Если неправильно заполнили табель учета рабочего времени

Опубликовано: 17.09.2024

Корректирующий табель учета рабочего времени существует для удобства внесения изменений в уже заполненный табель учета рабочего времени. Корректирующая бумага может быть оформлена как на одного сотрудника, так и на весь персонал. Главное к ней требование – сообщение новых сведений о том, где фактически находился сотрудник организации, был ли на работе, если отсутствовал, то по какой причине.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Обозначения

А если уважительных причин для пропуска рабочего дня не было, то обозначение «НН» следует заменить на «ПР», что значит, что имел место прогул. Существуют и другие обозначения для каждого из дней работы и вида деятельности.

Назначение

Табель учета рабочего времени, согласно трудовому законодательству, заполняется и сдается не реже двух раз в месяц (об этом ясно говорится в 136 статье Трудового кодекса РФ). Именно по его данным сотрудникам организации начисляется заработная плата.

Однако довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудник отсутствует на работе по невыясненным причинам. Если ждать, когда они прояснятся, и сдавать табель потом, то это будет нарушением Трудового кодекса. Поэтому прибегают к составлению корректирующих табелей. Бланк корректирующего табеля учета рабочего времени в коммерческих организациях представлен формами Т-12 и Т-13. А в бюджетных учреждениях используется типовая форма номер 0504421. Однако последние могут прибегнуть и к Т-13.

Важно! Отличие корректирующего табеля от основного состоит в обозначении типа в шапке документа (основной или корректирующий), а также в нумерации. В основном табеле учета рабочего времени нумерации нет, тогда как корректирующие документы, помимо своего идентификационного, всегда имеют порядковый номер.

При этом данные из корректирующего документа вносятся в основную бумагу. Например, обозначения «НН» (неизвестная причина отсутствия) заменяется на «ПР» (прогул) или «Б» (трудовые часы пропущены по болезни).

Исправления

Если табельщиком была письменно сформулирована необходимость корректировки, а основной табель учета рабочего времени распечатан и заполнен, то можно внести в него изменения без перепечатывания. Для этого допустимы исправления. Они производятся путем зачеркивания неверных данных и записывания рядом верных. Однако при этом на полях должна быть:

Ссылка на корректирующий табель, с его номером и датой составления. Она может быть сформулирована как «Исправления произведены согласно…». Если фраза не помещается полностью, то достаточно просто названия документа, с его номером и датой.
Подписи всех лиц, которые подписали основной табель.
Расшифровка подписей.
Должности ответственных за заполнение бумаги сотрудников, а также руководителя организации.

Временные промежутки

Корректирующий табель рабочего времени может поступить в бухгалтерию в течение полугода после закрытия основного табеля. Даже тогда бухгалтерия должна произвести перерасчет заработной платы. Хотя, согласно рекомендациям, табельщик составляет его и сдает не позже 5-го числа текущего месяца.

Сопутствующие документы

Каждый конкретный случай должен рассматриваться индивидуально, но к корректирующему табелю учета рабочего времени обычно прилагают объяснительные записки сотрудника или сотрудников. Чаще всего это явление связано с несвоевременным предъявлением больничного листа либо с невозможностью его предоставить. Предусмотрительные работодатели по этому поводу ввели практику уточнения этих моментов по телефону с не явившимся на службу сотрудником.

Однако по Трудовому кодексу нельзя проставлять в документе шифр «Б», не удостоверившись в существовании больничного листа. Кроме того, заболевший сотрудник не всегда имеет возможность сообщить о своем положении.

Помимо этого, к корректирующему табелю всегда должна прилагаться служебная записка, составленная ответственным за заполнение сотрудником.

Важные нюансы

В командировке работник ведет табель учета рабочего времени самостоятельно. За это ему положена доплата, так как количество трудовых обязанностей увеличивается. Поэтому, если по каким-либо причинам требуется внести изменения в такой табель, то оформлять его должен сам сотрудник, так как именно он в этом случае отвечает за корректность указанных данных.

Если корректировка нужна по нескольким сотрудникам, то удобнее корректирующий табель составлять на каждого работника отдельно. Так можно минимизировать возможность ошибки в бухгалтерии.

Возможные ошибки

В судебных разбирательствах часто встречаются дела, при которых:

В табеле отсутствует отметка о прогуле сотрудника. Каждый день табельщику обязательно выставлять отметку «НН», если сотрудника нет на месте, а не пытаться выяснить причину и оставлять заполнение «на потом».
Сотрудником был предъявлен больничный лист прошлого периода или больничный лист был возвращен. Такое поведение вредит работодателю.
В табеле отсутствует подпись руководителя. Или, помимо табеля, не было предоставлено дополнительных доказательств отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Сколько хранится

Время хранения документа напрямую зависит от его функционала:

Если корректирующий табель рабочего времени используется только как документ, который содержит сведения о деятельности фирмы, то его обязательно хранить год.
Если он напрямую связан с начислением организации налогов (а так бывает в подавляющем большинстве случаев), то срок хранения увеличивается до 4 лет.
Если же он основной документ для начисления заработной платы, то должен сохраняться как минимум 5 лет.
А если в организации вредные либо опасные условия труда (которые накладывают на работников обязанность работать в них), то документ хранится не меньше 75 лет.

Неправильное оформление корректирующего табеля учета рабочего времени, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, может стоить работодателю до 80 тыс. руб.

Мы уже писали о том, зачем нужен табель учета рабочего времени, как он выглядит и каких ошибок следует избегать при заполнении этого документа.

В этой статье речь пойдет о юридической стороне вопроса. Корректно заполнять формы Т-12, Т-13 важно не только для формирования объективной статистики о работе сотрудников, но и во избежание санкций.

Дело в том, что ведение табеля учета рабочего времени – это обязательство работодателя, зафиксированное в статьях Трудового кодекса РФ. При этом есть вполне четкий набор сведений, которые подлежат фиксированию в табеле, конкретные требования его к использованию и хранению.

Игнорирование данных положений является, по сути, нарушением законодательства, что предусматривает определенную ответственность.

Как выявляются нарушения

Установить, что табель учета рабочего времени не соответствует существующим требованиям, могут специальные проверяющие инстанции – Фонд социального страхования РФ, Федеральная налоговая служба России, Пенсионный фонд России, Прокуратура РФ, Министерство труда и социальной защиты РФ, Территориальная инспекция по труду и другие уполномоченные органы.

Также проблема может быть обнаружена в ходе судебного разбирательства, инициированного против данного предприятия в рамках трудового или налогового права.

Наконец, ненадлежащее заполнение табеля может выявиться и на уровне предприятия – руководителем или лицом, ответственным за данный участок работы.

Чем грозит несоблюдение требований к формам Т-12, Т-13

Недопустимым считается как отсутствие на предприятии табеля учета рабочего времени, так и неправильное его заполнение, а также отказ предоставить документ для контроля профильным органам. Все три случая трактуются как правонарушения.

Если табель не ведется вообще, ответственность за это лежит на руководителе предприятия. Он рискует быть привлеченным по статье 5.27 часть 1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. За это предусмотрено вынесение предупреждения или штраф.

Что касается штрафа, то конкретный его размер зависит от формы собственности предприятия:

Если оно находится в государственном подчинении, то руководитель как должностное лицо обязан выплатить от 1 000 до 5 000 руб. РФ.
Такой же штраф предусмотрен, если речь об индивидуальном предпринимателе.
Если табель отсутствует у юридического лица, то его руководитель штрафуется на сумму от 30 000 до 50 000 руб. РФ.

Ненадлежащее заполнение табеля

За ошибки, нарушения и иные проблемы, связанные с ведением форм Т-12, Т-13, ответственен сотрудник, которому было поручено работать с табелем. При этом контроль правильности заполнения данного документа осуществляет как непосредственный начальник этого сотрудника, так и иные уполномоченные лица, включая руководителя предприятия.

Выявленные нарушения в оформлении табеля учета рабочего времени подлежат оперативному устранению. Конкретная ответственность за них наступает в соответствии с внутренним трудовым распорядком.

По решению руководителя могут применяться различные дисциплинарные взыскания (предупреждение, замечание, выговор, увольнение). Дополнительными мерами считаются решение о понижении в должности, переводе в иное структурное подразделение и т.д.

Главное условие наложения взыскания на сотрудника – наличие внутреннего документа, вменяющего в его обязанности ведение табеля учета рабочего времени, либо указание соответствующего пункта в трудовом договоре.

Непредставление табеля для ознакомления контролирующим инстанциям

Формы Т-12, Т-13 могут периодически проверяться представителями Трудовой инспекции, Фонда социального страхования РФ, Федерального форма обязательного медицинского страхования РФ или Пенсионного фонда России. Такие проверки необходимы для контроля над начислением на предприятии заработных плат, пособий по временной нетрудоспособности, а также для определения правильности налоговых отчислений работодателя.

Сокрытие данных об учете рабочего времени, предоставление их в неполном виде, искажение или намеренное изменение их объема является административным правонарушением.

За это должностным лицам грозит штраф от 300 до 500 руб. РФ. В дополнение к этому оплачивается по 200 руб. РФ за каждый отдельный непредоставленный документ, который мог бы заменить часть данных из табеля.

Распределение ответственности за корректность учета рабочего времени

Если внимательнее разобраться в ситуации, то очевидной становится необходимость коллективной ответственности за проблемы с ведением форм Т-12, Т-13.

Комплексный контроль над всей работой предприятия и его сотрудников возложен на руководителя. При этом учет рабочего времени обычно связан с деятельностью бухгалтерии и кадровой службы.

С другой стороны, указанные структурные подразделения не имеют возможности отслеживать реальное соблюдение рабочего распорядка каждым отдельным сотрудником. Даже назначение конкретного работника ответственным за заполнение табеля Т-12 или Т-13 не дает ему возможности лично проконтролировать всех сотрудников предприятия.

Зачастую данные в табель заносятся на основании данных, предоставленных руководителями структурных подразделений или же самими работниками. Конечно, достоверность их оценить почти невозможно. В итоге это приводит к ошибкам и нарушениям при расчете зарплат, пособий и налоговых отчислений.

Избежать подобного помогает система электронного учета явки сотрудников на работу – автоматические турникеты, использование электронных спецпропусков и т.п. В этом случае информация, попадающая в табель, является максимально объективной.

Простой способ избежать проблем

Заполнение табеля учета рабочего времени гораздо удобнее и быстрее осуществлять в электронном виде. Для этого в свое время и была введена форма Т-13 как компьютерный аналог бумажной формы T-12. Чем более автоматизировано ведение табеля, тем легче с ним работать.

Современные электронные формы Т-13 можно заполнять онлайн. Они не зависят от наличия свободного места на компьютере ответственного сотрудника, не привязаны к его IP и не требуют установки специального программного обеспечения.

Заполнять электронные табели легко и необременительно, что минимизирует проблемы ненадлежащего учета рабочего времени сотрудников.

Детальнее посмотреть, как устроена электронная онлайн-форма Т-13, можно здесь.

Дата публикации 29.08.2018

Ответственный работник подал табель, в нем указано, что сотрудница с 24.07.2018 находилась на больничном. В августе сотрудница принесла больничный лист, а в нем указан период нетрудоспособности с 23.07.2018.

Каким образом должен быть оформлен корректирующий табель – только на эту сотрудницу или на все подразделение в целом? Должен быть проставлен весь месяц или только тот день, где ошибка? Должна ли прилагаться к табелю объяснительная от ответственного сотрудника за табель?

Если человек находится на больничном, но еще его не сдал, правомерно ли ему ставить Б в табеле или все-таки правильно ставить НН, а потом составлять корректирующий табель?

Унифицированная форма Табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421) для учреждений госсектора утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н). Применение другой формы законодательством не предусмотрено.

Согласно указаниям по заполнению Табель (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Предусмотрены два способа заполнения Табеля (ф. 0504421): регистрация случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или отражение фактических затрат рабочего времени. Способ заполнения Табеля (ф. 0504421) учреждение определяет в учетной политике (письма Минфина России от 19.07.2018 № 02-07-05/50639, от 02.06.2016 № 02-06-10/32007).

При обнаружении факта неотражения отклонений или неполноты сведений об учете рабочего времени (например, в связи с поздним представлением работником документов), лицо, ответственное за составление Табеля (ф. 0504421), обязано представить корректирующий Табель (ф. 0504421), составленный с учетом изменений.

Эта формулировка позволяет сделать вывод, что представляется именно новый, корректирующий Табель (ф. 0504421), составленный с учетом изменений, т.е. в Табеле (ф. 0504421) необходимо отражать информацию по всем сотрудникам, включая тех, у которых выявлены несоответствия.

В устных разъяснениях специалисты Минфина России проводят аналогию между корректирующим Табелем (ф. 0504421) и уточненной налоговой декларацией. Поскольку в уточненной декларации представляется та же информация, что и в первичной декларации, но уже в исправленном виде, очевидно, корректирующий Табель (ф. 0504421) также должен содержать информацию на все подразделение в целом за месяц с учетом исправлений.

Однако и представление данных только по тем сотрудникам, по которым есть изменения, не будет противоречить законодательству, т.к. четких разъяснений о заполнении формы Приказ № 52н не содержит. Выбранный вариант заполнения корректирующего Табеля (ф. 0504421) должен быть закреплен в учетной политике.

При представлении Табеля (ф. 0504421) с изменениями в строке "Вид табеля" указывается значение "корректирующий". При заполнении показателя "Номер корректировки" указываются цифры, начиная с "1" согласно порядковому номеру корректирующего Табеля (корректировки) за соответствующий расчетный период.

Что касается приложения к табелю объяснительной от ответственного сотрудника, Приказ № 52н такого требования не содержит. Поскольку данный документ служит основанием для начисления заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности, очевидно, что представление дополнительного обоснования внесения корректировок лишним не будет. Это также нужно закрепить в учетной политике.

В Табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) работодатель отражает известные ему причины неявки сотрудника на работу. Табель заполняется на основании документов, изданных работодателем или предъявленных работником (листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и др.).

Устное заявление работника не является основанием для проставления в табеле отметки "Б" (временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам), ведь сотрудник может впоследствии не представить больничный лист или представить с другими датами начала и окончания периода временной нетрудоспособности.

До сдачи Табеля (ф. 0504421) в бухгалтерию сведения о явках и неявках сотрудника на работу по числам месяца можно оставить незаполненными, пока он не принесет подтверждающие документы.

Если к моменту сдачи Табеля (ф. 0504421) сотрудник не вышел на работу, поставьте буквенный код "НН" (неявки по невыясненным причинам). Когда работник представит больничный лист, табель корректируется. Дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности, отмечаются кодом "Б".

Не пропускайте последние новости - подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Статья 91 Трудового кодекса РФ (сокращенно –ТК РФ) обязывает работодателей вести тщательный учет фактического рабочего времени в отношении каждого наемного сотрудника, для чего применяются специальные регистры – табели. При этом документальный шаблон данного регистра регламентируется Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, утвердившим стандартные формы бланков для первичного учета трудовых показателей.

На базе сведений, фиксируемых в указанном табеле, работодатель вычисляет суммы трудовых вознаграждений – зарплаты, премий и прочих подобных выплат.

Если работодатель должным образом не учитывает рабочее время своих работников, он может быть привлечен к надлежащей ответственности органами ФНС и инспекцией по труду.

Как ведется учет рабочего времени на предприятии?

Обязательность ведения надлежащего учета рабочего времени предусмотрена частью 4 статьи 91 ТК РФ. Вести его должен работодатель в отношении каждого наемного сотрудника.

Отчетным периодом считается календарный месяц. Требование о ведении учета рабочего времени касается любых работодателей – как юрлиц, так и индивидуальных предпринимателей.

Кроме того, табель рабочего времени применяется работодателем в следующих дополнительных целях:

Обоснованный расчет сумм трудового вознаграждения, выплачиваемых работникам.
Вычисление среднего заработка конкретного сотрудника.
Определение продолжительности отпусков и отгулов.
Проверка соблюдения сотрудником внутреннего трудового распорядка, установленного работодателем.
Подготовка соответствующих сведений для последующего составления надлежащей отчетности, представляемой работодателем в органы ФНС. Например, такая информация используется для признания трудящегося физлица налоговым резидентом РФ.
Формирование отчетности, подлежащей представлению в контрольно-надзорные госорганы. Данная информация может передаваться в органы прокуратуры, территориальные подразделения трудовой инспекции и прочие службы.
Контроль правильности назначения трудящимся физлицам социальных пособий.

Помимо вышеперечисленных целей, сведения, которые фиксируются в табеле учета рабочего времени, используются также для формирования специальной статистической отчетности. Примеры – показатели численности работников в различных организациях, показатели выплаты трудовых вознаграждений.

По какой форме заполнять табель?

Если руководствоваться нормами законодательства РФ, табель учета считается первичным документом, оформляемым на особом бланке. Унифицированные документальные формы такого табеля регламентируются Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004:

Бланк Т-12 – это форма, используемого для учета отработанного времени и определения сумм зарплаты.
Бланк Т-13 – это форма табеля, которая применяется непосредственно для регистрации отработанного времени (учет явок/неявок трудящегося лица на работу).

Однако с 01.01.2013 работодатели – как юрлица, так и физлица (ИП) – вправе разрабатывать и применять собственные документальные шаблоны для учета трудовых показателей (имеется в виду их первичный учет). Это установлено нормативно-правовыми актами – Информацией Минфина РФ № ПЗ-10/2012 (раздел, регламентирующий применение форм первичных документов учета) и законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 (часть 4 статьи 9).

Бланки Т-12 и Т-13 являются в настоящее время рекомендуемыми шаблонами учетного табеля для коммерческих организаций, но не обязательными.

Что касается бюджетных учреждений, то они должны использовать форму 0504421 с целью учета отработанного времени своих сотрудников (данный шаблон является для них строгим). Бланк табеля 0504421 регламентирован Приказом Минфина РФ № 52н от 30.03.2015 исключительно для бюджетных структур.

Правила заполнения

Организации-работодатели, которые не являются бюджетными структурами, вправе выбрать один из двух подходов к регистрации времени, отработанного наемными сотрудниками:

Создавать и использовать собственные шаблоны табеля учета рабочего времени.
Применять регламентированные бланки Т-12 или Т-13.

В любом случае табель должен отражать следующую информацию:

Название организации-работодателя.
Название конкретного структурного подразделения (отдела, цеха).
Номер табеля, а также дата его оформления, которая соответствует заключительному дню отчетного периода (например, отчетного месяца).
Отчетный период (начальная дата, конечная дата).
Таблица для построчной фиксации учетных сведений. Её графы: – порядковый номер строки; сведения о сотруднике (ФИО, профессия, должность); табельный номер трудящегося; сведения о явках/неявках трудящегося физлица на работу по конкретным числам календарного месяца; отработанное время; сведения для начисления зарплаты; данные о неявках по конкретным причинам. Для заполнения информации о явках/неявках используются условные обозначения, отражающие те или иные основания (например, явка, ночная работа, отпуск, командировка, иные причины нахождения/отсутствия сотрудника на работе). Условные обозначения в виде цифровых/буквенных кодов с расшифровкой можно найти на второй странице формы Т-12, определенной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. При этом разрешается применять либо только буквенные обозначения, либо исключительно цифровые обозначения (сочетать нельзя).
Сведения о лице, отвечающем за ведение этого табеля (ФИО, должность, его подпись).
Сведения о начальнике отдела/цеха (ФИО, должность, его подпись).
Сведения о кадровом специалисте (ФИО, должность, его подпись).
Даты визирования этого табеля начальником отдела/цеха и кадровым специалистом.

Учет рабочего времени ведется ответственным сотрудником организации ежедневно.

Выводы

Работодатель должен учитывать рабочее время каждого наемного сотрудника. Для этой цели используется специальный табель учета, который заполняется либо по регламентированным формам Т-12 или Т-13, либо по документальным шаблонам самого работодателя.

Фиксируются как фактически отработанные, так и пропущенные дни. Отражаются причины нахождения/отсутствия лица на работе (для этой цели используются условные обозначения – либо буквы, либо цифры, – перечисленные в форме Т-12). Сведения вносятся ежедневно.

Ведением такого учета занимается субъект, уполномоченный работодателем.

Обязательность данного учета установлена статьей 91 Трудового кодекса РФ.

От выбранного режима работы на предприятии, от способа фиксации фактически отработанного времени напрямую зависят зарплатные начисления и прочие выплаты сотрудникам. Об основных правилах и сложных нюансах учета рабочего времени подробно расскажет наш постоянный автор Эмма Форштретер.

Нормативно-правовое обоснование

В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

— Трудовому кодексу РФ (далее — ТК РФ);

— Федеральному закону от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);

— Постановлению Госкомстата РФ № 1 от 1.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата № 1).

С 1 января 2013 года необязательно использовать унифицированные формы. Табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и иные документы организации вправе разрабатывать самостоятельно. Но опыт показывает, что чаще всего применяются предложенные Госкомстатом формы.

Режим работы

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

ненормированный рабочий день;
режим гибкого рабочего времени;
сменная работа;
разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение — вахтовый метод: допускается только 1 выходной в неделю.

Второй важный вопрос — продолжительность ежедневной работы (смены). В большинстве случаев это 8-часовой рабочий день, но существуют и другие варианты, например, сокращенный день для определенных категорий сотрудников (несовершеннолетние, инвалиды, сотрудники на вредных и опасных производствах и пр.).

Обратите внимание на такое понятие, как «ненормированный рабочий день». Оно не подразумевает работу в выходные, праздники или по ночам. Речь идет только о превышении нормальной продолжительности рабочего дня. Такой формат занятости оплачивается в обычном размере, но работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск сроком не менее 3 дней.

Врезка: Ненормированный рабочий день не фиксируется в табеле учета рабочего времени. В табеле проставляются часы стандартного рабочего дня, а указание на особый режим работы и продолжительность дополнительного отпуска содержится в трудовом договоре.

В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкое рабочее время и иные варианты, допустимые законодательством.

В трудовом договоре или в Правилах внутреннего распорядка обязательно указывается время начала и окончания рабочего дня, время и продолжительность перерывов на отдых и обед (не менее 30 минут и не более 2 часов).

Табель учета рабочего времени

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Поденный и суммированный учет рабочего времени

Для учета рабочего времени бухгалтер вправе выбрать один из методов в зависимости от особенностей организации труда на предприятии: поденный или суммированный учет рабочего времени. Первый метод подходит небольшим организациям с нормальным режимом работы: 5-дневная неделя с 8-часовым рабочим днем.

Более трудоемким считается ведение суммированного учета рабочего времени. Его применяют, когда затруднительно соблюдать ежедневную, еженедельную, ежемесячную продолжительность рабочего времени, соответствующую нормальной продолжительности рабочего времени по производственному календарю (ст. 100 ТК РФ). При внедрении в организации суммированного учета рабочего времени регистрация явок/неявок в табеле учета рабочего времени выполняется сплошным методом.

При суммированном учете показатели фактически отработанного времени за месяц/неделю/день, как правило, отличаются от норм, установленных производственным календарем. Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Пример. Охранник, режим работы — сутки через трое. Для данного сотрудника применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом — квартал. В январе за счет выхода охранника на смену в праздничные и выходные дни фактически отработанное время превысило норму производственного календаря. В феврале показатели совпали. В марте специалист кадровой службы должен таким образом составить график работы данного сотрудника, чтобы по итогам квартала фактически отработанное время совпало с нормой по производственному календарю.

Сменный режим работы

Особо следует поговорить про сменный режим работы. Он вызывает много вопросов как при табелировании, так и при расчете оплаты труда. Вводить сменный режим работы целесообразно, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность трудового дня или оборудование на предприятии работает круглосуточно.

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, сменный режим работы уже прописан в трудовом договоре. Однако если возникла необходимость перевести на работу в сменном режиме всех или нескольких ранее принятых на работу сотрудников, необходимо соблюсти несколько процедур:

Издать приказ о смене режима работы для предприятия в целом или для отдельных сотрудников.
Отразить это изменение в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре (ч. 1. ст. 100 ТК РФ).
Составить графики сменности. Унифицированной формы графика нет, поэтому каждая организация разрабатывает ее самостоятельно и утверждает учетной политикой по бухгалтерскому учету. График работы — это обязательный документ для сменного режима работы. Его можно утвердить как отдельную форму или сделать приложением к локальному нормативному акту.
Прописать изменения в допсоглашении к трудовому договору. Режим работы относится к обязательным условиям, а это значит, что работодатель должен за 2 месяца предупредить сотрудника и заручиться его согласием. Если сотрудник отказывается от работы в изменившихся условиях, следует предложить ему иную должность с прежним графиком. В случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях возможно расторжение трудового договора по причине отказа от работы в новых условиях (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Не позднее чем за месяц ознакомить сотрудников с графиком работы посменно.

При составлении графика сменности необходимо учитывать ограничения по продолжительности рабочего дня для отдельных категорий граждан и в предпраздничные дни.

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08.08.1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30.11.2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

Читайте также: