Обязательно ли согласование приказа заинтересованными должностными лицами до его подписания

Опубликовано: 17.09.2024

Правила, касающиеся оформления приказов по вопросам основной деятельности, читайте в предыдущей статье.

Развивая тему, давайте поговорим о том, как правильно согласовывать и регистрировать приказы.

Согласование приказа

Согласование приказов и проставление на них виз – это обязательный процесс. Если порядок его проведения оформлен в инструкции, касающейся делопроизводства организации, то это облегчает задачу.

Проекты приказов по основной деятельности организации визируются, как правило, заместителем руководителя, который отвечает за определенное направление деятельности организации, а также начальниками отделов:

теми, кто готовил приказ;
лицами, которым даны поручения, систему исполнения следует закладывать еще на стадии подготовки, чтобы подобрать реальные сроки – это оградит вас от внесения дополнительных изменений в будущем;
руководителем юридической службы;
по финансовым вопросам подпись ставит главный бухгалтер организации;
в последнюю очередь приказ подписывают делопроизводители, чтобы иметь возможность проверить правильность его оформления;
иные заинтересованные лица, если в этом есть необходимость.

Проставление виз осуществляется на последнем листе приказа с обратной стороны либо на листе согласования. Обязательно после визы должна следовать расшифровка с указанием инициалов и фамилии должностного лица, а также датой подписи.

Удобнее всего вариант с листом согласования. Так как не придется повторно собирать подписи, если потребуется редактирование приказа. На проекте приказа визы можно проставлять с добавлением отметки «с замечанием (-ями)». Оформлять их желательно отдельным листом и в произвольной форме.

Если к проекту приказа в процессе согласования добавлены существенные замечания, носящие принципиальный характер, его необходимо доработать, после чего придется вновь собирать подписи. На практике встречаются разные люди, поэтому имеет смысл подумать и начать именно с того человека, у которого может возникнуть больше всего вопросов и замечаний.

В случае, когда замечания носят лишь редакционный характер, повторный сбор виз не требуется. Проект приказа просто переоформляют с учетом указанных недостатков.

Приказ, после того как удовлетворены все требования и исправлены замечания, следует распечатывать таким образом, чтобы его последняя (или единственная) страница находилась на оборотной стороне листа согласования. Так, в частности, поступают органы федеральной власти, так как число визирующих лиц там достаточно велико, а таким образом уменьшается вероятность повторного сбора подписей, когда приказ переоформляют или вносят какие-либо изменения.

После того как завершен процесс согласования приказа с ответственными лицами, наступает момент его подписания.

Все приказы, регламентирующие вопросы основной деятельности организации, подписывает только ее руководитель либо лицо, которому такое право предоставлено официально, к примеру, при наличии приказа о перераспределении полномочий и отражение в должностной инструкции. В случаях когда руководитель организации отсутствует по какой-либо причине (находится на больничном, в отпуске и т.д.), право подписывать приказы предоставляется заменяющему его лицу. Вопрос о том, кто будет временно исполнять его обязанности, требует закрепления в приказе по основной деятельности. Такой приказ может быть создан один раз, либо издаваться при каждом случает отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Но случаи изменения приказа на практике все же случаются (например, его оформление задним числом и пр.), что, по сути, является грубым нарушением законодательства.

Обратите внимание: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от различного рода распоряжений, а также приказов, которые регулируют административно-хозяйственные вопросы и те, что касаются личного состава. Главная причина – это различие сроков их хранения.

Постоянный срок хранения имеют приказы, регулирующие основную деятельность организации. В учреждениях, которые не передают документы на хранение государству, под постоянным сроком подразумевается момент ликвидации. Остальные же могут иметь различный срок хранения (от 5 до 75 лет), определяющийся в зависимости от их вида.

Выбирайте что-то одно наиболее удобное для вас. Такой журнал, в котором регистрируются приказы, относящиеся к основной деятельности организации, имеет постоянный срок хранения. В случае, когда вы ведете электронный журнал регистрации, его дублирование на бумажном носителе совершенно не обязательно.

Единого исходного образца ведения журнала регистрации не существует, форму его ведения не регламентируют существующие нормативно-методические рекомендации в области делопроизводства. Поэтому допустимо его изменение и редактирование граф, а также их добавление или удаление.

За основу можете взять данный образец журнала регистрации приказов в формате .doc

Вопрос о возможности регистрации приказа задним числом достаточно распространен. То, что это нарушение, знают все, но иногда бывает очень нужно. Наиболее оптимальным представляется вариант с оставлением резервных номеров, но имейте в виду, что, во-первых, все должно иметь разумные пределы, а во-вторых, пропущенные номера – это минус, и любая проверка при их обнаружении не погладит вас по голове.

Второй вариант регистрации приказа задним числом – это добавление литеры к номеру, например, приказ № 5а. Тоже достаточно спорный способ. Таким образом, простор для выхода из ситуации создается совсем небольшой.

При возникновении вопросов о порядке согласования приказов в организации и их последующей регистрации, оставляйте их в комментариях к статье.

В прошлом номере журнала мы опубликовали материал о видах приказов и сроках их хранения * . В этой статье мы расскажем о составе и основных правилах оформления реквизитов приказов по основной деятельности и по личному составу, а также поговорим о необходимости согласования проектов приказов и способах оформления этой процедуры.

Правила оформления реквизитов приказов

Правила оформления реквизитов документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также изложены в Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации). Состав и правила оформления реквизитов приказов подробно описаны в Приложении № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций.

Рассмотрим состав и основные правила оформления реквизитов приказа, основанные на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003, Методических рекомендаций и многолетней делопроизводственной практике.

Наименование организации – автора документа может быть оформлено полужирным шрифтом.

Примечание. На общем бланке организации, а также на бланке письма указывается и полное, и сокращенное наименование организации.

Наименование вида документа может быть выделено полужирным шрифтом.

Согласно п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера по журналу регистрации и может быть дополнен по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Иных требований к формированию регистрационных номеров документов действующее законодательство не содержит.

В соответствии с системой регистрации, принятой в организации, порядковый номер приказа также может быть дополнен буквенными индексами. При небольшом объеме документооборота приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, как правило, не нуждаются в дополнительном индексировании, а к номерам приказов по личному составу добавляется буквенный индекс «л/с» или «к» – по выбору организации. Можно использовать оба индекса: для приказов со сроком хранения 75 лет – индекс «л/с», а для приказов с 5-летним сроком хранения – индекс «к».

В организациях с большим объемом документооборота могут применяться буквенные индексы, указывающие на содержание приказа и облегчающие идентификацию документов.

В приказах по основной деятельности это могут быть индексы «ф» (вопросы финансирования), «шр» (утверждение штатного расписания и внесение в него изменений и дополнений), «ла» (утверждение локальных нормативных актов, внесение в них изменений, их отмена) и др.

В приказах по административно-хозяйственным вопросам можно использовать такие индексы, как «р» (ремонт, реконструкция), «тр» (транспортное обслуживание), «з» (закупка мебели, канцтоваров и пр.) и др.

В приказах по личному составу применяются индексы «км» (командирование), «у» (увольнение), «пр» (прием на работу и перемещение), «оо » («отпуск оплачиваемый» – предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков), «бо» («без оплаты» – предоставление отпусков без сохранения заработной платы) и др.

Несмотря на то что на бланках приказов справочные данные об организации не указываются, а из наименования организации далеко не всегда возможно определить ее местонахождение, полагаем, что во внутренних документах организации этот реквизит можно не указывать. Однако при наличии обособленных структурных подразделений, расположенных в других населенных пунктах, реквизит следует оформить.

В случае если организация зарегистрирована в одном городе, а осуществляет свою деятельность и издает распорядительные документы в другом, в реквизите приказа «Место составления или издания документа» указывается фактическое место издания документа.

о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных (в приказе по основной деятельности);
о закреплении автотранспортных средств за структурными подразделениями организации (в приказе по административно-хозяйственным вопросам);
об аннулировании трудового договора (в приказе по личному составу).

На угловых бланках приказов с флаговым расположением реквизитов заголовок к тексту печатается непосредственно от левого поля документа в границах зоны, отведенной для реквизитов заголовочной части документа, при центрированном расположении реквизитов – по центру этой зоны; если приказы оформляются на продольных бланках с центрированным расположением реквизитов, заголовок к тексту печатается по центру рабочей строки.

Согласно Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций в констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Если в приказах по основной деятельности констатирующая часть встречается достаточно часто, то в приказах по личному составу она, как правило, отсутствует. Однако в некоторых приказах по личному составу ее рекомендуется оформить: например, в констатирующей части приказа о применении дисциплинарного взыскания привести дату и подробное описание дисциплинарного проступка или допущенного работником нарушения должностных (профессиональных) обязанностей, а также детально изложить результаты расследования по данному факту.

Как оформлять распорядительное слово «приказываю», должна решить сама организация при проектировании бланка приказа:

как продолжение последнего абзаца констатирующей части или на отдельной строке;
если на отдельной строке, то непосредственно от левого поля или с красной строки;
прописными буквами или строчными буквами в разрядку.

В распорядительной части приказа перечисляются поручения (задания) с указанием исполнителей и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные работники организации.

Обратите внимание! Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Если тот или иной пункт приказа адресован руководителям всех структурных подразделений организации, можно использовать обобщенную формулировку без указания конкретных должностей и фамилий, например:

2. Руководителям структурных подразделений Общества представить в отдел кадров до 10 декабря 2012 г. заполненные листы опроса работников о времени предоставления отпуска в 2013 году согласно приложению.

В последнем пункте распорядительной части могут быть указаны должность, фамилия и инициалы работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Если руководитель организации оставляет контроль за исполнением приказа за собой, указывать это в приказе не следует. Не следует включать в приказ и пункт о необходимости доведения приказа до сведения определенных работников, для этого оформляются визы ознакомления – на лицевой или, при недостатке места, на оборотной стороне последнего листа приказа либо на отдельном листе ознакомления. Виза ознакомления одного работника может быть оформлена по образцу:

Ознакомлен (а): ______________________ « ____ » _________________________ 20 __ г.

подпись (разборчиво) месяц прописью

В унифицированных формах приказов по личному составу, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, виза ознакомления имеет аналогичную структуру:

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен: _______________________ « ____ » ______________________ 20 __ г.

подпись (разборчиво) месяц прописью

Если с приказом нужно ознакомить несколько человек, для оформления ознакомительных виз можно использовать универсальную форму, позволяющую сократить или увеличить количество строк:

С приказом ознакомлены:

________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.

фамилии, инициалы подпись (разборчиво) месяц прописью

В унифицированных формах многосубъектных приказов по личному составу для ознакомления работников с приказом предусмотрена графа, в заголовке которой указано: «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись. Дата».

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

В Методических рекомендациях также ничего не сказано об оформлении в приказах и распоряжениях отметки о наличии приложения. В Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций предусмотрено использование отметки о приложении при оформлении приложений к приказам и распоряжениям, но под отметкой о приложении имеется в виду отметка, которая проставляется в правом верхнем углу на самом приложении к распорядительному документу (см. выше).

В данном Приложении также приводятся разъяснения, дополняющие и уточняющие правила оформления приложений к приказам, приведенные в ГОСТ Р 6.30-2003. Так, например, уточняется, что отметка о приложении проставляется на первом листе приложения справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам. Если же приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, а ниже – гриф утверждения документа, например:

от 12.11.2009 № 125

Отсутствие в ГОСТ Р 6.30-2003 и Методических рекомендациях упоминания об отметке о наличии приложения в распорядительных документах позволяет сделать следующий вывод: в распорядительных документах этот реквизит не оформляется, а ссылки на приложения даются непосредственно в тех пунктах приказа, к которым эти приложения относятся. Например:

1. Отделу материально-технического обеспечения до 01.01.2013 закупить офисную мебель для канцелярии согласно перечню, приведенному в приложении № 1 к приказу.

Ответственный – заведующий отделом материально-технического обеспечения Шаров Н.С.

На бланках приказов можно заранее предусмотреть форму для этого реквизита, например:

____________________________ ____________________ ___________________________

наименование должности подпись расшифровка подписи

На унифицированных формах приказов по личному составу отметка об исполнителе Госкомстатом России не предусмотрена, но его можно добавить, конечно, если организация считает это нужным. Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее – Порядок применения унифицированных форм), вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

тип шрифта, используемый при оформлении приказов;
размер шрифта для отдельных реквизитов приказа;
возможность использования полужирного начертания для выделения отдельных реквизитов;
размер междустрочных интервалов;
способ выравнивания абзацев (по ширине или по левому краю);
необходимость и размер дополнительных интервалов между абзацами.

При оформлении организационно-распорядительных документов обычно используют шрифт Times New Roman, Arial либо другой по выбору организации.

По сложившейся практике при наборе текста приказа, заголовка к нему, наименования должности и расшифровки подписи в реквизите «Подпись» устанавливают размер шрифта 12 пт, но при необходимости его можно уменьшить до 11 пт или увеличить до 14 пт.

Наименование организации – автора документа, наименование вида документа можно выделить шрифтом на 2–3 пт больше, чем шрифт текста документа.

Размер междустрочного интервала устанавливают в интервале от одинарного до двойного. Через одинарный интервал обычно оформляют заголовок к тексту и отметку об исполнителе. Текст приказа, как правило, печатают через полуторный интервал. Может быть установлен одинаковый междустрочный интервал для оформления всех реквизитов приказа. При необходимости можно использовать промежуточные (дробные) значения междустрочного интервала, например установить его равным 1,25.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 к формату и правилам написания даты относятся только к реквизиту «Дата документа», написание даты в тексте документа, в т.ч. и в приказах, нормативными документами не регламентируется. Дата в тексте может быть написана и в цифровом, и в словесно-цифровом формате, например: 06.12.2012 или 6 декабря 2012 г., при этом вместо «г.» может быть написано слово «года», ноль перед цифрой «6» не обязателен.

Страницы приказов нумеруются в соответствии с правилами, изложенными в п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003: при изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (первая страница не нумеруется), номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Организация вправе установить свои правила набора текста и других реквизитов приказов и закрепить их в инструкции по делопроизводству или другом локальном нормативном акте.

Согласование проектов приказов

Внутреннее согласование проекта документа, т.е. согласование его с должностными лицами и специалистами организации – автора документа, оформляется визой согласования.

Правила оформления реквизита приведены в п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, а также в Методических рекомендациях, в которых с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 и особенностей оформления документов в федеральных органах исполнительной власти не только приведены правила оформления визы согласования, но и достаточно подробно описана процедура согласования. Однако нормативных документов, обязывающих проводить согласование проектов документов и регламентирующих эту процедуру, не существует. В связи с этим необходимость и порядок согласования проектов документов устанавливаются организацией – автором этих документов. Организация самостоятельно определяет:

виды документов, которые нуждаются в согласовании;
должностных лиц и специалистов организации, с которыми должны быть согласованы те или иные документы;
сроки согласования;
очередность получения виз согласования.

Ответственность за согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами организации возлагается на конкретного работника, которому поручена подготовка проекта документа, или руководителя структурного подразделения – исполнителя документа.

Порядок согласования рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте (инструкции по делопроизводству) или распорядительном документе организации, с которым должны быть ознакомлены под роспись все работники организации, чья работа может быть связана с подготовкой проектов документов.

Если организация считает необходимым проводить согласование проектов приказов по основной деятельности, для оформления визы согласования можно использовать форму, в которой имеются все элементы, предусмотренные п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, например:

подпись расшифровка подписи

Такая же форма может быть предусмотрена и на бланках приказов по личному составу, которые нуждаются в согласовании по мнению руководства организации. Реквизит может быть предусмотрен как в случае оформления приказов на бланках, спроектированных в организации, так и при использовании унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В последнем случае, согласно Порядку применения унифицированных форм, вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

В соответствии с п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 при наличии замечаний выше наименования должности работника, визирующего проект документа, пишут: «Замечания прилагаются». Методические рекомендации предлагают дополнительные варианты этой надписи: «Имеются замечания», «Согласен с учетом замечаний» (см. Приложение № 11 к п. 3.3.2). Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 для документа, подлинник которого остается в организации (например, приказа), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Полагаем, что при наличии свободного места визы согласования могут быть оформлены и на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (например, исходящее письмо), визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа, т.е. визируется копия документа. При недостатке места на лицевой стороне виза проставляется на обороте последнего листа копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, который может быть оформлен следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

___________ проекта приказа «О внесении изменений в штатное расписание»__________

наименование вида документа, краткое содержание (заголовок к тексту)

Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

кто готовит приказ,
кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
юридической службы,
службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
Подготовка проекта приказа
Согласование проекта со специалистами
Подписание приказа руководителем

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

Наименование вида документа – ПРИКАЗ
Дата (датой приказа является дата его подписания)
Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
Текст

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

«кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
«что сделать» (указывают конкретную работу)
«в какие сроки»

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
Отметка об исполнителе

Об образовании юридической

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

Генеральный директор В.С.Семенов

Помощник генерального директора

по коммерческим вопросам

Антонова 265 76 88

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

О введении в эксплуатацию

На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»

1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001.

2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Руководитель службы ДОУ

Смирнова 233 45 80

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40

1. Провести ремонтные работы в комнате № 40.

Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С.

Срок исполнения – 01.06.2001
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.

Понятия «приказ» и «распоряжение» в деловых инструкциях и в обиходе воспринимаются часто как синонимы. Однако такой подход является спорным – между этими документами есть различия. Разберемся, в чем они состоят и почему при наличии сходства приказ и распоряжение взаимозаменяемыми во многих случаях считать нельзя.

Термины и разграничения

Приказы и распоряжения сходны между собой, являясь распорядительными документами руководства по отношению к персоналу, инструментами, посредством которых происходит процесс управления организацией. По сути, это локальные нормативные акты, в которых задокументированы решения руководства.

Действующие нормативно-правовые документы не содержат четкого определения этих понятий и их разграничения. Они есть, к примеру, в «Кратком словаре видов и разновидностей документов», увидевшем свет в 1974 году. Многие формулировки словаря, касающиеся финансовых и организационных реалий экономики, на сегодняшний день устарели, но, взяв их за основу, можно получить такие определения.

Приказ – единоличный локальный правовой акт, издаваемый руководителем компании или его заместителем, исполняющим соответствующие обязанности в момент издания приказа. Он предназначен для решения вопросов основной деятельности или кадровых вопросов. Приказом называют также правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления или его структурного подразделения с целью решения задач, стоящих перед органом. Может иметь отношение к широкому кругу руководителей, независимо от подчиненности, и иметь силу не ЛНА, а общего нормативного акта.

Распоряжение – издается руководителем компании, его заместителями по оперативным вопросам, главным образом организационного характера. Они касаются исполнения приказов, правил, инструкций, иных нормативных актов; механизмов доведения решений высшего руководства до руководителей низших рангов и рядовых работников. Часто распоряжение ограничено по времени действия и касается ограниченного круга лиц.

На заметку! Приказание – специфическая форма распорядительного документа, характерная для воинских учреждений. Издается командиром, начальником учреждения.

Как применять документы

Из определений вытекает, что распоряжение, в отличие от приказа, носит в первую очередь рекомендательный характер. Оно указывает на наиболее оптимальный способ решения какой-либо задачи руководства и требует согласия. Приказ требует безусловного подчинения, точности исполнения. В то же время во многих ситуациях распоряжение по своему содержанию близко к приказу.

Обратим внимание на некоторые характерные черты двух документов:

Приказ действует до отмены, распоряжение – до фактического исполнения.
Распоряжения, как правило, переиздаются при необходимости, в приказ можно внести изменения таким же распорядительным документом – приказом. В текст изменяющего приказа включают текст соответствующих изменений.
При издании приказа в документе всегда указывается заголовок «Приказ», в распоряжении часто заголовок опускается. При составлении распоряжения текст начинается словами «Обязать, обязываю, распоряжаюсь», а в приказе – «Приказываю».

Многие компании, особенно небольшие, применяют какой-то один вид распорядительного документа. Обычно первенство отдается приказу, но могут издаваться исключительно распоряжения. В других случаях, например, при наличии структурных подразделений, распоряжения издают руководители этих структурных подразделений, а приказы – руководитель и лица, исполняющие его обязанности.

С точки зрения права, приказ и распоряжение различий не имеют, организация обязана отрегулировать эти вопросы самостоятельно. Разграничение действия документов производится с помощью регламентов, иных ЛНА, где прописываются ситуации, при которых необходимо подготовить проект приказа или распоряжения.

Есть отдельные, определенные законом, случаи. В Уставе акционерного общества обычно указывается, что руководитель издает приказы (согласно ст. 69-2 ФЗ № 208 от 26/12/95 г.), значит заместители могут быть наделены полномочиями издавать распоряжения.

Порядок издания приказов и распоряжений

Приказы и распоряжения имеют в основном сходный порядок формирования, издания и контроля исполнения:

инициирующие действия, в основе которых лежит причина издания документа;
сбор информации, ее анализ;
формирование проекта приказа, распоряжения на основе проведенной работы;
регистрация замечаний и предложений заинтересованных сторон, согласование;
подписание документа;
регистрация документа;
доведение до сведения исполнителей.

Инициатива может исходить от руководителя компании либо от руководителей отделов (докладные записки, служебные записки, служебные письма руководителю). Издание документа может иметь плановый характер и опираться на нормы принятых ранее ЛНА, например, приказ о проведении инвентаризации.

Согласование и доработка, если она необходима, ведется с учетом мнения работников, профсоюза, низовых руководителей, а в некоторых случаях и внешних организаций, привлеченных к решению проблемы, о которой идет речь в документе (вышестоящего руководства организации, экспертов). В других случаях приказ или распоряжение не требует этапа доработки.

Работа ведется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования к оформлению документов которого распространяются на распоряжения и приказы.

Читайте также: