Как вести себя с проверяющими на работе

Опубликовано: 17.09.2024

Для большинства компаний тема проверок довольно болезненна. Несмотря на то, что современный бизнес знает свои права, в ситуации форс-мажора и стресса, которой, безусловно, является проверка, совершаются ошибки, грозящие тяжелыми последствиями. Чтобы вы не дали застать себя врасплох, мы собрали ряд рекомендаций о том, как вести себя при появлении сотрудников контролирующих органов.

АВТОР СТАТЬИ:

Не секрет, что цели и задачи бизнес-субъектов и проверяющих структур в большинстве случаев не совпадают. Поэтому проверки часто сопровождаются конфликтами, а сам процесс – избыточным стрессом. Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими напрямую, так и к рядовым работникам. Цель такой подготовки – повышение общей безопасности предприятия.

Контуры безопасности

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность контуров безопасности. Чем их больше – тем меньше возможностей для проверяющих появиться неожиданно.

Поясним это на примере. Обычный забор вокруг офисной территории с охраной на входе и шлагбаумом – первый контур безопасности. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц
(например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур – офисное здание. На входе – охрана и/или секретарь ресепшен. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур – помещения, куда могут попасть только определенные работники. Организовать этот контур можно сугубо техническими средствами, например кодовыми или электронными замками. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и другие, в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур – руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их в переговорную комнату.

В данном примере рассмотрены четыре контура, но их может быть произвольное количество. Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее – по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной.

Не каждое предприятие может позволить себе такую многоступенчатость. Но к ней необходимо стремиться. Например, субъект малого предпринимательства может не иметь службы охраны, ресепшен и штатного юрис-
консульта. Однако дверь с глазком или переговорным устройством (видеодомофоном) может быть везде. Она и будет первым контуром безопасности. Уже на этом рубеже при общении через домофон может быть отказано в допуске на территорию лицам, не имеющим для такого допуска достаточных оснований (в зависимости от инструктажа работников и конкретных обстоятельств, например отсутствие документов на проверку).

Второй контур – стойка охраны или офис-менеджер, который должен осуществить следующие операции:

• Обязательная вежливая и внимательная проверка документов и служебных удостоверений, данные которых переписываются.

После чего посетителей препровождают в кабинет для переговоров, где им предстоит встреча с руководителем. Такой прием прежде всего сигнализирует о высоком уровне организации и порядка на проверяемом предприятии.

Под переговорную комнату рекомендуется отвести отдельный кабинет с необходимой мебелью. Это место, предназначенное не только для деловых встреч. Именно здесь целесообразно организовать рабочие места проверяющих при длительных проверках. Не рекомендуется выделять проверяющим места, скажем, в бухгалтерии или других подразделениях компании. Это может привести к снижению производительности труда как сотрудников предприятия, так и проверяющих.

Нужно организовать работу проверяющих так, чтобы они могли вести ее автономно, в отведенной переговорной, принося им необходимые документы для изучения.

Во время проверки сотрудникам необходимо ограничить обсуждение рабочих вопросов вне рабочих мест: в коридорах, курилках, столовых.

Сотрудники под глухой защитой

Руководитель должен ясно понимать, что проведение проверки на его предприятии вызывает стресс у сотрудников. При общении с проверяющими наиболее подходящая тактика для них – тактика «глухой защиты». Эта тактика позволяет минимизировать риск того, что сотрудник невольно навредит себе или предприятию. Тактика «глухой защиты», в общем, очень проста – ничего не говорить, ничего не подписывать. Конкретные рекомендации могут выглядеть так:

1. При попытках несанкционированного руководителем общения сотрудник должен потребовать у пришедших их служебные удостоверения и переписать на отдельный лист бумаги все данные. Без предъявления служебных удостоверений никакое общение недопустимо. Если удостоверения не предъявляются – немедленно доложить руководителю или на пост охраны. Если удостоверения предъявлены и сразу спрятаны, сослаться на приказ руководителя, служебную инструкцию: «У меня приказ директора – переписывать данные служебных удостоверений всех посетителей». О ситуации доложить руководителю.

2. Сотрудник имеет право не отвечать на вопросы, сославшись на ст. 51 Конституции РФ. И это действительно так: право не отвечать на вопросы может быть ограничено только в некоторых случаях при допросах при производстве по возбужденному уголовному делу. Но, во-первых, такие допросы никогда или практически никогда не проводятся во время проверок. А во-вторых, даже в этом случае можно отказаться от общения до приезда адвоката (п. 6 ч. 4 ст. 56 УПК РФ).

3. Не подписывать никаких документов: «У меня нет полномочий на подпись этого документа, и я не буду этого делать». Для рядовых сотрудников это действительно так. В частности, Закон № 294-ФЗ не обязывает их подписывать какие-либо документы и, соответственно, не предполагает никакой ответственности за отказ от подписи.

4. На вопросы можно отвечать стандартной репликой: «Я не буду обсуждать это, поскольку за разглашение коммерческой тайны могу быть привлечен к ответственности. На любые ваши вопросы ответит руководитель».

5. На просьбы (и требования) о выдаче документов, образцов продукции и прочего необходимо вежливо, но твердо отказывать: «Мне не позволяет должностная инструкция это делать без указания моего руководителя» или «Пожалуйста, обратитесь к руководителю, без его разрешения я не компетентен передать вам это».

6. О появлении проверяющих из надзорных органов немедленно докладывать руководителю.

7. Если работник не знает, как поступать и что делать/говорить, лучше не делать ничего: ничего не говорить, ничего не выдавать, ничего не подписывать, никуда не ехать. Не помогать и не препятствовать.

Имеет смысл проводить предупредительную работу – периодически освежать в памяти работников инструкции на случай появления проверяющих, тренировка тактики «глухой защиты». Рядовые сотрудники должны твердо усвоить – на все вопросы всегда отвечает только руководитель. Сотрудники вправе и обязаны молчать.

Если проверка «дружественная»

Не все проверки обязательно проходят в обстановке взаимного недоверия. Часть из них может проходить в более теплой атмосфере, в этом случае все участники процесса заинтересованы как можно более быстро и эффективно провести проверку.

Важный признак «дружественности» проверки – проверяющий заранее сообщает и даже (в определенных рамках, конечно) согласовывает свой визит на предприятие.

Подробнее о том, как вести себя во время «дружественной» проверки, читайте в одноименной статье из Энциклопедии решений.

Чтобы найти ее в системе ГАРАНТ, наберите в Базовом поиске: дружественная проверка. В открывшемся списке выберите документ «Как вести себя во время «дружественной» проверки».

О каком бы виде проверки ни шла речь, помните золотое правило «Кто предупрежден, тот вооружен». В ваших силах сохранить нервы здоровыми и бизнес невредимым. Используйте материалы Энциклопедий решений, чтобы быть подготовленными к любым рабочим ситуациям!

Когда вам потребуется найти выход из сложной правовой ситуации, обратитесь к Энциклопедиям решений. В них представлены конкретные ответы на актуальные вопросы. Вы получаете широкий спектр консультационных материалов с готовыми решениями и экспертными советами о том, как лучше действовать в той или иной ситуации.

Материалы Энциклопедий решений – результат кропотливой работы специалистов компании «Гарант», которые систематизируют и обрабатывают тысячи документов, перепроверяют предложенные вам решения, чтобы вы могли быть уверены в их правильности и надежности.

Полную информацию о проверках, все рекомендации, инструкции для различных групп сотрудников, перечень необходимых документов, краткие памятки на случай прихода проверяющих из конкретных органов (налоговая, трудовая инспекция, пожарный надзор) и другие полезные материалы вы можете найти в «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей».

В «Энциклопедии решений. Проверки организаций и предпринимателей» доступны рекомендации для директора, бухгалтера, секретарей и других сотрудников предприятия во время проведения проверок.

Мне не повезло. Лично я не видел ни одной проверки со стороны сотрудников ОБЭП или ОНП (УЭБ и ПК), которые бы действовали строго по закону. Они его нарушают просто с невероятной последовательностью. В данной статье мы не будем рассматривать причины того, почему проверяющие НЕ СПОСОБНЫ соблюдать закон. Скажу лишь, что по-другому они не могут и не смогут, даже если захотят. Не смогут. Таковы механизмы работы разума (как бы по мягче написать . ) сильно не честного человека.

Опросы и наведение справок: что это за действия?

Опрос и наведение справок – основная и самая рутинная часть работы полицейских. Сотрудники полиции могут письменно или устно, объяснив причины своего интереса (п.4, 5, 10 ч.1 ст.13 «Закона о полиции»; п.п.1,2 ч.1 ст.6 Федерального закона от 12.08.1995 №144-ФЗ «Об оперативно-разыскной деятельности» (далее – Закон об ОРД):

Опрашивать руководство и сотрудников компании по интересующим их вопросам. Вовсе не обязательно речь должна идти о вашей компании и сотрудниках. Они могут прийти и с расспросами о ваших контрагентах (поставщиках, покупателях, арендаторах, частных клиентах, банках и т.д.), госслужащих, с которыми вы контактировали;
Наводить справки, то есть запрашивать у вашей компании информацию и знакомиться с документами о вашей компании, ваших контрагентах и любых прочих лицах, с которыми контактировала ваша компания.

Какие бумаги должны предъявить полицейские

Для допросов при личном визите полицейским не нужно ничего, кроме служебного удостоверения и, хотя бы, устного объяснения причин своего визита. А для наведения справок вам должны представить письменный мотивированный запрос на бланке ведомства с подписью и печатью (п.4, 5 ч.1 ст.13 «Закона о полиции»).

Предупреждаем руководителя

Если нет уверенности, что перед вами именно полицейский, то это легко проверить. Нужно позвонить в его отделение (отдел, управление) или сразу в ГУВД по региону. Нужные телефонные номера можно найти на интернет-сайтах ГУВД, а ссылки на них – на сайте МВД (mvd.ru/contacts/sites).

Что могут спросить и потребовать показать

Опрос и запрос информации, и ознакомление с документами возможны как по уже возбужденному уголовному или административному делу, так и при проверке заявлений и сообщений о преступлениях, правонарушениях и происшествиях (п.4, 5 ч.1 ст.13 «Закона о полиции»; ст.6, 7 «Закона об ОРД»). И спросить полицейские могут все, что, по их мнению, имеет отношение к делу.

Можно ли отказать полицейским?

Для проведения опросов и наведения справок полицейские могут прибыть на вашу территорию – «беспрепятственно посетить» (п.5 ч.1 ст.13 «Закона о полиции»). И достаточно принять их, например, в приемной или переговорить с ними на входе в ваше здание. А вот в свои служебные и иные помещения вы имеете полное право не пускать – ведь это еще не обследование или обыск (Статья 182 УПК РФ).

С расспросами и запросами документов дело обстоит так. Полицейские не могут привлечь вас к ответственности за то, что вы не отвечаете на их вопросы (например, говорите, что вы не помните того, о чем спрашивают). Задержать и доставить вас в отделение «для опроса там» они также, разумеется, не вправе. А значит, на вопросы и запросы полицейских можно отвечать по ситуации:

(Если) из их смысла ясно, что вы лично или ваша компания можете стать (или уже стали, например, в запросе есть ссылка на дело по КоАП или УК РФ) фигурантами дела, то решайте сами, в каком объеме делиться с ними информацией.

Но учтите, что если полицейские засомневаются в вашей искренности, то дело может обернуться обследованием, повестками и т.д. Зато, так вы можете выиграть время для консультаций с юристами и адвокатами.

Если вы не против представить требуемую информацию или документы (например, эта информация касается действий совсем сторонних лиц), то лучше в полном объеме удовлетворить интерес полицейских. Иначе вы можете потратить лишнее время на дальнейшие визиты к полицейским и ответы на их запросы. К тому же, если полицейские потом докажут, что запрашиваемые документы у вас были, то они могут по суду оштрафовать вас за непредставление сведений (информации) по ст. 19.7 КоАП РФ (Постановление ВС РФ от 17.02.2011г. №51-АД11-1);
Если запрашиваемые документы содержат коммерческую тайну, то вы можете с полным правом их не выдавать. Вы можете отказать в выдаче этих документов даже по мотивированному требованию полицейских. И максимум, что вам может грозить, — это штраф (100 — 300 руб. — на гражданина, 300 — 500 руб. — на вас как на должностное лицо, 3 — 5 тыс. руб. — на юридическое лицо) (Статья 19.7 КоАП РФ). Принудительно изъять такие документы полицейские вправе только (Части 1 — 3 ст. 6 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ):

— (или) в рамках возбужденного уголовного дела, то есть когда к вам пришли с постановлением о выемке/обыске;

— (или) через суд, что в нашей ситуации тоже означает наличие возбужденного уголовного дела.

Для справки

Информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства) – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и др.) (Ст.1465 ГК РФ; п.2 ст.3 Федерального закона от 29.07.2004г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне»)

— которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность;

— к которым отсутствует свободный доступ у третьих лиц на законном основании;

— в отношении которых ваша компания ввела режим коммерческой тайны.

Обследование ваших помещений и изъятие документов

Если документы находятся в жилом помещении, то в рамках обследования попасть туда и изъять документы (без согласия проживающих там лиц) нельзя. Это признают и сами полицейские (Статья 15 «Закона о полиции»). Выемка или обыск в жилище могут производиться только с санкции суда (ч.3 ст.182, ч.2 ст.183 УПК РФ; абз.2 ст.8 «Закона об ОРД»).

А вот отказать в изъятии части документов можно на том же основании, что и при их запросе. Если требуемые документы содержат охраняемую законом тайну (например, коммерческую), то они могут изыматься только в рамках расследования уголовного дела (т.е. оно уже должно быть возбуждено) или с санкции суда (ст.5, ч.1-3 ст.6 Федерального закона от 29.07.2004 №98-ФЗ).

Если полицейские все же изымают такие документы, то пригрозите им, что сделаете отметку в протоколе изъятия и пожалуетесь потом в прокуратуру (ст.5, 21 «Закона об ОРД»; Приказ Генпрокуратуры РФ от 21.12.2007 №207 в ред. Приказа Генпрокуратуры РФ от 27.02.2009 №55).

Итак, к вам пришли

Примечание: эти правила в основном применяются при жестких, подавляющих проверках полиции, прокуратуры и т.д. Чем больше на вас давят, тем более в полном объеме рекомендую использовать ниже приведенные правила.

И еще: оттренируйте применение этих правил на практике с вашим персоналом.

Партнер адвокатского бюро Buzko Kokorin Илья Кокорин поделился с читателями vc.ru практическими советами о том, что делать и как себя вести, если в офис пришли сотрудники контролирующих органов.

Несмотря на неоднократные заверения о прекращении нападок на бизнес, на практике количество проверок контролирующими органами не уменьшается. Чаще всего предпринимателям приходится сталкиваться с представителями прокуратуры, налоговой инспекции, Роспотребнадзора, трудовой инспекции, Роскомнадзора и МЧС.

В данной статье я поделюсь советами, которые могут быть полезны предпринимателям, внезапно столкнувшимся с сотрудниками контролирующих органов у себя в офисе или на производстве.

Правило № 1. Не паниковать и вести себя нейтрально-добродушно

Каким бы банальным не казался данный совет, сдержанное и нейтральное поведение в ходе проверки поможет избежать ошибок, вызванных эмоциональным перенапряжением. Нужно понимать, что сотрудники проверяющих органов – простые люди, выполняющие свою работу. Они, разумеется, вам не друзья, но и врагами они также не являются.

Агрессивное поведение лишь отвлечет ваше внимание и не позволит контролировать ситуацию, что зачастую является залогом успеха. Умеренно добродушная беседа позволит вам выяснить прямую, а может быть, и косвенную цель проверки, что даст вам дополнительное время для планирования дальнейших шагов.

Правы вы или нет, но запомните навсегда – никогда не оказывайте сотрудникам проверяющих органов силового противодействия. Ни к чему хорошему это не приведет и может вылиться в ответственность по ст. 318 УК РФ («Применение насилия в отношении представителя власти»), вплоть до лишения свободы сроком в 10 лет. Если по вашему мнению в ходе проверки допускаются грубые нарушения закона, это может стать основанием для оспаривания результатов такой проверки и привлечения контролеров к ответственности. Смотрите в этой связи правило № 6.

Правило № 2. Проверить полномочия контролера

В самом начале знакомства с представителем контролирующего органа необходимо попросить его предъявить служебное удостоверение, а также сделать для себя запись ФИО и иной информации о проверяющем (№ удостоверения, кем и когда выдано, должность и так далее). Такая информация позволит вам определиться с проверяющим органом (и соответственно, видом проверки), а также пригодится для дальнейшего оспаривания действий контролера.

В большинстве случаев проверка может проводиться только на основании распоряжения или приказа о проведении проверки (например, такое правило установлено для налоговых органов, Роспотребнадзора, Ростехнадзора, ФАС РФ и МЧС). Проверьте, чтобы лицо, указанное в таком документе, совпадало с лицом, предъявившем удостоверение. Такие бдительные действия с вашей стороны не оставят у контролера сомнений в вашей осведомленности о своих правах и зададут правильный тон для проверки.

Правило № 3. Записать ход проверки на видео или аудио

Видео- и аудио-съемка собственных помещений не запрещена, поэтому остановить вас в использовании этого права сотрудники контролирующих органов не вправе. Более того, зачастую они сами прибегают к таким средствам фиксации — такое правомочие предоставлено, например, налоговым органам (п. 4 ст. 92 НК). Фиксация хода проведения проверки, вопросов и требований контролеров облегчит процесс доказывания нарушений с их стороны, а также позволит избежать явных и откровенных правонарушений и случаев превышения полномочий.

Правило № 4. Отвечать на вопросы контролеров строго в рамках трудовой функции

Представители контролирующих органов любят задавать наводящие вопросы и выпытывать нужную им информацию. При этом отличным источником такой информации выступают сами сотрудники проверяемой компании, готовые делиться своими мыслями и догадками. Такая сговорчивость усугубляется стрессом и в итоге может дорого обойтись работодателю.

Поэтому важно, чтобы каждый работник отвечал только на те вопросы, которые непосредственно относятся к его трудовой функции, закрепленной в трудовом договоре и должностных инструкциях. Например, штатный программист по характеру работы не должны знать о том, с какой целью компанией приобретались прокатные станки и сколько они стоили. Даже если он догадывается, лучше всего ответить «Не уверен, это не входит в круг моих должностных обязанностей».

Разумеется, следует заблаговременно провести беседу с работниками, рассказать им, как стоит себя вести при общении с контролерами, успокоить тем, что ст. 307 УК РФ («Заведомо ложные показания») к ним неприменима и для верности грамотно оформить должностные инструкции работников. Более того, каждый работник компании всегда может воспользоваться ст. 51 Конституции РФ и отказаться свидетельствовать против себя и своих близких.

Правило № 5. Передавать документы только по описи

Все документы компании должны передаваться контролерам строго по акту приема-передачи. Такой акт должен содержать список всех передаваемых документов, с указанием количества страниц, а также обозначением того, передаются оригиналы или копии документов. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается представителями компании и контролирующего органа. Один экземпляр акта остается в компании. Это необходимо для того, чтобы в случае утери проверяющим органом копий вы смогли доказать, что они были переданы в ходе проверки.

Обратите внимание, что оригиналы документов подлежат изъятию в исключительных случаях. Например, налоговые органы вправе произвести выемку подлинников лишь в случае, если для осуществления контроля недостаточно копий, и у налогового органа есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ). При этом при изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. Такое же правило установлено для работников полиции (п. 1 ст. 15 Закона «Об оперативно-розыскной деятельности»).

Также помните, что документы, в отношении которых в компании установлен режим коммерческой тайны, могут изыматься только на основании судебного решения (ч. 3 ст. 183 УПК РФ). При правильном оформлении режим коммерческой тайны может «покрывать» значительный объем сведений, как минимум, например, клиентскую базу и внутренние производственные политики.

Правило № 6. Выявить, зафиксировать, обжаловать

Порядок и условия проведения проверок разнятся в зависимости от типа проверок (плановых или внеплановых, выездных или документарных), проверяющего органа и обстоятельств конкретного дела. Для информации, можете проверить, планируется ли в отношении вашей организации проведение плановой проверки в 2016 году в Едином реестре плановых проверок. В настоящем пункте затрону только внеплановые выездные проверки, поскольку в силу своей срочности и непредсказуемости к ним сложнее всего подготовиться.

За некоторыми исключениями, требующими незамедлительной реакции со стороны контролирующего органа, внеплановая выездная проверка должна быть согласована с органом прокуратуры. Такое требование распространяется на проверки Роскомнадзора, трудовой инспекции, Роспотребнадзора, МЧС и другие. Убедитесь, что данное согласие на проверку было заранее получено контролером.

Проводимая проверка должна относиться к полномочиям проверяющего органа. При этом сам орган не должен выходить за пределы, установленные специальными правилами для данного вида проверок. Например, в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трёх лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Иначе говоря, если решение вынесено в 2016 году, то проверка может охватывать только периоды с 2013 по 2016 годы. При этом налоговый орган не вправе проводить две и более выездные налоговые проверки по одним и тем же налогам за один и тот же период (пп. 4, 5 ст. 89 НК РФ).

О внеплановой выездной проверке проверяемое лицо должно быть предупреждено не менее чем за 24 часа до начала ее проведения любым доступным способом. Неисполнение данного требования является грубым нарушением закона. Однако следует отметить, что данное требование применяется далеко не ко всем видам внеплановых проверок. Налоговые органы и прокуратура, например, не обязаны предупреждать о выездных проверках.

Большинство проверок заканчивается составлением итогового документа: протокола или акта. Такие документы чрезвычайно важны, поэтому перед их подписанием убедитесь в том, что все изложенное в них соответствует действительности. Если вы считаете, что в ходе проверки были нарушены требования закона, а зафиксированные в протоколе или акте обстоятельства недостоверны, сделайте об этом запись в итоговом документе — не стесняйтесь. Помните, отказ от подписания хуже, чем подписание с детальным изложением всех нарушений и несогласий.

После подписания следует безотлагательно обратиться с жалобой в вышестоящие надзорные инстанции, а также в прокуратуру, изложить все обстоятельства, а также приложить заверенные копии подтверждающих доказательств.

Правило № 7. Связаться с юристом

Российское регулирование в области государственных проверок чрезвычайно разнообразно и разобщено – это и отдельный закон «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)», отраслевые акты (например, глава 14 НК РФ) и многочисленные методические рекомендации, изданные для отдельных видов проверок.

Ошибки, совершенные в самом начале: предоставление лишних документов, разглашение ценной информации, пропуск срока для заявления возражений и прочего, могут быть трудно исправимы в дальнейшем. Поэтому наличие в вашей команде хорошего юриста необходимо. Опять же присутствие внутреннего юриста или внешнего консультанта непосредственно во время самой проверки поможет сдержать пыл контролеров и задать правильный тон беседы.

Любая выездная проверка ГИТ, особенно внеплановая, – это стресс для работников кадровой службы. В такой ситуации легко растеряться и совершить ошибки, которые повлекут негативные последствия как для самого кадровика, так и для компании. Например, не пускать инспектора в организацию, грубить, предлагать взятки, необоснованно не знакомить с запрошенными документами. В статье расскажем, какие права имеет представитель компании при проверке и как правильно общаться с инспектором, чтобы избежать штрафов и более тяжелых последствий.

Можно ли не пустить инспектора в организацию

Если работодатель знает, что нарушил закон, он часто ищет предлог, чтобы не пустить инспектора в компанию. Обычно ссылаются на то, что временно отсутствует директор или проверку не согласовали с прокуратурой.

Отсутствует директор. При выездной проверке ГИТ должен присутствовать руководитель организации или иной сотрудник, которого уполномочили на это доверенностью ( ч. 4 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ, далее – Закон № 294-ФЗ ). Если такого лица нет, ГИТ не вправе проводить проверку. Поэтому, когда инспектор приезжает в компанию, ему сообщают, что директор уехал, заболел и т. д., а доверенность ни на кого не оставил. Не советуем так делать. С 2017 года инспектор, который не застал директора, вправе повторно проверить компанию в течение трех месяцев со дня, когда он составил акт о том, что проверку невозможно провести. При этом не нужно вносить новую проверку в ежегодный план и предварительно уведомлять о ней работодателя ( ч. 7 ст. 12 Закона № 294-ФЗ ).

Прокуратура не согласовала проверку. Плановые проверки ГИТ проводит на основе ежегодного плана, согласованного с органами прокуратуры, который размещается на сайте ГИТ. Многие работодатели считают, что и все внеплановые проверки требуют согласования с прокуратурой. Однако для внеплановых выездных проверок по основаниям, предусмотренным статьей 360 Трудового кодекса, это не нужно. Инспектор только извещает орган прокуратуры о проверке, если ее проводят в связи с тем, что:
– возникла угроза причинения вреда жизни и здоровью работников;
– работодатель нарушил срок выплаты зарплаты или установил ее в размере ниже МРОТ ( абз. 4 ч. седьмой, ч. восьмая ст. 360 ТК РФ).

Какие права имеет представитель компании при проверке

Если вам поручили присутствовать при проверке, получите под подпись и внимательно изучите копию приказа руководителя ГИТ о ее проведении. Проверку должно проводить то должностное лицо, которое указано в этом приказе. Если инспектор не предъявил служебное удостоверение, попросите его это сделать.

Срок проведения как документарной, так и выездной проверки ГИТ не может превышать 20 рабочих дней ( ч. 1 ст. 13 Закона № 294-ФЗ ).

В приказе о проведении проверки должны быть указаны цели, предмет и срок, основания для проведения проверки, даты ее начала и окончания. В нем также перечисляют все запланированные мероприятия по контролю, документы, которые вы должны представить проверяющим. Закон не устанавливает перечня сведений и материалов, которые может запросить ГИТ. Список таких документов должен быть указан в приказе о проведении проверки (схема ниже).

Можете задать уточняющие вопросы о целях, задачах, основаниях для проведения проверки. При необходимости ознакомьтесь с административным регламентом, в соответствии с которым ее проводят. В ходе проверки вы можете давать разъяснения, и инспектор не должен этому препятствовать ( ч. 1–4 ст. 14, ст. 21 Закона № 294-ФЗ).

По окончании проверочных мероприятий ознакомьтесь с их результатами и укажите в акте, согласны вы с ними или нет. В течение 15 дней с даты, когда вы получите акт, представьте в ГИТ письменные возражения по акту проверки или выданному предписанию и приложите подтверждающие документы ( ч. 12 ст. 16 Закона № 294-ФЗ ).

Рекомендуем вести журнал регистрации проверок, несмотря на то, что закон в настоящее время этого не требует. Из него вы сможете понять, какие органы и когда проверяли компанию (ч. 8 , 9 ст. 16 Закона № 294-ФЗ). Можно разработать свою форму журнала или использовать типовую, которая утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141 . Прошейте, пронумеруйте и удостоверьте журнал печатью компании (при ее наличии) ( ч. 10 ст. 16 Закона № 294-ФЗ ).

Работодатель вправе вести аудио- или видеозапись проверки. Хотя закон этого прямо не требует, предупредите проверяющего, что записываете его действия. Это позволит избежать явных нарушений с его стороны.

Как правильно общаться с инспектором

Ведите себя вежливо. В зависимости от ситуации держитесь нейтрально или дружелюбно. Не проявляйте враждебное отношение, тем более агрессию, даже если вас что-то раздражает. Не паникуйте, отвечайте на вопросы уверенно. Постарайтесь найти с инспектором общий язык.

Если проверку проводят по жалобе работника, представьте инспектору производственную характеристику на него. Нередко сотрудники обращаются в ГИТ, чтобы отомстить работодателю, например, за применение дисциплинарных взысканий. Важно объяснить инспектору, с чем связано обращение работника в ГИТ. При этом характеристика не должна быть предвзятой и отражать субъективное отношение к работнику.

Не старайтесь задобрить инспектора с помощью подарков. Не все это оценят. Тем более не предлагайте взятку. Помните, что за это грозит уголовная ответственность ( ст. 291 УК РФ ).

Если инспектор вымогает взятку, обратитесь в правоохранительные органы

За противоправные действия инспектор ГИТ несет ответственность вплоть до уголовной. Если проверяющий истребует документы, которые не относятся к предмету проверки, обжалуйте его действия вышестоящему должностному лицу трудовой инспекции, в органы прокуратуры или суд.

В случае вымогательства взятки работодателю необходимо обратиться с заявлением в правоохранительные органы, не вступая в противоправные отношения. Уголовная ответственность предусмотрена как за получение, так и за дачу взятки ( ст. 290–291.2 УК РФ ). При этом закон дает возможность взяткодателям и посредникам избежать уголовной ответственности. Это возможно, если работодатель добровольно сообщил в правоохранительный орган о преступлении, помог его расследовать или имело место вымогательство взятки.

Когда можно не предоставлять инспектору документы

Если вы не предоставляете инспектору документы, которые он запрашивает, по общему правилу, вы рискуете. Это приведет к штрафу, а при повторном нарушении директора могут дисквалифицировать на срок до года ( ст. 19.4.1 КоАП РФ ). Однако иногда работодатель на законных основаниях вправе отказаться предоставить проверяющему документы. Закон выделяет четыре случая.

Документы есть в электронных базах других госорганов. Инспектору запрещено при проверках требовать документы, которые он может получить у коллег из других ведомств. Перечень таких документов и информации утвержден распоряжением Правительства РФ от 19 апреля 2016 г. № 724-р . Это сведения:
– из Единого государственного реестра юридических лиц;
– о среднесписочной численности работников за предшествующий год;
– о задолженности по уплате штрафов за нарушение законодательства и др.

До выездной проверки провели документарную. Бывает, что ГИТ запрашивает документы для документарной проверки, но, после того как проанализирует их, решает провести выездную. В этом случае работодатель может отказаться вновь предоставлять материалы, копии которых ранее передал в ГИТ ( ч. 5 ст. 12 Закона № 294-ФЗ ).

Документы не относятся к предмету проверки. Если причиной для внеплановой выездной проверки стало обращение работника, инспектор должен проверять только те факты, на которые тот жаловался. Если ГИТ выйдет за пределы предмета проверки и запросит информацию или материалы, которые не связаны с жалобой работника, то суд признает проверку незаконной. Например, если сотрудник указал только на нарушение сроков выплаты зарплаты, ГИТ не вправе запрашивать у работодателя документы по охране труда ( п. 3 ч. 1 ст. 15, п. 5 ч. 2 ст. 20 Закона № 294-ФЗ, апелляционное определение Ярославского областного суда от 3 февраля 2015 г. по делу № 33 – 440/2015 ).

Документы не входят в число обязательных для работодателя. Иногда инспектор запрашивает документы, иметь которые работодатель не обязан. Даже если они относятся к предмету проверки, их отсутствие не будет нарушением. Например, в компании не обязательно утверждать положение об оплате труда, соответствующие вопросы могут регулировать правила внутреннего трудового распорядка ( ст. 135 ТК РФ ). Работодатель не обязан вести личные дела, журналы регистрации приказов, разрабатывать должностные инструкции и т. д.

Важные выводы

1. Не препятствуйте инспектору посетить компанию. Если его не пустить, повторную проверку проведут в течение трех месяцев без предупреждения.

2. Держитесь с инспектором вежливо и профессионально, не предлагайте подарки и взятки.

3. В ряде случаев вы можете не предоставлять инспектору документы. Например, если они не относятся к предмету проверки или не являются обязательными для работодателя.

Ч тобы чувствовать себя уверенно и переживать проверки без вреда для собственной психики, главному бухгалтеру нужно знать, как общаться с разными типами представителей контролирующих инстанций: когда лучше промолчать, а когда уверенно ответить, как не «попасть на удочку» и не наделать ошибок, связанных с психологическими особенностями инспекторов.

В нашей жизни много разных проверяющих. Государство (да и неофициальные инстанции) постоянно создают все новые и новые институты контроля. Чтобы съездить в другой город на поезде, нужно предъявить паспорт в кассе; чтобы нанять на работу гражданина другой страны, нужно иметь разрешение федеральной миграционной службы; чтобы взять кредит, нужно выполнить много условий – принести справки с работы, ксерокопии документов, найти поручителей. Требования общества и государства самые разные. Одни из них понятны, другие нет, некоторые нормы противоречат друг другу. Но нормы есть нормы, и нам приходится их соблюдать, если мы, конечно, хотим жить в государстве.

Главный бухгалтер в компании является своего рода посредником между государством и организацией, ведь он, с одной стороны, защищает интересы своего предприятия, а с другой – следит за тем, чтобы интересы страны в плане налогообложения и отчетности также были соблюдены. Представители государства – проверяющие, контролеры, инспекторы, сотрудники самых разных силовых и не очень ведомств – ведут себя по-разному, но в их поведении есть некоторая система.

Быть проверяющим может человек определенного склада. Существует масса профессий, где можно зарабатывать деньги, не подвергая других людей или результаты их работы исследованию и оценке. Далеко не каждый может взять на себя роль представителя карающей инстанции, точно представляя, какие последствия могут быть для человека, допустившего ошибку. Некоторые контролеры, чувствуя тяжесть ответственности и определенный дискомфорт, начинают испытывать последствия профессиональной деформации: берут взятки, оправдывая это тяжестью своей работы, употребляют алкоголь и наркотики, испытывают сложности в семье.

Мы знаем, что процедуры проверки регламентируются: что и как проверять, на что обращать внимание, тем не менее разные инспекторы проверяют по-разному. Договориться с человеком легче, чем с регламентом, а сделать это можно, зная психологию проверяющих.

Типология

Условно проверяющих можно разделить на несколько типов. Рассмотрим их последовательно и выделим признаки, которые характерны для каждого типа.

Агрессивный

Название говорит само за себя. Есть люди, которые любят причинять окружающим неудобства, боль и дискомфорт – как физический, так и психический. Агрессивность – неизбежное качество человеческой натуры, которое когда-то способствовало выживанию отдельных людей, семей, родов. Вожак племени должен быть сильным, хитрым, изворотливым и жестоким. Животные первобытно агрессивны, для них не составляет труда съесть свою жертву, даже если она еще жива и испытывает сильнейшие муки. Но для людей в какой-то период исторического развития стало выгоднее умело гасить агрессию, направлять ее в нужное русло. Нам легче выживать во взаимодействии, а не подавлять окружающих физически, утверждая свое превосходство и доминируя. Мир стал в тысячи раз сложнее, поэтому лучше уметь вовремя погасить импульс злобы и раздражения, чем оскаливаться, рычать и кидаться на окружающих. Тем не менее встречаются люди, которые в свое время недополучили воспитания либо чувствующие себя обделенными и имеющими право на реванш (следуя принципу «раз меня оскорбили в очереди, то я пойду и плюну в соседа»). Такие и ведут себя агрессивно. Как это выглядит? Как распознать агрессора?

Вербальное поведение

В речи много обвинительных фраз, оценивающих не состояние дел, а личности: «Вы должны, но специально этого не делаете», «Вы не сделали из-за лени», «У Вас не в порядке отчетность, а Вам все равно», «Вы некомпетентны», «Вы специально нарушаете правила» и т.д.

Причем не важно, в каком состоянии находится ваша документация. Придраться ведь можно (а для агрессивного типа проверяющего – нужно) к чему угодно.

Невербальное поведение

Брови нахмурены, выражение лица недовольное. При этом осанка прямая, подбородок приподнят, живот или грудь выдвигаются вперед. Движения размашистые, жесты рубящие, губы сомкнуты, поджаты. Человек быстро «заряжается», лицо внезапно вспыхивает, взгляд исподлобья. Интонации часто меняются, в голосе сквозят истерические нотки.

То, что агрессивный тип проверяющего начинает «заводиться», можно понять по тому, как он обращается с предметами: как, например, непроизвольно вертит в руках какой-либо предмет – ручку, карандаш. Сначала медленнее, а потом все быстрее и быстрее и, наконец, начинает совершать ими колющие движения в сторону собеседника.

Как себя вести

С одной стороны, общаться с агрессивными людьми непросто, потому что это приводит к угнетенному состоянию духа и снижает самооценку, а с другой – тактика поведения с ними очень проста. Агрессор ведь тоже человек, и ему нужно оправдание, чтобы напасть. Даже маньяки-убийцы, прежде чем убить свою жертву, придумывают обоснование – либо жертва сама попросила их об этом, либо она заслуживала наказания.

Агрессор своими выпадами вызывает ответную реакцию, он просто жаждет, чтобы жертва ответила ему в том же агрессивном ключе. Если не отвечать и не замечать агрессивного поведения, то такого злого проверяющего можно в значительной степени нейтрализовать.

Главный бухгалтер Марина С. не очень давно начала работать в небольшой полиграфической фирме и не успела привести в порядок всю отчетность к моменту прихода выездной проверки. Инспектор оказалась агрессивной женщиной и сразу же начала издеваться, задавая двусмысленные вопросы и отпуская обидные замечания о непрофессионализме Марины. Главный бухгалтер, тем не менее, не реагировала на эмоциональные выпады, а проверяющая сделала последний «заход»: потрясая кулаками и брызгая слюной, она выдала гневную тираду о «бестолковых главбухах, испытывающих ее терпение» и, тяжело дыша, успокоилась. После этого женщины смогли общаться конструктивно, проверка вошла в нормальное русло.

«Жалобщик»

Есть люди, которым всегда тяжело: работа у них самая сложная, личная жизнь самая запутанная, а здоровье самое слабое. Таким постоянно нужно внимание и сочувствие. Многие проверяющие этого типа, образно говоря, используют служебное положение для того, чтобы им оказывали психологическую поддержку. В отличие от агрессивного типа, они не устрашают, не заставляют испытывать чувство тревоги и паники, но общаться с такими людьми довольно непросто, они навевают тоску и уныние.

Для выживания возможны две стратегии. Первая – агрессивная, первобытная, основанная на праве сильного. Она возникла давным-давно, когда люди были больше животными, чем людьми. Вторая стратегия – вызвать жалость. Она появилась, скорее всего, позже, когда стали возникать общественные нормы и просто уничтожать своих соплеменников-конкурентов стало невыгодно. Впрочем, даже животные в период спаривания не всегда убивают своих соперников, им достаточно, если их конкурент за право обладания самкой повернет голову таким образом, что обнажится шея, и покажет свою беззащитность перед более сильным самцом. Это стратегия обмана. Если враг сильнее и победить его заведомо невозможно, можно притвориться слабым. Но «жалобщики» довольно коварны: если потерять бдительность, то они могут нанести удар, когда его совсем не ждешь.

Вербальное поведение

«Жалобщики» постоянно вспоминают, как хорошо было в прошлом: «Раньше было меньше работы, а платили нам лучше», «В советское время было больше стабильности и порядка». Они жалуются на начальство и на здоровье: «Новый начальник управления стал заводить свои порядки» да и просто на свое состояние: «Здоровье стало совсем не то», «Память стала плохая», «Глаза ничего не видят» и т.д.

Невербальное поведение

Одеваться такие люди предпочитают скромно, выбирают спокойные тона – серый, коричневый, темно-синий. Осанка слегка сутулая, унылое выражение лица. Об улыбке, конечно, не может быть и речи, интонации голоса – просительные. Взгляд снизу вверх.

Как себя вести

Самое главное – не поддаваться. Современное общество приучило нас к тому, что слабых и обиженных нужно жалеть, что это обделенные люди, а этим искусно пользуются «жалобщики». Их поведение усыпляет бдительность.

В организацию с целью проверки отчетной бухгалтерской документации нагрянула проверка в лице инспектора Зои Семеновны, пожилой женщины. Зоя Семеновна довольно умело произвела впечатление раздавленного жизнью человека. Результатом стало то, что она смогла просмотреть документацию (касающуюся компетенции трудинспекции), которую ей в общем-то не нужно было проверять, но все поверили в безобидность проверяющей. В документах же были допущены некоторые отклонения от правил. В результате после визита Зои Семеновны в организацию пришла и трудовая инспекция, причинив беспокойство главному бухгалтеру и руководству компании.

Второе, что можно порекомендовать, – «жалобщиков» нужно жалеть. Эти люди считают, что ими должны все время заниматься, обращать на них внимание, выслушивать и оказывать поддержку. Если они этого не получают, то могут «мстить».

Педант

Существует категория служащих, для которых важно, чтобы все было правильно и по закону. В жизни они стремятся разложить все по полочкам, у них есть планы на все случаи жизни. Собираясь в дорогу, они составляют списки необходимого, любят точность в расчетах и не терпят какой-либо неопределенности. Для таких людей принципы важнее предпочтений и вкусов отдельных людей. Непререкаемые авторитеты – это регламент, закон, инструкция.

В нашем государстве это, пожалуй, наиболее законопослушный и честный тип проверяющих. Проводя проверки, такие люди концентрируются только на своей сфере деятельности, избегая различных манипуляций и эмоциональных всплесков, как это делают порой «агрессивные» и «жалобщики».

Вербальное поведение

Такие проверяющие говорят, как правило, по существу, ссылаясь на конкретные статьи и нормы закона. Они включены в процедуру проверки полностью и задают вопросы, касающиеся только сферы их компетенции: «Как давно проводилась инвентаризация?» или «Как уплачиваются налоги по обособленным подразделениям в Вашей организации?»

Невербальное поведение

Выражение лица, как правило, спокойное и доброжелательное, ведь педант работает только в содержательной плоскости. Тон голоса ровный, без вздохов и унылых интонаций, осанка прямая, но без оттенков довольства или превосходства.

Как себя вести

Единственный вариант поведения в этом случае – честность. С педантами, добросовестными людьми удобно работать: они предсказуемы, поэтому под них не нужно как-то специально подстраиваться, используя какие-либо особые психологические техники.

Отстраненный

Встречается такой тип людей, которым совершенно все равно, как и что они делают. Это происходит по разным причинам. Некоторые не любят свою профессию и целиком живут собственными увлечениями, а на работу ходят, чтобы заработать деньги, а потому терпеливо отбывают часы. Для некоторых же отстраненность – защитная реакция вследствие каких-либо тяжелых жизненных обстоятельств, например, потери близкого родственника.

Вербальное поведение

Невербальное поведение

Интонация голоса ровная, зрительного контакта с собеседником нет, человек как бы витает в облаках, глаза часто обращены в сторону: смотрят в окно, на потолок и т.д.

Как себя вести

Основная сложность здесь в том, что эти люди, конечно, безобидны в том плане, что не будут специально искать недостатки, но они могут допустить какие-либо ошибки в силу собственной невнимательности. А потому с ними нужно держать ухо востро и внимательно проверять созданные ими по результатам проверки отчеты, заключения, акты проверок и другие документы.

В заключение хочется еще раз напомнить: проверяющие тоже люди, бухгалтеру нужно быть психологом, чтобы подобрать к ним правильный ключик, – и тогда общение станет конструктивным.

Читайте также: