Нужно ли заводить личную карточку на генерального директора

Опубликовано: 14.05.2024

Руководителя ООО обычно называют генеральным директором, но встречаются и другие варианты: директор, президент. Различия в наименовании не влияют на его статус – это единоличный исполнительный орган общества. Он представляет интересы организации и подписывает документы, связанные с ее деятельностью.

Рассмотрим, как назначить человека на должность директора ООО и какими документами это оформить.

Основание для приема на работу

Согласно статье 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» выбирают и назначают директора на должность участники общества. Для этого на общем собрании они должны большинством голосов принять решение об избрании руководителя. Сделать это может и совет директоров (наблюдательный совет), если это закреплено в уставе.

Директора выбирают из числа учредителей или приглашают со стороны.

Внимание! Нельзя нанимать на должность директора дисквалифицированных лиц. Проверьте заранее, что будущий руководитель не значится в Реестре дисквалифицированных должностных лиц. Для этого можно воспользоваться сервисом на сайте ФНС.

Решение о назначении на должность оформляют протоколом общего собрания. Это будет основанием для заключения трудового договора. Заявление при принятии на работу директору писать не нужно.

Если же в ООО только один собственник, то он может возложить полномочия руководителя сам на себя или привлечь наемного работника. В этом случае директор будет принят в штат на основании решения единственного учредителя общества.

Оформление трудового договора

Генеральный директор – такой же штатный сотрудник, как все остальные. И оформляют его по общим правилам. Он должен предъявить в отдел кадров паспорт, трудовую книжку, военный билет и другие документы, необходимые для приема на работу. После этого с ним подписывают трудовой договор, который должен содержать условия, указанные в ст. 57 ТК РФ. Перед подписанием договора директора нужно ознакомить под подпись с внутренними документами организации.

Законодательство не ограничивает срок, на который принимают руководителя. Генерального директора можно принять в штат как по срочному трудовому договору (не более 5 лет), так и на неопределенный срок. Это можно указать в уставе или в решении.

Трудовой договор с гендиректором со стороны организации подписывает кто-либо из ее уполномоченных представителей (п. 1 ст. 40 Закона об ООО ):

председатель общего собрания участников или совета директоров (наблюдательного совета);
единственный собственник общества;
другой уполномоченный участник ООО.

Дата трудового договора с директором совпадает с датой принятия единственным учредителем или общим собранием участников решения о назначении.

Приказ о приеме на работу

После заключения трудового договора, в трехдневный срок издают приказ о приеме на работу директора. В нем он расписывается дважды: как руководитель организации и как работник, который ознакомился с приказом. Документ регистрируют в журнале учета приказов о приеме на работу, оформляют личную карточку сотрудника.

При этом можно оформить еще один приказ – о вступлении директора в должность. Заполняется он в свободной форме. Приказ подпишет тот же участник ООО, который уполномочен подписать трудовой договор с руководителем.

Запись в трудовую книжку

Сведения о работе в трудовую книжку руководителя вносят в общем порядке, предусмотренном Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Запись делается только в случае, если он принят на основное место работы. Если директор работает по совместительству, запись в трудовой не делают.

В графу 4 вписывают реквизиты одного из документов:

протокола общего собрания участников ООО;
протокола совета директоров (наблюдательного совета);
решения единственного участника;
приказа о вступлении в должность.

Такие разъяснения дал Роструд в письме № 2894-6-1 от 22 сентября 2010 г.

В графе 3 лучше написать «избран» или «назначен», а не «принят».

Заполняет трудовую книжку специалист, который ведет кадровую документацию или сам директор, если он единственный сотрудник в компании.

Если директор – единственный учредитель

Если функции руководителя взял на себя единственный участник (учредитель) общества, то оформлять с ним трудовой договор не нужно. Об этом сказано в письме Роструда № 2262-6-1 от 28.12.2006.

Однако это спорный момент: встречается противоположная точка зрения о том, что трудовой договор с директором – единственным учредителем – все-таки не запрещено заключать в общем порядке.

Передача сведений о директоре в ИФНС

Сведения о новом руководителе ООО нужно передать в налоговую инспекцию, чтобы их внесли в ЕГРЮЛ. На это дается 3 рабочих дня с момента его назначения.

Если директор был избран еще до госрегистрации ООО, то отдельно об этом в ИФНС не сообщают.

Чтобы передать информацию, заполняют заявление по форме № Р14001 . Предоставить его можно несколькими способами:

Если пропустить сроки (или вообще не представить сведения), руководителя организации ждет штраф в размере 5 000 рублей согласно ч. 3 ст. 14.25 и ст. 23.61 КоАП РФ.

С 1 января 2013 года действует Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В соответствии с ч. 4 ст. 9 этого закона формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Эти нормы позволяют заключить, что все юридические лица, кроме организаций бюджетной сферы, должны самостоятельно решить, какие формы первичных учетных документов применяются ими для оформления фактов хозяйственной жизни, а утвержденные Госкомстатом унифицированные формы первичной учетной документации для них не являются обязательными. Указанный вывод подтверждается информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

В частности, в рамках утверждения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Госкомстатом была разработана и форма личной карточки работка (Т-2). Как показывает практика, применение данной формы контролирующие органы и суды также не считают обязательной.

Иллюстрацией данного тезиса может служить недавнее определение Санкт-Петербургского городского суда. Суд рассматривал спор о правомерности увольнения работника в связи с сокращением. Пытаясь доказать нарушение работодателем порядка увольнения, работник ссылался в том числе на то, что ему не была предложена одна из имевшихся у работодателя вакансий, а на нее был переведен другой работник (Определение Санкт-Петербургского горсуда от 18 августа 2020 г. по делу № 33-11310/2020).

Однако, как было установлено судом, соответствующая штатная единица была введена в штатное расписание уже после увольнения истца и тогда же на нее был переведен другой работник. В подтверждение данного факта работодатель, помимо прочих документов, представил личную карточку этого работника с указанием даты перевода.

Истец пытался оспорить допустимость указанного доказательства, ссылаясь на некорректную форму личной карточки. Но суд пояснил, что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, и работодатель был вправе утвердить свой вариант личной карточки в электронном виде.

Тезис о необязательности ведения личной карточки именно по форме Т-2 встречается и в других судебных актах и разъяснениях органов власти (определения Архангельского облсуда от 20 февраля 2019 г. № 33-1103/2019, Самарского облсуда от 30 июня 2017 г. № 33а-8380/2017, Орловского облсуда от 20 февраля 2019 г. № 33-370/2019, Владимирского облсуда от 12 ноября 2013 № 33-3781/2013, решение Железнодорожного райсуда г. Улан-Удэ Республики Бурятия от 22 января 2018 г. № 2а-230/2018, постановление Девятого ААС от 03.09.2020 N 09АП-37711/20, письмо Роструда от 23 января 2013 г. № ПГ/10659-6-1, ответы с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Этот вывод справедлив и для организаций бюджетной сферы. Хотя такие организации и должны применять определенные на нормативном уровне формы первичных учетных документов, но личная карточка в состав установленных для применения унифицированных форм не включена (см. письмо Минфина России от 26 января 2017 г. № 02-07-10/4004).

Отметим, что в судах встречается и мнение о необязательности ведения работодателем личной карточки работника как таковой (определение Московского облсуда от 29 сентября 2014 г. 33-21327/2014, решения Северодвинского горсуда Архангельской области от 27 ноября 2018 г. № 2-3816/2018, Вышневолоцкого горсуда Тверской области от 1 апреля 2019 г. № 2-412/2019). Однако такой вывод представляется не вполне справедливым. Дело в том, что на сегодняшний день указание на необходимость отражения определенной информации именно в личной карточке работника содержится в двух нормативных актах:

Правила ведения и хранения трудовых книжек предписывают дублировать в личную карточку записи о выполняемой работе, переводе на другую работу и увольнении, внесенные в трудовую книжку. Работник должен поставить в личной карточке подпись об ознакомлении с такими записями, а также о получении трудовой книжки на руки при увольнении (п. 12, п. 41 Правил).
В силу п. 23 Методических рекомендаций Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях воинский учет призывников и военнообязанных запаса организациями осуществляется по личным карточкам работников.

Однако следует признать, что уже сегодня есть ряд категорий работников, в отношении которых работодатель не ведет ни трудовые книжки, ни воинский учет. Это могут быть невоеннообязанные или трудящиеся у индивидуальных предпринимателей дистанционные работники, совместители или сотрудники, отказавшиеся от ведения бумажной трудовой книжки. Полагаем отказ от ведения личных карточек таких работников законным, поскольку это не приведет к нарушению каких-либо нормативных требований. Причем, очевидно, в будущем число работников, в отношении которых невозможно будет законодательно обосновать необходимость ведения личных карточек, будет только увеличиваться: с 2021 года на впервые принимаемых на работу работников бумажные трудовые книжки вообще не будут заводиться. А Минобороны России планирует отказаться от использования для целей ведения воинского учета личных карточек работника и перейти на отдельные карточки гражданина, подлежащего воинскому учету в организации.

Организации должны вести личные карточки работников – это базовый документ кадрового учёта. Его форма утверждена Госкомстатом РФ от 5 января 2004 года (постановление № 1).

И хотя с 2013 года обязанность заполнять именно стандартные формы учётных документов отменена (их можно разработать самостоятельно), многие работодатели продолжают использовать утверждённые варианты. Рассмотрим, как заполняется личная карточка работника – бланк Т-2 из этого постановления.

Форма состоит из 4 страниц, данные которых сгруппированы в 11 разделов. Первично она заполняется кадровой службой при найме работника (как минимум разделы 1-3), далее в неё вносятся записи в процессе трудовой деятельности и при увольнении. Образец заполнения карточки можно найти в конце статьи.

Начало документа

Перед началом заполнения разделов отражается базовая информация в шапке. Здесь надо указать:

наименование организации;
код ОКПО;
дату заполнения;
табельный номер работника (присваивается при трудоустройстве);
ИНН;
СНИЛС;
первую букву фамилии в поле «Алфавит»;
характер деятельности (нанят человек на постоянную работу или временно);
пол.

Общие сведения

В первом разделе карточки отражается общая информация, поэтому он самый объёмный – в нём 12 пунктов. Перед ними вносится номер и дата договора с работником. Некоторые сведения в этом блоке вносятся с кодами по различным классификаторам.

Рассмотрим заполнение раздела по пунктам:

Фамилия, имя, отчество.
Дата рождения.
Место рождения (название населённого пункта и ОКАТО).
Гражданство – наименование страны и код по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН). В отношении граждан РФ указывается код «02/1». Часть кода до знака «/» означает раздел ОКИН, в котором содержатся нужные данные. То есть в приведенном примере «02» – код раздела о гражданстве, 1 – Россия.
Данные о знании иностранного языка – наименование и степень владения. Заполняются прописью и по ОКИН. Например, если работник владеет английским на уровне чтения и перевода со словарем, то ставится код «04/016 05/1». Здесь «04/016» – это код английского языка, «05/1» – код владения со словарем.
Образование. Нужно выбрать один из видов, приведённых тут же, на основании документа об образовании. Также вписывается код по ОКИН. Например, высшее профессиональное образование – это код «30/07». Ниже в полях следует указать название образовательного учреждения, наименование, серию и номер выданного им документа, дату окончания, присвоенную квалификацию, направление или специальность и её код по классификатору ОКСО.
Профессия и её код по классификатору ОКПДТР. Если есть дополнительные профессии, их нужно также отразить в этом разделе.
Общий стаж на дату начала работы в организации в годах, месяцах и днях из Трудовой книжки. Рекомендуется при принятии на работу заполнить поля карандашом, поскольку на момент увольнения стаж изменится.
Семейное положение – сведения о браке. Формулировку и код надо взять из ОКИН. Например, для женатого мужчины указывается «Состоит в зарегистрированном браке» и ставится код «10/2».
Сведения о составе семьи. Перечисляются ФИО и даты рождения членов семьи.
Данные паспорта.
Адрес с индексом – по паспорту и фактический (если отличается), дата регистрации и номер телефона.

Сведения о воинском учёте

Если на работу принимается военнообязанный (находящийся в запасе или будущий призывник), он должен представить в кадровую службу военный билет или заменяющий его документ. В раздел 2 личной карточки такого работника вносится информация о воинском учёте. Порядок заполнения таков:

Категория запаса. Заполняется в отношении отслуживших, кроме офицеров запаса. Ставится код «1» или «2» по данным предоставленного документа.
Воинское звание. Указывается звание из билета, а для тех, кто ещё не служит в армии – «подлежит призыву».
Состав (профиль). Заполняется на отслуживших лиц. Указывается состав из военного билета – «Солдат», «Прапорщик», в отношении офицеров указывается профиль.
Полное кодовое обозначение ВУС. Для отслуживших лиц указывается код военно-учётной специальности.
Категория годности к военной службе. Отражается буквенный код категории годности (А, Б, В, Г или Д).
Наименование военного комиссариата по месту жительства, в котором работник состоит на учёте.
Состоит на воинском учёте. Запись делается карандашом. Поле заполняется только при наличии в билете отметки о мобилизации или удостоверения о брони на период мобилизации и на военное время.
Отметка о снятии с воинского учёта. В отношении не состоящих на учёте лиц указывается информация о снятии с учёта по возрасту или по состоянию здоровья.

Приём на работу, переводы на другую работу

Данные в разделе заполняются на основе трудового договора, приказов о приёме или переводе. Первоначально делается при найме. В графах таблицы отражают:

Дату принятия на работу.
Структурное подразделение (отдел), куда принят сотрудник.
Должность, специальность или профессию с указанием разряда, класса квалификации, если они установлены.
Тарифную ставку или оклад, премию.
Основание. Указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
Подпись сотрудника.

При переводах (кроме временных) указанный раздел личной карточки заполняется так же. Сделать запись необходимо в течение недели, сотрудник должен поставить подпись.

Аттестация

Раздел об аттестации заполняется только в случае, если она проводится в период работы в организации. В полях нужно отразить дату проведения аттестации, решение комиссии, а также дату и номер протокола заседания. Основание – дата и номер приказа о проведении аттестации.

Повышение квалификации

Сведения вносятся на основании документа о повышении квалификации, если оно проводилось. На обучение работника обычно направляет организация, либо он может повысить квалификацию по своей инициативе. В любом случае сведения об этом должны быть внесены в личную карточку. Отражаются даты начала и окончания учебы, вид повышения квалификации, наименование заведения и место его нахождения, сведения из полученного удостоверения или свидетельства. Основание – реквизиты приказа руководителя о направлении работника на обучение.

Профессиональная переподготовка

Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.

В графах раздела указывают даты начала и окончания переподготовки, её направление и специальность, данные из диплома и реквизиты приказа руководителя о направлении на учебу (если это инициатива организации).

В качестве этапов профессиональной переподготовки сотрудники могут посещать отдельные курсы. Однако информацию о них вносить в личную карточку не нужно.

Награды (поощрения), почётные звания

В разделе отражаются государственные награды и звания, а также поощрения от работодателя. Здесь указывают название награды, наименование наградного документа, его номер и дату. Если у сотрудника есть награды на момент приема на работу, информация о них вносится в личную карточку на основании записей в трудовой книжке.

Отпуск

В этом блоке нужно отражать как ежегодный оплачиваемый отпуск, так и все прочие его виды – учебный, неоплачиваемый и иные. В графах отражаются такие данные:

Вид отпуска. Если берётся только часть ежегодного отпуска, это надо отметить.
Период работы – рабочий год, за который предоставляется отпуск.
Количество дней отпуска.
Дата начала и окончания отпуска.
Основание – график отпусков или приказ об отпуске.

Социальные льготы

Если работнику по закону положены льготы, информация о них отражается в личной карточке. Подтвердить право на льготу сотрудник должен документом, например, справкой об инвалидности. В полях раздела указывается наименование льготы и данные документа, а качестве основания – закон, в соответствии с которым она предоставляется.

Дополнительные сведения

В строки данного раздела вносят информацию, которая может быть важной для работодателя, однако для её отражения нет специального раздела. Например, сведения о наличии водительских прав и их категории.

Основание прекращения трудового договора

Этот раздел заполняется при увольнении. Вписывается основание расторжения трудовых отношений – статья и пункт Трудового кодекса, а также дата увольнения и реквизиты приказа. На этом отражение данных в личной карточке работника по форме Т-2 окончено. Образец заполнения можно скачать по ссылке ниже.

Подписать документ должны два человека: сотрудник кадровой службы или лицо, выполняющее его функции (с указанием должности) и работник. Карточки уволенных сотрудников помещают отдельно от карточек тех лиц, которые трудятся в данный момент, и хранят в течение 75 лет.

В заключение несколько слов о совместителях. Очень часто специалисты по кадрам не считают, что на них нужно оформлять личные карточки. При этом рассуждают так: запись в Трудовую книжку делается по основному месту работы, а раз нет записи в ТК, то и карточку делать не нужно. Однако это неверно. Личная карточка предназначена для кадрового учёта, и в ней, как мы указали выше, содержится разнообразная информация о человеке. И это не только относящиеся к стажу сведения из трудовой книжки. Поэтому заводить форму Т-2 следует, в том числе, и на совместителей.

Назначение директора ООО (генерального директора) при создании
Процедура

Кто может быть генеральным директором ООО?

Единоличный исполнительный орган может быть выбран не только из числа участников. Руководителем может быть любое совершеннолетнее дееспособное физическое лицо. Кроме того претендента следует проверить на предмет дисквалификации.

Информацию о дисквалификации претендента на должность руководителя нужно запросить в ФНС России.

Если на момент заключения трудового договора срок дисквалификации претендента не истек, то с ним нельзя заключить договор.

1. Назначение директора ООО ( генерального директора)

Директора избирают до государственной регистрации компании на этапе её учреждения (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Руководитель назначается на срок установленный в Уставе. По трудовому законодательству данный срок не должен превышать 5-лет (максимальный срок заключения трудового договора).

Решение о назначение директора ООО принимается открытым голосованием, если иной способ не предусмотрен Уставом.

Решение принимается большинством не менее трех четвертей от общего числа голосов учредителей . Если к этому моменту размер долей учредителей не определен, то каждый из них имеет один голос.

Обратите внимание, что при смене директора количество необходимых голосов и порядок их подсчета отличаются. Подробнее см. Смена директора.

Принятое решение необходимо оформить протоколом собрания. При этом решения о назначении руководителя и о создании ООО можно отразить в одном протоколе.

В соответствии с ГК РФ, состав участников общего собрания организации и принятые этим собранием решения должны быть нотариально заверены.

Уставом общества и протоколом общего собрания участников (принятым единогласно) может быть установлен иной способ заверения. Нотариальное заверение допускается заменить подписанием протокола всеми участниками.

Присутствие нотариуса непосредственно на заседании общего собрания не требуется. Нотариус свидетельствует подписи участников собрания на протоколе после его оформления.

Однако присутствие всех участников у нотариуса обязательно.

При создании ООО с одним учредителем общее собрание не проводится. В данном случае оформляется решение участника (ст. 39 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

В решении участника необходимо указать:

Наименование документа – решение единственного участника.
Наименование компании.
Дату принятия.
ФИО единственного участника.
Принятое решение.
Подпись.

2. Внести сведения в ЕГРЮЛ

В случае когда глава компании избран на этапе создания организации , какие либо специальные действия не нужны.

Сведения о руководителе отражаются в заявление о регистрации общества.

Регистрирующий орган внесет соответствующие данные в ЕГРЮЛ при регистрации вновь созданной фирмы на основании данных, указанных в заявлении.

Подробнее о том, какие действия необходимо предпринять для государственной регистрации общества, см. здесь.

3. Заключить с руководителем трудовой договор

После того, как прошло назначение директора ООО на общем собрании участников, с ним заключается договор.

Заключить договор с руководителем необходимо в течение трех дней со дня государственной регистрации общества. Это обусловлено следующим.

По общему правилу договор оформляется не позднее трех дней с момента, когда лицо было допущено к работе.

Фактически, директор, избранный на этапе учреждения предприятия, приступает к работе только с момента регистрации общества и внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ. Так как именно тогда оно считается созданным.

От имени общества трудовой договор могут подписать :

Лицо, председательствовавшее на общем собрании участников, на котором был избран генеральный директор.
Участник общества, уполномоченный на это решением общего собрания.
Председатель совета директоров (наблюдательного совета).
Лицо, уполномоченное на это решением совета директоров (наблюдательного совета).

4. Издать приказ о назначении директора ООО

На основании Решения (или Протокола), после получения регистрационных документов, оформляется приказ, назначающий на должность руководителя компании.

Приказ оформляется от имени организации, но подписывается лицом, вступающим в руководящую должность.

Прием на работу руководителя организации, как и любого работника, оформляется приказом по унифицированной форме № Т-1.

В приказе в обязательном порядке отражается следующая информация:

Наименование и номер документа – «Приказ №…».
Дата и место его составления – «00.00.0000 г. г. Город» .
Название документа, т.е. для чего он составлен – «О вступлении в должность директора ООО «Название»».
Тело приказа, где дается прямая ссылка на Протокол (либо на Решение), его номер и дату, на основании которого «вступаю в должность руководитель Общества с такого числа такого-то года».Этот пункт всегда является первым в приказе.
Второй пункт – дата или момент вступления в силу документа. Например, «С момента подписания данный Приказ вступает в силу».
Если в штате компании нет бухгалтера, то это необходимо отразить в приказе и возложить обязанности главного бухгалтера на директора.
Подпись руководителя организации с расшифровкой фамилии, имени и отчества, и с указанием должности.

5. Заполнить трудовую книжку директора

Заполняет ее лицо, ответственное за работу с трудовыми книжками, не позднее недельного срока со дня приема на работу. Ответственное лицо назначается приказом руководителя организации.

Правилами ведения и хранения трудовых книжек установлено, что все записи о выполняемой работе вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.

Трудовая книжка заполняется в соответствии Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Согласно данной инструкцией в трудовую книжку вносится наименование, дата и номер приказа работодателя.

При заполнении книжки руководителя в указанную графу можно вписать реквизиты протокола или решения (если руководитель является единственным учредителем) и приказа о приеме.

С каждой записью о выполняемой работе, вносимой в трудовую книжку, необходимо ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке. При этом в личной карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

6. Внести сведения в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В этой Книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Эта книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена печатью или опломбирована.

Форма данного документа утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (Приложение № 3).

7. Заполнить личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2)

На главу организации при приеме на работу заполняется личная карточка работника (унифицированная форма № Т-2).

Информация вносится в нее на основании представленных работником документов (паспорт, диплом, военный билет и др.), протокола об избрании (назначении) и приказа о приеме на работу.

Специалисты нашей компании помогут Вам открыть ООО максимально быстро и абсолютно бесплатно.

Желаем вам успеха и процветания!

Следующим шагом при оформлении на работу директора будет заключение с ним договора. Зачастую возникает вопрос: какой характер он будет носить, трудовой или гражданско-правовой? Решение этой дилеммы можно найти в ст. 274 ТК РФ, которая носит название "Правовые основы регулирования труда руководителя организации" и гласит: "Права и обязанности руководителя организации в области трудовых отношений определяются настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, учредительными документами организации, трудовым договором".

Нельзя забывать о том, что работник, которого мы сейчас оформляем на работу, - генеральный директор, а потому и требований к трудовому договору, заключаемому с ним, больше, чем к "соглашению" с рядовым сотрудником. Помимо основных существенных условий трудового договора, перечисленных в ст. 57 ТК РФ, которые необходимо указать в нем, существуют и иные.

Так, согласно п. 6 ст. 11 Федерального закона "О коммерческой тайне" N 98-ФЗ от 29 июля 2004 г., трудовым договором с руководителем организации должны предусматриваться его обязательства по обеспечению охраны конфиденциальности информации, обладателем которой являются организация и ее контрагенты, и ответственность за обеспечение охраны ее конфиденциальности.

Фрагмент документа. Трудовой кодекс Российской Федерации. Статья 57 "Содержание трудового договора"

. Существенными условиями трудового договора являются:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- дата начала работы;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. ;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Испытание - не для каждого директора?

Условие о прохождении испытания не всегда может быть прописано в договоре с генеральным директором. Дело в том, что согласно ст. 70 ТК РФ испытание при приеме на работу не устанавливается для лиц, избранных:

- на выборную должность или

- на работу по конкурсу.

При этом Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" устанавливает, что образование единоличного исполнительного органа происходит путем избрания директора общим собранием участников.

А ст. 17 Федерального закона "О производственных кооперативах" также предусмотрено избрание общим собранием председателя кооператива.

Такие, прошедшие процедуру выборов, первые лица компаний будут освобождены от дополнительной проверки их профессиональных способностей.

О материальной ответственности

Очень важным условием трудового договора с директором организации является определение его материальной ответственности. Согласно ст. 277 ТК РФ руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации. А в случаях, предусмотренных федеральным законом, директор возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями.

Кто подписывать будет?

От имени директора трудовой договор, разумеется, подписывает сам директор. Печать при этом на его подпись не ставится, так как директор в данном случае действует не от имени юридического лица, а от своего имени как физическое лицо (работник), заключающее трудовой договор со своим работодателем.

И, конечно, во избежание ненужных разногласий и недоразумений в будущем, трудовой договор нужно прошить и его листы пронумеровать, как было описано в случае с протоколом. Если такой порядок делопроизводства вызывает затруднения, то необходимо, чтобы стороны хотя бы завизировали каждый лист трудового договора.

Отсутствие плохих новостей -

это уже хорошая новость!

Еще один нюанс, о котором часто забывают при заключении трудового договора с директором организации. Согласно п. 2 ст. 32.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях при заключении договора лицо, уполномоченное подписать договор (то есть участник, или акционер, или член совета директоров, которому на собрании поручено подписать трудовой договор с руководителем), обязано запросить информацию о наличии дисквалификации физического лица в органе, ведущем реестр дисквалифицированных лиц.

Таким органом согласно Постановлению Правительства РФ от 2 августа 2005 г. N 483 является Министерство внутренних дел России. Информация, содержащаяся в реестре дисквалифицированных лиц, является открытой для ознакомления. Заинтересованные лица вправе получить за плату выписки, содержащие сведения о дисквалифицированных лицах.

О порядке получения информации из реестра можно узнать из Положения о формировании и ведении реестра дисквалифицированных лиц, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 11 ноября 2002 г. N 805.

С дисквалифицированным лицом организация не вправе заключать трудовой договор и назначать его на должность генерального директора. Понятие дисквалификации содержится в ст. 3.11 КоАП. Дисквалификация заключается в лишении физического лица права:

- занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица;

- входить в совет директоров (наблюдательный совет);

- осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом; а также

- осуществлять управление юридическим лицом.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судом. Дисквалификация устанавливается на срок от 6 месяцев до 3 лет.

Договор подписали. Что дальше?

Что является основанием

для внесения записи в трудовую книжку?

Наконец все проверено, сверено, выверено и подписано. Наш директор теперь на законном основании может руководить нами. Осталось дело за малым - внести соответствующую запись в его трудовую книжку. Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, прописанный в Постановлении Правительства РФ N 225 от 16 апреля 2003 г. "О трудовых книжках" и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации N 69 от 10 октября 2003 г., известен каждому специалисту, занимающемуся кадровым делопроизводством.

Споры возникают, как правило, вокруг документа, который нужно назвать в графе 4 раздела трудовой книжки "Сведения о работе" в качестве основания внесения записи. Если при приеме на работу всех работников мы, даже не раздумывая, пишем "Приказ N __ от __ г.", то при заполнении трудовой книжки генерального директора мы начинаем сомневаться в правомерности совершения аналогичных действий. Сомнения вызывает тот факт, что порядок приема на работу директора предполагает наличие еще и такого документа, как протокол общего собрания участников или акционеров, и на первый взгляд кажется, что именно этот документ и будет являться основанием для внесения записи.

За разъяснением ситуации следует обратиться к Трудовому кодексу. Статьей 16 ТК РФ установлено, что основанием для возникновения трудовых отношений является трудовой договор. Далее приводится закрытый перечень случаев, в результате которых, опять же на основании трудового договора, могут возникать трудовые отношения. Это:

- избрание (выборы) на должность;

- избрание по конкурсу на замещение соответствующей должности;

- назначение на должность или утверждение в должности;

- направление на работу уполномоченными законом органами в счет установленной квоты;

- судебное решение о заключении трудового договора;

- фактическое допущение к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя независимо от того, был ли трудовой договор надлежащим образом оформлен.

Однако в любом случае главным основанием для возникновения трудовых отношений остается трудовой договор. Прием же на работу должен быть оформлен приказом работодателя, изданным на основании трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Из чего следует, что в графу 4 трудовой книжки вносятся реквизиты приказа. Такие же рекомендации содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, являющихся Приложением к Постановлению Госкомстата России от 5 октября 2004 г. N 1. Так, в отношении унифицированной формы Т-1 (Приказ о приеме на работу) в данном нормативно-правовом акте сказано: "На основании приказа (распоряжения). вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а)".

Форма соответствует содержанию?

Остается открытым вопрос о форме приказа, который директор издает при вступлении в должность, а также о формулировке, содержащейся в данном документе. Поскольку приказ является первичным учетным документом для начисления заработной платы, необходимо заглянуть в Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ. Согласно п. 2 ст. 9 этого Закона первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Так как Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, представляется, что и приказ о приеме на работу руководителя следует составить в унифицированной форме Т-1 (см. пример).

Унифицированная форма N Т-1

Форма по ОКУД │0301001│

Общество с ограниченной ответственностью "Мечта" ├───────┤

о приеме работника на работу

Принять на работу │ с │ 01.02.2006 │

Иванова Виктора Петровича │ 23 │

фамилия, имя, отчество

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом) ----------- руб. -- коп.

надбавкой ----------- руб. -- коп.

01 февраля 06 12

Трудовой договор от "--" ------- 20-- г. N ------

директор Иванов В.П. Иванов

должность личная расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен ________________ "__" _________ 20__ г.

Примечание. Мнение специалиста.

Ю.А. Хачатурян, эксперт журнала

Зачастую при оформлении приема на работу генерального директора на практике используется произвольная, а не унифицированная форма приказа. Обусловлено это тем, что нам кажется более правильным издать в отношении генерального директора документ, содержащий не формулировку "принять на работу", а иную: "вступаю в должность и приступаю к обязанностям генерального директора. " Тем не менее, никто не мешает нам, руководствуясь в данном случае Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20, внести дополнительные реквизиты в форму Приказа Т-1, модифицировав ее тем самым под данную конкретную ситуацию.

Генеральный директор (директор, президент, управляющий - как именуется эта должность, нам подскажет устав организации) вступил в должность и приступил к работе. Теперь он является единоличным исполнительным органом общества, а значит, действует от имени общества, а не от своего имени, причем действует без доверенности.

Теперь ответим на вопрос, нужно ли новому директору подписывать заново все договоры, которые были заключены от имени общества прежним директором, в том числе трудовые договоры с другими работниками организации? Ответ "нет, не нужно" очевиден и единственно возможен в этой ситуации. Однако иногда на деле можно услышать и такое требование: "В нашей организации поменялся генеральный директор, поэтому нам с вами необходимо перезаключить договор". Этого не требуется: ведь договор заключала организация в лице директора, а не директор для себя лично.

В завершение хотелось бы кратко сказать о регистрации в налоговом органе смены директора. Почему кратко? Потому что регистрация в налоговом органе - отдельная большая тема, а вернее, проблема, о которой можно говорить много и долго.

Остановимся на основных моментах. Закон не связывает момент вступления руководителя организации в должность с государственной регистрацией этого факта. Это означает, что директор уполномочен действовать от имени юридического лица с момента фактического приема на работу на основании протокола или решения и подписанного сторонами трудового договора.

В соответствии с Федеральным законом "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ существует государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). В реестре содержатся в том числе и такие сведения, как "фамилия, имя, отчество и должность лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица, а также паспортные данные такого лица или данные иных документов, удостоверяющих личность в соответствии с законодательством Российской Федерации, и идентификационный номер налогоплательщика при его наличии".

В связи с этим при смене генерального директора нам необходимо подать в регистрирующий орган (налоговый орган) соответствующее заявление по форме N Р14001, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439. Обращаем внимание читателей, что 13 декабря 2005 г. принято Постановление Правительства РФ за номером 760, в соответствии с которым формы заявлений, применяющихся при государственной регистрации юридических лиц, претерпели изменения.

Полномочия директора нужно продлевать только после окончания срока его трудового договора. Продление полномочий руководителя, конечно, при условии, что он останется "у руля" на следующий срок, будет производиться в форме заключения трудового договора на новый срок или подписания дополнительного соглашения о продлении заключенного трудового договора. Совершенно не требуется при проведении годового общего собрания включать в повестку дня вопрос о продлении полномочий директора, если они и так будут действовать еще несколько лет или хотя бы несколько месяцев.

Более того, даже при смене собственников организации директор будет уполномочен руководить обществом и принимать решения от имени общества до окончания срока действия его трудового договора. Это при условии, если новые собственники не изъявят желание освободить действующего директора от занимаемой должности и назначить "своего" директора. Поэтому даже при смене собственников продлевать полномочия руководителя не нужно.

Читайте также: