Если нет начальника отдела кадров

Опубликовано: 04.05.2024

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

Прием персонала на работу.
Оформление кадровых документов.
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
Ведение воинского учета.
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

вести учет личного состава компании;
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Один из самых главных вопросов, которые волнуют многих кадровиков, штрафуют ли специалиста по кадрам или инспектора по кадрам за нарушения трудового законодательства вместо руководителя организации или начальника отдела кадров?

С руководителем кадровой службы, понятно, он относится к руководителям структурных подразделений, которые хочешь и не хочешь, но относятся к должностным лицам. А как быть с рядовыми кадровыми сотрудниками? Являются ли они должностными лицами, подлежащим административной ответственности? Постараюсь пролить свет на эти вопросы.

Общие положения

Согласно законодательству, привлекать к административной ответственности могут как граждан и должностных лиц, так индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.

В зависимости от статуса виновного варьируются и последствия нарушения закона, от административных штрафов до дисквалификации должностного лица.

Например, за ненадлежащее оформление трудового договора, светит штраф в размере:

от 10 000 до 20 000 рублей (на должностное лицо);
от 5000 до 10 000 рублей (на ИП);
от 50 000 до 100 000 рублей (на юридическое лицо).

Причем, никто не запрещает налагать штраф одновременно на должностное и юридическое лицо.

Что же такое должностное лицо по КоАП?

Должностное лицо

Если не усложнять, то это лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции (ст. 2.4 КоАП).

Административный кодекс РФ не расшифровывает указанные функции.

Согласно указанным документам:

Организационно-распорядительные функции – руководство трудовым коллективом, формирование кадрового состава, определение трудовой функции работника, применение мер поощрения и награждения, наложение дисциплинарных взысканий.

Таким образом, к должностным лицам вполне относятся все руководители организаций, структурных подразделений, в том числе директора по кадрам, руководители (начальники) отделов кадров, т.к. они в большинстве случаев осуществляют указанные функции.

Что касается специалистов по кадрам или инспекторов по кадрам. Исходя из указанных выше формулировок, они не могут относиться к должностным лицам, т.к. не выполняют организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Но согласно судебной практике, они также привлекаются к административной ответственности, как и руководители, т.к. суды считают их должностными лицами.

Штрафы на кадровиков

Основной костяк штрафов на кадровых работников приходится по нарушениям трудового законодательства (статья 5.27 КоАП) и при работе с иностранными гражданами.

Потом уже идут остальные нарушения, касающиеся отсутствия уведомления о приеме на работу бывшего государственного служащего или предоставления той или иной установленной отчетности.

Здесь следует отступить и напомнить читателям 2kk.info, что по общему правилу, за все нарушения трудового законодательства, ответственным является руководитель организации и именно его чаще всего привлекает трудовая инспекция, как должностное лицо. Сложность в том, что руководитель организации может быть дисквалифицирован за повторные нарушения, о чем есть достаточно много судебной практики.

Дисквалифицировать работников кадровой службы в теории можно, если они относятся к категориям лиц, указанным в ст. 3.11 КоАП (государственные и муниципальные служащие, члены совета директоров, лица, осуществляющие организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в органе юридического лица и т.д.), но на практике я это еще не встречала. Кто знает о таких случаях, пожалуйста, напишите, в комментариях к этой статье или на почту.

Кроме того, к административной ответственности также привлекается и само юридическое лицо, т.к. штрафы по указанным статьям намного выше остальных категорий виновных.

Нарушение трудового законодательства

Основная статья – 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».

Статью 5.27.1 КоАП «Нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах РФ», в настоящей статье я не рассматриваю, т.к. она касается охраны труда, а не кадров.

Итак. Некоторые суды признают работника отдела кадров должностным лицом, ответственным за нарушение трудового законодательства.

Специалист по кадрам – должностное лицо

Так, специалист по кадрам была привлечена к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП за отсутствие уведомления уволенному работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Кадровому специалисту был назначен административный штраф в размере 2000 рублей (максимальный по этой части 5000 рублей).

Некоторые нет, т.к. рядовой кадровик не имеет подчиненных работников, и он не обладает организационно-распорядительными или административно-хозяйственными функциями.

Специалист по кадрам – не должностное лицо

За отсутствие в трудовых договорах работников условий труда на рабочем месте, специалист по кадрам была подвергнута административному наказанию в виде административного штрафа в размере 2000 рублей (максимальный 5000 рублей) по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Суд отметил, что специалист по кадрам относится к категории специалистов и не имеет подчиненных ему работников. Он также не обладает полномочиями по руководству коллективом, расстановке и подбору кадров, организации труда или службы подчиненных, поддержанию дисциплины, применению мер поощрения и наложению дисциплинарных взысканий, а также полномочиями по управлению и распоряжению имуществом и денежными средствами учреждения, принятию решений о начислении заработной платы, премий, осуществлению контроля за движением материальных ценностей, определению порядка их хранения и т.п.

Работа с иностранными гражданами

Очень сильно, не повезло кадровикам, работающим с иностранными гражданами.

По моим ощущениям из всей массы административных штрафов на кадровиков они лидируют либо встают наравне с общими основаниями по статье 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства». Причем основная масса судов, признают кадровиков должностными лицами.

Кадровиков, работающих с иностранными гражданами привлекают по:

Инспектор по кадрам – должностное лицо

Инспектор по кадрам муниципальной организации была привлечена к административной ответственности по ч. 3 ст. 18.15 КоАП за не уведомление соответствующего территориального органа, о прекращении трудового договора с иностранным гражданином и подвергнута минимальному административному штрафу в размере 35 000 рублей.

Представитель организации попытался оспорить штраф заявив, что инспектор по кадрам не можется являться должностным лицом.

Суд с этим не согласился, сославшись на приказ о приеме на работу, должностную инструкцию, в соответствии с которой на работника была возложена обязанность по уведомлению территориального органа исполнительной власти в сфере миграции о приеме и увольнении иностранных граждан.

Исходя из этого, инспектора по кадрам признали должностным лицом, наделенным организационно-распорядительными функциями.

Инспектор отдела кадров – должностное лицо

Инспектора отдела кадров привлекли к административной ответственности по ч. 4 ст. 18.9 КоАП в виде штрафа в размере 42 000 рублей, за не уведомление об изменении срока пребывания в РФ иностранного гражданина, т.е. неисполнение принимающей стороной обязанности в связи с осуществлением миграционного учета, если эти действия не содержат признаков уголовно наказуемого деяния.

Кадровик был признан должностным лицом в силу приказа об ответственности за регистрацию иностранных граждан. Ссылка в решение на должностную инструкцию отсутствует.

И только в одном судебном решение (а я их рассмотрела 50 штук) суд признал кадрового специалиста, работающего с иностранными гражданами, не должностным лицом.

Специалист отдела кадров – не должностное лицо

Суд в Амурской области не согласился с представителем МВД оштрафовавший специалиста отдела кадров по ч. 1 ст. 18.15 КоАП за привлечение к трудовой деятельности в РФ иностранного гражданина без патента. Штраф по этой статье на должностное лицо от 25 000 до 50 000 рублей.

Инспектор МВД посчитал, что кадровик является должностным лицом в силу должностной инструкции, по которой работник является ответственным лицом за оформление иностранных граждан и направление уведомлений.

Суд в своем решении привел текст Постановлений ВС РФ, которые я указывала выше, а именно, что относится к организационно-распорядительным или административно-хозяйственным функциям, а также на должностную инструкцию, в соответствии с которой специалист отдела кадров не относится к категории руководителей.

Не уведомление о приеме на работу бывшего государственного служащего

Согласно ст. 64.1 Трудового кодекса РФ, работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами РФ, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в 10-ый срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы.

За отсутствие уведомления в установленный законом срок предусмотрена административная ответственность по ст. 19.29 КоАП с наказанием в виде штрафа от 20 000 до 50 000 рублей (для должностных лиц) и от 100 000 до 500 000 рублей (для юридических лиц).

Начальник отдела кадров была признана виновной по ст. 19.29 КоАП за не сообщение в 10-дневный срок о приеме на работу бывшего федерального государственного служащего.

Согласно должностной инструкции, на начальника отдела кадров возложена обязанность по обеспечению контроля за соблюдением норм трудового законодательства в работе с персоналом, а также знание трудового законодательства, законодательства и нормативных актов по вопросам выполняемой работы, порядка оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.

Непредоставление первичных статистических данных

Есть такая статья 13.19 КоАП «Непредоставление первичных статистических данных», за нарушение которой предусматривается административный штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей (для должностных лиц) и от 20 000 до 70 000 рублей (для юридических лиц).

Кадровые специалисты также привлекаются по этой статье.

Специалист отдела кадрового и правового обеспечения была привлечена к административной ответственности по ч. 1 ст. 13.19 КоАП в виде штрафа в размере 10 000 рублей (максимальный штраф 20 000 рублей), за непредоставление первичных статистических данных (формы № 1 кадры). Согласно приказу работник была назначена ответственным лицом за подготовку статистической отчетности.

Ответственность руководителя кадровой службы

Не секрет, что руководитель кадровой службы также является ответственным лицом за нарушения трудового законодательства, если не наравне с руководителем организации, то уж точно рядом.

В сегодняшней статье я делала акцент на обычных специалистах кадровых служб, почти не затрагивая руководящий состав, т.к. руководитель отдела кадров практически всегда признается должностным лицом, выполняющим организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции.

В принципе, переложить эту ответственность на реального виновного, того же специалиста по кадрам в теории можно, тем более, судя по практике, их также признают должностными лицами, но следует знать, что встречаются решения судов, которые априори считают руководителей ответственными за работу своего отдела. И это, наверно, правильно, руководитель отвечает перед законом, подчиненный работник перед своим руководителем.

Начальник отдела кадров была признана виновной в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и подвергнута административному наказанию в виде штрафа в размере 3000 рублей, за отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора.

Начальник отдела кадров попыталась обжаловать решение суда, сославшись на ненадлежащий субъект административного правонарушения, т.к. в момент проверки она находилась в ежегодном отпуске, поэтому подготовкой документов занимались руководитель охраны труда и специалист по кадрам.

Суд отметил, что руководитель отдела кадров, является ответственным лицом за ведение документации, руководит работниками своего отдела, ответственна за выполнение ими должных обязанностей.

Но, исходя из обстоятельств дела, судья признал нарушение малозначительным, заменив штраф 3000 рублей на устное замечание.

Ответственность юридического лица

А вот переложить всю ответственность за нарушения трудового законодательства с юридического лица на того же руководителя кадровой службы уже не получится, т.к. за указанные нарушения могут отвечать одновременно эти два субъекта (ст. 2.1 КоАП), а не только один руководитель. Тут уж зависит от настроения проверяющего. Тем более, штрафы на юридическое лицо – очень лакомый кусочек и вполне позволяют обеспечить соблюдение цели административного наказания – предупреждение совершения новых правонарушений.

ООО было привлечено к административной ответственности в виде штрафа по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Санкция данной статьи предусматривает для юридических лиц штраф от 35 000 до 50 000 рублей.

Организация попыталась оспорить постановление ГИТ, сославшись на виновность начальника отдела кадров (в трудовых договорах работников не были указаны обязательные условия).

Суд отметил, что даже при наличии состава административного правонарушения в действиях руководителя отдела кадров, это никак не может исключать ответственность юридического лица.

Более 80% пользователей нашей CRM-системы — небольшие компании до 25 человек в штате. У них нет отдела кадров, своего HR-менеджера или рекрутера. Бухгалтер ведет документооборот, директор сам подбирает сотрудников. Решили разобраться, действительно ли нужен компании HR и как можно обойтись без него.

Сразу скажем — мы не противники HR-менеджеров и считаем, что это важный специалист в компании. Наша идея направлена на автоматизацию работы HR, и как альтернатива чем его заменить, если компания просто не может позволить себе такого специалиста на данный момент.

В больших компаниях есть HR-отделы, где обычно работают: кадровики — отвечают за документооборот, рекрутеры — подбирают кандидатов на должность, и HR-менеджеры — помогают новичкам на стажировке, прокачивают персонал и налаживают микроклимат в офисе.

Если в компании работает больше 50 человек, ей уже нужен HR — он занимается настройкой микроклимата, решает экстренные ситуации по замене сотрудника, обычно ведет документооборот. HR может отредактировать вакансию и установить адекватную зарплату исходя из реалий рынка.

В небольших компаниях HR — это отдел кадров и бухгалтер в одном лице, а поиском подходящих сотрудников занимается директор или руководитель. Зачастую многие сравнивают HR с обычным рекрутером, поэтому не видят необходимость такого специалиста в команде.

В идеале, помимо работы с документами и поиска новых сотрудников, HR-менеджер выполняет пять важных задач:

подбирает специалистов на должности в компании;
помогает новичкам адаптироваться в компании;
проводит тренинги или определяет кому из сотрудников какие курсы пройти;
решает конфликтные ситуации в коллективе компании;
собирает базу кандидатов на вакансии, чтобы в случае чего экстренно заменить.

Если же компании все-таки нужен HR, но создавать ради него отдел они не хотят по экономическим соображениям — обращаются к HR-менеджерам на аутсорсе. Услуги таких компаний более выгодны бизнесменам, потому что:

HR-менеджеру хочется как можно быстрее закрыть позицию;
платить нужно только за оказанную услугу: подбор кандидата, тренинг или проведение собеседование и другие.
больше опыта в подборе, плюс в агентствах часто работают профильные HR — они лучше подбирают кандидатов, потому что в прошлом работали на этих должностях;
у них есть своя база хороших кандидатов, которые не подошли другим компаниям.

Удаленный HR делает все то же самое, что и HR в компании, только не оформляет сотрудников в штат. Однако, если компания на аутсорсе работает с предприятием давно, они могут взять и эту задачу на себя.

Однако, работая со специалистом на аутсорсе — появляются свои сложности. Например, нет понимания, на что уходят деньги, сколько внимания уделяется подбору персонала и действительно ли рекрутер выбрал хорошего специалиста.

Мы нашли решение, которое поможет в обоих случаях: обойтись директору без HR в штате и мониторить работу HR на аутсорсе, не доставая специалиста по мелочам. Для этого разработали дополнение для CRM — «Подбор персонала».

С его помощью легко организовать работу сотрудника на удаленке. Подойдет как небольшим компаниям, так и крупным со множеством филиалов с большой потребностью в персонале. Через дополнение руководитель такой компании сможет мониторить работу всех HR-отделов в разных регионах.

Идея не возникла сама собой — мы тоже были небольшой компанией. Директор сам находил кандидатов, проводил собеседования и отбирал лучших. В какой-то момент он сам того не заметил, как стал заложником операционки. Чтобы каждое направление в бизнесе на страдало и он мог и дальше эффективно уделять время проектам, пришла идея разработать своего рода «помощника» для руководителя компании или отдела HR.

Дополнение «Подбор персонала» работает как отдельная вкладка в CRM-системе, но заточенная под HR-отдел. В ней может работать директор компании, бухгалтер или кадровик. Подключить можно как одного, так и больше 100 человек — без ограничений.

К дополнению также можно подключить специалиста на аутсорсе или удаленного HR — просто выдать ему логин и пароль. Здесь директор сможет вести переписки, выставлять задачи, просматривать кандидатов, отслеживать динамику и давать обратную связь.

В дополнение мы вложили такие бизнес-процессы:

создание вакансии;
сохранение базы кандидатов, даже если они скроют свои резюме;
автоматический поиск кандидата в социальных сетях, например во Вконтакте;
автоматическое заполнение полей Резюме по текстовому файлу с hh.ru;
назначение собеседований из карточки кандидата;
отчетность и статистика по собеседованиям.

Как это работает. Например, некой компании Gritchie Company не хватает программистов в штате. Директор создает вакансию в CRM-системе, переносит в базу список кандидатов, которые ему понравились на том же hh.ru. Назначает кандидатам собеседования, а в карточке вакансии просматривает расписание встреч и их результат.

Пришел новый кандидат — директор переходит в карточку с его собеседованием. Здесь для собеседования уже собраны подходящие вопросы, которые стоит задать кандидату. Кстати, вопросы можно поменять в справочнике.

Ответы на вопросы можно записать в саму CRM или распечатать вопросы и заполнить вручную.

В карточке собеседования можно указать сразу, что кандидат не подошел. Если кандидат подошел, но на данном этапе вы не можете взять этого специалиста — его резюме уже не потеряется.

В следующий раз вы сможете поднять список всех кандидатов, кто вам понравился и связаться с ними повторно. Таким образом, вы со временем сформируете для себя базу подходящих специалистов.

Мониторить отчетность по вакансиям и выполненной работе HR можно во вкладках «Вакансии» и на «Отчет». Здесь отображаются такие показатели: сколько человек рассматривается на должность, сколько прошло собеседований, сколько кандидатов справились с тестовым заданием, какие позиции уже были закрыты.

Дополнение «подбор персонала» помогает директору:

не потерять классных кандидатов;
сформировать базу резюме для своей компании;
грамотно вести отчетность по поиску новых сотрудников;
не забывать встречи, детали собеседования;
не терять тестовые задания;
давать конструктивную обратную связь тем, кто не подошел.

Ну, и конечно, вы сэкономите в среднем 40 тысяч рублей. Эти деньги можно вложить в развитие продукта или услуги. Если же у вас есть отдел кадров, с помощью дополнения вы сможете контролировать работу HR — поймете, чем сотрудник занимался в течение дня и каких результатов добился. В конце концов выясните, за что вы платите HR. :)

Дополнение «Подбор персонала» поможет крупным компаниям наладить механику работы HR, где много специалистов и за каждым уследить невозможно. Например, розничным магазинам, call-центрам.
В сегменте B2B с помощью дополнения можно наладить коммуникацию через CRM — выдать специалисту на аутсорсе доступ к программе и попросить вести отчетность в ней.

Если у компании есть HR-отдел — дополнение поможет повысить эффективность его работы и мониторить результаты, не дергая сотрудника.
Собрать «вечную» базу кандидатов — кандидат уйдет с hh.ru, но останется в вашей базе.

Переходите по ссылке, чтобы посмотреть, как работает дополнение. Если у вас есть вопросы по его работе, пишите в комментариях — ответим.

Кадровая работа (делопроизводство и управление персоналом) стратегически важный участок в любой компании. Однако возникают вопросы. Например, такие: стоит ли создавать отдельное структурное подразделение, отвечающее за кадры? Или для этого достаточно выделить одного специалиста? Как изменить кадровую службу при слиянии компаний? И как в этом случае организовать работу ее сотрудников? Найдем ответы.

Первые шаги

Работа любой организации невозможна без подбора сотрудников, управления ими, ведения, учета документов. Решение этого вопроса — создание службы или отдела по управлению персоналом.

Однако если компания небольшая или только появилась, отдельное подразделение можно не создавать, возложив обязанности на главного бухгалтера или даже на рядовых сотрудников. Необходимо включить соответствующий пункт в должностные их инструкции и закрепить такое положение в трудовом договоре.

В каждой организации работа с персоналом строится по-разному. Поэтому процесс и система организации зависит от того, какие конкретные задачи будет необходимо решать кадровой службе.

Цели и задачи кадровой службы

Основанная цель — организация работы всех сотрудников, при которой данная компания будет наиболее эффективно работать. Среди основных задач можно условно выделить несколько направлений.

Во-первых, это организационная деятельность. Например, разработка, оптимизация штата.
Во-вторых, работа с персоналом: подбор, адаптация, мотивация работников, планирование карьеры и разработка обучающих программ.
В-третьих, учет, контроль, а именно организация оборота документов, ведение кадрового делопроизводства, учет рабочего времени, контроль соблюдения трудового права.

В зависимости от того, какие конкретно цели ставятся перед данным структурным подразделением, больше внимания будет уделяться тому или иному направлению деятельности.

Как распределить роли?

Способ организации работы, распределение обязанностей зависят от нескольких параметров. Во-первых, от целей и задач самой компании, во-вторых, от размеров компании. Так, например, на малом предприятии кадровая служба может быть представлена одним менеджером по персоналу, который ведет делопроизводство, осуществляет подбор и адаптацию персонала, когда это требуется.

Численность сотрудников малых предприятий не превышает ста человек, среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до пятнадцати человек.

Если компания будет развиваться, и численность сотрудников будет увеличиваться, то имеет смысл создавать службу, состоящую из специалистов по кадровому делопроизводству и по управлению персоналом. При разделении обязанностей между специалистами их круг ответственности и обязанности не будут пересекаться. Но при необходимости разрешать сложные и проблемные вопросы они будут дополнять друг друга. Это будет способствовать эффективной и четкой работе.

При желании управление персоналом и ведение соответствующего делопроизводства можно поручить разным структурным подразделениям. Но при такой организации работы следует четко закрепить в локальных актах порядок взаимодействия отделов или департаментов.

Практический опыт показывает, что в больших компаниях удобнее разделить кадровую службу на несколько подструктур. Например, на отдел подбора персонала, отдел кадров, отдел обучения персонала и т.д. Численный состав отдела зависит от различных явлений, в том числе и от политики компании, но обычно это не менее 4-6 сотрудников.

Как определить состав?

Как мы уже упоминали, состав работников, структура подразделения будут зависеть от сферы деятельности компании, ее размеров. Рекомендуем включить в состав следующих специалистов:

Во-первых, это руководитель, который возглавит эту структуру и обеспечит ее функционирование.
Во-вторых, специалист по персоналу. Он изучает рынок труда и организует собеседования, тестирования при приеме на работу.
В-третьих, инспектор по кадрам, осуществляющий ведение профильного делопроизводства.

При необходимости в состав службы можно включить юриста (специалиста) по вопросам трудового права, архивариуса. Дополнительно привлекают ответственного за ведение системы хранения и учета документов организации, делопроизводителя, ответственного за обработку и учет корреспонденции, создание справочной базу документов организации.

Если юрист в компании помимо курирования своей основной деятельности (в том числе и вопросов трудового права) ведет кадровое делопроизводство, то лучше оформить это как работу по совместительству. Речь про двойное подчинение: руководителю юридического отдела и руководителю службы персонала. Это, обеспечит единообразие при ведении кадрового делопроизводства, дополнительный контроль со стороны главного юриста компании.

Следует иметь в виду, что какая бы система организации не была выбрана, сама процедура создания этой структуры не измениться.

Упрощенный алгоритм создания кадровой службы:

Направление служебной записки, обосновывающей необходимость создания кадровой службы, на имя руководителя организации. В качестве приложения к такой записке прилагается расчет численности работников кадровой службы, а также организационная структура кадровой службы.

Отражение численного состава работников кадровой службы в штатном расписании;

Издание руководителем компании приказа о создании кадровой службы и приказа о назначении ее должностных лиц;

Утверждение руководителем организации Положения о кадровой службе.

Как быть при слиянии компаний?

Если в вашей компании происходит реорганизация в форме слияния или присоединения другого юридического лица (Ст. 57 ГК РФ), то кадровая служба новой компании может быть создана по схеме, о которой мы говорили выше, с учетом особенностей «старых» кадровых структур.

Пример

По решению собственника имущества произошло слияние ЗАО «Цветовод» и ЗАО «Цветочный базар» в одну компанию. Перед руководством новой организации встал вопрос - как выстроить единую кадровую структуру. Дело в том, что в ЗАО «Цветовод» был отдел кадров, в состав которого входил, делопроизводитель, инспектор по кадрам, специалист по охране труда и юрист по трудовым спорам, а подбор сотрудников осуществлялся с помощью кадровых агентств.

А в ЗАО «Цветочный базар» работали специалисты по подбору персонала, менеджеры по организации профессиональной переподготовки и обучению работников, специалисты по корпоративной культуре, менеджеры по социальным вопросам, а делопроизводство вели специализированные компании по отдельным договорам.

В итоге генеральный директор новой компании решил, что будет создана кадровая служба, состоящая из двух отделов – отдела по управлению персоналом и отдела кадров. В отдел управления персоналом будут переведены специалисты из ЗАО «Цветочный базар», а в отдел кадров - специалисты ЗАО «Цветовод». Возглавят отделы их прежние руководители (на правах заместителей), которые будут подчиняться непосредственно начальнику кадровой службы, назначенному генеральным директором.

Обратите внимание, что в случае слияния компаний и образования нового юридического лица отношения с работниками с их согласия продолжаются (ст. 75 ТК РФ). О том, как при этом уведомить персонал о предстоящих переменах мы рассказывали в № 5, за 2009 г.

Кадровая служба на аутсорсинге

В последнее время многие российские и иностранные компании, имеющие собственные представительства в России, начали передавать функции кадровой службы на аутсорсинг. Как показывает практика, этот инструмент позволяет существенно сократить издержки на ведение кадрового производства, избежать рисков при проверках трудовых и налоговых органов (риски берет на себя компания-провайдер), и в целом, вести бизнес более эффективно. Сотрудники отдела персонала при этом не тратят время на рутинные процессы и имеют возможность заняться решением стратегических задач, кроме того, кадровое администрирование на аутсорсинге позволяет развивать корпоративную культуру, удерживать и мотивировать персонал, правильно выстраивать систему оплаты труда, что в результате ведет к снижению текучести кадров.

Часто услуга комплексная – бухучет, расчет заработной платы, кадровое делопроизводство. Поскольку провайдер работает с массой клиентов, в его активе уже сформированы универсальные решения для различных типов бизнеса клиента. Это позволяет предприятиям все чаще обращаться за услугами в специализированные компании.

А как у вас?

Мы спросили наших читателей:

Какова структура кадровой службы в Вашей компании? Сколько сотрудников в нее входит и как распределяются между ними обязанности?

Наталья Васильевна, начальник отдела кадров, автотранспортное предприятие (таксомоторный парк)

– Нас в отделе кадров шестеро – на семьсот работников. Структура следующая: в отделе два сектора: первый - подбора и обучения, второй - учетной документации. В первом секторе один специалист по кадрам, который занимается подбором, повышением квалификации и аттестацией сотрудников. Во втором – два инспектора по кадрам (один оформляет прием-перевод, направление на медосмотры, а другой – увольнение и отпуска); табельщик, который заполняет первичные табели для бухгалтерии; делопроизводитель, который оформляет дисциплинарные взыскания и документы для архива. Есть еще начальник отдела кадров (это я) для общего руководства отделом и взаимодействия с ФМС, ПФР, ФОМС, военкоматом. У нас большая текучесть кадров, поэтому пришлось разделить функции, и теперь мы справляемся с работой.

Ирина, менеджер по персоналу, коммерческий банк

– Наш банк небольшой, всего 250 сотрудников, и на кадровой работе я одна. Занимаюсь подбором персонала и веду весь кадровый документооборот. Два раза в месяц сдаю отчеты для бухгалтерии – формирую в программе и прилагаю к каждому отчету копии первичных документов – приказы и основания к ним. Разрабатываю или корректирую локальные нормативные акты.

Татьяна, директор по персоналу, аптечная сеть

– Мы полностью передали кадровый учет и расчет заработной платы, на аутсорсинг консалтинговой компании и очень довольны! Получилось дешевле, чем держать в штате кадровиков и бухгалтеров по этому направлению. В нашей службе персонала остались отдел обучения и развития, отдел по внутрикорпоративным коммуникациям, комиссия по корпоративной этике, юрист.

Автор: Зульфия Юпашевская, директор Департамента кадровых услуг

Аутсорсинговое подразделение BDO

Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале "Кадровое дело", август 2009 г.

Новая работа — всегда стресс, даже для руководителя. И если вы знаете часть команды, многое всё равно остаётся неизвестным и новым: нет чёткого понимания, как выстроены текущие бизнес-процессы, как налажено взаимодействие, какие у сотрудников были отношения с предыдущим руководителем и истинные причины его ухода.

Поделюсь простыми и важными шагами, которые помогут понять обстановку, в которой предстоит работать, и организовать рабочие процессы в новой команде.

Сергей Шульга

Ex-HRD ВКонтакте, бизнес-консультант

Шаг 1. Чётко обозначьте и согласуйте цели с начальством

Запросите полную информацию от вашего непосредственного руководителя: что действительно он хочет получить от вас и вашего отдела, в какие сроки и как будет измеряться результат.

Лучше это уточнить до первого рабочего дня, так как потом вас затянут другие процессы и текучка, — времени будет оставаться только на обед, и то не всегда. Не лишним будет узнать, почему ваш предшественник не выполнил свои задачи. Полученную информацию важно зафиксировать: в письме или чате.

Это нужно для прозрачности отношений и поставленных задач. Бывает, когда с руководителя на новом месте работы начинают спрашивать то, что не обсуждалось на собеседовании. Негатив с обеих сторон нарастает, что приводит к увольнению.

К сожалению, такие ситуации встречаются всё чаще.

Шаг 2. Познакомьтесь с командой

Это один из важнейших шагов, — ведь вы будете проводить большую часть дня с этими людьми.

На новом месте важно провести первую встречу с командой для знакомства. Если команда очень большая, состоящая из нескольких групп, то можно провести несколько встреч с разными группами.

Кратко расскажите о себе: как пришли к этой должности и какие ближайшие мероприятия ожидают сотрудников. По возможности проведите ещё и личные встречи с каждым членом команды: если структура большая, можно ограничиться руководителями и лидами небольших команд.

Узнайте у каждого сотрудника:

какие задачи решает;
что нравится и не нравится в текущей работе;
что нравилось и не нравилось в работе предыдущего руководителя;
какие проблемы видит в команде;
какие сложности видит в компании в целом;
чем интересно было бы заниматься в дальнейшем;
немного о себе: чем увлекается, чем интересуется вне работы.

Такие беседы помогут лучше понять каждого члена команды, их сильные и слабые стороны, — и то, какие задачи можно делегировать каждому из сотрудников.

Если такие встречи не проводить, то команда почувствует себя ненужной: будет ждать поручений сверху и выступать в роли рядовых исполнителей, что чревато снижением эффективности и в целом демотивацией команды.

Коллеги поделились кейсом: новый руководитель не уделил должного внимания знакомству с командой, — начал раздавать задачи на своё усмотрение. Упала эффективность и мотивация сотрудников. Большая часть команды просто уволилась.

Шаг 3. Познакомьтесь с руководителями других отделов

Разберитесь в структуре компании, — важно понять основные бизнес-процессы, которые будут происходить под вашим руководством или при вашем участии. Эту информацию компании обычно хранят на корпоративных порталах и других базах знаний. При этом изучение документов не даст такой глубокой картины, как личные встречи с руководителями других отделов. Благодаря таким встречам вы сможете проанализировать отношения между отделами, найти неформальные связи и понять общие цели.

Встречи можно и не проводить, но тогда есть риск, что вы не получите важную информацию, — а в будущем будет сложнее реализовывать совместные проекты.

Проводя такие встречи на моём прошлом месте работы в iConText Group, удалось на старте найти натянутые — и неочевидные на первый взгляд — отношения между командами, дублирование части процессов. Что помогло оперативно решить проблемы.

Шаг 4. Сформируйте стратегию

Итак, вы собрали необходимую информацию:

какие задачи стоят перед вашим отделом, приоритеты;
какая у вас команда, её возможности, зоны роста;
какие процессы в компании, взаимоотношения между другими отделами, проблемные зоны, как они соотносятся между собой.

Теперь из собранной информации можно сформировать стратегию вашего направления, выделив основные и глобальные задачи. Затем разделите их на цели и поэтапный план действий: что нужно сделать для достижения целей.

В этом шаге важно два этапа:

Защитить стратегию перед руководством. Получить одобрение на реализацию намеченного плана.
Защитить её перед своей командой. Показать общую картину происходящего, рассказать, почему необходимо реализовать эти задачи и куда они должны привести.

Так ваша команда почувствует причастность к общему делу, увидит зоны роста и понимание целей компании. Непонимание целей компании, общей стратегии и целесообразности задач демотивирует сотрудников.

КУРСЫ НЕТОЛОГИИ

Soft Skills

Узнать больше

Soft skills — это надпрофессиональные навыки, которые помогают любым специалистам в любой отрасли быть востребованными
Сможете прокачать навыки, чтобы быстро решать задачи, убедительно аргументировать свою позицию, грамотно выстраивать коммуникацию — без лишних эмоций и стресса 💪

Шаг 5. Создайте новую структуру отдела

На основе новой сформированной стратегии у вас и вашей команды есть детальный план с задачами. Вы должны понимать,какими ресурсами можно его реализовать и какова будет новая структура отдела:

какие задачи необходимо распределить между текущими сотрудниками;
кого из команды перевести на другую роль, если нужно назначить лидов команд (на основе их пожеланий и возможностей);
каких специалистов нужно ещё найти.

Тем самым вы перераспределяете нагрузку и даёте членам команды шанс проявить себя. Новые задачи и назначения вдохнут энергию в команду.

Если же вы распределяете задачи между командой на своё усмотрение, то есть риски, что перегрузите сотрудника или получите человека-оркестр. Такие сотрудники могут быстро перегореть и уйти.

Шаг 6. Организуйте регулярные встречи

Рекомендую два эффективных формата встреч: еженедельный статус команды и встречи один на один. Далее по ходу работы можете уже изменять, пробовать другие форматы, в зависимости от предпочтения команды и эффективности таких встреч.

Еженедельный статус

Раз в неделю проводите 30-минутную встречу с лидами команд, где каждый делится статусом по текущим задачам: что в работе, что сделано, что нет, что мешает в работе.

Отличный инструмент для того, чтобы все понимали общую картину задач по отделу и кто чем сейчас занимается.

Встречи один на один

Раз в две недели руководитель и сотрудник общаются один на один, где обсуждается всё, что накипело; какие задачи нравятся или нет, в каком направлении сотрудник хочет развиваться. Такие встречи помогают на старте выявить выгорание и вовремя среагировать.

К сожалению, новые руководители не всегда использую эти инструменты коммуникации с командой и, в результате, теряют ценных сотрудников. Кто-то начинает перегорать, кого-то может что-то не устраивать, а выяснить это не удавалось.

Шаг 7. Выберите единую систему управления задачами

Держать в голове или в почте все свои задачи и задачи команды — это сложно. Вы не сможете видеть детальную историю задачи, этапы реализации, трудозатраты и так далее. Эффективней для этого создать структуру и системность. Выберите систему управления задачами, где будет фиксироваться вся активность команды, ответственные, сроки.

Подобных систем большое множество: YouGile, Asana, Pyrus, Wrike GanttPro и многие другие. В этих сервисах очень удобно детализировать общую стратегию отдела и сделать декомпозицию по задачам с распределением по сотрудникам. Вы всегда сможете отслеживать прогресс по конкретным задачам, видеть новые комментарии и участие других людей, кто так же подключён к реализации задачи.

Так вы и вся команда сможете видеть весь процесс и зафиксированные договорённости, а также любые изменения по проектам или задачам. CRM-системы полезны при масштабировании задач и погружении новых сотрудников из других команд или отделов.

Курс

Soft Skills для руководителя

Узнать больше

Научитесь управлять командой и мотивировать подчинённых
Узнаете, как договариваться со своими подчинёнными и коллегами
Сможете проводить конструктивные встречи и оптимизировать их количество

Заключение

Конечно, рекомендаций для вхождения руководителя в должность на новом рабочем месте намного больше. Но для начала важно начать именно с описанных выше шагов и сделать на каждом их них упор, чтобы ваш первый месяц адаптации прошёл эффективно и максимально гладко, как для бизнеса, так и для новой команды.

Безусловно, часть задач не начнёт сразу решаться так, как вы это запланировали. Возможно недопонимание со стороны команды, срывание сроков, результат может быть не такой, как вы себе представляли, и многое другое, что сложно учесть на начальном этапе управления новой командой. Всё дело в человеческом факторе и новых взаимоотношениях. Вы присматриваетесь к команде так же, как и команда присматривается к вам, не забывайте это. Процесс будет налаживаться постепенно и нужно быть к этому готовым.

Важно помнить, что вы руководите целой командой, а не сотрудниками по отдельности. Формируйте профессиональную команду, развивайте управленческие навыки.

Читайте также: