Нужна ли электронная подпись для ип без работников

Опубликовано: 15.05.2024

Это комбинация цифровых данных, с помощью которых можно идентифицировать личность. Простой пример — логин и пароль, которые вводим на сайтах для авторизации, или смс-код, который присылают на телефон для входа в личный кабинет. Это электронная подпись для повседневной жизни.

Как получить

Простую электронную подпись (ПЭП) можно создать с помощью программного обеспечения, например:

Microsoft Office

Для оформления простого электронного сертификата (подписи) нужно создать документ, открыть меню «Файл», выбрать пункт «Защита документа», а потом выбрать «Добавить цифровую подпись». Если подпись создаётся впервые, программа выдаст запрос на получение программного обеспечения от партнеров. В этом случае поможет русскоязычная версия приложения «Карма», которое установит подпись в операционную систему.
После завершения всех действий нужно сохранить файл.

Приложение КриптоПро CSP

Этот метод сложнее, зато с помощью этого ПО можно создать усиленные ключи.

USB-токен

Ещё один способ — получить заверенную простую электронную подпись в удостоверяющем центре, где сертификат запишут на USB-токен. Этот вариант подойдёт тем, кто создаёт документы в текстовых программах: с помощью сертификата получится защитить документ от плагиата и подтвердить авторство.

Где можно применять

Для регистрации или авторизации на интернет-сайтах.
В качестве ключа доступа к файлам и базам данных, защищенным паролем.
Для заверения электронных документов.

Недостатки

Простая электронная подпись не имеет юридической силы. Её нельзя использовать для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Чтобы при помощи ПЭП можно было подписывать обычные документы (например, договоры с контрагентами), нужно составить соглашение о простой электронной подписи. Такое соглашение должно содержать пункты об обязанности соблюдать конфиденциальность сведений и правила определения подписавшего лица — подлинности подписи. И подписывать его придётся всем сторонам, участвующим в электронном взаимодействии. Иначе все документы, подписанные ПЭП, закон признает недействительными.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — чаще всего это ключ, хранящийся на USB-носителе. Иногда НЭП может создать программа, в которой работаете (только она и опознает эту подпись). Функционал такой подписи тоже частично ограничен, но, по сравнению с ПЭП, она обладает рядом преимуществ.

Как получить

Юридические лица и ИП могут оформить неквалифицированную подпись в удостоверяющих центрах или даже сделать её самостоятельно при помощи опытного программиста.

Где можно применять

В рамках внутреннего документооборота компании.
Для взаимодействия с контрагентами, если заключено соглашение с указанием условий использования НЭП (аналогично ПЭП).

Для аккредитации и участия в торгах на электронных площадках с помощью неквалифицированной подписи поставщик может создавать заявки и осуществлять сделки при наличии дополнительного соглашения между сторонами. Однако НЭП позволяет совершать не все типы операций.

Недостатки

НЭП подходит скорее физлицам. Юридическим лицам и ИП неквалифицированная электронная подпись подойдёт только при внушительном объёме внутреннего или внешнего документооборота, в других ситуациях её функционала может быть недостаточно.

Квалифицированная электронная подпись

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель.

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

КЭП состоит из двух частей:

проверочного сертификата для ключа подписи (USB-носитель);
лицензированного дистрибутива — установочного пакета специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт.

Как получить

Для подачи заявления в аккредитованный удостоверяющий центр придётся собрать пакет уставных документов организации и документов, удостоверяющих личность владельца.

Для работы с квалифицированной подписью потребуются:

Флеш-накопитель.
Компьютерная программа, которая устанавливается с флэш-накопителя к ЭЦП. Например, КриптоПро.
Установленный личный сертификат.
Установленные библиотеки для электронной подписи.

Где можно применять

Если коротко — везде.

Для (пере)регистрации онлайн-кассы в ФНС.

Для удалённой подачи документов.

Для работы с государственными порталами, включая ФНС, ПФР и другие.

Для участия в коммерческих и государственных торгах или покупки имущества банкротов на множестве площадок.

Недостатки

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат электронной подписи.

Электронные подписи достаточно прочно вошли в жизнь тех, кто так или иначе связан с ведением бизнеса или документооборотом. Однако чем отличается ЭЦП для индивидуального предпринимателя от ЭЦП для физического или юридического лица?
Что требуется для получения ЭЦП и есть ли возможность получить ее бесплатно?

Назначение

Электронная подпись придает документам юридическую силу, так как удостоверяет их подлинность и согласованность с главой компании или предприятия. ЭП может потребоваться для подтверждения авторства, например при сдаче проекта в электронном виде, для подтверждения неизменности и целостности информации (с момента факта заверения). В случае, если письмо или документ должны быть отправлено конфиденциально, тоже можно воспользоваться электронной подписью.

Бумажные документы во всех этих ситуациях необходимо заверять личной подписью и печатью, а для заверения цифровых документов будет достаточно только усиленной квалифицированной электронной подписи.

В чем отличия?

Зачем нужна электронная подпись? Выпуск ее всегда производится для определенного физического лица, ЭЦП придает юридическую силу всем действиям, которые совершены посредством нее. Если это юридическое лицо, подпись необходимо "привязать" к конкретной организации, только в таком случае электронные документы возможно будет подписать от имени юрлиц.

Так как индивидуальный предприниматель работает на себя, то никакой "привязки" к организации не требуется, а если ЭЦП необходима для сотрудников, работающих на ИП, то на них можно получить только подписи для физических лиц. По факту же ЭП для индивидуального предпринимателя отличается только тем пакетом документов, который необходимо подавать для выпуска. Перед тем как это сделать, необходимо определиться с тем, зачем нужна электронная цифровая подпись для ИП конкретно в вашем случае, то есть какую задачу ей предстоит выполнять.

Задачи

Так в решении каких же задач может помочь электронная подпись? ЭП можно разделить по задачам, которые они выполняют.

Квалифицированная подпись служит для сдачи налоговой и иной отчетности через интернет, для подписи электронных документов и взаимодействия с порталом "Госуслуги" и другими государственными системами (более семидесяти площадок). Также квалифицированная подпись позволяет принять участие в торгах по 223-ФЗ (более двадцати площадок), в торгах банкротов (около тридцати площадок), в коммерческих торгах (сорок площадок). Посредством этой электронной подписи для ИП появляется возможность взаимодействия с ЕГАИС.

Второй тип подписи предназначен исключительно для торгов. С помощью нее можно будет проходить аккредитацию на ЭТП, подавать жалобы, отправлять заявки на участие в электронных аукционах. С помощью такой подписи можно подписывать контракты, а полный список возможностей следует уточнить непосредственно при заказе ЭП.

Получение

Зачем нужна электронная подпись для ИП и как ее получить? Чтобы индивидуальный предприниматель мог получить ЭЦП, необходимо предоставить пакет документов:

оригинал паспорта и ксерокопию в одном экземпляре (первую страницу и страницу регистрации);
ксерокопию Свидетельства о постановке на учет в налоговой службе;
ксерокопию Свидетельства о госрегистрации физического лица в качестве ИП (один экземпляр);
оригинал выписки из ЕГРИП, с момента ее получения должно пройти не более тридцати дней (также можно предоставить копию, заверенную нотариусом);
заявление на изготовление и регистрацию сертификата ЭЦП;
заявление, в котором индивидуальный предприниматель дает согласие на обработку персональных данных;
заявление на присоединение к Регламенту УЦ (удостоверяющего центра).

При получении электронной цифровой подписи лучше иметь при себе печать. На проверку документов нужно время, однако если в них нет ошибок, то ЭЦП будет выпущена в течение одного-двух дней. Если ошибки присутствуют, то времени на обработку может уйти больше, однако в случае их оперативного исправления индивидуальным предпринимателем также возможен выпуск в течение одного дня.

Банковская система

Все чаще ЭП требуется для работы с банковской системой. Казалось бы, зачем нужна электронная подпись для "Сбербанка" или для других банков, если можно все заверить собственноручной подписью? Все просто. ЭП придает юридическую силу электронным документам, подписанным с ее помощью, поэтому появляется возможность присылать всю документацию в режиме онлайн. К тому же простую подпись можно подделать, а электронную - нет, она гораздо надежнее своего ручного аналога, что минимизирует риск мошенничества.

Зачем нужна электронная подпись юридическому лицу? Именно для организаций использование ЭП в банковских переводах и операциях наиболее актуально, так как уровень безопасности повышается. В дальнейшем список возможностей будет расширяться. Клиент может получить подтверждение операции и либо распечатку использования своей ЭП, либо письмо на электронную почту.

Портал "Госуслуги"

Зачем нужна электронная подпись на "Госуслугах"? Это один из самых распространенных вопросов, касающихся использования ЭП. На этом государственном портале действительно без подписи недоступны практически все функции, остается только возможность записи на прием в какой-либо государственный орган. Для работы с системой понадобится усиленная квалифицированная ЭП. Проверить, насколько подходит ваша подпись для получения услуг, можно в соответствующем разделе портала.

Для физлиц

Так как индивидуальные предприниматели часто нанимают работников, для них становится актуальным вопрос о том, зачем нужна электронная подпись физическому лицу. Как уже говорилось выше, подпись именно такого типа придется оформлять ИП для своего работника.

Помимо контроля пенсионных накоплений, заявлений на получение паспорта и загранпаспорта, подачи налоговых деклараций и прочих документов на портале "Госуслуги", с помощью ЭП физическое лицо может получать и другие услуги на портале. У человека появляется возможность подавать заявление на поступление в вузы страны. Таким образом, можно не тратить время и деньги на поездку до высшего учебного заведения.

Зачем нужна электронная цифровая подпись (ЭЦП)? При ее наличии человек получает возможность полноценной удаленной работы. Также с помощью ЭП можно заключить трудовой договор, договор выполненных работ, однако это должно быть согласовано с работодателем.

Торги и патенты

Многие индивидуальные предприниматели и физические лица уже оценили выгоду от участия в электронных торгах по реализации собственности обанкротившихся компаний. Без электронной подписи практически никакие действия на таких торговых площадках невозможны. Также на этих площадках периодически проводятся различные конкурсы на выполнение технических или творческих работ, что часто привлекает фрилансеров.

С помощью электронной подписи можно без бумажной волокиты и стояния в очередях запатентовать свою полезную модель или изобретение. Это можно сделать на сайте ФИПС (Федерального института промышленной собственности). Процедура получения патента несложная, на сайте имеются все инструкции. Приятным бонусом, помимо экономии времени, является скидка в 15% на госпошлину.

При наличии электронной подписи можно также подать заявку на регистрацию физического лица в качестве индивидуального предпринимателя или юридического лица. Федеральная налоговая служба предоставляет эту услугу на своем интернет-портале в разделе подачи документации на госрегистрацию. В этом разделе имеется инструкция по процедуре регистрации. Если заверить документы электронной подписью, их можно выслать через Интернет.

Бесплатное получение

Многих интересует, возможно ли бесплатно получить электронную подпись? На самом деле да, аналог цифровой подписи можно получить бесплатно с помощью программного обеспечения. Практически на каждом компьютере имеется какая-либо почтовая программа, будь то Outlook Express, Lotus Notes или Microsoft OutLook, однако далеко не все пользователи знают, что в последних версиях этих программ имеется встроенная функция снабжения цифровой подписью отправляемого письма. Чтобы получить такую возможность, необходима установка на компьютер специального сертификата. После установки пользователь должен передать его при личной встрече или прислать на почту тому, с кем будет вестись документооборот. В случае, если этот сертификат имеется у обеих сторон, они могут не сомневаться в подлинности принятых документов.
Эта функция позволяет экономить индивидуальным предпринимателям и физическим лицам.

Еще один вариант получить электронную подпись бесплатно - это использовать программу "КриптоАРМ". С ее помощью можно сгенерировать сертифицированный ключ в режиме онлайн. После этого появляется возможность в готовом виде скачать электронную подпись на компьютер. Можно и скачать саму программу, установить ее и работать в оффлайне. Такая созданная самостоятельно цифровая подпись не стоит на учете в Удостоверяющем центре. Ее можно использовать на протяжении двенадцати месяцев, после чего потребуется перевыпуск.

Бесплатная электронная подпись, оформленная с помощью программы "КриптоАРМ" подходит только для внутреннего документооборота между определенным кругом лиц, однако ею нельзя будет пользоваться для подачи различных документов в государственные органы, для участия в торгах. Также такую подпись нельзя применить для получения доступа к возможностям на информационном портале "Госуслуги". Недоступны и другие возможности электронной подписи, выданной удостоверяющим центром. Как уже говорилось выше, с ее помощью можно только совершать документооборот со своими партнерами по предварительной договоренности.

Из инструмента, который облегчает ведение бизнеса, электронная подпись превратилась в необходимость. Например, без неё не удастся сдать бухгалтерскую отчётность или новый отчёт о прослеживаемости товаров. Рассказываем, как предпринимателю получить электронную подпись, что изменится в правилах о ней и когда оформить её можно будет бесплатно.

Где получить электронную подпись для ИП

Электронную подпись для предпринимателей создают специальные удостоверяющие центры. Они получают аккредитацию в Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций России (Минцифры). Полный список УЦ размещается на сайте этого госоргана.

ЭП — электронная подпись.
УЦ — удостоверяющий центр.

Рассмотрим по шагам, как получить квалифицированную электронную подпись для ИП.

Шаг 1. Выбрать аккредитованный удостоверяющий центр

Подбирать подходящий удостоверяющий центр лучше не на сайте Минцифры России. На этом портале указывается только юридический адрес УЦ, но нет адресов филиалов, в которые тоже можно обратиться за электронной подписью.

Чтобы найти ближайший к вам филиал УЦ, стоит воспользоваться поисковой системой Яндекс или Google. Нужно ввести «получить электронную подпись для ИП в …» и указать город, в котором вы находитесь.

После выбора УЦ необходимо удостовериться, что срок его аккредитации не истёк. Это можно сделать на сайте Минцифры России. Напишите в строке поиска ИНН или название УЦ. Если центр действующий, сервис выдаст информацию о нём. Если аккредитация закончилась или УЦ прекратил деятельность, то результат поиска будет пустым.

Так выглядит информация о действующем УЦ.
Если УЦ недействующий, информация о нём не появится.

Шаг 2. Выбрать, какая подпись нужна

ЭП различаются в зависимости от того, для чего используются. Предприниматели могут подписывать документы онлайн:

для участия в госзакупках;
для регистрации и работы онлайн-касс;
чтобы передать отчётность в государственные структуры;
для документооборота с деловыми партнёрами. Можно отправлять контрагентам договоры, контракты, накладные, счета-фактуры, акты.

Перед оформлением заявки необходимо определиться, зачем нужна электронная подпись для ИП. Чтобы выбрать подходящий вариант, можно позвонить в службу поддержки УЦ или воспользоваться сервисом подбора на сайте удостоверяющего центра.

Так выглядит сервис подбора ЭП на сайте УЦ Контур.

Шаг 3. Подготовить документы

Чтобы подать заявку на электронную цифровую подпись для ИП, потребуется ИНН предпринимателя, а также документы:

паспорт — нужен разворот с фотографией;
страховое свидетельство Пенсионного Фонда — СНИЛС.

Дополнительно могут понадобиться:

свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе;
свидетельство или лист записи о регистрации.

Документы подаются в электронном виде, поэтому их необходимо отсканировать. Все записи, отметки и штампы должны хорошо читаться, страницы должны быть неповреждёнными. Иначе УЦ не примет документы.

Шаг 4. Подать заявку

Заявку можно подать:

на сайте УЦ. Необходимо указать основные сведения об ИП и контактный номер телефона. Оператор центра перезвонит и подтвердит заявку. После этого нужно переслать подготовленные документы в УЦ по электронной почте или через личный кабинет на сайте центра.

Такую форму необходимо заполнить, чтобы подать заявку на ЭП.

Если заявление правильно оформлено, документы читаемы и не повреждены, то в течение двух дней УЦ подтвердит, что вы можете получить электронную подпись.

С 1 июля 2020 года появилась возможность оформить ЭП онлайн. Сделать это могут предприниматели, у которых есть биометрический заграничный паспорт и телефон с системой беспроводной связи (NFC). Она обычно используется для оплаты смартфоном вместо пластиковой карты.

За эту услугу нужно дополнительно заплатить, но такой способ экономит время. Потребуется только скачать приложение IDPoint и получить ЭП. В среднем это занимает 30 минут после оплаты счёта УЦ.

Шаг 5. Оплатить услуги

За выпуск ЭП удостоверяющий центр выставляет счёт. Если вам требуются дополнительные услуги, их также нужно оплатить, например:

выезд курьера;
срочный выпуск сертификата;
лицензию на шифровальное программное обеспечение;
защищённый USB-носитель.

Стоимость подписи зависит от того, где она будет применяться.

Узнать точную цену ЭЦП для ваших целей можно на сайте удостоверяющего центра.

Шаг 6. Дождаться оповещения о готовности подписи

После того как вы оплачиваете счёт и деньги поступают УЦ, центр формирует сертификат ЭП. Предприниматель получает оповещение, что подпись готова и когда её можно получить.

На стандартном тарифе требуется до 5 рабочих дней с момента подачи заявки до готовности ЭП. Ускорить процесс можно за дополнительную плату. Некоторые удостоверяющие центры выдают подпись за несколько часов.

Шаг 7. Получить ЭП

Электронная подпись выдаётся на защищённом USB-носителе (флешке). Забрать её нужно в офисе УЦ. Возьмите с собой оригиналы документов, которые отправляли вместе с заявкой на ЭП — при выдаче флешки сотрудник УЦ сверит их.

Раньше можно было доверить получение носителя с ЭП представителю, но с 1 апреля 2021 года забирать подпись по доверенности запрещается, она передается лично владельцу.

Что дальше делать с ЭП?

Чтобы электронная подпись заработала, необходимо:

установить программу «КриптоПро CSP». Файл для установки можно скачать с официального сайта компании КриптоПро. Для новых пользователей выдаётся бесплатная лицензия на 90 дней. По истечении этого срока потребуется приобрести годовую или бессрочную лицензию;
настроить компьютер для работы с безопасной флешкой;
скачать сертификат УЦ с сайта центра и установить его на компьютер.

Всё это можно сделать самостоятельно по инструкции удостоверяющего центра. Если разобраться сложно, то нужно обратиться в службу технической поддержки в чате или по телефону. Большинство УЦ предоставляют услугу по удалённой настройке компьютера для работы с ЭП.

Как подключиться к необходимым порталам и сайтам?

Чтобы работать и электронно подписывать документы на разных порталах, необходимо на них зарегистрироваться. На этих сайтах есть инструкции, где описано, как настроить компьютер.

Раздел для настройки компьютера на портале госзакупок.

В стоимость ЭП обычно входит консультация по подключению и работе на площадках. Если эта услуга не включена, её можно приобрести отдельно.

Например, чтобы зарегистрироваться на сайте госзакупок, нужно не только настроить компьютер по инструкции, но и:

Сколько действует ЭП?

Электронная подпись выдаётся на определённый срок — обычно на год. Пока он не закончился, в вашем личном кабинете на сайте УЦ можно оформить новую ЭП. Посещать удостоверяющий центр не требуется.
Новую подпись нужно оплатить. После этого центр продляет ЭЦ за 30 минут.

Что ещё важно знать про ЭП?

Законодательство об электронных подписях поэтапно меняется, чтобы повысить надёжность этого инструмента.

ЭП регламентируется федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

С 1 июля 2020 года ужесточился порядок аккредитации удостоверяющих центров и требования к ним.

До 1 июля 2021 года УЦ должны переаккредитоваться по новым правилам. Те, кто не сделает этого, не смогут больше выдавать подписи.

Если срок действия вашей ЭП истекает после 1 января 2022 года, а УЦ, выдавший её, не обновил аккредитацию, то такая подпись будет действительна только до 1 января 2022 года.

С 1 июля 2021 года удостоверяющий центр ФНС начнёт бесплатно выдавать квалифицированную электронную подпись для ИП и руководителей компаний.

С 1 января 2022 года выпускать электронные подписи станет только удостоверяющий центр ФНС и его доверенные УЦ. Сотрудники компаний и предпринимателей будут использовать электронную подпись физического лица. К ней придётся прикладывать машиночитаемую доверенность.

Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронной форме. Предприниматель подписывается её с помощью ЭП.

Электронные подписи плотно вошли в жизнь каждого бизнесмена. Любой сбой или порча носителя могут существенно затормозить или остановить бизнес. Даже виртуальные подписи могут прийти в негодность. А работать без ЭЦП практически невозможно (онлайн-кассы, маркировка, отправка отчетности и т.д.). В этом материале вы найдете полезную информацию про жизнь ЭЦП в новом 2021 году, что проверить и как подготовиться к приближающимся изменениям.

Меняется подход к аккредитации УЦ

Аккредитацию удостоверяющих центров ужесточат. Им потребуется лицензия на ведение соответствующей деятельности, более крупный по сравнению с текущими условиями уставный капитал или широкая сеть подразделений по стране.

Мало того, внимание контролирующих органов будет обращено и на репутацию руководства и владельцев УЦ. Поэтому заранее поинтересуйтесь — нет ли проблем у УЦ или его руководства, с которым вы сейчас работаете.

Обратите внимание! С 2022 года выдавать подписи руководителям организаций будут ФНС, Центробанк и Казначейство.

Проверить аккредитацию центра можно на сайте Министерства цифрового развития . Если УЦ не будет соответствовать новым требованиям, его аккредитация сохранится только до 1 июля 2021 года.

Если подпись будет нужна после 1 июля

Тогда получить ее можно только тремя способами:

прийти в УЦ лично;
продлить с помощью действующей КЭП (квалифицированной электронной подписи);
при помощи биометрии (пока в процессе реализации).

Всем ли нужна КЭП с нового года

Если ранее некоторые организации могли позволить себе обойтись без электронной подписи, то теперь без нее работать будет нельзя. Для этого есть, как минимум, одна причина — годовая бухгалтерская отчетность . Сдавать ее с 1 января 2021 года нужно только в электронном виде!

Если вы открываете новую организацию на общей систем налогообложения или переходите на ОСНО с начала года , то вам тоже пора обзавестись КЭП . Ведь декларации по НДС тоже нельзя сдавать на бумаге и уже давно.

Нанимаете сотрудников — и тут вам потребуется электронная подпись. Отчетов по сотрудникам много, заполнять и сдавать их в бумажном виде очень сложно. Особенно это касается СЗВ-ТД — сведений о трудовой деятельности. За несвоевременную их подачу с 1 января 2021 года организациям и ИП будут грозить реальные штрафы (в этом году их не было).

При наличии некоторых ошибок отчет, отправленный почтой и даже лично принесенный в инспекцию (не всегда инспектор может сразу заметить ошибку), будет считаться непредставленным. Не успеете пересдать его в срок — снова штраф.

Если сдавать отчетность электронно и самих ошибок и несвоевременного исправления можно избежать. Требование об уточнении вы получите по ТКС гораздо быстрее, чем по почте.

Ищем незаконные подписи

Одной из серьезных проблем в эпоху цифровизации стал выпуск КЭП в обход закона. Ценящий репутацию удостоверяющий центр и оператор отчетности, не станут выпускать подпись, не убедившись в полномочиях того, кто ее получает или в действительности его личности, но вот недавно на Клерке прогремела статья о подаче поддельных деклараций по НДС. И это проблема в масштабах страны!

Любой может проверить, не выпущена ли на его имя электронная подпись без его ведома. Сделать это можно при помощи сервиса на портале Госуслуг:

В личном кабинете Госуслуг зайдите в раздел «Настройки и безопасность»;
Выберите подраздел «Электронная подпись»;
Проверьте список ЭП, при необходимости вы можете заблокировать те из них, которые выпущены без вашего ведома или были скомпрометированы (например, если вы потеряли токен).

Рекомендуется проводить такую проверку периодически или подключить извещения о новых событиях. Так вы сразу узнаете, если на ваше имя выпущена новая подпись.

Мы уже рассказывали о мошенничестве с электронной подписью в одной из статей блога.

Готовимся к новым возможностям и не забываем вовремя менять КЭП

Флэшки, токены и прочие носители теперь будут не нужны! Специально настраивать ПО тоже не потребуется. УЦ смогут хранить ЭЦП в облаке и использовать ее по поручению владельца.

Иногда подпись нужно срочно заменить . Например, если произошло переименование организации, для сотрудника или руководителя которой выпущена ЭП. Если директор сменил фамилию тоже нужно получить новый сертификат. А вот при смене паспортных данных менять ЭП не требуется.

«Астрал-ЭТ» — надежная и безопасная электронная подпись. Оформить заявку можно всего по двум документам: паспорт будущего владельца сертификата и СНИЛС. Используйте подпись для работы на госпорталах, сдачи отчетности или электронного документооборота.

Как только открываете бизнес, вашей работой начинают интересоваться госорганы: налоговая, соцстрах, Пенсионный фонд и так далее. Все они хотят знать, сколько вы зарабатываете и сколько тратите. Если вы не передадите им данные вовремя, нарветесь на штраф. Чтобы отчитываться быстрее, вы можете подавать отчеты через интернет, но для этого нужна электронная подпись. Рассказываем, какие они бывают и как выбрать нужную.

Автор: Наталья Киреева
Иллюстратор: Ivan Might

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП, ЭЦП) — это аналог вашей подписи, но для электронных документов. Она позволяет подтвердить, что именно вы подписали документ.

Подписи бывают трёх видов: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Они отличаются тем, насколько они надёжны и где их можно применять.

Простая электронная подпись

К простым электронным подписям (ПЭП) относятся пары «логин-пароль», коды подтверждения и скретч-карты. Их задача — удостоверить, что вы тот, за кого себя выдаёте. Например, когда вы расплачиваетесь через интернет, банку нужно подтверждение, что это именно вы переводите деньги. Вам на телефон приходит смс с одноразовым кодом. Если вы ввели этот код, вы подписали чек, но не рукой, а цифрами. Платёж прошёл.

Код подтверждения от Альфа-Банка — это ваша простая подпись, поэтому банк предупреждает, чтобы вы никому не говорили этот код. Хранить его в тайне так же важно, как не светить лишний раз паспортные данные

Как получить

Простая подпись формируется программой, в которой вы работаете. По умолчанию, ПЭП не имеет юридической силы и работает просто как указание вашего имени. Логин-пароль от электронной почты — это ваша ПЭП, но она не имеет юридической силы: если хотите подписать договор, нужно что-то посущественнее.

Пример такого соглашения на сайте Ситибанка

Закон может признать ПЭП равнозначной «живой» подписи на документах, если вы составили «Соглашение о простой электронной подписи». Такое соглашение нужно подписать у всех, с кем будете обмениваться документами. Закон не регулирует форму соглашения, но в нём должны быть два пункта:
— обязательство соблюдать конфиденциальность;
— правила определения подписавшего лица.

Пример такого текста из соглашения Йоты

Обязательство соблюдать конфиденциальность — это текст о том, что владелец подписи должен сделать всё, чтобы злоумышленники не получили доступ к его информации: никому не сообщать свой логин-пароль, не показывать коды и т. п.

Правила определения подписавшего лица — как понять, что подпись настоящая. Подписавшее лицо можно определить двумя способами: договориться об однозначной идентификации или использовать шифрование.

В первом случае в соглашении вы указываете, что определённый электронный адрес или телефон «однозначно идентифицирует отправителя», а хозяин обязан держать все данные для доступа в секрете. Так можно действовать, если у вас на работе есть свой почтовый сервер. Вы пишете в соглашении, что почтовый адрес ivanovpp@kompania.ru принадлежит Иванову П. П., только он имеет к нему доступ и факт отправки письма с этого адреса равнозначен собственноручной подписи. Это самый простой путь, но и наименее безопасный. Если вы забыли выйти из почты, а кто-то этим воспользовался — это только ваша головная боль.

Пример соглашения о ПЭП в договоре оказания услуг

Второй вариант — это использование в самом документе кода подписи в любом виде: буквы, цифры, штрих-код.

Например, вы можете использовать захэшированный код пароля

Чтобы создать такой код, нужно придумать пароль и применить к нему хэш-функцию. Это делают специальные сервисы-генераторы, например, SHA1 online. Получится последовательность цифр фиксированной длины — ее и вставляем в письмо. Получатель может проверить подпись с помощью того же сервиса. Так он убедится, что письмо отправили вы. При этом способе последовательность цифр — это аналог вашей подписи от руки на электронном документе. Подробно такой путь описан на хабрахабре.

Что подписать

Простая подпись защищена слабее всех остальных. Она подойдёт для внутреннего документооборота, заказа услуг или подтверждения оплаты товаров, но заверить электронный документ для госорганов вы не сможете.

Для бизнеса удобно использовать ПЭП с юридической силой. Например, вы — команда из трёх человек, обмениваетесь рабочими документами через почту. Чтобы придать вашей переписке юридическую силу, вам нужно составить и подписать соглашение о ПЭП, а потом во все документы вписывать свой код электронной подписи. Просто и дешёво.

Неквалифицированная электронная подпись

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — более сложная и защищённая подпись. Она не только подтверждает, что документ подписали именно вы, но и гарантирует, что после вас его никто не изменял.

Как получить

НЭП создает система, в которой вы подписываете документы. Например, если вы — физическое лицо и хотите подавать в ФНС декларации о доходах, налоговая создаст для вас такую подпись бесплатно у себя на сайте. Если вы — юрлицо и хотите отправлять служебки через систему электронного документооборота, эта система создаст подпись. В таком случае за подпись вы не платите — её стоимость входит в плату за программу документооборота.

Если у вас установлена НЭП, документ можно подписать прямо в ворде, но узнает эту подпись только та система, которая её выпустила

Что подписать

Неквалифицированная подпись — аналог подписи на документах без печати, то есть документов физических лиц и внутреннего документооборота компании.

НЭП будет работать только в той системе, где её создали. Это значит, что, если вы получили НЭП на сайте налоговой, использовать ее можно только для взаимодействия с налоговой. Если у вашей компании есть система электронного документооборота, которая генерирует электронные подписи, вы можете подписать документ с помощью НЭП только внутри этой системы.

Квалифицированная электронная подпись

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — та подпись, которую обычно имеют в виду, когда говорят об ЭЦП и электронном правительстве. Именно такую подпись требуют все госорганы для работы в своих личных кабинетах для подачи отчетов. КЭП — самая защищённая и регламентированная законом подпись: она зашифрована специальными сертифицированными средствами, поэтому госорганы принимают её на документах юрлиц.

Как получить

За квалифицированную электронную подпись придется заплатить. Разрешение производить и продавать КЭП есть только у удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи. Эти центры пользуются специальными средствами шифрования, которые утвердила ФСБ — они гарантируют, что взломать вашу подпись невозможно.

Удостоверяющий центр выдает вам сертификат подписи и ключ. Сертификат — это документ, который подтверждает, что ключ действительно принадлежит вам. В нем указаны ваши данные, открытый ключ подписи и сфера применения КЭП — площадки, которые её принимают. Электронный сертификат устанавливается на компьютер. Ключ — это код, записанный на электронный носитель. Носители могут быть разными: похожими на флешку, карту памяти или банковскую карту с чипом.

Чтобы вы могли подписывать документы, у вас на компьютере должен стоять криптопровайдер — программа-посредник между ЭЦП и операционной системой. Самые известные — КриптоПро CSP и ViPNet CSP. Выбор одной конкретной остается за производителем электронной подписи: этот пункт будет в правилах установки.

Это ключи от разных производителей: КЭП JaCarta, eToken и Рутокен. Они выполняют одинаковые функции, но отличаются требованиями к ПО

Что подписать

С квалифицированной ЭЦП вы можете подписывать любые документы как внутри компании, так и с другими компаниями и госорганами.

Квалифицированная подпись имеет больше прав, чем неквалифированная: если закон говорит, что разрешена неквалифицированная подпись, КЭП вы тоже можете использовать. Например, при проведении госзакупок закон допускает неквалифицированную подпись. Это значит, что вам нужна подпись «не ниже, чем НЭП», то есть простая подпись не подойдёт, а квалифированная — вполне.

Сертификат КЭП действителен 12 месяцев. Через год вам придётся оплатить его снова или перестать использовать электронную подпись. Учитывайте это, когда планируете график сдачи отчётности.

Некоторые удостоверяющие центры продают комплексную услугу: электронную подпись и программу подачи отчётности. Такая программа даёт готовые шаблоны отчётов, напоминает вам, когда пора сдавать отчёты, и отправляет их в госорганы. Ещё один плюс таких программ в том, что они позволяют отправлять отчёты даже в те госорганы, которые требуют сертификат с указанной сферой применения. Вместо того, чтобы покупать отдельную подпись для каждого госоргана, можно купить программу и «подпись на всё».

Читайте также: