Можно ли на рабочем месте хранить личные вещи

Опубликовано: 02.07.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В бюджетном учреждении сотрудники используют личные вещи при выполнении служебных обязанностей. Когда сотрудник увольняется, он забирает свои вещи.
Как учитывать личные вещи сотрудников, принесенные ими в учреждение (речи о дарении или пожертвовании не идет)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Прежде всего бюджетному учреждению необходимо определить, на каком праве будет использоваться имущество работника.
1. Если сотрудник использует свое имущество лично при выполнении служебных обязанностей и такое использование с работодателем согласовано, с ним оформляется соглашение в соответствии со ст. 188 ТК РФ. При этом объект личного имущества может быть учтен на дополнительно введенном забалансовом счете, предусмотренном учетной политикой учреждения, путем его увеличения (уменьшения при выбытии имущества).
2. Если же работник передает имущество в пользование учреждения, то в такой ситуации может быть оформлен договор безвозмездного пользования или аренды. В случае классификации заключенного договора как объекта операционной аренды поступившее имущество подлежит учету на балансовом счете 0 111 40 000 "Права пользования нефинансовыми активами".

Обоснование вывода:
Ключевым моментом для целей организации учета личного имущества сотрудников является определение права пользования таким имуществом в учреждении. Подобные вопросы должны быть согласованы с руководителем и оформлены документально. Урегулировать права пользования личным имуществом сотрудников необходимо, чтобы исключить возникновение разногласий при проверках*(1). При этом особое внимание следует уделить объектам, содержание которых оплачивает учреждение, пусть даже расходы и невелики. Например, неучтенное оборудование может потреблять электричество. Кроме того, должны быть соблюдены и иные требования, в том числе правила пожарной безопасности.
Как уже было отмечено ранее, использовать личные вещи сотрудники могут только с разрешения работодателя. При этом согласие работодателя на использование сотрудниками личных вещей должно быть обусловлено производственной необходимостью. Обратите внимание, что, если работодатель не заинтересован в использовании сотрудниками личных вещей, он может не согласовать такое использование.
Так, к примеру, имущество работником может быть подарено учреждению, передано в безвозмездное пользование, в аренду или же таким имуществом работник будет пользоваться лично, но в интересах учреждения.
Если в учреждении будет принято решение об использовании личного имущества при выполнении служебных обязанностей лично самим сотрудником (например, собственный личный компьютер, инструмент), то в таком случае работнику в соответствии со ст. 188 ТК РФ должна выплачиваться компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаться расходы, связанные с их использованием*(2).
При таком решении вопроса объект нефинансовых активов в собственность учреждения не переходит, в учреждении также не возникает и права пользования таким объектом, так как такие права остаются исключительно за работником. Поэтому личное имущество работников, находящееся в учреждении с согласия или ведома работодателя, не может быть учтено на балансовых счетах, так как оно не в полной мере отвечает понятию актива (абзац 3 п. 8 СГС "Основные средства"). Для организации учета такого имущества могут быть использованы забалансовые счета. Нормы Инструкции N 157н не предусматривают конкретного забалансового счета для отражения личного имущества работника, используемого им в интересах учреждения. Поэтому в таком случае бюджетным учреждением может быть принято решение об отражении такого имущества на дополнительно введенном забалансовом счете путем его увеличения (уменьшения при выбытии имущества). Такое право предусмотрено п. 332 Инструкции N 157н. Учет может осуществляться в условной оценке: один объект - один рубль.
К примеру, учетной политикой может быть закреплено отражение на забалансовом счете личного имущества сотрудников на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833). Факт поступления (выбытия) такого имущества может подтверждаться актами приема-передачи (иными документами, подтверждающими получение имущества). Форма акта для таких целей Приказом N 52н не предусмотрена, поэтому она может быть разработана самостоятельно и закреплена в рамках формирования учетной политики учреждения. К примеру, за основу может быть взят Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101). Кроме того, движение личного имущества сотрудников может быть зафиксировано в отдельном регистре, к примеру, журнале регистрации личного имущества сотрудников. Конкретный порядок учета личного имущества сотрудников учреждению необходимо определить самостоятельно и закрепить в учетной политике.
Отметим, что забалансовый счет 21 "Основные средства в эксплуатации" предназначен для учета находящихся в эксплуатации учреждения объектов основных средств стоимостью до 10 000 рублей включительно, за исключением объектов библиотечного фонда и объектов недвижимого имущества в целях обеспечения надлежащего контроля за их движением (п. 373 Инструкции N 157н). Принятие к учету на забалансовый счет 21 объектов основных средств осуществляется на основании первичного документа, подтверждающего ввод (передачу) объекта в эксплуатацию. Таким образом, на забалансовом счете 21 учитываются объекты стоимостью до 10 000 рублей, отвечающие критериям отнесения к основным средствам, в том числе и понятию актива (п.п. 7, 8 СГС "Основные средства", п. 36 СГС "Концептуальные основы. "). А увеличение забалансового счета 21 происходит при вводе такого имущества в эксплуатацию.
Таким образом, личное имущество работников, используемое ими персонально при выполнении служебных обязанностей и находящееся в учреждении с согласия или ведома работодателя, не может быть учтено на забалансовом счете 21, так как оно не в полной мере отвечает понятию актива.
В учреждении также может быть принято решение о получении объектов нефинансовых активов от работника по договору безвозмездного пользования или аренды. Такое решение представляется целесообразным в том случае, если таким имуществом будет пользоваться не только работник лично, но и другие работники учреждения (например, стулья, тумбочки, принесенные сотрудниками из дома). При этом денежная компенсация, предусмотренная ст. 188 ТК РФ, сотруднику уже не назначается. В свою очередь, в договоре аренды или безвозмездного пользования следует предусмотреть все существенные условия передачи имущества. В таком случае целесообразно оформить пользование имуществом (безвозмездное или возмездное) согласно главам 34, 36 ГК РФ. Соответственно, к таким отношениям может быть применен СГС "Аренда" (п. 2 СГС "Аренда").
СГС "Аренда" устанавливает различные учетные правила в зависимости от того, является ли аренда операционной или финансовой. Объекты операционной аренды учитываются на соответствующем аналитическом счете балансового счета 0 111 40 000 "Права пользования нефинансовыми активами" (п. 20 СГС "Аренда", п. 67.1 Инструкции N 174н). Объекты финансовой аренды учитываются на счете 0 101 00 000 "Основные средства" (п. 18.1 СГС "Аренда"). Классификация объектов учета аренды приведена в разделе III СГС "Аренда" и зависит от условий заключаемых договоров*(3).
Если в учреждении будет принято решение об использовании имущества работника с оформлением договора безвозмездного пользования или аренды, наиболее целесообразным представляется решение, в соответствии с которым заключенный договор может быть отнесен к категории операционной аренды. О конкретном порядке отражения в бухгалтерском учете объектов учета операционной аренды, в том числе и при первом применении СГС "Аренда", смотрите в разделе III письма Минфина России от 13.12.2017 N 02-07-07/83464 и в разделе 2 письма Минфина России от 13.12.2017 N 02-07-07/83463.
Необходимо обратить внимание на тот факт, что в соответствии с требованиями п. 21 СГС "Аренда" по объектам операционной аренды, отраженным на счете 0 111 00, производится начисление амортизации в обычном порядке согласно одному из методов, перечисленных в п. 36 СГС "Основные средства", установленном в рамках формирования учетной политики учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Смотрите, например, решение Советского районного суда г. Челябинска Челябинской области от 31.05.2017 по делу N 12-490/2017. В ситуации, которая стала предметом разбирательства в суде, за счет субсидии на выполнение задания (КФО 4) была приобретена программа для ведения бухгалтерского учета. Орган финансового контроля в ходе проверки выяснил, что она установлена на личный ноутбук главного бухгалтера. В связи с этим руководителя бюджетного учреждения оштрафовали на 20 000 рублей за нецелевое использование субсидии. Причем суд встал на сторону проверяющих.
*(2) Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
*(3) Смотрите также материалы:
- Энциклопедия решений. Учет у арендатора по стандарту "Аренда" (для госсектора);
- Энциклопедия решений. Учет при безвозмездном пользовании по стандарту "Аренда" у ссудополучателя (для госсектора).

«Можно ли хранить в ящике рабочего стола средства личной гигиены?» — с таким небанальным вопросом к нам обратилась читательница velvet.by Вероника.

У нее на работе произошла довольно неоднозначная ситуация. В компании недавно сменилось руководство, и новый руководитель решил «навести порядок».

Но если проверка прихода и ухода сотрудников никого не смутила, то вот обыск (по-другому сказать нельзя) рабочих мест, многих шокировал… Оставь личные вещи на рабочем месте — получи выговор?

Фотография носит иллюстративный характер

— К нам пришли сотрудники охраны и попросили всех отойти от рабочих столов. Затем содержимое выдвижных ящиков внимательно изучили. У кого-то обнаружили пачку чая, у кого-то — печенье…

У меня нашли пачку женских гигиенических прокладок. И при всем коллективе, в котором есть немало мужчин, отчитали! Мол, внутренним распоряжением строжайше запрещено хранить средства личной гигиены в рабочем столе, — негодует Вероника.

На всякий случай уточняю: я работаю не на каком-нибудь производстве, а в обычном офисе у компьютера. За такое «серьезное нарушение» мне официально объявили выговор.

Я поинтересовалась, где же в таком случае мне хранить прокладки — ведь они могут понадобиться внезапно. Женщины знают, как сложно предугадать «день икс» с вероятностью в 100%. Всегда ведь могут быть сбои в работе организма. На что мне ответили, что хранить любые личные вещи я могу исключительно в своей сумочке.

Я негодую! Считаю подобные обыски прямым вмешательством в свою личную жизнь. Мнения коллег разделились. Кто-то солидарен со мной и возмущен таким бестактным поведением. А кто-то считает, что на рабочем месте ничего личного не может быть априори.

Неужели действительно нельзя использовать даже 20 квадратных сантиметров рабочего стола для хранения предметов, которые тебе могут потребоваться в любой момент?!

Фотография носит иллюстративный характер

Кто прав? Кто виноват? Что делать?

Мы попросили прокомментировать ситуацию Лилию Волину, юристку, соосновательницу Центра по продвижению прав женщин «Ее права».

— Сразу скажу: в нашем законодательстве прямо не прописано, имеет или не имеет право работодатель проводить обыск рабочего места сотрудника. Поведение работника на рабочем месте регулируется общими нормами Трудового кодекса Республики Беларусь и другими законодательными актами. В организациях действуют также локальные нормативные акты, которые принимает сам работодатель — допустим, правила внутреннего трудового распорядка.

Есть типовые правила. Я поискала примеры таких актов из абсолютно разных областей. Есть, например, санитарные нормы и правила «Требования для организаций, осуществляющих производство хлебопродуктов»: вот в них прописан запрет на хранение личных вещей, пищевых продуктов в производственных помещениях организации, кроме специально предназначенных для этого целей.

У кладовщиков обозначено, что должен быть выделен шкаф для хранения личных вещей сотрудника. Или, к примеру, для хранения личных вещей работников торгового объекта организаций мелкорозничной (торговой) сети должен быть предусмотрен шкаф или выделено специальное для этих целей место.

Согласно статье 55 Трудового кодекса, при организации труда работников наниматель обязан обеспечивать на каждом рабочем месте условия труда, соответствующие требованиям по охране труда, которые предусмотрены в нормативных правовых актах. При отсутствии таких требований наниматель обязан принимать необходимые меры, обеспечивающие сохранение жизни, здоровья и работоспособности работников в процессе трудовой деятельности.

Лилия Волина

Организовать рабочее место сотрудника входит в обязанность нанимателя. По сути, отсутствие на рабочем месте личных вещей обусловлено необходимостью безопасности и работоспособности работников/ниц.

К тому же, на мой взгляд, в ситуациях, когда в законодательстве не содержится правового регулирования, должно быть применение норм существующих санитарных правил по аналогии. А именно: наниматель должен предоставить специальные места для хранения личных вещей работников/ниц. Если же он не обеспечил этого, то он не имеет право применять к работникам/цам дисциплинарное взыскание по этому поводу.

На мой взгляд, в описанной вами ситуации работодатель выразил необоснованный запрет на хранение личных вещей в тумбах рабочего стола. Ведь не было организовано какого-то альтернативного места в офисе, где люди могли бы хранить необходимые лично им вещи.

Девушка рассказывает о том, что ей запретили оставлять в ящике стола гигиенические прокладки. Личные вещи не должны мешать рабочему процессу. Однако существуют вещи, связанные со спецификой здоровья. Предположим, у человека астма и у него всегда должно быть под рукой лекарство на всякий случай. Упомянутое средство гигиены также важно для любой женщины — в определенные периоды жизни она не может без него обойтись.

Если работодатель запретит хранить на рабочем месте только средства женской гигиены, то можно будет говорить о факте дискриминации. Если же хранение личных вещей вообще запрещено и не организовано специальных мест для этого, то можно усмотреть косвенную дискриминацию: когда для всех устанавливаются одинаковые правила и отношение, однако только для одного из полов наступают негативные последствия.

Читательнице я бы посоветовала письменно обратиться к нанимателю с просьбой разъяснить, на основании каких нормативно правовых актов (локальных, коллективного договора) к ней было применено дисциплинарное взыскание (выговор). Если там действительно написано, что запрещено хранить средства личной гигиены в рабочем столе, это можно оспорить.

Если не получилось найти взаимопонимания с работодателем, можно переходить на следующую ступень — писать в инспекцию по труду. Там могут и проконсультировать работника и позвонить его нанимателю, дать предписание.

С жалобой о том, что работодатель неправомерно наложил дисциплинарное взыскание, можно дойти даже до суда. Но практика показывает, что, к сожалению, часто работники боятся идти на конфликт с нанимателем и подымать проблемные вопросы, потому что все прекрасно знают, что «проблемных» сотрудников начальство не жалует и, вполне вероятно, с ними в следующий раз просто не перезаключат трудовой договор.

У знакомых инвентаризация. Перед приходом комиссии сказали, что ничего лишнего быть не должно - только то, что числится в бухгалтерии. Если окажется что-то лишнее (вещь, предмет, прибор) - отметят как неоприходовое (не числящееся, излишнее) и поставят на баланс. В связи с этим возник такой вопрос - насколько законны такие действия комиссии? разве инвентаризация заключается не в сравнении того, что указано в инвентаризационной описи и числится в бухгалтерии, с фактическим наличием? Получается что никаких личных вещей держать на работе нельзя? Если вещь списана и не выброшена - это нарушение? Если я приехал на работу на машине/велосипеде/лошади и поставил на территории - это неучтенное имущество?
В каком законе/приказе/указе/прочем документе всё это подробно описано?

Re: Можно ли иметь личные вещи на работе?

Если я приехал на работу на машине/велосипеде/лошади и поставил на территории - это неучтенное имущество?

не усложняйте, постарайтесь понять сотрудника, ответственного за инвентаризацию, на пару дней не сложно унести личные вещи, которые могут попасть в неучтенное имущество компании, поверьте, очень неприятно доказывать проверяющим, что этот чайник - вовсе не неучтенное имущество фирмы, утаенное ответственным лицом, а подарок дорогой мамы Иван Иваныча ему на Рождество, и работать он без него не может

Re: Можно ли иметь личные вещи на работе?

А если нельзя унести? ну ладно там чайник, микроволновка и т.д. На каком основании нужно учитывать? Я понимаю, если есть в бухгалтерии информация или документы, что что-то покупали, но на учет не поставили - тогда конечно оприходоваться должно. А если нет? А, например, вы на работе положили на стол свой мобильник и пришла инвентаризация. Его нужно оприходовать? А также и одежду, в которой вы находитесь на работе, потому что она не числится в описях?
Я думаю что все-таки инвентаризация это сверка того, что числится с фактическим наличием. Или я не прав?

Re: Можно ли иметь личные вещи на работе?

инвентаризация это сверка того, что числится с фактическим наличием

всё так. в бухгалтерии, как правило, косяков полно (при чём главбух в курсе о них), перестраховываются, что б бОльшие косяки не всплыли

Re: Можно ли иметь личные вещи на работе?

а чашка из дома? тоже на учет? Так она уж дома на учете.

Re: Можно ли иметь личные вещи на работе?

Личные бытовые вещи, типа мобильник никто оприходовать не будет. Стационарный телефон включенный в розетку оприходуют. Не должно быть неучтенной оргтехники и прочего оборудования. Велосипед не оприходуют. Личные машины лучше в служебный гараж не ставить - дело скандальное. Такова практика.

Re: Можно ли иметь личные вещи на работе?

в отличии от налоговой. с точки зрения которой неучтенная техника на территории фирмы- это сокрытые доходы и неуплаченные налоги

Это понятно, если, допустим, купили на деньги организации и не учли - вопросов нет. А вот конкретный пример: нужен был небольшой агрегат, котрый сотрудники собрали из металлолома и частично из личных вещей и используют его в работе. Почему его нужно ставить на баланс, если организация его не покупала и вообще ни рубля не вложила в его создание? разве инвентаризационная комиссия не должна разобраться в этом вопросе? Что же теперь - все разломать обратно?

Личные бытовые вещи, типа мобильник никто оприходовать не будет

Стационарный телефон включенный в розетку оприходуют

Не должно быть неучтенной оргтехники и прочего оборудования

Т.е. получается, что это все на усмотрение комиссии? Где конкретно прописано, что велосипед не приходуется, а допустим подаренный кем-то принтер - приходуется? По каким критериям это все определяется? не перегибает ли комиссия в данном случае палку? Как вообще действовать в такой ситуации? Достаточно ли сказать, что та или иная вещь моя, ведь не запрещено иметь личные вещи на работе

Личные машины лучше в служебный гараж не ставить - дело скандальное

так это понятно. А на территории почему нельзя? Почему например сотрудник, работая в организации и приехав на работу в организации, не может поставить свое личное авто на территории организации?

зы. Организация бюджетная.

Re: Можно ли иметь личные вещи на работе?

Почему его нужно ставить на баланс, если организация его не покупала и вообще ни рубля не вложила в его создание?

все что сделано, разработано и используется во время работы в организации из ее материалов, ее инструментами и на ее территории - является собственностью организации. работникам участвовавшим в создании прибора положена выплата премии за рац.предложение. вот так как то.

Где конкретно прописано, что велосипед не приходуется, а допустим подаренный кем-то принтер - приходуется? По каким критериям это все определяется?

велосипед трудно применить в производственном процессе. в отличии от принтера.

Достаточно ли сказать, что та или иная вещь моя, ведь не запрещено иметь личные вещи на работе

в законе о бухучете (к примеру) четко прописано, что излишек денежных средств находящихся в кассе организации на момент инвентаризации подлежит включению в доходы организации как прочие доходы. с большинством материальных ценностей могущих быть использованными в производственном процессе логика аналогичная.

Re: Можно ли иметь личные вещи на работе?

просыпаешься так на рабочем месте, а у тебя на лбу инвентарный номер

Re: Можно ли иметь личные вещи на работе?

просыпаешься так на рабочем месте, а у тебя на лбу инвентарный номер

с одной стороны нефиг спать на работе, а с другой, если вас приняли на баланс, то обязаны содержать в надлежащем состоянии. т.е. кормить одевать и лечить будут за счет организации. вот только куда денут после полной амортизации - неизвестно.

Re: Можно ли иметь личные вещи на работе?

все что сделано, разработано и используется во время работы в организации из ее материалов

Это понятно. Вопрос был - если из своих?

работникам участвовавшим в создании прибора положена выплата премии за рац.предложение. вот так как то.

))) ага. там перед проверкой сказали чтобы ничего лишнего не было. куда хотите девайте

велосипед трудно применить в производственном процессе. в отличии от принтера.

у меня на работе - наоборот. И велосипедов 2. Один служебный, другой - личный.

излишек денежных средств находящихся в кассе организации на момент инвентаризации подлежит включению в доходы организации

где-то читал что оприходовали деньги кассиров, находящиеся в кошельке, который лежал в личной сумочке в помещении кассы. основание - что-то типа таким образом скрывают выручку

большинством материальных ценностей могущих быть использованными в производственном процессе логика аналогичная

Где, в каком законе или распоряжении или где-либо еще хоть что-то прописано? Почему такая логика, а не другая?

На самом деле ничего смешного или глупого в вопросе нет. реально людям пришлось поставить на учет личную вещь только потому что она находилась на территории предприятия. Вот и пытаемся выяснить, почему действует такая логика - все, что на территории - то служебное.

Re: Можно ли иметь личные вещи на работе?

Инвентаризация не назначается моментально, для этого нужно издать приказ, подготовить инвентаризационные описи и т.д. Если вы принесли на работу личные вещи - чайник, телефонный аппарат, стул и т.п. для личного пользования, нужно написать заявление на имя начальника с просьбой разрешить ими пользоваться на рабочем месте. Простая формальность, но это обезопасит вас от придирок не совсем умных ревизоров, которые могут и тапочки ваши оприходовать как "излишки"!

где-то читал что оприходовали деньги кассиров, находящиеся в кошельке, который лежал в личной сумочке в помещении кассы. основание - что-то типа таким образом скрывают выручку

Вполне компетентно Вас уверяю - это чистой воды бред и самодеятельность дураков-ревизоров! По Положению о ведении кассовых операций деньги в кассе хранятся в сейфе, вот в нем и копайтесь - ищите недостачи и излишки! А в сумки и кошельки могут лезть только полицейские и то с ордером прокурора!

Re: Можно ли иметь личные вещи на работе?

нужно написать заявление на имя начальника с просьбой разрешить ими пользоваться на рабочем месте

ВОТ!! Спасибо! Почему об этом никто не предупреждает? Неужели все настолько некомпетентны? Главбух орала - все убрать. Она что - не знает этого?
А где прописано что можно написать такое заявление? И может ли начальник отказать? Просто на работе часто говорят - это должно быть так, это вы обязаны делать этак. И довольно часто возникают сомнения - почему, на каком основании, кроме ваших слов? Буква закона должна быть?

это чистой воды бред и самодеятельность дураков-ревизоров!

я потому и начал эту тему, чтобы этого можно было избежать. Большое спасибо за совет!

Re: Можно ли иметь личные вещи на работе?

Чтобы доказать, что находящаяся на территории предприятия(организации) неучтенная вещь действительно является СОБСТВЕННОСТЬЮ этого предприятия(организации),- просто её фактического наличия МАЛО. Нужно документально доказать, что эта вещь куплена за средства предприятия(организации), передана безвозмездно на баланс от других организаций, либо подарена от юридических и физических лиц. Поставить на баланс БЕСХОЗНОЕ имущество, выявленное при инвентаризации, можно лишь тогда, когда не установлено наличие хозяев этого имущества!

Ну, представьте себе - приехал на предприятие какой-то партнер на КАМАЗе, загруженном товаром. Часть товара сгрузил, часть собирался везти дальше. А тут - хоппа! - ревизоры с выпученными глазами! И давай считать товар в КАМАЗе да приходовать! Ага - нашли "клондайк"!

Как говорил один старый бухгалтер(царствие небесное!), излишки, выявленные при инвентаризации - гораздо хуже недостачи. Ибо могут скрывать еще бОльшую недостачу! Это - преднамеренное искажение данных учета, неоприходование материальныех ценностей, "левый товар" и т.п.

Что позволено дома, совершенно не уместно на работе. Рассматриваем фотографии домашних кабинетов и показываем, что не стоит брать на работу

Я уже много писала на Houzz об общих психологических подходах к дизайну офисных помещений: и в целях снижения стресса, и в целях повышения работоспособности; а также насчет того, действительно ли так ужасен беспорядок на столе у сотрудника. На этот раз хочу обратить ваше внимание на довольно узкую тему: есть ли какие-то конкретные вещи или предметы, появление которых на рабочем столе следовало бы запретить?

Вещи, которые могут негативно повлиять на ваше самочувствие и эффективность.

Что такое персонализация?
Все просто: когда вы меняете что-то на вашем рабочем столе или вокруг него — это персонализация. Даже если ваш работодатель строго-настрого запрещает вам держать портреты детей в фоторамках или в вносить какие-либо более существенные изменения в рабочее пространство, я убеждена, что вы всё равно это делаете — исподволь или очень осторожно. Просто потому что проводить кучу времени за стерильно чистым столом очень тяжело.

По статистике, от 70 до 90% людей каким-то образом улучшают свое рабочее место, чтобы сделать его более индивидуальным (по данным исследования Wells-Lepley, 2012 ). Кто-то полностью переделывает рабочий стол в офисе, а кто-то ограничивается фотографией и милой безделушкой.

Немного статистики
Женщины склонны заниматься персонализацией рабочих столов больше, чем мужчины, а последние более склонны демонстрировать что-то, что показывает их успехи: грамоты, статуэтки, дипломы.

Топ-менеджеры чаще и активнее оформляют свои письменные столы и стены в кабинете (по сравнению сотрудниками рядового уровня). Понятно, что экстраверты в силу особенностей характера обожают выставить побольше всего на стол.

Доказано: если компания позволяет своим сотрудникам хранить личные вещи на рабочих столах — в целом, это способствует повышению их мотивации, их лояльности к компании, и улучшает их психологический комфорт.

Личные вещи помогают установлению контактов, отвлекают от монотонности и помогают справляться со стрессом. Поэтому, конечно, утверждение, что полное отсутствие личных вещей на рабочем столе увеличивает эффективность труда, сомнительно. Скорее всего дело обстоит ровно наоборот.

Остается один вопрос: если, в принципе, разрешать личные вещи, то какие из них точно стоит запретить?

Три вещи, которым нет места на рабочем столе
Есть абсолютно очевидные для большинства людей вещи, которые необходимо убирать подальше или вовсе не приносить в офис: это алкоголь, продукты, а также посуда (за исключением чашки или бутылки с водой). Не будем тратить время на длительные объяснения, почему это так, я думаю, что это понятно. Алкоголь и работа — понятия несовместимые; от продуктов пахнет, и употребление их перед монитором совершенно не гигиенично; а место тарелок и кастрюлек — на кухне (дизайнерские ланчбоксы относим к категории «кастрюлек»).

Вещи, просто не подходящие для офиса
Подумайте о том, что кроме вас в офисе еще находятся другие люди, а также иногда туда приходят клиенты или посторонние лица. Ваши интересы и желания — например, поставить десять фотографий любимых дочки и сыночка — вполне понятны, но это может произвести не совсем то впечатление на других людей, которое вы бы хотели произвести.

Что-то другое из моего списка ниже может быть на первый взгляд вполне невинным, но при более детальном рассмотрении оказывается, что для кого-то другого в вашем офисе эта вещь может оказаться сильным стрессовым фактором.

1. Личные фотографии
Под личными фотографиями подразумевается не только изображения ваших малышей, но и лично вас в эффектном купальнике на море или в спортивной форме — на тренажерах. Помните эту старинную историю об этикете: «у испанской королевы нет ног»? Понятно, что у вас они есть, как и другие части тела — нет нужды их открыто демонстрировать коллегам по работе.

Также имеет смысл ограничивать количество фотографий: одна-две еще в порядке, а вот больше трех уже вызывает ненужные домыслы.

2. Двусмысленные постеры и религиозная символика
Высмеивающие кого-либо картинки, карикатурные изображения или фотографии. Все это может казаться страшно смешным — действительно, что такого: повесить на стену карикатуру на кого-либо из известных всем людей. Но клиенты могут не понять вашего юмора, а то и вовсе быть поклонниками этого человека. Зачем вам усложнять и без того непростые отношения с клиентами? Что уместно в домашних интерьерах и украшает личные кабинеты, не всегда имеет право появиться в публичном пространстве.

В эту же категорию попадают политические и религиозные предметы. Оставьте ваши убеждения за порогом офиса: вы можете обсуждать это дома, с друзьями в пабе, но только не провоцируйте окружающих и не создавайте ненужную нервозность и повод для острых дискуссий.

4. Котики и песики
Мне жаль это говорить, но домашним животным в традиционном офисе не место. Исключение могут составить цветы или мелкие рыбки в аквариуме (если это одобряет руководство компании).

Привести в офис домашнего любимца (даже для просто похвастаться) не лучшее решение. Потому что животные вызывают у окружающих разнообразные сильные эмоции, которые определенно будут мешать процессу работы. Не говоря уже о том, что от животных могут быть и запахи, и следы, и непредсказуемое поведение.

5. Пахучие растения, ароматизаторы воздуха
Кстати о запахах. Запах — это табу в офисе. У всех людей разная степень восприимчивости к запахам, и кто-то может спокойно сидеть в окружении ароматических свечей и при этом красить лаком ногти, а у кого-то от легкого ароматизатора для белья будет весь день нестерпимо болеть голова. Поэтому все, что может потенциально производить запах, не стоит использовать. Вы можете поставить свечи для красоты, но ваши коллеги определенно скажут вам спасибо, если вы никогда не будете их зажигать.

Подумайте, прежде чем преподнести коллеге букет лилий: в течение дня они заполнят офис невыносимо-сладким запахом. Хотите поздравить с днем рождения — подбирайте цветы без запаха. Сюда же запишите цветущие растения. С одной стороны, в чем может быть от них вред? Это же красиво и благоприятно действует на психику. Это верно. Но у некоторых людей бывает аллергия. Просто еще раз призываю думать о других и украшать офисное рабочее место иначе, чем вы бы украшали домашний кабинет.

ВАША ОЧЕРЕДЬ…
Расскажите вашу историю: какие странные или необычные вещи приносили в офис ваши коллеги? Как это отражалось на работе и на самочувствии?

Зачастую сотрудники приносят на работу свои личные вещи для нормального течения трудового процесса. Как правило, это имущество используется за «просто так», и работодатель не принимает никакого участия в компенсации расходов своих людей. Лишь крупнейшие компании и предприятия возмещают деньги за такую эксплуатацию. Российская действительность знает лишь об оплате бензина, сотовой связи. Можно ли добиться какой-либо компенсации от работодателя?

Соглашение об использовании личного имущества
Сумма возмещения
Организация выплаты денежного возмещения
Надо ли нотариально заверять копии документов на машину ?

Соглашение об использовании личного имущества

Закон гласит о том, что работодатель должен выдать сотруднику денежную компенсацию за использование его личных вещей, нужных для работы. При этом работодатель должен быть осведомлен об эксплуатации такого имущества в своих интересах, а также обязан дать согласие на его использование.

Сумму расходов прописывают в трудовом договоре или в специальном соглашении сторон. В таких важных с материальной точки зрения документах стоит отметить следующее:

а) Конкретные вещи сотрудника, которые используются в процессе работы;
б) Право, на котором работник является обладателем этого имущества (право аренды или собственности);
в) Временные сроки и цели эксплуатации личных вещей;
г) Сумма возмещения за использование и амортизацию.

Все это делается для того, чтобы потом не было никаких денежных споров о размере компенсации. Если в рабочих целях сотрудник использует свою личную машину, и при покупке нового автомобиля будет покупать более дорогой бензин, работодатель может остаться недовольным. Чтобы не возникло конфликтной ситуации, связанной с повышением расходов за эксплуатацию имущества, лучше заранее договориться о максимальной сумме возмещения.

Обеим сторонам необходимо подробнейшим образом описать порядок применения имущества, начиная от оплаты количества поездок на личной машине сотрудника и заканчивая ремонтом используемых вещей. Стоит обратить внимание и на всякие мелочи: компенсируются ли телефонные разговоры по стране и за ее пределами, которые были совершенны вне рабочего времени.

Самые различные вещи могут использовать в служебных целях, все зависит от рода деятельности. К примеру, надомные работники почти всегда работают со своими инструментами. Такие расходы обязан компенсировать работодатель.

Сумма возмещения

Трудовое законодательство позволяет небюджетным организациям и индивидуальным предпринимателям договориться о размере компенсации, который устроил бы обе стороны.

Правительство РФ в 1992 году выпустило Постановление о том, что предприятия могут включать в себестоимость услуг расходы на возмещение своим сотрудникам за эксплуатацию ими собственных легковых машин для рабочих поездок. Этим документом определены наибольшие суммы, включающиеся в себестоимость и действующие только для отечественных марок автомобилей. Размер возмещения иномарки будет зависеть от того, с каким российским автомобилем ее можно приравнять по техническим характеристикам.

Давайте рассмотрим ситуацию, в которую вы можете попасть. Вы эксплуатируете свою машину в рабочих целях. Работодатель сделал вам такое предложение: он не возмещает денег за использование автомобиля, а берет его в аренду. При этом вы также будете ездить на личном авто. Наверное, стоит объяснить, в чем тут разница.

Просто работодатель сможет включить затраты по договору аренды в состав расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Так что не бойтесь такого договора. Ваш автомобиль будет предоставлен работодателю-арендатору на конкретный период времени и за оговоренную оплату. Этот договор можно расторгнуть в любое время. Обратите внимание на то, что если за эксплуатацию машины вы будете получать денежное возмещение, то оно НДФЛ не облагается. Зато с прибыли от аренды вам необходимо платить НДФЛ. Так что посмотрите, что вам удобнее и выгоднее.

Организация выплаты денежного возмещения

Чтобы вы получали деньги за использование своего имущества на работе, руководитель организации должен подписать соответствующий приказ. Вы должны отдать в бухгалтерию заверенную копию технического паспорта легкового автомобиля.

Такая выплата осуществляется раз в месяц. Если сотрудник отдыхает в отпуске, находится на официальном больничном или в командировке (причины могут быть самые разные), то возмещения расходов не будет по причине того, что машина не используется в течение этого времени.

Надо ли нотариально заверять копии документов на машину?

Для получения денег за эксплуатацию автомобиля сотруднику необходимо отдать бухгалтеру скрепленную подписью нотариуса копию технического паспорта легковой машины.

Если сотрудник попадает в дорожно-транспортную аварию на своем автомобиле во время исполнения трудовых обязанностей и приобретает травму, будет ли это несчастный случай на работе?

Да, это происшествие признается несчастным случаем на производстве, по которому должны провести расследование.

Не редко встречаются ситуации, когда работодатель просто-напросто забывает выдавать сотруднику компенсацию за эксплуатацию его имущества, ссылаясь на высокую оплату труда. Но зарплата – это одно, а использование личных вещей в рабочих целях совершенно другое. Поэтому прежде чем дать добро на эксплуатацию своей собственности, подумайте, а стоит ли овчинка выделки?

Читайте также: