Как перейти на эдо с сотрудниками
Опубликовано: 17.09.2024
Уже несколько лет в России внедряют электронный документооборот. Например, в 2017 году правительство утвердило программу развития экономики, согласно которой к 2025 году 90% всех межведомственных операций должны проходить по интернету. Но это касается госсектора, а бизнес переходит на электронные документы добровольно. Вместе с советником по аудиту Светланой Рыжовой разбираемся, что такое электронный документооборот и как перестать подписывать договоры на бумаге.
Что такое электронный документооборот
Электронный документ — это как бумажный, но в электронном виде, например пдф-файл. Электронными могут быть счета, договоры, акты, накладные, отчеты и ведомости. Чтобы они имели юридическую значимость, их подписывают цифровой подписью. Если в документ внесут изменения, подпись будет недействительна, пока не подпишут заново.
Если договор понадобится как доказательство в суде, его можно распечатать и заверить у нотариуса. Еще электронные документы можно загрузить через сервис «Мой арбитр».
Кому и зачем нужны электронные документы
Электронным документооборотом в России пользуются 30% компаний. Реже всего электронные документы используют предприниматели и компании на ЕНВД — таких около 5%. Бизнес на УСН оцифровывает данные в 12% случаев, а на ОСНО — примерно каждая вторая компания.
Во время пандемии, когда многие компании перешли на удаленку, ЭДО вырос на 30%. Электронные договоры быстрее и дешевле отправлять, чем бумажные, поэтому их доля будет постепенно увеличиваться. Но нужны стартовые затраты на электронную подпись и сервисы, поэтому не всем компаниям выгодно переходить на цифровой обмен данными.
Электронные документы нужны и крупному бизнесу, и малому. Крупному, потому что с ними можно экономить: отправка заказного письма почтой стоит 200-300 рублей, а электронного — 7-10 рублей через сервис ЭДО. Если отправлять десятки договоров и актов в день, выходит существенная экономия.
Малый бизнес тоже заинтересован в ЭДО:
- не нужно хранить бумажный архив и выделять для него место;
- можно получать оплату и отгружать товар или оказывать услуги день в день.
Как перейти на ЭДО
Чтобы перейти на электронный документооборот, нужно выпустить электронную подпись, уговорить партнеров сделать то же самое и выбрать оператора ЭДО. Теперь по порядку.
Например, работодатель хочет подписывать электронные трудовые договоры. Для этого сотрудникам нужно выпустить электронную подпись, а если они откажутся, то договор придется подписывать на бумаге. То же самое и с контрагентами: если партнер не хочет ничего менять, с ним придется обмениваться документами по старинке. Поэтому сначала нужно узнать, кто согласен перейти на ЭДО. Если из десяти партнеров цифровая подпись есть у одного, возможно, переходить на электронный документооборот будет невыгодно.
Выпустить электронную подпись. Электронные подписи выпускают удостоверяющие центры и их представители. Покупать подпись можно у компаний, которые сертифицированы Минкомсвязью. Список таких центров есть на едином портале электронной подписи.
Электронная подпись может выглядеть как флешка или доступ в программу. Есть три вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Подписывать документы можно любой из них, но для налоговой, тендеров и суда нужна квалифицированная, а для всего остального подходят простая и неквалифицированная.
Выбрать оператора электронного документооборота. Документы можно отправлять по имейлу, но это небезопасно: почту могут взломать. Некоторые документы к тому же нельзя отправлять на обычный ящик, например декларации в налоговую и счета-фактуры. Для них нужен сервис электронного документооборота. По сути, это та же почта, но с усиленной криптозащитой. Даже интерфейс похож: есть входящие и исходящие письма, редактор документов, архив.
В России несколько десятков операторов, полный список есть на сайте ФНС. Чтобы начать с ними работать, не нужно подписывать договор. Достаточно зарегистрироваться на сайте, оплатить тариф и загрузить электронную подпись. Многие операторы выпускают подпись за отдельную плату.
Неважно, какой оператор у вашего партнера: системы обмениваются данными между собой в любом случае.
Сколько стоят электронные документы
На электронные документы тоже нужны расходы:
- электронная подпись стоит около 2000 рублей в год;
- программы криптошифрования и драйверы — 1500 рублей в год;
- отправка документа через сервис ЭДО — 6-8 рублей за штуку, зависит от тарифов сервиса.
Сервисы ЭДО предлагают тарифы по количеству документов: например, можно купить пакет на 500 или 10 000 документов. Чем больше, тем дешевле.
По закону документы нужно хранить: например, трудовые договоры — 50 лет, а счета-фактуры — 5 лет. Для бумажных документов нужно выделять архив или арендовать специальные помещения. С электронными документами то же самое, но их можно хранить в облаке.
Несмотря на то, что действующим трудовым законодательством не урегулирован вопрос обмена электронными документами между работодателем и работниками (за исключением дистанционных), у компаний есть варианты решения этой проблемы:
- принять участие в эксперименте, определенном Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»;
- дождаться прогнозируемых изменений, которые, возможно, будут внесены в трудовое законодательство по результатам проведенного эксперимента;
- организовать электронный кадровый документооборот (далее — ЭКДО) в компании собственными силами.
Немного об эксперименте
Задача эксперимента — определить и создать условия для обмена электронными документами в трудовых отношениях, а также при необходимости внести изменения в трудовое законодательство.
Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, является добровольным. Дистанционные работники не могут участвовать в данном эксперименте.
Работодатель самостоятельно утверждает перечень документов, связанных с работой, учетом положения о порядке проведения эксперимента. Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.
Для работодателя обязательно наличие усиленной квалифицированной подписи, для работников — усиленная неквалифицированная подпись, если участие в эксперименте осуществляется с использованием собственной информационной системы, или достаточно простой электронной подписи, если обмен электронными документами будет происходить на портале «Работа в России».
Срок проведения эксперимента — до 31 марта 2021 г. включительно.
Другие немаловажные условия определены порядком, в соответствии с которым работодатели могут участвовать в эксперименте. Порядок утвержден Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 14 мая 2020 г. N 240н .
Таким образом, при соблюдении правил можно уже сейчас официально обмениваться электронным документами, регулирующими трудовые отношения.
Обмен электронными документами
Стоит отметить, что действующим законодательством определена норма, которая позволяет обмениваться электронными документами между работодателем и дистанционным работником с применением усиленной квалифицированной электронной подписью.
Также работодатель может выдавать сведения о трудовой деятельности работника в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии). Такая возможность появилась у работодателей в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Тем самым прослеживается определенная тенденция к возможному постепенному переходу к электронному кадровому документообороту.
Сейчас около 40% сотрудников наших клиентов, которые уже выбрали способ ведения информации о трудовой деятельности, предпочли электронный вариант. Очевидно, что пока к бумажным носителям относятся с большим доверием, но мы уверены, что со временем эта тенденция будет меняться.
Реализовать обмен электронными документами в организации можно и до прогнозируемых изменений правовой основы.
Внедрение электронного кадрового документооборота, исходя из нашего опыта, поможет существенно снизить трудозатраты сотрудников, сэкономить бумагу и расходы на оргтехнику, ускорить поиск нужных документов и улучшить их сохранность, а также быть готовым к цифровому формату.
Например, раньше мы могли потратить недели на подписание документа: промежуточное перекладывание документа «со стола на стол», поиск, в каком отделе «застрял» документ, ожидание возвращения в офис подписанта. А при обмене документами с дистанционными сотрудниками нужно было закладывать время и средства на почтовую/курьерскую отправку или просить работника приехать в офис. Теперь документ сразу попадает к ответственному, а процесс согласования можно отслеживать в системе.
Мы рекомендуем провести комплекс мероприятий по переходу на электронный кадровый документооборот, который, как правило, включает следующие процедуры:
- аудит кадровых процессов в организации. Это позволит определить порядок взаимодействия, согласования и работы с документами и при необходимости их оптимизации;
- оценка рисков перевода кадровой документации в электронный вид с применением того или иного вида электронной подписи. Например, документы, не предполагающие наличия собственноручных подписей сотрудников и хранение их в бумажном виде, можно перевести в электронный вид и использовать для их подписания электронные подписи. Есть же ряд документов, которые в обязательном порядке должны быть оформлены в бумажном виде с собственноручной подписью работника, и перевод их в электронный формат может иметь негативные последствия в судебных разбирательствах и замечания со стороны проверяющих органов;
- техническое решение, с помощью которого будет реализован электронный документооборот. И здесь каждая компания выбирает удобный для себя инструмент;
- и наиболее важный шаг — формирование нормативной базы: следует закрепить понятие электронного кадрового документооборота и электронной подписи внутри компании, определить порядок взаимодействия и обмена электронными документами, а также заключить с каждым участников соглашение об электронном обмене документами.
Целесообразно переводить в электронный документооборот не все сразу, а отдельные кадровые процессы и сопровождающую их оформление документацию. Также важна слаженная работа всех, кто задействован этом процессе: кадровиков, методологов, юристов и ИТ-специалистов.
Закон разрешает 80% кадровых документов вести в электронном виде. Графики отпусков, приказы на командировки, расчетные листки, табели.
Да, есть рискованные документы. Трудовой договор, заявление на увольнение, приказ о «дисциплинарке». Суды признают легальность и этих электронных документов. Но если не готовы тратить время на разбирательства с госорганами, то оставьте в бумажном документообороте только эти 20%.
Рассказываем, как перевести кадры в цифру
Что происходит сейчас
Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.
Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В апреле 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО), участники эксперимента подписывают электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для «удаленщиков». Рассказали об этом в статье Новый закон об удаленной работе.
В феврале 2021 Минтруд предложил продлить эксперимент по кадровому электронному документообороту до 31 июля 2021. Участникам эксперимента не захочется возвращаться к бумажным документам. Поэтому ожидаем поправок в Трудовой кодекс для всех работодателей.
Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя закон «Об электронной подписи». И при правильной его трактовке ЭП можно подписывать большинство кадровых документов.
Если кратко, то для перехода на «цифру» нужно:
- электронные подписи (ЭП) для работников;
- внутренние документы для легализации ЭДО;
- электронная система.
ЭП для работников. Какую выбрать
Чтобы подписывать электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете:
- Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
- Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
- Принимаете на работу дистанционных сотрудников, тогда выбирайте НЭП или КЭП.
Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.
Для каких документов использовать ЭП
ПЭП и НЭП выпускают 1 раз при приеме на работу. Это может сделать сам работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.
КЭП выпускают каждый год. В Тензоре или другом аккредитованном Минэкономсвязью удостоверяющем центре.
Внутренние документы для легализации ЭДО
Работник «на удаленке» говорит, что не видел в «электронке» задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?
Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.
-
Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).
Это может быть Положение об ЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.
Электронная система. Зачем нужна
Кадровыми документами можно обмениваться и в электронной почте. Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс работник может сказать, что «электронку» взломали или письмо он не прочитал.
Время получения документа, момент его подписания умеет подтверждать электронная система СБИС Управление персоналом.
В СБИС работники без участия кадровика заполнят табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подадут заявление. Кадровик оформит документы на прием, увольнение, командировки без ручного ввода, по сканам. Все действия кадровика регламентированы. СБИС напомнит, что нужно подписать у работника приказ или взять объяснение. 1 неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.
Новую редакцию должностной инструкции СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет листок ознакомления с подписями работников.
Как переводить в ЭДО конкретные процессы
Прием, ознакомление с ЛНА
Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП. Их прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для дистанционных работников, «удаленщиков» и участников кадрового эксперимента Минтруда по 122-ФЗ.
ПВТР, иные локально-нормативные акты, инструкции по охране труда, журналы инструктажей, положение о командировании нужно вручать «под роспись» работников, а значит при ЭДО допустимо применять НЭП/КЭП.
Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.
Как переводить в ЭДО документы по приему
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Заявление о приеме на работу | низкий | любая | нет требований |
| Трудовой договор, приложения и соглашения к нему | высокий | КЭП | письменный по 57, 67 ТК РФ |
| Трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему | низкий | НЭП/КЭП | электронный по ст. 312.3 ТК РФ |
| Приказ о приеме на работу | высокий | КЭП | под роспись по ст. 68 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Личная карточка | высокий | КЭП | под роспись по ст. 68 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Правила внутреннего трудового распорядка | средний | НЭП/КЭП | под роспись по ст. 68, 189 ТК РФ |
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Отпуска и графики отпусков
График отпусков, приказы и заявления допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные или необязательные.
Для уведомлений о начале отпуска нужна НЭП/КЭП, потому что ТК требует уведомлять «под роспись». Но оно потребуется только при трудовом конфликте об отпуске. За несвоевременное уведомление работник имеет право не ходить в отпуск в эти даты, а инспектор труда оштрафовать на 5 тыс. рублей директора или 50 тыс. рублей организацию.
Как переводить в ЭДО документы по отпуску
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| График отпусков | средний | НЭП/КЭП | под роспись по ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК РФ |
| Уведомление работника о начале отпуска (за 2 недели под роспись) | средний | НЭП/КЭП | под роспись по ч. 3 ст. 123 ТК РФ |
| Приказ о предоставлении отпуска | низкий | любая | нет требований |
| Заявление о предоставлении отпуска по графику | низкий | любая | нет требований |
| Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением | высокий | КЭП | письменный по ст. 127 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Служебные командировки
Приказ на командировку, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Ответственность за отсутствие согласия на направление в командировку женщины с детьми до 3 лет штраф в 5 тыс. рублей для директора или 50 тыс. рублей для организации.
Как переводить в ЭДО документы по командированию
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Приказ о направлении работника в командировку | средний | любая | письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08 |
| Авансовый отчет | низкий | любая | письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08 |
| Согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет) | средний | любая | письменный по ст. 259 ТК РФ |
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Переводы и изменение условий труда
Согласие на перевод, соглашение к трудовому договору прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для работников «на удаленке» и участников кадрового эксперимента. В остальных случаях их пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Заявление о переводе | высокий | КЭП | письменный по ст. 72.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Дополнительное соглашение на перевод | высокий | КЭП | письменный по ст. 72, 72.2 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Приказ о переводе | средний | любая | письменный по ПП РФ 225 от 16.04.03 «О трудовых книжках» |
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Учет рабочего времени
Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.
Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно можно информировать работников электронно. Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул. В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Табель учета рабочего времени | низкий | любая | письменный по ст.91, 99 ТК РФ |
| График сменности | средний | любая | письменный по ст.103 ТК РФ |
Больничные и соц. выплаты
Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Листок нетрудоспособности | низкий | не нужна | электронный по закону 323-ФЗ от 21.11.11 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» |
| Заявление на социальные вычеты по НДФЛ | низкий | любая | письменное по п. 2 ст. 219 НК РФ |
Зарплата и премии
Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.20, 107235 от 01.03.19). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.
На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст.136 ТК РФ.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Расчетные листы | низкий | любая | письменный по ст.136 ТК РФ |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | высокий | КЭП | под роспись по ст.193 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
Увольнение
Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников «на удаленке» и для участников кадрового эксперимента Минтруда.
Для всех остальных пока безопаснее оформлять с КЭП или на бумаге. Документы требуют при любой проверке ГИТ. Их электронный формат не признает Роструд (письмо 14-2/ООГ-1773 от 06.03.20). По ним много негативной судебной практики.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Заявления об увольнении по собственной инициативе | высокий | КЭП | письменный по ст. 80 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Приказ о прекращении ТД | высокий | КЭП | под роспись по ст. 84.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
Нужно обоснование и больше документов? Оставить заявку
Если решили перейти на кадровый ЭДО
Многие кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.
В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.
Режим самоизоляции перевел многих сотрудников на удаленную работу и поставил на паузу ведение кадрового документооборота. Пусть новые условия уменьшили число командировок, но отпуска, больничные, увольнение и трудоустройство новых сотрудников на паузу не поставишь, документы с сотрудниками, в том числе и удаленными, нужно как-то оформлять.
По результатам опроса Gartner , после окончания режима самоизоляции 74% компаний планируют оставить часть сотрудников на удаленной работе. Значит, временный режим перейдет в обычный. В новых условиях отдел по работе с персоналом будет вынужден адаптировать свои процессы и организовать работу с дистанционными сотрудниками. Как перейти к кадровому электронному документообороту с сотрудниками, расскажем в этой статье.
Нормативная база в России для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) еще формируется. После введения электронных трудовых книжек в 2020 г. ожидаются поправки в Трудовом кодексе, соответствующий законопроект был оперативно подготовлен и
16 июня 2020 г. вынесен на рассмотрение в Госдуму. Одна из целей этого законопроекта звучит так: «Максимальный переход на электронный документооборот в рамках регулирования труда дистанционных работников, снижения объёмов дублирования документов на бумажных носителях». И ранее также А.О. Котяков, Министр труда и социальной защиты, на одном из совещаний предложил дать возможность работодателям с 2021 года вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.
Все это подтверждает то, что в ближайшее время кадровый документооборот полностью станет электронным и подготовиться к такому переходу лучше заранее — решить как организационные, так и технические вопросы. Организационные вопросы заключаются в подготовке нормативных документов и регламентов по работе с КЭДО. К техническим вопросам относится то, в какой системе будет реализован КЭДО и как ее правильно выбрать. Пройдя 6 основных шагов по подготовке к переходу на КЭДО вы получите максимальную отдачу от нововведений и избежите ошибок.
Шаг 1. Описание текущих кадровых процессов и сопутствующих документов
Чтобы автоматизировать процесс, его нужно сначала описать. Поэтому процесс перехода на КЭДО начинается с внутренней оценки процессов и документов, используемых в компании. На первом шаге к КЭДО необходимо определить типовые формы взаимодействия и порядок согласования и работы с документами.
Например, опишем процесс подготовки графика отпусков в компании. Сотрудник кадровой службы отправляет по компании уведомление о начале формирования графика отпусков. Работник готовит заявление о разделении отпуска на части, где информирует о своих планах. Его линейный руководитель собирает сводные сведения по отделу и отправляет данные в кадровую службу. После многократных напоминаний и переписки сотрудник отдела кадров получает все данные для подготовки общего графика отпусков по компании. В завершение с этим документом обычно требуется ознакомить всех сотрудников.
Шаг 2. Оценка рисков перевода документов в КЭДО
После описания процессов каждый кадровый документ необходимо оценить на предмет возможности перевода в КЭДО. Такой анализ или внутренний аудит позволит отказаться от избыточных и дублирующих документов. Дополнительно на этом шаге на основании анализа трудового законодательства, нормативно-правовой базы и судебной практики рекомендуется проанализировать каждый документ на предмет допустимости и уровня риска перевода в электронный вид.
Параметры для оценки рисков перевода кадровых документов в электронный вид:
- Законодательно перевод в электронную форму
- Разрешен
- Точно не указано
- Запрещен
- Нет, не указано
- Прямо не указано
- Да, требуется
- Менее 10 лет
- Более 10 лет
- Постоянно
- Простая электронная подпись
- Неквалифицированная электронная подпись
- Квалифицированная электронная подпись или собственноручная
- Положительная для работодателя
- Есть как положительная, так и негативная
- Судебная практика отсутствует
- Отсутствует
- Предоставляется в электронном виде
- Предоставляется в бумажном виде
Соотнесите каждый кадровый документ с описанными параметрами, чтобы оценить возможность и риск его переноса в электронный вид.
Шаг 3. Аудит кадровых документов
Мы описали документы, которые задействованы в системе кадрового делопроизводства. Затем определили параметры, чтобы оценить риск перевода их в электронный вид. Теперь разделим операционные документы по степени риска перевода их в КЭДО на три группы:
- Низкий риск перевода к КЭДО — документы не являются обязательными и/или разрешено вести их в электронном виде. Например, трудовые книжки, служебные записки, некоторые заявления, документация по внутренним процессам.
- Умеренный риск при переводе к КЭДО — группа объединяет документы, для которых нет прямого запрета на ведение в электронном виде и есть положительная судебная практика. Например, табели учёта рабочего времени, график отпусков, приказы о направлении в командировку.
- Высокий риск в случае перевода к КЭДО присваиваем документам, ведение которых в электронном виде не предусмотрено законом или есть негативная судебная практика или мнение контролирующих органов. Например, трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении.
После составления списка документов, которые будут переведены в электронный вид, определите, какой вид электронной подписи для них необходим и кто в организации имеет право на соответствующие электронные подписи. Проведите аудит технического оснащения: есть ли у сотрудников доступ к внутренним системам и порталам, имеют ли они соответствующие токены.
Электронная подпись — это информация в электронном виде, которая используется для определения лица, подписывающего информацию в электронном документе. Она является полноценной заменой рукописной подписи и обладает полной юридической силой в России. Федеральный закон №63 «Об электронной подписи» определяет три вида электронных подписей:
- Простая электронная подпись (ПЭП) позволяет подтвердить авторство, но не гарантирует, что документ останется неизменным после его подписания. В корпоративных системах авторство пользователя определяют просто по учетной записи Windows, а также пользователь может быть идентифицирован, например, по логину и паролю на сервере госуслуг. ПЭП можно использовать только при наличии соответствующего соглашения с участниками электронного обмена.
- Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет подтвердить авторство и доказывает неизменность информации, содержащейся в документе. В отличие от простой подписи она содержит криптографические алгоритмы, которые обеспечивают защиту документа. Для получения НЭП достаточно внутри компании настроить соответствующий сервер, где будут бесплатно формироваться подписи для сотрудников. Для признания юридической значимости НЭП также необходимо соглашение между организацией и сотрудником.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП), обладая всеми признаками НЭП, но может быть получена только в специальных удостоверяющих центрах, аккредитованных государством. Для использования КЭП также требуется специальное программное обеспечение на компьютере сотрудника. Эта подпись приравнивается к собственноручной подписи сотрудника и не требует заключения никаких дополнительных соглашений.
Шаг 4. Оптимизация процессов
После аудита операционных документов посмотрите на описанные процессы сторонним взглядом — по возможности упростите процессы согласования и утверждения документов. Откажитесь от хранения нескольких версий документов, если такое упрощение допускают требования и регламенты. Разработайте и максимально используйте типовые формы. В результате отказа от включения лишней информации в документ вы сможете автоматизировать его обработку.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет отказаться от очного согласования документов, передачи их на бумаге. Еще одним шагом может быть предоставление работникам доступа к информационным системам.
Вернемся к процессу подготовки графика отпусков, как может измениться работа с документами. Специалист кадровой службы делает рассылку из системы электронного документооборота о начале формирования графика отпусков. Последующая заявка работника с желаемыми датами выполняет требование ТК РФ о соглашении между работником и работодателем при разделении отпуска на части — дополнительное заявление об этом писать не нужно. Линейный руководитель согласовывает заявку и не готовит отдельно сводный график по отделу. Таким образом, электронный документооборот помогает избавиться от двух документов в процессе подготовки графика отпуска. После получения всех сведений в электронном виде сотрудник отдела кадра избавляется от кропотливой работы с цифрами для финальной подготовки общего графика отпусков по компании. Автоматизация процесса значительно экономит время и упрощает контроль на каждом этапе.
![график отпусков с КЭДО]()
Шаг 5. Выбор платформы для КЭДО
После определения документов для перевода в КЭДО и описания процесса работы с ними, необходимо выбрать систему, в которой будет реализован новый подход кадрового делопроизводства. Универсального решения этой задачи не существует, как, например, в бухгалтерии, где 1С воспринимается как универсальное стандартное решение.
В каждой компании есть системы кадрового учета, но они не обладают функциональностью для длительного хранения документов и создания архивов. Такими функциями обладают системы электронного документооборота (СЭД), в которых также могут быть автоматизированы процессы кадрового документооборота.
СЭД позволяет создавать документы по шаблону, запускать их на согласование и ознакомление в электронном виде, подписывать документы электронной подписью. Также на базе СЭД создается электронный архив кадровых документов, формируется досье по всем сотрудникам компании. И важно чтобы система КЭДО быть гибкой в настройке и могла быстро изменяться, если в законодательных или нормативных актах произойдут изменения, то компания должна легко адаптироваться и отразить изменения в своей ИТ-системе.
Шаг 6. Подготовка нормативной документации о переходе к КЭДО
Когда компания определит, какие документы будут переведены в ЭДО, потребуется подготовить соответствующую нормативную документацию:
- Положение об электронном документообороте.
- Изменения в коллективный договор, трудовой договор, ЛНА (при необходимости).
- Соглашение между работником и работодателем об использовании электронной подписи.
- Регламент по использованию электронной подписи.
Если вы пропустите этот шаг, а в компании возникнет судебный спор, то электронные документы не будут приняты в качестве доказательства в суде. Перед переходом к КЭДО требуется заключить соглашения с участниками процессов, обновить доверенности, издать внутренние документы для закрепления сформированного подхода.
В будущем рабочее место сотрудников кадровой службы будет цифровым. Насколько грамотно и удобно оно будет организовано, зависит от готовности компании трансформироваться, внедрять технологии и становится гибче в консервативных вопросах учёта.
Автор: Алексей Рождественский, менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн» .
Продвижение проектов
Реклама мероприятий
Корпоративные блоги
на NEO HRКопирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены
Продвижение проектов
Реклама мероприятий
Корпоративные блоги
на NEO HR28 июня 2020 года стартовал эксперимент по переходу на кадровый ЭДО. К нему присоединилось более 70 работодателей, в том числе Контур. Расскажем, почему участвуем в пилоте и какие выводы успели сделать.
В чём суть перехода на электронные кадровые документы
Минтруд предложил отказаться от бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Любой работодатель может стать участником эксперимента и самостоятельно определить, какие документы он переведёт в цифру. Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года.
О сути эксперимента и порядке перехода на электронные кадровые документы — в статье
Зачем это нужно Контуру
Первая цель Контура практическая. В электронном виде оформлять кадровые документы быстрее, а обрабатывать дешевле. Учёт станет прозрачнее, а изменения будет легче отслеживать.
Вторая цель — на перспективу. Контур — один из учредителей АНО «Цифровая экономика». Участвуя в эксперименте по переходу на электронные кадровые документы в 2020 году, мы увидим недостатки пилотной модели и сможем внести предложения на этапе разработки законов.
Сколько сотрудников участвует
На кадровый электронный документооборот перешла не вся компания. Не участвуют сотрудники, у которых нет стационарного компьютера: например, уборщики производственных и служебных помещений, вахтёры.
Какие документы перевели в онлайн
До начала эксперимента в Контуре работала система внутреннего ЭДО: в электронном виде подписывали заявки на командировки, согласовывали счета. Перед стартом проекта мы оценили, какие документы кадровая служба оформляет чаще всего и в каких случаях риск нарушить закон меньше.
Решили «оцифровать»: приказ и заявление о предоставлении отпуска, заявление о дне отдыха за сдачу крови, уведомление о начале отпуска, приказ о направлении в командировку, протокол заседания комиссии по проверке знаний по охране труда, журнал регистрации инструктажа по охране труда и трудовые договоры для трудоустроенных после начала эксперимента.
Приказы об изменении условий трудового договора, о переводе и увольнении решили оставить бумажными. По закону их нужно хранить до 50 лет, а порядок хранения электронных документов не утверждён. Кроме того, для этих приказов сотрудник должен получить квалифицированную электронную подпись (КЭП), а это дополнительные затраты.
Как готовились
Готовиться к переходу на электронные кадровые документы начали ещё в мае 2019 года. Можно было использовать информационную систему «Работа в России»: в этом случае не пришлось бы вкладываться в разработку ПО. Но там есть не все возможности, которые нам нужны.
Поэтому решили «допилить» свою систему внутреннего ЭДО: сделали так, чтобы в сервисе можно было подписывать документы квалифицированной ЭП, и создали API для интеграции с программой кадрового учёта Контур.Персонал.
Было много и организационных вопросов. До начала эксперимента проектная команда:
- разобралась, как создавать, подписывать и хранить электронные документы и передавать сведения в бухгалтерию;
- решила, какие документы будет переводить в электронный вид, и разработала шаблоны;
- обучила специалистов, которые будут работать с документами;
- уведомила сотрудников, что Контур присоединился к эксперименту, и спросила, кто хочет участвовать;
- через месяц после уведомления мы перевели работу по выбранным документам в онлайн.
Как сотрудники подписывают документы
Сотрудник оформляет заявление на отпуск в системе внутреннего ЭДО. Кадровик создаёт приказ, и система сама назначает сотруднику задание — ознакомиться с приказом. Сотрудник входит в сервис, читает приказ или уведомление и нажимает кнопку «Подписать». Система идентифицирует сотрудника и по нажатию подписывает документ простой ЭП. Представитель работодателя ставит квалифицированную ЭП.
Позже сотрудник может просмотреть свои документы и распечатать их.
Что предлагаем
Каждая организация — участник эксперимента представляет в Минтруд промежуточные итоги. Вот что мы предложили по итогам первого месяца.
- В трудовом договоре и допсоглашении применять квалифицированную или неквалифицированную ЭП. Они не дают несанкционированно менять документ после подписания. Второй вариант — оставить трудовой договор и допсоглашение бумажными.
- Дать работодателям право выбирать, чем подписывать остальные кадровые документы. Квалифицированная ЭП даёт большую степень защиты, но простая ЭП удобнее и экономичнее: не нужно тратиться на выпуск КЭП и техподдержку сотрудников. А работникам не придется ездить в удостоверяющий центр каждый раз, когда закончится срок действия сертификата.
Эксперт — Анастасия Богатырёва, менеджер проектов по работе с персоналом, Контур
Подготовила редактор Варвара Смирнова
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Читайте также:
