Где хранятся личные дела сотрудников нквд

Опубликовано: 14.05.2024

На сборы оставались считаные часы. Моя прабабушка Лидия Ланг рассказывала, что в эти дни по всей округе визжала скотина, которую резали на колбасу. С собой можно было взять только еду, теплые и ценные вещи. У нас самыми ценными оказались старинные фотографии и документы.

Моих близких погрузили в эшелон N 835, который следовал без остановок до станции "Сон" в Красноярском крае. Эта остановка в буквальном смысле стала конечной: в Сибири от холода и голода погибла половина семьи, а для выживших "Сон" стал страшным.

Что пришлось пережить близким, я знаю не только по их рассказам, но и по документам. Доступ к личным делам жертв политических репрессий рассекретили довольно давно, однако далеко не все знают о том, что имеют право ознакомиться с ними, даже не покидая дома.

История поиска началась с изучения семейного архива. Для начала я выяснила, где жила семья до издания Указа президиума Верховного Совета СССР от 28 августа 1941 года "О переселении немцев, проживающих в районах Поволжья", и как закончились их скитания.

На портале поволжских немцев www.wolgadeutsche.ru мне подсказали, что на каждую депортированную в Сибирь семью составлялись карточки по месту жительства. И, если повезет, их можно будет найти в архиве МВД Саратовской области, на современной территории которой до августа 41-го располагалась автономия ССР поволжских немцев.

В своем запросе я изложила все сведения, которые были известны о семье. И уже через месяц получила ответ из информационного центра (ИЦ) МВД о том, что такие карточки имеются, но для их получения необходимо представить заверенные нотариусом документы, подтверждающие факт смерти репрессированных, а также родство с ними.

И вот на днях копии личных карточек пришли по почте. Из них я узнала, кто из семьи был отправлен на спецпоселение в Сибирь и в какой эшелон их погрузили. Здесь указывалась степень родства, дата рождения всех членов семьи и число, когда их депортировали. При помощи портала поволжских немцев я смогла проследить путь эшелона до конечной станции.

Три месяца на ознакомление

Одновременно я отправила письмо в Башкортостан в надежде, что в стенах местного МВД сохранилось личное дело моей прабабушки, которую в конце 1942 года из Сибири мобилизовали в трудармию в Башкирскую АССР, а затем оставили жить на спецпоселении. Я не исключала также, что здесь найдут и дело моего деда Вольдемара Роот, которому по окончании войны разрешили переехать к матери.

К моему удивлению, ответили очень быстро. Запросив дополнительно документы о родстве, сотрудники центра выразили готовность переслать дело для ознакомления по месту жительства - в МВД по Татарстану.

Мне подсказали, что заверить многочисленные документы, подтверждающие родство, можно не только у нотариуса (где за каждую бумагу требуется выложить круглую сумму), но и совершенно бесплатно в ближайшем ИЦ МВД.

Кроме того, выяснилось, что можно было не тратить время на отправку запросов, а напрямую обратиться в отделение архивной информации и реабилитации жертв политических репрессий ИЦ МВД по месту жительства, где специалисты помогают собрать необходимые справки и документы.

Не прошло и двух месяцев с начала поиска, как личные дела близких родственников, на которых еще несколько лет назад был наложен гриф секретности, уже ждали меня в Татарстане.

С такой анкеты начиналось каждое личное дело спецпоселенца. К ней также прикладывалась автобиография Фото: Из личного архива

Под страхом каторжных работ

При виде двух пожелтевших от времени папок, кое-как прошитых черными и белыми нитками, я испытала сильное волнение. Дела оказались не такими объемными, как я представляла, поскольку открыли их только в 1949 году, то есть через восемь лет после депортации.

Самыми ценными в деле оказались написанные от руки автобиография, заявления и заполненные анкеты. И, конечно, фотографии. До депортации в семье никто не говорил по-русски. Осваивать язык пришлось за годы изгнания. Поэтому в автобиографии много ошибок. Но тем она дороже. Понимаешь, сколько усилий пришлось приложить, чтобы начать жизнь с нуля.

Для меня было важно подержать в руках расписки, в которых близкие обязались под угрозой двадцати лет каторжных работ или десяти лет тюрьмы не делать ни шагу без разрешения сотрудников спецкомендатуры.

Для единственной поездки к брату, который попал в СибЛАГ, а после освобождения был оставлен на спецпоселении в Томске, прабабушке пришлось оформить целый комплект документов. Выпуская ее за пределы Башкирии, комендатуры нескольких областей, включая транзитную Челябинскую, обменивались телефонограммами с вопросом, не отклонялясь ли она от утвержденного маршрута, добираясь до Томска? Вовремя ли прибыла на место? Не вызывала ли подозрений?

Знала ли она об этом? Наверняка. Но, не делая ничего предосудительного (в деле было отмечено, что "в компрометирующих связях замечена не была"), старалась не обращать внимания на "хвосты".

А вот деду доехать к дяде в Томск так и не удалось. Пока комендатуры решали, выпускать или нет, у него закончился отпуск. Более того, ему еще пришлось объяснять, почему он не воспользовался разрешением.

Горько было читать о том, что даже во время хрущевской оттепели, когда их освободили от спецпоселения, моим предкам запретили возвращаться на родину. Не говоря уже о том, что они не имели никакого права требовать обратно свои дома и имущество.

Впрочем, возвращаться было некуда. От немецких домов в Денгофе практически ничего не осталось. Даже названия. Сейчас это русское село по имени Высокое.

Римма Кабирова, замначальника отдела оперативных учетов и архивной информации ИЦ МВД по РТ:

- Реабилитация граждан, которых коснулись политические репрессии в административном порядке (если они были раскулачены, высланы за пределы своего постоянного места жительства, отправлены на спецпоселение, привлечены к принудительному труду с ограничением свободы, в том числе в рабочих колоннах НКВД), возложена на органы внутренних дел.

Подать заявление на получение справки о реабилитации граждан, репрессированных в административном порядке, могут сами пострадавшие, их родственники, а также их представители или общественные организации. Для этого нужно обратиться в подразделения реабилитации информационных центров органов внутренних дел по месту принятия решения о применении репрессии либо по месту жительства заявителя.

Кроме того, по Закону "О реабилитации жертв политических репрессий" пострадавшие граждане (а с их согласия или в случае смерти - их родственники) имеют право ознакомиться с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получить копии документов непроцессуального характера.

Чтобы запросить личное дело, достаточно обратиться в ИЦ по месту жительства. Ознакомиться с материалами имеет право любой родственник жертвы политических репрессий, предъявив документы о родстве.

С каждым годом репрессированных граждан остается в живых все меньше, и поэтому по поводу реабилитации в органы внутренних дел обращаются их дети и внуки. К примеру, в этом году с заявлениями "о предоставлении государственной услуги в отношении жертв политических репрессий, высланных по национальному признаку", к нам обратилось всего 25 человек. В основном это внуки и правнуки поволжских немцев. Большинства пострадавших уже нет в живых.

По вопросам реабилитации и ознакомления с личными делами жертв политических репрессий можно обращаться по адресу: Казань, улица Карла Фукса, 3а/22

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

анкета, заполняемая при приеме на работу;
трудовой договор;
должностная инструкция;
копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
Каждый лист дела нумеруется.
В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Что надо знать о персональных данных работников

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

для целей добровольного медицинского страхования работников;
для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Законодательством РФ оговорено, что в обязательном порядке личные дела нужно составлять только для госслужащих. Однако большинство российских работодателей также считают нужным оформлять их на всех своих сотрудников, что, конечно, требует определенных усилий, но приносит ощутимую пользу.

Обязательно ли работодателю заводить личные дела на своих работников, какие документы входят в его состав, как оформляется, ведется и хранится соответствующая документация.

Когда на работника нужно заводить личное дело?

Целым рядом нормативно-правовых актов РФ установлено, что личные дела необходимо заводить на граждан, трудящихся в государственных (муниципальных) официальных структурах.

Такая обязанность имеется у их работодателей. Соответствующие требования предусматриваются законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 (регулирует сферу архивного дела в РФ), законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 (регламентирует использование персональных данных), законом № 79-ФЗ от 27.07.2004 (устанавливает правила гражданской госслужбы РФ) и, конечно, отдельными нормами Трудового кодекса РФ.

Что касается организаций, относящихся к коммерческой (негосударственной) сфере, то они не обязаны заводить личные дела в отношении своих наемных работников.

Однако многие организации-работодатели, действующие на праве частной собственности, также считают нужным формировать личные дела сотрудников. Такая практика обеспечивает систематизацию кадрового делопроизводства, упрощает поиск нужных сведений о работниках, улучшает работу с персоналом и повышает эффективность управления человеческими ресурсами на предприятии.

Самому работнику также интересно, чтобы работодатель вел и хранил его личное дело. Это благоприятствует карьерному развитию сотрудника, его продвижению по служебной лестнице в организации.

В личном (персональном) деле трудящегося гражданина отражаются все важные сведения:

Характеристика личности сотрудника.
Трудовые заслуги данного работника.
Информация о его карьере (смена видов деятельности, переводы в другие подразделения организации-работодателя, назначения на новые должности, повышения по службе, прочие сведения).
Информация о поощрениях и санкциях (выговорах).
Другие сведения о трудовой деятельности у данного работодателя (как позитивные, так и негативные).

Примечательно, что в личном (персональном) деле трудящегося могут отражаться как положительные, так и отрицательные сведения о его работе. Данное обстоятельство дисциплинирует наемного сотрудника, мотивирует его регулярно улучшать свои трудовые показатели.

Личное дело открывается работодателем на работника при его трудоустройстве – после надлежащего оформления сторонами трудовых отношений.

В дальнейшем досье сотрудника пополняется новыми сведениями и дополнительными документами, если, конечно, возникает такая необходимость.

Какие документы входят в состав?

Список документов, обычно включаемых в личное дело госслужащего (или муниципального служащего), строго регулируется законодательством РФ. Для сотрудников негосударственных компаний указанный перечень может определяться внутренними актами самих работодателей.

В дело трудящегося гражданина могут входить следующие документы:

Заявление физлица о трудоустройстве к данному работодателю.
Копия гражданского паспорта трудящегося гражданина, которая содержит его личные сведения, информацию о месте жительства и семейном положении.
Трудовой договор, заключенный сторонами (экземпляр, который остался у работодателя).
Анкета, заполненная сотрудником при трудоустройстве к данному работодателю.
Трудовая книжка физлица-работника.
Документация, доказывающая наличие у физлица образования.
Справка из медучреждения о прохождении физлицом осмотра (плюс результаты этого медосмотра).
Обязательное медицинское страхование наемного сотрудника (справка).
Постановка физлица-налогоплательщика на учет в налоговой службе (справка).
Сведения о постановке физлица на воинский учет (документ).
Привлечение трудящегося к уголовной или административной ответственности (бумага, подтверждающая наличие/отсутствие соответствующих фактов).
Наличие у трудящегося особых прав, относящихся к выполнению работы (документальные подтверждения). Например, это могут быть право вождения автотранспорта, работа со взрывоопасными веществами.
Результаты проверки трудящегося лица, проведенной службой безопасности работодателя (акт такой проверки).
Автобиография трудящегося.
Налоговая декларация трудящегося (заполненный документ).
Приказ директора компании о приеме данного гражданина на работу.
Распоряжения руководства о переводе трудящегося лица на иные должности в этой же организации.
Трудовые поощрения, награды, благодарности, выговоры и т.п.
Личное фото трудящегося.
Прочая информация, подтвержденная документами.

Документация для личного дела обычно передается работником в виде копий, подлежащих заверению. Все оригиналы представленных бумаг возвращаются сотруднику (после надлежащего подтверждения у работодателя).

Нельзя вносить в личное (персональное) дело работника документы, не относящиеся к его трудовой деятельности, имеющие противоправное содержание или несущие личные сведения физлица.

Порядок формирования и ведения

Формирование личного дела трудящегося гражданина осуществляется на предприятии в соответствии с приказом директора.

Обязанности по ведению и хранению такого досье возлагаются обычно на специалиста кадровой службы компании-работодателя (как вариант, бухгалтерского отдела организации).

За сохранность отвечает его работодатель (уполномоченный специалист работодателя).

Персональное дело сотрудника представляет собой комплект документов, скомпонованных в одной папке (или в одном файле). Оно ведется работодателем по следующим правилам:

Папка имеет обложку – титульный лист, на котором отображаются номер папки (согласно номенклатуре, установленной работодателем), ФИО работника, название компании и место её нахождения (город), а также год, с которого началось ведение этого дела. Ошибки и неточности не допускаются.
Все листы персонального дела обязательно нумеруются (в том числе обложка).
Вкладываются листы (документы) в порядке, установленном по усмотрению лица, отвечающего за ведение дела. Как правило, сначала вкладывается анкета, собственноручно заполненная работником (это первый лист), а затем – все остальные бумаги. Рекомендуется следовать хронологическому порядку – от ранних к новым.
Завершенное дело всегда прошивается шнуровкой, дополняется описью, а затем скрепляется подтверждающим документальным актом с подписью директора.

Предпочтительный подход к хранению дел – алфавитный порядок. Это облегчает поиск нужной папки.

Что делать при увольнении сотрудника?

Если сотрудник увольняется, его личное дело завершается кадровым специалистом предприятия-работодателя.

При этом нужно проверить наличие всех документов, убедиться в соблюдении хронологии листов, сверить нумерацию страниц.

После этого составляются опись листов дела, которая подшивается первой страницей, и так называемый лист-заверитель, который содержит описание данного дела и подшивается последней страницей.

На обложке – титульном листе – прописываются дата завершения данного дела (согласно приказу директора) и срок его дальнейшего хранения.

Порядок и сроки хранения

Персональное дело трудящегося хранится у его работодателя в особом месте. Таким местом может стать сейф или, как вариант, специально отведенное помещение, доступ в которое тщательно контролируется.

Если дело завершено до 01.01.2003, его следует хранить минимум 75 лет. Если дело завершено после 01.01.2003, оно хранится минимум 50 лет.

Выводы

Принимая сотрудника на работу, работодатель запрашивает у него определенные сведения. Достоверность и правдивость получаемой информации должны подтверждаться пакетом конкретных документов, в обязательном порядке предоставляемых трудоустраиваемым лицом.

Данные сведения нужны работодателю не только при трудоустройстве гражданина, но и на протяжении всего времени работы этого человека в организации.

По факту подписания трудового договора документация, предоставленная работодателю, передается в кадровую службу организации с целью оформления и хранения личного дела трудоустроенного работника.

Документы по личному составу – важнейший генеалогический источник, из которого можно узнать подробности жизни вашего предка и дополнить ими родословную книгу.

Какие существуют документы по личному составу

До революции

Информация о ваших предках может храниться в следующих видах документов.

На каждого сотрудника (речь идет о городском населении) заводилось личное дело при трудоустройстве.
Зарплатные ведомости, книги расчетов с мастеровыми (велись на заводах), лицевые счета.
Приказы по предприятию, в том числе о приеме на работу, награждению, переводу, увольнению.
Разные списки (например, пожертвования на вооружении армии в период войн, на строительство храма, на содержание семей погибших при чрезвычайных ситуациях и т.д.)
Долговые расписки, когда предприятие давало работнику ссуду на строительство дома или иные нужды.

Женские документы по личному составу

Женщины упоминались только в качестве жен и дочерей, когда требовалось указать состав семьи.

Были и другие случаи.

Документы о получении пенсии или выплаты за умершего мужа (справка в личном деле умершего супруга, приказ по предприятию)
При поступлении на учебу в гимназию (личное дело гимназиста, приказ и распоряжения по учебному заведению).
Желтый билет. Выдавался девушкам, жившим в публичных домах. Он заменял паспорт и медицинскую книжку, кроме того являлся разрешением на работу.

Документы по личному составу после революции

После революции в отношении женщин ситуация изменилась. Причина тому – массовая гибель мужчин во время боевых действий.

Женщины тоже стали устраиваться на работу, а потому на них стали массово заводиться анкеты, личные дела и прочее.

Списки работников и членов партии

Список участников съезда членов партии 1927 года, указаны подробные личные сведения. Документы по личному составу

В списке участников съезда членов партии 1927 года, указаны следующие личные сведения.

ФИО,
Пол,
год рождения,
социальное положение,
Национальность,
Союзный стаж,
Партийный стаж,
Стаж активной работы,
Масштаб союзной работы,
В который раз выбирается в состав этого комитета,
Где и в качестве кого работал до этого съезда,
Где и в качестве кого работает в данный момент,

Личное дело

Как и в наши дни, на каждого сотрудника заводилось личное дело с основными сведениями. Работодателю было важно знать всю подноготную работника, чтобы не иметь проблем с законом.

Основную биографическую информацию (ФИО, возраст или дату рождения, место рождения и фактический адрес проживания, национальность и гражданство)
Состав семьи, где обычно указан возраст всех членов семьи, указано количество иждивенцев.
Послужной список (места и сроки работы, награды, взыскания).
Военная служба, боевые награды, ранения. Указывались боевые операции, в которых человек принимал участие.
Один из разделов послереволюционной анкеты 20-х годов: служба в царской, белой, красной, зеленой армии, участие в революционных действиях.
Основные документы человека: метрические выписки о рождении, бракосочетании, прошения о поступлении на службу, переводе, отпуске, увольнении. Аттестат об образовании.
Автобиография.
Характеристика на работника.

Анкеты ответственных работников

Анкеты ответственных партийных работников заводились на каждого сотрудника в советский период. Она немного отличалась от анкеты кандидата в члена партии раннего периода (читать подробнее).

Анкета ответственного работника из личного дела Донова Константина Николаевича, 1920 год . Документы по личному составу

Какие сведения можно узнать из этой анкеты

Фамилия, имя отчество.
Возраст.
Основная профессия.
Состав семьи.
Национальность.
Время вступления в Российскую коммунистическую партию (Большевиков)

Достоверность сведений из анкеты

В 1920-х годах, когда только вводились анкеты, сотрудники довольно честно указывали свое сословное происхождение, род занятий родителей и службу в армии.

После 1930 года информацию в анкету вносят сдержано и очень осторожно. Указать, что отец был почетным гражданином, потомственным дворянином или хотя бы имел торговую лавку было равносильно приговору. Поэтому писали что-то вроде «из рабочих» или «крестьянин», что являлось правдой, но договаривалось лишнего.

Как запросить личное дело на работе родственника

Прежде чем составлять запрос, нужно узнать где и в какие годы работал ваш родственник.
Узнав название организации, проверяем: существует она сейчас или нет.
Архивные личные дела могут храниться в организации или в городском (районном, региональном) архиве, в зависимости от размеров организации.

Работа вашего родственника всё еще существует. Самое простое – позвонить в отдел кадров и спросить про сохранность личного дела. Не забудьте уточнить, что вам нужна эта информация для семейного пользования и написания книги о человеке.

Предприятие реорганизовано или закрыто. Его документы передаются в архив ближайшего населенного пункта. Там и стоит спрашивать (посмотреть на сайте или написать запрос бумажным письмом или по электронной почте).

Проверьте опись фондов на сайте архива, там будут указаны названия организаций, чьи документы находятся в архиве.

На официальный письменный запрос архив ответит в течение 30 дней.

Образец заявления, чтобы получить личное дело родственника

Шапка заявления

Директору ООО «СЗ»
Адрес организации
Телефон
Email
ФИО заявителя
Паспортные данные (без них могут не ответить)
Домашний адрес с индексом.
Контактный телефон
Email

Краткая информация о родственнике

Моя бабушка, Иванова (в девичестве Петрова) Александра Николаевна (1938г.р.), и мой дед, Иванов Иван Иванович (1938г.р.), работали на Заводе (полное название завода или предприятия) г.В, предположительно, в 1959-1961гг. Должности и точное место их работы мне не известно. (место работы известно из сохранившихся старых писем от сестры Иванова И.И., поэтому даты являются лишь предположением).

Цель вашего запроса

Я занимаюсь составлением родословной, к Вам обращаюсь за помощью в поиске информации о моих бабушке и деде. Этот запрос направляю Вам, поскольку предполагаю, что у вас могли сохраниться личные дела бывших работников.

Что вы хотите получить

На основании изложенного, прошу Вас предоставить сохранившиеся копии документов из личного дела моих бабушки и деда. Особо интересуют документы, содержащие автобиографические сведения (например, анкеты), документы, подтверждающие причину увольнения.

А также рукописные документы, составленные Александрой Николаевной и Иваном Ивановичем (в частности различные заявления). В случае отсутствия личных дел в архиве завода, прошу сообщить, где мне следует искать документы или дать ответ с указанием причин утраты документов.

Я готова нести разумные расходы на изготовление копий из личных дел Ивановых.

С уважением, ФИО заявителя

Ответ на запрос о личном деле

Ответ на запрос должен прийти в течение месяца. Позвоните в организацию и узнайте, что произошло с запросом, если ответ не пришел. Напоминайте о себе сотрудникам предприятия.

Архивная справка со сведениями из книги учета личных счетов мастеровых Златоустовского завода 1850, 1856 годы

Чаще всего сотрудники отдела кадров идут на встречу и высылают в ответном письме копии сохранившихся документов из личного дела.

Архив обязан ответить в течение 30 дней на запрос. В зависимости от периода, в который работал ваш родственник, а также от уровня секретности организации, архив или предприятие могут попросить подтверждение вашего родства.

Читайте также: