Каким должен быть заместитель директора

Опубликовано: 17.09.2024

Зам директора является сотрудником, занимающимся организацией работы на предприятии. Он руководствуется обязанностями генерального директора и в случае его отсутствия или болезни принимает на себя его должность, права и ответственность. Если компания, где сотрудник трудоустроен, небольшая, то на него могут возложить сразу несколько постов. Эта профессия достаточно востребована на рынке труда и хорошо оплачивается. Стоит отметить, что работнику достаточно часто приходится самостоятельно принимать решения, не привлекая к этому вышестоящее руководство. Также на него возлагается большая ответственность за произведенные действия и принятые решения.

Требования к личным качествам

Самое первое, на что смотрят работодатели, выбирая сотрудника на должность зам директора – это управленческие качества претендента на должность. Также важны его выдержка, устойчивость к стрессам, коммуникабельность. Поскольку работнику придется заниматься управленческой деятельностью, он должен хорошо уметь распределять обязанности и задачи между подчиненными и, поступая на работу, уже иметь опыт управления персоналом. Зам директора должен уметь не только общаться с работниками, но и отлично понимать потребности своего руководства.

Положения

Данная должность считается руководящей, поэтому специалист, занимаемый ее, относится к категории руководящего состава компании или предприятия. Он находится в непосредственном подчинении у руководителя фирмы и все решения касательно занимаемой должности принимает его начальник. Чтобы получить эту работу, человек должен иметь диплом о высшем образовании. Также важен опыт работы на руководящей должности в соответствующей сфере.

Обычно минимальный срок необходимого опыта составляет от пяти лет и выше. Если зам директора отсутствует по уважительной причине, то все его обязанности и права переходят к сотруднику, назначенному замещать его вышестоящим начальством в приказном порядке. При выполнении работы сотрудник должен руководствоваться нормативными и правовыми актами, правилами компании, ее уставом, приказами начальства и должностной инструкцией.

Знания

Перед тем как приступить к выполнению своих прямых обязанностей, работник должен ознакомиться с нормативными и правовыми актами, которые определяют деятельность компании. Причем затрагивается ее производственная, хозяйственная, экономическая и финансовая сфера.

Также он обязан знать все об оборудовании, которое используется на предприятии, ознакомиться с производственными мощностями и человеческими ресурсами компании. Зам генерального директора должен знать, по какой технологии осуществляет производство продукции, которую выпускает компания.

Другие знания

Его знания должны включать в себя основы налогового, гражданского, трудового и хозяйственного законодательства страны. Он обязан знать порядок, по которому составляются и согласовываются планы хозяйственной, производственной, экономической и финансовой деятельности компании. Работник должен изучить существующие на рынке методики управления и хозяйствования, а также по какому порядку заключаются и исполняются контракты и договоры.

Ознакомиться со спросом и предложениями в том сегменте рынка, которые затрагиваются деятельностью компании, где он трудоустроен, тоже необходимо. Как организовывается труд и выпускается продукция на предприятии, должен знать каждый сотрудник на руководящей должности. Помимо этого, зам генерального директора обязан хорошо знать нормы делового общения и этикета, а также все правила и порядки, установленные в компании.

Функции

Поступая на работу и занимая эту должность, работник обязан заниматься налаживаем нормальной работоспособности и эффективного взаимодействия между различными подразделениями компании. Также он регулирует и контролирует деятельность всей фирмы, в том числе ее отдельных филиалов и отделов. Помимо этого, в обязанности зам директора входит разработка и согласование планов по развитию производства и финансированию подразделений компании совместно с его непосредственным начальником.

Обязанности

Этот сотрудник обязан контролировать, чтобы вся отчетная документация предприятия своевременно попадала к его руководителю, а данные в ней были занесены вовремя и соответствовали реальному положению дел в компании. Он занимается делегированием и поручением некоторых вопросов другим сотрудникам, которые отвечают за руководство подразделениями компании. Должность зам директора подразумевает, что он должен утверждать штатное расписание, устанавливать размер окладов подчиненных сотрудников и присваивать им надбавки за хорошо выполненные проекты.

Другие функции

В функциональные обязанности этого сотрудника входит контроль за организацией мероприятий, направленных на стимулирование сотрудников компании. Он должен принимать меры, если возникли неразрешенные вопросы, которые затрагивают финансовую, экономическую или производственную деятельность предприятия. Именно этот работник оказывает содействие, если это необходимо для выполнения задач, касающихся текущей исполнительной и организационной работы фирмы.

Должностная инструкция зам директора предполагает, что работник обязан заниматься обеспечением выполнения обязательств компании в полной мере перед ее заказчиками, поставщиками, кредиторами. Также он регулирует выполнение трудовых и хозяйственных договоров фирмы.

Другие обязанности

Принятый на эту должность работник обязан предпринимать меры и устраивать мероприятия, направленные на совершенствование планирования экономических показателей, влияющих на деятельность компании. Он обязан создавать и совершенствовать имеющиеся нормативы затрат труда, расхода производственных мощностей. Также он отвечает за использование товарных и материальных ценностей фирмы.

Инструкция директора зам директора подразумевает, что работник будет контролировать ведение учетной документации, в том числе затрагивающей поступления и расход ресурсов, фиксацию использования товарных и материальных ценностей компании. Также в его обязанности входит реализация мер соблюдения рационального использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Помимо этого, работнику могут поручить контроль за соблюдением дисциплины, в том числе и финансовой.

Права

Сотрудник, занимаемый эту должность, имеет право подписывать некоторую документацию, если это входит в его компетентные обязанности. Он вправе действовать от имени компании согласно выданным ему доверенностям. Он может представлять интересы компании в соответствии с доверенностями и распоряжениями руководства при взаимодействии с контрагентами, органами власти и прочими структурами управленческого характера. Он вправе затребовать у подразделений компании представить ему материалы, которые нужны для осуществления возложенных на него задач.

Другие права

Зам директора по безопасности может в любое время провести проверку деятельности всех подразделений компании или ее отдельных частей в вопросах, касающихся экономики или производственной деятельности. Также он вправе давать сотрудникам, подчиненным ему указания, которые направленными на повышение эффективной работы подразделений.

Ответственность

Зам директора по производству могут привлечь к ответственности, если руководству, сотрудникам компании или другим должностным лицам была представлена недостоверная информация. Он ответственен, если в ходе выполнения своей работы причинил материальный ущерб компании, где он трудоустроен, или контрагентам, другим подчиненным фирмы, государству и прочее.

Сотрудник несет ответственность за нарушение положений, постановлений и приказов своего руководителя. Его могут привлечь к ответственности за разглашение конфиденциальных данных или нарушение коммерческой тайны. Если он использовал свои обязанности в личных интересах или превысил свои права в компании.

Он в ответе за любые правонарушения, совершенные в ходе выполнения работы, а также за нарушения дисциплины, норм, правил и устава компании. Также его могут привлечь к ответственности за проведение переговоров и встреч, если они не были санкционированы вышестоящим руководством, но напрямую затрагивали деятельность компании.

Уточнения

Перечень обязанностей сотрудника и пункты должностной инструкции могут отличаться по содержанию в зависимости от специализации фирмы, где трудоустроен работник, занимаемый данную должность.

Имеется в виду, что, например, заместитель по общим вопросам занимается организацией работ, направленных на хозяйственное обслуживание компании. Его могут привлекать к заключению контрактов, связанных с хозяйственной деятельностью и поручать контролировать выполнение всех договоров компании в этой сфере. Также он должен обеспечивать безопасные и комфортные условия труда для работников организации, контролировать, чтобы все сотрудники выполняли правила и порядки, установленные в фирме. А вот заместитель по производству в первую очередь отвечает за то, чтобы компания своевременно выпускала планируемый объем продукции должного качества.

В его обязанности входит внедрение новых систем планирования и производственной деятельности. Зам директора по воспитательной работе осуществляет руководство воспитательным процессом. Ему поручается организация внеклассной работы и воспитания учащихся за пределами школы. А заместитель директора по учебной работе должен обеспечивать своевременное и качественное выполнение программ и учебных планов, контролировать работу педагогов и прочее. Поэтому должностные инструкции могут значительно отличаться друг от друга в зависимости от учреждения, в котором нужен сотрудник на данную должность, потребностей руководства, масштаба компании и прочих факторов, влияющих на ее составление. Но все пункты должны соответствовать нормам и правилам действующего законодательства, и не нарушать права сотрудников предприятия.

Выбор «правой руки» влияет на эффективность компании. Зам должен дополнять топа и взять на себя часть функций. Как правильно искать заместителя — в статье.

Выбор заместителя для топа — дело ответственное. Человек должен стать его правой рукой, уметь выполнять все его функции, при этом быть абсолютно надежным и честным. Идеальный заместитель не должен претендовать на место руководителя, обязан хорошо разбираться в людях, уметь хранить и организовывать информацию. Задача не из легких.

Вот несколько советов для тех, кто столкнулся с проблемой выбора заместителя.

1. Сразу определитесь с обязанностями

Кого вы хотите видеть на посту: административного управленца, который будет следить за дисциплиной; компаньона, который возьмет на себя рабочие функции в ваше отсутствие; зама-секретаря, который будет общаться с работниками, партнерами? Важно сделать акцент на чем-то одном, чтобы подобрать кандидата с подходящим опытом и компетенциями.

Четко пропишите обязанности будущей «правой руки», чтобы не возникало конфликтов. Заместитель должен дополнять вас и брать на себя часть обязанностей, а не дублировать функции и становиться вами.

2. Составьте портрет претендента на должность заместителя директора

Будем откровенны: каким бы ни был послужной список и опыт кандидата, определяющим станет личность. Сходятся ли ваши взгляды в работе, хотите ли вы достичь одного и того же, понимаете ли друг друга — от этого зависит, насколько комфортно вам будет вместе работать. Кандидата, который не дотягивает в профессиональном плане, можно научить. Но если с человеком сложно даже на собеседовании, брать такого не стоит.

Если выбирать заместителя только по его резюме, может случиться, как в басне — лебедь, рак и щука будут перетягивать «воз» на себя, ведя компанию в никуда.

3. «Вырастите» зама самостоятельно

Идеальный вариант — взять на должность того, кто работает в компании не первый год, хорошо знает внутреннюю кухню и уже доказал свою преданность. Подготовьте кандидата: давайте ему сложные задачи, а по результатам не скупитесь на обратную связь и разбор ошибок. Если сомневаетесь, проверьте будущего зама на испытательном сроке.

Еще один плюс за то, чтобы «вырастить» зама внутри компании — повышение лояльности сотрудников. Если работники видят, что их старания вознаграждаются повышением по карьерной лестнице и ростом оклада, то будут работать эффективнее.

4. Берите на должность того, кто может вас научить новому

Невозможно все хорошо уметь и разбираться во всех тонкостях работы. Мудрый руководитель понимает, в каких областях он не дотягивает. И нанимает себе в помощники человека, который может эти пробелы устранить.

Например, если вы не сильны в коммуникациях, найдите зама с хорошими ораторскими способностями. Если вы — отличный администратор, но технически не слишком подкованы, берите замом опытного специалиста-техника.

5. Ограничивайте доступ к закрытой информации

Старайтесь не допускать нового человека к финансовым отчетам, не рассказывайте о неформальных договоренностях, связях руководства с властями и любую другую конфиденциальную информацию. Новый зам может не подойти, вы его уволите после испытательного срока, а важная информация «случайно» просочится к конкурентам.

Допускайте к важным данным только проверенных людей и тех, кто подписал договор о неразглашении информации.

Как не стоит искать заместителя:

назначать на должность друга/родственника без опыта — если он не потянет, вы испортите отношения со знакомым;

брать самого амбициозного из всех — через полгода-год заму надоест быть помощником, и он активно будет претендовать на ваш пост;

выбрать кандидата, который не блещет умом, зато будет преданным — с таким вам будет сложно развиваться и расширять бизнес;

сделать ставку на администратора, не разбирающегося в бизнесе — сотрудники будут ходить по струнке, а с реальной работой зам справляться не будет;

поручить дело HR и надеяться на его компетентность — с замом придется работать вам, а не кадровику, поэтому окончательный выбор должен быть за вами.

Готовьтесь к тому, что после выбора заместителя у вас будет больше времени и меньше задач. Это может тревожить в начале: вам будет сложно ограничить свое участие в операционном управлении. Зато сможете сосредоточиться на разработке стратегии и долгосрочном планировании.

Рано или поздно, руководитель компании может осознать, что ему необходим заместитель. Такой специализации нет ни в одном учебном заведении, это особый статус. Идеальный заместитель понимает все раньше, чем босс успеет сказать.

Какими важными качествами должен обладать заместитель? В основном руководители ценят организованность, лояльность, понятливость, исполнительность, умение хранить информацию.

Для гармоничного сотрудничества со своим руководителем, зам должен обладать так же дополнительными качествами, а какими именно – зависит от личности руководителя. Лучше всего, если будет соблюдаться принцип взаимодополняемости.

Заместителю приходится совмещать, казалось бы, несовместимые вещи: нужно оставаться в тени руководителя, понимая свою второстепенную роль, но вовремя почувствовать, когда нужна собственная инициатива. Заместитель должен быть, с одной стороны, не лишен амбиций, а, с другой стороны, не быть тщеславным и, как говорится, знать свое место.

Проверить надежность потенциального заместителя можно, задав вопрос об ошибках его прежнего босса. Ответ вполне сориентирует нового работодателя, умеет ли хранить конфиденциальную информацию этот кандидат.

Руководитель может искать подходящего зама через кадровое агентство, но многие предпочитают выбрать помощника в собственной компании, так как, в этом случае работник уже в курсе многих дел организации. Он должен уметь общаться с коллективом, правильно распределять задачи. Здесь речь идет, прежде всего, о личностных качествах зама.

Кандидатов в будущие заместители можно условно разделить на несколько психологических типов, зная которые руководителю проще будет сориентироваться в своем выборе.

«Компаньон» - такой тип зама полноценно замещает руководителя на время его отсутствия. Сотрудники не делают особой разницы между руководителем и замом, воспринимая их практически как одно лицо. Руководитель и заместитель не дублируют функции друг друга, курируя различные направления деятельности, но каждый из них знает достаточно информации о работе другого.

Главный положительный момент такого сотрудничества в том, что руководитель всегда чувствует подстраховку. Обычно при уходе из компании руководителя такой заместитель последует за боссом.

«Стражник у ворот» - заместитель такого типа проводит через себя все контакты других лиц со своим начальником. В такой ситуации именно от зама, а, точнее от того, как он преподнесет информацию своему шефу, будет зависеть решение руководителя. Последнему удается быть в глазах подчиненных справедливым и лояльным.

Такое распределение ролей часто бывает в компаниях, значительно выросших за короткий отрезок времени. Подчиненные привыкли по старинке заходить в кабинет шефа в любое время без препятствий и с ходу решать любые вопросы.

Когда статус фирмы изменился, на пути подчиненных возникает секретарь, а затем и заместитель – само олицетворение строгости. В итоге, сотрудники более безболезненно адаптируются к новым порядкам, щедро одаривая зама своим гневом. Руководителю нужно учесть, что, в итоге, на его имидже может не лучшим образом отразиться то, что он фактически «подставляет» другого человека, искусственно делая его объектом ненависти сотрудников.

Однако, выступая в такой роли, заместитель может увлечься и начнет, руководствуясь личными комплексами, чинить расправу над неугодными. «Формальный заместитель» - название говорит само за себя. Заместитель занимает соответствующую позицию в основном благодаря сложившемуся внутреннему укладу, потому, что обычно так было принято в данной компании. Он находится под полным контролем своего шефа. В этом случае заместителя отличает незаметность и безинициативность.

«Народный босс» - является альтернативой «стражнику». Руководитель в этом случае занимается аналитикой и решением различных управленческих задач, что касается остальных сотрудников, то он контактирует в основном с руководителями разных уровней лишь для получения информации.

При таком положении дел, заместителя коллеги любят и уважают, делятся своими проблемами и рассказывают о планах. Заместитель информирует шефа о реальном положении дел в коллективе. Поэтому всегда следует помнить, что, при кажущейся близости, заместитель все-таки менеджер высшего звена.

«Палочка-выручалочка» - еще один психотип заместителя, который очень будет полезен своему руководителю, являясь профессионалом в той области, где шеф не совсем компетентен. Действительно, практически невозможно обладать достаточно широким спектром познаний во всех областях деятельности компании.

Если таких областей достаточно много, руководитель вполне может подобрать себе нескольких замов. Но большое количество заместителей может привести к борьбе за влияние на своего шефа и дальнейшим негативным последствиям.

Если деятельность фирмы связана с техническими областями, а руководитель является профессионалом именно в этом, его отлично дополнит заместитель, компетентный в сфере управления персоналом, что компенсирует скромные познания босса в этой области.

Если же босс сам является прекрасным администратором, возможно, ему нужен заместитель, прекрасно разбирающийся в специфике работы фирмы и способный быть своеобразным генератором идей. Такой заместитель продублирует своего босса в сфере внедрения инноваций. Определяющим критерием для выбора заместителя будет являться, прежде всего, наличие нестандартного мышления.

Хорошо, но не обязательно, если образование заместителя будет соответствующим направлению вашего бизнеса. Но такого заместителя необходимо тщательно контролировать, так как люди такого склада часто не способны воплотить в жизнь свои идеи – их спринтерской энергии не хватает на долгосрочные задачи. К тому же, руководитель должен отсеивать нежизнеспособные идеи.

Когда босс часто бывает в командировках, он стремится выбрать себе заместителя-дублера, который выполнял бы в его отсутствие функции руководителя. При этом довольно часто допускается серьезная ошибка: руководитель ищет максимально похожего на себя человека. Это будет худшим вариантом из всех возможных: подчиненные невольно будут сравнивать директора и заместителя, что не пойдет на пользу ни тому, ни другому.

Руководителю стоит подумать о том, чем будет заниматься заместитель, когда начальник не в отъезде: возможно, стоит взять в замы специалиста, не дублирующего, а дополняющего своего босса.

Иногда руководитель принимает на работу заместителя исключительно для того, чтобы возложить на него финансово-хозяйственную рутину и избавить себя от ненужных дел. При этом образование у такого зама может быть любым.

Важны, в первую очередь, личностные качества: последовательность, хорошая память, умение отслеживать и учитывать множество мелких деталей. Полезным будет умение наладить хороший контакт с подчиненными. Такой человек будет способен легко поддерживать порядок на производстве, контролировать выполнение задач и мотивировать других сотрудников.

Верность выбора можно проверить только при личном контакте: люди обычно интуитивно чувствуют, смогут ли они работать в одной команде. Руководителю, вооружившись общими рекомендациями и сформулировав собственные приоритеты, стоит сделать свой выбор в пользу такого заместителя, который, даже когда дела идут плохо, будет способен действовать хорошо.

Не случайно большинство руководителей считают поиск заместителя, своего доверенного лица, одной из важнейших задач. В жизни бывают разные ситуации, и пережить их намного легче, когда есть на кого положиться.

Руководитель не ставит перед собой задачу зачислить в штат и по-быстрому уволить заместителя, наоборот — даёт ему время на обучение и адаптацию. Когда же через полгода и больше продолжаешь выполнять обязанности своего подчиненного или узнаёшь, что он их перепоручает сотрудникам, или дестабилизирует коллектив, или бегает с доносами к генеральному директору (это лишь часть "сюрпризов). приходится прощаться. Подобных инцидентов можно избежать если научиться упреждать потенциально-возможные просчеты (служебные и этические) второго лица.

Выберите заместителя правильно

Для этого сначала честно ответьте самому себе на вопрос: «Мне нужен грамотный специалист или второе лицо»? Если назовете: контроль за выполнением ваших распоряжений, техническую разработку инициируемых вами проектов, распределение между персоналом расписанных вами заданий, то вы не единственный начальник, который не намерен делегировать часть своих обязанностей. Соответственно, вакансия должна называться «ведущий специалист» или «личный помощник».

Заместитель придется «ко двору» в случае, если вы готовы поделиться с ним полномочиями и ответственностью. А именно:

самостоятельно принимать текущие решения;
распределять задачи среди сотрудников;
нанимать новых специалистов;
увольнять за грубые нарушения;
повышать или понижать размеры денежных выплат;
выносить поощрения и выговоры.

Естественно, вы можете «утвердить» или «не утвердить» предложения зама, но обязательно должен быть список вопросов, по которым ваше согласие дается автоматически, хотя по началу этот момент все-таки нужно контролировать. Лишь так можно научить исполнителя принимать самостоятельные и правильные решения.

Выбрать заместителя поможет его «портрет»

На определение основных качеств первого помощника много времени не понадобиться, но зато вы получите профиль потенциального кандидата. Как это реализовать?

важные для достижения стратегических целей;
необходимые для ежедневной работы, но не критической;
практичные, хотя не определяющие успешность выполнения задач.

основные компетенции — учебно-познавательные, информационные, коммуникативные;
приоритеты в направлениях деятельности;
мотивацию;
соответствие вашим и корпоративным ценностям.

Важно: не рассматривайте кандидатуры даже самых сильных в вашей компании или на рынке профессионалов, у которых репутация спецов по интригам или склонных к передаче информации (сплетням).

Кандидатура на пост заместителя выбрана: что дальше?

Прежде чем официально оформлять человека — обязательно ознакомьте его с требованиями к должности. Передайте официальный список функциональных обязанностей, а также озвучьте и объясните их.

Если кандидат без опыта работы на аналогичной должности, то сделайте сноску на неумение пока руководить людьми и, может быть, неполные знания специфики работы. Поэтому разбейте возрастание ответственности, полномочий и спроса на этапы. Конечно, во всех компаниях (в зависимости от направления деятельности) обязанности варьируются, но есть главные постулаты.

Первый помощник должен:

раньше всех являться на службу, контролировать своевременный приход сотрудников. и последним уходить, сдав охране помещение;
быть главным претендентом на сверхурочную работу, в том числе в выходные; ставить текущие задания (но не определять магистральные планы и направления — это ваша задача);
до самых мелких нюансов знать все профессиональные тонкости; контролировать качество и своевременность выполнения задач;
быть вежливым с подчиненными и не сводить счеты, увольняя хороших, но неугодных ему людей;
пользоваться уважением; никогда не произносить слов «я сказал» или «я решил»; трудиться больше и лучше всех, кроме вас.

Шеф в помощь

Назначив заместителем человека из числа лучших спецов, помогите ему утвердиться в новом статусе. Ведь достаточно часто наблюдается ситуация: одни сослуживцы его воспринимает «панибратски», как бывшего товарища, а другие — считают ниже своего достоинства подчиняться «вчерашнему» коллеге. Словом, саботируется второе лицо, причем это происходит и открыто, и исподтишка.

Таким образом, зам оказывается между двумя огнями и стоит перед дилеммой. Например, как себя вести с друзьями — поговорить на чистоту или просто порвать; намекнуть опытным специалистам, что он рассчитывает на их поддержку или наоборот дать понять, что не нуждается в советах. Словом, ваша «правая рука» испытывает двойное давление — «сверху» (ваше) и «снизу» (теперь уже своих подчиненных).

Для успешного становления ему необходим надежный тыл. Есть несколько способов, утвердить авторитет своего заместителя. Первый, пусть это формально, но обязательно должна прозвучать фраза: «Выполняйте его распоряжения, как мои собственные». Второй, хорошо действует предложение: «Я предполагал принять такое-то решение, но первый помощник привел аргументы и переубедил меня». Третий, даже если вы чем-то недовольны или с замом возникли разногласия — оставляйте это за закрытыми дверьми своего кабинета. Иначе коллектив слушать его никогда не будет, и по любому вопросу люди станут апеллировать к вам.

Ошибки заместителя

Существует 6 основных источников проблем. Их можно разделить на три группы: «виноват вышестоящий начальник» (первые две), «жизненные обстоятельства» (третья), «виноват зам» (последние три).

Сделай то, не знаю что. Второе лицо может запутать сам шеф. Необходимо детализировать распоряжения, если в производственном процессе наметились изменения. Приказы не должны противоречить опыту и ожиданиям подчиненного. Объяснение: заместитель считает, что какой-то процесс должен идти стандартным порядком. Он ждет обычного, знакомого результата и при первых отклонениях впадает в замешательство: допускает промах за промахом.

Давление обстоятельств. Время от времени у всех возникают какие-либо служебные проблемы. Но когда к ним приплюсовываются семейные неурядицы, то это начинает отражаться на результативности. Есть несколько критериев, по которым можно определить состояние первого подчиненного:

участившиеся телефонные звонки;
машинальное царапание рисунков в деловом дневнике, на оборотах документов;
отказ от обеда;
новая манера поведения (сдержанная или даже замкнутая).

Нужно ли вмешиваться? Однозначного ответа нет. Но по-человечески попробуйте временно уменьшить заму нагрузку, возможно, чуть освободившись, он быстрее решит все личные проблемы и вернется к выполнению своих обязанностей. Если это не поможет, остается конфиденциальный разговор, но лишь в том случае, когда вы серьезно намереваетесь помочь. Чаще всего проблемы связаны или с поведением детей-подростков, или финансовыми затруднениями, или здоровьем.

Понадеялся на русский «авось». Ошибки, порожденные беспечностью, чаще всего присущи молодым заместителям. Как вчерашние подчиненные, они уверены, что вы проконтролируете выполнение задания. Если же после первого-второго серьезного разговора человек не поймет, что к чему, то продолжать сотрудничество не имеет смысла.

Ему все равно. Если человек заняв должность второго лица успокоился и больше «не горит» работой, а считает, что теперь пусть трудятся другие, то он представляет большую угрозу для результативности и общих показателей. Ведь безразличие и безделье заразны, плюс ведут к грубым ошибкам.

Аврал в радость. Бывает, зам откладывает выполнение важных задач в долгий ящик. Кода же наступает время «Ч», то помощь сотрудников — это как само собой разумеющееся. В таких случаях есть смысл особенно внимательно понаблюдать за первым помощником. Нередко за подобными действиями стоит некомпетентность, и/или нежелание выполнять свои обязанности. Убедится просто: поручите какое-то задание, установите сжатые сроки и разрешите обращаться к вам за помощью, но при этом под любым предлогом уклоняйтесь от детальных советов. Результат будет просто потрясающий. Понятно, такой специалист не пригоден для данной должности.

Увольняйте не раздумывая

Я намерено не говорила о ситуациях, когда ваша «правая рука» не может или не хочет: понимать босса, быть союзникам, провоцирует нездоровые разговоры (сплетни), обсуждает вас и работу коллектива. Тут нечего и сомневаться — вы ошиблись при выборе заместителя и надо максимально быстро его сменить.

фото Fotobank/Getty Images

Один высокопоставленный руководитель однажды пожаловался, что найти хорошего заместителя труднее, чем выбрать жену. Я вполне могу его понять. Опыт показывает, что идеальных замов, как и идеальных жен, не бывает, зато бывают идеальные пары. Я хочу поделиться рекомендациями, которые я наработал за годы кадрового консалтинга и которые, я надеюсь, помогут подобрать заместителя, подходящего именно вам.

Шаг 1. Определите, кого вы ищете

Действительно ли вам нужен зам? Это совсем не такой праздный вопрос, как кажется. Среди руководителей немало тех, кто не готов делиться ответственностью и полномочиями ни с кем, включая своего заместителя. В такой ситуации компетентный личный помощник может оказаться лучшим решением. В других случаях менеджеры (особенно предпринимательского типа) зачастую хотят обрести в лице заместителя соратника или партнера, который на равных разделит с ними ответственность и риски. Обе эти истории лежат за рамками нашего разговора. Ниже речь пойдет о заместителях в их классическом понимании, которое подсказывает, например, Википедия: «Заместитель - должностное лицо, помогающее высшему руководителю какой-либо организации».

Шаг 2. Разложите свою работу по полочкам

Давайте вчитаемся в приведенное выше определение зама. На мой взгляд, главное слово в нем - «помогающее». Хороший зам должен помогать вам успешно делать вашу работу. Поэтому на первом шаге полезно разобраться с той работой, которую вы выполняете. Посмотрите на все свои рабочие задачи с высоты птичьего полета и максимально подробно зафиксируйте их на бумаге. Получившийся список полезно разделить на операционную деятельность и проектную, а также на те задачи, которые вы любите и хотите делать, и на те, которые бы с радостью делегировали. Это важный этап, т. к. хороший зам должен любить ту работу, которую не любите делать вы, и не конкурировать с вами за вашу любимую работу.

Шаг 3. Определите качества, необходимые для успеха

Посмотрите внимательно на описание своей деятельности и соотнесите его с моделью компетенций, принятой в вашей компании. Какие деловые качества действительно необходимы для успеха именно в вашей работе, а какие в меньшей степени влияют на успех?

Своим клиентам для решения этой задачи я обычно предлагаю использовать набор карточек с компетенциями (одна карточка - одна компетенция). Из этих карточек менеджеру нужно разложить «пасьянс»: в верхнем ряду разместить компетенции, чрезвычайно важные для успеха в его деятельности; в среднем - нужные, но не критически важные; в нижнем - компетенции, которые безусловно полезны, но не являются значимым фактором успеха. Проделав аналогичное упражнение, вы получите достаточно полный и достоверный профиль своей позиции. Как превратить его в профиль вашего зама?

Шаг 4. Вычеркните лишнее

Во многих случаях профиль хорошего заместителя будет зеркальным отражением профиля руководителя. Впрочем, возможны исключения, поэтому лучше двигаться по порядку.

Итак, для начала посмотрите на компетенции, которые вы признали чрезвычайно важными. Совпадают ли они с вашими сильными сторонами? Если да, вычеркивайте их из профиля своего заместителя - вам не нужен человек, который будет дублировать ваши сильные стороны и соперничать с вами за их проявление. Скажем, если оба - и руководитель, и зам - сильно ориентированы на аналитику и построение стратегий, то их мирное сосуществование возможно лишь до тех пор, пока взгляды на мир совпадают. Однако все мы знаем, что рано или поздно взгляды расходятся. Чем больше будет собираться вынужденных компромиссных решений в важной для обоих менеджеров сфере деятельности, тем ближе они будут подходить к конфликтному завершению совместной работы.

Если же ваш собственный потенциал к проявлению тех или иных важных для успеха компетенций невысок, разумно включить их в профиль своего заместителя, чтобы найти человека, который сможет компенсировать ваши ограничения. Идеальный зам - это сотрудник с достаточно ровным профилем, в отличие от топ-менеджеров, которые чаще имеют как раз ярко выраженные сильные стороны.

И наконец, мы добрались до компетенций из нижнего ряда. Как правило, они отвечают за успех в тех задачах, которые руководитель не хочет или не считает важным делать. Тем не менее этой работой нельзя пренебречь, она должна выполняться, как и вся остальная, просто желательно, чтобы ее делал кто-то другой. Вот для этого и нужен зам! Выбирайте человека, который обладает максимальным потенциалом (способностями и склонностями) к проявлению именно этих компетенций (из нижнего ряда), и, скорее всего, он окажется успешным на позиции вашего заместителя. Например, если руководитель ориентирован главным образом на развитие бизнеса, целеустремлен и напорист, он не всегда уделяет достаточное внимание скрупулезной постановке задач, контролю и поддержке исполнителей. Иногда это не позволяет ему реализовать свой потенциал на полную мощность и добиваться выдающихся результатов. Заместитель, склонный к «микроменеджменту», может стать для него отличным балансиром.

Шаг 5. Составьте «портрет в интерьере»

В начале 2000-х годов британский профессор Питер Сэвилл провел исследование: изучив рабочее поведение и результаты труда представительной группы европейских менеджеров (более 1000 человек), Сэвилл выявил, что влияние на успех современного человека в работе в равной мере оказывают влияние три фактора: способности и компетенции (что человек умеет делать хорошо?), склонности и мотивация (что он хочет делать?) и соответствие рабочему окружению (в какой рабочей среде его мотивы будут максимально способствовать раскрытию его потенциала?). Один из выводов этого исследования можно сформулировать так: выбирая сотрудника, обращайте внимание на то, сможет ли он реализовать себя в рабочей среде, свойственной вашей компании или подразделению. (Под рабочей средой я понимаю не отлитый в золоте свод правил и ценностей, а живое окружение, в котором человеку придется трудиться: способ коммуникации, алгоритмы принятия решений, приоритеты и критерии успеха и т. п.)

При поисках зама этот критерий отбора приобретает особое значение: ваш заместитель должен не просто успешно вписаться в существующее окружение, он должен укреплять его и делать более целостным и устойчивым, используя свой авторитет и полномочия. В противном случае велик риск, что он будет строить собственную среду, конфликтующую с вашей.

Читайте также: