Можно ли выдавать подотчетные средства путем перечисления на зарплатные карты работников

Опубликовано: 16.05.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

ООО, находящееся на общей системе налогообложения, перечисляет денежные средства в подотчет сотрудникам на зарплатные карты (возможность выдачи на зарплатные карты сумм в подотчет прописана в учетной политике организации, заявления от сотрудников на перечисление каждой суммы в подотчет на зарплатную карту имеются). Существуют ли риски перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты для организации и сотрудника как физического лица?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если сотрудник после совершения операций в интересах организации отчитается об израсходованных средствах, а также вернет остаток неизрасходованных сумм (при наличии), мы не видим налоговые риски как для организации, так и для физического лица (сотрудника).

Обоснование вывода:
Ограничения операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт (в том числе "зарплатных"), могут быть связаны только с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ (п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт", смотрите также письма Банка России от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513).
При этом трудовым законодательством перечисление подотчетных сумм на личные (в том числе "зарплатные") карты работников не запрещено.
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" не регулирует вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами. Поэтому тот факт, что в нем регламентирована только выдача под отчет наличных денежных средств, не означает запрета на проведение таких операций в безналичном порядке с использованием банковских карт сотрудников.
Порядок осуществления безналичных расчетов регулируется Положением Банка России от 19.06.2012 N 383-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации", которым не установлен запрет (ограничение) на совершение рассматриваемых операций.
Отсюда можно прийти к выводу, что организация вправе перечислять подотчетные суммы (на хозяйственные или командировочные расходы) в безналичном порядке на банковские карточки сотрудников, предусмотрев такой способ выдачи подотчетных сумм в локальном нормативном акте и в учетной политике (смотрите также письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781, письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554).
В письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288 еще раз подчеркивается, что Министерство финансов РФ и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.
По нашему мнению, если физическое лицо (сотрудник) после совершения операций в интересах юридического лица (организации) отчитается об израсходованных средствах (приложив к отчету оправдательные документы), а также вернет остаток неизрасходованных сумм (при наличии), то мы не видим налоговых рисков как для физического лица (сотрудника), так и для организации, перечисляющей подотчетные суммы на "зарплатные" карты сотрудников.
ФНС России разъяснила, в каких случаях налоговики имеют право запросить информацию о поступлениях на карту налогоплательщика. Так, запросить информацию о счетах, вкладах и электронных кошельках налогоплательщика налоговые органы могут только при проведении проверки в отношении этого лица. При этом такие сведения налоговые органы могут запросить при согласии руководителя УФНС России по субъекту РФ или руководства ФНС России (информация ФНС России от 20.06.2018)*(1).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников;
- Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

25 сентября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Выдача денежных средств под отчет и возврат сотрудником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных под отчет, не образуют природу расчета в смысле Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ и, следовательно, не требует применения контрольно-кассовой техники (письмо ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@).

Директор взял деньги в подотчет путем перечисления с расчетного счета организации на свою личную "зарплатную" карту. Часть денежных средств взял на выплату зарплаты себе.

Возможно ли использование личной "зарплатной" карты для перечисления денежных средств под отчет? Каков порядок оформления бухгалтерских документов при использовании подотчетным лицом перечисленных ему средств не в соответствии с их целевым назначением?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Организация вправе перечислять денежные средства под отчет на "зарплатные" (личные) карты своих сотрудников при наличии письменных заявлений от них с указанием реквизитов банковской карты, суммы и срока, на который выдаются деньги, подписи руководителя и даты. Такой способ предоставления денежных средств под отчет должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.

При отсутствии документального подтверждения целевого использования перечисленных "подотчетных" средств и их невозврате организация вправе удержать соответствующую сумму из заработной платы, издав соответствующий распорядительный документ.

В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет (подотчетное лицо - в понимании Указания N 3210-У) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.

Согласно п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:

получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;

получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;

оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ;

иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

В настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников ТК РФ не содержит. Поэтому организации вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их "зарплатные" карты, в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций. Все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские ("зарплатные") карты сотрудников), устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте и в учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций", ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письма Минфина России от 31.03.2016 N 02-03-09/18115, от 28.01.2014 N 02-03-09/3057, от 05.10.2012 N 14-03-03/728). В платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов (письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).

Частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) предусмотрено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, сам документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В качестве такого первичного документа может быть использована как унифицированная форма, так и форма, самостоятельно разработанная на основе унифицированной.

Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденным постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 (далее - Указания), данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Как разъяснено в ранее упомянутом письме Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, при безналичном перечислении средств под отчет сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

На практике встречаются ситуации, схожие с рассматриваемой - когда на основании заявления сотрудника (в том числе являющегося руководителем) производится зачет заработной платы в счет погашения задолженности по ранее полученным в подотчет денежным средствам (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2016 N Ф07-2887/16 по делу N А56-17622/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2011 N 06АП-662/2011, апелляционной инстанции Арбитражного суда Томской области от 17.01.2007 N А67-6240/06). Оформлялись такие действия приказом, соглашением о прекращении обязательств.

На наш взгляд, при удержании сотрудником аванса по заработной плате из выданных на его банковскую карту подотчетных сумм не соблюден установленный законодательством способ выплаты сотрудникам заработной платы. Ведь выплата заработной платы является безусловной обязанностью работодателя, и ТК РФ не предусматривает возможности зачета выданных работнику денежных средств в счет задолженности перед ним работодателя по заработной плате (Апелляционное определение Московского городского суда от 28.02.2014 N 33-4562/14) (смотрите также рекомендуемый к ознакомлению материал). В Апелляционном определении СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 09.04.2013, например, сказано, что довод ответчика (организации) о том, что работник не представлял авансовые отчеты по полученным им на хозяйственные расходы суммам, не влечет отказ в удовлетворении иска о взыскании заработной платы, поскольку по требованию работника о взыскании заработной платы не допускается зачет выданных работнику подотчетных сумм.

Кроме того, типовая схема проводок не предусматривает операции по направлению подотчетных средств на выплату заработной платы сотруднику или проведение зачета расчетов по соответствующим счетам. Поэтому мы считаем, что в таком случае при отсутствии оправдательных документов неиспользованный аванс должен быть возвращен подотчетным лицом.

В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращения сумм и непредставления оправдательных документов об израсходованных суммах), организация вправе произвести удержания таких сумм. На основании абзаца третьего части второй ст. 137 ТК РФ работодатель может не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При удержании из заработной платы своевременно не возвращенных подотчетных сумм необходимо соблюдать ограничение размера удержаний, предусмотренные ст. 138 ТК РФ (письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Иными словами, организация вправе удержать не подтвержденную оправдательными документами сумму из заработной платы при ее невозврате, издав соответствующий распорядительный документ (например приказ), определив в нем срок и сумму возможного удержания (с учетом ограничения).

В бухгалтерском учете при удержании из заработной платы не возвращенных сумм, выданных под отчет, делаются записи:

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
- учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 94
- удержаны подотчетные средства из заработной платы работника.

При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников;

- Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;

- Энциклопедия решений. Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

29 сентября 2016 г.

Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.

Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.

Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы). Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.

При этом выдача (перечисление на банковскую карту) подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.

Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704).

Важно! Денежные средства, выдаваемые под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские карты сотрудников для осуществления операций, связанных:

с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
с командировочными расходами;
с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.

Для перечисления подотчетных денег на банковскую карту работника, в компании издается приказ, образец которого приведен ниже:

ПРИКАЗ №2/1

о перечислении подотчетных сумм на банковскую карту работника

9 января 2019 г. г. Москва

В целях приобретения хозяйственных товаров

1. Перечислить на банковскую карту работника Цветочкина Т.Е. 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей для приобретения хозяйственных товаров по следующим реквизитам:

номер карты 845044442000008882, счет номер 40817425550000567044 в Банк ПАО ОТП, БИК банка 044573474.

2. Ответственным за исполнение приказа назначить начальника финансового отдела П.Г. Ромашкину.

Генеральный директор Д.И. Лютиков

Как отмечают финансисты, «…учитывая положения ст.8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288)».

Фрагмент Положения:

_____________ Д.И. Лютиков

«01» января 2019 г.

О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов АО «Лютик»

Приложение №1 к приказу №48 от 01.01.2019 г.

ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами

Настоящее Положение разработано в соответствии:

с Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. № 3210-У;
Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ;
Приказом Минфина России «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 г. №94н;
Трудовым кодексом РФ.

Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами АО «Лютик».

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.

Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.

Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.

Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».

Основание для выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются на основании приказа АО «Лютик», подписанного руководителем. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел.

Приказ должен содержать следующие сведения:

дата;
фамилия имя отчество (ФИО) подотчетного лица;
сумма аванса;
срок, на который перечисляется аванс;
подпись руководителя или уполномоченного лица по доверенности.

Способы выдачи подотчетных сумм

Подотчет выдается работнику безналичным перечислением с расчетного счета АО «Лютик» на зарплатную карту сотрудника (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

Проблемы с блокировкой банковской карты

В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.

Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.

Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.

По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).

В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).

Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.

Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.

В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.

Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.

Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.

Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).

Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».

Что нужно написать в платежном поручении на перечисление подотчетных денег?

Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком, при перечислении подотчетных сумм на карточку работника в платежном поручении необходимо в поле 24 «Назначение платежа» указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».

Такая формулировка позволить исключить налоговые риски, ведь при налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные, на банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, могут быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

Действующим законодательством не предусмотрено запрета на выдачу подотчетных сумм сотрудникам посредством перечисления денежных средств на их личные банковские карты.

Порядок выдачи кредитными организациями банковских карт и особенности осуществления операций с ними определены в Положении Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» (далее – Положение № 266-П).

В соответствии с п. 2.3 Положения № 266-П клиент – физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:

получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации или иностранной валюте на территории Российской Федерации;
получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;
оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, а также в иностранной валюте – за пределами территории Российской Федерации;
иные операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.

В письме Банка России от 23.07.2009 № 29-1-1-7/4625 указывалось, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования утратившего в настоящее время силу Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40.

Ограничения по перечню операций (п. 2.3 Положения № 266-П), совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ. Указывается также на то, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам на командировочные расходы посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства (см. также письмо Банка России от 24.12.2008 № 14-27/513).

В свою очередь ст. 168 ТК РФ устанавливает, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом трудовым законодательством перечисление подотчетных сумм на личные (в том числе «зарплатные») банковские карты работников не запрещено.

Следует отметить, что ранее специалисты Банка России придерживались иной позиции по данному вопросу. Так, в письме Банка России от 18.12.2006 № 36-3/2408 указано, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации.

В настоящее время порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации в целях организации на территории Российской Федерации наличного денежного обращения определяет Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

При этом указанное Положение не регулирует вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами. Поэтому тот факт, что в нем регламентирована только выдача под отчет наличных денежных средств, не означает запрета на проведение таких операций в безналичном порядке с использованием банковских карт сотрудников. По указанным причинам основания для привлечения организации к ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, отсутствуют.

Кроме того, Минфин России в письме от 05.10.2012 № 14-03-03/728 в целях обеспечения безопасности операций с денежными средствами, предусмотренными на финансовое обеспечение организаций сектора государственного управления, создание условий для повышения эффективности управления такими денежными средствами, рекомендует вышеуказанным организациям минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников (см. также письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554).

Полагаем, что возможность применения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт работников справедлива и в отношении коммерческих организаций.

Поскольку нормы действующего законодательства не содержат прямого запрета на выдачу денежных средств под отчет путем их перечисления на банковские карты работников, считаем, что организация вправе переводить подотчетные суммы на банковские карты своих работников, предусмотрев такой способ выдачи подотчетных сумм в локальном нормативном акте.

Вывод о возможности использования личного банковского счета работника для проведения расчетов по подотчетным суммам подтверждается и материалами арбитражной практики (постановления ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу № А52-174/2007, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.04.2011 № 14АП-53/11).

Учитывая требования ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) о необходимости оформления каждого факта хозяйственной жизни первичными учетными документами, организации следует детально проработать документооборот по данному вопросу и утвердить все формы в учетной политике организации (п. 2 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Соответствие первичных учетных документов Закону № 402-ФЗ будет иметь большое значение для предотвращения претензий со стороны налоговых органов, в том числе возможной переквалификации расходов по авансовым отчетам в дополнительное вознаграждение (доход) физических лиц в целях обложения НДФЛ (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 по делу № А55-1433/2009).

Безналичные расчеты с наемным персоналом могут быть реализованы в рамках зарплатного проекта или с использованием личных карт работников. В первой ситуации организация подписывает с выбранной банковской структурой соглашение о выпуске карт для сотрудников, порядке их обслуживания и размере комиссионных платежей. Второй вариант для работодателя менее удобен – перечисление денег всему коллективу уже невозможно осуществить одной платежкой, отсутствуют гарантии зачисления средств на счет человека день в день.

Правомерно ли перечислять зарплату по просьбе сотрудника на чужую карту

Степень правомерности выплаты заработка сотрудника на его личную карту или счет третьего лица должна оцениваться по нормам:

Трудового кодекса (ст. 136);
Международного трудового права, выраженного в Конвенции №95 (ст. 5);
Гражданского кодекса.

Перечисление выплат на карточки третьих лиц в принудительном порядке возможно при соблюдении особых условий осуществления операции. Если человек страдает от зависимости (алкогольной, наркотической, не может отказаться от азартных игр), решением суда к нему могут применяться меры по ограничению дееспособности. В этой ситуации по ст. 30 ГК РФ над гражданином назначается опекун, который наделен правом получать заработки своего подопечного.

Перевод части доходов в пользу третьих лиц в обязательном порядке осуществляется в случаях уплаты алиментов или погашения кредиторских задолженностей по исполнительным листам. Конвенция №95 разрешает по желанию работника зачислять все заработанные им средства на имя других лиц.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! ТК РФ акцентирует внимание на необходимости выплаты доходов именно сотруднику, но кодекс не запрещает выполнять волю сотрудника по изменению выплатных реквизитов в пользу третьих лиц.

Неправомерными действия по перечислению доходов сотрудников на чужие расчетные счета могут быть признаны в ситуациях:

несоблюдения свободы выбора (п. 1 ст. 421 ГК РФ), если на одного из участников сделки было оказано давление;
когда в трудовом соглашении между работодателем и работником имеется формулировка, запрещающая переводы на банковские карты вне рамок зарплатного проекта;
если в локальном нормативном документе, затрагивающем вопросы трудового права, имеются ограничения по возможностям работодателя производить перечисления на карты, не относящиеся к зарплатному проекту.

ВАЖНО! Заработок, который перечисляется на карту третьего лица по волеизъявлению сотрудника, не может быть приравнен к удержаниям из-за отсутствия признаков удержания (ст. 137 ТК РФ).

Размер доходов, которые будут зачисляться на чужие расчетные счета, определяется сотрудником. Это может быть часть заработной платы или вся ее сумма. Процент указывается работником в заявительной форме. Заявление должно быть составлено на имя руководителя организации, выплачивающей зарплату. В нем работник указывает сведения о себе и своем желании ежемесячно переводить заработанные им средства по банковским реквизитам третьего лица в определенном объеме.

При принудительном списании доходов на карты третьих лиц в качестве обоснования выступает судебное решение. Для обеспечения правовой легитимности операции в документе прописывают:

срок проведения выплаты;
сумму, которая подлежит компенсации;
реквизиты для перевода средств на расчетный счет получателя.

Конституционный суд РФ пояснил в Определении, датированном 21.04.2005, № 143-О, что работодатель наделен полномочиями удовлетворить просьбу сотрудника о переводе его заработка третьим лицам или отказать. Право ответить отказом на просьбу сотрудника предусмотрено нормой, по которой выплата заработной платы происходит по принципу согласованности интересов всех участников. В роли участников выступает сотрудник и его работодатель. Если одна из сторон по определенным причинам не готова или не может реализовать пожелание второй, то она вправе этого не делать.

Нюансы оформления

ВАЖНО! Образец заявления на перечисление зарплаты третьему лицу от КонсультантПлюс доступен по ссылке

При наличии добровольного волеизъявления сотрудника на перечисление сумм его заработков на банковскую карту третьего лица, предприятию необходимо получить документальные подтверждения. В форме письменного подтверждения желаний работника выступает заявление, составленное и подписанное им собственноручно.

Правила оформления заявления:

Документ подается работодателю до наступления даты выплаты заработной платы (срок подачи – за 5 дней до дня перечисления средств).
Формулировки должны пояснять, на какие виды выплат распространяется пожелание о перечислении на счет другого лица: оклад, премия, отпускные, компенсационные начисления или все виды доходов.
Прописывается, в каком размере должны быть перечислены доходы третьему лицу: полностью или в процентном отношении к общей сумме заработка.
Фиксируется периодичность выплат: ежемесячно, при каждой выплате, раз в квартал.
Для безналичных расчетов не требуется составлять доверенность, но в заявлении должны быть указаны необходимые персональные данные о получателе средств: его фамилия и расшифровка инициалов, банковские реквизиты карточки или расчетного счета для зачисления средств.

При рассмотрении заявления сотрудника работодатель ориентируется на содержание заключенного трудового соглашения и действующего на предприятии коллективного договора. Если одним из документов предусматривается возможность выхода за рамки зарплатного проекта и реализации переводов в пользу третьих лиц (которые не состоят с компанией в трудовых отношениях), то заявление может быть удовлетворено. На этапе согласования деталей уточняется вопрос покрытия расходов на комиссионное обслуживание.

ЗАПОМНИТЕ! В ситуации с принудительными переводами по решениям суда или исполнительным листам оформление заявления от сотрудника не требуется. Документ, служащий основанием для выплат, поступает напрямую работодателю от государственных органов.

При формировании платежного поручения по принудительному переводу средств в пользу третьих лиц работодателю надо указать в назначении платежа:

за кого производится перечисление средств;
факт осуществления удержаний;
использование в качестве базы удержания заработной платы;
какой документ является основанием для удержаний.

В бухгалтерском учете перевод заработка сотрудника по заявленным им реквизитам будет отражаться на счете 76. К нему необходимо открывать отдельный субсчет, на котором предполагается аккумулировать суммы расчетов и удержаний по заявлениям сотрудников. Корреспонденции счетов применяются следующие:

Д70 – К76 при осуществлении удержаний основной суммы из заработка;
Д70 – К73 – запись для отражения удержанной суммы банковской комиссии за перевод средств в пользу иных лиц;
Д76 – К51 – когда зарплата по заявлению работника перечисляется по реквизитам третьих лиц.

Спорные моменты с налогообложением и учетом выплат

Трудности с переводом сумм заработка на личные карты работников или в пользу третьих лиц обусловлены запутанным механизмом учета комиссионных вознаграждений банкам и возможными задержками перечислений сумм через сторонние банковские структуры. Для бухгалтера сложности могут возникнуть из-за разных сроков зачисления денег по картам банков. Если отправлять зарплату всем сотрудникам в один день с одновременной уплатой НДФЛ и взносов, то получится, что:

часть персонала получит деньги в тот же день;
сотрудники, чьи доходы должны зачисляться на чужие или на их личные карты, но в других банках, получат деньги с задержкой, что может стать причиной конфликтов.

Второй нюанс – оплата комиссии банка. Если работник письменно выразил согласие на удержание из его доходов средств и направления их на оплату вознаграждения в пользу банковской организации за произведенный ею перевод, работодатель вправе воспользоваться этим. Не запрещается производить оплату комиссии за счет средств работодателя.

Расходы по расчетам с банком должны засчитываться в налогооблагаемой базе по нормам п. 29 ст. 270 НК РФ. Если средства перечисляются на карточные счета, которые не относятся к зарплатному проекту, то суммы по их обслуживанию не могут быть учтены при вычислении базы по налогу на прибыль. Эти суммы приравниваются к оплате товаров, предназначенных для личного потребления сотрудниками. Аналогичным образом учитываются средства, затрачиваемые на открытие карт, их перевыпуск. Суммы вознаграждений, которые взимаются банком при перечислении зарплаты, уменьшают базу для обложения налогом на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Такая позиция озвучена в Письме Минфина от 22 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/131.

Читайте также: