций на рабочих местах, то есть при приеме на работу или в процессе трудовой деятельности у руководителя и работника не возникает вопросов, чем сотрудник будет заниматься в течение рабочей смены, и что конкретно у него будет спрашивать его начальник.
Организация работы по разработке и введению документа
Следует согласовать со всеми руководителями подразделений.
Для организации работ по разработке документа рекомендуется выполнить следующее:
- подготовить проект Положения о разработке или переработке должностных инструкций. Соответственно организовать прохождение юридической экспертизы, согласование с заинтересованными лицами и утвердить руководителем предприятия;
- при подготовке проектов должностных обязанностей следует подключить всех руководителей подразделений, чтобы совместными усилиями правильно составить правовой документ. На это должно быть отведено время, указанное в Приказе;
- в процессе разработки можно организовывать совещания и решать спорные вопросы в присутствии руководства;
- после того, как вся информация будет собрана, необходимо ее облечь в документ, который тоже будет подписываться и утверждаться;
- при подготовке всех должностных инструкций рекомендуется издать приказ о завершении проведения этой работы и введение в действие разработанных документов;
- не менее важным этапом будет ознакомление с должностной инструкцией работника. Для этого рекомендуется завести журнал, где будет вестись учет подписей.
Организованная таким образом работа придаст статус предприятию.
Хранение инструкций осуществляется в отделах кадров, а после истечения срока пользования передается на хранение в архив.
Ответственность за отсутствие инструкции
Отсутствие должностных инструкций не влечет за собой наказания, так как этот документ не является обязательным.
Но, несмотря на этот факт многие предприятия проводят работу по разработке и введению в действие инструкций, это действительно удобно и регулирует многие отношения.
Из этого видео вы узнаете о структуре должностной инструкции.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Читайте также:
