Нужно ли отражать изменение оклада в личной карточке формы т 2

Опубликовано: 17.09.2024

Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 утвердило унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, которыми все мы обязаны пользоваться. В их числе личная карточка работника (форма № Т–2). Разработчики данного документа учли в нем основные сведения, которые необходимо знать работодателю, сделав карточку Т–2 удобной в работе и максимально информативной. Однако при этом они вступили в противоречие с существующим трудовым законодательством, которым мы все должны руководствоваться в своей работе. Итак, попытаемся разобраться в существующих коллизиях.

Какие документы мы можем потребовать?

В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора с новым сотрудником, принимаемым на основное место работы, представитель работодателя имеет право требовать лишь те документы, которые в ней (статье) указаны, а именно:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением тех, кто впервые устраивается на работу;
пенсионное страховое свидетельство;
документы воинского учета;
документы об образовании, если для выполнения работы требуются специальные знания.

В соответствии со статьей 283 при приеме на работу по совместительству работник обязан предъявить работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
диплом или иной документ об образовании или профессиональной подготовке либо его надлежаще заверенную копию (если работа требует специальных знаний);
справку о характере и условиях труда по основному месту работы (при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда).

Требование дополнительных документов возможно только в отдельных случаях, разрешенных законодательством.

«Реквизиты» карточки Т–2, «идущие вразрез» с ТК РФ

Между тем форма № Т–2, которая должна вестись на всех работников организации, содержит ряд пунктов, при заполнении которых необходимо использование источников информации, не предусмотренных Трудовым кодексом!

Основной работник

Если начать анализировать каждый пункт унифицированной формы № Т–2, то сразу же спотыкаешься об ИНН, о котором нет даже упоминания в статье 65 ТК РФ.

Ни в ТК РФ, ни в ином федеральном законе, ни в каком-либо указе Президента РФ или постановлении Правительства РФ свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица, которым присваивается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), не названо в качестве документа, обязательного для предъявления при приеме на работу. Соответственно, требовать от лица, поступающего на работу, данный документ, согласно действующему законодательству, мы не вправе.

Но данное положение противоречит требованиям налоговых органов, следствием чего и является возникновение различных точек зрения по данному вопросу. Тем не менее, еще раз подчеркнем: исполнители Закона (в данном случае представитель работодателя, оформляющий прием на работу нового сотрудника) не вправе самолично делать законодательство более удобным и целесообразным для практики и «мысленно вписывать» в статью 65 ТК РФ ИНН, которого там нет.

Остается только попросить нового сотрудника представить свидетельство о его постановке на учет в налоговом органе. Если же такого свидетельства у него на руках нет, то обращаться нужно будет в налоговую инспекцию по месту прописки этого человека, но этим уже чаще всего занимается бухгалтерия предприятия.

Непонятно, каким образом нам заполнять графу «Знание иностранного языка». Если только работник не претендует на должность переводчика или референта со знанием, например, английского (в этом случае необходимо предоставить документ об образовании). Откуда мы узнаем, является человек полиглотом или нет?

В отношении пункта «Образование» к разработчикам формы № Т–2 и законодателям, принявшим ныне действующую ст. 65 ТК РФ, также есть претензии.

Во-первых, по ТК РФ, документ об образовании работник обязан предъявить только в том случае, если работа, для выполнения которой заключался трудовой договор, требует специальных знаний. Таким образом, если в организацию оформляется стропальщик, то он должен предъявить только соответствующее удостоверение. А документов, подтверждающих его базовое образование (среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное), мы не имеем права даже запрашивать.

Во-вторых, предложенный формат ориентирован на документы, выданные при получении профессионального образования (начального, среднего, высшего, послевузовского). Но он не удобен для внесения сведений об удостоверениях или различного рода свидетельствах.

Следовательно, в графе «Образование» в описанной ситуации и аналогичных ей должен стоять прочерк, а для данных об удостоверении формат не предусмотрен.

Еще одной головной болью при оформлении нового сотрудника может стать пункт о паспортных данных (№ паспорта, дата выдачи, наименование органа, выдавшего паспорт). Согласно ст. 65 ТК РФ работник при приеме на работу должен предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Если же это будет не паспорт, то получение столь важных сведений, как паспортные данные, а также о семейном положении, месте жительства, количестве иждивенцев, окажется затруднительным. Что тогда нам останется проставлять в «Личной карточке» в соответствующих графах? Прочерк? Или все-таки настаивать на предоставлении основного документа, удостоверяющего личность, а именно паспорта? В таком случае как быть со статьей 65 Трудового кодекса, где четко сказано «Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность» и нет ссылки на то, что замена возможна только в случае отсутствия основного документа (он был украден, не был обменен на новый и пр.). А может быть, в подобной ситуации вообще отказать в заключении трудового договора? Но тогда произойдет нарушение прав работника. Если бы оговорка о возможности замены паспорта на случай его отсутствия была в законодательстве, это было бы вполне логичным и помогало в сложных ситуациях.

Ю.Э. Романова, главный эксперт-консультант Специализированного центра правовой информации «ПРАВОВЕСТ»

Документом, удостоверяющим личность, является паспорт гражданина РФ или иной документ, определенный федеральным законом (см. ст. 10 Федерального закона от 31 мая 2002 г. № 62-ФЗ «О гражданстве Российской Федерации»). К иным документам относятся: дипломатический паспорт, служебный паспорт, паспорт моряка или удостоверение личности (ст. 7 Федерального закона от 15 августа 1996 г. № 114-ФЗ «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию»). Водительские права, военный билет и прочие документы не могут быть приняты работодателем в качестве документа, удостоверяющего личность: они лишь удостоверяют наличие специального права у конкретного физического лица, его отношение к военной службе и т.п.

В последнее время все чаще стали обращаться за трудоустройством бывшие граждане республик в составе СНГ и других зарубежных государств, получившие гражданство через российские консульства на территории указанных стран. Эти лица предъявляют работодателям загранпаспорт гражданина РФ, поскольку гражданство получено за пределами РФ, а оформление общегражданского паспорта еще не завершено. Обычно вместе с загранпаспортом предъявляют свидетельство о временной регистрации. Но работодатели весьма часто отказывают соискателям с таким набором документов в приеме на работу, мотивируя отказ отсутствием российского паспорта и постоянной прописки. Однако этот случай также подпадает под ст. 64 ТК РФ и является необоснованным отказом в заключении трудового договора. По смыслу законодательства личность гражданина удостоверяет паспорт, в том числе заграничный паспорт (см. ст. 19.18 КоАП РФ).

Часто при анализе документов, предоставляемых работниками при приеме на работу, выясняется, что основной документ, удостоверяющий личность, оказывается просроченным. Согласно «Положению о паспорте гражданина Российской Федерации» этот документ имеет следующие сроки действия:

от 14 лет до достижения 20-летнего возраста;
от 20 лет до достижения 45-летнего возраста;
от 45 лет — бессрочно.

Представим себе, что на работу пришла устраиваться девушка с просроченным паспортом, которой исполнилось 20 лет 3 месяца назад. Оформить ее по недействительному основному документу вы не имеете права. Однако в законодательстве существует некая лазейка — работнику при заключении трудового договора разрешено предъявить иной документ, удостоверяющий личность. Исходя из практики можно порекомендовать следующие действия в тех случаях, когда при приеме на работу предъявляемый паспорт оказывается просроченным:

приостановить процедуру приема человека на работу;
предложить произвести обмен просроченного документа, для чего необходимо обратиться в паспортный стол;
на время, пока оформляются документы для нового паспорта, взять справку об обмене;
проконтролировать, чтобы в содержании справки в обязательном порядке были указаны Ф.И. О., год рождения, место прописки и старые паспортные данные;
рассматривать полученную справку в качестве одного из документов, предъявляемых при заключении трудового договора;
указанные в справке сведения перенести в форму № Т–2.

Как только работник получит новый паспорт, новые данные следует перенести в «Личную карточку».

Что касается графы «Адрес места жительства», то перенесение из основного документа, удостоверяющего личность, сведений о прописке не вызовет затруднений. Но поскольку большинство людей сейчас имеют тенденцию проживать не там, где прописаны, то становится актуальным знание работодателем фактического адреса проживания своих работников. Однако эту информацию извлечь из разрешенных законодательством документов не представляется возможным. Значит, в форме № Т–2 опять появится прочерк, если только работник не изъявит добровольное согласие на предоставление сведений о фактическом проживании.

Совместитель

Положение специалиста, заполняющего форму № Т–2 на совместителя, затруднительно в еще большей степени, поскольку перечень документов, необходимых при трудоустройстве данной категории работников, значительно сужен. Отсюда возможность получения информации, предусмотренной «Личной карточкой», сведена к минимуму. Поэтому чаще всего в этом документе содержатся только паспортные данные, реже добавляются сведения об образовании или профессиональной подготовке (если работа требует специальных знаний). Кроме того, если при заключении трудового договора от основного работника требуется пенсионное страховое свидетельство, то совместитель имеет право не предоставлять его (правда, как будут производиться в этом случае отчисления в Пенсионный фонд, непонятно). Следовательно, при заполнении формы № Т–2 в данных реквизитах может стоять прочерк.

Пути выхода из сложной ситуации

Выходом из затруднительного положения может стать заполнение соискателем при приеме на работу анкеты, где он помимо паспортных данных предоставляет биографические сведения или иную дополнительную информацию. Однако следует помнить, что нанимаемый ответственности за достоверность изложенного не несет. Да и требовать такую анкету от него по закону никто не имеет права.

Иногда ваша задушевная беседа с лицом, оформляемым на работу, может пролить свет на его биографию и способствовать более тщательному заполнению соответствующих пунктов «Личной карточки». Только при этом важно понимать, что задать-то вопрос при оформлении на работу сотрудника вы можете, а вот отвечать он вам не обязан (см. главу 14 ТК РФ «Защита персональных данных работника»).

Поэтому нужно быть готовыми к тому, что ряд пунктов в «Личной карточке» может оказаться незаполненными или же содержать информацию из недостоверных источников (например, сообщенную работником устно).

Если работник при заключении трудового договора предоставил подложные документы среди тех, что предусмотрены при приеме на работу, то он может быть уволен по пункту 11 ст. 81 ТК РФ. Однако если ложная информация содержалась в документах, не предусмотренных законодательством в качестве обязательных при приеме на работу (например, анкете, резюме), то расторгнуть трудовой договор по вышеуказанному основанию с работником не получится.

Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

Образец и пустой бланк личной карточки работника

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

договор о принятии на работу;
приказ, выписанный работодателем;
паспорт;
трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
свидетельство о пенсионной страховке;
диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

Заполнение. Подробный пример

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

Как заполнить шапку личной карты работника

Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:

Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Заполнение формы Т-2 по разделам

Раздел 1. Общие сведения

Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

Раздел 2. Сведения о военном учете

Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.

Раздел 3. Прием на работу. Переводы

От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

Раздел 4. Аттестация

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Раздел 7. Награды

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Раздел 8. Отпуск

В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

очередной ежегодный отпуск;
отпуск без содержания;
отпуск для ухода за ребенком.

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

Раздел 9. Социальные льготы

Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

Раздел 10. Дополнительные данные

В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

Раздел 11. Прекращение трудового договора

Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

Использование спецсимволов

Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Прочерки

Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

Заполнение формы на компьютере

Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Как правильно заполнить личную карточку работника Т-2:

Собрать необходимые бумаги.
Переписать сведения из них в карточку.
Положить заполненный документ в специальную папку.

Что это за форма и когда она нужна

Прежде чем разбирать образец заполнения формы Т-2, отметим, что ее бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника. Дело в том, что в карточку записываются сведения:

о дате и месте рождения;
гражданстве;
образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
знании иностранных языков;
стаже работы;
составе семьи;
адресе регистрации и проживания;
отношении к военной службе;
результатах аттестаций;
награждениях;
отпусках;
льготах;
иные сведения.

Кто обязан вести карточки

Некоторые работодатели считают, что если приведенные в постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то заводить их в организации не стоит. Но не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки. Но в пункте 12 постановления правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. Работник обязан подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.

Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, по пункту 27 постановления правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей.

Общие правила заполнения

Небольшая ремарка перед тем, как обсуждать, как заполнить карточку Т-2, и образец заполнения каждого пункта этого документа. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает. Вместе с тем важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области. Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.

Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.

Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Если при заполнении допустили неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.

Как заполнить по пунктам

Допустим, в ООО «Светлый путь» в феврале 2020 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании записываются данные в форму):

удостоверение личности;
трудовая книжка (при наличии);
СНИЛС;
документы воинского учета;
документы о полученном образовании и квалификации;
иные бумаги, если они требуются для допуска к выполнению трудовой функции.

Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.

Когда все бумаги собраны, приступайте к оформлению бланка. Полностью заполненный документ доступен для скачивания в конце статьи, а пока разберем, как заполнить карточку Т-2: образец заполнения каждого пункта наглядно покажет правила занесения сведений.

Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:

полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
дату составления карточки;
табельный номер, ИНН (при наличии) и СНИЛС нового сотрудника, его пол (сокращенно — «М» или «Ж»);
характер работы — постоянный или временный;
вид работы — основная или по совместительству. В этой ячейке слова надо писать полностью, сокращение недопустимо;
поле «Алфавит» заполняется той буквой, с которой начинается фамилия работника (в нашем примере это «И»).

Раздел I носит название «Общие сведения». Здесь указываются:

номер трудового договора и дата его заключения;
Ф.И.О. сотрудника, дата и место его рождения, гражданство;
степень владения иностранным языком (одним или несколькими);
информация об образовании и профессии.

Уже со второй строчки у кадровиков возникают сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.

Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем пример заполнения карточки Т-2: сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.

Что писать в строке

Какой код по ОКИН указывать

Гражданин РФ и иностранного государства (Республики Беларусь) (в скобках указать ту страну, подданным которой является работник)

Иностранный гражданин Республики Беларусь (указать ту страну, подданным которой является работник)

---Здравствуйте, нужно вносить все изменения. Всего хорошего.

Если там указан оклад, то надо. А вообще-смотрите правила заполнения этой формы. В бесплатном он-лайне искать ответы на такие узкоспециализированные вопросы нет никакого желания.

Для чего нужна форма Т-2

Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2, которая представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом на основании представленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

для ознакомления с записями в трудовой книжке;
для учета военнообязанных.

С учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение этого документа, по мнению редакции, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение. А хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения.

Работник расписывается в личной карточке минимум три раза:

за достоверность сведений при приеме на работу;
при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
при увольнении.

В последующем, если человек переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, их фиксирует и личная карточка сотрудника по форме Т-2, где человек расписывается рядом с дублирующей записью, содержащей эти сведения.

Как заполнять

Пункт 1. Заполнение шапки

Заполнение личной карточки начинается с шапки или основных реквизитов организации:

вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО;
вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату составления, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол;
в ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника;
в ячейке «Характер работы» пишется либо «постоянная», либо «временная» (если срочный трудовой договор).

Пункт 2. Общие сведения

Заполняем реквизиты трудового договора.

Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН.

Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку. В Москве, Санкт-Петербурге, Челябинске и других городах коды различаются. Свой код ищите в интернете.

Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит конкретный код.

В личной карточке сотрудника допускается указывать степень знания иностранного языка:

читает и переводит со словарем;
читает и объясняется;
владеет свободно.

Далее производим заполнение сведений об образовании.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, указываем это в дополнительных графах.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой человек принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.

Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

в аппарате Совета Обороны РФ;
в Администрации Президента РФ;
в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 №808).

Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки по форме Т-2 с пояснениями содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника.

По мере работы в организации стаж сотрудника увеличивается. Первоначально заполнение сведений о стаже рекомендуется делать карандашом. Потом, при увольнении работника, впишите ручкой, чтобы не зачеркивать или не пользоваться корректорами.

Далее переходим к разделу личной карточки о семейном положении работника и составе его семьи.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать это карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется, укажите документ, на основании которого брак расторгнут).

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

никогда не был(а) в браке;
брак зарегистрирован;
брак не зарегистрирован;
вдовец или вдова;
разведен(а) официально;
разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписывается муж (жена) и дети.

В личной карточке допускается указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их.

Дату регистрации по месту проживания указывают по штампу в паспорте.

Заполнение графы «Номер телефона» желательно: например, человек не вышел на работу, получится позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у сотрудника второй телефонный номер для связи.

Пункт 3. Сведения о воинском учете

Пожалуй, самый сложный пункт в этом документе. Расскажем, как заполнить карточку Т-2 по каждому пункту этого раздела. Его заполнение происходит на основании:

удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывника);
военного билета (пребывающего в запасе).

Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке строится по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется:

воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса;
третий пункт заполняется без сокращения, например состав (профиль) — командный или солдаты;
в четвертом пункте, содержащем кодовое обозначение ВУС (военно-учетной специальности), указывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе в личной карточке вписывается буквенное обозначение:

А (годные к военной службе);
Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
В (ограниченно годные к военной службе);
Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии с учета.

Так заполняем личную карточку Т-2 по воинскому учету для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

А (годные к военной службе);
Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
В (ограниченно годные к военной службе);
Г (временно не годные к военной службе);
Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение граф такое же, как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения этого раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Пункт 4. Прием на работу и переводы

Заполнение этого раздела происходит на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце работник расписывается.

Сотруднику необходимо расписываться в личной карточке каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что нашего работника повышали в должности. В этом случае третий раздел выглядит следующим образом:

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов в личную карточку не вносятся.

Пункт 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, в этом пункте записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено работодателем.

Наш работник только устроился, поэтому это поле пока остается чистым.

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет сотрудника куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, заполнению подлежат соответствующие разделы личной карточки.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не направляет, разделы остаются чистыми.

Если сотрудник по своей инициативе обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать в личную карточку.

Пункт 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

ежегодных;
учебных;
без сохранения заработной платы;
дополнительных оплачиваемых и др.

Для каждого из отпусков необходимо указать подробную информацию. Вот как правильно заполнить личную карточку работника Т-2 в этом разделе:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если человек трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, на котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить.

Бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, также требуются подпись, расшифровка и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Заполнение этих разделов происходит на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если сотрудник — льготник, он сам принесет необходимые документы при оформлении личной карточки работника, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнение этих разделов не производится.

Пункт 9. Увольнение работника

Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

В завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в личной карточке Т-2.

Хранение Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе). Карточки должны храниться таким образом, чтобы посторонние не могли их достать и прочитать (требуется обеспечить безопасность персональных данных работников).

Личные карточки Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Читайте также:

Нужно ли отражать изменение оклада в личной карточке формы т 2

Какие документы мы можем потребовать?

«Реквизиты» карточки Т–2, «идущие вразрез» с ТК РФ

Основной работник

Совместитель

Пути выхода из сложной ситуации

Образец и пустой бланк личной карточки работника

Как устроена форма. Основные особенности

Общие сведения о заполнении карточки

Заполнение. Подробный пример

Как заполнить шапку личной карты работника

Заполнение формы Т-2 по разделам

Раздел 1. Общие сведения

Раздел 2. Сведения о военном учете

Раздел 3. Прием на работу. Переводы

Раздел 4. Аттестация

Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

Раздел 7. Награды

Раздел 8. Отпуск

Раздел 9. Социальные льготы

Раздел 10. Дополнительные данные

Раздел 11. Прекращение трудового договора

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Использование спецсимволов

Прочерки

Заполнение формы на компьютере

Что это за форма и когда она нужна

Кто обязан вести карточки

Общие правила заполнения

Как заполнить по пунктам

Похожие вопросы

ответы на вопрос:

ответы на вопрос:

ответы на вопрос:

ответы на вопрос:

ответы на вопрос:

ответы на вопрос:

ответы на вопрос:

ответы на вопрос:

ответы на вопрос:

Для чего нужна форма Т-2

Как заполнять

Пункт 1. Заполнение шапки

Пункт 2. Общие сведения

Пункт 3. Сведения о воинском учете

Так заполняем личную карточку Т-2 по воинскому учету для призывников:

Пункт 4. Прием на работу и переводы

Пункт 5. Аттестация

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Пункт 7. Отпуска

Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Пункт 9. Увольнение работника

Хранение Т-2