Как мотивировать сотрудника на удаленке

Опубликовано: 17.09.2024

Работать из дома по найму или иметь собственный интернет-проект — популярная идея в наши дни. Возможность свободного графика, отсутствие необходимости стоять в пробках или толкаться в транспорте манят творческих людей и фрилансеров. Однако, не все новоиспеченные «удаленщики» справляются с новым режимом дня и возвращаются обратно в офисы. Как сполна насладиться прелестями удаленной работы, рассказала наш эксперт по созданию обучающих онлайн-проектов Юлия Пряхина, которая уже 6 лет успешно работает исключительно в домашней обстановке.

Поймите, что вас стимулирует

Возьмите бумагу и запишите, какие возможности открывает перед вами удаленная работа или бизнес. Возможно, вы мечтаете о путешествиях (запишите, в какую страну и на сколько вы хотите поехать). Или желаете купить собственный дом (посчитайте сумму и прикиньте, сколько в месяц нужно откладывать). Чем конкретнее будет прописана идея, тем более реальной будет казаться. И в очередной раз, когда вам будет лень работать, вы посмотрите в заметки и решите: хотите ли вы на шаг приблизиться к мечте или выбираете снова оставаться на месте.

Хорошо работают и короткие цели, на 2–4 месяца: если вам действительно хочется в отпуск, вы сумеете убедить себя, что отдых скоро, а сейчас время собраться.

Юлия: «Меня очень вдохновляет возможность путешествия на горизонте в 2–3 месяца. Посетила 34 страны и не могу остановиться. Знаю точно: работается легче, когда знаешь. что скоро будут новые впечатления. Хотя свой проект я люблю и с удовольствием встаю каждое утро».

2. Проведите границу между работой и жизнью

Определите для себя рабочее место: стол или уголок в комнате. Старайтесь находиться там только в рабочие часы. Психологически мы связываем место с рабочим настроем. Поэтому работать, лежа в кровати — не рекомендуется. Либо вы будете засыпать, либо ваш сон будет тревожным из-за рабочих мыслей.

Если ваши домашние находятся дома, когда вы работаете, повесьте табличку «Не беспокоить» и расскажите, насколько серьезными для вас являются границы рабочего времени.

Юлия: «Мое рабочее время — строго с 10 до 18–18.30. Затем ребенок приходит из садика и начинается семейное время. Это помогает не ощущать себя трудоголиком!»

Работайте в эффективные часы

Если ваш мозг, напротив, разгоняется к 14–15 часам, то утро посвятите рутине, а креативные задачи оставьте на послеобеденное время. Кто-то наиболее эффективен вечером. Тогда утро и день вы можете посвятить спорту, рутине, совещаниями, а по вечерам решать творческие задачи.

Не пытайтесь подстраиваться под принятый график на вашей работе. Поймите, в какие часы вы эффективны, и донесите это до руководителя. Подтвердите результатами и желаемый график будет ваш.

Юлия: «Поняла, что мои эффективные часы — первая половина дня. С утра я не захожу в почту и не проверяю мессенджеры. Первым делом делаю 2–3 важные задачи. И только после этого включаю скайп и читаю сообщения от команды».

Уберите помехи

Даже если вы супер-мотивированы на достижения, помехи могут стать отвлекающим фактором. Уберите все уведомления из соцсетей. Не работайте с видом на холодильник. Используйте «помехи» как рычаг: «когда сделаю отчет, посмотрю сериал», «перекушу, когда сделаю все важные звонки».

Юлия: «Гостиная, где стоит мой рабочий стол, сопряжена с кухней и холодильник я вижу постоянно! Помогает лимит — попить чай можно 2–3 раза за весь рабочий день. На звуки мессенджеров я не реагирую и по возможности отключаю».

Думайте на шаг вперед

Иногда важно увидеть путь в более далекой перспективе. Это позволит вам сверяться с внутренним компасом: мне это действительно важно? И, конечно, поднимет вашу мотивацию: если вы захотите пройти эти два шага быстрее, вам нужно прямо сейчас приниматься за работу!

Юлия:«Сейчас моя цель — старт нового проекта. Думаю не только о ближайших перспективах, а и о том, как проект будет работать через несколько лет. Это позволяет снизить тревожность относительно старта (начало нового дела всегда нелегко дается) и вдохновиться новыми возможностями».

Ставьте себе жесткие дедлайны

Мы не предлагаем вам заводить детей, если это не входит в ваши планы! Однако, вы можете воспользоваться принципом «лимита на работу»: сколько времени вы отведете на дела, столько они и займут. Например, ваш рабочий день завершается в 18 часов и если вы не успели сделать намеченное — переносите это на завтра. Понимание, что время ограничено, заставляет подумать над оптимизацией выполнения задач.

Еще лайфхак: ставьте таймер на определенную задачу. Например, вы знаете, что отчет занимает у вас примерно час. Включите таймер на 45 минут. Его работа сама по себе дает ощущение, что важно уложиться в срок. С очень большой долей вероятности вы действительно закончите работу в отведенное время. Помните про лимиты и, конечно, ставьте реальные сроки.

Юлия: «Таймер — мой лучший друг! Когда я знаю, что могу засидеться с интересной задачей и не успеть другие важные дела, я ставлю таймер на 40–60 минут. После этого встаю и разминаюсь: в моем кабинете всегда есть коврик для йоги. Далее принимаю решение: могу ли я делать эту задачу дальше, либо важно успеть что-то еще и переключиться».

Включайтесь в рабочий день без промедления

не включайте соцсети перед началом работы,
для плавного включения составьте список дел на сегодня, пробегитесь по плану недели, поставьте дедлайны (см пункт 6), оцените, реален ли план на день или вы запланировали слишком много. Можно поставить таймер, чтобы включение в рабочий режим длилось, например, 15 минут, не более,
не проверяйте почту, перед тем, как сделать хотя бы пару важных дел. Не бойтесь, что пропустите что-то важное: как правило, по важным и срочным поводам звонят, а не пишут. А погружение в сообщения может отвлечь вас и занять все ваше продуктивное время.

Планируйте сначала отдых

Юлия: «В моем блокноте есть такие дела как „занятие йогой“, „почитать книгу“, „сходить на мероприятие“. Мне нравится планировать отдых по вечерам на всю неделю и знать, что я буду делать в выходные. А иногда я планирую „ничего не делать“. Обычно это происходит в субботу. Такие расслабленные и спонтанные дни очень важны для меня. Без таких ритуалов я будто задыхаюсь».

Одевайтесь как в офис

Юлия: «Этим правилом я частенько пренебрегаю: моя „рабочая“ одежда — футболка и штаны для йоги (помните, я в любой момент могу соскочить с кресла и начать делать „Приветствия солнцу“). Но мне, как и любой девушке, нравится делать макияж, наносить духи. Готовиться к рабочему дню как к чему-то значимому».

Выполнить эти рекомендации по силе каждому. Попробуйте их все и определите, что лучше сработало лично для вас. Важен результат: вы спокойно и эффективно работаете дома, решаете задачи, успеваете отдыхать. Вы довольны собой и своей работой. В этом случае удаленная работа откроет для вас все свои плюсы и поможет достигать всех ваших целей.

Удаленный формат работы становится испытанием в первую очередь для менеджера. В офисе мотивация сотрудников очевидна — сразу становится заметно, что подчиненный выгорел, устал, можно попытаться выяснить причину его состояния. На удаленке с коммуникациями дела обстоят сложнее.

В этой статье предприниматели и управленцы делятся методами и советами по мотивации, которые они применяли в период удаленки из-за пандемии.

Начинайте рабочий день с общения

Один из серьезных минусов удаленки, о котором говорят как сами сотрудники, так и руководители, — недостаток живого общения и, как следствие, сложности с поддержанием командного настроя в коллективе.

Основатель и гендиректор «Научно-производственного центра “НовАТранс”» Рафаил Валиев признается, что до пандемии его команда собиралась в офисе не только для работы и совещаний, но и для регулярных тренингов, мастер-классов и тимбилдинговых активностей. Так компания развивала корпоративную культуру, вовлеченность и мотивацию сотрудников. В удаленном формате во время пандемии бизнес ввел практику коротких утренних встреч в сервисе Zoom.

Ежедневно за 10 минут до начала рабочего дня устраивали созвон, чтобы узнать о самочувствии друг друга, настроении, чтобы подбодрить. Это была программа-минимум для каждой такой планерки. Дальше экспериментировали: проводили минизарядки, ввели практику благодарности — каждый сотрудник рассказывал, кому из команды и за что он благодарен по итогам прошедшего рабочего дня.
Эти «пятиминутки» нашли отклик у всей команды, поэтому мы решили продолжить проводить такие собрания и после окончания карантина. Компания перешла на гибридный формат, большая часть сотрудников осталась на удаленке, часть вернулась в офис.

Помогите сотрудникам познакомиться поближе

В офисе сотрудники контактируют, чувствуют общность и командный дух. При дистанционном формате над этим нужно специально работать, считают опрошенные нами руководители. Например, можно организовать совместные созвоны в формате лотереи.

Мы в компании запустили проект Tea Happens. Программа-рандомайзер выбирает трех случайных сотрудников из списка тех, кто согласился участвовать. Ребята договариваются об удобном для всех времени и созваниваются по видео. Есть условие: на этой встрече нельзя говорить о работе. Вместо этого можно обсудить новости, поделиться мыслями, рассказать о себе. Для удаленных сотрудников — это отличный способ пообщаться с коллегами. Как будто вы встретились в комнате отдыха попить чай.

По мнению коллег, такие чаепития снижают уровень тревожности. Потому что пережить сложное время легче, когда ты не одинок.

Ольга Баранкулова, руководитель службы персонала INOSTUDIO

Активно развивайте корпоративную культуру

В офисе сотрудники не просто работают, но и участвуют в корпоративной культуре. Неформальное общение позволяет им знакомиться, лучше узнавать друг друга, расширять кругозор, приятно проводить время.

Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум», для мотивации персонала рекомендует переносить в дистанционный формат всю офисную жизнь: шутки и мемы, пятничные роллы, общие корпоративные традиции и мероприятия.

На наши общие созвоны в Zoom мы приглашаем интересных экспертов с лекциями, причем без акцента на рабочие вопросы. У нас уже были фитнес-тренер, диетолог, дизайнер интерьеров, фотограф, преподаватель английского и даже тату-мастер.

Практикуем клубы по интересам, например, есть внутренний чат для любителей поиграть в CS. Запускаем челленджи и внутренние конкурсы — иногда поднять настроение можно даже с помощью обмена забавными фото.

Еще мы оплачиваем обучение, участие в вебинарах или конференциях. Наконец, есть совместные активности, вплоть до йоги и зарядки с утра в прямом эфире.

Помогите сотрудникам оборудовать рабочее место

Большинство советов по продуктивности в дистанционном формате касаются организации рабочего пространства. Сотрудникам рекомендуют выделить в квартире специальное место, обустроить его в офисном стиле. Однако не у всех есть дополнительные средства на покупку стола, стеллажа, большого монитора и хорошего офисного кресла. Поэтому часто сотрудники работают с ноутбуком на диване или за кухонным столом.

Для сотрудников будет хорошей мотивацией, если бизнес возьмет на себя хотя бы часть расходов по обустройству рабочего места. Вот что можно сделать:

компенсировать расходы на электроэнергию, интернет и мобильную связь;
выдать работнику во временное пользование офисную технику — принтер и хороший монитор;
обеспечить канцелярией или компенсировать расходы на нее.

Работайте спринтами

Один из вариантов поддержки продуктивности сотрудников на удаленной работе — использование методологий проектной работы. Борис Сысоев, основатель HR-стартапа TestWork.io, рекомендует внедрить практику Scrum — для каждого сотрудника подготовить список задач, которые он должен выполнить за ближайшие 14–15 дней. Специалисты самостоятельно распределяют нагрузку, ориентируясь на собственные возможности и предпочтения.

В такой системе важно верно оценивать трудозатраты. Должно быть понимание, сколько примерно времени потребуется на решение какой-то задачи. Считает время не только управленец, но и сам сотрудник, причем за ним остается последнее слово.

Это прозрачная система, которая одновременно и дисциплинирует, и мотивирует. Я против тотального контроля над временем, главное — результат. Ежедневно мы проводим небольшие совещания, где каждый участник команды в формате нескольких минут может рассказать о достижениях или о сложностях в работе.

Всего у нас в команде 15 человек. И такая система помогает нам выполнять работу в нужные сроки.

Борис Сысоев, основатель HR-стартапа TestWork.io

Предоставьте сотрудникам личное время

При удаленном формате работы сотрудникам сложно переключаться с режима «дом» на режим «работа». В итоге одни начинают лениться и пропускать сроки, другие же, наоборот, постоянно увеличивают время на работу и в итоге сидят за компьютером с утра до ночи. Чтобы решить эту проблему, определите график работы и четкие временные рамки для конкретных процессов.

Определите распорядок рабочего дня. Например, Skype-совещания проводятся в 10:30, текущие дела обсуждаются в мессенджерах с 9:00 до 20:00. Все остальные рабочие вопросы переносятся, кроме крайне важных сообщений.

Сотрудники почувствуют заботу: их личное время по-прежнему принадлежит им. И в то же время расписание дисциплинирует отдел, позволяет понять, что руководитель на связи, готов поддержать, ответить, отреагировать.

Наталья Венерова, генеральный директор центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»

Предложите коллегам гибридный формат работы

Не обязательно работать либо только в офисе, либо только на дистанционке. Пусть сотрудники сами решают, где и когда им удобно решать текущие задачи.

До пандемии и всеобщей удаленной работы мы практиковали строгий график — один день сотрудник мог работать дома, остальные дни только в офисе. После снятия изоляции мы ввели гибкий график, причем не только во времени, но и в формате работы — можно работать в офисе, удаленно или в гибридном варианте.

Мы проводили опрос среди сотрудников: мае 2020 года 25,4 % рассказали, что хотели бы смешанный график, и почти половина коллектива хотела работать в офисе. В марте 2021 года все поменялось: 50,6% хотят работать в офисе и дома по необходимости, четверть сотрудников предпочитает только офис.

Ольга Баранкулова, руководитель службы персонала INOSTUDIO

Регламентируйте процессы

При удаленном формате сотрудникам не хватает неформального общения, но в процессе рабочих встреч его лучше избегать. Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум», ввел в компании правило: на созвонах придерживаться повестки, вопросы обсуждать максимально быстро и эффективно. Организатор совещания должен протоколировать основные моменты и позже разослать итог встречи участникам.

Негласно были приняты и другие правила онлайн-этикета: выключать микрофон во время выступления коллег, стараться выглядеть опрятно, исключать из кадра других членов семьи и домашних животных.

Попробуйте для упрощения процессов использовать онлайн-календари, например, от Google — фиксируйте там все встречи и созвоны, добавляйте туда ссылку на конференцию в Zoom. Тогда сотрудникам не придется искать, как подключиться ко встрече. Плюс они получат напоминание о ней.

Выбирайте для работы максимально простые и удобные программы. Будьте готовы ответить на любые вопросы, касающиеся функционала и использования. Мы создали небольшой гайд по удаленной работе, где подробно расписали все возможности Zoom, алгоритм использования, процесс передачи организаторских прав. Это помогло избежать множества вопросов и упростило коммуникации.

Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум»

Руководите активно и профессионально

Удаленный формат работы требует от управленца большего профессионализма и внимания к потребностям сотрудников. Менеджеру нужно контролировать сотрудников, понимать, на какой стадии находятся поставленные задачи, насколько сотрудник продуктивен и лоялен к компании.

Поддерживайте общее информационное пространство. Сотрудники должны владеть достоверной и актуальной информацией. Иначе в общении появляются проблемы, сотрудники жалуются: «мне не сказали», «а я не в курсе». Когда люди находятся в одном офисе, они автоматически передают друг другу новости и информацию — то же самое должно быть и на удаленке.

Для этого создайте документы с общим доступом, сделайте чаты и проводите виртуальные собрания для обсуждений.

Наталья Венерова, генеральный директор центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»

Еще один совет менеджерам: больше общайтесь с людьми, поддерживайте их, фокусируйте на нужных целях. Чаще давайте обратную связь: если недовольны, скажите об этом корректно, но сразу. Если есть повод, похвалите сотрудников.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

26 марта Нетология провела онлайн-конференцию о том, как комфортно перевести компанию на удалённую работу. Издание SEOnews опубликовало конспект выступления Светланы Гончар и поделилось им с читателями Нетологии.

Светлана Гончар, эксперт по трансформационным изменениям компаний и личностей, executive коуч и магистр психологии, дала четкие рекомендации, что нужно сделать для управления удаленными командами, чтобы не потерять рабочей эффективности.

Светлана Гончар

Директор Корпоративного университета DSSL

Сложности и вызовы управления удалённой командой

Сохранение рабочего настроя при переходе на удалёнку стало настоящим испытанием для бизнеса. Для компаний и сотрудников, которые никогда не практиковали работу из хоум-офиса, такой переход — серьёзный стресс.

Среди сложностей, с которыми можно столкнуться, выделяются:

хаос, паника и дезориентация среди сотрудников;
ощущение бесконтрольности;
рассинхронизация с командой, сотрудниками и вышестоящим руководством.

И чем больше расстояние, тем сложнее контролировать рабочие активности. Каждый руководитель вынужден тщательнее прорабатывать постановку целей и задач удаленным сотрудникам. А так как контролировать всех становится трудно, придётся больше доверять команде и передавать ей ответственность.

Отдельной болью, но не менее важной задачей, руководителя становится работа с мотивацией сотрудников, которые работают удалённо.

Поэтому среди вызовов удалённой работы, которые сегодня бросает ситуация в мире, выделяются:

самодисциплина вне офиса;
синхронизация с коллегами;
социальная изоляция;
потеря рабочей идентичности.

Курс

Как стать результативным руководителем

Узнать больше

Получите знания, необходимые для эффективного руководства в технологическом мире
Сможете находить подход даже к сложным сотрудникам и добиваться выполнения задач
Расширите круг общения
Составите план развития собственной карьеры управленца

Как меняется роль руководителя при управлении удалённой командой

Именно от руководителей в первую очередь зависит то, насколько эффективно команда будет работать из дома. Поэтому Светлана Гончар рекомендует в экстренной ситуации выделять время на решение организационных вопросов и понимать, что эффективность на ближайшие 1–2 недели просядет.

Чтобы упорядочить хаос, сначала важно выстроить фундамент для удалённой работы сотрудников. Среди направлений, на которых руководителю следует сфокусироваться, выделяются этапы:

подготовки, когда решаются организационно-технические вопросы: рабочее место, корпоративные доступы, настройка связи и т.д.;
синхронизации работы с командой;
коммуникации: онлайн-встречи, постановка задач, обратная связь.

В итоге роль руководителя в новых условиях меняется. Ему приходится брать больше ответственности в части сохранения сплоченности коллектива, синхронизации в работе и поддержки сотрудников во время социальной изолированности. И в то же время пересмотреть баланс доверия и контроля: больше доверять сотрудникам, передавать часть ответственности и при этом меньше контролировать их действия.

Подготовка к работе на удалёнке

Рабочее место. В первую очередь каждый сотрудник должен подготовить дома рабочее место на ближайшие недели. Желательно, чтобы это место было тихим и изолированным от других комнат. Убедитесь, что всех членов команды есть ноутбуки или настольные компьютеры. Заранее проверьте качество связи. Если сотрудник будет дома не один, для работы ему понадобятся наушники. Дополнительно нужно приобрести блокноты, карандаши и ручки — в офисе сотрудники привыкают, что такая мелочь всегда под рукой.

Доступ к рабочим ресурсам. Составьте список программ и сервисов, которые нужны для стабильной работы компании в условиях удалёнки. Это могут быть: CRM, корпоративная почта, 1С, удалённый доступ к офисному компьютеру и пр. К каждому ресурсу нужны настройки доступа на просмотр/изменение/редактирование/администрирование и т.д.

Сеансы связи. Руководителю придётся уделять больше времени общению с командой. Поэтому ежедневные стендапы по видеосвязи на 10–15 минут должны стать нормой. При этом раз в неделю проводить видеовстречу тет-а-тет с каждым сотрудником. А с вышестоящим начальством встречаться онлайн лучше хотя бы раз в неделю.

Группа поддержки для себя и командная группа поддержки. Если дома вместе с вами будет кто-то ещё, необходимо заранее договориться о режиме работы и общения: кто может заходить в комнату, кого и когда можно отвлечь и т.д. Причём договариваться придётся и с детьми. Нужно четко объяснить, что ситуация изменилась, поэтому теперь дома правила другие и нужно соблюдать границы. Не разрывайте связей с коллегами. Если вы привыкли, что в офисе с кем-то ходите на обед или выпить кофе, то приучите себя созваниваться с коллегами в это же время.

Питание. Люди привыкли, что в офисе есть кафе, перерывы на ланч и коллеги, которые позовут на перекус. Дома придётся готовить самостоятельно. Поэтому важно запланировать время для приёма пищи и заранее запастись едой.

План работ. Важно понимать, что в первое время эффективность команды просядет из-за экстренной ситуации. Чтобы за 1–2 недели выйти в нормальный режим работы, нужно выделить время в первую очередь на решение оперативных задач по переходу на удалёнку. Параллельно созваниваться или списываться с начальством; получать список задач на день, несколько дней или неделю; и распределять это между сотрудниками.

Список проблем. Отдельно от рабочих вопросов создайте список проблем из-за удалёнки и приготовьтесь, что он будет пополняться. Можете выписывать проблемы от себя, а также собирать их от всех сотрудников. Дальше нужно каждый день выделять 20–30 минут исключительно для решений проблем из вашего списка. Если проблема сложная, для её решения собрать рабочую группу. К концу недели список проблем должен превратиться в список задач и активностей.

Синхронизация с командой

Руководитель и команда принимают совместное решение, где будут фиксировать и вести задачи. Это могут быть: CRM, Outlook, TFS, Jira, Slack, Trello и другие сервисы для совместной работы. Эти инструменты помогает видеть рабочий прогресс.

Синхронизация по задачам решает несколько проблем:

снижаются риски, что сотрудники делают не то, что от них требуется;
снижается тревожность, когда видно, что сотрудник занимается рабочими делами;
нет необходимости микроменеджмента.

Читать также

Коммуникация с командой

При переходе на удалёнку на общение с сотрудниками тратится больше времени. Чтобы хаос не увеличивался, онлайн-встречи с командой должны стать ежедневными.

Если коллектив большой, нужно разбить его на подгруппы по 5–7 человек и выделить тимлида в каждой подгруппе. В конце каждой недели запланировать 15-минутные онлайн-созвоны с каждым сотрудником. Тет-а-тет обсуждается, что удалось сделать за неделю, что мешает работать на удалёнке из корпоративных или домашних проблем и т.д.

Отдельно обсудить, что полезного сотрудник нашёл для себя благодаря переходу на удалёнку за прошедшую неделю. Важно фокусировать людей на плюсах, чтобы снижать стресс.

Ставить задачи удалённой команде лучше в формате SMART:

S — specific — конкретная;
M — measurable — измеримая;
A — achievable — достижимая;
R — resources, relevant — ресурсы, значимая;
T — time bound — ограниченная по времени.

При этом важно помнить, что интонации по видео- или аудиосвязи передаются хуже, чем при живом общении. Поэтому следует передавать информацию так: обозначить факт, объяснить влияние этого факта на что-либо, а после озвучить просьбу.

В целом в процессе перехода компании на удалённый режим стиль управления командой начинает меняться. Из директивного он переходит в наставнический, потом в поддерживающих и наконец — в делегирующий.

КУРСЫ НЕТОЛОГИИ

Soft Skills

Узнать больше

Soft skills — это надпрофессиональные навыки, которые помогают любым специалистам в любой отрасли быть востребованными
Сможете прокачать навыки, чтобы быстро решать задачи, убедительно аргументировать свою позицию, грамотно выстраивать коммуникацию — без лишних эмоций и стресса 💪

Работа с мотивацией удалённых сотрудников

Удалённая работа эффективна только при взаимном доверии руководителя и членов команды. Чтобы выстроить это доверие, руководителю нужно учиться понимать, что важно его сотрудникам, какие у них потребности. Основываясь на потребностях конкретного человека, можно выстроить эффективную работу с ним благодаря индивидуальному подходу и человеческому отношению.

Работая с мотивацией удалённой команды, можно также прибегать к модели функционирования команд Дрекслера-Сиббета. Модель представляет семь фаз, которые проходят участники команды.

Читать также

Каждый шаг соответствует главному вопросу, который сотрудник задает себе в каждой фазе:

фаза 1 — «Почему я здесь?»;
фаза 2 — «Кто вы?»;
фаза 3 — «Что мы делаем?»;
фаза 4 — «Как дальше нам это делать?»;
фаза 5 — «Кто, как, что, когда и где это делает?»;
фаза 6 — «Ура!»/«Ого!»;
фаза 7 — «Нужно ли нам продолжать?».

На каждом этапе участники описывают свои чувства. Периодически нужно обсуждать с каждым сотрудником, в какой фазе он находится сейчас, что и как нужно сделать, чтобы добраться до следующей фазы.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Как управлять эффективностью сотрудников на удаленке

Работа в офисе позволяет держать ряд процессов на ручном управлении, устной постановке задач в связке с почтой. При распределенной работе эти механизмы перестают работать. Если до этого момента у вас не было средства управления задачами, самое время начать внедрение.

иконка-цитата
Чек-лист перехода на удаленку мы давали в предыдущем посте, если вы не видели, обязательно сходите прочесть и скопировать.

Управлять удаленными сотрудниками не просто — это факт. Исследования показывают, что 39% сотрудников, которые работают удаленно, ищут способы избежать выполнения поручений. В этом посте советы, как организовать работу на расстоянии так, чтобы результаты не пострадали.

Как поддерживать удаленную работу

1. Удаленка ≠ оплачиваемый отпуск

Начать надо с разъяснений. Большинство сотрудников, для которых вы меняете в эти дни трудовой статус на дистанционный, не знают, что значит работать в режиме удаленки. Одно дело — написать отчет за два дня, пока отпросилась поработать дома на время болезни ребенка. Другое — вставать каждое утро, не спеша принимать душ, после неторопливого полноценного завтрака подойти к ноутбуку и приступить к обязанностям. При этом можно подольше поспать, ведь теперь не надо тратить час на дорогу. А еще не обязательно надевать костюм, завязывать галстук, укладывать волосы и надевать неудобные туфли. Чем не отпуск?

Многие работники именно так и воспринимают нежданно свалившееся на них счастье в виде удаленки. Счастье, слегка омраченное отчетами, докладами, анализом, сортировкой, процессами и цифрами. Но все это можно сделать потом. Попозже. Никуда не денется. Разошлите сотрудникам инструкцию о том, как все организовать для продуктивной удаленной работы. А лучше проведите онлайн-встречу, на которой проговорите все сложные моменты голосом и ответите на вопросы.

2. Встречи 1:1

Руководителю стоит регулярно общаться с удаленными сотрудниками один на один — просто чтобы понять, как у них идут дела, не изменилось ли их отношение к работе. Назначьте такие звонки каждому сотруднику раз в неделю. Так люди будут знать, что в назначенный день они выходят с вами на связь и обсуждают рабочие моменты. К такому формату они привыкнут быстро, если это будет на регулярной основе. Более того, это будет мотивировать их делать свою работу лучше и качественнее.

3. Максимальная открытость

Выстраивайте систему удаленной работы так, чтобы информация по проекту была открыта всем и можно было без труда подключать к нему новых сотрудников. Игра в уровни доступа сотрудников к информации — это пережиток, который создает у руководителей иллюзию контроля над подчиненными.

4. Планируйте, планируйте и ещё раз планируйте

При удаленной работе особенно важно тщательное планирование на разные отчетные периоды — месяц, неделю, день. Обязателен общий созвон коллектива в начале отчетного периода. В общедоступный план — пусть это будет хотя бы табличка в Google Docs — нужно записать задачи, ответственных и сроки. Для этих целей также отлично подходят продвинутые Jira, Asana, Trello. Мы советуем Trello или Asana. Оба инструмента имеют бесплатные планы. Приложения доступны как для компьютеров, так и для мобильных устройств. Но сновная трудность лежит не в инструменте и обучении владения им, а в вовлеченности сотрудников, дисциплине и ответственности.

Каждый день нужно устраивать короткие планерки — в каждой компании они называются по-своему: дэйли скрам, митап, стендап, дэйли митинг — одним словом, «летучки».

Очень важно, чтобы это было одно и то же время каждый день — это дисциплинирует команду. На таких планерках мы узнаем, кто и что делал вчера, какие есть проблемы и что планируется делать сегодня. Это создает ощущение, что все работают, все сплочены общим делом — коллеги работают, значит, я тоже должен. Это то, чего не хватает, когда мы работаем на удаленке.

5. Позаботьтесь о прозрачности

Также потребуется общий облачный календарь или доступ к календарям коллег. Если в компании нет корпоративных планингов, «зашитых» в корпоративную почту, можно пользоваться теми, что есть в каждом телефоне. Наша доступность или недоступность должна быть прозрачной. Если вы звоните сотруднику, а он не берет трубку, вы должны видеть в календаре — у него общение с клиентом, к примеру, а не домашние дела или занятия спортом. В реальной жизни мы можем поднять голову и увидеть: ага, Вася разговаривает по телефону. Значит, я могу ему написать: подойди, как освободишься или просто помахать и привлечь внимание. Аналогично мы делаем здесь. Только вместо того, чтобы поднять голову и посмотреть на Васю, вы заходите в его календарь и видите все его активности.

Если ваш стиль руководства — тотальный контроль, установите на компьютеры сотрудников программы, которые отслеживают активность — сколько времени сотрудник пользовался тем или иным приложением, какие сайты посещал и прочее. Однако это подрывает доверие в команде, не рекомендуем так делать.

Любая активность, которая подразумевает участие более двух человек, должна быть в календаре. Это делается не для тотального контроля, а для того, чтобы остальному коллективу было легче выстроить отношения с каждым его членом. И если нужно отлучиться по личному делу, то следует поступить также, как это было при работе в офисе: просто отпроситься. И не забыть пометить это в календаре, конечно. Даже обед стоит отметить.

При заполнении календаря не нужно жалеть букв. Вместо скупого «Планерка» стоит написать ее тему, цель и прикрепить ссылку для быстрого подсоединения к видеоконференции. Один из удобных и при этом бесплатных вариантов календарей предлагает Google. Такая же функция есть и у продуктов Microsoft.

6. Оценивайте качество работы вместо количества отработанного времени

Ставьте задачи и отслеживайте их выполнение. Сделанная работа измеряется по результату, а не по затраченному времени. Впрочем это не отменяет необходимости обозначить рамки рабочего времени, желательно — единые для всех . Так людям будет проще планировать свое время.

7. Быстро реагируйте на падение производительности

Если вы заметили, что удаленный сотрудник не продвигается в своих проектах или избегает делиться информацией, значит пришло время реагировать. Поговорите с глазу на глаз и дайте понять, что он не оправдывает ожиданий. Реагируйте в режиме реального времени, не откладывайте действия.

8. Начинайте с начальников

Всё вышесказанное в первую очередь касается руководителей. Именно он задает тон всей удаленной работе. Все те действия, которые начальник требует от сотрудников, он должен в первую очередь выполнять сам. Вы сами и ваши руководители должны всегда рассказывать своим сотрудникам о выполненных или заваленных задачах, делиться проблемами и не бояться спрашивать совета.

Каким бы вы ни были отличным управленцем, кадры решают все. Если ваши сотрудники ленятся, срывают сроки, играют в стрелялки или бурно обсуждают мировые новости вместо работы - пора что-то менять. Не торопитесь увольнять лентяев - лучше подумайте, что можно сделать, чтобы мотивировать работников выполнять свои обязанности.

Почему сотрудники ленятся работать?

Есть несколько причин, по которым сотрудники не хотят работать. Добрая половина из них - косяки самого руководителя. Проще всего, конечно, обвинить во всем работников, но положа руку на сердце, признайтесь: идеальных руководителей не существует. Многие из нас имеют свои слабые стороны, и это негативно отражается на работе всего коллектива.

Итак, почему сотрудники косячат?

просто люди такие. Хотят ничего не делать и получать большую зарплату. Это распространенный тип людей, которых становится все больше и больше. Замотивировать их можно одним - деньгами, но и то ненадолго. Беда в том, что они искренне считают, что достойны большего, и оказывают вам одолжение уже самим фактом трудоустройства. От таких нужно избавляться немедленно;
они не хотят работать. Потому что придет начальник и сделает все сам. Или переделает то, что было выполнено. Логика их проста: зачем напрягаться, если начальник все равно сделает, как лучше. Узнали себя? Тогда срочно читайте нашу статью “Как делегировать полномочия” и применяйте советы психологов на практике;
они не понимают задачи и обязанности, поэтому работают спустя рукава. Если у сотрудника нет вменяемой должностной инструкции, его задачи слишком размыты или вообще нерешаемы - конечно, желание работать пропадает. Четко обозначьте, что вы хотите от каждого работника, для какой цели и в какие сроки. Будет легче;
в коллективе нездоровая атмосфера: сотрудники плетут интриги, стучат друг на друга, начальники поощряют любимчиков и гнобят непокорных. Если любой успех сотрудника может быть вывернут наизнанку и превращен в неудачу - работать не захочется даже святому. В этом случае нужно сначала сплотить команду, а потом уж мотивировать каждого.

В любом случае вам нужно сначала поверить в своих сотрудников, а потом читать дальше. Пообещайте себе, что команда вашего интернет-магазина будет самой успешной, самой сплоченной. И менеджер, который забывает перезвонить клиенту, и курьер, который путает адреса, и даже дизайнер, который работает удаленно и срывает все сроки - все они обязательно справятся.

Поверили? Точно? Отлично. Рассмотрим разные виды стимулирования сотрудников: назовем их условно материальное поощрение, перспективы на будущее, доброе слово и необычные виды мотивации.

Виды мотивации персонала

Материальные поощрения

Самый простой вид мотивации: не надо погружаться в психологические экзерсисы, вникать в потребности каждого работника - достаточно дать побольше денег. Как правило, это работает: от денег никто еще не отказывался. Но есть и нюансы: существует особый сорт людей, которым важнее человеческое отношение или работа во благо Большой Идеи. Давайте сначала поговорим о финансах, а затем вернемся к романтикам и тонким натурам.

Статистика: способы мотивации персонала

1. Увеличение заработной платы. Хотя бы на 5-10 процентов. Если сотрудников у вас немного - эти лишние расходы вряд ли сильно отразятся на прибыли интернет-магазина, а сотрудников мотивируют отлично. Первые месяцы после прибавки весь ваш коллектив просто летать будет от счастья!

К этому же виду мотивации относится и начисление премии - например, менеджера можно поощрить за рекордное количество закрытых заказов, курьера - за обработку многих адресов, бухгалтера - за успешное закрытие отчетности, маркетолога - за успешную рекламную кампанию. Если человек достиг цели на все 100% - выплатите ему 100%-ю премию, если на 80% - пусть сумма будет поменьше.

2. Скидки на услуги. Наверняка ваши сотрудники присмотрели себе что-то из ассортимента вашего интернет-магазина, а может, уже активно делают заказы. Установите раз и навсегда корпоративные скидки: члены команды могут покупать товары с 30%-ной или другой по номиналу скидкой. Это не только увеличит вашу прибыль, но и сподвигнет сотрудников работать говорящим сарафанным радио: пусть рассказывают всем о вашей доброте и щедрости, ну и заодно рекламируют товары.

3. Оплата обучения. Сейчас можно отправлять сотрудников на курсы и тренинги: индивидуальные и командные. Это помогает сплотить ваш коллектив и дает работникам новые знания. Не жалейте деньги на обучение: в итоге эти затраты вернутся к вам сторицей, когда сотрудники начнут применять полученный опыт на практике.

Факторы вовлеченности и мотивации сотрудников

4. Ремонт в кабинете, покупка мебели, обустройство столовой или комнаты отдыха в офисе. Вроде бы наличкой работник ничего не получает - но вы вкладываетесь в его комфорт. Известно, что удобство рабочего места напрямую влияет на производительность труда: попробуй-ка целый день провисеть на телефоне, другой рукой занося данные в СRM-систему! Купите работникам удобную эргономичную мебель, покрасьте офис в яркие позитивные цвета, разрешите сотрудникам обедать и отдыхать в специально отведенном месте.

5. Вручение подарков. И это не только традиционные конверты и букеты на дни рождения и 8 Марта. Награждать сотрудников нужно не по причине праздников, а в связи с отлично выполненной работой. Вспомните, как раньше на советских производствах премировали лучших сотрудников: дарили часы, путевки в санатории, вывешивали фотографии на доске почета и в корпоративных СМИ. Возьмите эти идеи на вооружение - пусть и не в промышленном масштабе. Среди современных руководителей популярны путевки на курорт, абонементы в спортзал, билеты на шоу или спектакль - только, конечно, узнайте заранее предпочтения вашего сотрудника.

Наградите лучших работников, напишите об этом на сайте и в сообществах интернет-магазина, в соцсетях - пусть клиенты знают своих героев! Если ваша компания участвует в профессиональных конкурсах - попробуйте предложить своего кандидата в какой-либо номинации.

6. Приятные мелочи. Материальное вознаграждение можно заменить другими вполне вещественными поощрениями: лишним выходным, бесплатными обедами, корпоративной мобильной связью, медицинской страховкой, возможностью уйти с работы в случае необходимости. И все это без лишней волокиты, бесчисленных бумаг с подписью - просто по воле начальника.

Перспективы на будущее

Если вы имеете на сотрудника далеко идущие планы - скажите ему об этом. Многие лидеры стремятся сделать карьеру и продвинуться вверх по лестнице - если они будут точно уверены, что их ждет повышение, легко обойдутся без увеличения зарплаты или премии. Ваша задача - сдержать слово: обмана и разрушенных надежд вам не простят. Рынок вашей ниши не так уж и велик, и дурные слухи могут распространиться быстро.

Доброе слово

Вот мы и добрались до тех, кому человеческие отношения важнее зарплаты. В основном это женщины, которые ходят на работу во многом из-за хорошего психологического климата, приятных коллег, душевной атмосферы.

1. Похвала. Многие начальники считают ниже своего достоинства лишний раз похвалить сотрудника. Меж тем похвала, даже сказанная невзначай или по незначительному поводу, сделает больше, чем сухие указания и четкое следование инструкции. Простое “спасибо” или “молодец” - и вот уже ваш сотрудник улыбается и делает свою задачу с хорошим настроением, а остальные сотрудники проникаются к вам лояльностью.

2. Возможность общения начальника и подчиненного. У сотрудников часто возникают вопросы, которые им не с кем обсудить: руководитель редко появляется на работе, а если и приезжает - закрывается в кабинете и проводит встречи. Остальные коллеги выполняют свои задачи и не могут подсказать решение. Заведите правило: хотя бы час в день общаться с сотрудниками. Они должны знать, что в случае форс-мажора, да и просто так к вам можно прийти и получить дельный совет или указание.

3. Право голоса каждому. Часто бывает так, что с предложениями и идеями выступают самые бойкие члены коллектива - остальные стесняются или отмалчиваются. Со временем таких сотрудников и вовсе перестают спрашивать, они превращаются в серые тени более успешных коллег. Если у вас есть такие молчуны, дайте им шанс проявить себя. Проведите мозговой штурм, командную игру, совместное мероприятие. В необычных условиях люди раскрываются с неожиданной стороны: быть может, именно серая мышка предложит самую прибыльную идею.

4. Доска почета. Старый как мир способ, который реально работает. Повесьте в офисе стенд с названием “лучший сотрудник месяца” и периодически обновляйте фотографии на нем. Обязательно дублируйте информацию на сайте компании в разделе новостей или в соцсетях. Не забывайте награждать победителя вкусняшками или приятными мелочами.

Доска почета в офисе организации

5. Гибкий график. Сколько несчастных продавцов-“сов” приезжают на работу к 9 утра и потом маются до обеда, не в силах проснуться. А бедные “жаворонки”-курьеры простаивают в свои самые продуктивные часы - утром, а вечером, накачавшись энергетиками, развозят заказы по домам. Меж тем людям можно существенно облегчить жизнь, позволив им работать по гибкому графику или удаленно. Если у вас есть удаленные сотрудники - вы уже знаете, что качество работы от территориального фактора не страдает. Люди знают свои задачи и сроки выполнения, а когда они будут их делать - глубокой ночью или утром, вас не касается.

Необычные способы

1. Учет темперамента работников. Меланхолики работают иначе, чем холерики, а флегматики отличаются от сангвиников. Мы уже писали, как работать с клиентами самых разных типов характера - те же самые принципы можно применить и к собственным сотрудникам. Определить тип просто: если не хочется детально разбираться в личности подчиненного, просто проведите психологическое тестирование.

2. Игра на амбициях. Этот способ придумал еще Уолт Дисней, а сейчас подхватили многие руководители. В империи известного мультипликатора было много отделов и должностей, одни - престижные, другие - не очень. Самыми непопулярными были прачечные в отелях: люди не хотели там работать - непрестижно. Дисней переименовал прачечные в текстильные службы: это звучало уже по-другому и уравнивало работников с другими отделами. То есть не поменялось ничего, кроме названия, но как приятно стало сотрудникам! В наши дни этот способ тоже популярен: уборщица гордо называется менеджером по хозяйству, прачка - оператором стирки, и так далее.

3. Внутренняя система поощрений - причем не от начальства, а от своих же коллег. Суть проста: создается корпоративная программа, в которой каждый в открытом доступе оставляет отзывы, благодарности или жалобы на работу своих же коллег. Сейчас сделать это еще проще: в любом мессенджере, специальном корпоративном чате, приложении для бизнеса.

Мотивация удаленных сотрудников

Даже если человек находится далеко от вас, он должен чувствовать причастность к вашему общему делу. Фрилансерам больше важна даже не материальная мотивация (это как раз самое простое), а доброе слово и похвала начальника. От вас зависит, станет ли он частью коллектива и сможет работать с вами долгие годы. Как мотивировать удаленного сотрудника?

лично знакомьтесь с каждым сотрудником, общайтесь онлайн, устраивайте видеовстречи, созвоны в “Скайпе”;
лично давайте конкретные задачи и периодически требуйте отчет;
больше рассказывайте о своих планах, будущем интернет-магазина. Спрашивайте фрилансера, что готов сделать он;
приглашайте удаленного сотрудника в офис или в ваш город - желательно за ваш счет. Никакие созвоны не заменят личное знакомство;
проводите совместные мероприятия, конференции, тренинги, тимбилдинги.

И, пожалуй, самое главное - горите работой сами. Верьте в успех своего интернет-магазина и заражайте этой верой сотрудников. Пусть все получится!

Читайте также: