Каким образом организовать первый день сотрудника в компании

Опубликовано: 04.10.2024

Лишь немногие люди способны спокойно, без мандража, провести первый день на новой работе. А если вы еще обнаружите, что новые работодатели не готовы к вашему появлению, становится совсем невесело. Как бы новый сотрудник ни рвался в бой, он проведет большую часть своего первого рабочего дня с отделом персонала. И кадровикам очень важно сделать так, чтобы он прошел спокойно и с пользой.

Рон Элдридж, эксперт из агентства TalentDrain, отметил: «Первый день — это прекрасная возможность для новых сотрудников утвердиться в вашей организации». Но если в этот день все пойдет не так, вовлечь сотрудника в рабочий процесс будет уже почти невозможно.

Для большинства сотрудников-старожилов радушный прием новоприбывших коллег в первую очередь означает именно это — радушный прием. Они это делают потому, что прекрасно помнят, что значит чувствовать себя новичком. Но сами новые работники полагают, что должны проявить себя с самого начала. Занятые сотрудники, несомненно, покажут лучшие результаты в дальнейшем.

Согласно исследованию, проведенному Corporate Leadership Council, занятый сотрудник стремится делать все гораздо лучше. Это в конечном счете приведет к росту производительности в среднем на 20%, а риск того, что он уйдет с работы, снизится на 87%. А сотрудники, чувствующие, что их новый руководитель недостаточно ценит их усилия в первый рабочий день, долго здесь не задержатся.

Элдридж сказал, что 20–25% сотрудников уходят с новой работы в течение первого года из-за того, что не ощущают себя частью организации. Приняв во внимание нынешнюю нехватку квалифицированных кадров, работодатели просто не могут позволить себе терять людей!

Правильно расставьте акценты

Секрет прост — уделяйте внимание практичным вещам. Убедитесь, что электронный адрес в порядке и работает, все необходимые защитные пароли выданы. Проверьте, чтобы непосредственный начальник нового сотрудника тоже подготовился — стол должен быть чистым, из ящиков убран весь хлам, принадлежавший предыдущему работнику. Не забудьте проверить пространство под столом. Об этом мало кто помнит, но будет не очень-то приятно, если, придя на новое рабочее место, он обнаружит там старые, источающие отнюдь не цветочный аромат ботинки вашего предшественника.

Убедитесь, что непосредственный начальник знает, что делать в первый рабочий день, а новый сотрудник понимает, о чем говорит его руководитель.

Подумайте, как бы вы хотели построить свою работу с «новобранцами» в первый день. Возможно, вы захотите вкратце рассказать о своей компании. Постарайтесь, чтобы в вашей презентации звучали не только сухие факты, но и какие-то позитивные новости.

Расскажите им о программе корпоративной социальной ответственности. Опишите, что компания делает для поддержки охраны окружающей среды. Вы будете удивлены, узнав, как много людей считает это принципиально важным и решающим фактором при выборе работодателя. Предоставьте информацию о деятельности клубов и обществ по интересам в компании — пусть они почувствуют, что это именно та организация, частью которой они хотят стать.

Подумайте также о практических вопросах — если у вас есть неплохая столовая, расскажите о ней новым сотрудникам. Если нет, порекомендуйте что-нибудь другое. Не забудьте о стоянках и местах для отдыха.

Кроме того, предоставьте необходимую контактную информацию и включите туда список менеджеров по персоналу. Пусть новички знают, что они всегда могут обратиться к кадровикам по любым вопросам во время работы в вашей компании. Если новых сотрудников несколько, организуйте вводный инструктаж для всей группы — по крайней мере, на следующий день они смогут узнать несколько знакомых лиц. Раздайте им ту информацию, с которой они смогут ознакомиться позднее самостоятельно.

Работайте на перспективу

Не забудьте распланировать и второй рабочий день. Вы можете собрать всех новых сотрудников на общее собрание через два-три месяца после начала работы, когда они уже освоятся и смогут задавать более конкретные вопросы. Не следует считать, что если вы прекрасно организовали первый рабочий день, то на этом ваша миссия завершилась. Время от времени подводите итоги и выслушивайте отклики сотрудников.

Подумайте о применении так называемой партнерской схемы работы. Поставьте новичка в пару с каким-нибудь давно работающим сотрудником. Идеально, если они будут выполнять разные функции, дополняя друг друга. Возможно, эти отношения не продлятся долго, да этого и не требуется. Это нужно лишь для того, чтобы вовлечь нового работника в процесс, пока он сам не будет твердо стоять на ногах в своей новой должности.

И еще — будьте мягче и добрее. Не забывайте, что нервозность может проявляться по-разному.

Чего не следует делать при работе с новыми сотрудниками, по мнению Рона Элдриджа, так впадать в крайности. Либо ничего не давать сотрудникам делать, либо перегружать их работой и информацией. Зачастую, новым сотрудникам в первый день почти не дают никаких заданий по работе, они скучают и чувствуют себя одинокими. Или их, наоборот, нагружают избыточной информацией, проводят по всему зданию и представляют десяткам новых людей, с большинством из которых они не перемолвятся и словом в течение последующего года.

Великий день наступил, новичок вот-вот появится у вас. Вы уже сделали все необходимые приготовления и уверены в том, что первый день для новичка пройдет успешно и надолго запомнится.

Сейчас вам остается лишь еще раз убедиться в том, что вы владеете всей информацией, которую необходимо передать новичку.

Первый день работы на новом месте всегда связан с волнением, от вашей помощи и поддержки в значительной мере зависит, останется ли новичок у вас и будет ли эффективным процесс введения в курс дела.

Итак, ментор взял на себя значительную часть работы, а вы можете возвратиться к себе и немного расслабиться. Процесс идет, новичок осваивается в коллективе. В ваших мечтах. На самом деле предстоит еще куча работы. Время не останавливается, и нам необходимо не отставать от событий, если мы хотим подготовиться к завтрашнему дню и его реалиям.

Вам требуется план действий — своего рода карта потребностей нового работника. Мы справимся с этим делом очень быстро с помощью контрольных листов.

Новичку необходимо ознакомиться со следующим:

Окружающая обстановка.
Окрестности.
Дорога к зданию.
Транспорт.
Где что находится.
Охрана здоровья и труда.
Правила пожарной безопасности.
Система обеспечения безопасности.
Что делать с обслуживанием и ремонтом.

Работа

В чем заключается работа.
Что работа не включает в себя.
Какие требования предъявляются.
Что делать в случае ошибки.
Границы полномочий.
Критерии оценки производственных достижений.
Какая информация необходима для работы.
С каким оборудованием придется работать.
Сложность работы.
Доступность информации и обратная связь.
Каналы обмена информацией.
Жаргон или профессиональный язык, который необходимо знать.

Компания

Чем она занимается.
Поставщики и клиенты.
Заявление о миссии.
Филиалы.
Материнская компания.
Социальные гарантии.
История и перспективы.
Льготы, предоставляемые персоналу.

Коллектив

Иерархия.
Подчиненные.
Равные по положению.
Младший управленческий персонал.
Коллеги.
Общественные связи.
Политика предотвращения дискриминации.
Развитие коллектива.
Ожидания коллектива.
Как члены коллектива ладят друг с другом.
С кем придется работать.

Вопросов набирается довольно много.

ПРОЯВИТЕ ЗАБОТУ.

Если новый работник будет, например, получать почту, позаботьтесь о том, чтобы на его ячейке входящей корреспонденции не было наклеек, надписей или использованной жевательной резинки, оставшейся от предыдущего хозяина. Проявите заботу о новичке, дайте ему почувствовать свою значимость. Это позволит быстро и без особых затрат добиться хорошего отношения к вам и к компании.

НЕДЕЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ ПЕРЕД ВСТУПЛЕНИЕМ В ДОЛЖНОСТЬ

Некоторые компании организуют для новичков недельное обучение с отрывом от производства, прежде чем они приступят к работе. Такой подход хорош в том смысле, что позволяет новичкам приобрести необходимые для работы навыки, но у многих он вызывает сильный стресс, поскольку связан с отрывом от дома, изоляцией в гостиничных стенах, а иногда оставляет впечатление полной оторванности от реального производственного процесса.

Обучение на рабочем месте может производить более благоприятное впечатление.

Однако, какому бы варианту вы ни отдали предпочтение, очень важно, чтобы эмоциональный настрой первого дня и первых недель был позитивным. Разрешите новичку прийти немного позже, а уйти немного раньше. Похвалите его за быструю адаптацию к новой обстановке. Вспомните, как сами начинали работать, не перегружайте человека информацией, не заставляйте знакомиться сразу со всеми и запоминать массу имен. Это его просто утомит, а неспособность все запомнить расстроит. Отпустите новичка домой, не устраивая пространного опроса. Не спрашивайте: «Так что вы думаете о нас после первого дня работы?» Это поставит его в тупик — если он невысокого мнения о вас, то не осмелится сказать этого, если же он в восторге, то все равно не скажет, ибо здесь попахивает лестью.

Не следует также говорить и таких вещей, как: «Сегодняшний день был довольно спокойным, вот на следующей неделе вам действительно придется покрутиться!» Вы просто напугаете человека, заставите почувствовать свою неполноценность.

Но не будем забегать вперед, человек еще не пришел на работу, а мы уже провожаем его домой после первого рабочего дня. Есть еще кое-что, над чем следует поработать.

В КОНЦЕ ПЕРВОГО РАБОЧЕГО ДНЯ.

Сделайте так, чтобы новичок зашел к вам в конце первого дня. Это нужно для выяснения возникших проблем и обмена впечатлениями (разговор должен быть очень коротким, поскольку новичок, наверняка, устал и хочет поскорее попасть домой). Пригласите также к себе и ментор, чтобы тот отчитался о ходе процесса адаптации.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ.

Проинструктируйте новичка, что нужно делать в конце рабочего дня. Это могут быть простые вещи, например, как закрыть окна, или более сложные, например, как включить охранную сигнализацию, отметиться в книге ухода, собрать бумагу, взять работу домой, оформить получение компьютера или отключить терминал. Какой бы ни была процедура завершения рабочего дня, позаботьтесь о том, чтобы новичок знал ее и не запутался.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА.

Если у вас есть имеющая отношение к делу литература, вручите ее новичку в конце первого дня для ознакомления. Это даст почувствовать, что вы заботитесь о нем (так оно и есть на самом деле, но вам нужно, чтобы он видел это), помимо прочего, у него появится что взять домой и почитать, когда он будет отдыхать после длинного и трудного или короткого и легкого дня (в зависимости от того, какой стратегии вы придерживаетесь).

ПЛАНИРОВАНИЕ ДНЯ

Если к вам должен прийти человек, не имеющий опыта, лучше всего пустить дело на самотек.

Пусть ментор задаст тон и скорость. Для более опытного человека необходимо составить график с тем, чтобы загрузить его, вовлечь в дело и продемонстрировать доверие к его мнению и способности находить выход из ситуации. Такой график неплохо согласовать с новичком. Он может содержать такие пункты, как знакомство с членами коллектива, инструктаж, обзорная экскурсия по зданию.

Поддержка

Поддержите новичка в первый день его работы.

Дайте понять, что вы не воспринимаете его вопросы как признак тупости. Человек не может упомнить всего сразу и вынужден по нескольку раз задавать одни и те же вопросы, пока не войдет в курс дела. Похвалите его, скажите, что никто не ждет от него выдающихся успехов в первый день. Позвольте ему самостоятельно задать темп продвижения, доверьте сделать что-нибудь полезное, если он хочет этого. Отсутствие реальной работы может вызвать у новичка чувство запасного игрока. Очевидно, что вы должны ставить перед ним реальные цели, неплохо предложить ему помочь коллегам в работе, это облегчает установление контактов. Скажите, что ему не обязательно сидеть весь день на своем рабочем месте, что можно походить по отделу с тем, чтобы быстрее сориентироваться. Предложите обращаться к вам при возникновении каких-либо проблем с работой или адаптацией.

Приход на работу

Как мы уже отмечали, именно вы должны приветствовать новичка в приемной, однако и секретарю не возбраняется сделать это. Предупредите секретарей о выходе новичка на работу (назовите время прибытия, его фамилию, имя и отчество, название отдела и т.п.) с тем, чтобы они предложили ему подождать и позвали вас.

Дело первостепенной важности

Пометьте это дело как первоочередное в своем календаре. Ничто не должно задержать или отвлечь вас, за исключением разве что пожара. Если назначена встреча с клиентом, можно не сомневаться, вы сделаете все, чтобы прийти вовремя. Отнеситесь подобным образом и к новичку. Это сразу внесет в ваши отношения элементы вежливости и уважения, которые, будем надеяться, сохранятся до самого конца вашей совместной работы.

Если, по причине удаленности вашего местонахождения, вы не можете прийти в приемную, чтобы встретить новичка, попросите кого-нибудь проводить его к вам. Никогда не оставляйте его без сопровождающего. Человек может заблудиться и испугаться.

Не забывайте, как зовут новичка и зачем он пришел. После приветствия вы можете проводить его в отдел кадров для оформления необходимых документов.

Первый разговор

Прежде чем передавать человека в руки ментора, поговорите с ним немного. Это удобно сделать в неофициальной обстановке за чашечкой кофе. Важно дать ему почувствовать, что вы рады его приходу, помочь успокоиться и ощутить себя «дома». Объясните новичку, что вы хотите побеседовать с ним для того, чтобы удостовериться:

понимает ли он, в чем заключается работа, для выполнения которой его наняли;
полностью ли ему понятны положения контракта;
знает ли он, когда и как ему будет выплачиваться заработная плата, и ее размер, конечно;
понимает ли он, почему в компании действуют те или иные правила; представляет ли он себе служебную иерархию (не очень детально на этой стадии); получил ли он и начал ли читать руководство для персонала;
получил ли он инструкции по использованию предоставляемого компанией автомобиля (если таковой предоставляется);
понятны ли ему требования к форме одежды, поведению, правила наложения взысканий;
понятны ли правила компании по взаимодействию с общественностью, прессой.

Не «заваливайте макулатурой», т.е. не оставляйте новичка один на один с кучей бумаг. Выделите время и помогите человеку понять, что к чему. Не обязательно вдаваться в каждую мелочь, достаточно дать общие пояснения с тем, чтобы он мог самостоятельно работать с документами и понимал, о чем идет речь.

НЕ ОМРАЧАЙТЕ ВПЕЧАТЛЕНИЯ ОТ ПЕРВОГО ДНЯ.

Позаботьтесь, чтобы впечатление от первого дня не было испорчено какой-либо оплошностью вроде парковки не на том месте, использования чужой вешалки, стола или чьей-то любимой чашки, не заказанного положенного обеда, нагоняя за попытку пройти не в ту дверь, упрека в неправильном использовании имени или названия должности, необходимости выспрашивать, где находится туалет. Отнеситесь к новичку доброжелательно и великодушно в его первый рабочий день. В будущем ваши усилия окупятся сторицей.

ЗА КОМПАНИЮ.

Если во время обеденного перерыва все отправляются в пивную, дайте знать новичку, что он не обязан делать то же самое. Не исключено, что он просто не может позволить себе этого или не хочет пить. Возможно, ему требуется немного тишины и покоя. Человек, не знакомый с местными обычаями, может постесняться ответить отказом, поэтому позаботьтесь о том, чтобы у него была возможность маневра. Если же он решит пойти, проследите, чтобы он не перебрал от волнения.

БОЛЕЕ БЛИЗКОЕ ЗНАКОМСТВО

Оно не должно отнять слишком много времени — примерно 15 минут. К этому можно даже привлечь отдел кадров. После того как покончено с документацией, вы можете познакомиться с новичком поближе. Расскажите ему о том, что ему предстоит сделать сегодня и в течение следующих одной—двух недель. Объясните суть системы дружеской опеки с участием ментор и как она работает. Поинтересуйтесь, как он добрался до работы сегодня утром, каким транспортом пользовался. Расспросите о музыкальных, гастрономических или других предпочтениях с тем, чтобы установить определенное взаимопонимание.

Чего следует избегать:

Запугивания.
Информационной перегрузки.
Покровительственного отношения.
Спешки.
Впечатления, что вам некогда.
Забывчивости, незнания имени новичка или цели его прихода.
Стремления побыстрее избавиться от новичка, отфутболить его к кому-нибудь еще.
Раздражения при необходимости повторять одно и то же по несколько раз.
Напоминаний о том, во сколько вам обошелся новичок.
Расхваливания предшественника.
Нерадушного приема.

Конечно, на вашем предприятии может и не быть ничего из перечисленного, тем не менее всегда полезно знать, чего следует избегать. Мы все люди, в конце концов, и частенько в силу загруженности или чрезмерного напряжения относимся к вещам не так, как нужно. Но к тому, у кого есть наша книга, это не относится. Должное внимание и рациональное мышление дают ему неоспоримое преимущество.

НЕОБОСНОВАННЫЕ ОЖИДАНИЯ.

Ни один человек не может прийти на новое место работы и сразу же начать делать все как нужно без контроля, обучения, поощрения и поддержки. Лишите его этого, и он окажется в трудном положении. Дайте ему все, что нужно, он отплатит вам хорошими результатами. Производительность находится в прямой зависимости от объема предоставленной помощи. Оставьте человека один на один с проблемой, и ваши вложения никогда не окупятся. Ваша работа не заканчивается в тот момент, когда новичок приходит к вам, — она только начинается. Не надейтесь, что он покажет хорошие результаты немедленно. Он всего лишь человек.

ИНВЕСТИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ.

Конечно, время стоит дорого, но то же самое можно сказать и о новичке. Чем боль ше времени вы ему уделяете, тем лучше он осваивается в непривычной обстановке. Нельзя экономить время на новичке. Эти затраты принесут дивиденды в будущем.

ЧРЕЗВЫЧАЙНЫЕ СИТУАЦИИ И БЕЗОПАСНОСТЬ.

Вы уже ознакомили новичка с правилами безопасности и проинструктировали, как ему действовать при возникновении чрезвычайных ситуаций, к которым относятся, например, угроза взрыва, пожар, внезапная остановка лифта, оказание первой помощи (пункты первой помощи), приступы болезни на рабочем месте (место нахождения медпункта, если он есть), аварии, риски для здоровья и безопасности (вредные вещества, испорченные продукты питания, зоны, где курение запрещено, свободные проходы), защитная одежда, поражение электрическим током, канцерогенные вещества (тонер для копировального аппарата, краски, ацетаты), радиационная опасность, травмы от многократно повторяющегося мышечного напряжения? Обойдите производственные помещения и определите, на что следует обратить внимание новичка, незнакомого с вашим порядком.

ЭТО ДВУХСТОРОННИЙ ПРОЦЕСС

Итак, вы держитесь великолепно и действуете совершенно правильно. Но что можно сказать о новичке?

Новички нередко приходят не в то время, не в то место и не в тот день. Это относится не только к выпускникам школ. Присутствие духа в первый день на новом месте теряют и руководящие работники, и выпускники высших учебных заведений, и даже руководители высшего звена. Причина кроется не только в том, что им приходится иметь дело с незнакомыми людьми. Их беспокоит, справятся ли они с новой работой, особенно в случае продвижения по службе. Разных людей волнуют разные вещи. Молодых больше беспокоит успех адаптации в коллективе и поиск друзей, более взрослых — ответственность, связанная с работой.

ЗАБЛУДИЛСЯ И УСТАЛ

Итак, вы должны уметь убедить человека в том, что его беспокойство беспочвенно и что все будет хорошо. Каждого новичка беспокоит возможность заблудиться, он хочет, чтобы его восприняли серьезно, опасается, что ему не хватит информации и его бросят барахтаться в одиночку, стремится понравиться окружающим, соответствовать требованиям руководства, успешно пройти испытательный срок и избежать ошибок. Новичок всегда настороже и находится в сильном напряжении, что делает ошибки более вероятными. Он устает. Усталость — естественная реакция организма на стресс. Спланируйте день новичка так, чтобы у него было побольше перерывов, чаще позволяйте ему посидеть и отдохнуть.

Подбадривание и поддержка

Поддержите новичка добрым словом, рассейте его опасения. Покажите структурную схему компании и отметьте звено, в котором работает новичок. Если он находится в вашем непосредственном подчинении или если вы являетесь руководителем коллектива, четко объясните его обязанности и расскажите, что вы ожидаете от него. В противном случае поручите эту задачу непосредственному начальнику.

НАЧАЛО РАБОТЫ

До сих пор речь шла, главным образом, о том, как принять и поддержать новичка. Но существует и другая сторона вопроса. Новичок пришел к вам, чтобы делать определенную работу. Это его первый рабочий день. Самое лучшее, что вы можете сделать для него, это позволить выполнить что-нибудь полезное.

Новичку просто необходимо сделать что-нибудь значимое в первый день, тогда он будет чувствовать свою полезность, сознавать, что добился определенного результата. Не заставляйте его целый день читать корпоративную литературу; небольшое, но реальное дело позволит ему ощутить себя частью команды намного быстрее.

Ваша задача — не дать человеку заскучать, подыскав для него стоящее занятие. Это покажет также, что вы доверяете ему и готовы поручить серьезное дело.

Работа, которую он выполняет в первый день, должна вызывать у новичка ощущение собственной значимости.

При этом необходимо придерживаться следующих правил.

работа не должна быть элементарной;
работа не должна быть самой непрестижной (подшивка газет, например, заваривание чая);
поручайте то, что имеет непосредственное отношение к занимаемой должности;
не заваливайте новичка работой в первый же день;
задание должно быть достаточно сложным, но не «на засыпку»;
позаботьтесь о том, чтобы работу новичка контролировали.

Этого хватит на первый раз.

Человек устанет, но обретет спокойствие, он почувствует напряжение, но не будет ошеломлен. Ему придется познакомиться с теми, с кем он будет работать, а также с ментор. Он осмотрит производственное здание и узнает, где находятся все удобства. Он пойдет домой с чувством удовлетворения и уверенности в том, что сделал правильный выбор.

Вы тоже можете идти домой с чувством хорошо выполненной работы и уверенности в правильности выбора.

Фото Бориса Мальцева, Кублог

Первый рабочий день является самым важным и сложным. От того, как вы поведете себя в первый день, будет зависеть то, как будут складываться ваши отношения с коллегами в дальнейшем. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег.

1. Сотруднику

В первый рабочий день руководитель обязан представить коллективу его нового сотрудника. Далее опытные работники должны ввести нового коллегу в курс дела. Нельзя отрицать тот факт, что есть люди, испытывающие удовольствие при виде мучений нового сотрудника. Ваша задача — доставить им как можно меньше удовольствия.

Однако и новый сотрудник не должен при любом затруднении отвлекать коллег от их собственных дел. У каждого есть свои обязанности, поэтому не стоит постоянно дергать кого-то, мешая ему работать. Старайтесь быть наблюдательным и берите на заметку, как остальные решают те или иные проблемы.

Каким бы высоким профессионалом вы ни были, хорошие отношения с людьми в коллективе играют не последнюю роль. К новичку в коллективе сначала будут присматриваться и могут относиться пристрастно. Сразу же покажите, что вы пунктуальны — не опаздывайте на работу и не покидайте рабочее место до окончания рабочего дня. Не слоняйтесь без надобности по кабинетам.

В первые дни от вас требуются дружелюбное приветствие и короткие вежливые и доброжелательные контакты. Такое начало рабочего дня помогает забыть домашние проблемы, преодолеть тягостные впечатления от транспортных неудобств, легче войти в нормальное рабочее состояние.

Не следует вводить нового сотрудника в хитросплетения личных отношений между некоторыми членами коллектива. Форма обращения всех сотрудников организации зависит от традиций и от личных симпатий каждого, однако не принято обращаться к кому-либо по фамилии.

Воспитанные люди всегда интересуются делами своих коллег. Их успехи должны искренне радовать, а неудачи огорчать. Личные обиды, симпатии и антипатии не должны сказываться на деловых отношениях с коллегами. Не следует надоедать сослуживцам рассказами о своих заботах и личных неприятностях.

Рабочее место сотрудника также может многое рассказать о нем. Воспитанный человек никогда не заставит окружающих любоваться беспорядком на своем столе. Женщинам не следует заниматься макияжем на рабочем месте, тем более если в кабинете находится несколько человек. Не рассматривайте бумаги на чужом столе, ничего не ищите там. Не ведите долгих личных разговоров по служебному телефону, недопустимо прислушиваться к чужим телефонным разговорам.

Если кто-то подходит к вам, немедленно уделите этому человеку внимание. Постарайтесь вспомнить его имя, тихо повторив его про себя. Если вы не уверены в имени, попросите человеку сразу же назвать его. Слушайте все, что вам говорят, выделяя особо интересное, чтобы продолжить разговор.

Если в разговоре нет ничего интересного, попытайтесь уцепиться хоть за что-то. Если кто-то представляет вас, посмотрите сначала на того, кому вас представляют, а потом на того, кто представляет. Единственным допустимым физическим контактом в мире бизнеса является рукопожатие. Мало внимания уделяется рукопожатию, хотя практически оно является универсальным и к тому же весьма важным для восприятия.

Доброжелательное рукопожатие крепкое, но безболезненное; сопровождается взглядом в глаза и улыбкой; осуществляется правой рукой; длится не более двух-трех секунд. Не нужно пожимать руку все время, пока вас представляют, и использовать рукопожатие, чтобы притянуть человека к себе.

Рукопожатие необходимо выполнять в следующих ситуациях:

если другой человек протягивает вам руку;
если вы встречаете кого-либо;
если вы приветствуете гостей или хозяйку дома;
если вы возобновляете знакомство;
если вы прощаетесь.

не сутультесь, но и не стойте по стойке смирно;
не складывайте руки на груди;
не рассказывайте длинные скучные анекдоты;
не смотрите, как другие люди перемещаются по комнате, в то время как кто-то говорит с вами;
не переполняйте свой разговор непонятными и загадочными словами.

Если вы являетесь руководителем и согласно своей должности должны координировать работу подчиненных, может случиться так, что кто-то выполнит свою работу ненадлежащим образом. В таком случае не избежать критики. Однако и здесь следует обратить внимание на несколько правил:

критикуйте только наедине и ни в коем случае не при свидетелях;
критикуйте проблему, а не человека;
говорите конкретно;
цель критики — улучшить работу, а не уничтожить доверие.

Воспитанный человек всегда отметит, что коллега сегодня хорошо выглядит. И снова, прежде чем сделать комплимент, вспомните о правилах:

будьте искренними;
будьте конкретными;
комплименты нужно говорить вовремя;
не делайте сравнений.

просто скажите «спасибо»;
не скромничайте и не говорите что-то вроде: «Какая ерунда!»;
не говорите, что вы могли бы сделать еще лучше при большем количестве времени;
не модернизируйте комплимент со своей стороны.

В ответ на поздравления обычно предлагается угощение, однако нежелательно устраивать слишком пышных торжеств на рабочем месте. Не старайтесь поразить окружающих своей щедростью и кулинарными талантами.

2. Руководителю

Специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большого количества проблем, возникающих в начале работы, что в итоге даст положительные результаты в виде повышения производительности труда нового сотрудника, улучшения психоэмоционального состояния коллектива в целом. Поскольку, как показывают исследования, до 90% уволившихся с работы в течение года приняли это решение в первый день своей работы.

Процесс адаптации — это двухсторонний процесс. С одной стороны, за тем фактом, что человек начал работу в компании, стоит его сознательный выбор, основанный на определенной мотивации принятого решения, и ответственность за это решение. С другой стороны, организация принимает на себя определенные обязательства, нанимая работника для выполнения конкретной работы.

В процессе адаптации сотрудника в коллективе можно выделить четыре этапа.

Первый этап — оценка уровня подготовленности новичка. Она необходима для разработки программы адаптации. Если сотрудник имеет опыт работы в соответствующих структурных подразделениях, период его адаптации будет минимальным. Однако, поскольку организационная структура зависит от ряда параметров, новичок неизбежно попадает в незнакомую для него ситуацию. Адаптация должна включать знакомство с персоналом, особенностями коммуникации, правилами поведения.

Второй этап — ориентация. Этап предполагает практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. Как правило, программа ориентации включает ряд небольших лекций и экскурсий, в ходе проведения которых должны затрагиваться вопросы о политике организации, оплате труда, дополнительных льготах, технике безопасности, экономических факторах, процедуры, правила, предписания, формы отчетности, рабочие обязанности и ответственность.

Третий этап — действенная адаптация. Состоит в приспособлении новичка к своему статусу и в значительной степени обуславливается его включением в межличностные отношения с коллегами. В рамках этого этапа необходимо дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе полученные знания об организации.

Четвертый этап — функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. При спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1-1,5 лет работы. Если процесс регулировать, то этап может наступить через несколько месяцев.

Сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организации привлекается большое количество персонала.

Традиционно в программе адаптации выделяют три основных направления.

1. Введение в организацию

Организация — это идентифицируемая социальная общность, члены которой преследуют разделяемые всеми множественные долгосрочные цели, полагаясь на осознанные и координируемые действия и межличностные отношения. Решая вступить в организацию, человек определяет, что он может внести — умения, действия, способности, потенциал. При наличии альтернативы выбирается организация, которая имеет ценности и убеждения, близкие человеку. Работодатель привлекает сотрудника для выполнения определенных задач и одновременно подкупает его как личность. Ожидания сотрудника и работодателя со дня вступления в организацию будут представлять собою компромисс. Любая организация основывается на компромиссах.

Еще до решения принять предложенную работу человек пытается представить себе, какой она будет. Снизить болезненную неопределенность в первые дни работы можно только быстрым усвоением всей относящейся к делу информации. Если вы представлены сами себе, на сбор и анализ уходят месяцы. Поэтому выход может быть только один — адаптироваться, адаптироваться и еще раз адаптироваться.

Процесс вхождения сотрудника в организацию исследователи разделяют на четыре стадии.

Стадия 1. Ожидание. Фаза предшествует реальному вступлению в организацию. Чем меньше удается узнать на этой стадии, тем выше вероятность того, что не придется надолго задерживаться в организации. Работодатель заинтересован говорить правду во время собеседования при отборе на должность.
Стадия 2. Формальное вступление. Чем важнее для индивидуума социальная защищенность, система структурированных отношений и прочное положение, тем с большей готовностью усваиваются формальные сигналы об ожидаемом от него поведении. За несколько часов принятый на работу сотрудник в явной или неявной форме принимает общие цели организации, соглашается с задачами, которые должен будет решать, и т.д.
Стадия 3. Усвоение ожиданий коллег. Неформальные ценности, нормы и ожидания столь же важны, как и формальные. Через вербальные и невербальные сигналы неформальных или дружественных взаимоотношений приобретается социальная поддержка и опора своей индивидуальности. Вскоре групповые нормы, касающиеся трудовой деятельности, темпа работы, одежды и т. д., добавляются к пониманию роли, которую надлежит играть в организации.
Стадия 4. Завершение процесса вступления в организацию. К этому времени сотрудник должен ощущать себя достаточно комфортно. Прошел стресс, вызванный вступлением; известны формальные и неформальные ожидания; мы вносим вклад в общее дело. В свою очередь, мы получаем, как и было согласовано при приеме на работу, регулярную заработную плату. Мы можем использовать вербальные и невербальные сигналы, чтобы убедить других привести формальные требования в большее соответствие с нашими ожиданиями. Успешное вживание в социальную роль должно заключаться в удовлетворенности работой. Роль включает в себя одновременно формальные, технические, неформальные и личные ожидания в отношении работы. Некоторые считают, что организация — это коллектив актеров, играющих роли ради достижения определенной цели. Одним сотрудникам вхождение в роль дается легко, другим с трудом. По этой причине исполнение ролей никогда не может приносить полного удовлетворения. Здесь следует учесть вероятность проявления некоторых ситуаций, связанных с ролевой адаптацией.

Спланированная работа по введению работника в организацию предполагает обеспечение его полной информацией. Работнику сообщают сведения об истории организации, ее перспективах, политике и правилах, структуре организации, организации работы подразделений и их взаимодействии, порядке работы, количестве и расположении подразделений.

В процессе введения в организацию обеспечивается не только положительное отношение работников к новому месту работы, но и понимание принципов функционирования организации, прояснение требования и ожиданий со стороны компании.

2. Введение в подразделение

Обычно руководитель просит одного из сотрудников оказывать помощь новому работнику на первых порах. Для быстрого решения проблем и преодоления трудностей, которые могут встретиться новичку в первый день работы, руководитель подразделения может предложить зайти к нему в кабинет в конце рабочего дня и поделиться впечатлениями о том, как прошел его первый день на новом рабочем месте.

3. Введение в должность

Информация, которую необходимо сообщить новичку:

кто является непосредственным начальником и вышестоящим руководителем;
каковы требования к продолжительности рабочего дня, что считается поздним и ранним уходом с работы;
кто входит в команду, куда зачислен новичок, и каковы обязанности каждого из них;
как следует общаться с ними новому члену организации;
в чем состоит вклад команды в работу фирмы в целом;
какие карьерные возможности открываются в фирме;
как планируется повышение квалификации и профессиональный рост;
как функционирует система вознаграждений, включая заработную плату, премиальные, оплату отпусков, пенсионную программу.

Непосредственный руководитель нового работника начинает свое общение с новичками после того, как с ним побеседовал руководитель подразделения. Он отвечает за его ознакомление с работой и основными функциональными обязанностями. Непосредственный руководитель раскрывает основное содержание профессиональной деятельности и то, какой вклад работа нового сотрудника вносит в общий успех организации. Руководитель должен продумать, какие меры могли бы помочь новичку обрести необходимую уверенность.

При введении в должность важно уделить внимание следующим вопросам:

Коллеги нового работника и их задачи. Все ли сделано для эффективного сотрудничества?
Общий тип заданий, которые он будет выполнять в течение первых нескольких дней. Готов ли новый работник к успешному их выполнению?
Требования, предъявляемые к его работе, степень его ответственности за результаты работы. Достаточно ли хорошее представление о них имеет новый работник?
Кто отвечает за его обучение в подразделении. Достаточно ли четко новый работник видит эту связь?
Время начала и окончания работы, время обеденного перерыва. Насколько хорошо осведомлен новый работник об основных требованиях внутреннего распорядка?
Где должны храниться его личные вещи?

На практике чаще всего используются две модели адаптации.

Первая модель — адаптация при приеме на работу. Сразу после приема на работу необходимо сформировать у новых сотрудников устойчивое положительное отношение к корпоративным стандартам и процессам, а также активизировать и поддержать персональные навыки применения стандартов в рабочих стандартных и нестандартных ситуациях.

Достижение поставленной цели обеспечивается решением следующих задач:

ознакомить сотрудников с корпоративными стандартами компании;
сформировать устойчивое активно-положительное отношение к корпоративным стандартам компании;
сформировать персональные навыки применения корпоративных стандартов в рабочих ситуациях.

Сотруднику часто приходится адаптироваться, работая в одной и той же компании, в ситуации изменяющихся условий профессиональной деятельности. Компания должна постоянно отслеживать уровень и динамику удовлетворенности у сотрудников, для того чтобы иметь возможность воздействовать на мотивацию путем применения специальных технологий.

Все вливаются в новый коллектив по-разному. Один через три дня уже душа компании, неформальный лидер и всеобщий любимец. Но это редкость. Обычно для новичка первое время на новом месте - тот еще стресс. Человек никого не знает, в работу еще не вник. Давайте вместе разбираться, как помочь новому сотруднику адаптироваться в коллективе, разобраться в особенностях работы и стать частью команды. Вперед!

Работа с адаптацией состоит из двух больших частей. Часть первая - помочь новому работнику влиться в коллектив. Вторая - освоиться с профессиональными обязанностями. Эти части можно и нужно совмещать - все должно происходить параллельно. Начнем с социализации.

Социализация

Правило первое - начните с себя

В первый день на новом месте пригласите человека к себе и проведите с ним беседу. Расскажите о компании, ее структуре, корпоративной культуре, особенностях направления работы. Проведите его по отделам, покажите, где и что находится. Это вам как руководителю понятно и известно, где отдел кадров, где бухгалтерия, а где уборная. А новенькому - нет! Не нужно, чтобы он тратил время на поиски необходимого кабинета - пусть лучше займется изучением должностных обязанностей.

Правило второе - представьте нового сотрудника коллективу

Как руководитель, это тоже должны сделать вы. Сразу предостережем от распространенной ошибки. Не используйте школьный формат, когда новенького ставят к доске и говорят всему классу: “Познакомьтесь, это Маша, наша новая ученица”. Такое знакомство - сильнейший стресс. А начинать знакомство со стресса - не самая лучшая идея. Поэтому мы советуем поступить по-другому.

На первое время лучше закрепить нового работника за опытным наставником. К этому вопросы мы вернемся чуть ниже, когда будем рассказывать о профессиональной адаптации. А сейчас главное - знакомство. Пригласите обоих к себе в кабинет и представьте их друг другу. И пусть идут работать. Поверьте: дальше сами разберутся и без вас. И перезнакомятся, и общий язык найдут. Это тонкий психологический момент - в присутствии начальника подчиненные ведут себя иначе, чем без него. Они чувствуют себя свободнее и раскованнее. Поэтому знакомство произойдет в самой легкой форме.

Правило третье - вовлекайте нового сотрудника в неформальную жизнь коллектива

Итак, первое знакомство прошло, новый сотрудник уже некоторое время работает в коллективе. Чтобы закрепить эффект и ускорить адаптацию, переходим к следующему этапу. Мы уже писали о том, как важны неформальные мероприятия для формирования командного духа. Корпоративы, выезды на природу, спортивные состязания - все это способствует сплочению сотрудников. Поэтому сразу же приглашайте новых работников на такие мероприятия. И постарайтесь, чтобы им было максимально комфортно. Не дело, когда новичок стоит у стеночки и скучает.

Правило четвертое - оградите человека от токсичных сотрудников

На первых порах новички рады любому знакомству в коллективе. И могут подружиться с теми, кто не очень хорошо на них повлияет, изначально задав негативный настрой. Почти в каждой команде есть те, кто вечно ноет о маленькой зарплате, некомпетентности руководства, субъективном отношении и так далее. Мы уже писали про токсичных сотрудников - оградите новеньких от их влияния.

Вы как руководитель как никто другой знаете коллектив. Поэтому постарайтесь мягко направлять нового сотрудника в его первых знакомствах. Опишите, кто что из себя представляет. Мол, это Иван Иванов, наш лучший работник месяца. А это Петр Петров, он первый кандидат на увольнение. Делай выводы сам, чувак. Если чувак умен - он поймет ваши тонкие намеки.

Делать это надо максимально мягко. Скорее всего, ваши слова дойдут до всех - работники любят потрепаться и пообсуждать слова руководителя за перекуром или обедом.

Теперь перейдем к более важной части - профессиональной адаптации. Здесь также есть несколько правил.

Профессиональная адаптация

Правило первое - оцените компетентность сотрудника

Даже если новый работник - профессионал, каких мало, тонкостей именно вашей деятельности он не знает. В первые же дни работы выберите время и подробно пообщайтесь. Объясните суть задач и поинтересуйтесь, все ли человеку понятно в его работе. Не спрашивайте прямо - часто работник, не желая ударить в грязь лицом, говорит, что ему все понятно, а на самом деле просто боится, что его сочтут некомпетентным. Используйте обходные пути. Вопросы формулируйте примерно так:

какие задачи из тех, которыми мы занимаемся, вызывают у вас наибольшие (наименьшие) сложности?
чем из того, что мы здесь делаем, вам раньше не приходилось заниматься?
чему бы вы хотели научиться?

Ну и так далее. По ответам станет понятно, где у нового сотрудника пробелы в навыках и умениях.

Отдельно поговорите с членами коллектива, с которыми работает новичок. Но тоже не сразу, а через некоторое время, когда остальные работники уже присмотрятся к нему.

Правило второе - всегда отвечайте на вопросы нового сотрудника касательно его профессиональных обязанностей

Повторимся: большинство работников боятся показаться некомпетентными. Поэтому неохотно задают вопросы, особенно руководителю, и варятся в собственном соку. Проходит время, ответы на вопросы так и не найдены и спрашивать уже неудобно. Есть риск, что могут ответить: “Да ты уже полгода работаешь, а элементарных вещей не знаешь! Ну ты даешь!”

Поэтому сразу дайте понять, что новый сотрудник всегда может задать свой вопрос и получить на него ответ. Можно прямо вот так: “Вы только что устроились и мы понимаем, что у вас есть вопросы. Сейчас вы можете спрашивать все - это будет уместным. Через год что-то спрашивать будет стыдно”.

Если не можете ответить сами - попросите разобраться в задаче других работников.

Правило третье - первое время будьте снисходительны

На первых порах новички будут ошибаться. И спрашивать с них так же, как и с опытных сотрудников, в корне неправильно. Если новичок допустил оплошность - не лишайте его премии и не наказывайте, а вместе разберитесь в ситуации: почему она произошла и как сделать так, чтобы это не повторялось впредь.

Пусть у человека будет какой-то период, когда ему позволительны мелкие ошибки. Которые, разумеется, были допущены неумышленно. В зависимости от специфики работы этот период может быть до одного года. Понятно, что грузчик или дворник с первого дня должен работать, как и все остальные. А вот программисту, да еще и только после университета, времени потребуется намного больше.

Правило четвертое - обучайте всех новых сотрудников

Вне зависимости от рода вашей деятельности - будь то интернет-торговля, производственное предприятие или салон красоты, вы должны постоянно проводить обучение сотрудников. В идеале - в учебных центрах. Либо отправлять их на семинары, конференции и лекции. И все новички должны находиться первыми в списках на обучение. Очень часто бывает так, что работодатель посылает учиться одних и тех же. Это в корне неправильно. Появляется расслоение в коллективе. Причем недовольны все - и те, кто вечно учится (“Да почему опять я-то?!”) и те, кого прокачиваться не отправляют. Да и для работы это плохо: в коллективе есть один прокачанный специалист и все остальные.

Если не можете организовать обучение на стороне - вполне можно провести его самостоятельно. Подготовьте материал, распечатайте наглядные пособия и картинки и вперед. Есть еще одна распространенная практика. Сначала посылают учиться одного работника. Он едет на курсы, а потом обучает всех остальных. Так экономится и время, и деньги.

Правило пятое - интересуйтесь, как у сотрудника идут дела на новом месте

Проявляйте интерес к его успехам, вместе разбирайте ошибки. Человек должен чувствовать, что его не бросили в новом коллективе на произвол судьбы. Через недельку после начала трудовой деятельности пригласите его к себе и разберите эти несколько дней. Что нравится, что - не очень, какие вопросы вызывают наибольшие трудности.

Не стоит ограничиваться дежурным “Ну, как дела? Осваиваешься? Ок”. Разбирайте все подробно, но не перебарщивайте. Иначе можно получить абсолютно несамостоятельного сотрудника, который потом будет бегать к вам с каждой бумажкой. К тому, что начальник решает все проблемы сам, работники привыкают очень быстро и начинают этим злоупотреблять. Помните статью про делегирование полномочий? Перечитайте еще раз.

Сразу приучите человека к тому, чтобы он приходил к вам с вариантами решения проблемы, а не с вопросом “А как тут делать?”.

Правило шестое - интересуйтесь мнением работника

Для вас новый сотрудник - отличная возможность выявить слабые стороны вашей компании или отдела. Человек всегда приходит со свежим взглядом на вещи и видит, что можно улучшить. Тем более, если он до вас работал еще в нескольких местах. Возможно, у прежнего работодателя какие-то моменты были проработаны лучше, чем у вас. Дайте новичку высказаться на эту тему. Тем самым вы убьете двух зайцев: во первых, новый работник будет знать, что его мнение что-то значит, а во-вторых, узнаете о своих упущениях.

Правило седьмое - сразу давайте новичку право голоса

Это вытекает из предыдущего пункта. Не стоит думать, что раз работник новый, то он ничего не понимает и не даст ценный совет. Очень даже понимает и очень даже даст. Поэтому при обсуждениях и принятии решений интересуйтесь и мнением новичка. Если специалист только после университета или колледжа - вообще красота. Дело в том, что такие люди будут стараться все делать по учебнику, то есть правильно. Вы-то, как и большая часть коллектива, давно махнули рукой на мелкие нарушения, ошибки и неправильную организацию работ. Или просто их не замечаете - это называется “глаз замылился”.

Только что отучившийся работник эти вещи видит сразу. Больше того, у многих это вызывает справедливое возмущение - учили то их другому, а тут все не так. Потому с помощью новичка можно устранить многие упущения - достаточно только давать ему право голоса и прислушиваться к его мнению.

Несколько общих советов напоследок

Будьте открыты и доброжелательны. Это правило касается не только новичков, но и всех остальных сотрудников.
Будьте честны. Сразу раскройте сотруднику все карты: размер зарплаты, возможные наказания за нарушения, негласные правила компании.
Своевременно корректируйте поведение работника. Если человек что-то делает не так и вы это видите - говорите об этом сразу. Человеческая натура такова, что все сразу чувствуют слабину начальства. Не наказали пару раз за опоздание - будьте уверены: они быстро войдут в привычку.
Вовремя принимайте решения о судьбе нового работника. Если человек находится на испытательном сроке и вы видите, что вам не по пути, то лучше расстаться сразу. Именно для этого и дается пробный период.

А вы как поступаете, когда в коллектив приходит новый сотрудник? Напишите нам в комментариях в соцсетях - обсудим вместе!

Многие считают, что эффективные менеджеры только и делают, что отдают распоряжения своим подчиненным. Однако не это показатель эффективности. Приказы — метод управления для чрезвычайных ситуаций, а настоящие менеджеры не приказывают, а направляют и мотивируют сотрудников, помогая им определить лучший путь решения задач. В этом им помогают открытые вопросы.

Приказы предполагают, что вы говорите конкретному человеку что он должен сделать: «Отправьте мне этот файл», «Распланируйте бюджет» т.д. Поступая так, вы не позволяете человеку даже подумать, как лучше подойти к выполнению задачи. Все, что он может сделать, — это четко следовать вашим инструкциям. Таким образом, вы подавляете творческое и критическое мышление подчиненного.

Вместо того, чтобы давать распоряжения, эффективные менеджеры указывают направление и делятся инструкциями. Они говорят сотрудникам, какой результат хотят видеть, и дают им возможность проявить себя.

Лучше обсуждать проблему, а не приказывать

Отдавать сотрудникам приказы — не самый эффективный подход. Гораздо продуктивнее использовать другую методику — описать объем работы или задачу, которая должна быть решена, выслушать идеи и обсудить результат. Большинство людей нужно в определенной степени контролировать, чтобы они не отклонялись от намеченной цели. Соответственно, задача руководителя состоит в том, чтобы правильно описать эту конечную цель. При этом на вопрос «Как именно осуществлять задуманное», сотрудник отвечает сам — это стимулирует интерес к задаче и подпитывает творческое мышление.

Когда вы рассказываете сотруднику о том, что вы ожидаете от него получить, вы предоставляете ему свободу действий — он волен сам решать, как лучше выполнить задачу. И хотя его идеи не всегда могут соответствовать вашему представлению о лучшем методе решения задачи, важно признавать тот факт, что это нормально. Любая работа может иметь несколько эффективных методов реализации. Возможно, именно ваш сотрудник предложит лучший метод.

Задачи нужно подавать в формате проблем. То есть важно описать основную проблему, которая будет решена благодаря выполнению той или иной работы. Если это возможно, опишите цели работы. И только затем задайте вопрос: «Как вы планируете решать эту задачу?».

Дополнительно не лишним будет задать следующие открытые вопросы:

Какие подходы можно, на ваш взгляд, применить для выполнения этой задачи?
Какой из подходов вам ближе?
Каковы преимущества этого подхода?
Какие потенциальные риски могут возникнуть?
Какая помощь вам понадобится от меня или других коллег?

Подобные вопросы расширяют возможности сотрудников. Вместо того, чтобы требовать от них соответствия вашим представлениям, вы подталкиваете их шире мыслить, анализировать задачу и оценивать риски. Кроме того, ваша готовность позволить им выбрать один подход из предложенных показывает, что вы доверяете им в принятии решений.

Важно фиксировать конкретные результаты

Все приказы, как правило, становятся понятны при описании задачи, а вот желаемые результаты, если они не проговариваются, создают почву для различных интерпретаций. Поэтому, когда вы ставите задачи, вам нужно четко определять результаты, которые вы ожидаете увидеть.

Например, вы можете обратиться к работнику с такой просьбой: «Мне бы хотелось, чтобы вы просмотрели данные за прошлый месяц». А можете сформулировать ее точнее: «Пожалуйста, посмотрите данные за прошлый месяц. В идеале я хочу услышать от вас рекомендации относительно того, какие действия мы должны предпринимать дальше. Команде менеджеров нужны идеи по инвестициям в новые проекты, и ваше участие в этом вопросе очень важно. Встреча состоится в четверг, поэтому, если вы сможете проанализировать данные до вторника, у нас будет время на то, чтобы обсудить с вами выводы и рекомендации во время нашей еженедельной встречи в среду утром. Спасибо!».

Определяя задачу, всегда делайте акцент на следующих деталях:

Что вы просите.
Контекст задачи.
Предполагаемые результаты.
Сроки или при необходимости конкретная дата выполнения.
Ваша оценка усилий человека.

7 коммуникационных правил при постановке задач

Не забывайте о контексте, когда ставите задачу. Люди делают все возможное, когда понимают важность задачи в контексте бизнес-цели.
Будьте конкретными.Обозначьте, в какой момент задача может считаться выполненной, используйте любые стандарты качества.
Обращайтесь к сотруднику уважительно.Важен и тон, и слова, которые вы скажете — они должны восприниматься позитивно. От этого будет зависеть отношение сотрудника к делу.
Дайте сотруднику возможность задавать вопросы. Этот подход способствует укреплению связи между сотрудником и руководителем и повышает вероятность успешного результата.
Доверяйте своему сотруднику.Боритесь с микроменеджментом и постоянным стремлением контролировать все процессы. Тот, кто правильно ставит задачи, доверяет людям.
Укрепляйте доверие. Благодарите или давайте позитивную обратную связь, когда работа выполняется должным образом.
Давайте конструктивную обратную связь.Если задача выполняется ненадлежащим образом, то критиковать работу сотрудника нужно по делу, четко и обоснованно.

Какие ошибки совершают руководители при поставке задач

На самом деле таких ошибок не так много, как может показаться. Всего достаточно выделить пять важных деталей, на которые не обращают должного внимания руководители.

1. Вы думаете, что подчиненные должны догадаться о том, что вы имеете в виду

Одна из ключевых ошибок руководителей — они уверены в том, что подчиненные догадываются о деталях задач, которые они перед ними ставят. В то время как обязательное условие для правильного выполнения задания — это четкая инструкция по любым вопросам. Вам потребуется всего несколько секунд, чтобы объяснить детали, зато это предотвратит ошибки и конфликты.

2. Вы заменяете конкретные дедлайны словами «быстро», «скоро», «не так срочно».

Смысл, который вы вкладываете в слово «скоро», может сильно отличаться от того, что вкладывают в него ваши коллеги. Вы можете думать, что «скоро» подразумевает «в течение двух часов», а ваши сотрудники, которым вы не уточнили временные рамки, будут уверены, что у них есть на задачу несколько дней. Такие недопонимания могут иметь серьезные последствия для любого бизнеса.

3. Вы не считаете нужным приводить примеры.

Примеры особенно полезны в том случае, если сотрудник ранее не выполнял подобные задачи. Они хорошо дополнят инструкцию, которую вы даете, внесут ясность и помогут сформировать более четкое представление о том, чего вы хотите получить на выходе.

4. Вы не предлагаете альтернативные варианты.

При постановке задачи стоит предусмотреть несколько альтернативных вариантов на случай, если предпочтительный для вас вариант нельзя реализовать по объективным причинам.

Пример постановки задачи с альтернативными вариантами: «Я хочу, чтобы встреча с финансовым директором состоялась 20-го числа текущего месяца. Если он не сможет встретиться 20-го числа, то можно рассмотреть вариант после обеда 26-го. Либо мы можем встретиться в этот день с аналитиком».

Предоставляя альтернативы, вы даете возможность сотрудникам выполнять работу спокойно, но с возможностью постоянной перепроверки. Это сэкономит вам время, потому что сотрудникам не нужно будет постоянно вас дергать с вопросами и уточнениями.

5. Вы не проверяете, понял ли сотрудник задачу.

Прежде чем вы отпустите сотрудника, убедитесь в том, что он понял задачу и результаты, которые от него ожидают. Вы можете поинтересоваться, остались ли у него вопросы к вам. Проблема заключается лишь в том, что слишком часто сотрудники автоматически говорят «нет». Либо они могут ошибочно думать, что понимают задачу, либо могут стесняться переспросить. Поэтому лучше самим убедиться в том, что они услышали то, что вы сказали.

Дополнительные открытые вопросы, которые проверяют правильное понимание задачи:

Где вы будете доставать информацию для выполнения задачи?
Какой метод будете использовать?
Нужна ли помощь для завершения проекта?

Избегайте таких закрытых вопросов, как «Вам всё понятно?». Это закрытые вопрос: они не приглашают сотрудника к диалогу и не позволяют убедиться в том, действительно ли поставленная задача ему понятна.

Нельзя

Ставить задачи агрессивным тоном. Хотя определенные обстоятельства, в том числе чрезвычайные ситуации на грани жизни и смерти, допускают это. Но во всех остальных случаях нужно бороться с этой дурной привычкой.
Отвечать на вопрос «Почему?» в диктаторском стиле: «Потому что я так сказал». Хуже ничего быть не может.
Просить нескольких людей выполнить одну и ту же задачу.
Отказываться признавать, что разные люди могут иметь в виду противоречащие друг другу приоритеты и сроки.
Игнорировать хорошо выполненную работу.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Читайте также: