Как отвечать директору на поручения

Опубликовано: 17.09.2024

Не откладывайте разговор в долгий ящик, желательно провести «разбор полетов» сразу же, как только сотрудник допустил ошибку. Не нужно устраивать разнос в конце рабочего дня или перед обедом, чтобы не вызывать у оппонента дополнительное раздражение. И не припоминайте человеку все его грехи за последние несколько лет — в противном случае вы будете выглядеть мстительной фурией.

Не нужно устраивать «разбор полетов» в конце дня — лучше критиковать сразу, как только обнаружится ошибка.

Прежде чем критиковать, похвалите. В работе каждого сотрудника есть положительные моменты, озвучьте их. Это создаст доверительную атмосферу, а также снизит напряжение оппонента и настроит его на конструктивный разговор.

Формулируйте замечания четко и ясно. Те, кого вы критикуете, должны однозначно понять, что от них требуется. В разговоре используйте «Я-послания» — вместо осуждения поступка собеседника опишите свое эмоциональное состояние, возникшее в результате. Например: «Меня беспокоит ситуация Я думаю, что лучше было бы». С помощью таких фраз вы не сможете обидеть собеседника, ведь вы не оцениваете его поступки, а лишь выражаете свои ощущения.

Как критиковать сотрудников с разными темпераментами

Обсуждая с подчиненными их слабые стороны, необходимо учитывать их индивидуальные особенности — характер, настроение, опыт работы. С кем-то можно пошутить, а кого-то ваш ироничный тон может обидеть. Робких — подбодрить, а к тем, кто сознательно не выполняет работу, предъявить жесткие требования. Новичков критикуйте мягче, будьте снисходительны и предлагайте свои методы исправления ошибок. Опытному сотруднику обязательно дайте высказаться, возможно, у него есть уважительные причины, по которым он не справился с заданием.

Рассмотрим сотрудников бухгалтерии, относящихся к разным типам темперамента, и дадим рекомендации, как их оптимально критиковать.

Татьяна, заместитель главного бухгалтера. Татьяна активная и работоспособная девушка. Пришла в компанию пару лет назад простым бухгалтером и быстро доросла до вашего зама. Таня постоянно ходит на курсы и семинары, читает профессиональную литературу, общается с коллегами на бухгалтерских форумах. Любит узнавать что-то новое и с энтузиазмом принимается внедрять в бухгалтерии полученные знания. Однако так же быстро остывает и теряет интерес, бросает начатое дело на полпути, поэтому вам приходится следить, чтобы работа была доведена до конца.

Критиковать сангвиников следует, делая акцент на их сильных качествах и неиспользованных ресурсах (энергичности, коммуникабельности, трудолюбии). Обычно такие подчиненные конструктивно воспринимают замечания руководства и стараются устранить недочеты в своей работе, сделать ее более эффективной. Главное в разговоре с ними — тактичность и терпимость. С Татьяной можно использовать критику-удивление: «Как? Отчет еще не доделан? С твоими-то знаниями? Не сомневаюсь, что ты способна его закончить за несколько часов!»

Инна Александровна, бухгалтер-кассир. Инна Александровна натура тонкой душевной организации. Избегает любых конфликтов с коллегами, чтобы не портить себе карму. Хорошие отношения в коллективе являются для нее необходимым условием для эффективной работы. Одно недоброе слово или косой взгляд — и сотрудница бежит к вам в кабинет за поддержкой. Без вашего совета она не может решить, стоит ли ей пойти на второе высшее, покупать ли машину в кредит и идет ли ей короткая стрижка. Такая беспомощность со временем может утомить даже святого. Да и работает Инна Александровна по-разному. Если с утра она встала с той ноги и ее никто не толкнул в метро, то она довольно сносно справляется со своими обязанностями. Но если водитель автобуса захлопнул двери перед ее носом и уехал, на улице дождь или по радио передали грустную песню, то женщина впадает в уныние на весь день и работа у нее совсем не ладится. В такие моменты она может забыть съездить в банк или указать не ту сумму в платежке.

Подчиненный меланхолик может стать настоящим испытанием для руководителя. Не каждый решится сделать замечание расстроенному человеку, который в результате опечалится еще больше и совсем не сможет работать. Однако это не означает, что вы вообще никогда не должны ее критиковать. Сначала попробуйте донести до сотрудницы, что вы понимаете и поддерживаете ее. При позитивных отношениях с начальником меланхолики — преданные и стабильные сотрудники. Говорите о ее недостатках в работе мягко и дружелюбно, поинтересуйтесь причинами неудач, предложите свою помощь. Заверьте ее, что она всегда может на вас рассчитывать. Действенными будут такие слова: «Я хорошо вас понимаю, у меня тоже во время магнитных бурь раскалывается голова, но отчет о движении средств нужен мне сегодня вечером. Я очень на вас полагаюсь!»

Варвара, бухгалтер по налогам. Ваше мнение о Варваре регулярно меняется совершенно кардинальным образом, впрочем, как и настроение самой Варвары. Видя, с каким рвением она трудится, как схватывает все на лету, вы радуетесь и думаете, что вам очень повезло с сотрудницей. Однако в этой бочке меда есть и большая ложка дегтя. Варя вспыльчива, нетерпелива, не выносит медленную и монотонную работу. Стараясь как можно скорее получить результат, девушка суетится, опережает события и, конечно же, допускает ошибки. Поэтому вам частенько приходится перепроверять и переделывать что-то после нее.

Борис Борисович, бухгалтер по расчетам с контрагентами. Говоря о Борисе Борисовиче, на ум сразу приходит герой фильма «Служебный роман» Анатолий Ефремович Новосельцев, которого его начальница Людмила Прокофьевна Калугина называла вялым и безынициативным сотрудником. Вот и Борис Борисович такой же — в целом работает неплохо, но без огонька. Подчиненный уверенно себя чувствует, выполняя рутинные обязанности, требующие усидчивости и тщательности. Никаких гениальных идей или рацпредложений от него не дождешься, он будет сидеть тихо, как мышь, лишь бы его не трогали. Бориса Борисовича нельзя торопить, иначе он занервничает и допустит несколько элементарных ошибок в самом простом расчете. При этом мужчину приходится постоянно контролировать, уточняя, на каком этапе сейчас подготовка документов для поставщика, готовы ли счета-фактуры. А так как он очень медлительный, поводов для критики у вас предостаточно.

Стоит ли делать замечания начальнику?

Однако и на солнце есть пятна, а директора тоже люди и иногда могут ошибаться. Так как же без последствий донести до шефа, что вы с ним не согласны?

Для начала повторим правило, которое мы уже упоминали. Как бы ни досадил вам директор, не стоит устраивать ему разнос в присутствии других людей. В противном случае можете попрощаться со своей работой, босс вряд ли простит вам свое унижение, особенно на глазах у коллег.

Критика должна быть такой, чтобы шеф не заподозрил, что вы сомневаетесь в его компетентности. А ваши замечания лишь демонстрируют лояльность и желание помочь. В большинстве случаев люди лишь высказывают свои претензии, не имея альтернативных предложений. Если вас что-то не устраивает в действиях руководителя, предложите ему альтернативный вариант. Вполне вероятно, что ваш начальник будет благодарен вам за то, что вы указали ему на что-то, ускользнувшее от его внимания.

И еще один совет. Не пытайтесь критиковать начальника, да и вообще кого бы то ни было, когда человек взволнован или напряжен. Если в случае с сослуживцем вы рискуете получить агрессивный ответ и спровоцировать конфликт, то с шефом последствия могут быть более серьезными, вплоть до увольнения. Взвинченный руководитель просто не сможет переключить свое внимание на другие вещи, как бы грамотно вы ни излагали свои аргументы и какую бы блестящую идею ему ни подали.

В завершение заметим, что даже справедливая критика всегда воспринимается болезненно, поэтому не стоит прибегать к ней слишком часто. Кроме того, за привычкой критиковать других может скрываться недовольство собственной жизнью и нежелание решать собственные проблемы. Стоит лишь заняться собой, и желание осуждать других быстро пройдет.

П рактически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах),
быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1). Задача таких пометок одна – обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке. При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней. Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ. А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

само поручение,
срок исполнения,
конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В целях совершенствования системы управления организацией имеет смысл для поручений, которые ставятся на контроль, унифицировать сроки исполнения – привести их к единой установленной в организации основе. Первоначально такое решение требуется задокументировать в локальном акте, к примеру, в Инструкции по делопроизводству. Изменение срока исполнения должно быть возможно тоже только в случаях, задокументированных в локальных актах организации. И уж конечно, вводимая система исчисления сроков должна соответствовать здравому смыслу. Ведь сложно найти более демотивирующий для исполнителя фактор, чем неисполнимое поручение.

Приведем примеры нескольких формулировок поручений и объясним, какая дата для каждой из них будет считаться последней датой своевременного выполнения поручения. Это очень важно, т.к. в данном вопросе часто бывает путаница.

Довольно распространена ситуация, при которой один руководитель поручает выполнение задания другому руководителю более низкого уровня, а тот по своему усмотрению спускает поручение еще одним «этажом ниже». Таким образом, поручение проходит через руки нескольких руководителей прежде, чем доберется до окончательного исполнителя. Правда, спускаясь по этой лестнице, поручение может «ветвиться» на несколько «подзадач», выполняемых разными людьми в разные сроки. Эта система называется созданием «вложенного поручения».

При формулировании «вложенных» поручений важно заложить временной запас. По отношению к «родительскому» поручению он должен составлять как минимум от 1 до 3 рабочих дней. Желательно избегать слишком большой «вложенности» поручений, исключив из цепочки тех руководителей, которые только «передают эстафету дальше». В случае наличия исполнителя, несущего ответственность за исполнение всего поручения в целом, он называется «ответственный исполнитель».

В качестве примера, когда срок исполнения поручения регламентирован внешним нормативным документом, приведем Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». Согласно этому документу максимальный срок рассмотрения письменного обращения гражданина РФ равен 30 дням, и считаться он начинает с момента регистрации такого документа (на эту процедуру Закон отводит 3 дня с момента поступления обращения).

Если гражданину, к примеру, требуется содействие органа местного самоуправления в реализации своих прав, то временной срок, который для этого требуется, зачастую в значительной степени превышает 1 месяц. В такой ситуации заявителю в месячный срок направляется письменный ответ, не решающий его вопрос по существу, но четко описывающий процедуру дальнейшего содействия органа. В самом же органе власти поручение, сформированное на основе рассмотрения такой жалобы, должно быть поставлено на рабочий контроль с регулярным предоставлением отчета о развитии ситуации руководителю – автору поручения.

Часто бывает так, что граждане адресуют свои обращения неправильно. И тогда адресат не рассматривает их, а переадресовывает тому органу или должностному лицу, к компетенции которого относится данный вопрос. На это Законом отводится 7 дней со дня регистрации обращения. При этом гражданин уведомляется о такой переадресации. И, между прочим, Закон однозначно запрещает пересылать жалобы на рассмотрение в тот орган или тому должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

Процедура контроля за исполнением поручений

Теперь, имея основные сведения по подготовке поручений, необходимо детально рассмотреть саму процедуру контроля исполнения поручений.

Отметим, что на конкретном предприятии работа по контролю исполнения поручений может вестись:

вручную при помощи картотеки регистрационно-контрольных карточек (РКК);
в системе электронного документооборота, где состав фиксируемой в «электронных карточках» информации остается прежним, но многие операции по уведомлению исполнителей и формированию отчетности по исполнительской дисциплине производятся автоматически;
еще есть промежуточный вариант, когда для облегчения работы используются возможности MS Excel – поручения, поставленные на контроль, описываются в табличной форме, в которой потом можно фильтровать информацию по исполнителям, срокам и др. См. Пример 3.

На этапе «Постановка на контроль» работник канцелярии осуществляет регистрацию поручения. Если оно содержится на документе, то на нем ставится оттиск штампа «К» либо «Контроль» или то же самое пишется яркой ручкой, возможно и просто перемещение документа в папку контролируемых поручений.

Исполнитель, получая поручение, должен ознакомиться с ним и до истечения указанного на поручении контрольного срока выполнить поставленные в нем задачи. Если исполнителю требуется передать работу для выполнения другим подчиненным ему работникам, то он создает поручения более низкого уровня, как и было рассмотрено нами ранее.

В случае если исполнитель осознает, что поставленный срок не соотвествует возможности выполнить указанные задания вовремя, он ходатайствует перед руководителем, выдавшим поручение, о переносе даты исполнения. В другом случае, если исполнитель осознает, что исполнение поручения находится вне его компетенции и зоны ответственности, он может ходатайствовать о полной либо частичной отмене поручения.

Если руководитель принимает решение о переносе сроков либо отмене поручения, то он информирует об этом человека, ответственного за сроковый контроль. В любом случае ходатайства от исполнителя о переносе сроков либо отмене поручения должны быть поданы руководителю до даты истечения контрольного срока поручения.

«Контролем исполнения поручений по существу» обычно занимается работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить релевантность достигнутого результата исполнения поставленной в поручении задаче. Такой контроль может быть начат компетентным работником по получении отчета об исполнении и может быть завершен либо снятием с контроля, либо возвратом на доработку.

Процедуру «Снятия с контроля» поручения выполняет работник, проконтролировавший исполнение поручения по существу, а также в случае удовлетворения руководителем ходатайства о снятии поручения полностью.

В рамках этапа «Контроль исполнения по сроку» выделенный сотрудник контролирует сроки исполнения одновременно всех активных, то есть находящихся на исполнении поручений (если такая работа в организации ведется вручную либо при помощи MS Excel, то этим обычно занимается секретарь автора поручения либо работники службы ДОУ). В настоящее время большую часть данной работы могут выполнять системы электронного документооборота, информируя исполнителей о сроках завершения исполнения поручений. Информирование представляет собой срезовое предупреждение по всем не снятым с контроля поручениям (см. Пример 4).

Нагрузка на отдельного исполнителя постоянно возрастает и, как следствие, исполнительская дисциплина работников начинает падать из-за элементарной забывчивости. Периодическое информирование работников, к примеру, еженедельное, позволяет четко представить объем подлежащих выполнению поручений и сориентироваться в сроках предоставления отчетности.

Информационный лист может быть как кратким (см. Пример 4), так и более полным, с составом информации, которая представлена в таблице из Примера 3. Кстати, если в такой таблице MS Excel отфильтровать поручения по конкретному исполнителю с пустой отметкой об исполнении, то, распечатав результат, мы как раз и получим еще один вариант информационного листа для исполнителя.

Если такие листы формирует СЭД, то удобно включить в табличную форму колонку с количеством дней, оставшихся до конца срока исполнения. Ранжирование поручений по дате окончания срока исполнения тоже очень удобно – это позволяет исполнителю быстрее ориентироваться и более эффективно управлять собственным рабочим временем.

Отчетность по исполнительской дисциплине

Некоторые организации практикуют промежуточную отчетность исполнителей. В случае необходимости проведения регулярного контроля хода исполнения особо важных поручений их авторы добавляют в текст поручения информацию о необходимости периодической, к примеру, еженедельной отчетности, которую необходимо предоставлять на протяжении всего срока исполнения. Промежуточный отчет об исполнении готовится обычно в произвольной письменной форме либо в форме докладной записки. Подготовкой таких отчетов могут заниматься:

сам исполнитель либо
подчиненный ему секретарь,
сотрудник, ответственный за исполнительскую дисциплину в компании.

Чтобы отслеживать уровень исполнительской дисциплины в организации периодически либо по требованию руководства, готовится несколько видов отчетов, которые могут касаться исполнительской дисциплины:

отдельного должностного лица-исполнителя;
конкретного подразделения или
организации в целом;
поручений, выданных определенным руководителем и др.

Для руководства в форме статистической сводки обобщаются сведения о поставленных, исполненных, а также переходящих на другой отчетный период поручениях. Чтобы обеспечить возможность более эффективного управления исполнительской дисциплиной, используются разные модели отчетов. Варианты форм отчетности представлены в Примере 5 и во мнении Е. Каменевой на стр. 40-41.

Поскольку такие отчеты готовятся и по организации в целом, и по ее подразделениям в частности, в раздел исполнителей выносятся лишь те должностные лица, которым руководитель дает поручения непосредственно. К примеру, для генерального директора это будут его заместители и руководители направлений деятельности, тогда как для руководителя департамента это будут начальники отделов и, возможно, секторов.

Карьера

Начальник – не титул, и не отдельная «каста».

Это статус, принадлежащий обычному человеку.

На этой аксиоме строятся четыре ключевых правила общения с начальником.

От ваших отношений с начальством зависит ваш комфорт на рабочем месте и удовлетворенность работой.

Хотя в обществе принято «замалчивать» обиды и лишний раз не попадаться начальству на глаза, это неверный подход, который приводит к конфликтам.

Не поддавайтесь эмоциям на рабочем месте

Вспышки гнева – адекватная реакция на агрессивное отношение, выговор или несправедливое замечание. Но ярость мешает адекватно мыслить.

Поддавшись ей, трудно осознать истинную причину поведения начальника.

Более того, ярость, как правило, не обоснована.

Люди часто злятся только потому, что ими кто-то командует.

В этой ситуации важно:

Сохранять спокойствие, например, при помощи контроля дыхания и сосредоточения на количестве вдохов-выдохов.
Провести беспристрастный анализ ситуации: возможно, начальник действительно прав

Взяв под контроль мысли, вы здраво оцените справедливость высказанных начальником замечаний и адекватно отреагируете.

Только не публично, а в кабинете. И не криками, а спокойно оперируя фактами.

Так вы подчеркнёте уважение к статусу шефа и подтолкнёте его к принятию правильного решения.

А вот крики или возражения на публике с такой задачей не справятся. Они заставят начальника защищаться, отвергая, в том числе, разумные аргументы.

Ему придётся постоянно доказывать свою правоту подчинённым, даже если те ошибаются.

Не молчите о проблеме перед начальством

Высокий статус = большая ответственность.

Руководство отвечает не только за свои действия, но и за ошибки подчинённых. Поэтому, если видите, что не успеваете выполнить задачу или она неправильно поставлена, не стесняйтесь сообщить об этом.

Получив предупреждение о возможной проблеме, начальник постарается не допустить её возникновения. Если же будете молчать до последнего, проиграют все.

Однако есть нюанс: сообщать лучше в личном порядке – по телефону или в кабинете. Особенно при неправильной постановке задачи.

Не пытайтесь ошибки руководства обсуждать при посторонних – это удар по статусу. И по-вашему в том числе.

Сохраняйте дистанцию с директором

Даже если вы с шефом друзья, не выносите это в работу.

Там он начальник, а вы – исполнительный подчинённый.

Эти рамки нарушать нельзя – панибратское отношение навредит обоим.

Отстаивайте свои интересы

Начальник старается загрузить дополнительным объёмом задач?

Если есть желание и возможность их выполнить – обсудите вознаграждение за сверхурочный труд. За «спасибо» работать не стоит.

Когда нет возможности заняться сверхурочной работой, в личном порядке сообщите об этом, объяснив причину отказа.

Но помните: безосновательные отказы тоже запоминаются. Начальник вспомнит о них и отомстит, превратив опечатку или двухминутное опоздание в выговор. Ну или не отпустит с работы в нужный момент.

Причины такого поведения – статус, влекущий за собой ответственность. Если сотрудники беспричинно отказываются от сверхурочной работы и тем самым срывают сроки – первым пострадает начальник.

У него ведь тоже есть начальство, которое спрашивает за его подчиненных.

А ещё успешному общению с руководством способствует знание, что начальник тоже не всегда знает, как общаться с подчинёнными.

Чем не повод перехватить инициативу, заработать хорошее отношение к себе и помочь человеку сориентироваться?

А заодно и получить премию за инициативность!

Карьерный консультант, хэдхантер, бизнес-тренер.
Сертифицированный бизнес коуч: профилактика выгорания, работа с конфликтными ситуациями на работе

Что делать, если подчиненный вас не слушается? Срывает сроки, находит отговорки, а то и вовсе напрямую отказывается выполнять поставленные задания… Причины тому могут быть самые разные. Перефразируя Толстого, каждый несчастный руководитель несчастен по-своему.

Как же подчинить подчиненных и заставить их выполнять ваши распоряжения? Если перед вами стоит такая задача, то решать ее нужно максимально быстро и эффективно. Ведь от этого напрямую зависит ваша компетентность, как руководителя.

Бывает, что подчиненный вроде и выполняет ваши поручения, но делает это неохотно, всем видом показывая, что не признает в вас лидера, а лишь соблюдает формальность. Такое поведение сотрудника также не прибавит вам авторитета в коллективе, и, следовательно, подобное проявление духа бунтарства тоже можно отнести к обозначенной группе проблем.

В этом посте мы рассмотрим основные способы борьбы с неповиновением подчиненных.

Поговорить с глазу на глаз

Большинство проблем в коллективе можно решить простым разговором тет-а-тет. В беседе вы можете без обиняков выяснить, чем недоволен ваш подчиненный, вместе найти пути решения данной проблемы, ну и, наконец, показать себя мудрым, человечным руководителем, которому не всё равно на проблемы своих подчиненных.

Если подчиненный недоволен своими новыми обязанностями, считает, что он и так достаточно загружен, предложите вместе расставить приоритеты.

Здесь также важно выбрать правильный тон беседы, не свернув ни в одну из сторон. Вы не воспитатель, не судья, а всего лишь руководитель, дирижер.

Подготовьтесь к этой беседе заранее. Продумайте все варианты ухода подчиненного от поставленного вами вопроса. Подготовленность даст вам существенное преимущество в разговоре.

Попросить помощи у вышестоящего руководства

Бывают ситуации, когда коллектив весьма недружелюбно встречает нового руководителя. Неважно, пришел он со стороны или наоборот шагнул вверх по карьерной лестнице в этом же коллективе. Пожалуй, во втором случае это случается даже чаще.

Самый простой способ избежать подобной проблемы – попросить высшее руководство правильно вас представить.

- Это Алла Витальевна, ваш новый начальник отдела. Я ей полностью доверяю и считаю компетентной выполнять возлагаемые на нее обязанности…

Таким вступительным словом ваш непосредственный начальник как бы немного отсыпает вам своего авторитета. Чего вполне может хватить на первое время, пока вы не обзаведетесь своим…

Действовать с правовой точки зрения

Прямой отказ выполнять поручение руководства – это, на минуточку, статья трудового кодекса, по которому работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности.

Часть 1 статьи 192 ТК РФ предусматривает следующий порядок взысканий за отказ от выполнения обязанностей: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям.

Жестко, прямолинейно? Но во многих случаях справедливо. Будьте справедливым руководителем!

Пойти на уступки

Иногда, пойти на уступки – это проявление силы, а не слабости. К тому же, сказать: «Хорошо, пусть будет по-твоему» тоже можно по-разному. Великий французский семиотик Ролан Барт говорил, что слова – это древние инструменты для передачи мыслей, изобретенные сотни, а то и тысячи лет назад. Для донесения до человека истинной сути вещей гораздо эффективнее невербальное общение.

Это может быть: «Хорошо, пусть будет по-твоему в этот раз, но ты сейчас использовал одно “хорошо, пусть будет по-твоему” из трех, осталось два». А может: «Я просто не хочу с тобой конфликтовать и тем самым расписываюсь в собственной некомпетентности».

Кстати, вы можете быть банально неправы. Признать свою неправоту, выслушав убедительные доводы подчиненного, – это тоже поступок сильного человека. Проявляйте эмпатию к своим сотрудникам. Самодурство, принуждение во что бы то ни стало выполнять ваши распоряжения, даже если они не совсем адекватны, — не прибавят вам популярности.

Не Леопольд, а леопард. Врубить авторитарного лидера

Держать коллектив в постоянном страхе вас никто не просит, но установите со своими подчиненными рамки, за которые им заходить лучше не стоит. Бешенство, ярость, расстрел – здесь все методы хороши. Шутка. Про расстрел мы пошутили. Это не очень хороший метод.

Покажите один раз, что неподчинение вам – это очень болезненно. Это обязательно сработает. Если, конечно, вы умеете вызывать внутреннего леопарда.

Проявить хитрость. Манипулировать

Придумайте, как воздействовать на вашего подчиненного при помощи других сотрудников. Коллективная ответственность – это иногда весьма эффективный способ заставить повиноваться, который до сих пор практикуется, например, в армии.

Если из-за проступка вашего подчиненного кто-то другой лишится отпуска, а кто-то премии, то они вряд ли будут ему признательны. Как мы уже писали, коллективизм – важная черта российских работников.

Доказать, что вы настоящий профессионал своего дела

Это долго, это сложно, это не каждому под силу, но, стоит признать, что это самый эффективный и самый долгоиграющий метод. Докажите своим подчиненным, что вы талантливый руководитель и под вашим началом ваша организация, управление, отдел, будут процветать и развиваться. Что вы глубже всех знаете вашу сферу, готовы каждому помочь советом, но в то же время прислушиваетесь к мнению окружающих и делаете это искренне. Вас обязательно зауважают и это будет по-настоящему.

Уволить

Самое, казалось бы, очевидное решение, однако не всегда самое эффективное. Применять его нужно лишь в крайних случаях, когда сотрудник совсем уж отбитый и никакие другие методы на него не действуют.

Всё ли вы сделали, чтобы переубедить его и заставить выполнять свои поручения? Нужен ли вам этот специалист и его профессионализм для выполнения поставленных задач? Прибавит ли это увольнение вам авторитета в коллективе? Если ваши ответы на эти вопросы – «да, нет, да» – смело увольняйте, это правильное решение!

Как же понять, кто портит атмосферу в вашем коллективе? Как выяснить, кто из работников трудится, не покладая рук, а кто просто отсиживает положенные ему часы? Все просто! Установите систему учета рабочего времени Kickidler.

Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Устная или письменная форма распоряжения?

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

Чем отличается распоряжение от приказа

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

Надо ли давать обоснование в распоряжении

Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать. Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»). После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

Распоряжению обязательно следует
- присвоить номер,
- поставить дату его создания,
- написать наименование организации.
Далее в документе нужно указать
- обоснование или основание для его формирования,
- обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
- задачи, которые перед ними стоят,
- сроки их решения.
Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Основные нюансы в оформлении распоряжения

Как к содержанию распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).

Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.

При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.

Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

Читайте также: