Как выбрать сотрудников для сокращения

Опубликовано: 17.09.2024

При увольнении сотрудников по сокращению важно четко следовать регламенту, чтобы максимально снизить вероятность последующих судебных разбирательств.

Татьяна Ширнина, старший юрист Департамента трудового права Института профессионального кадровика, объясняет, какие ошибки чаще всего совершают работодатели при сокращении штата, что нужно учитывать при увольнении разных категорий работников и какие гарантии и компенсации полагаются увольняемым.

Типичные ошибки

Если говорить о типичных ошибках при сокращении, то к ним можно отнести:

отсутствие (невручение) уведомления о сокращении;
увольнение работника ранее двухмесячного срока уведомления;
неуведомление органов занятости и профсоюза (при его наличии) в установленные сроки;
непредложение вакансий при их наличии.

Когда речь идет о сокращении численности работников, достаточно распространенной ошибкой является непроведение или неправильное проведение оценки преимущественного права (ст. 179 ТК РФ). Так, например, часто у работодателей вообще отсутствуют критерии оценки производительности труда и квалификации либо данные критерии судами признаются субъективными.

Кого нельзя сократить

Ст. 261 ТК РФ устанавливает категории лиц, которые не подлежат сокращению. К ним относятся:

беременная женщина;
женщина, имеющая ребенка в возрасте до 3-х лет;
одинокая мать, воспитывающая ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
одинокая мать, воспитывающая ребенка в возрасте до 14 лет;
другое лицо, воспитывающее указанных выше детей без матери;
родитель (иной законный представитель ребенка), являющийся единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет либо единственным кормильцем ребенка в возрасте до 3-х лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (иной законный представитель ребенка) не состоит в трудовых отношениях.

Более подробно о категориях лиц, которых нельзя сокращать, читайте в статье «6 ситуаций, когда сокращение сотрудника может обернуться судом».

Как и зачем доказывать факт сокращения

Обязанность по доказыванию факта сокращения лежит на работодателе. Запуск процедуры сокращения начинается с принятия решения уполномоченным лицом компании о проведении сокращения.

Такое решение должно быть оформлено письменно. Это может быть, например, приказ генерального директора или протокол совета директоров. На основании этого решения издается приказ об изменении штатного расписания и непосредственно изменяется штатное расписание. Именно эти документы будут являться доказательством проведения сокращения.

Кроме того, поскольку трудовые споры чаще всего возникают уже после увольнения в связи с сокращением численности или штата работников, то судом исследуется и факт того, не был ли после увольнения принят на ту же должность новый работник. В данном случае сокращение может быть признано незаконным («мнимым»). Из этого можно сделать вывод, что факт наличия сокращения можно доказать и отсутствием должности в штатном расписании, действующем на момент рассмотрения спора.

Зачем нужна комиссия по сокращению

Законодательно у работодателя нет обязанности создавать комиссию по сокращению, однако с точки зрения практики ее необходимость не вызывает сомнений.

В первую очередь она нужна для определения категорий работников, которые не подлежат сокращению. Кроме того, работа указанной комиссии целесообразна при оценке преимущественного права. Комиссия по сокращению штата рассматривает представленные сведения на каждого кандидата на увольнение. Принятое решение по работникам, не подлежащим сокращению и имеющим преимущественное право оставления на работе, оформляется письменно — протоколом, решением и т.д.

Комиссия создается с помощью приказа уполномоченного лица. В состав комиссии, как правило, включаются кадровые специалисты, один-два работника, состоящих в профсоюзе (если таковой имеется в компании), и юристы.

Сезонные работники и срочники

Законодательством предусмотрены особенности в процедуре сокращения сезонных работников и работников, заключивших срочный трудовой договор до 2-х месяцев. Обратите внимание, что для остальных работников, с которыми заключен срочный трудовой договор по иным основаниям, порядок сокращения аналогичен тому, который предусмотрен для работников, с которыми заключен трудовой договор на неопределенный срок.

Особенности сокращения сезонных работников и работников, с которыми заключен срочный трудовой договор до 2-х месяцев, касаются сроков вручения уведомления и выплаты пособия.

Так, работник, занятый на сезонных работах, должен быть предупрежден о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации не менее чем за 7 календарных дней.

Бухгалтерский и налоговый учет, расчеты по сотрудникам, отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат, валютный учет — все в одном сервисе.

У работников, заключивший трудовой договор на срок до 2-х месяцев, срок еще меньше — они должны быть уведомлены о предстоящем сокращении не менее чем за 3 календарных дня.

Что касается выплаты выходных пособий указанным категориям работников при увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, то для сезонных работников сумма пособия равна размеру двухнедельного среднего заработка. А работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, выходное пособие при увольнении по общему правилу не выплачивается, если иное не установлено федеральными законами, коллективным договором или трудовым договором.

Увольнение работника при смене собственника

Прежде всего стоит отметить, что смена собственника не влечет автоматического расторжения трудового договора с уже работающими работниками.

Категории работников, с которыми трудовой договор может быть расторгнут, и сроки, в течение которых может быть произведено увольнение, ограничены. К работникам, с которыми трудовые отношения могут быть прекращены по основанию, предусмотренному п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (смена собственника имущества организации), относятся руководитель организации, его заместители и главный бухгалтер.

Срок, в течение которого новый собственник вправе расторгнуть трудовой договор с указанными выше лицами в связи со сменой собственника имущества организации, должен быть не позднее 3-х месяцев со дня возникновения у него права собственности.

Смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров с другими работниками организации.

Если же новый собственник решит провести сокращение, то запуск данной процедуры допускается только после государственной регистрации перехода права собственности.

Гарантии и компенсации

При расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников организации увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не больше 2-х месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

В исключительных случаях средний месячный заработок сохранится за работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.

Стоит отметить, что ст. 178 ТК РФ устанавливает минимальные гарантии. Так, трудовым договором или коллективным договором может устанавливаться повышенный размер выходных пособий, за исключением прямо предусмотренных законом случаев.

Нельзя не сказать и о «северных» работниках. За ними сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше 3-х месяцев со дня увольнения с зачетом выходного пособия.

В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за указанными работниками в течение 4-го, 5-го и 6-го месяцев со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в месячный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.

Плюсы и минусы

Конечно, сокращение для работника малоприятная вещь, тем более в период кризиса на рынке труда. Но все-таки у сокращения, в отличие от увольнения по собственному желанию, есть плюс — это выходное пособие, выплачиваемое в размере среднемесячного заработка и сохраняемое за работником как минимум за два месяца.

Для работодателя плюсы очевидны — его инициатива, то есть работник отказаться не может, в дальнейшем оптимизация расходов и сокращение фонда на оплату труда. Однако такая процедура только в дальнейшем уменьшит фонд, так как сама по себе процедура сокращения дорогостоящая.

Массовое увольнение

Для того чтобы работодателю понять, массовое ли у него увольнение, следует обратиться к отраслевым и (или) территориальным соглашениям. Об этом говорит ч. 1 ст. 82 ТК РФ.

Так, например, в Москве, согласно Московскому трехстороннему соглашению на 2016-2018 годы между Правительством Москвы, московскими объединениями профсоюзов и московскими объединениями работодателей, критериями массового увольнения считаются показатели численности увольняемых работников организаций, зарегистрированных в городе Москве, с численностью работающих от 15 и более человек за определенный период времени:

увольнение в течение 30 календарных дней более 25 % работников от общей численности работающих;
увольнение работников в связи с ликвидацией организации любой организационно-правовой формы;
сокращение численности или штата работников организации в количестве:

0 и более человек в течение 30 календарных дней;
200 и более человек в течение 60 календарных дней;
500 и более человек в течение 90 календарных дней.

Прочие нюансы

В основном все трудовые споры связаны с обжалованием процедуры сокращения, поэтому лучше перед запуском процедуры создать комиссию, прописать порядок сокращения шаг за шагом и оценить риски и расходы заранее.

Обратите внимание на сокращение отдельных категорий работников — несовершеннолетних и членов профсоюза. В отношении этих работников при проведении сокращения также имеются особенности.

Кроме того, дополнительно рекомендуем убедиться, что на дату увольнения работник не будет находиться в отпуске. Проконтролировать вопрос нахождения работника на больничном в дату увольнения невозможно, поэтому не стоит в уведомлении о сокращении указывать конкретную дату увольнения. Лучше, чтобы формулировка была общей, например, «…по истечении двух месяцев с даты вручения настоящего уведомления трудовой договор с вами будет прекращен по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ».

Часто работники и вовсе отказываются подписывать и брать уведомление о сокращении, в данном случае лучше данный факт заактировать в присутствии хотя бы двух свидетелей из числа работников.

Подпишитесь на наш канал в Telegram , чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Сокращение численности или штата работников компании – одно из оснований для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Перед тем, как приступать к самой процедуре, следует уточнить, будет это сокращение численности или все-таки штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В трудовом законодательстве официального разъяснения этих понятий нет. По нашему мнению, основная разница заключается в следующем. При сокращении численности уменьшается количество штатных единиц по конкретной должности, хотя сама должность не упраздняется. А вот при сокращении штата из штатного расписания полностью исключается определенная должность.

Алгоритм увольнения работника как при сокращении численности, так и при сокращении штата работников, общий – разберем его пошагово.

Шаг 1. Издать приказ о сокращении численности или штата

Приняв решение о сокращении численности или штата, руководитель организации должен оформить соответствующий приказ. Специальной формы приказа законом не предусмотрено. Главное, отразить в нем причину и дату предстоящего сокращения, а также отметить сокращаемые должности. Этим же либо отдельным приказом следует утвердить новое штатное расписание.

БЛАНКИ И ОБРАЗЦЫ

Приказ о сокращении численности или штата

Уведомление работника о сокращении штата организации и наличии вакантных должностей

Акт об отказе от подписания документа

Уведомление службы занятости о сокращении численности (штата) работников

Уведомление профсоюза о сокращении численности (штата) работников

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-8)

Заявление о выдаче справки о сумме заработной платы за два года

Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Образец заполнения справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-61)

Шаг 2. Учесть преимущественное право на оставление на работе

Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников предоставляется тем сотрудникам, чьи показатели производительности труда и квалификации выше, чем у остальных (ст. 179 ТК РФ).

При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается:

семейным работникам – при наличии у них двух или более иждивенцев;
лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
работникам, получившим в период работы в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;
инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Иные категории работников, которые имеют преимущество при оставлении на работе, можно установить в коллективном договоре (ч. 3 ст. 179 ТК РФ).

Кроме того, не могут быть уволены по сокращению штата беременные сотрудницы, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет/ребенка-инвалида до 18 лет (ст. 261 ТК РФ).

Шаг 3. Уведомить работника о сокращении

О предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работника нужно предупредить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Из этого правила есть несколько исключений – так, сотрудника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, об увольнении нужно предупредить не менее чем за три календарных дня, а занятого на сезонных работах, – не менее чем за семь календарных дней (ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296 ТК РФ). Также трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении – с письменного согласия сотрудника (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

Если работник отказывается ставить отметку о получении уведомления, необходимо составить соответствующий акт в присутствии не менее чем двух свидетелей – этот документ станет подтверждением факта уведомления работника об увольнении.

Шаг 4. Предложить работнику вакантные должности

Попадающему под сокращение работнику необходимо предложить имеющиеся у работодателя вакантные должности, на которые он может быть переведен (ч. 1 ст. 180 ТК РФ). Перечислить их можно как в уведомлении о сокращении, так и в отдельном документе.

Уведомлять сотрудника о вакансиях нужно неоднократно – отдел кадров обязан предлагать каждую подходящую вакантную должность, которая появляется в компании вплоть до последнего дня работы.

При этом вакансия не обязательно должна предусматривать работу, соответствующую квалификации работника, – допускается предлагать и вакантную нижестоящую должность либо нижеоплачиваемую работу (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Более того, работодатель вправе предложить увольняемому сотруднику временно занять должность работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком (абз 3 п. 3 письма Роструда от 29 июля 2009 г. № 2263-6-1).

Если он соглашается на одну из предложенных вакансий, его переводят на другую должность (ст. 72.1, ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Увольнение в этом случае не производится.

Шаг 5. Уведомить о предстоящем сокращении профсоюз и службу занятости

В письменной форме не позднее чем за два месяца до увольнения работодатель должен сообщить о сокращении численности или штата сотрудников профсоюз, а также службу занятости (ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"). Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.

В уведомлении, направляемом в профсоюз, указываются Ф. И. О. подпадающих под сокращение работников, а также наименования их профессий, должностей или специальностей.

В обращении в службу занятости следует указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников и условия оплаты их труда.

К каждому уведомлению следует приложить:

копию приказа о сокращении численности (штата) работников организации;
проект приказа об увольнении работников организации;
проект штатного расписания организации.

Шаг 6. Издать приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а)

Если работник не согласился ни на одну из предложенных вакансий, в последний день его работы отдел кадров оформляет приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8 или Т-8а). Формулировка причины увольнения может быть следующая: "Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ".

С этим приказом работника нужно ознакомить под роспись в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Шаг 7. Оформить справку о сумме заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению

К последнему дню работы сотрудника бухгалтерия должна оформить справку о сумме его заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению. Соответствующая форма утверждена приказом Минтруда РФ от 30 апреля 2013 года №182н.

Шаг 8. Оформить документ, содержащий сведения, которые были направлены в ПФР за период работы сотрудника

В последний день работы бухгалтерия также обязана выдать сотруднику документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника (п. 2-2.3 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").

Специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, поэтому ориентироваться следует на формы, утвержденные ПФР для представления соответствующих сведений ведомству. Например, форма СЗВ-М (утв. постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п), раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (приложение № 1 к постановлению Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п) и др.

Шаг 9. Внести запись в личную карточку (форма № Т-2)

Перед увольнением работника соответствующая запись вносится отделом кадров в его личную карточку (форма № Т-2).

В "Основании прекращения трудового договора (увольнения)" нужно прописать причину увольнения: "Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ".

В строке "Дата увольнения" – указать последний день работы.

Затем следует внести реквизиты приказа о прекращении трудового договора – его дату и номер.

После этого работник и сотрудник отдела кадров заверяют информацию об увольнении своими подписями.

Шаг 10. Оформить записку-расчет о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61)

В последний день работы отдел кадров совместно с бухгалтерией заполняют записку-расчет о прекращении трудового договора с сотрудником (форма № Т-61). На лицевой стороне сотрудник отдела кадров указывает общие сведения о работнике, а также информацию об увольнении и факте расторжения трудового договора. А на оборотной стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной работнику выплаты.

Знакомить сотрудника с запиской-расчетом работодатель не обязан.

Шаг 11. Произвести с работником расчет

В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Работнику также должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 178 ТК РФ). Кроме того, за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения. А если сотрудник увольняется из организации, расположенной в одном из районов Крайнего Севера, – не свыше трех месяцев (ч. 1 ст. 318 ТК РФ).

Если трудовой договор расторгается по соглашению с работником до истечения срока предупреждения об увольнении, ему выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения указанного срока (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

В том случае, когда сотрудник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

Шаг 12. Сделать запись в трудовую книжку и выдать ее

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или соответствующего закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Выглядеть она должна так:

порядковый номер записи;
дата увольнения;
причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ: "Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации";
наименование документа, на основании которого вносится запись (например, приказ о прекращении трудового договора), его дата и номер.

Эта запись должна быть заверена подписи сотрудника отдела кадров и увольняемого работника, а также печатью организации (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках").

Трудовая книжка также выдается сотруднику в последний день его работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Шаг 13. Подготовить и выдать работнику по его просьбе заверенные копии других документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).Например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате – справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ и справку о среднем заработке за последние три месяца, которая необходима для получения статуса безработного и др. (ст. 62 ТК РФ).

Екатерина Добрикова,
редактор-эксперт портала ГАРАНТ.РУ

Последняя актуализация: 15 марта 2017 г.

Документы по теме:

Без собственного желания
В связи с ухудшением экономической ситуации многие россияне начинают опасаться потери работы. Как избежать этого или уменьшить негативные последствия?

Планируется ввести чек-листы при проверках предпринимателей
Сначала они будут апробированы при проведении отдельных контрольных мероприятий.

Прогул или не прогул – вот в чем вопрос
Судебная практика подтверждает, что работодатели не всегда правы, когда относят те или иные обстоятельства отсутствия сотрудников на работе к причинам для увольнения за прогул.

Фото Евгения Смирнова, ИА «Клерк.Ру»

Ситуация в экономике неумолимо свидетельствует о том, что в наступившем году Россию ждет чреда сокращений персонала. Слишком много системных ошибок было сделано в последнее время, этот кризис назревал давно и был неотвратим буквально по всем ключевым показателям и параметрам. К сожалению, время показало, что никто не прислушался к ясным сигналам наступающего «шухера», причем гораздо более серьезного и затяжного, чем в 2008 году.

Правительство не извлекло никаких уроков, не скорректировало политику, не подготовило экономику к грядущему кризису, не создало условий для безболезненного перехода экономики в новые условия, а потому имеем то, что имеем. При настоящей экономической системе по-другому и быть не могло, ибо законы действия систем не могут быть проигнорированы, они действуют вне нашего желания и независимо от того, понимаем ли мы их или нет.

Итак, впереди сокращения. Как выдержать их максимально безболезненно и с минимальными потерями?

На самом деле, сокращение персонала является стрессовой ситуацией для обоих сторон - участников процесса: не только сокращаемых, но и для тех, кто осуществляет сокращение.

Как правильно увольнять

Целесообразно создать коллективный орган, ответственный за проведение будущего сокращения и, по понятным причинам, включить в него только тех сотрудников, которые не подлежат сокращению. Имеет смысл также задействовать в нем представителей сотрудников разного уровня, а не только руководителей. Это поможет осуществить сокращение менее болезненно, более объективно, а также обеспечить обратную связь с коллективом работников.

Этому органу требуется, исходя из экономических реалий, стратегических планов и особенностей производства определить количество сокращаемых сотрудников и подразделения, в которых будут происходить сокращения.

Следующим шагом должно быть определение четких критериев для определения персоналий сокращаемых по принципу: наиболее низкие результаты труда конкретного сотрудника, отсутствие перспектив работника или подразделения и т.д. При этом, не забываем про ограничения, накладываемые законодательством на работодателя в части сокращения персонала. В результате должен появиться поименный список сокращаемых.

Важно не пытаться любой ценой сокращать нижестоящих сотрудников, а сохранять необходимый здравый смысл. Во-первых, часто линейные сотрудники могут быть для компании более ценными, чем руководители, во-вторых, оставшимся сотрудникам необходимо видеть перспективы для собственного карьерного роста и т.д.

Передача дел от сокращаемых остающимся должна быть организована безукоризненно, ибо говорить о лояльности компании сокращаемых не приходится. При этом, важно не затягивать такую передачу, ибо сокращаемые неминуемо будут влиять на психологический климат среди остающихся.

Определите для сокращаемых вменяемые условия для сокращения (выплаты, рекомендации и т.д.).

Далее необходимо провести индивидуальные беседы с сокращаемыми. В этих беседах должны участвовать руководители и кадровики.

Помните, что сокращения могут восприниматься людьми очень по-разному. Но так потому руководителю и платят деньги, что ему приходится делать не только приятную работу, но и решать эмоционально сложные вопросы, в том числе и такие, как увольнения персонала. При любой возможности расставаться с сотрудниками нужно по-хорошему, так будет лучше для всех. Вообще цель таких бесед об увольнении – обмен добровольного согласия сотрудника на позитивные рекомендации со стороны компании и денежную компенсацию. При этом настоятельно рекомендую, чтобы размер компенсации определялся для всех сотрудников единообразно, а не был предметом индивидуальных договоренностей в каждом отдельном случае, иначе эти беседы превратятся в восточный базар со всеми вытекающими из этого неприятными последствиями.

Нельзя забывать о том, что и для оставшихся сотрудников сокращения – это тоже серьезный стресс, который может привести к крайне негативным последствиям, как для оставшейся части персонала, так и для самой компании, а значит необходимо немедленно заняться определенной работой среди оставшихся сотрудников: честно рассказать им о положении дел в компании, объяснить им, почему потребовались сокращения, представить реалистичный антикризисный план, донести до них уверенность, что компания справится с кризисом и так далее.

Как быть уволенным и не расстроенным

Что необходимо понимать тому, кого сокращают?

Без сомнений, в увольнении большую роль сыграл кризис, но ведь сократили не всех – значит в том, что для увольнения выбрали именно вас, возможно, есть и ваша доля вины.

Увольнение легко объяснить внешними неконтролируемыми факторами (реальными или вымышленными): уволили из-за кризиса, как молодого, как пенсионера и т.п. Все это вполне может быть, а может и не быть правдой, ну или быть правдой отчасти.

Такие объяснения помогают эмоционально принять увольнение, но зачастую гораздо более конструктивно признать: да, я не смог стать для компании настолько ценным сотрудником, чтобы меня сокращали только вместе с закрытием бизнеса.

Увольнение – чаще всего эмоционально сложное событие, но это не трагедия, его можно пережить, а при взвешенном и разумном подходе можно обратить этот обстоятельство в свою пользу.

Автора этих строк тоже сокращали, да, это неприятно, но теперь, спустя годы, я понимаю, как мне тогда повезло, что меня сократили. Неделю назад мне принесли резюме соискателя на рядовую должность офис-менеджера со словами: «посмотрите, пожалуйста, может быть вы лично знаете кандидата, когда-то вы работали в одной компании, кандидат просит личной встречи с вами».

Обычно я подобными вопросами не занимаюсь, для этого есть другие люди, которые знают свое дело и делают его на совесть. Это же резюме принесли только потому, что увидели, что мы когда-то работали в одной и той же компании и соискатель упирал на личное знакомство со мной.

45% работодателей в рамках опроса еще в мае 2020 заявили, что численность сотрудников в их компаниях сократилась. Причина тому – сложные экономические условия, которые породила пандемия коронавируса. Более того, буквально за месяц, с сентября по октябрь этого года число компаний, которые готовы пойти на крайние меры и расстаться с частью коллектива, увеличилось в 2 раза. Таковы реалии современного бизнеса. И если все-таки организация приняла решение сокращать персонал, то процесс должен быть продуманным.

Первый шаг на пути оптимизации численности работников – создание комиссии по сокращению. Как правило, в нее входят кадровые специалисты, представители профсоюза, если таковой имеется, и юристы.

Создавать такую комиссию по сокращению или нет – решает работодатель. Но она может существенно упростить процесс: в случае споров суды больше доверяют решениям, принятым коллегиально, нежели единолично.

Кроме того, работа комиссии не должна быть номинальной, а должна решить ряд вопросов:

определить сотрудников, которые не подлежат сокращению или имеют преимущественное право на оставление на работе при сокращении;
изучить документы каждого кандидата на сокращение – личные дела, дипломы об образовании и сертификаты повышения квалификации, отметки о поощрениях и дисциплинарных взысканиях и т.д.;
оценить вклад сотрудника в развитие компании, его профессиональные и личные качества.

Если первый пункт достаточно просто выполнить, опираясь на законодательство, второй – на официальные документы, то для оценки качества работы персонала нужно рассмотреть, на что именно сотрудники тратят рабочее время – действительно выполняют свои обязанности или теряют его впустую.

На что обратить внимание при оценке каждого кандидата на сокращение

Учесть все заслуги участника команды – задача, на первый взгляд, непростая. Чтобы дать объективную оценку, нужно заострить внимание на различных показателях:

потери рабочего времени,
загруженность,
выполнение поставленных задач,
эффективность.

Виды потерь рабочего времени

Потери рабочего времени – это часы или минуты, в которые сотрудник должен выполнять свои трудовые обязанности, но не делал этого.

В зависимости от приемлемости различают:

плановые – дополнительные перерывы по инициативе работодателя, ремонт и обслуживание оборудования и т.п.;
внеплановые – это внезапные срывы рабочего процесса, которые могут возникнуть по объективным (например, отключение электроэнергии) и личным (например, опоздание сотрудника) причинам.

В зависимости от длительности:

целодневные,
внутрисменные.

В зависимости от причин возникновения:

из-за брака в работе – сотрудник тратит рабочее время, но по итогу на выходе получается некачественный продукт или услуга;
из-за непредвиденных обстоятельств, тех, что нельзя предугадать – срывы поставок или отмены договоренностей, природные и техногенные катаклизмы, изменения законодательства, регламентирующего работу компании;
из-за нарушения трудовой дисциплины – когда сотрудники вместо выполнения своих обязанностей предпочитают общаться с коллегами, устраивать долгие кофе-брейки или занимаются решением личных вопросов.

При выборе кандидатов на сокращение анализ потерь рабочего времени может стать одним из ключевых критериев. Здесь стоит уделить внимание персонально каждому сотруднику – понять, а лучше – зафиксировать, насколько человек погружен в работу, как скоро выполняет поставленные задачи и какова его эффективность.

Анализ загруженности и контроль выполнения задач

Это ключевые моменты в оценке вклада сотрудника в процветание компании. Анализ загруженности – это не просто фиксация, сколько часов отработал специалист, здесь фокус – на содержании. Можно посвятить своим непосредственным обязанностям 2 часа из стандартных 8-ми, а остальное время делать вид, что работаешь. Человек вроде бы загружен, но чем именно?

Понять, чем наполнен день работника, помогают:

метод хронометража.

Один из самых популярных методов – простой и понятный. Реализуют его на практике по-разному.

Вариант 1. Сотрудники самостоятельно с определенной периодичностью, например, раз в 15 минут, отмечают, чем занимались в прошедший промежуток времени. Естественно, это отвлекает.

Вариант 2. Руководство назначает ответственное лицо, которое фиксирует занятость персонала. В этом случае есть плюс: знание, что активность отслеживают, дисциплинирует. Но с психологической точки зрения не каждому будет комфортно работать, когда за спиной стоит надзиратель.

метод анкетирования или интервью с консультантом.

Этот способ позволяет получить общее понятие об отношении сотрудника к своей работе. Работник заполняет опросник, специалист анализирует и делает выводы, как человек оценивает свою причастность к общему делу, насколько увлечен работой и ответственно относится к своим обязанностям, понимает ли досконально поставленные задачи.

Контроль выполнения задач

Контроль выполнения задач также дает понятие об отношении сотрудника к своим обязанностям. Методы контроля различаются периодичностью:

итоговый – когда руководитель проверяет уже готовый результат. Здесь есть высокая степень доверия: работник в процессе предоставлен сам себе, может проявить свои способности. Но риски велики: если задача выполнена в корне неверно, то получается, что время потрачено впустую;
предварительный – когда результат оценивают ближе к заключительному этапу, например, при выполнении задачи на ⅔. Риск получить неудовлетворительный результат здесь меньше: есть время на исправление или доработку. Но и ресурсов руководителя уходит больше;
поэтапный – когда результат отслеживают по прошествии какой-то логически завершенной части общей задачи;
периодический – когда контроль проводят в строго определенное время, например, каждый понедельник. Здесь своеобразная неотвратимость отчета или проверки, казалось бы, должна дисциплинировать. Но на деле чаще получается, что такой контроль со временем становится рутиной и может демотивировать;
выборочный – когда проверка выполнения задач случается внезапно, на усмотрение руководителя, и каждый раз становится сюрпризом для сотрудника. Работодатели часто считают, что контроль в таком режиме держит коллектив в тонусе, но на практике он не несет положительного отношения, заставляет испытывать стресс.

Оценка эффективности сотрудников

Эффективность работы – это умение выполнять поставленную задачу в конкретных условиях и с определенным качеством.

Именно качество отличает понятие эффективность от понятия результативность: например, рабочий может за час сделать 5 качественных деталей, а может наштамповать 15 штук с браком. Результативность в последнем случае выше, но эффективность – ровным счетом наоборот.

Оценка эффективности проводится в 2 этапа:

для начала в компании нужно прописать определенные критерии эффективности;
а дальше – сверять достижения участников коллектива с установленными нормами.

Для этого есть методы, которые делятся на качественные и количественные.

Качественные характеризуют персонал без каких-либо цифровых показателей:

матричный метод – сравнение конкретного специалиста с идеальной моделью сотрудника на этой должности;
метод системы произвольных характеристик – руководитель отмечает ключевые и значимые успехи и провалы, из чего делает выводы;
метод “360 градусов” – оценка специалиста коллегами. Они, как никто другой, знают тонкости работы “соседа”;
метод группового обсуждения – беседа сотрудника и руководителя об успехах и перспективах в работе.

Количественные считаются наиболее объективными, поскольку основываются на цифрах:

Все эти методы нельзя назвать плохими, но часть из них “грешат” субъективностью, часть – требуют привлечения дополнительных людей для проведения анализа, что при условии, что цель – сократить численность сотрудников абсолютно нелогично, часть – отнимает слишком много времени у самих работников или руководителей.

Автоматический мониторинг работы персонала

Современные IT-решения для мониторинга работы персонала снимают целый ряд организационных вопросов и решают задачи в автоматическом режиме. Например, система учета рабочего времени CrocoTime:

не отвлекает сотрудников составлением дополнительных отчетов,
дает объективную картину занятости персонала,
позволяет отслеживать работу на любом этапе,
предоставляет руководителям готовую аналитику.

Одна из возможностей программы – цифровая фотография рабочего дня. По сути это тот же визуальный способ контроля рабочего времени сотрудника, но в отличие от ведения вручную, здесь не нужно заполнять тонны бумаг, применять сложные формулы. CrocoTime собирает данные в “тихом” режиме, не мешая непосредственной работе и не посягая на личное, но за счет интеграции с календарями, пропускной системой и IP-телефонией учитывает каждое “движение” сотрудника, которое идет на пользу компании.

ПО компании “Инфомаксимум” – универсальная система, которая решает все вопросы организации и контроля рабочего времени. И которая станет независимым экспертом при решении сложного вопроса сокращения количества сотрудников, потому что коллектив в отчете на экране монитора – “как на ладони”. Программа:

фиксирует начало и окончание трудового дня;
отмечает приложения и интернет-ресурсы, которыми пользуется сотрудник, разделяя их на профильные и отвлечения;
в интеграции с кадровыми системами автоматически формирует табели;
считает потери рабочего времени;
помогает определить эффективность сотрудников.

Автоматический учет рабочего времени – уже шаг на пути оптимизации процессов компании, поскольку само наличие программы стимулирует дисциплину и ответственность в выполнении задач. Возможно, результаты анализа работы сотрудников, проведенного с помощью CrocoTime, подскажут иные пути выхода из сложной ситуации в бизнесе. Но даже если сокращения не избежать, это ПО станет надежным помощником в принятии решений и даст неоспоримые факты, которые не дадут ошибиться и расстаться с действительно ценным сотрудником.

Прочитайте другие статьи в нашем блоге

Причины неэффективного использования рабочего времени

Персонал выполняет свои обязанности, не отвлекаясь на личное, работодатель оплачивает исключительно трудовые часы – идеальная картина рабочего процесса, которая, к сожалению, чаще всего далека от реальности. Если заглянуть в любой офис, увидим совершенного другое: затянувшееся утреннее чаепитие и обсуждение последних новостей. Или.

21 октября 2020 Подробнее

Как контролировать время работы сотрудников?

Контролировать, чем заняты сотрудники в рабочее время – естественное желание любого владельца своего дела. Контроль расценивают как одно из условий развития бизнеса, в нем видят способ сокращения издержек и улучшения дисциплины. Подкрепляет все эти мысли Трудовой кодекс России, который официально подтверждает право.

Когда инициатива увольнения не исходит от работника, любая причина будет ему неприятна. Однако, среди всех других ситуаций оставления сотрудником службы с подачи начальства увольнение по сокращению является одним из самых «щадящих», поскольку не предусматривает вины сотрудника. Зато этот вид сокращения самый затратный для работодателя.

В этой статье мы постараемся осветить все моменты, которые необходимо знать работодателю, чтобы правильно провести сокращение. Дело в том, что юридически наемные сотрудники защищены гораздо сильнее, а у работодателя имеется много обязанностей, которые необходимо соблюдать, чтобы избежать конфликтов или даже судебных споров. Для этого надо неукоснительно соблюдать протокол, прописанный в Торговом кодексе РФ.

Когда сокращается штат

В бизнесе нередко случаются различные непредвиденные ситуации. Если они сопряжены с дополнительными трудностями, в том числе и финансовыми, приходится сокращать расходы, снижать издержки, уменьшать количество персонала. Для этого работодатели выбирают один из двух путей либо комбинируют их:

стараются обойтись меньшим количеством сотрудников – сокращение численности штата;
убирают те или иные должности или штатные единицы по ним – сокращение штата.

СПРАВКА! Если из штатного расписания убирают должности, которые на данный момент вакантны, это не является сокращением.

Ст.81 ТК РФ подробно регламентирует все положения освобождения работника от должности в результате сокращения.

Определяем рабочий оптимум

Прежде чем начать подбирать кандидатов в увольняемые, работодатель должен ответить сам себе на вопрос, скольких сотрудников и на каких должностях он намерен оставить. Иными словами, штатное расписание должно быть пересмотрено. Работодатель принимает решение и на его основании вносит изменения в действующее до этого штатное расписание.

К СВЕДЕНИЮ! В новом расписании сокращение действительно должно быть реальным. Недопустимо наряду со снижением численности работников или упразднением некоторых должностей вводить вместо них другие, на которые нужно будет назначать других людей.

Руководитель фирмы, составив новое штатное расписание, издает приказ о его утверждении. Это еще не приказ о сокращении штатов и увольнениях, а обязательная предварительная процедура. По какой форме будет составлен этот приказ, большого значения не имеет, важно, чтобы в нем была дата, начиная с которой новое штатное расписание будет считаться действительным. От этой даты работодатель будет отталкиваться, планируя следующие этапы сокращения, в частности, уведомление сотрудников.

Чем руководствоваться при увольнении сотрудника

Руководитель, принимая сложное решение о том, кто останется, а кто будет сокращен, не может руководствоваться своим желанием либо антипатиями. Сокращение предусматривает преимущественное право: это значит, что некоторые сотрудники имеют меньше шансов быть уволенными, чем другие. Рассмотрим факторы, которые влияют на выбор руководителя (ст. 179 ТК РФ).

Квалификация сотрудника. Лица с более высокой квалификацией имеют приоритет.
Производительность труда. Тем, кто лучше выполняет или перевыполняет установленные нормы, имеет меньше или не подвергался административным взысканиям, награждался или поощрялся другим образом, стоит меньше опасаться сокращения, чем сотрудникам с менее радужной репутацией.
Другие приоритеты. Если пункты 1 и 2 у разных сотрудников примерно равные, руководитель выберет для оставления на работе:
- имеющего 2 или более отпрысков или других иждивенцев;
- единственного кормильца семьи;
- инвалида боевых действий;
- работника, ранее пострадавшего на предприятии;
- сотрудника, направленного повышать квалификацию.
Льготные категории. При прочих равных преимущественное право окажется на стороне сотрудников-«чернобыльцев» (пп.7 п.1 ст.14 Закона «О социальной защите» от 15.05.1991 г.), лиц, пострадавших от испытаний в Семипалатинске (п.10 ст.2 ФЗ №2 от 10.01.2002 г.), а также Героев СССР и России и полных орденоносцев Славы (п.1 ст.8 Закона № 4301-1 от 15.01.1993 г.)

Сравнительный анализ всех этих пунктов должен быть отражен в личных делах каждого кандидата на увольнение.

Кого нельзя сокращать

Некоторые категории сотрудники не могут быть уволены по этому основанию. П.2 ст.81 ТК РФ не может быть применен к:

находящимся на больничном (ч.6 ст.81 ТК);
женщинам в «интересном» положении (ст. 261 ТК);
матерям малышей до 3 лет;
мамам-одиночкам, если их детям меньше 14, а детям-инвалидам – 18 лет;
лицам, на чьем попечении находится ребенок без матери;
членам профсоюзной организации (п.2, 3, 5 ст.81 ТК).

ВАЖНО! Работники из этих категорий, попавшие под неправомерное сокращение, легко восстанавливаются через суд, доставляя работодателю массу неприятностей.

Тревожные новости, сообщенные вовремя

«Счастливчики», которыми работодатель решил пожертвовать для уменьшения штата, должны узнать об этом заблаговременно. В течение 2 месяцев у сотрудников будет на руках письменное уведомление о грядущей «свободе». В получении данного уведомления сотрудники, которые скоро станут бывшими, должны расписаться.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Не противоречит процедуре только вручение извещения под роспись. Устные объявления, переговоры, помещение информации на стенде и т.п. способы юридической силы не имеют: в случае оспаривания законности сокращения работодатель не сможет доказать, что предупредил сотрудника вовремя.

Сокращение или другая работа

Прежде чем сократить сотрудника, работодатель обязан предложить ему другие должности по его квалификации, если они есть и вакантны. Предлагать их надо вплоть до самого увольнения. Список предложений стоит указать в уведомлении, вручаемом за 2 месяца. Если сотрудник согласен, вместо сокращения последует перевод. Если нет подходящих должностей или согласия сотрудника, увольнение продолжится своим чередом.

Профсоюз в курсе

За те же 2 месяца, что и работников, о предстоящем сокращении нужно уведомить профсоюз (если он действует в организации). Если планируется уволить более 15 человек, срок увеличится до 3 месяцев. При таких масштабных сокращениях предупреждать нужно и Службу занятости.

Компенсируем потерю работы

Данное основание увольнения предусматривает самые большие выплаты освобожденным сотрудникам. Получая запись в трудовую о расторжении трудового договора по сокращению штата сотрудников организации, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ, сотрудник имеет право на:

выходное пособие (еще одна зарплата, вычисленная как средняя сумма за месяц);
после увольнения еще 2 месяца будет начисляться средняя зарплата, если за это время человеку не удастся найти новую работу;
еще один среднемесячный оклад (за третий после увольнения месяц) может быть начислен, если уволенный сотрудник в течение двух недель встал на биржу труда и за эти месяцы еще не трудоустроен;
обычные увольнительные выплаты – начисления за больничные (если они были), компенсация неотгулянных дней отпуска;
дополнительную компенсацию – если работник уходит раньше истечения 2 месяцев после известия о сокращении (сумма будет пропорциональна плате за оставшееся время работы).

Пошаговое руководство работодателю

Подведем итоги: перечислим все процедуры, необходимые для выполнения руководителем при сокращении численности или штата.

Читайте также: