Если на рабочем месте кассира установлен компьютеризированный кассовый аппарат то уровни

Опубликовано: 03.10.2024

Тем, кому предстоит работать с кассой впервые, стоит разобраться в нескольких терминах: что такое фискальный регистратор, оператор фискальных данных, рабочее место кассира и др.

C 2017 года смысл понятия «касса» расширился. Сравните:

Было	Стало
Касса = Железная коробка с принтером, из которой выходят чеки	Касса = Железная коробка с принтером (фискальный регистратор) + Рабочее место кассира + Оператор фискальных данных

Если разобрать современную кассу «по частям», то окажется, что она включает несколько важных составляющих.

Фискальный регистратор

Фискальный регистратор – это все та же привычная для многих коробочка, из которой вылезают чеки, только доработанная, а именно:

блок ЭКЛЗ заменен на фискальный накопитель (ФН);
в названии модели присутствует индекс: Ф;
через шнурок или Wi-Fi подключается к интернету.

Каждый чек, выбитый на кассе, фискализуется в режиме онлайн-оператором фискальных данных (ОФД) и попадает в базу данных ФНС. Передается он туда через интернет, к которому должна быть подключена онлайн-касса.

В случае отсутствия соединения с интернетом более чем 30 дней, ФН в кассе блокируется и начнет свою работу автоматически только после подключения к сети и передачи всех данных за период отсутствия соединения.

Важно: если в течение 30 дней отсутствовал интернет и не было выбито ни одного чека, фискальный накопитель не блокируется.

Перечень онлайн-касс, разрешенных к использованию с 1 июля 2017 года, размещен на официальном сайте ФНС.

Некоторые умельцы продают онлайн-кассы без ФН. Приобрести их отдельно нельзя либо достаточно дорого. Связано это скорее всего с ограниченностью списка производителей. Полный перечень производителей, у которых можно попытаться приобрести ФН отдельно, размещен на официальном сайте налоговой службы.

Обратите внимание, что с 6 августа 2021 года все владельцы онлайн-касс обязаны начать переход на ФН нового образца ФН-М. Требование связано с появлением фискальных документов для продажи маркированного товара и необходимостью того, чтобы ФН и ОФД могли работать с ними.

Те, кто продает маркированный товар, помимо замены ФН придется изменить формат, по которому касса создает документы.

Оператор фискальных данных (ОФД)

Оператор фискальных данных (ОФД) – коммерческая организация, созданная с целью хранения и передачи кассовой информации (фискальных данных).

Данные операторы выступают в роли посредника между предпринимателем и налоговой службой. Список этих посредников достаточно ограничен, так как они должны выполнять определенные технические и информационные требования государства, в случае несоблюдения которых могут быть серьезно оштрафованы.

Подробный список ОФД представлен на официальном сайте ФНС. Чтобы подключиться к ОФД, необходимо:

выбрать наиболее понравившегося (можно ориентироваться на список дополнительных услуг или сервисов);
заключить с ним договор.

Для взаимодействия с ОФД и личным кабинетом налогоплательщика на сайте ФНС необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная на руководителя или лицо, имеющее право подписи. Такая подпись обычно входит в стартовый пакет подключения к ОФД. Для ее выпуска потребуется встреча с ОФД или удостоверяющим центром (УЦ), которому доверили ее выпуск.

Онлайн-касса, кассовая программа, отправка чеков в ФНС, регистрация кассы — комплект по цене кассы

После заключения договора и получения доступа в личный кабинет начинается основная работа по подключению кассовой техники и взаимодействия с сайтом ФНС (личным кабинетом налогоплательщика).

Рекомендуем хорошенько ознакомиться с перечнем дополнительных сервисов каждого оператора и выбрать наиболее оптимальные для себя.

Рабочее место кассира

Рабочее место кассира — это сторонняя программа (оболочка), упрощающая работу с кассой, номенклатурой, а также позволяющая производить глубокий анализ продаж через личный кабинет. Несмотря на большой выбор, все рабочие места кассира должны обладать обязательными функциями: печатать чеки с обязательным указанием номенклатуры, а также отправлять их по запросу на электронную почту или в виде SMS покупателю.

Но есть и важные отличия, о которых хочется предупредить заранее.

Сейчас на рынке замечается явное разделение на два типа рабочих мест:

1. Рабочие места, привязанные к технике, а также кассы от производителей (сразу с ПО) – данные рабочие места нельзя приобрести отдельно от комплекта техники, их производители привязывают покупателя и к «железкам», и к своему ПО, которое на текущий момент жестко ограничивает интеграцию со сторонними сервисами.

Плюсы	Минусы
готовы к работе комплекты онлайн-касс	отсутствие интеграции с товароучетным и бухгалтерским программным обеспечением
техподдержка «железа» и программы в одном окне	ограниченность в выборе и замене комплектующих
мобильность	дополнительные расходы за ПО и поддержку

2. Рабочие места без привязки к технике – их можно использовать с различной аттестованной кассовой техникой, разрешенной ФНС, и они плотно интегрированы с различным товароучетным и бухгалтерским ПО.

Плюсы	Минусы
идут совместно с товароучетным и бухгалтерским ПО	нужно самостоятельно подбирать кассовый аппарат, печатающий чеки (фискальный регистратор)
несложно интегрируются	поддержка железа и ПО в разных местах
свобода выбора в «железках»	первичная настройка

Покупать готовый комплект или выбирать из предложенных вариантов — это ваше право. Отметим лишь то, что предлагаемые функции рабочего места кассира очень полезны и зачастую сильно облегчают дальнейшую работу с информацией.

Преимущества Контур.Маркета: удобная работа на кассе, совместимость с ПО, печать ценников и штрихкодов и многое другое

Если вы хотите быть в тренде и иметь возможность работать/взаимодействовать со своей аудиторией, однозначно нужно использовать второй вариант.

Подводим итоги

Подключение онлайн-кассы — процесс несложный, но требующий некоторой сноровки.

Те, кто хочет попробовать сделать это самостоятельно, нужно пошагово следовать алгоритму:

Шаг 1. Определитесь с кассой с учетом потребностей и специфики вашего бизнеса.

Шаг 2. Заключите договор с ОФД и получите доступ в личный кабинет.

Шаг 3. Пройдите регистрацию кассовой техники (делается это онлайн, на сайте налоговой).

Шаг 4. Наслаждайтесь работой.

С 1 июля 2021 года перейти на онлайн-ККТ обязаны ИП без сотрудников, которые продают товар собственного производства, а также предприниматели, выполняющие работы и оказывающие услуги.

Список тех, кто может законно оставаться с наличкой, прописан в ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга «Фингуру»

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Изменения в закон 54-ФЗ предполагают применение новой контрольно-кассовой техники. Для того чтобы она корректно работала, потребуется специализированное программное обеспечение. В статье расскажем о том, как настроить рабочее место кассира.

К новым кассовым аппаратам выдвигается несколько требований:

оборудование фискальным накопителем (ФН), на котором хранятся данные о выбитых чеках;
печать чеков в новом формате, то есть с дополнительными сведениями;
передача чеков в электронном виде в ФНС через одного из аккредитованных операторов фискальных данных (ОФД), с которым пользователь кассы должен заключить договор.

Необходимый набор техники

Из технических средств пользователю понадобится:

Онлайн-касса или фискальный принтер чеков. Основное назначение этого аппарата — печать чеков для покупателей, а также отправка их на сервер налоговой.
Так называемая POS-система (терминал), в основе которой лежит компьютер или планшет. Именно посредством этой системы кассир передает команду онлайн-кассе.
Периферические устройства, например, сканер штрих-кодов, весы, денежный ящик.

Необходимый софт

Для того чтобы подружить POS-систему, кассу и периферию, а также чтобы данные передавались через ОФД на сервер Налоговой службы, понадобится несколько программ:

ПО для кассы;
источник номенклатуры;
драйвер кассового аппарата;
утилита фискализации;
службы операционной системы.

Далее расскажем о них более подробно.

Источник номенклатуры. Под этим понимаются данные о товарах, которые будут реализовываться через кассу. Источник может находиться на ПК или любом другом устройстве с выходом в интернет, равно как и в облачном хранилище.

В качестве источника может быть использован справочник товаров либо полноценная система их учета, такая, как Контур.Маркет. Преимущества этого веб-сервисав том, что доступ к нему осуществляется с любого устройства, оборудованного выходом в интернет. Это удобно, поскольку программное обеспечение не требует установки на рабочее место кассира.

Контур.Маркет имеет собственное программное обеспечение для кассы, а также совместим с Frontol, «Штрих-М», Set Start.

ПО для кассы. Программное обеспечение ККТ — это связующее звено между аппаратом и кассиром. Оно устанавливается на компьютер или POS-терминал с выходом в интернет, к этому же устройству подключается и касса. Посредством этого ПО кассир отдает команды, которые должна исполнять ККТ. Помимо печати чеков, это ведение кассовой дисциплины: открытие и закрытие смены, печать отчетов и так далее.

Пользователи Контур.Маркет могут применять упомянутую выше кассовую программу сервиса. Она работает с аппаратами производителей «Штрих-М», «Атол» и «Дримкас».

Кроме того, потребуются специальные утилиты — программы-посредники, которые обеспечивают взаимодействие между ККТ, ПК и периферией, а также передачу данных через интернет. Понадобится ПО каждого из трех типов, приведенных ниже.

Драйвер ККТ. Он устанавливается на компьютер, на котором установлено кассовое ПО и через который будет осуществляться работа кассира. Этот драйвер является обязательным, поскольку без него кассовая программа не сможет взаимодействовать с ККТ.

Утилита фискализации. Посредством этой программы происходит регистрации ККТ в ФНС. Фискализировать кассу придется только один раз — повторная фискализация понадобится при смене аппарата или ОФД, а также изменении реквизитов организации.

Отметим, что ежедневная работа кассира никак не связана с этой утилитой, то есть ее можно и не устанавливать на его рабочее место. Исключение составляют случаи, когда именно в ней настраивается вид чека и производится печать QR-кода — тогда она должна быть установлена на компьютер (POS-терминал).

Утилита фискализации не требует совместимости c другими программами. Каждый производитель ККТ предлагает собственную утилиту. Например, у компании «Штрих-М» это FiscalMaster, а у «Атол» она называется «Утилита для регистрации ККТ».

Служба операционной системы. Каждый производитель использует собственную службу. Например, «Атол» — EOUService, а «Дримкас» — COM-Proxy. Эти службы обеспечивают связь между ФН и ОФД. Служба должна быть настроена в операционной системе POS-терминала или компьютера, на котором установлено кассовое ПО.

Установка ПО для пользователей Контур.Маркет

Чтобы было проще разобраться со всем этим софтом, разработчики Контур.Маркет создали установочный веб-диск. Он представляет собой виртуального помощника, который проведет пользователя по всем шагам установки ККТ.

На изображении видно, что прежде всего пользователю будет предложено выбрать производителя, поскольку действия для разных касс немного отличаются. Когда ККТ будет установлена, ее необходимо будет настроить (инструкции для разных аппаратов есть в нашей базе данных).

С 1 июля 2017 года организации и ИП обязаны перейти на онлайн-кассы, которые будут передавать данные о каждом пробитом чеке в ФНС через оператора фискальных данных. Как же применять их? Так же как и раньше или есть особенности?

Напомним, что порядок и условия применения контрольно-кассовой техники регламентирован статьей 4.3, которая введена Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ.

Однако до настоящего времени действуют «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением» (утв. письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104), применяемые в части, не противоречащей Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Так, с переходом на онлайн-кассы можно не применять унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (в частности, формы КМ-3, КМ-4, КМ-7 и т.д.). Об этом Минфин России сообщает в письмах от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 19.05.2017 № 03-01-15/30616.

Вместе с тем остаются обязательными к применению формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, например, кассовые документы (письмо Минфина России от 25.01.2017 № 03-01-15/3482)

Нюансы использования онлайн-касс

Итак, торговая компания зарегистрировала онлайн-кассы по-новому порядку. Что нужно знать продавцам-кассирам? Приведем несколько важных правил:

кассовый аппарат нужно применять на месте осуществления расчета с покупателем (клиентом) в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в сети «Интернет»;
ваша касса должна быть подключена к Интернету;
на некоторых ККТ перед началом работы нужно ввести пароль либо использовать специальную карту.

Перед началом осуществления расчетов кассир должен сформировать отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом кассовый чек (БСО) должен быть сформирован не позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены.

Еще нужно знать, что все расчеты с онлайн-касс передаются через ОФД в ФНС. А чек теперь может быть не только бумажным, но и электронным.

Если произойдет сбой связи, то онлайн-касса будет пробивать чеки еще 30 дней, а затем она блокируется. Как только связь появится все пробитые чеки в порядке «живой очереди» будут передаваться через ОФД в ФНС. Получить сведения о работоспособности ККТ и возможности передачи данных можно в Личном кабинете ОФД «Такском».

Имейте в виду! Фискальный накопитель ККТ должен обеспечивать хранение в некорректируемом виде отчетов об открытии/закрытии смены, кассовых чеков (БСО), отчетов о текущем состоянии расчетов, подтверждение оператора и других фискальных документов в течение 30 календарных дней. Это установлено пунктом 4 статьи 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).

Подготовка к работе перед вводом ККТ в эксплуатацию

К работе на кассовом аппарате допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации ККТ, с которыми заключается договор о материальной ответственности.

Перед началом работы кассиру должны выдать:

ключи от кассовой кабины и от денежного ящика;
разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями;
принадлежности для работы и обслуживания машины.

Для проверки работоспособности кассового аппарата кассир должен пробить несколько нулевых чеков.

Отчет об открытии смены

Отчет об открытии смены должен содержать реквизиты, указанные в таблице 17 приложения № 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Напомним, что этим Приказом утверждены форматы фискальных документов, обязательных к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов.

В частности, отчет об открытии смены может содержать такие дополнительные реквизиты, как код формы фискального документа, ИНН кассира, номер смены, признак истечения срока действия (ресурса) ключа фискального признака и т.д.

Расчеты с покупателями при использовании контрольно-кассовой техники

Расчеты с покупателями могут осуществляться в наличной или безналичной форме.

При осуществлении расчетов кассир обязан:

получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар;
четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);
напечатать чек с использованием ККТ;
назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

Если расчеты — безналичные, например, с использованием банковских карт, то при покупке товара карта вставляется в щель кассовой машины системного кассового терминала, имеющего связь с банком, по каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки или услуги). После чего карточка возвращается владельцу. При вводе кредитной карточки в машину набирается личный код, известный только владельцу.

Обратите внимание! Все пробитые кассиром чеки фиксируются в системе оператора фискальных данных и автоматически передаются через ОФД в ФНС. Разница во времени между приемом денежных средств и пробитием чека не должна быть более 5 минут. В противном случае организация может быть привлечена к административной ответственности по части 2 статьи 14.5 КоАП РФ.

Выдача и направление чека

При работе с онлайн-кассой покупателю выдается бумажный чек. Обязательно нужно поинтересоваться, нужен ли ему чек в электронной форме. Если да, то покупатель должен представить кассиру (до момента расчета) номер мобильного телефона или адрес электронной почты.

Важный нюанс — у продавца должна быть техническая возможность для передачи электронного чека покупателю.

Имейте ввиду!
ФНС разработала мобильное приложение, в котором можно сохранить свои данные (почту и телефон), которые потом преобразуются в QR-код. QR-код считывается на кассе и покупателю не приходится диктовать каждый раз свои данные кассиру.

Реквизиты чека

Формат кассового чека должен содержать реквизиты, указанные в таблице 48 приложения № 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Так, с 1 февраля 2017 года в кассовом чеке (БСО) обязательно должен быть реквизит «ставка НДС».

В дополнение к старым реквизитам кассового чека на новых кассовых чеках отражается номер фискального документа, фискальный признак документа, номер смены, порядковый номер за смену, вид налогообложения и др.

Обязательным элементом кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.

Предоплата

Если объем и список товаров, работ, услуг невозможно определить в момент оплаты (при получении предоплаты и (или) рассрочке платежа), то на кассовом чеке (БСО) указываются аванс и фактически полученные денежные средства.

При конечном расчете с учетом ранее предоставленного аванса на кассовом чеке указываются обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При этом в сумме оплаты наличными и (или) электронными средствами платежа за реализуемые товары, работы, услуги указываются фактически полученные денежные средства без привязки к конкретным товарным позициям. Сумма ранее полученного аванса не отражается. Минфин России разъяснил это в письме от 28.04.2017 № 03-01-15/26352.

По мнению экспертов ФНС России, уровень детализации наименования товара должен позволять идентифицировать конкретный товар или услугу. Например, указание нескольких товаров под общей группой, к примеру «Суп», будет некорректным. Стоит указывать «Суп куриный 500 г». Возможно также указание производителя, объема, веса и других характеристик продукции.

Как пробить чек при оказании услуг?

Специалисты ОФД «Такском» разъясняют, что обязательным реквизитом чека ККТ является наименование услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты), которое нужно отражать максимально корректно. Наименование конкретных видов услуг лучше взять из договора с клиентом или из прейскуранта услуг.

Эксперты уточняют, что наименование товара в чеке ККТ должно соответствовать маркировке товара, т.е. содержать информацию, которая позволит покупателю однозначно идентифицировать товар, в том числе его вид, сорт или марку, массу или объем.

Конкретных требований к указанию наименования товара и его детализации в Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ не предусмотрено. Поэтому пользователь кассы вправе самостоятельно определить наименование. При формировании наименования товара налогоплательщики могут руководствоваться Общероссийским классификатором продукции по видам экономической деятельности ОК 034-2014 (КПЕС 2008), а также Техническим регламентом Таможенного союза «Пищевая продукция в части ее маркировки» (ТР ТС 022/2011).

Отчет о закрытии смены

В конце рабочего дня кассир должен закрыть смену (обнулить кассу и сдать наличность директору) и сформировать по окончании осуществления расчетов отчет о закрытии смены (аналог Z-отчета).

Отчет о закрытии смены должен содержать обязательные реквизиты, указанные в таблице 32 приложения № 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. В частности, адрес расчетов, регистрационный номер ККТ, количество кассовых чеков (БСО) за смену, общее количество фискальных документов за смену и т.д.

По окончании работы кассир должен выключить кассу, сдать ключи и остальные принадлежности.

До 1 июля 2021 года онлайн-кассы должны установить почти все предприниматели, которые не сделали этого раньше.

Эта статья будет полезна, если вы устанавливаете кассу впервые. Если у вас уже есть онлайн-касса, эта статья не расскажет ничего нового.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — кассовый аппарат с фискальным накопителем. Фискальный накопитель записывает и хранит информацию о чеках и отправляет ее в налоговую по интернету.

Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин. Сам продавец не может скорректировать информацию на носителе. А значит, не может занизить доход и заплатить меньше налогов.

АТОЛ SIGMA 7 — пример онлайн-кассы

Продавец должен использовать онлайн-кассы при продаже товаров и услуг физлицам, представителям компаний и ИП.

При расчете покупатель получает от продавца бумажный чек. Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн-касса отправит чек на почту или телефон. При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту.

Кому нужно устанавливать онлайн-кассы

По 54-ФЗ использовать онлайн-кассы обязаны практически все компании и ИП, если продают товары и услуги физлицам, представителям компаний и ИП. Грубо говоря, если покупатели платят наличными, картой или смартфоном, нужно пробить чек.

Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Например, так бывает, когда компания принимает банковские переводы.

Для кого действует отсрочка по кассам

До 1 июля 2021 действует отсрочка:

для ИП без сотрудников, которые оказывают услуги или выполняют работы своими силами;
ИП без сотрудников, которые продают товары собственного производства.

Они не обязаны устанавливать онлайн-кассы, а вместо чеков могут выдавать бланки строгой отчетности, товарные чеки или квитанции.

Кто может работать вообще без онлайн-кассы

Некоторым предпринимателям разрешили работать вообще без кассы, например:

ИП на спецрежиме «Налог на профессиональный доход»: они отправляют чеки через приложение «Мой налог»;
ИП¸ которые сдают в аренду свою квартиру;
ИП и юрлицам, которые ремонтируют обувь или делают ключи, продают мороженое через киоски, безалкогольные напитки, питьевую воду или молоко в розлив;
ИП и юрлицам, которые работают в труднодоступной местности: их перечень устанавливают региональный нормативные акты.

ИП на патенте по некоторым видам деятельности, торговцы на розничных рынках и ярмарках, аптеки в селах тоже могут бессрочно работать без онлайн-касс.

Что входит в кассовое оборудование

В целом кассовое оборудование можно разделить на три типа:

Фискальный регистратор с фискальным накопителем — это разновидность онлайн-кассы без клавиатуры и дисплея.
Онлайн-касса привычного вида с фискальным накопителем.
Дополнительное оборудование: сканер штрихкодов, терминал эквайринга, денежный ящик.

Давайте подробнее о каждом.

Зачем нужен фискальный накопитель

Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.

Фискальный накопитель можно купить вместе с кассой или отдельно. Без фискального накопителя использовать кассу нельзя.

Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».

Использовать можно только те модели накопителя, которые зарегистрированы в налоговой. Это можно проверить в реестре на сайте налоговой.

Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до К12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать.

Срок работы. Предприниматель выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев подойдет:

если ИП или ООО оказывает услуги;
ИП и ООО на УСН или ЕСХН;
ИП работает на патенте.

Правда, в некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:

если у них сезонная работа;
они совмещают два режима, один из которых ОСН. Например, ИП одновременно работает на патенте и ОСН;
они используют онлайн-кассу, которая работает в автономном режиме — не передает чеки в налоговую через ОФД. Так работают кассы на территориях, которые включены в список удаленных от сетей связи. Это населенные пункты, где проживает менее 10 тысяч человек, — местные органы власти утверждают списки таких мест;
компания или ИП — платежный агент. То есть тот, кто принимает наличные платежи физических лиц, например за интернет, телефон, сотовую связь, ЖКУ и так далее.

Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.

Если использовать накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП на 1500—3000 ₽, юрлицо на 5000—10 000 ₽.

Как выбрать онлайн-кассу

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям 54-ФЗ. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой.

В реестре на сайте налоговой собраны все модели кассовых аппаратов, которые разрешено использовать в работе. Сейчас в реестре 186 моделей и он постоянно обновляется.

Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф не меньше 10 000 ₽, а юрлица — 30 000 ₽.

Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.

Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить его к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30 они примерно так:

Фискальный регистратор работает только при подключении к компьютеру

Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:

фискальный накопитель;
принтер чеков;
вычислительно-коммуникационный модуль.

Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм.

Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:

Фискальный регистратор	Онлайн-касса
Присоединение к компьютеру	Обязательно	Работает без подключения, самостоятельно
Встроенное программное обеспечение	Нет, нужно присоединять регистратор к компьютеру и устанавливать на него кассовую программу	Стоит внутри кассы, готово к работе
Скорость печати чеков	До 300 мм/с	Превышает 100 мм/с
Чеки шириной 80 мм	Печатает	Нет

В истории с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:

Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185 вот так:

У автономной кассы небольшой экран, и она похожа на калькулятор с кнопками. Например, это Атол 92Ф

У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:

Облачная касса. Подойдет только для интернет-магазина с оплатой на сайте, для офлайн-магазинов — нет. Грубо говоря, эта касса не стоит у вас в магазине, а существует в интернете и отдает чеки покупателя.

Чтобы подключить оплату на сайте, нужно оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе, PayPal и другим. Из касс подойдет, например АТОЛ Онлайн.

POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: например, онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и большим ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.

Плюсы и минусы POS-систем:

Выбирайте онлайн-кассу в зависимости от целей бизнеса:

Способы подключения кассы

Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:

через кабель;
по вайфаю или мобильному интернету через сим-карту — на кассе нужно включить режим передачи данных.

Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.

Что еще купить, кроме кассы

Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.

Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. 2D-сканер нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.

Терминал эквайринга — для оплаты картами. Чтобы принимать оплату по безналу нужны договор эквайринга с банком и терминал. Он не заменяет онлайн-кассу, а работает в комплекте с ней. Без кассового аппарата подключить эквайринг нельзя.

Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.

Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.

Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.

Установить и зарегистрировать онлайн-кассу

Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.

Чеки с кассы сначала поступают в ОФД, а он передает их налоговой в нужном формате. Пока нет договора с ОФД, налоговая не зарегистрирует кассу, кроме случая, когда можно работать автономно в местности, отдаленной от сетей связи.

Выберите любого ОФД из официального реестра налоговой. Цена у всех ОФД почти одинаковая — в среднем 3000 ₽ за кассу в год. Иногда производители касс объявляют акции и дают ОФД в подарок.

Шаг 2. Оформите электронную подпись. Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы зарегистрировать кассу через интернет. Подпись стоит от 2000 ₽. Если у компании или ИП уже есть КЭП, то получать новую не надо.

Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».

Зарегистрировать кассу на сайте налоговой можно за 15 минут

В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Приготовьте необходимые данные, которые вам нужно будет указать в регистрационной форме

Заполните в заявлении:

1. Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.

Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать из справочника ФИАС. Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.

3. Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть особенности: например, если вы будете использовать ее для расчетов в интернете или для развозной торговли.

Будьте внимательны: если вы во время регистрации не поставите галочку, потом указать особые параметры не получится

4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.

Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Регистрационный номер понадобится, чтобы завершить регистрацию онлайн-кассы

Шаг 4. Введите регистрационный номер в свою онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает чек.

Шаг 5. Сделайте отчет о регистрации онлайн-кассы. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из чека.

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС.

Карточку регистрации не нужно распечатывать, она будет храниться в вашем личном кабинете на сайте ФНС

Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу». Подключение онлайн-кассы прошло успешно, после этого можете начинать работать.

Если у вас нет КЭП, то сходите в налоговую и зарегистрируйте кассу:

Заполните бумажное заявление и отнесите его в любую налоговую, необязательно по адресу регистрации.
Вам выдадут регистрационный номер ККТ.
В течение одного рабочего дня внесите регистрационный номер в кассу, распечатайте отчет о фискализации и снова отнесите его в налоговую.

Чтобы не ходить в налоговую дважды, можно сразу прийти с кассой и сделать все на месте.

Законность и честность ведения бизнеса зависит не только от его владельца, но и от действий сотрудника, который работает с кассой. Необходимо в обязательном порядке проследить за тем, чтобы кассир знал инструкции по работе с оборудованием и придерживался их.

После принятия новых правил установки и использования техники на кассах изменились и правила, в соответствии с которыми она должна использоваться. Теперь для организации правильной работы и отсутствия проблем с контролирующими органами предпринимателю и сотруднику нужно выучить принципы и особенности работы кассы.

Изучение принципов работы устройства. Требования к оборудованию

Для начала необходимо понять, что представляет собой устройство. Как правило, это аппарат, который дает предпринимателю возможность качественно обслуживать клиентов и взаимодействовать с налоговой службой без личного присутствия. Как правило, требования к такой технике простые:

1. Аппарат должен иметь чип (фискальный накопитель), который необходим для быстрой передачи информации о продажах в налоговую службу. Такое устройство нуждается в регулярной замене, которая в зависимости от оборудования может производиться раз в 13, 16 месяцев или же один раз в три года.

2. Для нормальной работы кассы должно быть организовано качественное и бесперебойное подключение к сети. Данные с такого устройства передаются в постоянном режиме. Работа без интернета возможна, однако после его подключения вся информация в течение одного месяца должна быть передана налоговой, в ином случае устройство будет заблокировано.

3. Кассовый аппарат должен выдавать клиенту чек, который соответствует новым требованиям. Теперь на таком документе должно появиться еще одно поле – электронный код, который сканируется специальным программным обеспечением для просмотра чека. Также устройство должно иметь возможность электронной отправки документа.

Передача всех данных должна производиться при участии ОФД – оператора фискальных данных. Это предприятие, которое имеет право легально обслуживать компании и организовывать их обмен информацией с налоговой.

Естественно, касса должна полностью соответствовать требованиям к функционалу и характеристикам. Они прописаны законодательно.

Закон приводит большое количество требований, и перед тем, как приобрести фискальный накопитель, будет необходимо проверить, соответствует ли он всем пунктам, обозначенным в документе. Также вы можете обратиться к электронным сервисам, которые дают возможность проверить соответствие онлайн.

Процесс работы с кассовым аппаратом

1. Покупатель должен провести оплату продукта наличными или же воспользоваться картой банка.

2. Информация о проведенной покупке отправляется на фискальный накопитель, который производит шифрование чека и отправку его оператору данных.

3. После получения чека, оператор проводит его проверку и отправляет в налоговую, которая должна в свою очередь подтвердить получение чека.

4. Кассир производит печать и отправляет (если это необходимо) электронный чек клиенту.

Кассиром может быть любой из работников предприятия. Перед этим он проходит длительный инструктаж, в ходе которого знакомится с требованиями законодательства к системе работы кассы и изучает правила работы с оборудованием. Руководители также могут заключить с кассиром договор, который будет возлагать на него материальную ответственность. Это дает возможность перестраховаться на случай непредвиденных ситуаций.

Работа с кассой в магазине

Руководитель предприятия обязан провести качественное обучение сотрудника работе с кассой. Обязательно нужно проработать разные ситуации и алгоритмы действий кассира.

Если покупатель производит возврат товара или же в чеке была посчитана лишняя продукция, сотрудник магазина должен будет сформировать чек по алгоритму «возврат прихода». Для этого будет необходимо получить от покупателя заявление о возврате товара, сформировать качественную накладную и сформировать чек. Он должен содержать всю ту же информацию, что и стандартный, однако в графе «признак расчета» должно быть проставлено «возврат прихода».

Если покупатель вносит авансовый платеж, в поле «признак расчета» необходимо будет проставить значение «аванс/предоплата». В других же случаях действия кассира подчиняются стандартным правилам работы.

Проведение обучения для кассира

Чтобы работа велась в соответствии с законодательством, кассир должен соблюдать такие правила:

1. Во время отключения электричества работу вести запрещается, так как аппарат не передает информацию оператору.

2. Если на объекте не работает интернет, производить работу можно не дольше одного месяца. После этого накопитель будет заблокирован, и придется оплачивать штраф.

3. Кассир не имеет права оставлять рабочее место, если касса работает. Также запрещается допускать к ней посторонних.

4. Если покупатель запрашивает чек, кассир обязан его предоставить.

Организации, которые занимаются установкой и настройкой кассы, также занимаются обучением персонала. Для проведения инструктажа сотрудников необходимо обратиться к специалистам.

Читайте также: