Можно ли отказаться от командировки из за коронавируса в другой город

Опубликовано: 16.05.2024

Несмотря на коронавирус работодатели активно отправляют своих сотрудников в командировки как по России, так и за границу. Может ли сотрудник отказаться от поездки, опасаясь заболеть ковидом? Что делать, если работник поехал по служебным делам и заболел коронавирусной инфекцией, какую оплату получит человек?

Ответы на эти вопросы рассмотрим в статье ниже.

Разрешены ли командировки в период коронавируса по России и за границу?

Поездкам по РФ сейчас не мешают никаких ограничения, нет запретов на передвижение в любом транспорте между регионами. Нигде не установлен официальный карантин. То есть человек может свободно передвигаться по территории России, не опасаясь оказаться на двухнедельном карантине в связи с прибытием из другого региона.

Несмотря на это перед оформлением служебной поездки рекомендуется уточнить, свободен ли регион для посещения, и нет ли каких-нибудь запретов на въезд. Не исключено, что ухудшающаяся ситуация с коронавирусом заставит регионы принимать решения об ограничениях на въезд и обязательном карантине для приезжих. Субъектам РФ разрешено решать этот вопрос на местном уровне, поэтому следует изучить законодательные акты региона назначения.

Что касается зарубежных поездок, то тут всё сложнее. Многие страны закрыты для посещения. Те немногие, что принимают иностранцев, требуют обязательно отрицательный тест на коронавирус, сделанный за три дня до въезда, а также наличие медицинской страховки, которая сможет при заболевании covid 19 покрыть расходы на лечение в другом государстве.

Работодателям рекомендуется свести возможные командировки до минимума, особенно в отношении заграничных поездок.

Если сотрудник направляется в другую страну, обязательно следует уточнить правила приема иностранцев на фоне пандемии коронавируса и новых введенных правил.

То есть направляя сотрудника в поездку во время коронавируса, работодатель должен понимать все риски, непредвиденные задержки и дополнительные расходы.

Можно ли отказаться в связи с ковид?

Нельзя направлять в командировку:

беременных женщин (ст.259 ТК РФ);
несовершеннолетних (ст. 268 ТК РФ);
инвалидов, если это мешает реабилетационной программе (ч. 1 ст. 23 Закона 181-ФЗ от 24.11.1995).

Можно направлять в командировки только с согласия работника:

одиноких родителей с детьми до 5 лет (ч. 2, 3 ст. 259 ТК РФ);
сотрудников с детьми-инвалидами (ч. 2, 3 ст. 259 ТК РФ);
ухаживающих за больными родственниками по мед.заключению (ч. 2, 3 ст. 259 ТК РФ);
опекунов/попечителей несовершеннолетних, а также отцов, воспитывающих ребенка в одиночку (ст. 266 ТК РФ).

Указанные категории работников вправе отказаться от поездки на законных основаниях.

Не рекомендуется сотрудников из группы риска направлять в командировку по России, а тем более за границу.

Все прочие сотрудники, не попадающие ни в одну из указанных категорий, могут отказаться от поездки в период коронавируса только по согласованию с работодателем. Если руководство не согласится принимать отказ и все равно отправляет в поездку, то работнику придется ехать, иначе это может быть воспринято как нарешине трудовой дисциплины.

Образец отказа

Свой отказ лучше оформить в письменном виде в ответ на предложение поехать в командировку. В тексте следует ссылаться на нормативные акты, статьи ТК РФ, дающие право отказаться от поездки без нарушения трудового распорядка.

При необходимости к заявлению прикладываются документы, подтверждающие право на отказ. Например, свидетельство о рождении ребенка, подтверждение инвалидности, ухода за больным членом семьи и т.д.

Что делать, если заболел covid 19 в поездке?

Эпидемия коронавируса добралась до всех регионов России, есть вирус и в заграничных странах. В связи с этим остро встает вопрос о том, что делать, если сотрудник заболел ковидом в командировке.

Большинство встреч сейчас перенесено в онлайн режим, однако особо важные командировки, когда требуется присутствие человека, по-прежнему сохраняются.

Если командированный почувствовал ухудшение здоровья в поездке по России, он может вызвать скорую или позвонить на горячую линию Роспотребнадзора (8 800 555-49-43), чтобы узнать тактику действий в подобной ситуации. В каждом регионе могут быть свои особенности, поэтому рекомендуется уточнять алгоритм действий в официальных источниках.

В любом случае граждане РФ имеют право на медицинскую бесплатную помощь независимо от региона нахождения при наличии полиса ОМС. Поэтому важно всегда брать с собой медицинский полис в поездку.

Если у человека берется тест на коронавирус, который дает положительный результат, то дальнейшие действия зависят от степени тяжести протекания заболевания и политики региона.

Если командированный остановился в отеле, то руководство гостиницы получит информацию от Роспотребнадзора о выявленном случае коронавируса. Как правило, гостиницы сейчас имеют изолированные помещения, куда можно поместить заболевшего во избежание контакта с другими постояльцами. Дальнейшие действия определяет врач. Больной может быть госпитализирован в больницу до выздоровления. На весь период болезни выписывается больничный лист, на основании которого выплачивается пособие по нетрудоспособности.

Работодатель должен оплачивать расходы на гостиницу, проезд, питание, суточные до тех пор, пока человек находится в командировке. Оплата по среднему заработку не производится в тот период, когда действует больничный лист.

Если заболевший коронавирусом работник госпитализирован в больницу, то работодатель прекращает оплачивать расходы на проживание и питание, так как человек находится на гос.обеспечении. Но по-прежнему необходимо выплачивать суточные до тех пор, пока сотрудник не вернется на постоянное место проживания. Расходы на обратную дорогу также оплачивает компания.

Выплата суточных прекращается, если отменяется командировка, о чем составляется приказ.

За границей

Командировки в зарубежные страны несут с собой большие риски. Такие поездки нужно свести к минимуму, а принимая решение отправлять работника в другую страну, следует четко узнать правила въезда в нее в период коронавируса.

Скорее всего человеку нужно будет сделать тест на коронавирус, перевести справку на английский и заверить у нотариуса.

Если комнадированный заболевает в другой стране, то дальнейшая тактика действий зависит от правил, установленных в конкретном государстве, а также от наличия медицинской страховке и сумме ее покрытия.

Некоторые страны в рамках страховки лечат иностранцев, больных коронавирусом, без взимания с них платы. Некоторые берут плату за анализ на covid 19, а лечат за свой счет. Другие государства заставляют оплачивать расходы на лечение самостоятельно.

Таким образом, перед заграничной поездкой обязательно нужно оформить медицинскую страховку, размер страхового покрытия определяется, как правило, Консульством страны. В полис закладывается в том числе стоимость анализов, лечения, медицинской перевозки.

Если командированный при нахождении в другой стране чувствует ухудшение здоровья, следует позвонить по телефонам, указанным в страховом полисе и следовать полученным распоряжениям. Скорее всего, нужно будет находиться в помещении и дожидаться врача.

Ответ на вопрос, можно ли отказаться от командировки, не так прост, как может показаться на первый взгляд. Разберемся, у кого появляются законные основания уклониться от рабочих обязанностей, что для этого нужно и какие последствия возможны.

Коротко о главном

Что означает командировка, описано в статье 166 Трудового кодекса. Там говорится, что это поездка, в ходе которой выполняется служебное задание руководства. Из определения легко самостоятельно понять, имеет ли право работник отказаться от командировки. Да, возможность для отказа появляется, если:

поручение начальника носит личный характер;
цель поездки выходит за рамки трудовых обязанностей, прописанных в договоре/соглашении о найме;
нарушена процедура оформления.

Командировка не может изменять условия труддоговора или являться переводом на другое место. Она лишь на ограниченный срок меняет местонахождение специалиста.

На заметку! Целесообразность направления специалиста в другой город определяется руководством, а статья 116 позволяет отправлять подчиненных в любую точку мира (если иное не прописано в труддоговоре).

Если у работника есть уважительные личные причины, то он может попытаться договориться с руководством, однако последнее не обязано идти навстречу.

Требуется ли согласие?

Если поездка не нарушает труддоговор и общие положения Трудкодекса, то работодателю не нужно получать дополнительное согласие сотрудника. Но из этого положения есть исключение.

Если командировка запланирована на выходные/праздничные дни, то письменное согласие на внеурочный выход на работу требуется получить у любого сотрудника, независимо от его статуса, семейного положения и пр.

Кто имеет право отказаться от командировки в рабочее время? Это:

родители, воспитывающие в одиночку ребенка до 5 лет (в том числе приемного), а также ребенка-инвалида;
опекун/официальный попечитель несовершеннолетнего;
лицо, ухаживающее за тяжело больным родственником;
работник, прошедший регистрацию как кандидат на участие в выборах (ФЗ-67 от 12 июня 2002 г.).

На заметку! Обязанность работодателя – информировать сотрудника о предусмотренном в законе праве отказа.

Подпись на командировочном приказе не является письменным согласием. Она лишь подтверждает, что специалист ознакомлен с условиями служебной поездки.

Необходимо оформлять отдельный документ, в котором четко прописываются:

Только оформив документ и получив резолюцию о согласии/несогласии работника, можно оформлять приказ (или искать другого сотрудника вместо отказавшегося), формулировать служебное задание, давать бухгалтерии поручение о выдаче командировочных и пр.

Если сотрудник не согласен уезжать, он сообщает о причинах также письменно в служебной записке. К ней прикладываются доказательства уважительных причин: медсправка о плохом состоянии здоровья, выписка их соцслужбы о статусе родителя-одиночки и копии детских свидетельств о рождении, заключение врачей о плохом состоянии ближайшего родственника, которому нужен постоянный уход и пр.

Объективные и субъективные поводы

В каких случаях можно отказаться от командировки? Трудовое право различает законные причины и субъективные – то есть, которые наниматель примет в качестве уважительных.

По действующему законодательству отказ от поездки возможен в следующих случаях:

командировка выпадает на выходной/официальный праздник;
сотрудник не достиг возраста абсолютного совершеннолетия (то есть 18 лет);
беременность;
медицинские противопоказания;
малолетние дети, особенно у матерей или отцов-одиночек;
тяжелобольные или престарелые родственники, которым необходим постоянный уход.

Если говорить об уважительных причинах для отказа, то здесь всё зависит от руководства. Одни считают, что заболевший ребенок или ДТП дают право отложить поездку или подыскать замену, другие убеждены, что подобное – не их головная боль, а потому жизненные неурядицы не должны отражаться на работе.

Следует понимать, что если в труддоговоре нет отдельного пункта о служебных поездках, это не значит, что упущение кадровиков станет отличным поводом, как отказаться от командировки. Во-первых, эта поездка – стандартное исполнение рабочих обязанностей, просто в нетипичном месте (другом городе, стране). Во-вторых, если какие-то положения в соглашение о найме не включены, это не освобождает от их выполнения (ст.57 Трудкодекса).

Когда отказ законен?

Из общего правила «начальник всегда прав» в случаях с командировками есть ряд исключений. В первую очередь, речь идет о лицах, к которым применяются повышенные меры социально-трудовой защиты.

Ни при каких обстоятельствах и при любых производственных необходимостях не могут направляться в командировочные поездки:

сотрудницы на любом сроке беременности (ст.259 ТК);
несовершеннолетние (ст.268 ТК);
трудящиеся по ученическому труддоговору (ст.203);
инвалиды (ст. 23 ФЗ-181 от 24 ноября 1995 г.).

Таким образом, получается, что ответ на вопрос, может ли беременная отказаться от командировки, очевиден. Да, может, и она имеет на это законные основания.

Пенсионерам

Такой справедливый выход вполне может предложить один работодатель. Другой же – войдет в положение работника-пенсионера и перепоручит поездку более молодому и здоровому сотруднику. Получается, что пенсионер не может оправдывать отказ возрастом, но вправе на свой риск отказаться по медицинскими противопоказаниям. Если же он имеет инвалидность, то отказ от поездки приобретает вполне законные основания.

По медпоказаниям

Если существуют медицинские противопоказания, например, запрет на смену климата или авиаперелет, то работник также получает законные основания, чтобы отказаться от служебной поездки.

Как отказаться от командировки по медицинским показателям? Для этого достаточно написать служебную записку с аргументацией и приложить к ней действующую медсправку (заключение от врача).

На заметку! Ст.72.1 Трудкодекса прямо запрещает нанимателю требовать от сотрудника выполнения таких обязанностей, которые ему запретили исполнять врачи.

Женщинам

Как отказаться от командировки женщине? Слабый пол вправе подать служебную записку с отказом на общих основаниях – инвалидность, наличие малолетних детей и статус матери-одиночки, тяжелое заболевание ближайшего родственника и т.д.

Важно! Исключительной привилегией женщины является беременность. В этом случае командировать сотрудницу не имеют права.

Могут ли уволить?

Изучая возможности, как отказаться от командировки на работе, важно на практике применять законные основания, чтобы у работодателя не появилось шансов уволить отказника.

Поскольку командировка является частью служебных обязанностей, то за отказ на основании ст.81 Трудкодекса сотрудника могут наказать только дисциплинарно – за невыполненные служебных обязанностей или прогул.

На заметку! Если сотрудник попросту не выезжает в указанное в командировочном направлении место, его неявка может расцениваться как прогул.

Если работник имеет законные или уважительные причины отказаться, то за нежелание отправляться в путь наказать и уволить его не могут. В случаях, когда руководитель пытается командировать того, кого отправлять в дорогу запрещено законом, его действия могут рассматривать как нарушение закона.

Зная, как законно отказаться от командировки, трудящимся следует пользоваться возможностями, не пытаться подстроиться под запросы руководства и отказаться от поездок при наличии оснований. Если начальство незаконно настаивает на служебных разъездах, то необходимо обратиться с жалобой в Трудинспекцию, а любое незаконное увольнение можно оспорить в суде и получить компенсацию морального вреда.

Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. Поэтому работодатели могут предусмотреть алгоритм действий в случае отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например, в Положении о служебных командировках.

Поскольку при направлении сотрудника в командировку был издан соответствующий приказ, то очевидно, что отмена командировки также должна быть оформлена приказом. Обычно издается приказ об отмене служебной командировки. Этот приказ аннулирует предыдущий приказ о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме.

В приказе нужно указать причины отмены командировки, приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию, и ознакомить с приказом работника. После этого сотрудник должен вернуть полученные ранее суточные в кассу или на расчетный счет компании. Законодательством не установлен срок, в течение которого сотрудник обязан возвращать суточные при отмене командировки. Поэтому организация может установить свой срок и прописать его, например, в Положении о служебных командировках.

Некомпенсируемые расходы

При планировании служебной командировки компания или сам работник на выданные средства заранее приобретает билеты, а также бронирует гостиницу. Из-за отмены поездки приходится сдавать билеты и отказываться от брони в отеле. При этом не всегда можно сдать билет и вернуть деньги. Порой дешевый тариф не предполагает возможности возврата, или поездка срывается за несколько часов до вылета, когда сдавать билет уже поздно.

Да и при возврате билета все равно возникают расходы, поскольку перевозчики в таких случаях обычно удерживают комиссию.

Как в таком случае быть с некомпенсируемыми перевозчиком расходами на покупку билета или суммой удержанной комиссии?

С суммой удержанной перевозчиком комиссии обычно проблем не возникает, так как ее можно учесть в расходах на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, в котором говорится о санкциях за нарушение договорных обязательств.

Чиновники подтверждают, что подобные суммы, в том числе и штраф за отказ от проживания в гостинице, компания может отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли (письма Минфина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890, от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786).

Невозвратные билеты

В обычной ситуации, когда сотрудник благополучно улетает в командировку, расходы на покупку билета компания учитывает при налогообложении как командировочные расходы на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В ситуации, когда служебная командировка не состоялась, затраты, которые фирма понесла в связи с планируемой поездкой, нельзя назвать командировочными расходами.

Есть вариант: списать их в уменьшение налогооблагаемой прибыли как прочие расходы на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ либо как внереализационные расходы на основании подп. 20 п. 1 (другие обоснованные расходы) или п. 2 ст. 265 НК РФ (убытки, полученные в отчетном периоде).

Но как на это смотрят чиновники и налоговики на местах?

Если обратиться к официальным разъяснениям, то мы увидим, что Минфин не против списания в налоговом учете расходов, понесенных в случае отмены командировки расходов (письма Минфина РФ от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642, от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766). А вот ФНС считает, что в целях учета расходов по отмененной поездке важное значение имеет причина отмены. Так, если командировка не состоялась по вине работника (например, из-за наложенного на него ограничения на выезд из России), то понесенные расходы компания не может учесть при налогообложении прибыли на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@). Правда, полной ясности данное письмо не дает. Можно ли понимать его как абсолютный запрет на учет расходов в подобной ситуации или как запрет только в качестве командировочных расходов?

Мы считаем, что затраты по отмененной командировке можно учесть, если отмена произошла по уважительным причинам, не зависящим от компании. Однако не исключено, что такой вариант не устроит налоговиков, которые могут заявить, что расходы на покупку билета не обоснованы, поскольку работник не воспользовался билетом.

Судебная практика не радует обилием подобного рода споров, однако обнаруженные нами судебные решения вынесены, к сожалению, не в пользу компаний. Так, например, Арбитражный суд Северо-Кавказского округа в Постановлении от 14.09.2015 № Ф08-6323/2015 указал, что затраты на приобретение визы сотруднику для предполагаемых поездок в целях заключения контрактов и в иных производственных целях не могут быть отнесены в расходы в целях исчисления налога на прибыль, поскольку отсутствует факт состоявшейся командировки, носящей производственный характер.

НДФЛ и страховые взносы

Но вопросы возникают не только в части налога на прибыль. Не заставят ли налоговики исчислить и уплатить НДФЛ с суммы, которую компания потратила в связи с покупкой билета, оформлением загранпаспорта и визы?

Не исключено, что попытаются это сделать, указав, что при несостоявшейся командировке не может быть и расходов на командировку, которые освобождаются от НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ. Однако здесь с ними можно поспорить. Приведем аргументы, которые следует использовать в защиту своей позиции.

Вспомним, что объектом налогообложения по НДФЛ являются доходы гражданина (ст. 209 НК РФ). А доходом, в свою очередь, признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме (п. 1 ст. 41 НК РФ). Экономической выгоды в виде стоимости билета у сотрудника не возникает, ведь билетом он не воспользовался. Даже если бы воспользовался, то это было бы в интересах компании - при поездке в командировку. Соответственно, и выгоды не возникает, и одновременно "включается" льгота в отношении командировочных расходов. Вот если бы приобретенный компанией билет работник использовал для того, чтобы съездить, допустим, в отпуск на море, то экономическая выгода была бы явной.

В отношении расходов на получение визы выводы аналогичны: экономическая выгода у работника отсутствует, значит, обязанности по исчислению и удержанию НДФЛ не возникает. Кстати, с этим чиновники согласны. В письме от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 Минфин России отметил, что стоимость виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны с целью служебных командировок, оплаченных организацией сотрудникам, не подлежит обложению НДФЛ и в случае отмены командировки. Свой вывод Минфин аргументировал тем, что отмена служебной поездки не изменяет квалификацию данного вида выплат. То есть эти расходы все равно можно считать расходами, связанными с исполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, организации не нужно удерживать НДФЛ с сумм, которые она выплатила работнику в качестве возмещения расходов на оформление визы, если загранкомандировка была отменена.

С оплатой расходов на получение загранпаспорта, на наш взгляд, можно сделать подобные же выводы. Но здесь будет сложнее доказать отсутствие экономической выгоды у сотрудника, поскольку загранпаспортом он может пользоваться и в своих личных интересах (при поезде в отпуск за границу).

Страховые взносы также начислять не нужно, ведь объектом обложения ими являются выплаты и иные вознаграждения по трудовым договорам (контрактам) и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг в пользу физических лиц (п. 2 ст. 420 НК РФ). «Свежие» разъяснения, основанные на положениях НК РФ, к сожалению, отсутствуют. Но разъяснения чиновников, которые были выпущены еще в период Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подтверждают отсутствие обязанности по исчислению страховых взносов (п. 2 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 27.11.2014 № 17-3/В-572).