Нужен ли директор в филиале

Опубликовано: 16.05.2024

Светлана Валюнина

Филиалы, представительства и другие виды обособленных подразделений выполняют часть функций организации, не считаясь при этом самостоятельными юридическими лицами. Необходимо понимать, что из-за неудачных решений руководителей этих структурных единиц может понести убытки вся компания.

Можно ли требовать от директора обособленного подразделения возмещения потерь — рассказываем в этом материале.

Что такое обособленное подразделение

Для начала давайте разберемся в понятиях «обособленное подразделение», «филиал», «представительство» и научимся не путать их.

Так, обособленное подразделение, согласно п.2 ст. 11 Налогового кодекса РФ , имеет характерные признаки:

  • его местоположение отдельно от головного офиса;
  • в обособленном подразделении есть стационарные рабочие места, созданные на срок больше 1 месяца.

Этих двух фактов достаточно для того, чтобы налоговая признала обособленное подразделение таковым, даже если в Уставе ООО о нем ничего не сказано, и поставила его на учет.

Важно!

Филиал и представительство всегда являются обособленным подразделениями, но не все обособленные подразделения — это представительства и филиалы.

Филиал — это обособленное подразделение компании, которое наделено полномочиями осуществлять такие же функции (или их часть), как и головной офис, в том числе функции представительства.

Представительство — это обособленное подразделение компании, которое представляет ее интересы и осуществляет их защиту.

Для филиалов и представительств Гражданским кодексом РФ установлены требования:

  • юридическое лицо обязано разработать положения о деятельности филиала/представительства;
  • о факте создания филиала должна быть внесена запись в ЕГРЮЛ;
  • директора филиала/представительства назначают руководители головной организации.

Абзац второй статьи 19 НК РФ говорит о том, что обособленные подразделения компаний, являясь их частью, обязаны уплачивать налоги и сборы по месту своего нахождения. Вместе с тем, они не являются самостоятельными налогоплательщиками.

Обособленные подразделения могут как вести отдельный баланс, так и не вести. Из балансов всех обособленных подразделений и головной компании составляется консолидированный баланс организации.

Важно!

Полномочия руководителя обособленного подразделения не могут основываться лишь на указаниях в учредительных документах юрлица или положении о представительстве, а должны быть подтверждены соответствующей доверенностью.

Обязанности директора обособленного подразделения

На должность руководителя обособленного подразделения назначают физическое лицо. К слову, заключать с индивидуальным предпринимателем договор оказания услуг по управлению обособленным подразделением закон не запрещает. В таких случаях ИП придется регулярно отчитываться об оказанных им услугах, а головному офису — подписывать акты сдачи-приемки оказанных услуг, оплачивать их.

В должностной инструкции директора обособленного подразделения обычно указывают такие обязанности, как:

  • обеспечение хозяйственной деятельности;
  • проведение обучение, инструктажа и проверки знаний по охране труда работников;
  • обеспечение выполнения обособленным подразделением поставленных задач, функций, обязательств, возложенных головной организацией;
  • контроль соблюдения санитарно-эпидемиологических норм, требований пожарной безопасности;
  • контроль за трудовой дисциплиной и т.д.

Виды ответственности руководителя обособленного подразделения

Напомним, что юридическое лицо несет полную ответственность за деятельность своих обособленных подразделений. Ответственность генерального директора (как должностного лица) за деятельность филиала может быть гражданской, административной и уголовной.

Остановимся подробнее на видах ответственности руководителя обособленного подразделения:

  1. Дисциплинарная. Руководитель обособленного подразделения отвечает за то, что входит в его прямые обязанности. То есть от него можно требовать лишь то, что указано в трудовом договоре и должностной инструкции. Соответственно, руководителя можно привлечь к дисциплинарной ответственности за некачественное исполнение своих должностных обязанностей, если он не делает то, что изложено в должностной инструкции и трудовом договоре.
  1. Материальная. Полную материальную ответственность директор филиала нести не может, поскольку эта должность не включена в Перечень . Но возместить ущерб в полном размере придется, если руководитель обособки:
    • умышленно испортил вещь,
    • сломал что-то в состоянии алкогольного/наркотического опьянения,
    • разгласил коммерческую тайну, потерял вверенные специальным договором ему ценности.
  1. Административная. Так, на руководителя обособленного подразделения (на отдельном балансе) может быть наложена административная ответственность за намеренное сокрытие дохода, нарушение порядка бухгалтерского учета (или же его отсутствие), искажение отчетов, непредставление в налоговый орган информации (деклараций, отчетов, балансов, расчетов и пр.). Напомним, организовать бухгалтерский учет можно тремя способами — штатная бухгалтерия, бухгалтер по договору оказания услуг, аутсорсинг. Как передать бухгалтерию на аутсорсинг, мы рассказывали здесь.
  2. Уголовная. Привлечь к уголовной ответственности руководителя филиала организации (да и любого обособленного подразделения), можно за уклонение от уплаты налогов и страховых взносов путем искажения в документах учетных сведений, только в случае, когда обособленное подразделение ведет самостоятельный баланс. Понятно, что если такие действия были совершены группой лиц, то меры будут суровее. Кроме того, директору обособки, согласно ст. 201 УК РФ , придется отвечать и за использование своих полномочий вопреки интересам компании для личной выгоды или в интересах других лиц, в результате чего организации нанесен существенный ущерб.

Вывод

Руководитель обособленного подразделения несет дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность за свои действия или бездействие.

Уголовная ответственность руководителя филиала ООО наступает за уклонение от уплаты налогов и взносов в государственные внебюджетные фонды.

Возможность привлечь к ответственности руководителя филиала зависит от того, что написано в должностной инструкции и трудовом договоре.

Отсутствие должностной инструкции или некорректное ее составление приводит к большим сложностям в случае увольнения заместителя по причине недобросовестного исполнения обязанностей. Оценить состояние кадрового делопроизводства может специализированная компания, она проведет кадровый аудит , выявит проблемные точки и даст рекомендации.


Фото Бориса Мальцева, Клерк.Ру

Руководитель организации (генеральный директор, директор) является единоличным исполнительным органом и руководит текущей деятельностью общества (если в обществе сформирован коллегиальный исполнительный орган – совместно с ним). Только в отношении руководителя законом установлено, что он вправе действовать от имени общества без доверенности. Иными словами, руководитель является именно тем органом, через который общество приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности.
Подтверждение: п. 1 ст. 53 Гражданского кодекса РФ, пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г., абз. 3 п. 2 ст. 69 Федерального закона № 208-ФЗ от 26 декабря 1995 г.

При этом законодательством формально не предусмотрен срок, в течение которого необходимо назначить на должность генерального директора (директора):
– при государственной регистрации вновь создаваемой организации;
– при увольнении (смене) руководителя.
Также не установлена обязанность по возложению полномочий руководителя на участника общества.

Вместе с тем сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица (о генеральном директоре, директоре), содержатся в ЕГРЮЛ. И если при государственной регистрации вновь создаваемой организации заявителем может выступать не только руководитель (но и, например, учредитель), что не вынуждает организацию производить его назначение, то при внесении других изменений, подлежащих регистрации в ЕГРЮЛ (в т. ч. информации о смене руководителя), без назначения нового руководителя не обойтись (потому что именно он в общем случае является заявителем такой регистрации).

Например, при изменении информации о фамилии, имени, отчестве и должности лица, имеющего право без доверенности действовать от имени организации, у нее возникает необходимость в установленном порядке сообщить об этом в налоговую инспекцию для внесения (регистрации) этих изменений в ЕГРЮЛ. Для этого в налоговую инспекцию нужно представить заявление о смене руководителя, которое составляется по унифицированной форме № Р14001, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-6/25 от 25 января 2012 г. (см. Образец заполнения при смене генерального директора). Подписать его должен не прежний, а уже новый руководитель организации или иное уполномоченное лицо, которое вправе быть заявителем (письмо ФНС России № ГВ-6-14/846 от 23 августа 2006 г.). То есть законодательством не предусмотрена возможность внесения в ЕГРЮЛ информации о прекращении полномочий руководителя общества без одновременного внесения сведений о вновь назначенном на эту должность лице. Поэтому до избрания нового директора внести изменения в содержащиеся в ЕГРЮЛ сведения о руководителе организации невозможно.

Отсюда следует вывод, что формально организация вправе вести свою деятельность без руководителя. Однако отсутствие лица, уполномоченного без доверенности действовать от имени общества, фактически лишает его возможности вести текущую деятельность, в частности:
– организация не сможет исполнять обязанности налогоплательщика по представлению налоговой отчетности. При этом за ее непредставление предусмотрена налоговая и административная ответственность;
– в случае несвоевременного внесения изменений в сведения в ЕГРЮЛ (наличия недостоверных сведений) организации могут грозить негативные последствия (вплоть до ликвидации).

Подтверждение: ст. 185, 312, п. 2 ст. 720 Гражданского кодекса РФ, п. 1, 3 ст. 29, п. 5 ст. 80 Налогового кодекса РФ.

Беспроблемный вариант

Для полноценного функционирования и ведения предпринимательской деятельности учредителям (участникам) целесообразно утвердить и принять лицо, которое будет исполнять обязанности руководителя организации.

Кроме того, ведение деятельности без наемных работников (в т. ч. назначенного генерального директора) может привести к претензиям со стороны контролирующих ведомств (в частности, налоговой инспекции).

Филиал – одна из законных и удобных форм осуществления всех функций организации (или их части) в других регионах. Если филиал крупный, штат персонала в нем может быть аналогичен штату головной организации, помимо руководителя включая и бухгалтера, и кадровика, и других работников, обеспечивающих деятельность филиала, в том числе кадровый документооборот. Но независимо от того, как осуществляется документооборот, централизованно или филиалом самостоятельно, трудовые отношения с его работниками имеют ряд особенностей. В чем они заключаются и что нужно знать кадровикам и руководителям и филиалов, и головных офисов организаций, расскажем в статье.

Статус филиала.

Первое и самое главное его отличие от организации заключается в том, что филиал не является юридическим лицом. Он наделяется имуществом создавшего филиал юридического лица и данное имущество учитывается и на отдельном балансе в этом филиале, и на балансе создавшей его организации.

Филиалы действуют на основании утвержденных работодателем положений. Сведения о филиалах указываются в учредительных документах организации и вносятся в ЕГРЮЛ. На основании сведений из ЕГРЮЛ филиалы ставятся на налоговый учет по месту их нахождения. При этом они не являются самостоятельными плательщиками налогов и страховых взносов, а исполняют обязанности организаций по уплате налогов по месту нахождения филиалов. Филиалы осуществляют деятельность от имени создавшей их организации, она и несет ответственность за их деятельность. Но филиал может стать самостоятельным объектом проверок контролирующих органов, а руководитель филиала может быть привлечен к административной ответственности как должностное лицо.

В отношении структуры филиала можно отметить, что руководитель является его обязательным работником. Он назначается организацией и действует на основании доверенности. Остальные работники принимаются в филиал в соответствии со штатным расписанием. Мало того, филиал, являясь обособленным структурным подразделением, может иметь не только своих кадровиков и бухгалтеров, но и свои структурные подразделения: отдел кадров, бухгалтерию и т. д. Особого внимания заслуживает кадровое делопроизводство, включая прием и увольнение сотрудников: в небольших филиалах оно может осуществляться централизованно, однако от этой практики в силу ее неудобства многие отказываются и осуществляют основные кадровые мероприятия в самих филиалах.

Внутренняя документация филиалов.

Основной документ, которым регламентируется деятельность и который должен быть в наличии, – это положение о филиале. Перечислим остальные документы, которые должны быть в любой организации:

правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);

положение об оплате труда;

положение о командировках;

положение о персональных данных;

инструкции по охране труда;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

журнал учета проверок;

журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Отдельного внимания заслуживают два локальных акта – штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка. Могут ли у филиала быть свое штатное расписание и свои ПВТР? Ведь штатным расписанием оформляются структура и штатный состав всей организации. Филиалы, как и отделы, секторы, иные подразделения, являются структурными подразделениями организации. Будет ли правильным составление штатного расписания по частям?

Поскольку филиалы могут осуществлять все функции юридического лица, утверждение отдельного штатного расписания руководителем филиала возможно в случае предоставления ему такого права. Однако в этом случае в графу «Наименование организации» унифицированной формы штатного расписания Т-3 следует вносить наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставом. Название филиала можно указать после названия организации, например: «ГБУЗ Воронежской области «Областная больница», Филиал № 1 «Богучарская районная больница». Название филиала можно указать и отдельно в графе «Структурное подразделение».

Расписание филиала в любом случае необходимо согласовать с руководителем головной организации. В ней должно быть сводное штатное расписание со всеми обособленными и необособленными структурными подразделениями.

Обратите внимание

Процедуру утверждения, согласования и передачи копии или выписки штатного расписания в головную организацию следует регламентировать в положении о филиале или другом локальном акте.

По поводу ПВТР обратимся к ч. 4 ст. 189 ТК РФ, согласно которой это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Можно сделать вывод, что ПВТР должны быть оформлены в виде локального нормативного акта организации и действовать для всей организации в целом. Однако в филиале могут быть специфические организационные, климатические и другие условия работы, которые надо отразить в ПВТР. Кроме этого, на практике положение о филиале иногда устанавливает право его руководителя от своего имени утверждать локальные документы в рамках деятельности филиала, в том числе ПВТР, с предварительным согласованием их в головной организации. В таком случае в основных правилах, которые применяет головная организация, указывают, что режим и (или) другие условия работы для сотрудников филиалов устанавливаются ПВТР соответствующего подразделения.

А вот возможность заключения коллективного договора в филиале прямо предусмотрена в ч. 4 ст. 40 ТК РФ. Для проведения коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора в филиале работодатель наделяет необходимыми полномочиями руководителя этого подразделения или иное лицо в соответствии с ч. 1 ст. 33 ТК РФ.

Оформление на работу в филиал.

Начнем с руководителя. Как уже было сказано, руководителей филиалов назначает работодатель (юридическое лицо) и действу-ют они на основании доверенности, выданной работодателем.

Обратите внимание

Пленум ВС РФ в абз. 1 п. 129 Постановления от 23.06.2015 № 25 отметил, что полномочия руководителя филиала должны быть удостоверены доверенностью и не могут основываться лишь на указаниях, содержащихся в учредительных документах юридического лица, положении о филиале и т. п., либо явствовать из обстановки, в которой действует руководитель филиала.

Если работодатель хочет, чтобы руководитель филиала выступал от имени организации в вопросах кадрового обеспечения, то в доверенности, кроме полномочий представлять интересы организации в различных органах, осуществлять руководство филиалом, заключать сделки и подписывать договоры (утверждать штатное расписание, ПВТР или др.), необходимо прописать права:

на принятие и увольнение работников подразделения;

на подписание трудовых договоров;

на издание приказов по личному составу;

на применение дисциплинарных взысканий и поощрений;

на заключение договоров о полной материальной ответственности; и др.

С руководителем филиала, как и с любым работником, заключают трудовой договор, а затем на основании этого договора издают приказ о приеме на работу. Приказ издает и трудовой договор подписывает руководитель организации. В этом договоре можно предусмотреть условие об испытании продолжительностью не более 6 месяцев (ст. 70 ТК РФ).

В свою очередь, руководитель филиала, уполномоченный на прием работников, подписывает трудовые договоры с ними и приказы о приеме их на работу.

До подписания трудовых договоров и руководителя, и работников необходимо ознакомить под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работников, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

В трудовых договорах со всеми работниками, включая руководителя, условие о месте работы должно содержать указания на обособленное структурное подразделение и его местонахождение (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, п. 1, 2 ст. 55 ГК РФ). В качестве работодателя в договорах с работниками выступает организация в лице руководителя филиала, действующего на основании доверенности.

После ознакомления работников, включая руководителя, с приказом о приеме на работу вносится запись в трудовую книжку (в случае ее ведения) и дополняются сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). В трудовой книжке после названия организации делают такую, например, запись: «Принята на должность бухгалтера в Филиал № 1 «Богучарская районная больница» в г. Богучары».

К сведению

Если в филиале есть кадровый работник, его обязанности должны обозначаться в трудовом договоре или должностной инструкции. Приказом руководителя филиала устанавливается обязанность по ведению и хранению трудовых книжек.

Затем на работников оформляются личные карточки (форма Т-2). При этом название работодателя-организации (на основании устава) вносится в строку «Наименование организации», а наименование филиала указывается в разд. III «Прием на работу и переводы на другую работу» в графе 2 «Структурное подразделение».

Особенности перевода.

Трудовым кодексом установлены некоторые особенности при переводе работников филиала, в частности:

При переводе работников из одного филиала в другой.

Сам перевод работника в другой филиал осуществляется в общем порядке. Поскольку изменение структурного подразделения считается изменением существенных условий трудового договора, от работника следует получить согласие. Если работник согласен – перевод оформляется путем заключения дополнительного соглашения и издания приказа о переводе по унифицированной форме Т-5, после чего запись о переводе вносится в трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) и личную карточку работника.

Особенность заключается в том, что работодатель обязан по предварительной договоренности с работником возместить расходы на переезд его самого, членов его семьи и провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) и на обустройство на новом месте жительства. Конкретные размеры возмещения определяются соглашением сторон трудового договора (ст. 169 ТК РФ).

При переводе руководителя на другую должность по медицинским показаниям.

По общему правилу ст. 73 ТК РФ при необходимости временного или постоянного перевода руководителя филиала на другую работу по медицинским показаниям и при отказе от перевода либо отсутствии у работодателя соответствующей работы руководитель увольняется по основанию п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. При этом работодателю предоставлено право с письменного согласия руководителя филиала не прекращать с ним трудовые отношения, а отстранить от работы на срок, определяемый соглашением сторон. В период отстранения зарплата такому работнику не начисляется, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным или трудовым договором, соглашениями.

Особенности увольнения работников филиала.

Специальные основания увольнения для руководителей филиала

Трудовым кодексом, кроме общих оснований увольнения, для руководителя филиала установлены специальные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя. В частности, трудовой договор может быть расторгнут:

по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – принятие руководителем филиала необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества организации, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации;

по п. 10 ч. 1 ст. 81 – однократное грубое нарушение трудовых обязанностей. В качестве такого нарушения следует, в частности, расценивать неисполнение возложенных на руководителя филиала трудовым договором обязанностей, которое могло повлечь причинение вреда здоровью работников либо имущественного ущерба организации.

Увольнение в связи с сокращением штата работников

Сама процедура сокращения осуществляется в том же порядке, что и сокращение численности или штата сотрудников организации. Сложности возникают с тем, нужно ли предлагать сокращаемым сотрудникам филиала имеющиеся вакансии в головной организации или других обособленных подразделениях.

В статье 81 ТК РФ сказано, что увольнение по сокращению численности или штата допускается, если невозможно перевести сотрудника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности.

Таким образом, работодатель должен предлагать имеющиеся у него вакансии в головной организации и других филиалах, если все они находятся в одной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, только если это предусмотрено коллективным или трудовым договором, соглашениями.

Увольнение в связи с закрытием филиала

Если работодатель принял решение закрыть филиал, но организация при этом продолжает деятельность, расторжение трудовых договоров с работниками производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. 4 ст. 81 ТК РФ).

Это правило применяется только при прекращении деятельности структурного подразделения, расположенного в другой местности. Если же филиал и головная организация находятся в пределах одного населенного пункта, то увольнять по данному основанию нельзя. В таком случае увольнение производят в связи с сокращением штата или численности предприятия.

О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией филиала работники предупреждаются персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения. Трудовой договор может быть расторгнут и до истечения 2 месяцев, но при этом работнику выплачивается дополнительная компенсация в размере его среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении (ст. 180 ТК РФ).

Обратите внимание

Предлагать работнику вакантные должности при закрытии филиала не нужно (если иное не закреплено в трудовом или в коллективном договоре).

В силу ст. 178 ТК РФ при расторжении трудового договора в связи с ликвидацией филиала уволенному выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка.

Если длительность периода трудоустройства работника, уволенного в связи с ликвидацией организации, превышает 1 месяц, работодатель обязан выплатить ему средний месячный заработок за второй месяц со дня увольнения или его часть пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на этот месяц. В исключительных случаях по решению органа службы занятости населения работодатель обязан выплатить работнику, уволенному в связи с ликвидацией филиала, средний месячный заработок за третий месяц со дня увольнения или его часть пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на этот месяц, при условии, что в течение 14 рабочих дней со дня увольнения работник обратился в этот орган и не был трудоустроен в течение 2 месяцев со дня увольнения.

Взамен выплат среднего месячного заработка за период трудоустройства работнику может быть выплачена единовременная компенсация в размере двукратного среднего месячного заработка. Если ему уже была произведена выплата среднего месячного заработка за второй месяц со дня увольнения, единовременная компенсация выплачивается ему с зачетом указанной выплаты.

К сведению

Если руководствоваться ч. 6 ст. 178 ТК РФ, при ликвидации филиала выплатить средний месячный заработок за период трудоустройства или единовременную компенсацию в любом случае надо до завершения процедуры ликвидации.

При увольнении работников в связи с ликвидацией филиала в трудовых книжках необходимо сделать следующую запись:

«Трудовой договор расторгнут в связи с прекращением деятельности Владимирского филиала в г. Владимире, пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Информация об увольнении работника в связи с ликвидацией филиала отражается в сведениях о трудовой деятельности. При заполнении формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» и ее представлении в ПФ РФ в графе «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» рекомендуется наряду с основанием увольнения (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) дополнительно указать название и местонахождение филиала, из которого увольняют работника, и ссылку на ч. 4 ст. 81 ТК РФ.

Итак, мы рассмотрели основные особенности трудовых отношений в филиале. На самом деле их не слишком много. И основная проблема заключается в том, как лучше организовать работу филиала в части регулирования таких отношений.

При централизованном кадровом документообороте возможна масса нарушений трудового законодательства, особенно если филиалов много и они далеко. В частности, не исключены нарушения сроков оформления приема, увольнения, привлечения к дисциплинарной ответственности. Пересылка трудовых книжек по почте также чревата задержками. Но, вероятно, с постепенным переходом на электронный документооборот и электронную трудовую книжку эти вопросы будут решаться оперативнее и проще. Что касается осуществления кадрового делопроизводства филиалами, здесь возможны злоупотребления со стороны руководителей и ответственных лиц, поскольку контролировать все полностью у работодателя не получится.

Каким бы способом ни осуществлялся кадровый документооборот, регулирование трудовых отношений в филиалах требует особого внимания со стороны и руководителя организации, и кадровых служб. В любом случае в локальных актах и положении о филиале следует прописать как можно больше нюансов согласования тех или иных вопросов и документов, сроки и порядок передачи документов и т. д.

В процедуре открытия филиала есть свои особенности и нюансы, а с его работой связаны некоторые неоднозначные вопросы.

Часто приходится слышать от руководителей некоторых компаний, что в открытии филиала нет необходимости, достаточно небольшого обособленного подразделения, то есть представительства.

Вместе с тем, все перечисленные термины имеют различный правовой режим, закрепленный законодателем. И путаница в юридических определениях может привести к нарушению положений закона. Так что же такое « филиал» и чем он отличается от «представительства» или « обособленного подразделения»?

В соответствии с п. 2 ст. 55 ГК РФ, филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Под представительством гражданское законодательство понимает обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту ( п. 1 ст. 55 ГК РФ). Из буквального толкования изложенного определения следует, что вести, к примеру, текущую деятельность компании представительство не вправе.

Определение обособленного подразделения содержится и в Налоговом кодексе РФ.

В соответствии со ст. 11 НК РФ, к признакам обособленного подразделения организации относятся:

  • нахождение такого подразделения вне офиса головной организации;
  • по месту нахождения обособленного подразделения оборудованы стационарные рабочие места. При этом стационарным признается любое рабочее место, которое создано на срок более одного месяца.

При наличии указанных признаков в совокупности любое обособленное подразделение будет признаваться таковым, вне зависимости от отражения сведений об открытии соответствующих подразделений в учредительном документе организации и регистрации соответствующих сведений в ЕГРЮЛ.

Из вышеизложенных правовых норм несложно заключить, что филиалу предоставляется более широкий круг полномочий, нежели представительствам. В этой статье будут расмотрены порядок открытия и регистрации именно филиала, а также возможные правовые риски, которые могут возникнуть в его деятельности.

редакции, исключив требование об указании сведений о филиалах и представительствах в учредительных документах и заменив его на обязанность вносить сведения о филиалах и представительствах компании в ЕГРЮЛ.

)ак Закон об ООО не приведен в соответствие с нормами ГК РФ, сведения о филиале необходимо вносить и в устав, и в ЕГРЮЛ.

Решение о создании

Первым этапом открытия филиала будет принятие решения о создании филиала. Процедура принятия решения об открытии филиала отличается в зависимости от организационно-правовой формы юридического лица.

Какой порядок открытия филиала общества с ограниченной ответственностью?

В обществах с ограниченной ответственностью органом, принимающим решение о создании филиала, является общее собрание участников ООО. Согласно п. 1 ст. 5 Закона об ООО, обязательный кворум участников, необходимый для принятия такого решения, составляет не менее двух третей голосов от общего числа участников ООО. При этом в уставе ООО может быть предусмотрен другой порядок — с большим числом голосов необходимых для принятия такого решения.

Кроме того, уставом компании может быть предусмотрено, что принятие решения о создании филиала относится к компетенции совета директоров ( подп. 7 п. 2.1 ст. 32 Закона об ООО). Оформляется принятие такого решения протоколом общего собрания участников либо решением единственного участника или протоколом заседания совета директоров.

Что касается акционерного общества, то здесь решение о создании и регистрации филиала может приниматься как общим собранием акционеров, так и советом директоров общества условии прямого указания в уставе акционерного общества на это.

Таким образом, решение об открытии филиала в акционерном обществе оформляется либо протоколом общего собрания акционеров, либо протоколом заседания совета директоров.

Разработка и принятие положения о филиале

Основной документ, регулирующий деятельность филиала — это Положение о филиале ( п. 3 ст. 55 ГК РФ, п. 4 ст. 5 Закона об ООО). В этом документе должны содержаться основные положения деятельности филиала, порядок принятия решений руководителем филиала, цели и задачи создания такого обособленного подразделения.

Положение о филиале утверждается органом юридического лица, к компетенции которого отнесено принятие указанного документа. Решение об утверждении Положения о филиале может быть оформлено как отдельным протоколом уполномоченного органа организации, так и включено в один протокол совместно с принятием решения об открытии филиала.

Назначение руководителя филиала

Руководитель филиала назначается органом организации, уполномоченным на это ее учредительным документом. Такое решение также оформляется протоколом собрания соответствующего органа или решением единственного участника.

С руководителем филиала необходимо заключить трудовой договор, а также издать кадровый приказ о назначении его на должность.

Единоличный исполнительный орган компании выдает доверенность руководителю филиала, которая подтверждает соответствующие полномочия ( ст. 55, 185 ГК РФ). Выдаваемая руководителю филиала доверенность должна содержать следующие сведения:

  • дату составления доверенности;
  • круг полномочий, которыми наделяется поверенный;
  • паспортные данные поверенного, позволяющие идентифицировать лицо, которому выдается доверенность;
  • подпись руководителя головной организации или иного лица, уполномоченного на выдачу доверенностей от имени организации.

Доверенность составляется в простой письменной форме. Требование о необходимости скрепления такой доверенности печатью организации прямо не предусмотрено ст. 187 ГК РФ.

Однако, исходя из положений ст. 61 АПК РФ, которая требует проставления печати на доверенностях, выдаваемых представителям в суде ( если печати есть в компании), а также исходя из обычаев делового оборота, доверенность, выдаваемую руководителю филиала, все же стоит скрепить печатью организации

Кстати, если компания имеет организационно-правовую форму общества с ограниченной ответственностью, то, как уже указывалось выше, необходимо внести соответствующие изменения в устав компании — указать, что в компании есть филиал. При этом указанные изменения должны быть внесены на основании решения общего собрания участников общества либо решения единственного учредителя ( п. 4 ст. 12 Закона об ООО).

Внесение в ЕГРЮЛ сведений о создании филиала

В процедуре регистрации филиала организации в налоговом органе условно можно выделить два варианта. Вариант первый: открытие филиала требует внесения изменений в учредительный документ организации ( для обществ с ограниченной ответственностью всегда, для акционерных обществ — в случае, если это предусмотрено уставом). Вариант второй: открытие филиала не требует внесения изменений в учредительный документ.

В любом случае в налоговую инспекцию необходимо предоставить:

Постановка филиала на учет

Тем не менее, информировать ФСС РФ о создании филиала все же нужно.

Если филиал организации отвечает указанным требованиям, то необходимо иметь ввиду, что заявление нужно подавать в территориальный орган ФСС РФ по месту нахождения филиала в тридцатидневный срок с момента его создания. К такому заявлению должны быть приложены:

  • свидетельство о государственной регистрации юр. лица ( ОГРН);
  • свидетельство о постановке юридического лица на учет в налоговом органе ( ИНН);
  • уведомления о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения филиала;
  • документы, подтверждающие создание филиала ( устав компании, содержащий сведения о филиале, Положение о филиале, доверенность на руководителя филиала);
  • документы, подтверждающие наличие отдельного баланса, расчетного счета и начисление выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц;
  • извещение о регистрации юрлица в качестве страхователя;
  • документы, выданные территориальными органами Федеральной службы государственной статистики и подтверждающие виды экономической деятельности ( код по ОКВЭД, наименование вида деятельности), осуществляемой организацией по месту нахождения филиала.

При этом следует иметь ввиду, что все перечисленные документы подаются в территориальный орган ФСС РФ в оригиналах с приложением простых, не заверенных копий.

Организация деятельности филиала

После того, как все необходимые регистрационные и уведомительные процедуры пройдены, стоит уделить внимание организационным моментам деятельности филиала организации.

В частности, следует предусмотреть:

  • внесение изменений в учетную политику юридического лица в части того, каким образом в бухгалтерском учете будет отражена деятельность филиала;
  • внесение в штатное расписание должности руководителя филиала, а при необходимости и бухгалтера филиала. На указанных лиц должны быть составлены должностные инструкции;
  • открытие филиалу самостоятельного расчетного счета в банке;
  • изготовление отдельной печати для филиала. В приказе необходимо предусмотреть эскиз, цель создания и порядок использования печати;

Некоторые распространенные вопросы, связанные с деятельностью филиала

Когда филиал создан и активно осуществляет свою деятельность, кажется, что все проблемные вопросы улажены. Однако, как показывает практика, остается немало проблемных вопросов, связанных с деятельностью филиалов.

Протокол о привлечении компании к административной ответственности вручили руководителю или сотруднику филиала — считается ли компания уведомленной?

На практике может возникнуть ситуация, когда компания получает копию протокола об административном правонарушении, о составлении которого ни генеральный директор организации, ни кто-либо еще из головного офиса компании не знал. При этом в строке « с протоколом ознакомлен» стоит подпись руководителя филиала организации, которого назначили на эту должность в установленном законом порядке.

Казалось бы, к административной ответственности привлекается организация, а не ее филиал, а значит, факт ознакомления с протоколом должен быть удостоверен подписью руководителя юридического лица, а не его филиала. Однако по закону и согласно судебной практике ознакомление руководителя филиала или даже его сотрудника с официальным документом, означает, что и компания с этим документом ознакомлена.

Статьей 55 ГК РФ регламентировано, что филиалом ( представительством) является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Указанные обособленные подразделения юридического лица наделяются его имуществом и действуют на основании утвержденных им положений. При этом ни филиал, ни представительство не является самостоятельным юридическим лицом.

Таким образом, вопрос о полномочиях руководителя филиала на подписание протоколов об административном правонарушениях, составленных в отношении организации, напрямую зависит от содержания доверенности, выданной единоличным исполнительным органом головной организации руководителю филиала.

В каких случаях сделка, заключенная филиалом, считается заключенной создавшим филиал юридическим лицом?

Вместе с тем РФ отметил, что при разрешении спора, вытекающего из договора, подписанного руководителем филиала ( представительства) без ссылки на то, что договор заключен от имени юридического лица и по его доверенности, следует выяснить, имелись ли у руководителя филиала ( представительства) на момент подписания договора соответствующие полномочия. Сделки, совершенные руководителем филиала ( представительства) при наличии таких полномочий, следует считать совершенными от имени юридического лица. Таким образом, даже если договор подписывается в офисе филиала, и контрагент ознакомился с положением о филиале, предоставляющим право руководителю филиала подписывать от имени организации все документы ( в том числе, договоры) и осуществлять любые иные функции, в отсутствие доверенности любую совершенную таким лицом сделку можно будет оспорить.

Вправе ли руководитель филиала юридического лица передать свои полномочия третьему лицу?

Из положения п. 3 ст. 55 ГК РФ следует, что руководители филиала действуют на основании выданной им доверенности. В соответствии с п. 1 ст. 187 ГК РФ лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. При этом оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью, а также, если вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны выдавшего доверенность лица и доверенность не запрещает передоверие.

Если исходить из того, что филиал как обособленное подразделение юридического лица в соответствии с законом и его учредительным документом может осуществлять все функции создавшего его юридического лица либо часть указанных функций, то «случайное» передоверие полномочий руководителя филиала третьему лицу может привести к неприятным последствиям для компании.

По вопросу возможности увольнения главы представительства (филиала) по пункту 2 статьи 278 ТК РФ ("в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о прекращении трудового договора") споры не ведутся уже довольно давно: суды практически единогласно встали на позицию формального толкования положений как главы 43 ТК РФ в целом, так и статьи 278 ТК в частности. По мнению правоприменителей, они распространяются только на трудовые отношения с руководителем организации, и не могут применяться к трудовым отношениям с главой филиала.

12 марта 2015 года в Государственную Думу РФ был внесен законопроект о приравнивании статуса руководителя филиала/ представительства организации и руководителя. Российское трудовое право в очередной раз доказывает свою нацеленность на защиту интересов работника. Но как быть работодателю, который, будучи собственником, не может реализовать свое право решать, кто и каким образом будет руководить его обособленным подразделением и распоряжаться его имуществом?

Российское трудовое право, как, пожалуй, больше никакое в мире, неизменно стоит на позиции защиты прав работника и исчерпывающем перечне оснований для его увольнения, не подлежащему расширительному толкованию (принципе "каждый должен знать, за что его увольняют"). Тем самым законодатель подчеркивает необходимость формулировать основания увольнения в строгом соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. Любое отступление работодателя от норм, предусмотренных ТК РФ, может закончиться для него восстановлением на работе незаконно уволенного работника с оплатой ему времени вынужденного прогула. ТК РФ не содержит прямого указания на возможность (или невозможность) увольнения глав филиалов и представительств по статье 278 ТК РФ. Также как не дает он и однозначного ответа на вопрос, являются ли главы филиалов и представительств руководителями организаций и распространяются ли на них нормы главы 43 ТК РФ.

Существующий пробел - как может - восполняет судебная практика, в соответствии с которой увольнение главы филиала (представительства) по пункту 2 статьи 278 ТК РФ во всех случаях признается незаконным. Мотивируя свои решения, суды указывают на различия как в правовом статусе организации и филиала/ представительства, так и в полномочиях их руководителей.

Аргумент 1 - проблемы терминологии. Глава 43 ТК РФ предусматривает особенности регулирования труда руководителя организации и членов коллегиального исполнительного органа организаций. При этом положения этой главы не распространяются на случаи, когда руководитель организации является единственным участником (учредителем), членом организации, собственником ее имущества, либо управление организацией осуществляется по договору с управляющей организацией (управляющим). Перечень таких случаев закрыт, и судебная практика не склонна расширительно толковать понятие "руководитель организации". Трудности в правоприменении возникают, в частности, оттого, что ТК РФ не дает понятие термину "организация". Несмотря на это, ТК РФ разделяет понятия "организация" и "филиал"/"представительство", приближая термин "организация" к термину "юридическое лицо", а зачастую и отождествляя их. Согласно позиции судов, руководители филиалов и представительств, которые в соответствии с гражданским законодательством не являются юридическими лицами, формально не могут быть приравнены по статусу к руководителям организаций и к ним не могут применяться положения главы 43 ТК РФ. По общему правилу, в тех статьях ТК РФ, в которых законодатель распространяет их положения как на руководителя организации, так и на руководителей филиалов/представительств, указываются и руководитель организации, и руководители филиалов/представительств (например, статьи 70, 81 ТК РФ). Положения же главы 43 ТК РФ распространяются исключительно на руководителя организации и, соответственно, не могут применяться к руководителям филиалов и представительств.

Аргумент 2 - полномочия руководителей организаций. Согласно ТК РФ руководитель организации – физическое лицо, которое осуществляет руководство организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа. ТК РФ не дает определения термину "руководитель филиала (представительства)". Основным аргументом судов в определении разницы между руководителями организаций и филиалов/представительств является наличие доверенности у последних и необходимость осуществлять руководство филиалом/представительством в строгом соответствии с ней. Круг полномочий руководителя филиала/представительства определен выданной доверенностью, соответственно его место и роль в механизме управления существенно ограничены, он не вправе осуществлять руководство организацией в целом и исполнять функции ее единоличного исполнительного органа, совершать юридически значимые действия вне пределов выданной доверенности.

Действительно, формально любой генеральный директор, в отличие от главы филиала или представительства, вправе без доверенности действовать от имени компании, в том числе представлять ее интересы и совершать сделки. Но достаточно ли работодателям такого формального аргумента, как наличие доверенности, чтобы окончательно смириться с мыслью о том, что передавая свой бизнес главе филиала/представительства, при необходимости его увольнения они не смогут воспользоваться теми же правами, которые предоставлены ТК РФ работодателям при увольнении генерального директора?

Функциональный подход. Необходимо отметить, что предлагая распространить на законодательном уровне положения статьи 278 ТК РФ на глав филиалов (представительств), мы не предлагаем нарушать права глав представительств (филиалов) и увольнять их незаконно. Ведь увольнение генерального директора по решению уполномоченного органа юридического лица без указания причин и мотивов еще не означает, что собственник вправе действовать вопреки целям предоставления указанного правомочия, не принимая во внимание интересы филиала/представительства и самой компании. Права, обязанности, специфика деятельности, место и роль в механизме управления организацией, а также ответственность руководителя организации значительно выделяют его среди других работников.

Законодатель предусмотрел такие основания для расторжения трудового договора с руководителем организации, которые не подпадают под конкретные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, с учетом прав и законных интересов работодателей. Представляется, что закрепленное в статье 278 ТК РФ правомочие собственника расторгнуть договор с руководителем организации, не обосновывая при этом необходимость принятия такого решения, направлено на реализацию и защиту прав собственника распоряжаться своим имуществом по собственному усмотрению, в том числе решать, кто и каким образом будет им управлять в соответствии с положениями Конституции РФ.

Таким образом, возможность увольнения главы филиала (представительства) по статье 278 ТК РФ не может рассматриваться как чрезмерное ущемление прав работника, а как необходимая мера защиты прав и законных интересов собственника, обусловленная особым статусом руководителя.

Позиция Конституционного суда РФ. Целесообразность установления в трудовом законодательстве особого правового статуса руководителей организаций была регламентирована Конституционным Судом РФ , который указал, что правовой статус руководителя организации (права, обязанности, ответственность) значительно отличается от статуса иных работников, что обусловлено (1) спецификой трудовой деятельности данной категории работников, (2) местом и ролью в механизме управления организацией. Кроме того, в качестве одного из необходимых условий успешного сотрудничества собственника с лицом, управляющим его имуществом, является (3) наличие доверительности в отношениях между ними. Все три этих критерия присущи как руководителю организации, так и главе филиала/представительства в силу их особого статуса и вне зависимости от того, каковы формы собственности руководимых ими организаций. Конституционный суд РФ закрепляет право законодателя предусматривать особые правила расторжения трудового договора с руководителем организации, что, при этом, не может расцениваться как нарушение гарантированного ст. 19 Конституции РФ равенства, т.к. вводимые при этом ограничения трудовых прав руководителя организации необходимы и соразмерны конституционно значимым целям (в частности, защите интересов и прав собственника).

В соответствии с этой позицией, ограничение круга лиц, которых ТК РФ относит к руководителям, исключительно руководителями юридических лиц ставит в зависимость трудовые отношения работника и работодателя от статуса руководимого хозяйствующего субъекта, что не может быть допустимо.

Статус руководителя филиала (представительства). Стремление к достижению максимальной эффективности экономической деятельности и рациональному использованию имущества, в том числе путем назначения подходящего и увольнения неподходящего руководителя, безусловно, в полной мере отнесится к филиалам и представительствам. Тем более, что различия в статусе генерального директора общества и главы филиала/представительства значительно нивелируются за счет выданной последнему доверенности, которая может содержать неограниченно широкий круг его полномочий. К компетенции руководителя филиала (представительства) на практике относят те же должностные обязанности, которыми обладает руководитель компании. Так, руководители филиалов (представительств) зачастую обязаны нанимать на работу и увольнять сотрудников, организовывать ведение и подачу бухгалтерской отчетности в уполномоченные органы, руководить кадровой политикой, издавать приказы, обеспечивать выполнение договорных обязательств.

Более того, следующие аспекты правового статуса руководителя организации и главы филиала/представительства являются идентичными: 1. Порядок заключения трудового договора; 2. Продолжительность испытательного срока; 3. Возможность возложения на себя иных неруководящих обязанностей (в т. ч. по ведению бухгалтерского учета); 4. Некоторые основания для расторжения трудового договора (например, п. 9 и 10 ст. 81 ТК РФ).

Практика формального подхода судов к применению гл. 43 ТК РФ в отношении глав филиалов/представительств, на наш взгляд, в скором времени изживет себя. Определенные предпосылки уже намечаются, в частности, в том, что суды стали обращать внимание, в первую очередь, на статус руководителя, его должностные обязанности и круг его полномочий.

В частности, такой позиции придерживается Санкт-Петербургский городской суд , который заявляет о том, что при принятии решения об определении статуса руководителя необходимо найти соответствия по следующим критериям: А. Процедура назначения работника на должность (соответствие ее требованиям статьи 275 ТК РФ); Б. Статус руководителя (сюда относятся как выполнение руководящих функций, несение ответственности за принимаемые решения и действия и т.п.). Соблюдение указанных выше критериев дает основания применять положения главы 43 ТК РФ в отношении руководителей вне зависимости от того, управляют они деятельностью самостоятельного юридического лица или его структурного подразделения. Такая практика применения функционального подхода представляется более обоснованной и соответствующей реалиям современного экономического оборота и отношениям на рынке труда.

Вместе с тем, безопасное, с точки зрения юридических последствий, применение статьи 278 ТК РФ в отношении глав филиалов (представительств) будет возможным только после внесения в ТК РФ соответствующих изменений. До внесения соответствующих изменений в законодательство для увольнения главы филиала (представительства) работодателями может использоваться стандартный набор способов увольнений, перечисленных в ТК РФ, среди которых: 1. Соглашение сторон – наименее рискованный и наиболее комфортный для сторон способ увольнения при наличии согласия на это главы филиала (представительства). 2. Дисциплинарные увольнения (п. 5, 6, 9, 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), требующие проведения большого количества организационных мероприятий, а также затрат материальных, человеческих и временных ресурсов, известные на практике как наиболее сложные и представляющие высокий риск их дальнейшего обжалования в суде.

Увольнения по п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ потребуют от работодателя строгого соблюдения формальной процедуры увольнения, практического опыта либо затрат на привлечение внешних консультантов. Равно как и увольнение по п. 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, для которого работодателю необходимо будет доказывать грубый характер проступка, совершенного работником, причем в конечном итоге отнесение дисциплинарного проступка к таковым отнесено законодателем к компетенции суда, что представляется дополнительным риском для работодателя. Увольнение по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, вероятно, потребует проведения аудита для установления факта нарушения сохранности имущества, его неправомерного использования или иного ущерба. 3. Увольнение по п. 1 ч. 1 ст. 81 в связи с ликвидацией филиала (представительства) как наиболее радикальное и требующее принятия непростого решения руководством головной компании, однако, в некоторых случаях единственно возможное.

Следует отметить, что поскольку трудовые обязанности главы филиала (представительства) определяются трудовым договором и (или) должностной инструкцией работника, отзыв доверенности у главы филиала (представительства) не повлияет на статус его трудовых отношений и не будет являться основанием для их прекращения. Более того, работодатель будет обязан продолжать выплачивать работнику заработную плату и соблюдать иные условия трудового договора с ним при фактической невозможности работника полноценно исполнять свои трудовые обязанности, в то время как сами филиал или представительство де-факто останутся без руководителя.

В этой связи законодательно предусмотренная возможность увольнения главы филиала (представительства) по п. 2 ст. 278 могла бы восполнить соответствующий пробел. Законопроект был внесен в Государственную Думу РФ

Читайте также: