Где хранится инн работника

Опубликовано: 17.09.2024

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Хранение в личных делах работников копии паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании и других документов, содержащих персональные сведения, возможно, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение определенных условий.

Обоснование вывода:
Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу - субъекту персональных данных, признается персональными данными (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", далее - Закон N 152-ФЗ).
Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Закона N 152-ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Однако, поскольку копии паспортов сотрудников и членов их семьи, свидетельств о браке, свидетельств о рождении детей содержат в себе информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, обработка такой информации подчиняется требованиям Закона N 152-ФЗ.
Статья 86 ТК РФ предоставляет работодателю право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. По смыслу разъяснений Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.2012 "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" конкретным и информированным является такое согласие субъекта персональных данных, которое содержит не только информацию, позволяющую однозначно сделать вывод об объеме обрабатываемых персональных данных и способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, но и информацию о целях обработки таких данных.
Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч.ч. 2, 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Обобщая приведенные нормы, мы приходим к выводу о том, что для законного хранения копии паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома и других документов, содержащих персональные сведения работников, работодатель должен обеспечить одновременное соблюдение следующих условий:
- от работника должно быть получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в пунктах 2-11 части первой ст. 6 Закона N 152-ФЗ;
- работодателем должны быть заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не должны противоречить законодательству;
- объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не должен превышать объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки;
- обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, есть вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников. Так, в некоторых случаях суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, свидетельства о присвоении ИНН, СНИЛС, военного билета и т.д., даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 N Ф08-1921/14 и от 11.03.2014 N Ф08-480/14, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.2015 N 17 АП-5329/15).
Поэтому для того, чтобы ответить на вопрос о законности хранения упомянутых документов, необходимо прежде всего определить, для достижения каких конкретных, заранее определенных и законных целей работодатель хранит копии личных документов работника. Если такие цели отсутствуют или хранение копий паспорта, свидетельства с указанием ИНН, документов об образовании и т.д. является избыточным с точки зрения достижения целей обработки персональных данных работников, хранение таких копий противоречит требованиям закона. В этом случае, как мы полагаем, работодателю следует вернуть копии документов работнику или уничтожить их (ст. 21 Закона N 152-ФЗ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

27 декабря 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Устраивается ли человек на официальную работу либо открывает свое дело, получает от государства какое-либо пособие или формирует комплект документов для организации торговли – во всех этих случаях ему не обойтись без свидетельства о постановке на налоговый учет, чаще называемого ИНН.

Здесь вы узнаете:

как формируется код ИНН,
что нужно делать для его получения и восстановления в случае утраты,
какие документы понадобятся для этой процедуры,
а также нюансы использования этого понятия в иноязычной документации.

ИНН – понятие и расшифровка

Знакомую всем россиянам аббревиатуру ИНН принято расшифровывать как «индивидуальный номер налогоплательщика».

Это числовая последовательность, присваиваемая любому лицу, платящему налоги – и гражданам, и организациям. Код ИНН един для всех налогов и сборов, установленных государством, налоговая будет обязательно указывать его во всех уведомлениях, которые она отправляет от своего имени физлицам или юрлицам.

Этот числовой код применяется для обеспечения эффективного учета всех налогоплательщиков России.

Номер ИНН для различных типов налогоплательщиков

Присваиваемый налогоплательщику номер заносится в базу данных ФНС и не подвержен изменениям с тех пор, как в поле зрения налоговиков впервые попало данное лицо – будь оно физическим или юридическим.

От правовой формы хозяйствования зависит количество знаков, составляющее ИНН.

Физические лица – как просто граждане, так и индивидуальные предприниматели – получают номер ИНН, состоящий из 12 знаков (арабских цифр), каждая позиция имеет определенное значение:

двузначный номер в начале – код субъекта РФ, к которому относится фиксирующий налоговый орган;
следующие две цифры – номер конкретного отделения ФНС;
шесть цифр, следующих за территориальным обозначением, дают информацию о номере записи, под которой лицо внесено в соответствующий государственный реестр (ЕГРН);
заключительные два знака – проверочные цифры, вычисляемые по особому алгоритму, по ним можно проверить подлинность всего кода.

Юридические лица получают код ИНН короче, чем у обычных граждан, на две цифры. Значения позиций сходны:

в начальных двух знаках закодирован субъект РФ (межрегиональная налоговая инспекция обозначается цифрами 99);
вторая двойка цифр также означает номер налоговой, производящей регистрацию;
соседняя пятизначная последовательность – номер записи, под которой организация внесена в ЕГРН (Единый государственный реестр налогоплательщиков);
финальная позиция – контрольная.

Как выглядит ИНН

Внешний вид свидетельства ИНН утвержден Приказом Федеральной налоговой службы № ЯК-7-6/488 от 11 августа 2011 года, отредактированном 31 января 2013 года. Это документ на бланке бежевого, розоватого или желтоватого оттенка (в разные годы номера ИНН печатались на бланках отличающихся цветов).

На бланке, кроме самого кода (10-ти или 12-тизначного), содержатся в обязательном порядке такие реквизиты:

личные данные плательщика (ФИО) в соответствии с паспортом;
пол налогоплательщика;
дата и место его рождения;
день, когда он впервые встал на налоговый учет;
подпись руководства территориального отделения ФНС;
печать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сам бланк свидетельства является вторичным и заменяемым документом, код, внесенный в базу данных ФНС, не изменяется.

ИНН для физического лица

Если гражданин РФ еще не попадал в сферу деятельности налогового права, бланк ИНН не был для него необходимым документом. Но когда возникнет такое желание или обусловленная законом необходимость, номер этот будет присвоен в налоговой инспекции, относящейся к месту проживания физического лица.

Для этого гражданину необходимо совершить такие действия:

явиться в территориальный налоговый орган для написания заявления с просьбой присвоить ему ИНН (это может быть как по месту жительства, так и по месту регистрации собственной недвижимости или транспортного средства);
предъявить паспорт или другой его заменяющий документ (понадобятся данные удостоверения личности налогоплательщика);
подождать 5 рабочих дней – в течение этого времени налоговая поставит нового плательщика на учет, о чем и выдаст соответствующий документ – бланк свидетельства ИНН.

К СВЕДЕНИЮ! Государственная пошлина или другая плата за выдачу свидетельства ИНН не взимается.

Без личного присутствия

заявление по установленной форме (№ 09-2-1);
копию паспорта или другого удостоверения личности;
если высылается не паспорт, дополнительно нужно приложить подтверждение регистрации по месту жительства;
если адрес прописки не соответствует месту фактического проживания, следует также указать контактную информацию.

ОБЯЗАТЕЛЬНО! Копии документов до подачи придется официально заверить у нотариуса.

Собрав необходимые документы, допустимо отрядить вместо себя к налоговикам любого представителя, снабдив его оформленной нотариальной доверенностью.

Разрешено подавать заявление на получение ИНН и через интернет (для этого существует специальный онлайн-сервис ФНС).

Физлицо-предприниматель

Если гражданин по каким-либо причинам ранее не оформлял ИНН, то вести без него предпринимательскую деятельность он не сможет. Поэтому, регистрируясь в качестве ИП, он получит ИНН автоматически. В пакете документов, подаваемом в ИНФС при регистрации, содержатся все необходимые сведения для присвоения ИНН.

Как восстановить ИНН

Свидетельство – материальная вещь, а поэтому подвержено непредвиденным событиям: оно может потеряться, быть украденным вместе с сумкой или портмоне, оказаться испорченным, порваться, обветшать и т.п. Это не значит, что вместе с бумажным бланком вы утратили и номер ИНН.

Код присваивается налогоплательщику однократно, он хранится в базе данных ФНС, поэтому достаточно обратиться в налоговую за получением дубликата свидетельства. Сделать это можно любым удобным способом:

лично явившись;
отправив доверителя;
направив почтовое отправление с уведомлением;
онлайн.

Пакет документов будет таким же, как и при первичном получении, к нему добавится только квитанция об уплате госпошлины – повторная выдача свидетельства платная (в 2016 году стоимость составляет 300 руб.)

Не знаете, есть ли у вас ИНН?

ВАЖНО! Если вы меняли паспорт, попробуйте ввести сначала данные прежнего документа (они содержатся в новом паспорте на соответствующей странице).

Смена данных – необходимо ли менять ИНН?

Если у гражданина изменились личные данные (ФИО, пол, место регистрации и другие паспортные сведения), и при этом он получил новый паспорт или удостоверение личности, то ему будет бесплатно выдано новое свидетельство. Это произойдет в случае выраженного желания самого гражданина, подтвержденного его заявлением. Получение нового ИНН – его право, но по закону не является непременной обязанностью.

Если поменялось только место жительства – ИНН менять не нужно.

ИНН при переводе документов на иностранный язык

Некоторым предпринимателям по роду деятельности приходится осуществлять перевод документов, чаще всего на английский язык. Как в таком случае поступать с аббревиатурой ИНН?

Общепринятых и закрепленных норм на этот счет не существует, поэтому используются наиболее очевидные с точки зрения здравого смысла способы перевода:

Идентификационный номер налогоплательщика, или ИНН, — это 12-значный номер, который вы (или ваш работодатель за вас) используете для уплаты налогов.

Он также понадобится, чтобы проверить, нет ли у вас неуплаченных налогов, и если вы решите зарегистрироваться как индивидуальный предприниматель.

2. Как узнать свой ИНН?

Если вы забыли или потеряли свой ИНН, вы можете узнать его:

онлайн. С помощью сервиса Федеральной налоговой службы. Вам понадобятся данные паспорта или другого документа , удостоверяющего личность;
при личном обращении в налоговую инспекцию. Выберите удобную для вас инспекцию и запишитесь на прием онлайн.

3. Как и где получить ИНН?

Если у вас нет ИНН, вы можете оформить его:

в налоговой инспекции. Для этого выберите удобную инспекцию и запишитесь на прием онлайн. Если вы предварительно подадите заявление через онлайн-сервис, то в налоговую придется сходить один раз — за готовым ИНН;
во всех центрах госуслуг «Мои документы» по экстерриториальному принципу вне зависимости от места жительства или пребывания в Российской Федерации;
без личного визита. Для этого отправьте пакет документов в налоговую инспекцию по вашему выбору заказным письмом с описью вложения и уведомлением о получении. Свидетельство ИНН вы получите также по почте — на адрес, указанный в заявлении. Вы также можете получить ИНН без визита в налоговую (на e-mail или по почте), если у вас есть квалифицированная электронная подпись. Подробнее об этом можно узнать на сайте Федеральной налоговой службы.

4. Какие документы нужны для получения ИНН?

Для получения ИНН вам понадобятся:

паспорт или другой документ , удостоверяющий вашу личность (если вы подаете документы по почте — его нотариально заверенная копия).

Если вы живете не по месту регистрации и подаете документы по почте, сообщите в налоговую адрес вашего фактического места жительства и телефон для связи. Свидетельство ИНН вам вышлют заказным письмом на указанный адрес.

Если документы будет подавать ваш представитель, дополнительно потребуются:

копия вашего паспорта или другого документа , удостоверяющего вашу личность;
нотариально удостоверенная доверенность на имя вашего представителя.

Свидетельство ИНН будет готово в течение пяти рабочих дней после того, как налоговая получит пакет документов.

5. Как оформить ИНН ребенку?

Если ребенку 14 лет или больше — а значит, у него уже есть паспорт гражданина РФ — ИНН для него оформляется точно так же, как и для взрослого.

Если ребенку меньше 14 лет, заявление о постановке на учет нужно писать от имени законного представителя ребенка. Для заполнения заявления понадобятся свидетельство о рождении ребенка и справка, подтверждающая его регистрацию по месту жительства. Личное присутствие ребенка младше 14 лет не нужно — и подает документы, и забирает готовое свидетельство его законный представитель.

6. Что делать, если я сменил ФИО или потерял свидетельство ИНН?

Идентификационный номер присваивается один раз и сохраняется даже при смене ФИО и места жительства или снятии с налогового учета — обо всех изменениях налоговая инспекция узнает в ходе межведомственного взаимодействия. Поэтому если вам нужен ваш ИНН, но вы утратили свидетельство или сменили указанные на нем личные данные, вы можете просто узнать свой номер ИНН с помощью сервиса Федеральной налоговой службы и использовать его.

Также при желании вы можете оформить дубликат свидетельства ИНН. Это можно сделать:

в налоговой инспекции лично или через своего представителя. Для этого выберите удобную для вас инспекцию и запишитесь на прием онлайн;
во всех центрах госуслуг «Мои документы» по экстерриториальному принципу вне зависимости от места жительства или пребывания в Российской Федерации;
по почте, направив пакет документов в налоговую инспекцию по вашему выбору заказным письмом с описью вложения и уведомлением о получении. Свидетельство ИНН вы получите также по почте — на адрес, указанный вами в заявлении.

Пакет документов тот же, что и при получении ИНН в первый раз. Поменять свидетельство ИНН в связи со сменой личных данных можно бесплатно, а при оформлении документа взамен утраченного нужно уплатить госпошлину в размере 300 рублей.

7. Как сделать отметку об ИНН в паспорте?

Чтобы сделать отметку об ИНН в паспорте, выберите удобную для вас налоговую инспекцию и запишитесь на прием онлайн. Вам потребуется паспорт и свидетельство ИНН. Отметку сделают в вашем присутствии в течение 15 минут.

Физическим лицам индивидуальный номер присваивается, как только человек становится налогоплательщиком — например, когда устраивается работать. Статус налогоплательщика можно обрести даже в детском возрасте, например, если ребенок стал собственником недвижимости. Юридическим лицам номер присваивается при регистрации.

Что вы узнаете

Как узнать свой ИНН

В налоговой инспекции

Зайдите в ближайшую инспекцию с паспортом — там скажут ваш ИНН .

На сайте налоговой

На сайте госуслуг

Через госуслуги можно узнать только свой идентификационный номер.

Как узнать ИНН индивидуального предпринимателя и юридического лица

На официальном сайте налоговой есть страница со сведениями из ЕГРЮЛ — это реестр, где хранится полная информация о юрлицах и ИП , в том числе идентификационный номер налогоплательщика.

Для сведений о юридическом лице выберите опцию «Юридическое лицо» и введите ОГРН этого юрлица или укажите наименование и регион, в котором находится организация.

Если нужно узнать свой ИНН предпринимателя или юридического лица, и при этом есть личный кабинет на сайте ФНС, то сведения об ИНН всегда есть в ЛК. Их можно посмотреть как на сайте, так и в мобильном приложении для личного кабинета.

Как и где получить ИНН

Первый раз такое свидетельство выдают бесплатно в любом налоговом органе России, который работает с физическими лицами. Для этого нужен паспорт и заполненное заявление о постановке физлица на налоговый учет по форме № 2-2-Учет. С 21 июля 2020 года форма обновлена.

Есть несколько способов подать заявление о постановке на учет и получить свидетельство.

В налоговой инспекции

Можно выбрать любую удобную вам инспекцию и записаться на прием на сайте налоговой. Получить документ можно через 5 рабочих дней в инспекции при предъявлении паспорта.

В МФЦ

К заявлению по форме № 2-2-Учет приложите нотариально заверенную копию паспорта и отправьте их заказным письмом. В этом случае свидетельство придет также письмом на адрес, указанный в заявлении. Специалист налоговой службы подготовит и отправит документ в течение пяти рабочих дней. Еще несколько дней займет почтовая пересылка.

Через интернет на сайте ФНС

На сайте Федеральной налоговой службы есть сервис «Постановка физического лица на учет в налоговом органе на территории Российской Федерации». Авторизуйтесь на сайте nalog.ru и заполните все страницы формы постановки физлица на налоговый учет.

Сервис предложит выбрать любую инспекцию для получения свидетельства и сообщит дату, когда оно будет готово.

Получение ИНН на ребенка

Если ребенок достиг 14-летнего возраста, он может получить свидетельство самостоятельно любым из указанных выше способов.

Получением свидетельства для ребенка младше 14 лет должен заниматься его законный представитель — мать или отец, усыновитель, опекун.

Вот какой набор документов понадобится:

Заявление по форме № 2-2-Учет , заполненное от лица законного представителя ребенка.
Паспорт гражданина, от имени которого заполнено заявление.
Свидетельство о рождении ребенка.

Документы можно подать любым из способов, указанных в предыдущем разделе.

Как восстановить или заменить свидетельство ИНН

При смене фамилии, имени, отчества, пола, даты рождения, места рождения нужно заменить свидетельство — идентификационный номер при этом остается прежним. Сроков для такой замены нет, органы записи актов гражданского состояния сами направляют измененные сведения в налоговую. Обязанности получить новый документ также не установлено — заменить его можно для удобства.

Если документ испорчен или утрачен, нужно восстановить его, получив повторное свидетельство. Оно стоит 300 рублей. Госпошлину за повторную выдачу свидетельства можно оплатить на сайте налоговой. Квитанцию об оплате нужно приложить к стандартному набору документов для получения: паспорту и заявлению по форме № 2-2-Учет.

Если вы сменили место жительства, получать новое свидетельство ИНН не нужно.

Дубликат свидетельства о постановке на налоговый учет будет готов через 5 рабочих дней при подаче документов в налоговой инспекции и через 7—10 дней при подаче документов через МФЦ .

Как получить электронное свидетельство ИНН

В октября 2020 года ФНС расширила функциональные возможности личного кабинета налогоплательщика — физического лица.

Пользователи могут бесплатно в любой момент запросить и скачать электронное свидетельство ИНН, подписанное усиленной квалифицированной подписью. Такой документ равнозначен бумажной версии. И это самый простой на сегодняшний день способ получения или восстановления свидетельства ИНН.

Как воспользоваться возможностью:

Свидетельство ИНН будет в формате pdf и подписано усиленной квалифицированной подписью налоговой инспекции.

Как сделать отметку об ИНН в паспорте

Записываться заранее не нужно, оставлять паспорт тоже. Штамп поставят сразу же в присутствии гражданина при наличии свидетельства ИНН .

Хранение копий документов в личных делах сотрудников — это элемент системы кадрового документооборота, регламентированный законодательно. За нарушение правил обращения с документами предусмотрен штраф до 50 000 рублей. Избежать наказания удастся, если компания обоснует необходимость наличия бумаг и получит согласие работников на обработку персональных данных.

Условия, при которых хранение копий безопасно

В ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использование и хранение данных сотрудников. Ими пользуются для:

обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов;
содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе;
обеспечения личной безопасности работников;
контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Во многих организациях, не зная, какие документы нельзя хранить в личном деле работника, держат копии паспортов и иных документов по традиции. И иногда даже после увольнения. Между тем, список целей, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников, и перечень документов, которые допускается хранить в личных делах сотрудников, закрытые — никак иначе пользоваться копиями нельзя. Например, ксерокопия паспорта поможет заполнить карточку работника, может, еще пару бумаг, но потом она больше не нужна.

Но теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать? Если в организации такие сведения по какой-либо причине нужны, в ЛНА перечислите, о каких бумагах идет речь, и оговорите, где хранить копии документов сотрудников, получите согласие на их хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Кстати, информация, что ввели запрет на 9 документов в личных карточках сотрудников, — не более чем предупреждение, основанное на законодательстве. Но рекомендуем перестраховаться и убрать из дел сотрудников те бумаги, которые не нужны для реализации задач и обязанностей работодателя.

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости подчеркивают, что хранение копий паспортов в личном деле сотрудника следует устанавливать с учетом требований нормативных актов, регламентирующих отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, сбора и хранения персональной информации. По нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных», собирать, хранить, использовать и распространять данные гражданина возможно, только если он сам дал согласие на обработку его личной информации.

Штрафы за незаконное хранение

Чиновники по-своему ответили на вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника в 2020 г., но в судебной практике уже имеются случаи, когда хранение копий у работодателя судьи посчитали ненужным. В частности, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и храниться копия паспорта в личном деле работника не должна.

Вкладывать в дела работников копии их персональных бумаг или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области персданных штрафуют по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц штрафуют на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей будут штрафовать по п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.

Правила хранения персональных данных обновят

На едином портале размещения проектов нормативных актов обсуждаются 2 законопроекта, которые поставят точку в вопросе, можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника, для всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Из первого документа следует, что при сборе персональных данных операторов придется обезличивать эти данные.

В ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ говорится, что обезличивание персданных — это комплекс действий, который позволяет частично скрыть принадлежность сведений конкретному субъекту: без дополнительной информации узнать, кому принадлежат данные, невозможно. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, но уже скоро требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям.

Обезличивать информацию предстоит в соответствии с приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996, в котором рекомендуют пользоваться следующими методами:

замена части сведений;
изменение состава или семантики данных;
перемешивание (перестановка) отдельных записей или групп записей, что не позволит найти связь между информацией и конкретными субъектами.

За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести иные санкции, нежели штраф за хранение копий паспортов в личных делах: от 1500 рублей — для граждан до 6000 рублей — для должностных лиц. Это предусмотрено вторым законопроектом, обсуждаемым чиновниками. Если его одобрят, в ст. 13.11 КоАП РФ укажут, что за такое нарушение индивидуальным предпринимателям грозит штраф до 10 000 рублей, а организациям — до 30 000.

Как объясняют в Минкомсвязи, где разработали оба документа, защита персональных данных в процессе хранения копий документов в личных делах — это хорошо, но после достижения целей сбора и обработки персональной информации все данные должны уничтожаться либо обезличиваться. У компаний часто накапливается массив информации, от которой необходимо как-то избавляться. И если для государственных и муниципальных органов предусмотрены конкретные требования и методы хранения и обезличивания данных, то для остальных операторов они не обязательны, и компании вправе пользоваться собственными способами. Для урегулирования этой ситуации предложено распространить утвержденные правила на всех операторов. А контроль за выполнением законодательства возложат на Роскомнадзор.

Читайте также: